董事長(zhǎng)工作人員工作細(xì)則一、辦公室環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)1.董辦內(nèi)勤早上到公司后，必須在九點(diǎn)鐘上班前把董事長(zhǎng)辦公室清掃干凈。2.規(guī)定：辦公桌及桌子下面、椅子、書(shū)柜、冰箱、沙發(fā)、茶幾和黃花梨飾品及辦公用品等要逐個(gè)擦拭，要做到一塵不染；辦公桌背面的小抹布要保持干凈濕潤(rùn)。3.把辦公室內(nèi)空調(diào)打開(kāi)：平時(shí)保持25度，中午熱時(shí)調(diào)到24度，晚上冷時(shí)調(diào)到26度，開(kāi)中/低檔風(fēng)（或根據(jù)天氣變化，以實(shí)際需求為準(zhǔn)），原則上不開(kāi)高檔風(fēng)。4.根據(jù)天氣狀況，把窗紗和窗簾調(diào)到適宜位置，確保室內(nèi)光線(xiàn)充足而不刺眼。5.檢查空氣清潔器，及時(shí)加水，永遠(yuǎn)保持在高水位線(xiàn)，并調(diào)到適宜檔位。6.檢查董事長(zhǎng)辦公室和臥室內(nèi)的加濕器的水量，保持在適宜水位。7.檢查電熱水壺里的水量，并適宜添加飲用水（礦泉水/純凈水）。8.要定時(shí)給黃花梨飾品臺(tái)面上的小玻璃杯加水。9.把電腦打開(kāi)調(diào)到監(jiān)控界面；顧客名：jianhe，密碼：121330；次序，由上至下，由左至右分別為：開(kāi)放辦公區(qū)1，開(kāi)放辦公區(qū)2，開(kāi)放辦公區(qū)3；高管通道，大廳，秘書(shū)區(qū)；北步行梯，電梯廳，南步行梯。10.檢查辦公桌的電子鐘，必須確保精確。11.檢查筆筒的筆與否整潔，與否都有墨水；打印機(jī)與否有墨、紙等；辦公室的日慣用品要不定時(shí)檢查，沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)充。12.給水杯倒好熱水，水量為杯子的2/3，放在電話(huà)旁（如為空杯則放在后邊的茶幾上）。13.臥室內(nèi)：電視柜、床頭柜、茶幾，藤椅和木地板地面要擦拭干凈。14.洗手間：每天清掃，衛(wèi)生間的玻璃鏡子、臺(tái)面（洗手池和柜子）、馬桶都應(yīng)進(jìn)行清潔；洗手間的毛巾3天洗一次；香皂、洗廁靈、卷紙、垃圾袋和澆水壺在洗手臺(tái)下面柜子里，要定時(shí)檢查及時(shí)更換，物品擺放要整潔有序。15.臥室木地板和衛(wèi)生間地面要單獨(dú)拿抹布擦拭，并將拖鞋上的灰塵和地毯絨毛等清理干凈。16.辦公室地毯要和保潔協(xié)調(diào)好，及時(shí)吸塵和清理。17.文獻(xiàn)解決：將當(dāng)天要提交的文獻(xiàn)放在辦公桌左上角指定位置，已經(jīng)批閱的文獻(xiàn)進(jìn)行登記并及時(shí)歸檔和反饋給呈報(bào)人。18.辦公室衛(wèi)生要在上午9點(diǎn)前完畢，最后全方面檢查一遍，沒(méi)有問(wèn)題，鎖好辦公室，出來(lái)工作。二、早上接董事長(zhǎng)1.董事長(zhǎng)每天會(huì)根據(jù)日程安排告知隨行秘書(shū)，第二天來(lái)家迎接的時(shí)間；原則上每天上午8:15到董事長(zhǎng)家住社區(qū)等待。2.董事長(zhǎng)隨行秘書(shū)應(yīng)及時(shí)告知司機(jī)，提前10-15分鐘達(dá)成董事長(zhǎng)家里（一樓大廳/B2車(chē)庫(kù)），同時(shí)隨行秘書(shū)要給董事長(zhǎng)邯鄲號(hào)碼的手機(jī)發(fā)送短信，短信內(nèi)容為：董事長(zhǎng)，我們已到您家，在地下車(chē)庫(kù)（或一樓）等您。3.如果到了規(guī)定的時(shí)間，董事長(zhǎng)還沒(méi)有下來(lái)，則應(yīng)在10-15分鐘后打電話(huà)提示；如是手機(jī)關(guān)機(jī)則應(yīng)每隔15分鐘打一次電話(huà)提示，詢(xún)問(wèn)日程安排與否變化，根據(jù)董事長(zhǎng)批示安排工作。4.此時(shí)秘書(shū)應(yīng)在電梯口等待董事長(zhǎng)，同時(shí)告知司機(jī)將車(chē)停在指定位置等待。5.接上領(lǐng)導(dǎo)后，隨行秘書(shū)要根據(jù)狀況，適時(shí)請(qǐng)示董事長(zhǎng)與否在單位用早餐，得到批示后，應(yīng)及時(shí)以短信形式向董事會(huì)辦公室通報(bào)；如跟董事長(zhǎng)同車(chē)的尚有其它客人，要詢(xún)問(wèn)同車(chē)人與否一起在單位用早餐，待董事長(zhǎng)乘車(chē)快到單位時(shí)，應(yīng)再次以短信形式通報(bào)，方便餐廳開(kāi)始準(zhǔn)備，確保董事長(zhǎng)進(jìn)入餐廳后及時(shí)吃到冷熱可口的飯菜。