基于軍衛(wèi)一號系統(tǒng)的門診藥房藥品庫存控制

為了防止藥品的積聚，加快藥物的流通，我院藥物系統(tǒng)計劃法規(guī)定，無論醫(yī)院和緊急藥房的庫存每天超過25天。因此，正確確定每個藥物的庫存限額是關(guān)鍵。我院從1999年起將“軍衛(wèi)一號”工程系統(tǒng)引入藥房庫存管理,在提高勞動效率、強化藥品帳物管理方面發(fā)揮了積極作用。現(xiàn)以“軍衛(wèi)一號”系統(tǒng)之“藥局庫存管理程序”為模板,探討醫(yī)院藥品庫存限量的控制。1大學(xué)生現(xiàn)金管理不當(dāng)藥品請領(lǐng)時,如何設(shè)定上下限是關(guān)鍵,而上下限的設(shè)定是建立在帳物相符率較高基礎(chǔ)上的若帳物嚴(yán)重不符當(dāng)帳少物多時,電腦依然會生成請領(lǐng)量,造成藥品積壓,導(dǎo)致采購成本上升;當(dāng)帳多物少時,電腦不會生成請領(lǐng)量,造成藥品斷檔,導(dǎo)致請領(lǐng)頻率增加,并可能影響到臨床及時用藥。藥品的上下限調(diào)整分為初始化調(diào)整和維護(hù)性調(diào)整。我院門診西藥房經(jīng)過5年多的實踐,實現(xiàn)了月帳物相符率保持在90%左右,為科學(xué)設(shè)定藥品上下限奠定了堅實的基礎(chǔ)。1.1庫管程序窗口的調(diào)整初始化調(diào)整應(yīng)為每月1次。其方法為庫管人員連續(xù)2次進(jìn)入同一藥局庫存管理程序下簡稱庫管程序這樣在電腦屏幕上就同時出現(xiàn)2個庫管程序窗口,點擊程序窗口右上方的“還原”按鈕,用鼠標(biāo)調(diào)整程序窗口大小,使2個程序窗口并排而列,點擊左邊庫管程序窗口之“藥品庫存定義”按鈕,再點“提取”按鈕,提取庫中所有藥品的上下限量;點擊右邊庫管程序窗口之“出庫統(tǒng)計”按鈕,選擇“門診藥房”,再點“提取”按鈕,統(tǒng)計上個月所有藥品的出庫數(shù)量。由于2個庫管程序窗口實際為同一庫,其提取的藥品排列順序一致,庫管人員一目了然,可根據(jù)藥品的出庫數(shù)量,估算藥品的上下限。若為其它醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS),其基本操作原理同“軍衛(wèi)一號”系統(tǒng)。1.2請領(lǐng)、概述、設(shè)定以我院門診西藥房為例,每周請領(lǐng)2次藥品,要求周一為大領(lǐng),品種多、數(shù)量大,周四為小領(lǐng),補漏拾遺。一般門診西藥房在周一下午上班前將請領(lǐng)計劃做好,藥庫最遲在周二上午下班前將請領(lǐng)藥品全部送到藥房。這樣的話,由于請領(lǐng)限制,周一無論生不生成請領(lǐng)量,庫存藥品都必須至少支撐到下周二下午,共8天時間,如果考慮到藥品用量的波動起伏較大,一般將下限設(shè)定為10天用量;用量較少且金額較低的藥品可適當(dāng)放寬到15天~30天用量,用量較大且金額較高的藥品可減少為5天~8天用量,偶爾使用的藥品至少常備1人份。上限一般設(shè)定為下限的2倍左右,用量較大且金額較高的藥品可調(diào)整為1.5倍。一般只有當(dāng)藥品庫存低于下限時才會根據(jù)要求生成請領(lǐng)量,請領(lǐng)時以上限為生成量。