./目錄TOC\o"1-3"\f\h\z\u第2章格式化文檔技巧272.1格式化字符技巧272.1.1隨意地選擇字號272.1.2選擇字形效果282.1.3調(diào)整字符的寬與高292.1.4調(diào)整字符的間距302.1.5更改英文大小寫字母312.1.6設(shè)置文檔的度量單位322.2格式化段落技巧332.2.1讓段落首行縮進(jìn)332.2.2設(shè)置首字下沉342.2.3頁面垂直對齊方式352.2.4設(shè)置文本對齊方式362.2.5控制段落的自動分頁372.2.6給段落硬分頁392.2.7取消后臺重新分頁功能402.2.8控制字符的斷行402.3設(shè)置制表位技巧412.3.1設(shè)置制表位的對齊方式412.3.2設(shè)置制表位前導(dǎo)符422.3.3手動給目錄添加制表符422.3.4快速格式化文檔的技巧432.4中文版式設(shè)置技巧442.4.1給漢語加注拼音44創(chuàng)建帶圈字符462.4.3雙行合一462.4.4漢字簡繁體轉(zhuǎn)換47第3章版式設(shè)置技巧483.1版式設(shè)置技巧493.1.1利用[頁面設(shè)置]對話框設(shè)置頁邊距493.1.2使用鼠標(biāo)設(shè)置頁邊距503.1.3顯示繪圖網(wǎng)格513.1.4在文檔中使用行號523.1.5添加"藝術(shù)"頁面邊框533.1.6設(shè)置文檔的默認(rèn)版式543.1.7更改部分文檔的頁邊距553.1.8設(shè)置大頁面文檔553.1.9按照發(fā)排單設(shè)置版心563.2分欄技巧603.2.1創(chuàng)建版面的分欄603.2.2制作跨欄標(biāo)題623.2.3平衡各欄文字長度633.2.4快速更改分欄的寬度63為目錄分欄64為分欄的版面插入頁碼663.3分節(jié)技巧683.3.1文檔中節(jié)的作用683.3.2使用分節(jié)符683.3.3使用分隔符703.3.4分節(jié)后的頁面設(shè)置713.3.5分節(jié)后頁碼編號723.3.6分節(jié)后頁眉與頁腳的設(shè)置723.3.7保留文檔原來的版式和分頁73在同一頁中使用多種版式743.4制作頁眉和頁腳技巧743.4.1創(chuàng)建頁眉和頁腳743.4.2設(shè)置頁眉或頁腳高度763.4.3設(shè)置頁眉或頁腳首頁、奇偶頁不同773.4.4插入頁碼783.4.5修改頁眉分隔線793.4.6使用域插入頁碼813.4.7擴(kuò)展頁碼格式813.4.8利用章節(jié)號設(shè)置頁碼823.4.9設(shè)置特殊頁眉和頁腳833.4.10編輯復(fù)雜頁碼843.4.11制作文檔背景圖案853.4.12制作另類水印效果873.4.13制作字典式頁眉883.4.14制作"出血"的版面913.4.15綜合運(yùn)用——制作公文模板93第4章處理長文檔的技巧974.1使用各種視圖方式瀏覽長文檔974.2在長文檔中定位1014.2.1使用快捷鍵定位文檔1014.2.2使用菜單定位文檔1024.2.3選擇瀏覽對象進(jìn)行定位1024.3合并文檔1034.3.1使用粘貼方法合并文檔1034.3.2使用[插入文件]的方法合并文檔1054.4使用樣式技巧1064.4.1什么是樣式1064.4.2樣式的類型1064.4.3如何使用樣式1074.4.4新建樣式1084.4.5先定義后應(yīng)用樣式1114.4.6先排版后定義樣式1114.4.7在文檔與模板間互相復(fù)制樣式1124.4.8保存當(dāng)前文檔的樣式1134.4.9更改模板的正文樣式1144.4.10快速創(chuàng)建標(biāo)題樣式1164.5創(chuàng)建目錄技巧1164.5.1從標(biāo)題樣式創(chuàng)建目錄1174.5.2從其他樣式創(chuàng)建目錄1184.5.3由目錄域創(chuàng)建目錄1194.5.4創(chuàng)建圖表目錄1214.5.5創(chuàng)建引文目錄1224.5.6更新目錄1244.5.7解決創(chuàng)建目錄后出現(xiàn)的打印錯(cuò)誤1254.5.8更改目錄中的字體1264.6插入腳注和尾注1274.6.1插入腳注和尾注127編輯腳注和尾注1294.7插入題注1304.7.1手動添加題注1314.7.2自動添加題注1334.7.3修改題注1344.8在長文檔中查找和替換1344.8.1查找和替換的選項(xiàng)1344.8.2查找和替換英文文本1364.8.3查找和替換文本格式1374.8.4查找并替換多種格式文本1384.8.5把目錄的制表位替換為居中1394