6.在通報(bào)時(shí)，隨行秘書(shū)以短信形式分別向：董辦主任或副主任通報(bào)行程和用餐需求等信息。7.在適宜時(shí)間向董事長(zhǎng)報(bào)告交辦工作的完畢狀況，同時(shí)進(jìn)一步核算日程安排；對(duì)于董事長(zhǎng)交待的工作要及時(shí)統(tǒng)計(jì)，到公司后要第一時(shí)間進(jìn)行辦理。三、董事長(zhǎng)到公司1.董事長(zhǎng)到公司后，董辦內(nèi)勤應(yīng)從行政秘書(shū)手中接過(guò)公文包，拿門(mén)禁卡給董事長(zhǎng)開(kāi)門(mén)。2.到辦公室后內(nèi)勤要把董事長(zhǎng)的公文包輕輕放在（不可推入）辦公桌左側(cè)板臺(tái)底下的小方格柜子里面，董事長(zhǎng)脫外套要給掛好。3.內(nèi)勤要向董事長(zhǎng)報(bào)告，都有什么人有事要找董事長(zhǎng)，問(wèn)什么時(shí)間方便，董事長(zhǎng)定完時(shí)間要立刻告知約見(jiàn)人員。4.董事長(zhǎng)到辦公室10-20分鐘后，董事長(zhǎng)工作秘書(shū)和行政秘書(shū)要看狀況一起進(jìn)董事長(zhǎng)辦公室，提示當(dāng)天行程、報(bào)告工作或接受工作安排。四、來(lái)客接待（一）公司內(nèi)部人員來(lái)訪(fǎng)：1.董事長(zhǎng)直接管轄的集團(tuán)高管和直接管理的工作人員，在董事長(zhǎng)辦公室沒(méi)有客人的狀況下，不需要預(yù)約，董辦內(nèi)勤可直接安排進(jìn)入與董事長(zhǎng)見(jiàn)面。2.董事會(huì)辦公室主任、副主任、秘書(shū)在董事長(zhǎng)辦公室沒(méi)有客人和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)談話(huà)的狀況下，根據(jù)工作需要可隨時(shí)與董事長(zhǎng)報(bào)告工作。3.集團(tuán)其別人員如有事情需要當(dāng)面對(duì)董事長(zhǎng)報(bào)告，則由董辦內(nèi)勤或董事長(zhǎng)工作秘書(shū)通過(guò)預(yù)約聯(lián)系后，根據(jù)董事長(zhǎng)時(shí)間安排，進(jìn)行約見(jiàn)。4.董事長(zhǎng)接見(jiàn)集團(tuán)人員時(shí)，如為臨時(shí)性談話(huà)，則不用倒水；如超出一小時(shí)或在為董事長(zhǎng)倒水時(shí)，則應(yīng)視狀況為接見(jiàn)人員倒水。（二）公司外部人員來(lái)訪(fǎng)：對(duì)于集團(tuán)外部客人來(lái)訪(fǎng)，普通狀況下，董事長(zhǎng)會(huì)提前交待并根據(jù)來(lái)客重要性或董事長(zhǎng)特別安排，及時(shí)倒茶做好接待和宴請(qǐng)安排工作。五、辦公期間1.如果有人打電話(huà)找董事長(zhǎng)，一定要先給董事長(zhǎng)打電話(huà)確認(rèn)（或董辦內(nèi)勤進(jìn)去詢(xún)問(wèn)）現(xiàn)在與否有時(shí)間，董事長(zhǎng)說(shuō)完時(shí)間再告知約見(jiàn)人員。2.董事長(zhǎng)打電話(huà)交辦事情時(shí)，一定要拿筆記下來(lái)，認(rèn)真的聽(tīng)，如果聽(tīng)不清晰要問(wèn)董事長(zhǎng)對(duì)不起，您剛剛說(shuō)的什么沒(méi)有聽(tīng)得太清晰，對(duì)于交待的工作一定要核算清晰。3.交待的事情要立刻去辦，辦理的成果要及時(shí)反饋給董事長(zhǎng)。4.辦理成果在不影響董事長(zhǎng)正常辦公的狀況下以（短信/電話(huà)/當(dāng)面）形式向董事長(zhǎng)報(bào)告。六、董事長(zhǎng)用餐（一）外部用餐1.董事長(zhǎng)接待客人或因工作需要在外部用餐時(shí)，行政秘書(shū)則要根據(jù)批示提前聯(lián)系餐廳進(jìn)行預(yù)訂，同時(shí)核算和確認(rèn)有關(guān)信息；擬定后要及時(shí)將預(yù)訂成果以短信形式報(bào)告董事長(zhǎng)，短信內(nèi)容涉及：餐廳名稱(chēng)、房間號(hào)、地址和乘車(chē)路線(xiàn)等；根據(jù)時(shí)間提邁進(jìn)行提示；確保在預(yù)定時(shí)間達(dá)成就餐地點(diǎn)。2.董事長(zhǎng)在就餐期間，行政秘書(shū)和司機(jī)應(yīng)在外面等待，并根據(jù)董事長(zhǎng)批示做好結(jié)賬工作。（二）單位用餐1.