2在不同的情況下，藥物的上下限制2.1根據(jù)使用要求,確定請領(lǐng)量一般藥品上下限調(diào)整應(yīng)是日常維護(hù)性調(diào)整,具有連續(xù)性。決大多數(shù)藥品經(jīng)過較長時間的使用,其每月消耗量大體穩(wěn)定,波動不大,因此在請領(lǐng)時只需注意藥品的小包裝量和發(fā)放方便程度,對上下限只需略做調(diào)整。周一大領(lǐng)只需將上限作為采購量,保存即可,一份請領(lǐng)計劃的整個操作只需要二三分鐘即可完成。周四小領(lǐng)主要是補充周一請領(lǐng)時沒領(lǐng)到的藥品和用量較大、較快的急缺藥品,這時就不能以上限作為采購量,最多只能將庫存低于下限且用量偏大的藥品補足至下限(請領(lǐng)量=下限—庫存量)。2003年不同月份部分抗過敏藥用量及庫存上下限調(diào)整情況詳見表1。2.2藥房初次請領(lǐng)量不影響首次藥庫發(fā)放量新引進(jìn)的藥品,由于各廠家宣傳和推廣力度不同,加上適應(yīng)證和療效各異,其用量呈現(xiàn)不規(guī)則變化。我院新引進(jìn)藥品首次發(fā)給各藥房的數(shù)量一般由藥庫決定,量一般較小。藥房初次請領(lǐng)量不宜過大,應(yīng)根據(jù)其用量及時調(diào)整上下限,一般在3個月左右其用量會趨于平穩(wěn)。適應(yīng)證相同的藥品由于競爭關(guān)系,可能會呈現(xiàn)此消彼長的態(tài)勢。新引進(jìn)藥品初次設(shè)定的上限應(yīng)不高于首次藥庫發(fā)放量,以保證藥品在某段時間內(nèi)沒有消耗的情況下不會再生成請領(lǐng)量,造成積壓。以我院新引進(jìn)藥品鼻淵通竅顆粒(2003年9月24日)和大活絡(luò)膠囊(2003年9月5日)及原有品種通竅鼻炎膠囊(對照藥)的庫存上下限調(diào)整情況為例進(jìn)行說明,詳見表2。2.3庫存超量和藥品容積長假包括“五一”、“十一”和“春節(jié)”。在過去,一般長假前,庫管人員會大規(guī)模請領(lǐng)藥品,防止長假期間發(fā)生缺藥現(xiàn)象,但這樣往往會造成庫存超量和藥品積壓。實施上下限管理后,庫管人員只需在節(jié)前最后一日按常規(guī)請領(lǐng),即可保證所有藥品庫存高于低限,而庫存低限可保證正常工作日10天藥品用量,長假僅為7天,且絕大多數(shù)醫(yī)院實行半日門診,其用量又打了折扣,根據(jù)統(tǒng)計(詳見表3)可知:長假期間用藥量僅為平時7天的19.4%~59.7%,所以基本可滿足藥品供應(yīng),不需要另外調(diào)整上下限。3影響因素的上限和下限3.1藥品下限量絕大多數(shù)藥品的上下限設(shè)定按照以上操作,基本能保證藥品正常供應(yīng),除非此藥用量大起大落。但是作為庫管,還應(yīng)根據(jù)藥品的實際庫存對高低限做適時修正,主要是一些用量較大、金額較高、占用庫存份額較大的藥品。以鼻淵通竅顆粒為例,其12月上下限本應(yīng)調(diào)整為540和360,但事實上只在11月360和180的基礎(chǔ)上修正為400和200。因為根據(jù)以往經(jīng)驗,新引進(jìn)藥品在3個月后用量一般趨于穩(wěn)定。有研究發(fā)現(xiàn),年銷售金額列前100位的藥品其銷售金額之和占總銷售額的70%。