.8.6查找和替換特殊字符1414.8.7替換文字間的空格符1434.8.8使用通配符查找并替換1444.8.9使用宏替換有規(guī)則圖表題號146第5章處理表格和圖表的技巧1495.1表格處理技巧1495.1.1使用多種方法創(chuàng)建表格1505.1.2插入、刪除行、列單元格1535.1.3合并和拆分表格或單元格1565.1.4利用表格邊框拆分表格1565.1.5設(shè)置文字至表格線的距離1575.1.6表格的表頭跨頁設(shè)置1585.1.7防止表格跨頁斷行1595.1.8根據(jù)內(nèi)容或窗口調(diào)整表格1595.1.9表格在頁面中的對齊位置和環(huán)繞方式1615.1.10表格中特殊文字的排版1635.1.11表格的邊框與底紋1655.1.12繪制表格斜線表頭1665.1.13設(shè)置表格列寬和行高1675.1.14制作具有單元格間距的表格1695.1.15數(shù)據(jù)排序1705.1.16將表格轉(zhuǎn)換為文本1725.1.17讓表格中的文字分散對齊1725.1.18解決表格文字分散對齊的問題1745.1.19在表格中按小數(shù)點(diǎn)對齊1755.1.20為何指定表格寬度不起作用1765.1.21給并列表格添加雙細(xì)線1765.1.22解決表格線超出了頁面的問題1785.1.23表格公式的使用1795.1.24對一行或一列單元格求和1815.1.25表格的復(fù)雜計(jì)算1825.1.26在表格外計(jì)算表格內(nèi)的數(shù)據(jù)1835.4.27單元格的引用1845.4.28使用表格公式應(yīng)注意的事項(xiàng)1865.1.29將Word表格拷貝到Excel中去1865.1.30表格的行列互換1875.1.31WPS與Word的表格轉(zhuǎn)換1885.2圖表處理技巧1895.2.1制作數(shù)據(jù)表及圖表1895.2.2使用已有的數(shù)據(jù)創(chuàng)建圖表1905.2.3導(dǎo)入其他文件創(chuàng)建圖表1915.2.4更改圖表類型1925.2.5自定義圖表類型1965.2.6設(shè)置柱形圖表數(shù)據(jù)標(biāo)志1975.2.7設(shè)置餅圖圖表的數(shù)據(jù)標(biāo)志1985.2.8圖表在文檔中排版199第9章公式編輯器和域的使用技巧2019.1公式編輯器的使用技巧2019.1.1排版公式時(shí)出現(xiàn)安裝界面2019.1.2在編輯公式中使用空格鍵2029.1.3在公式中鍵入文字2039.1.4公式中的字符變成了非法字符2049.1.5為何更改的格式?jīng)]有應(yīng)用2059.1.6更改公式中的字號2069.1.7不顯示公式或圖片2069.1.8為什么不能打開公式2069.2域的使用技巧2079.2.1理解域的功能2079.2.2域的典型應(yīng)用209錯(cuò)誤！頁面文檔引用中未指定文件名。210錯(cuò)誤！無法打開頁面上引用的文件。210錯(cuò)誤！頁面文檔引用中未指定文件名。210錯(cuò)誤！頁面文檔引用中未指定文件名。210錯(cuò)誤！無法打開頁面上引用的文件。2109.2.3多面手的EQ域212.第2章格式化文檔技巧不論是用筆還是用電腦撰寫文章,最重要的肯定是要言之有物。但除了內(nèi)容之外,形式也是很重要的。尤其是使用文字處理軟件撰寫文章、專著,如果懂得如何快速、巧妙地設(shè)置格式,不僅可以使文稿樣式美觀,更可以加快編寫速度。而如果不懂得這些基本的格式化手段,編輯起文稿來,就會感到處處受到束縛,寫作過程也難以順暢,影響工作效率。2.1格式化字符技巧字符可以是一個(gè)漢字,也可以是一個(gè)字母、一個(gè)數(shù)字或一個(gè)單獨(dú)的符號,字符的格式包括字符的字體、大小、粗細(xì)、字符間距及各種表現(xiàn)形式。簡單的字符格式可以通過工具欄上的按鈕來進(jìn)行排版操作,如,設(shè)置字體加粗,可以單擊工具欄上的按鈕來實(shí)現(xiàn)、設(shè)置字體字號,可以單擊工具欄上的[字號]下拉列表按鈕來選擇字號等；也可以通過快捷鍵來完成,如,選擇字體下劃線,可以單擊[下劃線]按鈕或在下拉列表中選擇下劃線的線型。但是,一些特殊的字體必須通過[字體]對話框才能完成設(shè)置。如果要制作出更具有藝術(shù)性的字符效果,如,變形字體、旋轉(zhuǎn)字等,可以通過藝術(shù)字來完成。使用[格式]工具欄格式化字符可以設(shè)置一些簡單的字符格式。2.1.1隨意地選擇字號選擇字號方法很簡單,單擊常用工具欄上的下拉列表按鈕,在字號列表中選擇或輸入字號。