董事長(zhǎng)在單位餐廳用餐時(shí)，行政秘書(shū)要及時(shí)將董事長(zhǎng)用餐信息，通報(bào)董辦主任和副主任，做好董事長(zhǎng)飲食的聯(lián)系和協(xié)調(diào)工作。2.集團(tuán)行政管理中心（制訂食譜）和廚房（制作食物）則應(yīng)按規(guī)定充足準(zhǔn)備，確保距用餐時(shí)間提前10分鐘制作完畢，由內(nèi)勤請(qǐng)董事長(zhǎng)到餐廳用餐。3.內(nèi)勤提示董事長(zhǎng)用餐時(shí)：如董事長(zhǎng)辦公室沒(méi)有客人，可直接敲門(mén)進(jìn)入提示；如董事長(zhǎng)辦公室有客人，能夠短信形式提示；若是沒(méi)有得到批示或董事長(zhǎng)事先安排的狀況下，能夠打內(nèi)線(xiàn)電話(huà)進(jìn)行提示。（三）服務(wù)工作1.董事長(zhǎng)在用餐期間，內(nèi)勤要到辦公室簡(jiǎn)樸的收拾一下衛(wèi)生，中午陽(yáng)光充足，光線(xiàn)強(qiáng)，要把靠近辦公桌的紗簾拉起來(lái)，一定要保持整潔，如果窗臺(tái)有灰要及時(shí)解決。2.董事長(zhǎng)出去辦公室大概10分鐘后，內(nèi)勤就要準(zhǔn)備沏茶，茶葉放置在熱水壺的右側(cè)，取適量大麥茶或董事長(zhǎng)指定的茶葉放到飄逸杯里面，第一遍是洗茶，第二遍倒上熱水多泡一會(huì)，然后放到保溫杯里面，最后放在電話(huà)旁靠右側(cè)位置。3.內(nèi)勤到休息室，把房間窗簾拉上，衛(wèi)生間門(mén)關(guān)好，打開(kāi)空調(diào)（冬季保持25-26度，夏季保持24-25度，開(kāi)低/中檔風(fēng)），然后鎖好辦公室出來(lái)工作。七、午休時(shí)間：1.午休時(shí)間：董事長(zhǎng)每天下午13:00-15:00要午休；在此期間，除重要和緊急的事情外，不安排任何工作。2.董事長(zhǎng)午休期間：如有人找董事長(zhǎng)要告知對(duì)方董事長(zhǎng)現(xiàn)在不方便接見(jiàn)。3.內(nèi)勤向董事長(zhǎng)報(bào)告，那個(gè)部門(mén)的人員有事情要找董事長(zhǎng)，問(wèn)董事長(zhǎng)什么時(shí)間方便，董事長(zhǎng)批示后要告知約見(jiàn)人員。4.下午（15:00/董事長(zhǎng)睡醒）后，內(nèi)勤可輕輕敲門(mén)進(jìn)入辦公室給董事長(zhǎng)收拾房間，但不要打擾工作。八、下午工作時(shí)間：1.董事長(zhǎng)的茶杯要每隔一種小時(shí)進(jìn)去蓄一次水，下午倒水的時(shí)候，要看天色狀況，如果天色已黑，請(qǐng)把靠近辦公桌的兩個(gè)窗簾都拉起來(lái)，并把辦公室的燈打開(kāi)。2.每天下班前約半小時(shí)（時(shí)間靈活掌握），董事會(huì)辦公室主任或副主任應(yīng)進(jìn)入董事長(zhǎng)辦公室進(jìn)行工作報(bào)告和接受工作安排。3.下班時(shí)檢查熱水壺里與否有水，給加濕器和空氣清潔器加水，然后關(guān)燈、關(guān)畢電腦和空調(diào)后鎖門(mén)。九、工作報(bào)告方式1.因董事長(zhǎng)時(shí)間較緊，因此報(bào)告工作要分：輕重緩急。必要時(shí)以短信形式，及時(shí)發(fā)送報(bào)告。董事長(zhǎng)安排的文獻(xiàn)要詢(xún)問(wèn)：輕重緩急、保密級(jí)別等。2.董事長(zhǎng)工作報(bào)告：發(fā)送短信到邯鄲號(hào)碼的手機(jī)。3.印章使用：需請(qǐng)示董事長(zhǎng)同意后方可蓋章，如果領(lǐng)導(dǎo)出差不在公司一定要短信確認(rèn)，領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)短信方可蓋章，回公司后補(bǔ)簽手續(xù)。4.董事長(zhǎng)在乘車(chē)時(shí)，隨行人員的通訊設(shè)備應(yīng)調(diào)至振動(dòng)狀態(tài)，接電話(huà)時(shí)應(yīng)小聲說(shuō)話(huà)，內(nèi)容要簡(jiǎn)要扼要。（1）董事長(zhǎng)直接管轄的集團(tuán)高管及以上人員和直接管理的工作人員，來(lái)電時(shí)需向董事長(zhǎng)告知后接聽(tīng)；（2）其它部門(mén)人員：非緊急電話(huà)普通不接聽(tīng)，以短信形式（詢(xún)問(wèn)/告知）；如持續(xù)多次來(lái)電，闡明事情緊急則應(yīng)請(qǐng)示董事長(zhǎng)與否接聽(tīng)；得到允許后方可接聽(tīng)。十、文獻(xiàn)呈報(bào)方式（一）集團(tuán)公司期間1.