公司合同管理制度公司合同管理制度合同管理總則目的和根據為加強公司的合同管理工作，防止、減少和及時解決合同糾紛，維護公司正當權益，提高經濟效益，根據《中華人民共和國合同法》，結合公司的實際狀況，制訂本制度。合用范疇本制度合用于公司及其所屬各單位與各法人單位、其它經濟組織、自然人或互相之間訂立的各類合同、合同等，涉及但不限于買賣合同、借款合同、租賃合同、資產轉讓合同、服務合同、保險合同等。訂立書面合同范疇除即時交割銀貨兩清的簡樸小額經濟事務外，應當采用書面合同形式。合同管理原則合同管理必須遵照依法辦事，防止為主，層層把關，跟蹤監(jiān)督，及時調處，維護公司正當權益的原則。訂立、推行、變更、解除合同，必須恪守《中華人民共和國合同法》及有關法律、法規(guī)、規(guī)章，參考有關政策。保守商業(yè)秘密管理、參加合同工作的一切有關人員，應當為公司保守商業(yè)秘密。合同運作程序申請。有關生產的物資采購及維修的申請按公司有關制度規(guī)定的程序辦理，其它以公司名義對外進行經濟事務應當由經營部提出書面《合同項目申請書》，應寫明合同項目目的，項目內容及規(guī)定，項目意向及思路和合同金額，報請總經理審批。起草?！逗贤椖可暾垥方泴徟?，由經營部對業(yè)務內容按照合同法的規(guī)定負責起草、擬定合同文本。審核。合同文本起草擬定好后必須及時報送總經理，由總經理對送審合同文本及有關材料進行正當性審核。對于符正當律法規(guī)規(guī)定和公司合同制度規(guī)定的，予以辦理審批手續(xù)。對于不符正當律法規(guī)規(guī)定和公司合同制度規(guī)定的，提出審核意見，按《合同審核規(guī)定》的審核意見解決程序辦理。訂立。經總經理審核后，由辦公室負責加蓋公司合同專用章或公章。推行。由經營部具體負責其承接合同的推行。合同的推行應當在書面合同審核訂立后方可推行，不得先推行或推行完畢后再訂立書面合同。監(jiān)督。由總經辦、經營部、生產部、質檢部等職能部門和其它有關單位、部門按照公司有關規(guī)定負責監(jiān)督合同質量的推行。嚴格按照驗收或商檢程序辦理，對不符合合同商定的標的在法定時限內及時提出書面異議。歸檔。合同推行完畢，由辦公室按本制度規(guī)定做好合同文本及有關材料的歸檔工作。合同管理職責公司合同管理部門司法辦的重要合同管理職責認真學習、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國合同法》和有關條例，依法保護我司的正當權益。公司實施二級合同管理，辦公室全方面負責公司的合同管理，負責制訂、修訂我司合同管理制度、方法；負責組織實施公司合同管理監(jiān)督的工作。審查合同，對送審合同文本進行正當性審查，避免不完善或不正當的合同出現。依法解決我司的合同糾紛。做好合同統(tǒng)計、歸檔、保管工作。負責本制度的監(jiān)督執(zhí)行。合同承接部門的重要職責依法訂立、推行、變更、解除本部門的合同，并負責本部門的合同管理。嚴格審查本部門所訂立的合同的對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力，并保存有關資料。經營部應嚴格按照合同法規(guī)定的合同實質性條款具體負責擬訂合同條款或合同文本，并對合同實質性條款中業(yè)務內容的正當性、真實性、精確性負責，避免不完善或不正當的合同出現，確保合同規(guī)范和對的。經營部應統(tǒng)籌安排合同擬簽時間，必須按規(guī)定給總經理留出合同審核時間，以確保審核質量，避免出現問題合同。合同訂立后，應當及時將合同文本原件辦公室存檔備案。經營部對所簽合同，認真負責執(zhí)行，并定時自查合同推行狀況。在合同推行過程中，加強與其它各有關部門聯系，保存推行過程中的有關資料并做好履約統(tǒng)計，發(fā)生問題及時向總經辦通報。經營部的業(yè)務合同承接人員與我司終止勞動關系或因其它因素發(fā)生變更的，經營部應把其與合同有關的資料及空白合同、名片、委托書等材料收回，由經營部確認后，辦公室方可辦理有關手續(xù)。負責本合同的登記、統(tǒng)計、歸檔工作。辦公室的重要職責嚴格按照制度對公司的合同專用章和公章進行管理和使用，并設專人管理。