字號的表示方法有兩種,一種是中文數(shù)字,數(shù)字越小,對應(yīng)的字號越大；另一種是阿拉伯?dāng)?shù)字,字號越小,字符也就越小。字號的單位為磅,用毫米換算的方法為：1毫米=2.83磅；磅與號的換算單位是：1磅=1/72英寸,1英寸=在Word中,表述字體大小的計(jì)量單位有兩種,一種是漢字的字號,如初號、小初、一號、…八號；另一種是用國際上通用的"磅"表示,如4、4.5、10、12、…48、72等。中文字號中,"數(shù)值"越大,字就越小,所以八號字是最小的；在用"磅"表示的字號時(shí),數(shù)值越小,字符的尺寸越小,數(shù)值越大,字符的尺寸越大。1磅有多大呢？2.83磅等于1毫米,所以28號字大概就是一厘米高的字,約相當(dāng)于中文字號中的一號字。在Word環(huán)境下,也可以打印大標(biāo)語、大橫幅剪字時(shí)所需的足夠大的"大"字體。事實(shí)上,Word中最大字體可達(dá)"1638磅"！說到"磅"值,在這里就有必要說說中文Word中漢字字體的計(jì)量問題。中文字號就是這十六種,而用"磅"表示的字號卻很多,其磅值的數(shù)字范圍為1~1638,也就是說最大的字號可以是1638,約58厘米見方,最小的字號為1,三個(gè)這樣的字加起來還到到一毫米寬。一般A4紙可容納的最大字的磅值為630左右,在實(shí)際使用過程中可以根據(jù)需要來設(shè)置字的大小,想要特大字,或是袖針小字都可以。中文Word對字體的的大小同時(shí)采用了兩種不同的計(jì)量單位,其中一種是我們常說的以"字號"為計(jì)量單位,如常用的"初號、小初、一號……七號、八號"等；另外一種則是以國際上通用的"磅"為計(jì)量單位,如"5、5．5、6…48、72"等。"字號"與"磅"的對應(yīng)關(guān)系見表2-1所示。表2-1"字號"與"磅"的對應(yīng)關(guān)系字號初號小初一號小一二號小二三號小三四號小四五號小五六號小六七號八號磅4236262422181615141210.597.56.55.55一般用戶都認(rèn)為中文Word中的字體,有"初號、小初、一號……七號、八號"和"5、5．5、6…48、72"等,"大"與"小"共16種之多。其實(shí)不然,Word文檔中字體的"磅"值,是"數(shù)字必須介于1和1638之間"。而且,我們在工具欄上的字號欄內(nèi)能夠輸入整數(shù)和小數(shù)點(diǎn)后為"0"或"5"的數(shù)值。因此,從理論上講,Word中字體的"大"與"小"共有〔1638＋1637=3275種之多。A4幅面的紙張上容納的最大字的磅值為630左右。"自定義"〔55．87cm×55．87cm幅面的紙張,也包不住大于1181磅的字。因此,在使用Word時(shí),可以根據(jù)實(shí)際需要利用"磅"來設(shè)置字體的任意"大"、"小",而不必埋怨Word中無"特大"字了。其實(shí)在任何一個(gè)版本的Word中都能隨意設(shè)定字號,且操作簡單。其操作方法是：〔1將需設(shè)定字號的文字選中后。〔2單擊[格式]工具欄的[字號]下拉列表框?！?在列表框中選中所需要的字號,或者鍵入所需的字號磅值〔如300,然后按回車即可。用上述方法設(shè)定的字號,只能在1至1638之間。即用Word打印〔顯示的方塊漢字,其邊長最小為0．35毫米,最大可達(dá)57．78厘米。此外,字號允許在小數(shù)點(diǎn)后第一位上加個(gè)"5"。2.1.2選擇字形效果有時(shí)候?yàn)榱藦?qiáng)調(diào)和突出內(nèi)容,可以通過改變字形來實(shí)現(xiàn),如,粗體和斜體等。也可以將效果同時(shí)使用,在[格式]工具欄中,設(shè)置字形的按鈕呈點(diǎn)亮狀態(tài)表示應(yīng)用字形效果。否則表示取消使用字形效果。：表示使用粗體效果。：表示使用斜體效果。：給所選加下劃線,可以在其下拉列表中選擇不同的線型。：給所選字符加邊框。：表示所選字符帶底紋效果。大家對于常見的字符格式,如加粗、斜體、下劃線等一點(diǎn)也不陌生。但是,如果你不了解它們的快捷鍵,而是用鼠標(biāo)點(diǎn)擊工具欄按鈕來設(shè)置的話,那么還是影響速度?；ê苌僖稽c(diǎn)時(shí)間記住并熟悉它們的快捷鍵,肯定會給你的工作帶來更多的便利：加粗——"Ctrl＋B"——含義：B=Bold粗體斜體——"Ctrl＋I(xiàn)"——含義：I=Italic斜體下劃線——"Ctrl＋U"——含義：U=Underline下劃線2.1.3調(diào)整字符的寬與高設(shè)置一些簡單的字符格式可以使用[格式]工具欄格式化字符,但一些特殊的字體必須通過如圖2.1所示的[字體]的[字符間距]對話框才能完成設(shè)置。