董辦內(nèi)勤應(yīng)每天分：早、中、晚三次，即：早上在九點(diǎn)前、中午在董事長(zhǎng)午餐期間、晚上為董事長(zhǎng)不在辦公室期間；在指定時(shí)間段進(jìn)入董事長(zhǎng)辦公室，呈報(bào)文獻(xiàn)，不能頻繁進(jìn)入打擾辦公。2.集團(tuán)各部門(mén)在呈報(bào)文獻(xiàn)時(shí)，原則上應(yīng)根據(jù)文獻(xiàn)的緊急程度和保密等級(jí)做對(duì)應(yīng)的密封解決和標(biāo)注再到董辦呈報(bào)；董辦內(nèi)勤（工作秘書(shū)）要及時(shí)查看和檢查文獻(xiàn)的保密等級(jí)和緊急程度；緊急（密級(jí)）文獻(xiàn)要看文獻(xiàn)與否標(biāo)注緊急（密級(jí)），普通以文獻(xiàn)標(biāo)注為準(zhǔn)。3.對(duì)于集團(tuán)各部門(mén)呈報(bào)的文獻(xiàn)由董辦內(nèi)勤統(tǒng)一整頓呈報(bào)；緊急文獻(xiàn)應(yīng)第一時(shí)間送進(jìn)去呈報(bào)董事長(zhǎng)；普通文獻(xiàn)在指定時(shí)間段集中呈報(bào)。4.但凡呈報(bào)上來(lái)的文獻(xiàn)，董辦內(nèi)勤（工作秘書(shū)）都要在《董事長(zhǎng)批辦文獻(xiàn)記錄表》上登記后再進(jìn)行呈報(bào)。5.董事長(zhǎng)已經(jīng)批示的文獻(xiàn)，由工作秘書(shū)在進(jìn)行登記后返還呈報(bào)部門(mén)（人），呈報(bào)人在接受文獻(xiàn)時(shí)需在記錄表上簽字確認(rèn)。6.工作秘書(shū)應(yīng)對(duì)董事長(zhǎng)已經(jīng)批示文獻(xiàn)的有關(guān)批示精神進(jìn)行跟進(jìn)和督辦，對(duì)董事長(zhǎng)的批示要貫徹到具體部門(mén)和負(fù)責(zé)人。（二）在外出差期間1.董事長(zhǎng)在外出差期間-電話(huà)聯(lián)系：集團(tuán)員工如有緊急事情需要聯(lián)系董事長(zhǎng)時(shí)，能夠（電話(huà)/短信）形式聯(lián)系董事長(zhǎng)或由行政秘書(shū)轉(zhuǎn)達(dá)。2.董事長(zhǎng)在外出差期間-文獻(xiàn)呈報(bào)與反饋（1）密級(jí)文獻(xiàn)：集團(tuán)員工呈報(bào)文獻(xiàn)為（密級(jí)/緊要）文獻(xiàn)時(shí)，能夠用郵件形式發(fā)送到董事長(zhǎng)本人郵箱或根據(jù)董事長(zhǎng)批示發(fā)送到行政秘書(shū)的郵箱；同時(shí)要以短信形式告知董事長(zhǎng)和行政秘書(shū)；（2）非密級(jí)文獻(xiàn)：集團(tuán)員工呈報(bào)文獻(xiàn)為非（密級(jí)/緊要）文獻(xiàn)時(shí)，能夠用郵件形式直接發(fā)送到行政秘書(shū)郵箱，同時(shí)要以短信形式告知行政秘書(shū)；（3）文獻(xiàn)呈報(bào)：行政秘書(shū)會(huì)根據(jù)工作時(shí)間的具體安排，每天下午會(huì)集中時(shí)間段將當(dāng)天集團(tuán)各部門(mén)呈報(bào)文獻(xiàn)進(jìn)行打印，同時(shí)標(biāo)注呈報(bào)人部門(mén)、姓名在進(jìn)行密封后呈報(bào)給董事長(zhǎng)審視；（4）文獻(xiàn)反饋：對(duì)于已經(jīng)呈報(bào)的文獻(xiàn)，董事長(zhǎng)會(huì)在次日上午，將已經(jīng)批示的文獻(xiàn)，交由行政秘書(shū)解決；此時(shí)，行政秘書(shū)要根據(jù)文獻(xiàn)（輕重緩急/密級(jí)）程度，及時(shí)將董事長(zhǎng)審批意見(jiàn)反饋給呈報(bào)人，并將文獻(xiàn)密封后保管，帶回集團(tuán)總部經(jīng)登記備案后反饋給文獻(xiàn)呈報(bào)人。十一、文獻(xiàn)擺放次序1.左上角的文獻(xiàn)是未批文獻(xiàn)，呈報(bào)上來(lái)的文獻(xiàn)由內(nèi)勤放在左上角。2.左下角的文獻(xiàn)是董事長(zhǎng)正在審視或使用的文獻(xiàn)，切勿移動(dòng)。3.右上角的文獻(xiàn)是已經(jīng)批閱文獻(xiàn)，需要下發(fā)給呈報(bào)（部門(mén)/人）或傳真到有關(guān)單位的，經(jīng)登記后及時(shí)發(fā)送。4.右下角的文獻(xiàn)是需要?dú)w檔文獻(xiàn)，由董辦內(nèi)勤按照部門(mén)和類(lèi)別進(jìn)行登記和歸檔。5.境外來(lái)的快遞或者傳真要第一時(shí)間交給董事長(zhǎng)。6.文獻(xiàn)簽發(fā)：董事長(zhǎng)簽發(fā)的文獻(xiàn)或批示，董事長(zhǎng)工作秘書(shū)要在第一時(shí)間將領(lǐng)導(dǎo)簽批的意見(jiàn)反饋給呈報(bào)（部門(mén)/人），并督促其貫徹狀況。