收發(fā)文管理平臺(tái)使用手冊(cè)

文檔更新版本 11、收發(fā)文管理平臺(tái)概述 21.1收發(fā)文管理平臺(tái)介紹 21.2收發(fā)文管理平臺(tái)功能 22、使用說(shuō)明 22.1電腦端使用說(shuō)明 22.1.1登錄系統(tǒng) 22.1.2發(fā)文管理 32.1.3收文管理 102．2手機(jī)端使用說(shuō)明 152.2.1企業(yè)微信安裝并登錄 152.2.2手機(jī)端收發(fā)文審批 16文檔更新版本版本時(shí)間描述作者審核人V.012018-11-14初版余海燕賈廣慧

1、收發(fā)文管理平臺(tái)概述1.1收發(fā)文管理平臺(tái)介紹中鐵上海設(shè)計(jì)院集團(tuán)有限公司基于自身業(yè)務(wù)需要和“企業(yè)微信“開(kāi)放能力的基礎(chǔ)上，對(duì)收發(fā)文審批實(shí)現(xiàn)移動(dòng)化和電子化辦公，對(duì)收發(fā)文流程信息集中管理，以便提高內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)工作效率和企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。。1.2收發(fā)文管理平臺(tái)功能主要功能包括：收文管理、發(fā)文管理模塊。用于管理收發(fā)文流轉(zhuǎn)。注：不是所有環(huán)節(jié)都能在移動(dòng)端處理，波及到文獻(xiàn)操作的流程環(huán)節(jié)需要在電腦端處理。2、使用闡明使用闡明重要包括電腦端和手機(jī)端，首先進(jìn)行電腦端使用簡(jiǎn)介2.1電腦端使用闡明2.1.1登錄系統(tǒng)在瀏覽器中輸入登錄網(wǎng)址：南昌院：杭州院：南京院：徐州院：天津院：長(zhǎng)沙院：監(jiān)理企業(yè)：構(gòu)件企業(yè)：進(jìn)入登錄頁(yè)面，輸入賬號(hào)、密碼點(diǎn)擊登錄2.1.2發(fā)文管理發(fā)文管理分為待辦發(fā)文、已辦發(fā)文、新建發(fā)文待辦發(fā)文：表達(dá)目前節(jié)點(diǎn)需要我處理的發(fā)文已辦發(fā)文：我已處理過(guò)的所有發(fā)文2.1.2.1發(fā)文流程發(fā)文流程：擬稿由于擬稿環(huán)節(jié)需要頻繁的上傳文獻(xiàn)，手機(jī)端無(wú)法滿足使用需求，因此只能通過(guò)電腦端操作環(huán)節(jié)：新建發(fā)文>填寫(xiě)發(fā)文信息>點(diǎn)擊保留草稿或提交部門(mén)審核部門(mén)負(fù)責(zé)人可根據(jù)實(shí)際狀況處理為通過(guò)或者打回；假如處理為通過(guò)則需要選擇與否需要會(huì)簽；需要會(huì)簽則選擇會(huì)簽人員，不需要會(huì)簽則選擇院辦處理人；假如處理為打回則流轉(zhuǎn)到擬稿節(jié)點(diǎn)