圖2.1[字體]對話框使用菜單命令也可以設(shè)置簡單中字符格式,但方法與使用工具欄設(shè)置雷同,下面介紹調(diào)整字符的寬與高。在一些特殊的排版中需要設(shè)置字符的寬與高有一定的縮放比例,從而得到如圖2.2所示的字符的縮放效果。圖2.2字符的縮放效果操作步驟是：〔1在[字體]對話框中,單擊[字符間距]選項(xiàng)卡?！?在[縮放]下拉列表框中選擇需要縮放的比例,也可以直接輸入百分比的數(shù)值,如圖2.3所示。圖2.3選擇縮放的比例〔3最后單擊[確定]按鈕即可。選擇越大于100%的比例,得到的字體就越趨于寬扁；選擇的縮放比例越小于100%的比例,那么得到的字體就越趨于瘦高。如選擇100%,則表示沒有縮放。2.1.4調(diào)整字符的間距調(diào)整字符的間距也很實(shí)用,如在小篇文檔中,為了適應(yīng)排版的需要,當(dāng)有一段文字占用了二行,第一行是滿行,而第二行僅占用1~2個(gè)字符,這時(shí)為了調(diào)版式,想讓這段文字僅占有一行。就可以使用[緊縮]字符間距的辦法來實(shí)現(xiàn)。同樣,如果一行文字剛好占用一行滿行,要把它占用兩行,也可以加寬字符的方法來實(shí)現(xiàn)。操作方法是：〔1選中要調(diào)整字符間距的整段文字。如圖2.4所示。圖2.4選中要調(diào)整字符間距的整段文字〔2在打開的[字符間距]選項(xiàng)卡中,在[間距]下拉列表框中選擇[緊縮]或者[加寬]選項(xiàng),再在[磅值]微調(diào)框中輸入緊縮的磅值,如圖2.5所示。一般為0.1磅到2磅之間,少于0.1圖2.5在[磅值]微調(diào)框中輸入緊縮的磅值〔3最后單擊[確定]按鈕。結(jié)果如圖2.6所示。圖2.6調(diào)整字符的間距的效果另外,Word還提供了利用設(shè)置文字的寬度來調(diào)整字符間距的辦法。方法是選擇需要調(diào)整寬度的文字,單擊[格式]|[調(diào)整寬度]命令。在打開如圖2.7所示的對話框中,輸入需要的寬度。單擊[確定]按鈕。如要取消調(diào)整寬度的效果,可再次打開該對話框,然后單擊[刪除]按鈕就可以了。圖2.7調(diào)整字符寬度2.1.5更改英文大小寫字母可以使用多種方法來更改英文大小寫字母。1．使用菜單方法更改大小寫〔1單擊[格式]|[更改大小寫]命令?！?打開如圖2.8所示的對話框。圖2.8[更改大小寫]對話框〔3選擇要更改字母的切換項(xiàng)目,如單擊[切換大小寫]單選按鈕,則將所選內(nèi)容中所有大寫字母都改為小寫或進(jìn)行相反轉(zhuǎn)換。如單擊[詞首字母大寫]單選按鈕,則將所選內(nèi)容中每個(gè)單詞的首字母都改為大寫。如選擇[大寫]單選按鈕,則將所有選定的文字都改為大寫字母。如選擇[小寫]單選按鈕,則所有選定的文字都改為小寫字母等。2．使用快捷鍵更改英文大小寫反復(fù)使用下述的快捷鍵,可以在應(yīng)用或取消大小寫字母之間進(jìn)行切換?！?快捷鍵Ctrl+Shift+K：設(shè)置為小型大寫字母,如,ActiveWindow〔2快捷鍵Ctrl+Shift+A：設(shè)置為全部大寫字母,如,ActiveWindow〔3快捷鍵Shift+F3：在全部大寫字母、全部小寫字母及第一個(gè)字符大寫3種狀態(tài)間切換。3．使用對話框設(shè)置英文的大小寫〔1單擊[格式]|[字體]命令,打開[字體]對話框?！?選擇[字體]選項(xiàng)卡?！?在[效果]選項(xiàng)組中有兩個(gè)復(fù)選框可以選擇,即[小型大寫字母]和[全部大寫字母]兩復(fù)選框,如圖2.9所示。圖2.9使用對話框設(shè)置英文的大小寫2.1.6設(shè)置文檔的度量單位Word中的度量單位有厘米、毫米、磅〔1厘米約等于28．35磅、英寸和十二點(diǎn)活字〔1個(gè)十二點(diǎn)活字等于12磅五種。如要使用不同的度量單位,可以按照下面方法設(shè)置：〔1單擊[工具]|[選項(xiàng)]命令?！?選擇[常規(guī)]選項(xiàng)卡。〔3在[度量單位]下拉列表中選定需要的一種度量單位。如圖2.10所示。圖2.10度量單位[度量單位]列表框的下面還有一個(gè)[使用字符單位]復(fù)選框,如果將其選中,無論選定了哪種度量單位,視圖標(biāo)尺上的刻度值是"字符"；即在選擇"格式"菜單中選擇"段落"命令,打開"段落"對話框,在其中的"縮進(jìn)和間距"選項(xiàng)卡上的"縮進(jìn)"以"字符"來度量,"段前"、"段后"以"行"來度量。