7.董事長(zhǎng)辦公室和倉(cāng)庫(kù)的鑰匙（門(mén)禁卡）由董辦內(nèi)勤負(fù)責(zé)保管，非董辦值班人員，任何人不得私自進(jìn)入董事長(zhǎng)辦公室。十二、董事長(zhǎng)參加的會(huì)議1.原則上董事長(zhǎng)主持參加的會(huì)議，工作秘書(shū)必須列席參加。2.工作秘書(shū)應(yīng)根據(jù)董事長(zhǎng)的批示精神及時(shí)起草會(huì)議告知，并分別以O(shè)A和短信形式告知到每位參會(huì)人。3.每次會(huì)議告知下發(fā)后，要以短信形式提示董事長(zhǎng)，并第一時(shí)間將紙質(zhì)會(huì)議告知呈報(bào)董事長(zhǎng)，放在辦公室左上方位置。4.每次開(kāi)會(huì)前15-20分鐘時(shí)，工作秘書(shū)要督促會(huì)議組織部門(mén)、服務(wù)部門(mén)，準(zhǔn)備好會(huì)議室所需物品及設(shè)備。5.距離開(kāi)會(huì)前10分鐘，督促會(huì)議組織部門(mén)告知參會(huì)人員提前5分鐘達(dá)成會(huì)議室。6.距離開(kāi)會(huì)前5-10分鐘，提示董事長(zhǎng)參會(huì)，并將董事長(zhǎng)參會(huì)所需有關(guān)材料和筆本等拿到會(huì)議室，迎接董事長(zhǎng)。7.開(kāi)會(huì)時(shí)，工作秘書(shū)應(yīng)在會(huì)議室后排靠近董事長(zhǎng)的位置就座，方便能及時(shí)接受董事長(zhǎng)的批示。8.會(huì)議統(tǒng)計(jì)：集團(tuán)董事會(huì)有關(guān)會(huì)議，工作秘書(shū)應(yīng)做好會(huì)議統(tǒng)計(jì)；董事長(zhǎng)參加的其它會(huì)議，只統(tǒng)計(jì)董事長(zhǎng)講話(huà)部分。9.開(kāi)會(huì)期間，未經(jīng)董事長(zhǎng)同意，不得隨意講話(huà)；董事長(zhǎng)交待和安排的工作，應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)，督促辦理，并將辦理成果及時(shí)向董事長(zhǎng)報(bào)告。10.董事長(zhǎng)開(kāi)會(huì)期間，內(nèi)勤要到辦公室進(jìn)行室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生的清潔與維護(hù)工作。11.在此期間，如有緊急事情需要向董事長(zhǎng)報(bào)告，秘書(shū)能夠短信形式或?qū)?nèi)容寫(xiě)在便簽紙上，交由會(huì)議服務(wù)人員呈報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)。十三、信息的收集與文字解決(一)信息收集1.OA公示：每天OA系統(tǒng)上的公示，要打印一份，用鉛筆在公示左上角做標(biāo)記，例如：3月15日的公示，可標(biāo)注為“0315-OA”，在公示公布后一種工作日內(nèi)，打印一份。2.國(guó)家、河北省、邯鄲市有關(guān)政府工作報(bào)告等政府文獻(xiàn)：定時(shí)收集各級(jí)政府的宏觀政策、產(chǎn)業(yè)政策的文獻(xiàn)，打印一份。3.國(guó)家法律法規(guī)：根據(jù)董事長(zhǎng)批示，收集有關(guān)公司業(yè)務(wù)的法律法規(guī)，打印一份。4.打印的文獻(xiàn)要集中放置在董事長(zhǎng)辦公桌左上角位置。（二）文字解決1.起草集團(tuán)董事長(zhǎng)有關(guān)的多個(gè)會(huì)議告知、總結(jié)、信函、講話(huà)稿等文獻(xiàn)，呈報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)審批。2.有關(guān)董事長(zhǎng)參加的各類(lèi)活動(dòng)，需要講話(huà)稿的，應(yīng)提前準(zhǔn)備。十四、內(nèi)部溝通與協(xié)作1.董辦工作人員應(yīng)掌握集團(tuán)中層以上人員和集團(tuán)有關(guān)崗位工作人員的聯(lián)系方式，根據(jù)董事長(zhǎng)的工作需要，及時(shí)做好有關(guān)單位和人員的聯(lián)系工作，溝通信息。2.董辦工作人員在工作上要互相支持與協(xié)作，如一人請(qǐng)假（調(diào)休）時(shí)，另一人應(yīng)及時(shí)做好替崗代理工作；銜接方式，由董辦主任根據(jù)工作狀況具體安排。十五、有關(guān)出差（一）出差前準(zhǔn)備工作1.