會(huì)簽會(huì)簽操作填寫(xiě)會(huì)簽意見(jiàn)，點(diǎn)擊下一步即可。部門(mén)復(fù)核部門(mén)復(fù)核是和會(huì)簽環(huán)節(jié)關(guān)聯(lián)的，需要會(huì)簽的發(fā)文才需要部門(mén)復(fù)核院辦審核院辦審核人可根據(jù)實(shí)際狀況處理為通過(guò)或者打回；假如處理為通過(guò)，則需要選擇院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)人；假如處理為打回則流轉(zhuǎn)到部門(mén)審核環(huán)節(jié)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)可以處理為打回或通過(guò)；假如處理為打回則流程節(jié)點(diǎn)回到院辦審核；假如處理為通過(guò)則進(jìn)入整頓節(jié)點(diǎn)（注：簽發(fā)意見(jiàn)必須填寫(xiě)）整頓整頓時(shí)可以處理為通過(guò)或打回，假如處理為通過(guò)則選擇各個(gè)部門(mén)簽收人員；假如處理為打回則流轉(zhuǎn)到院辦審核各部門(mén)簽收各部門(mén)只能進(jìn)行簽收操作，所有人簽收完畢之后就進(jìn)入辦結(jié)環(huán)節(jié)辦結(jié)辦結(jié)為發(fā)文審批的最終一種節(jié)點(diǎn)2.1.3收文管理收文管理收文管理分為待辦收文、已辦收文、收文登記待辦收文：表達(dá)目前節(jié)點(diǎn)需要我審批的發(fā)文已辦收文：我已審批過(guò)的所有發(fā)文收文登記：僅院辦文書(shū)有權(quán)限2.1.3.1收文流程1）收文審批流程2）收文登記由于收文登記需要頻繁的上傳文獻(xiàn)，手機(jī)端無(wú)法滿足使用需求，因此只能通過(guò)電腦端操作；環(huán)節(jié)：點(diǎn)擊收文登記>輸入來(lái)文號(hào)、來(lái)文單位、來(lái)文編號(hào)、文獻(xiàn)標(biāo)題收文日期等信息>點(diǎn)擊保留為草稿或提交收文登記，收文登記操作僅限院文書(shū)3）擬辦擬辦審核人員可以處理為打回或通過(guò)，假如處理為打回則流轉(zhuǎn)到收文登記環(huán)節(jié)；假如處理為通過(guò)則需要選擇指示領(lǐng)導(dǎo)4）領(lǐng)導(dǎo)指示領(lǐng)導(dǎo)指示也可以處理為通過(guò)或者打回；假如處理為打回則流轉(zhuǎn)回?cái)M辦節(jié)點(diǎn)；假如處理為通過(guò)則進(jìn)入指示整頓環(huán)節(jié)5）指示整頓指示整頓需要查看審批進(jìn)度中領(lǐng)導(dǎo)指示與否完整，可以選擇轉(zhuǎn)給其他領(lǐng)導(dǎo)指示或轉(zhuǎn)各部門(mén)承接6）部門(mén)承接部門(mén)承接領(lǐng)導(dǎo)可以本人承接或者轉(zhuǎn)發(fā)給同部門(mén)下屬。假如是院領(lǐng)導(dǎo)可以選擇部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)作為承接人（此環(huán)節(jié)的部門(mén)正副領(lǐng)導(dǎo)可以轉(zhuǎn)給下屬組員）。；若承接人員是一般員工則只能直接承接。7）辦結(jié)部門(mén)承接完畢后進(jìn)入辦結(jié)環(huán)節(jié)，需要該節(jié)點(diǎn)的審核人點(diǎn)擊辦結(jié)進(jìn)行歸檔2．2手機(jī)端使用闡明手機(jī)端分為企業(yè)微信安裝并登錄和收發(fā)文審核兩部分簡(jiǎn)介，已經(jīng)有企業(yè)微信且已登錄進(jìn)入企業(yè)內(nèi)的直接參照第二部分收發(fā)文手機(jī)端使用即可2.2.1企業(yè)微信安裝并登錄1、企業(yè)微信登錄未安裝企業(yè)微信的顧客需要先到應(yīng)用商店下載并安裝企業(yè)微信；企業(yè)微信登錄分兩種狀況進(jìn)行簡(jiǎn)介：顧客手機(jī)號(hào)只有一家企業(yè)微信的狀況：打開(kāi)企業(yè)微信APP>使用微信登錄>輸入手機(jī)號(hào)+企業(yè)郵箱>輸入驗(yàn)證碼>進(jìn)入企業(yè)顧客手機(jī)號(hào)有多家企業(yè)微信的狀況，點(diǎn)擊我>設(shè)置>切換企業(yè)>進(jìn)入企業(yè)2.2.2手機(jī)端收發(fā)文審批擬稿和整頓環(huán)節(jié)由于需要頻繁上傳文獻(xiàn)手機(jī)端無(wú)法滿足實(shí)際使用需求，因此需要要到電腦端操作。入口手機(jī)端進(jìn)入收發(fā)文管理有兩個(gè)入口2）部門(mén)審核部門(mén)負(fù)責(zé)人可根據(jù)實(shí)際狀況處理為通過(guò)或者打回；假如處理為通過(guò)則需要選擇與否需要會(huì)簽；需要會(huì)簽則選擇會(huì)簽人員，不需要會(huì)簽則選擇院辦處理人；假如處理為打回則流轉(zhuǎn)到擬稿環(huán)節(jié)3）會(huì)簽會(huì)簽環(huán)節(jié)點(diǎn)擊通過(guò)，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)4）部門(mén)復(fù)核有會(huì)簽環(huán)節(jié)的就需要部門(mén)復(fù)核，部門(mén)復(fù)核時(shí)也只可通過(guò)5）院辦審核院辦審核可以處理為通過(guò)或打回，處理為打回流程流轉(zhuǎn)到部門(mén)審核環(huán)節(jié)，下面簡(jiǎn)介的是通過(guò)操作環(huán)節(jié)6）整頓整頓環(huán)節(jié)波及到頻繁上傳文獻(xiàn)和歸檔文獻(xiàn)，手機(jī)端無(wú)法滿足實(shí)際使用需求，故無(wú)法在手機(jī)端操作，此處不做簡(jiǎn)介7）院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)也可以處理為打回或通過(guò)，假如處理為打回流程流轉(zhuǎn)到院辦審核環(huán)節(jié)，假如處理為通過(guò)流程進(jìn)入整頓環(huán)節(jié)7）各部門(mén)簽收在簽收環(huán)節(jié)進(jìn)行簽收操作，所有的人簽收完畢之后自動(dòng)流轉(zhuǎn)到辦結(jié)環(huán)節(jié)8）辦結(jié)辦結(jié)環(huán)節(jié)是院文書(shū)進(jìn)行辦結(jié)操作2.2.2收文管理1）收文登記收文登記由院辦文書(shū)進(jìn)行操作，需要上傳文獻(xiàn)，只可在電腦端進(jìn)行操作2）擬辦擬辦環(huán)節(jié)可以處理為通過(guò)，也可處理為打回，處理為通過(guò)必須填寫(xiě)擬辦意見(jiàn)3）領(lǐng)導(dǎo)指示領(lǐng)導(dǎo)指示也可以處理為通過(guò)或者打回；假如處理為打回則回到擬辦節(jié)點(diǎn)；假如處理為通過(guò)則進(jìn)入指示整頓節(jié)點(diǎn)（如下截圖為處理為通過(guò)的操作）4）指示整頓指示整頓需要查看流轉(zhuǎn)進(jìn)度中領(lǐng)導(dǎo)指示完整程度，選擇轉(zhuǎn)給其他領(lǐng)導(dǎo)指示或轉(zhuǎn)各部門(mén)承接并選擇承接人5）各部門(mén)承接部門(mén)承接領(lǐng)導(dǎo)可以本人承接或者轉(zhuǎn)發(fā)給同部門(mén)下屬。假如是院領(lǐng)導(dǎo)可以選擇部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)作為承