2.2格式化段落技巧段落指的是以按Enter鍵為結(jié)束的內(nèi)容。因此段落可以包括文字、圖片、各種特殊字符等。一般情況下,文本行距取決于各行中文字的字體和字號。如果某行包含大于周圍其他文字的字符,如,圖形或公式等,Word就會增加該行的行距。如果刪除了段落標(biāo)記,則標(biāo)記后面的一段將與前一段合并,并采用該段的間距。排版的時(shí)候,如果懂得如何快速、巧妙地設(shè)置格式,不僅可以使文稿樣式美觀,更可以加快編寫速度。而如果不懂得這些基本的格式化手段,編輯起文稿來,就會感到處處受到束縛,排版過程也難以順暢,影響工作效率。如使用樣式可以省少排版的工作量。2.2.1讓段落首行縮進(jìn)首行縮進(jìn)是Word提供的一種特殊的樣式——正文〔首行縮進(jìn)兩字,也就是在段落的首行縮進(jìn)兩個(gè)字符。在Word中文版中,使用了一種字符測量單位。這樣,可以以字符為單位測量一些段落格式設(shè)置,如,縮進(jìn)、頁邊距、行距、字符間距等等。這對于中文文字的處理特別有用,因?yàn)樵谌粘懽髦杏性诙温淦鹗继幙s進(jìn)兩個(gè)字符的習(xí)慣。如果以字符為單位,就不必?fù)?dān)心因改變了字體、字號等造成格式上的混亂。一篇文檔是否選用首行縮進(jìn)功能,除了使用樣式設(shè)置外,還可在[段落]的[縮進(jìn)和間距]選項(xiàng)卡中進(jìn)行設(shè)置。在如圖2.11所示的對話框中,可以在"特殊格式"下拉列表框中可以設(shè)定設(shè)定"首行縮進(jìn)"或"懸掛縮進(jìn)"格式。圖2.11設(shè)定"首行縮進(jìn)"如果不選用上面的"首行縮進(jìn)"項(xiàng),則可以選擇"工具"菜單,選取"自動更正"命令,然后在"自動更正"對話框中分別選中"鍵入時(shí)自動套用格式"和"自動套用格式"選項(xiàng)卡上的"段落開頭空格采用首行縮進(jìn)"復(fù)選框。如圖2.12所示。如果選用首行縮進(jìn)功能,則可以選擇圖2.10的"使用字符單位"復(fù)選框。這樣"首行縮進(jìn)"的距離值就以字符來度量,從而省略每次改變字體大小后,重新設(shè)定"度量值"的工作。圖2.12選中"段落開頭空格采用首行縮進(jìn)"復(fù)選框2.2.2設(shè)置首字下沉在不少報(bào)刊上都可以見到[首字下沉]的效果。所以在排版的時(shí)候難免要給文檔設(shè)置首字下沉。所謂[首字下沉],就是指文章或者段落的第一個(gè)字或前幾個(gè)字使用比文章的其他字的字號要大,或者不同的字體。這樣可以突出段落,更能吸引讀者的注意。設(shè)置首字下沉的操作步驟是：〔1用鼠標(biāo)選擇文章第一段的第一個(gè)字,也就是要做"首字下沉"的文字,〔2單擊[格式]|[首字下沉]命令。打開如圖2.13所示的[首字下沉]對話框?！?在[首字下沉]對話框中的[位置]選項(xiàng)組中有[無]、[下沉]和[懸掛]3個(gè)框。一般使用[下沉]比較多,也比較適合中文的習(xí)慣。通常下沉行數(shù)不要太多,大概2~5間就適合了。否則使文字太突出,反而影響文章的美觀。圖2.13[首字下沉]對話框在[字體]、[下沉行數(shù)]和[距下文]三個(gè)選項(xiàng)里,選擇[字體]為[宋體],[下沉行數(shù)]為[3]行,在[距正文]微調(diào)框中輸入下沉的字符與段落正文的間距量。最后,單擊[確定]按鈕。如果覺得效果不是很好,可以再重復(fù)上面的操作步驟,直到滿意為止。最后得到如圖2.14所示的首字下沉效果圖。圖2.14首字下沉的效果2.2.3頁面垂直對齊方式設(shè)置段落的垂直對齊,可以快速地定位段落的位置,如要制作一個(gè)封面標(biāo)題,設(shè)置段落的垂直居中對齊就可以快速將封面標(biāo)題置于頁面的中央。設(shè)置段落的垂直對齊的步驟是,單擊[文件]|[頁面設(shè)置][版式]命令或標(biāo)簽。在[垂直對齊方式]下拉列表框中選擇一種對齊選項(xiàng),如圖2.15所示。圖2.15選擇垂直對齊方式如圖2.16所示是三種段落垂直對齊方式,從左到右分別是底端對齊、居中對齊和分散對齊,而默認(rèn)情況下一般是使用頂端對齊的方式。圖2.16段落垂直對齊方式的各種效果設(shè)置文本對齊方式在文檔中,文本的對齊方式可分為五種,但經(jīng)常使用的有實(shí)際效果的只有三種。文本對齊方式的作用只有在兩種不同字號大小的段落中才有效果,特別是在圖片與文字之間,效果就特別明顯。如圖2.17所示分別是"底端對齊"、"居中對齊"和"頂端對齊"的文本對齊方式。