某物業(yè)工程檔案管理資料工程檔案管理一、工程檔案：是指物業(yè)本體建設(shè)、設(shè)施設(shè)備安裝及物業(yè)管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件資料，它是我們實(shí)施對(duì)物業(yè)建筑本體，公用設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)、管理、使用、改造等工作的原始依據(jù)。二、工程檔案包括：工程竣工驗(yàn)收資料、施工設(shè)計(jì)資料、機(jī)電設(shè)備資料（安裝資料、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)及操作手冊(cè)）以及所管轄區(qū)域內(nèi)設(shè)施設(shè)備的維修、保養(yǎng)資料等三、工程檔案的分類(lèi)：工程檔案分為：設(shè)備技術(shù)資料、系統(tǒng)竣工圖、接管驗(yàn)收文件、維修保養(yǎng)資料四大類(lèi)。1、設(shè)備技術(shù)資料：指設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)，操作手冊(cè)，維護(hù)保養(yǎng)手冊(cè)，設(shè)備安裝調(diào)試報(bào)告等隨機(jī)資料。2、系統(tǒng)竣工圖：指總平面布置圖，總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專(zhuān)業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖等竣工資料。3、接管驗(yàn)收文件：指設(shè)備臺(tái)帳/設(shè)施設(shè)備統(tǒng)計(jì)表，配套設(shè)施臺(tái)帳；物業(yè)接管驗(yàn)收表即按設(shè)施設(shè)備系統(tǒng)分類(lèi)進(jìn)行接管的物業(yè)接管驗(yàn)收表(含資料、實(shí)物、遺留問(wèn)題)，設(shè)施設(shè)備實(shí)物數(shù)量移交清單等。4、維修保養(yǎng)記錄：主要指設(shè)施設(shè)備月、季度、年度維修保養(yǎng)計(jì)劃，設(shè)施設(shè)備專(zhuān)項(xiàng)檢修、更新改造計(jì)劃，專(zhuān)項(xiàng)維保記錄，重要設(shè)備維修統(tǒng)計(jì)，設(shè)備故障記錄。四、工程檔案整理1、按上述分類(lèi)要求整理歸檔，并對(duì)各類(lèi)檔案編號(hào)。2、工程檔案編號(hào)規(guī)則：按類(lèi)別、設(shè)施設(shè)備系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，方法為：（1）檔案類(lèi)別代號(hào)：設(shè)備技術(shù)資料（JS），系統(tǒng)竣工圖（TZ），接管驗(yàn)收文件（JG），維修保養(yǎng)記錄（JL）（2）設(shè)備系統(tǒng)代號(hào)：按系統(tǒng)名稱(chēng)取漢語(yǔ)拼音第一字字頭：00001.空調(diào)（KT），供配電（GD），消防系統(tǒng)（XF），給排水系統(tǒng)（GP），電梯（DT），樓宇系統(tǒng)（LY），柴發(fā)系統(tǒng)（CF），影音系統(tǒng)（YY），多媒體（DM），鍋爐(GL),其它（QT）．．．．．．五、歸檔要求：1、管理處在實(shí)施設(shè)施設(shè)備代管后一月內(nèi)，工程負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)主要的設(shè)施設(shè)備按系統(tǒng)進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，將填寫(xiě)后的《設(shè)施設(shè)備統(tǒng)計(jì)表》/設(shè)備臺(tái)帳，交部處檔案保管人歸檔；并在一周內(nèi)報(bào)公司物業(yè)部備案。2、管理處在設(shè)施設(shè)備接管驗(yàn)收后一月內(nèi)，對(duì)收集和移交的工程資料按類(lèi)別、系統(tǒng)分類(lèi)整理，將技術(shù)資料、系統(tǒng)竣工圖、接管驗(yàn)收文件及《設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料檔案目錄表》交部處檔案保管人歸檔，并在一周內(nèi)報(bào)《設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料檔案目錄表》于物業(yè)部備案。