嚴格按照合同審簽程序執(zhí)行，審查合同審核與審批手續(xù)與否完備，未經司法辦審核和未經公司領導審批的合同，不得加蓋合同專用章或公章。符合條件的才可加蓋合同專用章或公章。做好合同專用章和公章的保管和使用工作，遺失的應及時向公安機關報案并登報聲明。不得隨帶公章、合同專用章或已蓋公章或合同專用章的空白授權委托書、空白合同出差，特殊狀況，應按合同審簽程序辦理《帶章外出審批表》和《空白法律文書審批表》審核備案，由總經理同意。由辦公室負責監(jiān)督執(zhí)行帶章外出的使用工作。做好與合同有關資料的登記歸檔工作。做好合同管理工作。監(jiān)督推行部門職責公司合同監(jiān)督推行的部門重要由總經辦、質檢部、生產部等職能部門和其它有關單位及部門按照公司有關制度規(guī)定和部門職責規(guī)定負責監(jiān)督合同標的、質量的推行。監(jiān)督推行部門應當嚴格按照驗收或商檢程序辦理，對不符合合同商定的標的在法定時限內及時提出書面異議。在合同推行的過程中，合同監(jiān)督推行部門應及時派員對合同標的、質量進行跟蹤監(jiān)督，確保質量規(guī)定達成商定原則，發(fā)現問題及時規(guī)定合同承接部門糾正，切實推行監(jiān)督職能，維護公司利益。在推行合同過程中發(fā)現重大問題應及時通報總經辦。主動采用補救方法，避免公司經濟損失。做好并保存監(jiān)督工作統(tǒng)計、履約統(tǒng)計及有關資料存檔工作。合同審簽管理公司對外訂立合同，應由法定代表人或法定代表人授權的代理人進行。未經授權，任何人不得以公司名義對外訂立合同。需要委托代理人訂立合同的，應當根據法律規(guī)定的條件進行委托，并對委托代理人的活動進行監(jiān)督。洽談、訂立合同的代理人的授權委托書，必須按合同審簽程序經司法辦對委托事項和具體權限審核備案，報總經理審批后，方可由辦公室加蓋公章。經營部將合同文本擬定好后必須送交總經理審核，未經審不得加蓋公司合同專用章或公章。全部合同都應按次序由辦公室統(tǒng)一編號，若擬用對方當事人格式合同可使用其編號。合同及其有關的書面材料，應當語言規(guī)范，筆跡(符號)清晰，條款完整，內容具體，用語精確、無歧義。訂立合同，必須完備合同必要條款。合同必要條款普通涉及對方單位名稱，數量和規(guī)定，價款和酬勞，推行的期限、地點和方式，違約責任及解決爭議的辦法等。有國標的按國標，沒有國標的按行業(yè)原則，沒有國標也沒有行業(yè)原則的，按實現合同目的的商定原則。有樣品的應當封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別交由各部門主管負責保管。訂立依法能夠設定擔?；蛘邔Ψ疆斒氯说穆募s能力沒有把握的合同，應當規(guī)定對方當事人依法提供確保、抵押、留臵、定金等對應形式的有效擔保。對方當事人提供的確保人，必須是法律許可的含有代為清償債務能力的法人、其它組織或者自然人。對對方當事人的確保人的主體資格和清償債務能力要參考本制度的規(guī)定進行審查。對外訂立合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇我司所在地法院。法定代表人或合同承接人應當親自在合同文本上簽名蓋章。訂立合同，應當加蓋單位的合同專用章或公章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章?？偨涋k應對公司合同管理工作定時組織檢查、抽查等方式，對有關經營部的合同訂立程序、合同推行、合同制度執(zhí)行、有關合同材料歸檔等工作進行檢查，并及時向公司領導反饋檢查成果。合同審簽程序訂立合同對法人必須審查原件并保存蓋有公司法人公章的公司法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照的副本復印件(必須有近明年檢章)。對非法人經濟組織，應當審查其與否按法律規(guī)定登記并領取營業(yè)執(zhí)照。對分支機構或是事業(yè)單位和社會團體設立的經營單位，除審查其經營范疇外，還應同時審查其所附屬的法人主體資格。對外方當事人的資格審查，應調查清晰其地位和性質、公司或組織與否正當存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織注冊地。