圖2.17文本對齊的常用三種方式設(shè)置文本對齊方式的方法是,單擊[格式]|[段落]|[中文版式]命令或選項(xiàng)卡,在[文本對齊方式]右邊的下拉列表框中選擇需要的對齊方式,如圖2.18所示。圖2.18設(shè)置文本對齊方式控制段落的自動分頁排版的時(shí)候,Word一般會自動按照用戶所設(shè)置頁面的大小自動進(jìn)行分頁,以美化文檔的視覺效果、簡化用戶的操作,不過系統(tǒng)自動分頁的結(jié)果并不一定就符合用戶的要求,這時(shí)我們就需要手工對文檔的分頁狀況加以調(diào)整。其實(shí)Word的分頁功能十分強(qiáng)大,它不僅允許用戶手工對文檔進(jìn)行分頁,并且還允許用戶調(diào)整自動分頁的有關(guān)屬性,如,用戶可以利用分頁選項(xiàng)避免文檔中出現(xiàn)"孤行"、避免在段落內(nèi)部、表格行中或段落之間進(jìn)行分頁等,可滿足用戶的任何要求。盡管Word會根據(jù)頁面大小及有關(guān)段落的設(shè)置自動對文檔進(jìn)行分頁,但我們?nèi)匀豢梢詫ord自動分頁時(shí)的有關(guān)禁忌規(guī)則進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷?以達(dá)到控制Word的自動分頁狀態(tài)的目的。調(diào)整Word自動分頁屬性的具體操作步驟如下：〔1選定需調(diào)整分頁狀態(tài)的段落?！?單擊[格式]|[段落]命令?！?從[段落]對話框中選擇[換行和分頁]選項(xiàng)卡,如圖2.19所示。圖2.19[換行和分頁]選項(xiàng)卡〔4在[分頁]選項(xiàng)組中,可以設(shè)置自動分頁的屬性,主要有以下幾項(xiàng)：[孤行控制]：防止段落單獨(dú)出現(xiàn)在一頁頂部的最后一行,或者是單獨(dú)出現(xiàn)在一頁底部的第一行。如圖2.20左圖所示,當(dāng)一個(gè)段落跨頁時(shí),而在下一頁只有1行時(shí),就會自動讓下一頁段落占有2行,而在上一頁中多留一行空白；又如圖2.20右圖所示,當(dāng)一個(gè)段落在前一頁僅占有一行時(shí),會自動把這一行強(qiáng)制分到下一頁中去,即不讓該段落出現(xiàn)"孤行"。圖2.20孤行控制[與下段同頁]：防止在所選段落與后面一段之間出現(xiàn)分頁符,即,將本段與下一段放在同一個(gè)頁面上。如圖2.21所示是選中與清除[與下段同頁]復(fù)選框前后的效果。在一些標(biāo)題之間,就會較多出現(xiàn)這種情況,如果標(biāo)題可以在前一頁排放,而后面的正文無法與標(biāo)題在同一頁時(shí),就會自動將標(biāo)題強(qiáng)制排在下一頁中去。圖2.21[與下段同頁]的效果[段前分頁]：在所選段落前強(qiáng)制分頁。不管該段落在上一頁中是否能排排得下,如果該段落使用了[段前分頁],則一律把該段強(qiáng)制排到下一頁中去,如圖2.22所示。[段中不分頁]：防止將該段打印到兩個(gè)不同的頁面上。一般在表格中使用得較多,但在一般正文中也有使用。如圖2.23所示,當(dāng)一段文本在一頁中排不下時(shí),自動把整個(gè)文本強(qiáng)制排到下一頁中去。按照不同的需要設(shè)置對文件進(jìn)行分頁,可以滿足了用戶特殊的要求。圖2.22[段前分頁]的效果圖2.23[段中不分頁]的效果給段落硬分頁Word的自動分頁功能并不能完全滿足用戶對文檔進(jìn)行編排的需要,如,一篇包含有正文和附言的文檔,其正文和附言之間一般都需分頁打印,自動分頁功能對此就無能為力,這時(shí)我們只能通過手工在文檔中插入一個(gè)分頁符的辦法來加以解決。在文檔中插入分頁符的操作步驟如下：〔1單擊需要重新分頁的位置?！?單擊[插入]|[分隔符]命令。〔3選擇[分頁符]選項(xiàng)。如圖2.24所示。圖2.24插入分頁符〔4單擊[確定]按鈕。此時(shí),Word會根據(jù)分頁符對文檔進(jìn)行分頁,其中在頁面視圖方式、打印預(yù)覽方式和在打印出來的文稿中,分頁符后面的內(nèi)容將出現(xiàn)在下一頁上。在普通視圖方式下,文檔仍然是連續(xù)顯示,但通過顯示專門的[分頁符]來反映頁面的分布情況〔自動分頁符在屏幕上顯示為一條貫穿頁面的虛線、人工分頁符在屏幕上顯示為標(biāo)有[分頁符]字樣的虛線,從而滿足了用戶對文檔進(jìn)行編排的需要。當(dāng)頁面中填滿文字或圖形時(shí),Word會插入一個(gè)[自動]分頁符〔也稱軟分頁符,并另起新頁。