門診藥房藥品以口服藥為主,月銷售超過1萬元以上的藥品可定義為貴重藥品,對于此類藥品上下限設(shè)定不宜過高,能保證供應(yīng)即可,下限宜定為5天~8天消耗量。區(qū)分藥品的價格屬性(以E表示),可按照以下公式計算:E=(藥品單價×該藥月消耗量)/藥房月總銷售金額若E>1%,則定義為貴重藥,下限設(shè)定為5天~8天消耗量;若0.1%<E<1%,則該藥屬于普藥,下限設(shè)定為10天消耗量;若E<0.1%,則該藥屬于廉價藥,下限可設(shè)定為20天~30天消耗量。鼻淵通竅顆粒月消耗量和銷售額符合貴重藥特征,故將其下限設(shè)定為5天用量,而且該藥屬于用量較大、金額較高的藥品在消耗上升到一定水平時會處于一平臺期當(dāng)鼻淵通竅顆粒11月消耗掉1085盒后,預(yù)測其12月可消耗1200盒,故將下限定義為5天量約200盒,上限設(shè)定為400盒。而撲爾敏屬于廉價藥,故將其下限設(shè)定為20天用量。3.2庫存不足時的突發(fā)事件連3個月的造成下的被消耗藥品以被壓縮藥品進(jìn)入藥房后,由于某種原因,長時間不消耗或消耗很少,庫管人員就必須對其做出處理,以免占用庫存。當(dāng)藥品實際庫存連續(xù)3個月大于上限的1.7倍時,可視為藥品積壓。對于新引進(jìn)藥品,如果連續(xù)3個月消耗為零也視為積壓;如果連續(xù)3個月其消耗量低于發(fā)放量的50%,就必須調(diào)低其上下限。積壓藥品若在其有效期內(nèi)能消耗完,且占用庫存不大,應(yīng)先采取自身消化;若占用庫存較大,可交流到其它藥房或退回藥庫;若屬于近效期積壓藥品,則必須退回藥庫。3.3藥品現(xiàn)有病品下的用藥效期大于6個月的藥品可按正常上下限設(shè)定進(jìn)行請領(lǐng);若藥品效期大于3個月而小于6個月,常用藥品按正常上下限請領(lǐng),非常用藥品下限減半,偶用藥品只備1人/份;若藥品效期大于1個月而小于3個月,常用藥品下限減半,非常用藥品至少備2人/份,偶用藥品使用時臨時采購;若藥品效期小于1個月,可不請領(lǐng),患者要求使用的,按醫(yī)師處方臨時采購,且必須在效期內(nèi)用完。3.4新生兒腹瀉,兒中有選擇許多疾病的發(fā)生具有季節(jié)性,因而導(dǎo)致許多藥品消耗也具有季節(jié)性,如過敏性鼻炎易發(fā)生于春、秋季,小兒易發(fā)生秋季腹瀉,春、秋季易發(fā)生流感,夏季易發(fā)生中暑。因此,治療過敏性鼻炎的藥物如曲胺奈德注射劑、西替利嗪片等,治療小兒腹瀉藥如培菲康,預(yù)防流感的流感疫苗,防止中暑的十滴水、保濟丸等,這些具有明顯季節(jié)性消耗傾向的藥品應(yīng)密切注意其上下限的調(diào)整季節(jié)一過應(yīng)及時將上下限回調(diào)以防止造成積壓3.5藥品調(diào)高上下限2003年初“非典”肆虐期間,我院門診藥房的抗病毒藥物如抗病毒口服液、板藍(lán)根沖劑、病毒唑片、日達(dá)仙等以及部分抗生素如羅紅霉素等用量為往年同期的2倍~20倍。因此,庫管人員應(yīng)針對特殊時期相關(guān)藥品的急劇增長及時調(diào)高上下限,防止藥品脫銷。但應(yīng)注意非常時期一過,及時回調(diào)相關(guān)藥品的上下限。4實現(xiàn)了藥品請領(lǐng)量化管理運用“軍衛(wèi)一號”系統(tǒng)管理藥品庫存上下限,不僅提高了工作效率和透明度,減少了藥品損耗和積壓,而且使藥品的流通處于可監(jiān)