在接到出差告知后，要及時(shí)詢(xún)問(wèn)時(shí)間、地點(diǎn)、攜帶物品，文獻(xiàn)，隨行人員，對(duì)方聯(lián)系人員，及時(shí)查詢(xún)機(jī)票和酒店信息。2.航班查詢(xún)：（1）一定要查詢(xún)來(lái)回出差目的地的全部航班信息，時(shí)間、航班號(hào)、豪華頭等艙、頭等艙、經(jīng)濟(jì)艙等金額及機(jī)票張數(shù)，并且要重復(fù)核算確保精確無(wú)誤后提供應(yīng)董事長(zhǎng)選擇乘坐航班；（2）等領(lǐng)導(dǎo)選擇出行方案后，要立刻聯(lián)系航空公司預(yù)訂機(jī)票，同時(shí)要將已訂機(jī)票的航班信息發(fā)送給董事長(zhǎng)、隨行人員、司機(jī)和接待方負(fù)責(zé)人；（3）董事長(zhǎng)經(jīng)常出差來(lái)回的都市，董事長(zhǎng)辦公室應(yīng)備有航班信息。3.酒店查詢(xún)：（1）應(yīng)根據(jù)出差目的地的信息，在周邊范疇內(nèi)查找五星級(jí)酒店信息,信息內(nèi)容涉及：房型、價(jià)格、有關(guān)服務(wù)等信息，呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)選擇，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后立刻聯(lián)系預(yù)訂；（2）如是接待方負(fù)責(zé)住宿，則要和接待方負(fù)責(zé)人核算董事長(zhǎng)居住房間信息。4.董事長(zhǎng)出差期間住宿原則，原則以下：（1）大陸內(nèi)地：住五星級(jí)酒店，豪華型（根據(jù)需要），大床套房；（2）港澳臺(tái)地區(qū)：住五星級(jí)酒店，海景，大床房；（3）隨行人員根據(jù)《集團(tuán)出差管理規(guī)定》的有關(guān)原則在附近范疇入?。貢?shū)/司機(jī)為經(jīng)濟(jì)型房）。5.根據(jù)查詢(xún)的航班信息和酒店?duì)顩r統(tǒng)一匯總報(bào)董事長(zhǎng)審核，經(jīng)擬定后制訂行程表。（二）出差中的有關(guān)工作1.根據(jù)工作需要提示董事長(zhǎng)攜帶有關(guān)證件、文獻(xiàn)、個(gè)人物品、洗漱用品等。2.出差期間，董事長(zhǎng)的公文包一定要看守好，不管在何種狀況下要做到包不離人。3.董事長(zhǎng)在外出會(huì)客和洽談期間，行政秘書(shū)要認(rèn)真看護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人物品，在離開(kāi)時(shí)要協(xié)助董事長(zhǎng)收拾好東西后再離開(kāi)。4.出差期間，做為隨行秘書(shū)要和董事長(zhǎng)保持適宜距離，永遠(yuǎn)保持在董事長(zhǎng)視線(xiàn)范疇之內(nèi)的位置。5.出差期間，要確保董事長(zhǎng)邯鄲和北京號(hào)碼的手機(jī)通訊暢通，行政秘書(shū)應(yīng)備有中國(guó)移動(dòng)和中國(guó)聯(lián)通的電話(huà)充值卡，以備使用。6.每次出差董事長(zhǎng)達(dá)成目的地時(shí)，隨行秘書(shū)需短信告知董事長(zhǎng)夫人，安全達(dá)成目的地，報(bào)一下平安。（三）在邯鄲期間1.董事長(zhǎng)在邯鄲期間，普通會(huì)住在家里，隨行人員根據(jù)安排住在單位宿舍或在附近住經(jīng)濟(jì)型（酒店/賓館）。2.邯鄲新凱悅酒店416號(hào)房（住宿）和220號(hào)房（餐廳）為董事長(zhǎng)在邯鄲期間的專(zhuān)用房間；董事長(zhǎng)在邯鄲期間每天應(yīng)進(jìn)行清掃，保持環(huán)境清潔；董事長(zhǎng)不在邯鄲期間，在任何狀況下未經(jīng)同意都不得作為他用。3.董事長(zhǎng)到邯鄲出差前，董辦應(yīng)及時(shí)和邯鄲公司的內(nèi)勤做好協(xié)調(diào)和聯(lián)系工作，提前做好董事長(zhǎng)在邯鄲期間：家里、辦公室、酒店、餐廳等服務(wù)和后勤保障工作。（四）交通工具選擇1.董事長(zhǎng)來(lái)回北京至邯鄲期間，原則上乘坐房車(chē)接送。2.董事長(zhǎng)來(lái)回北京至其它地區(qū)（邯鄲除外），乘坐飛機(jī)（豪華頭等艙/頭等艙），董事長(zhǎng)個(gè)人及家人乘機(jī)原則上以豪華頭等艙為準(zhǔn)。十六、前往機(jī)場(chǎng)1.根據(jù)所訂機(jī)票的航班信息，應(yīng)確保提前一種小時(shí)到機(jī)場(chǎng)換登機(jī)牌；普通狀況下，去首都機(jī)場(chǎng)開(kāi)車(chē)是30分鐘行程，回來(lái)是20-25分鐘行程。