要在指定位置強(qiáng)制分頁,可以插入[人工]分頁符〔也稱硬分頁符。在頁面視圖、打印預(yù)覽以及在打印出的文檔中,分頁符后的文本出現(xiàn)在新頁中。在普通視圖中,自動分頁符顯示為橫穿頁面的單點(diǎn)劃線；人工分頁符則顯示為標(biāo)有[分頁符]字樣的單點(diǎn)劃線。取消后臺重新分頁功能通常用戶對Word文檔進(jìn)行某些修改之后,Word立即會將修改結(jié)果放映出來,其中就包括立即對文檔重新進(jìn)行分頁顯示,這是通過Word的后臺自動分頁功能來實(shí)現(xiàn)的。在頁面視圖方式下本功能有助于用戶隨時(shí)了解頁面的變化情況,但在普通視圖方式下,由于屏幕并不直接顯示頁面的變化情況,且Word在打印預(yù)覽及打印時(shí)會再次重新分頁,本功能除了影響系統(tǒng)速度之外,基本上沒有什么直接作用,故用戶可取消Word的后臺重新分頁功能以加快運(yùn)行系統(tǒng)速度,取消具體操作步驟如下：〔1單擊[視圖]|[普通視圖]命令,切換至普通視圖方式。〔2單擊[工具]|[選項(xiàng)]命令。〔3從[選項(xiàng)]對話框中單擊[常規(guī)]選項(xiàng)卡?！?取消[后臺重新分頁]復(fù)選框的選擇,如圖2.25所示。圖2.25取消[后臺重新分頁]復(fù)選框〔5單擊[確定]按鈕。此后,用戶在頁面視圖方式下進(jìn)行工作時(shí),Word就不會再在后臺重新分頁,可在一定程度上提高系統(tǒng)性能。注意：此復(fù)選框僅對普通視圖方式有效,而對頁面視圖方式無效〔即,頁面視圖方式下后臺重新分頁此功能無法取消,這是由于頁面視圖方式本身的特點(diǎn)所決定的?？刂谱址臄嘈袑τ谠赪ord文檔中設(shè)置正文的縮進(jìn)和對齊方式,也許巳掌握得很好,但有時(shí)會出現(xiàn)兩個(gè)特定的單詞之間發(fā)生斷行的情況,為了讓這些單詞總是在同一行上,可以通過學(xué)習(xí)和實(shí)踐找到一些控制斷行的方法,可以改變斷行的位置,修改縮排和對齊時(shí),用起來十分得心應(yīng)手：默認(rèn)情況下,Word在空格或連字符處根據(jù)需要斷行,若要防止斷行,必須插入非間斷空格或非間斷連字符。要插入非間斷連字符,按Ctr+Shift+-<連字符>；要插入非間斷空格,按Ctrl+Shift+空格,根據(jù)需要,也可以使用"可選的連字符"指定一個(gè)單詞的斷開位置,這對于行末長單詞是有用的；如果轉(zhuǎn)行功能把長單詞移到下行,在前一行的最后就會有明顯的空隙。但有時(shí)需要進(jìn)行多次轉(zhuǎn)行,在轉(zhuǎn)行后,單詞長度小于右版心,則連字符出現(xiàn)〔"可選的連字符",則保持隱藏,除非這個(gè)單詞超過右版心。連字符出現(xiàn)在上一行行尾,同時(shí)連字符后的部分轉(zhuǎn)到下一行按,Ctrl+-<連字符>即插入一個(gè)可選的連字符,最后,可以用Shift+回車鍵插入一個(gè)斷行符而不開始新段落行。2.3設(shè)置制表位技巧制表位是指在水平標(biāo)尺上的位置,指定文字縮進(jìn)的距離或一欄文字開始之處。多次單擊水平標(biāo)尺左端的按鈕,直至出現(xiàn)所需制表位類型,然后單擊標(biāo)尺,即可設(shè)置制表位。文檔默認(rèn)的制表位是2個(gè)字符,如要更改默認(rèn)的制表位的間距,可以在[制表位]對話框的[默認(rèn)制表位]微調(diào)框中輸入所需制表位間距。2.3.1設(shè)置制表位的對齊方式使用制表位能夠向左、向右或居中對齊文本行；或者將文本與小數(shù)字符或豎線字符對齊。也可在制表符前自動插入特定字符,如,句號或劃線。設(shè)置制表位的對齊方式的方法是選定要在其中設(shè)置制表位的段落。也可以先選定制表符,再輸入文本,單擊水平標(biāo)尺最左端的制表符〔單擊它可以切換各種制表符處,如圖2.26所示。直到出現(xiàn)所需制表符類型,即左、右、居中、小數(shù)點(diǎn)或豎線對齊方式制表位。圖2.26各種制表位的對齊方式在水平標(biāo)尺上單擊要插入制表位的位置。按下Tab鍵,這時(shí)就會出現(xiàn)一個(gè)制表符,然后輸入文字,就會按照所設(shè)置制表位對齊所輸入的文字了。設(shè)置完第1行之后,必須在第2行相同的位置重新設(shè)置相同的制表位,然后按Tab鍵,才有與第1行相同的效果。2.3.2設(shè)置制表位前導(dǎo)符設(shè)置制表位的前導(dǎo)符的方法是,單擊[格式]|[制表位]命令。打開如圖2.27所示的對話框。