訂立合同前，經營部的合同承接人員必須審核對方當事人的代理人的代理身份和代理資格。代理人職務資格證明及個人身份證;被代理人簽發(fā)的授權委托書;代理行為與否超越了代理權限或代理權與否超出了代理期限。訂立合同前，經營部的合同承接人員必須認真審核對方當事人的履約能力。訂立合同前，經營部的合同承接人員應當認真審核對方當事人提供的有關證明資料，必要時應到簽發(fā)部門進行驗證或進行實地考察，以防對方當事人偽造或變造證明材料。對方當事人提供的多個證明資料中所使用的當事人名稱、印章等內容必須完全一致。訂立合同前，由經營部的合同主辦人員與對方當事人商談后擬好合同條款，合同文本起草定稿后，由總經理進行正當性審查后統(tǒng)一編寫合同編號，由辦公室加蓋合同專用章或公章，并做好登記存檔工作。需外出訂立合同的，在訂立合同前（商談擬定階段），由經營部的合同主辦人員與對方當事人商談后擬好合同條款或者擬定擬用合同文本后，附《帶章外出審批表》由合同承接部門負責人簽字進行正當性審查后統(tǒng)一編寫合同編號（若擬用對方當事人格式合同可使用其編號），由合同承接人員報送總經理審批，然后由辦公室負責人審核簽字加蓋部門章，并派專人帶章陪伴合同承接人員共同外出，并做好登記工作。由辦公室負責監(jiān)督執(zhí)行帶章外出訂立合同的合同專用章或公章的使用，《帶章外出審批表》上應當注明帶章外出期限，帶章外出事由、權限、交還時間等內容，并由合同承接人員與行辦帶章人員簽字，辦理完畢后，由辦公室負責將此表備案。合同文本原件應不少于四份。合同承接人應將訂立后的合同文本原件及時送交辦公室和財務備案。下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考察。（1）名片;（2）廠家介紹、產品介紹等資料;（3）各類廣告、宣傳資料;（4）各類電話等通訊工具號碼;（5）對方當事人提供的未經我方合同承接人見證而復制的或未與原件核對無異的復印資料。合同審核規(guī)定公司總經辦負責公司經濟合同的法律審核。合同法律審核堅持依法、及時、精確的審核原則。審核內容。合同審核部門對下列合同事項依法進行審核：合同形式。合同形式應采使用方法律、行政法規(guī)規(guī)定或當事人商定的形式。國家規(guī)定采用原則合同文本的，應采用原則合同文本。合同實質性條款。合同的實質性條款由合同當事人雙方商定。根據《中華人民共和國合同法》規(guī)定，合同實質性條款涉及下列內容：①單位名稱；②標的；③數量；④質量；⑤價款或者酬勞；⑥推行期限、地點和方式；⑦違約責任；⑧解決爭議的辦法。合同效力。訂立合同應主體適格，意思真實，目的正當，不損害社會公共利益，不違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定。同時，合同中不得含有無效條款。經營部應嚴格按照合同法規(guī)定的合同實質性條款擬定合同，并對合同實質性條款內容的正當性、真實性、精確性負責。經營部對經審核的合同有實質性條款變動的，應將合同送交對合同形式和內容的正當性進行審查，并制作審查合同筆錄，應提出審核初步意見，經本部門負責人復核后，合同的形式和內容符正當律法規(guī)規(guī)定和公司合同制度的，告知合同承接部門報送總經理審批。審核意見反饋。合同的形式和內容及有關事項不符正當律法規(guī)規(guī)定和公司合同制度的，由合同審核承接人員提出審核意見并制作《合同審核意見書》，經本部門負責人復核后，送達經營部進行糾正，并將送審合同文本原件及有關材料退回經營部。審核意見對的的，經營部應當糾正。糾正后應當及時報送合同審核部門復核。審核意見審批。經營部對審核意見有異議的，應當與合同審核部門充足溝通協商，力求達成一致意見，不能獲得一致意見的，經營部應當自收到《合同審核意見書》之日起3日內提出書面意見，寫出不予采納或者堅持自己意見的理由和根據，報送合同審核部門。由合同審核部門將爭議的重要問題、經營部意見、合同審核部門意見及解決意見和理由一并制作《合同審核意見報告》，報請分管領導簽批意見，然后提請董事長（法定代表人）決定并作出書面批示。審核意見經公司法定代表人審批后，合同審核部門應及時將審批意見書面反饋至經營部，經營部和合同審核部門應當按審批意見執(zhí)行。