3、維修保養(yǎng)記錄由管理處工程負(fù)責(zé)人于每年12月31日前，按記錄類(lèi)別分別裝訂成冊(cè)后交檔案保管人按年度歸檔。六、檔案的保管1、歸檔資料由項(xiàng)目管理處檔案保管人負(fù)責(zé)立卷、入庫(kù)，作好標(biāo)識(shí)，并在專(zhuān)門(mén)配備的文件柜（箱）里，按類(lèi)別、系統(tǒng)、分類(lèi)擺放，層次分明，永久保存。2、對(duì)已立卷的檔案資料要采取防盜、防潮、防水等措施，以確保檔案的完好無(wú)損。3、每年1月31日前，項(xiàng)目管理處應(yīng)對(duì)上年度工程檔案變更和保管情況進(jìn)行全面核對(duì)、檢查，將檔案自查情況報(bào)分公司、物業(yè)管理部備案。4、建立檔案的借閱/復(fù)制登記制。5、建立交接憑證，銷(xiāo)毀清單。七、檔案利用1、查閱檔案只限本人工作范圍內(nèi)的資料，超出本人工作范圍，須經(jīng)工程負(fù)責(zé)人以上領(lǐng)導(dǎo)同意方可查閱。2、查閱檔案資料按規(guī)定作好借閱登記記錄。3、（查閱檔案資料應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行），嚴(yán)禁對(duì)查閱的檔案資料進(jìn)行勾畫(huà)、涂改、抽頁(yè)、拆毀、增刪和擅自摘抄。4、離司員工若借用檔案資料，應(yīng)完清歸還手續(xù)。5、非本司人員若因業(yè)務(wù)需要查閱檔案資料，必須經(jīng)項(xiàng)目管理處經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱。工程檔案盒的標(biāo)識(shí)及管理要求一、工程檔案盒須按公司檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范進(jìn)行如下標(biāo)識(shí)。二、系統(tǒng)分類(lèi)：空調(diào)系統(tǒng)（KT），供配電系統(tǒng)（GD），消防系統(tǒng)（XF），給排水系統(tǒng)（GP），電梯系統(tǒng)（DT），樓宇系統(tǒng)（LY），柴發(fā)系統(tǒng)（CF），影音系統(tǒng)（YY），多媒體（DM），鍋爐(GL)，其它（QT），維修保養(yǎng)。三、資料類(lèi)別：技術(shù)資料（JS）、竣工圖（TZ）、接管資料（JG）、記錄類(lèi)（JL）四、檔案盒內(nèi)須按要求填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。五、專(zhuān)人負(fù)責(zé)、按時(shí)歸檔、分類(lèi)存放、建立借閱登記。設(shè)施設(shè)備檔案保存期限：一、巡檢類(lèi)記錄：二年二、運(yùn)行類(lèi)記錄：三年三、日常維修、值班記錄等：二年；四、設(shè)施設(shè)備專(zhuān)項(xiàng)維修保養(yǎng)、故障記錄、計(jì)劃、設(shè)備臺(tái)帳等：長(zhǎng)期工程檔案中須長(zhǎng)期保存的維修類(lèi)記錄：1、設(shè)施設(shè)備年/季/月維修保養(yǎng)計(jì)劃、設(shè)施設(shè)備專(zhuān)項(xiàng)檢修、更新改造計(jì)劃表（Q/DZQED-WY-GC-001/002/003）2、專(zhuān)項(xiàng)維修保養(yǎng)記錄（Q/DZQED-WY-GC-008）3、設(shè)施設(shè)備故障記錄（Q/DZQED-WY-GC-009）4、重要設(shè)施設(shè)備維修統(tǒng)計(jì)（Q/DZQED-WY-GC-007）電梯重要維修統(tǒng)計(jì)（Q/DZQED-WY-GC-007-1）5、外委項(xiàng)目驗(yàn)收表（Q/DZQED-WY-GC-027）管理類(lèi)記錄：1、設(shè)施設(shè)備統(tǒng)計(jì)表（Q/DZQED-WY-GC-007-004）2、設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料檔案目錄（Q/D