辦公用品采購管理辦法一、目的為了使公司辦公用品采購工作正規(guī)化、制度化、規(guī)范化，合理控制成本，加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率，以確保所采購的辦公用品等能滿足公司正常運(yùn)作需求，特制定本辦公用品采購管理辦法。二、采購流程及圖示1、采購流程：需求部門→部門主管審批→行政部審核→總經(jīng)理審核→采購部采購→驗(yàn)收→入庫2、圖示需求部門部門主管審批行政部審核需求部門部門主管審批行政部審核總經(jīng)理審核采購部采購驗(yàn)收入庫申購部門行政部采購部執(zhí)總辦總經(jīng)理(執(zhí)總)否是是是是是否否否執(zhí)總辦復(fù)核三、采購申請與審批1、辦公用品采購分為月度計(jì)劃性采購和緊急臨時(shí)性采購。2、月度計(jì)劃性采購：公司每月25日至30日由行政部匯總所需物品。各需求部門需采購辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫《物品申購單》，填寫此表時(shí)應(yīng)詳細(xì)填寫需申購物品的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審批，交由行政部匯總，然后報(bào)執(zhí)總辦公室復(fù)核，再交總經(jīng)理（或執(zhí)行總經(jīng)理）簽批后，由采購部統(tǒng)一采購。3、緊急臨時(shí)性采購：需求部門因工作原因急需非常備性辦公用品及其他物品、器具，可由需求部門填寫《物品申購單》，填寫時(shí)應(yīng)詳細(xì)填寫需申購物品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審批，交由行政部匯總，然后報(bào)執(zhí)總辦公室復(fù)核，再交總經(jīng)理（或執(zhí)行總經(jīng)理）簽批后，由采購部統(tǒng)一采購。原則上，各部門緊急臨時(shí)性采購所填寫的《物品申購單》必須于每周四上午交至行政部匯總，由執(zhí)總辦復(fù)核后呈報(bào)總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理審批，其他時(shí)間不予受理。4、各需求部門每月應(yīng)按規(guī)定時(shí)間將所填寫的《物品申購單》提交至行政部，超期則不另行購買，累積下月統(tǒng)一購買。需求部門不得把超期的月度計(jì)劃性采購變更為緊急臨時(shí)性采購。四、購置1、采購部憑行政部提供的《物品申購匯總表》、《物品申購單》所列內(nèi)容購買。不得擅自多購、少購、更改需采購物品的數(shù)量、型號、規(guī)格。若市場中無所列物品的型號和規(guī)格，應(yīng)及時(shí)通知行政部，由行政部與該物品需求部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，更換替代物品。2、采購人員要嚴(yán)格執(zhí)行采購計(jì)劃，按規(guī)定的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、型號執(zhí)行，自覺做到以下五點(diǎn)：a）未列入計(jì)劃的不采購；b）規(guī)格型號不清的不采購；c）超出市場一般價(jià)格的不采購；d）不合格的不采購；e）無生產(chǎn)合格證、生產(chǎn)許可證等的不采購。3、采購部應(yīng)建立采購業(yè)務(wù)檔案，經(jīng)常開展業(yè)務(wù)分析、不斷總結(jié)采購經(jīng)驗(yàn)，不定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。四、驗(yàn)收和入庫1、采購的物資必須先進(jìn)行驗(yàn)收，再辦理入庫手續(xù)。對驗(yàn)收不合格的物資，資產(chǎn)管理員不得辦理入庫手續(xù)。2、采購部購買的物資由資產(chǎn)管理員和使用部門人員共同根據(jù)《物品申購單》，對采購的物資的品牌、型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。對所采購的物品有下列情況的，驗(yàn)收人員有權(quán)拒收。1）無生產(chǎn)合格證、無生產(chǎn)許可證等必備書面證明。2）不符合《物品申購單》中貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號的。3）采購人員不配合驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收工作。3、對驗(yàn)收不合格的物品，采購員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系退貨或換貨。4、購置物品驗(yàn)收合格，無其他問題后，資產(chǎn)管理員對照采購計(jì)劃單與實(shí)物進(jìn)行入庫登記。1）入庫單有資產(chǎn)管理員填制，并由采購員、驗(yàn)收人員、使用部門人員簽字確認(rèn)。2）資產(chǎn)管理員入庫后，要及時(shí)更新物品庫存明細(xì)單。五、報(bào)銷1、采購人員報(bào)銷時(shí)需填寫報(bào)銷單。憑發(fā)票、《物品申購匯總表》或《物品申購表》報(bào)銷。若單據(jù)不齊，公司財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒絕付款或報(bào)銷。2、對下列情況之一的發(fā)票，公司財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒絕付款或報(bào)銷：1）付款單位（抬頭）明顯不是本公司名稱的發(fā)票；2）項(xiàng)目填寫不全、字跡不清、有涂改痕跡的發(fā)票；3）價(jià)格、費(fèi)用明顯不合理的發(fā)票；4）發(fā)票日期超過14天的過期的發(fā)票或假發(fā)票；5）其他不真實(shí)、不合法的發(fā)票。六、違規(guī)處理1、采購人員未進(jìn)行市場價(jià)格、質(zhì)量調(diào)查，所購物品以