經營部未向合同審核部門提出書面意見，直接向分管領導申請復議協調的，必須提出書面意見，寫出不予采納和堅持自己意見的理由和根據，報請分管領導簽批意見，然后提請法定代表人決定并作出書面批示，送交合同審核部門執(zhí)行。任何影響合同訂立的批示和表達都應當對公司和法定代表人負責，必須提出書面意見并提請法定代表人簽批意見后，方可送交合同審核部門執(zhí)行。審核重大經濟合同應召開合同審核部門專項會議，實施集體審核制度。審核期限。經營部應及時將擬定合同送交合同審核部門進行審核，統(tǒng)籌安排擬定、審核、訂立時間，不得耽擱審核時間。嚴禁在本部門擬定合同時間安排很充足，而報送合同審核部門審核時間急迫的狀況出現，以確保審核質量，避免問題合同出現。合同審核部門應在受理合同之日起三個工作日內完畢對送審合同的法律審核。對于重大復雜的合同可延長至五個工作日。應急合同不得少于一種工作日。應急合同應當由公司分管領導直接安排合同審核部門審核，合同審核部門應當在一種工作日內完畢審核或提出審核意見。經營部的合同承接人員未按規(guī)定給合同審核部門預留審核時間，耽擱審核期限不能確保審核質量的，除予以罰款外，由負責人承當不利后果，公司將向經營部負責人和直接負責人追究責任。合同訂立后，經營部應當及時將一份合同文本原件分別送交合同審核部門存檔備案和財務部門作為收付款物的根據。檔案管理。合同審核部門應明確專人負責送審合同的接受、登記備案，并將送審合同及有關材料、審核意見的復制文本予以歸檔。合同及檔案管理實施分類編號管理，按照合同名稱分類歸檔，并按照審核次序制訂編號，做到管理規(guī)范。合同推行、變更和解除合同履約管理法定代表人、公司總經理全方面負責合同的推行。合同承接單位、部門和人員具體負責其訂立合同的推行。合同的推行應當在書面合同審核訂立后方可推行，不得先推行或推行完畢后再訂立書面合同。先訂立，后推行，能使雙方當事人在推行合同的過程中，按照雙方權利義務和商定推行合同及承當責任，避免法律風險。特殊狀況應經司法辦審核備案，報請法定代表人同意。在推行合同過程中，根據狀況的變化，應當對對方當事人的推行能力進行跟蹤調查。如發(fā)現問題，合同承接人要及時解決，必要時經單位負責人同意，可實地調查合同標的狀況和對方當事人的履約能力。有關部門嚴格按照《有關加強物資管理的實施意見》執(zhí)行。接受標的必須通過嚴格的驗收或商檢程序。對不符合制度和合同商定的標的應在法定時限內及時提出書面異議。合同結算必須通過本單位財務部門進行。對正當有效的合同，財務部門必須在合同商定的期限內結算。對未經正當授權或超權限訂立的合同，財務部門有權回絕結算。凡與合同有關的來往文書、電傳、信函、電話統(tǒng)計都應作為履約證據留存。對我方當事人的履約狀況，除妥善保存有關收付憑證外，還要做好履約統(tǒng)計。我方當事人收到對方當事人通過郵遞方式傳送的與合同有關的法律文書時，應當連同信封一并收存。合同的變更和解除對方當事人作為款物接受人而規(guī)定變更接受人時，必須有書面變更合同。嚴禁未獲得對方當事人的書面材料而憑口頭商定向已變更的接受人發(fā)貨或付款。我方當事人遇有不可抗力或者其它因素無法推行合同時，應當及時收集有關證據，并立刻以書面形式告知對方當事人，同時主動采用補救方法，減少損失。發(fā)現對方當事人不推行或不完全推行合同時，合同承接人應當催促對方當事人采用有效補救方法，收集、保存對方當事人不推行合同的有關證據，及時向總經辦報告。我方當事人因故變更或解除合同，應當及時以書面形式告知對方當事人，闡明變更或解除合同的因素和請求對方書面回復的期限，盡快與對方當事人達成變更或解除合同的合同。合同糾紛解決合同糾紛管理為解決合同糾紛所采用的各項方法，必須在法定的訴訟時效和期間內進行。發(fā)現對方當事人運用合同進行詐騙等犯罪活動時，應當立刻向單位負責人報告，并及時向公司領導報告，必要時向公安機關報案。合同承接部門、人員應配合好公司司法辦參加仲裁或訴訟。合同糾紛發(fā)生后，能夠通過協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。合同糾紛解決程序發(fā)生合同糾紛，合同承接部門負責人應立刻報告分管領導，并通報總經辦。經營部應當及時提供解決糾紛所需的有關材料。合同雙方在合同推行過程中發(fā)生糾紛時，應首先按照實事求是的原則平等協商解決。合同雙方在一定時限內（普通為一種