2.根據(jù)行程安排行政秘書(shū)和司機(jī)應(yīng)提前30分鐘達(dá)成董事長(zhǎng)家里，發(fā)短信告知，并于距離出發(fā)前10-15分鐘以電話(huà)形式提示，要給領(lǐng)導(dǎo)留出拿行李的時(shí)間，確保提前一種小時(shí)達(dá)成機(jī)場(chǎng)。3.出發(fā)前，董事長(zhǎng)會(huì)以（短信/電話(huà)）形式告知秘書(shū)，上樓拿行李，此時(shí)，秘書(shū)要及時(shí)到樓上并在門(mén)外等待；詳見(jiàn)：第二條內(nèi)容。4.如在外地出差，則要認(rèn)真核對(duì)目的地到機(jī)場(chǎng)時(shí)間，根據(jù)時(shí)間安排應(yīng)提前半小時(shí)提示董事長(zhǎng)做好告別準(zhǔn)備；確保提前一種小時(shí)到機(jī)場(chǎng)換登機(jī)牌。5.到機(jī)場(chǎng)后，要及時(shí)下車(chē)開(kāi)門(mén)，迎董事長(zhǎng)下車(chē)，然后拿上行李和公文包進(jìn)入機(jī)場(chǎng)候機(jī)大廳，拿身份證去辦理登機(jī)牌。6.一定要到服務(wù)臺(tái)辦理登機(jī)牌，選擇頭等艙（豪華頭等艙）的頭排靠窗位置；如是兩位以上領(lǐng)導(dǎo)同行，則訂頭等艙，并盡量安排在一起，方便工作交流和溝通；辦好登機(jī)牌后，要詢(xún)問(wèn)機(jī)場(chǎng)工作人員安檢口、登機(jī)口位置和距離；如距登機(jī)口較遠(yuǎn)要安排機(jī)場(chǎng)車(chē)輛接送。7.辦理登機(jī)牌后，可立刻打印行程單，如為來(lái)回機(jī)票可一起打印出來(lái)做報(bào)銷(xiāo)憑證。8.頭等艙：辦好登機(jī)牌、過(guò)安檢后應(yīng)及時(shí)找車(chē)送董事長(zhǎng)到休息室去休息，隨行人員靈活掌握。9.豪華頭等艙：從辦好登機(jī)牌、過(guò)安檢后，應(yīng)及時(shí)找車(chē)送董事長(zhǎng)到休息室去休息，并且從休息室到登機(jī)有專(zhuān)人專(zhuān)車(chē)送過(guò)去；隨行人員靈活掌握；各航空公司服務(wù)原則略有區(qū)別，（國(guó)航普通在一種來(lái)賓室）以實(shí)際為準(zhǔn)。10.到休息室后，要安排好董事長(zhǎng)休息，根據(jù)需求提供茶水（紅茶）、飲料（橙汁）和點(diǎn)心等；在條件允許的狀況下，行政秘書(shū)和安保秘書(shū)一定要在董事長(zhǎng)身邊（或視線(xiàn)范疇內(nèi)）；如休息室只限一人隨行進(jìn)入時(shí)，則由行政秘書(shū)跟隨進(jìn)入并在董事長(zhǎng)身邊（或視線(xiàn)范疇內(nèi)），安保秘書(shū)在休息室門(mén)口（視線(xiàn)范疇內(nèi)）適宜位置等待，方便工作安排和協(xié)調(diào)。11.司機(jī)將董事長(zhǎng)送到機(jī)場(chǎng)后，應(yīng)在董事長(zhǎng)進(jìn)入機(jī)場(chǎng)（10-15分鐘后/得到離開(kāi)告知）后才干離開(kāi)機(jī)場(chǎng)，避免有突發(fā)事情發(fā)生，行政秘書(shū)要適時(shí)提示，避免司機(jī)遺忘。十七、有關(guān)登機(jī)1.根據(jù)所乘航班信息；及時(shí)關(guān)注登機(jī)時(shí)間（或廣播）做好登機(jī)準(zhǔn)備。2.登機(jī)時(shí)間臨近或廣播告知登機(jī)時(shí)，要提示董事長(zhǎng)做好登機(jī)準(zhǔn)備，同時(shí)攜帶好行李由機(jī)場(chǎng)車(chē)輛送達(dá)登機(jī)口；如果此時(shí)董事長(zhǎng)在打電話(huà)或談事情，則應(yīng)酌情進(jìn)行提示，不能誤機(jī)。3.在登機(jī)后，要先協(xié)助董事長(zhǎng)就座，放好董事長(zhǎng)的個(gè)人物品，得到允許后再去找自己的座位就座。4.在登機(jī)前后要合理安排時(shí)間，給董事長(zhǎng)夫人和董辦主任發(fā)信息告知行程。十八、有關(guān)達(dá)成1.在飛機(jī)達(dá)成目的地降落后，就要做好下機(jī)準(zhǔn)備，打開(kāi)通訊設(shè)備，運(yùn)用飛機(jī)滑行期間，快速前往頭等艙（或豪華頭等艙），迎接董事長(zhǎng)，攜帶好行李和衣物等，陪伴董事長(zhǎng)出站。2.在飛機(jī)著陸后的滑行期間，要及時(shí)聯(lián)系接機(jī)司機(jī)，擬定具體位置。3.董事長(zhǎng)每次出差回北京，在進(jìn)入北京后隨行秘書(shū)要向董事長(zhǎng)夫人發(fā)送信息告知董事長(zhǎng)到家時(shí)間及與否回家用餐等信息。十九、有關(guān)接機(jī)1.要根據(jù)來(lái)回兩地的天氣狀況，告知司機(jī)攜帶有關(guān)衣物和物品，或根據(jù)需要攜帶藥品等。2.聯(lián)系接機(jī)時(shí)：如是一種司機(jī)接機(jī)：應(yīng)提前聯(lián)系，明確司機(jī)所在位置，爭(zhēng)取出來(lái)機(jī)場(chǎng)后直接上車(chē)，不停留；如人多應(yīng)安排大車(chē)或多輛車(chē)；看狀況最佳兩個(gè)人接站，一種進(jìn)去接，司機(jī)外面等。3.上車(chē)后詢(xún)問(wèn)董事長(zhǎng)行程安排，及時(shí)和有關(guān)人員聯(lián)系，做好工作安排。二十、有關(guān)酒店1.出差期間：不管何時(shí)、何地，要確保董事長(zhǎng)居住的房間是五星級(jí)或豪華型的套房（根據(jù)需要），即：房間內(nèi)要有臥室和客廳，能便于董事長(zhǎng)接待客人或開(kāi)會(huì)使用。2.如果接待方預(yù)訂的房間不符合規(guī)定，則要立刻聯(lián)系重新訂房，要懂得目的和成果是什么。3.董事長(zhǎng)進(jìn)房間后，要給董事長(zhǎng)換上拖鞋，然后燒水沏茶，普通狀況下董事長(zhǎng)只喝自己攜帶的茶葉，酒店里提供的茶葉普通不喝；及時(shí)聯(lián)系服務(wù)臺(tái)提供免費(fèi)瓶裝水；貫徹早餐時(shí)間和地點(diǎn)，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地查看和擬定房間到餐廳的路線(xiàn)。4.董事長(zhǎng)的行李箱要按規(guī)定（正面對(duì)上，橫向）放在行李臺(tái)上，公文包放在軟質(zhì)體（皮椅、沙發(fā)等）上，切記不可放在硬質(zhì)的東西上；在拿行李箱的時(shí)候，應(yīng)避免和硬質(zhì)物體接觸，以免劃破。5.一切工作安排妥當(dāng)后，要根據(jù)董事長(zhǎng)的行程計(jì)劃或工作安排，做好約見(jiàn)人員的聯(lián)系工作；董事長(zhǎng)會(huì)客期間或經(jīng)董事長(zhǎng)同意后，隨行秘書(shū)應(yīng)在（房間外/酒店大堂）等待批示。6.每次出差到酒店應(yīng)詢(xún)問(wèn)提供本地地圖，標(biāo)注酒店所在區(qū)域；如果酒店不提供，則應(yīng)立刻購(gòu)置一份使用。7.在外出差期間：為確保董事長(zhǎng)身體健康、精力充沛和高效的工作，行政秘書(shū)應(yīng)及時(shí)提示董事長(zhǎng)進(jìn)行午休；董事長(zhǎng)午休前，行政秘書(shū)要在房間沖半杯茶水放在工作臺(tái)，等董事長(zhǎng)睡醒后再?zèng)_半杯熱水，要使茶水的溫度能夠確保直接飲用。二十一、有關(guān)健身1.董事長(zhǎng)去打球時(shí)，換下來(lái)的衣服疊好，皮鞋裝入鞋盒放車(chē)輛后備箱。2.達(dá)成球場(chǎng)，行政秘書(shū)/安保秘書(shū)要把董事長(zhǎng)的球包給球童帶進(jìn)去，然后跟隨董事長(zhǎng)到球場(chǎng)指定位置，協(xié)助選擇球位，預(yù)訂茶水，準(zhǔn)備球桿和協(xié)助撿球。3.打球期間：集團(tuán)內(nèi)部人員有緊急事情需（請(qǐng)示/報(bào)告）時(shí)，如以電話(huà)形式聯(lián)系董事長(zhǎng)時(shí)，則應(yīng)立刻提示，接聽(tīng)；如以（電話(huà)/短信）形式聯(lián)系隨行秘書(shū)時(shí)，則應(yīng)分狀況在適宜時(shí)間向董事長(zhǎng)報(bào)告；在此期間，隨行秘書(shū)須在董事長(zhǎng)視野范疇內(nèi)的適宜地點(diǎn)等待。4.董事長(zhǎng)打完球后，隨行秘書(shū)應(yīng)協(xié)助換鞋，做好結(jié)賬工作，并從球童手里接過(guò)球包，放在車(chē)上，在適宜地方跟隨或等待董事長(zhǎng)。二十二、有關(guān)飲食（一）特別注意：董事長(zhǎng)胃不適，應(yīng)避免刺激性食物。（二）經(jīng)常吃的食物，涉及但不限于：1.早餐（1）西式：全麥切片面包（1片，烤1分鐘，要熱），藍(lán)莓果醬，煎雞蛋（1個(gè)，雙面的），雞肉泥腸（2小根）；熱牛奶（澳大利亞品牌），熱咖啡，麥片粥。（2）中式：能夠適宜進(jìn)行中式早餐調(diào)劑。2.主食：面食，面條（永和大王牛肉面，李先生牛肉面）；包子（鼎泰豐：鮮肉包/蟹黃包，配湯）、水餃（自包的茴香豬肉餡，吃的時(shí)候喜歡吃玻璃瓶自泡的臘八蒜）；素炒餅。3.熱菜：香椿炒雞蛋，韭黃炒雞蛋，西紅柿炒雞蛋；蒜苗炒肉，平