在[制表位位置]文本框中,輸入新制表符的位置,然后單擊[設(shè)置]按鈕,也可在列表框中選擇要為其添加前導(dǎo)符的已有制表位。圖2.27[制表位]對話框在[對齊方式]選項(xiàng)組中,選擇在制表位輸入文本的對齊方式,這里的設(shè)置意義與上面的設(shè)置制表位的對齊方式形式相同。在[前導(dǎo)符]選項(xiàng)組中,選擇所需前導(dǎo)符選項(xiàng),單擊[確定]按鈕后,5種前導(dǎo)符的類型如圖2.28所示。圖2.28設(shè)置制表位的前導(dǎo)符及其效果如要刪除或移動制表位,方法很簡單,先選定包含要刪除或移動的制表位的段落,將制表位標(biāo)記向下拖離水平標(biāo)尺即可刪除該制表位,然后在水平標(biāo)尺上左右拖動制表位標(biāo)記即可移動該制表位。2.3.3手動給目錄添加制表符在文檔的目錄中有時(shí)還需要手動添加一些在標(biāo)題外的目錄選項(xiàng),或者要對已經(jīng)生成好了的目錄進(jìn)行修改。這時(shí)可以用制表符手動進(jìn)行生成目錄,如要把下面圖2.29中前面無制表符的目錄改成有制表符的目錄格式。其操作步驟如下：圖2.29部分無制表符的目錄〔1把光標(biāo)移到"輸入文檔16"的"16"前面?！?單擊[格式]菜單,在下拉菜單中選取[制表位]選項(xiàng),彈出[制表位]對話框?！?在[制表位位置]輸入框中輸入制表位的字符數(shù),如輸入39字符,或者是16.88字符,這個(gè)字符數(shù)要看當(dāng)前文檔所定的版心來決定?！?單擊[設(shè)置]按鈕,把制表位字符設(shè)置好?！?在[對齊方式]下面的選項(xiàng)中選中[右對齊]的復(fù)選框?！?在[前導(dǎo)符]下面的選項(xiàng)中選擇與已經(jīng)存在的制表符相同的制表符,一般是選中"2"或者"5"這兩種制表符?！?單擊[確定]按鈕?！?按下鍵盤上的Tab鍵,就可以設(shè)置好制表符了。2.3.4快速格式化文檔的技巧下面介紹Word的格式化手段,作一個(gè)一些敘述,希望可以給大家的工作帶來些便利。如果文檔中有數(shù)個(gè)不相鄰的部分需要有同樣的格式,可以使用格式刷來完成它們的格式統(tǒng)一任務(wù)。相對于復(fù)制段落格式和字符格式,格式刷的使用辦法略有不同。〔1復(fù)制段落格式時(shí),首先為第一部分的段落設(shè)置好格式,然后在光標(biāo)置于這一段的情況下用鼠標(biāo)左鍵雙擊工具欄上的格式刷。之后鼠標(biāo)指針上就多了個(gè)小刷子,在對應(yīng)段落上選中并拖動格式刷,就可以把第一部分的格式給拷貝過去了。〔2如果是復(fù)制字符格式,則在設(shè)置好第一個(gè)字符格式后,選中這個(gè)字符,雙擊格式刷按鈕,然后在其他需要拷貝格式的字符上單擊格式刷即可。注意對于字符的解釋,中文和英文略有不同。因?yàn)橛⑽氖翘烊环衷~的,所以,每點(diǎn)擊一下,刷的是一個(gè)單詞,而對于中文,Word具有一定的分詞功能。比如用一個(gè)帶有加粗格式的刷子在本句開始的"比如"一詞中間單擊,則這兩個(gè)字都會被加粗。所以,在中文文檔中使用格式刷的時(shí)候,可以使用拖動選擇對象的方式,來增加應(yīng)用格式的準(zhǔn)確性。〔3編輯長篇文檔時(shí),自然會牽涉到一套嚴(yán)密的文檔體系。一方面,對于不同的標(biāo)題,最好使用不同的字體、段落格式等區(qū)分開,另一方面,長篇文檔前前后后的同樣的標(biāo)題,又應(yīng)該保持格式的統(tǒng)一,不然,整個(gè)文檔就會顯得凌亂不堪。在初稿完成后對這樣凌亂的文稿進(jìn)行修改,無疑是令人頭痛的事。比如有人曾抱怨說,"在她寫論文的時(shí)候,一坐到電腦前,靈感就全沒了",而她打字速度是很快的。這是由于她不懂得如何在Word里組織長篇文檔,于是就告訴了她關(guān)于"樣式"的一些技巧。在初步掌握了樣式之后,可以試試令人迷惑的"大綱"視圖模式——結(jié)合樣式的使用,在這種視圖模式下組織長篇文檔,真是方便極了。〔4快速取消格式。了解了樣式的基礎(chǔ)知識之后,相信你會越來越自覺地去查看當(dāng)前段落的樣式。在Word中,常用的正文樣式有"正文"和"正文〔首行縮進(jìn)兩字"。后一種自然是為中國的用戶專門設(shè)置的。但有時(shí)候,因?yàn)椴僮鞯年P(guān)系,使得某個(gè)應(yīng)用了"正文〔首行縮進(jìn)兩字"的段落的首行縮進(jìn)消失了,而其余段落則正常,也就是說,樣式被臨時(shí)更改了。這時(shí),若想取消某個(gè)段落臨時(shí)附加的格式,可以使用快捷鍵"Ctrl＋Q"來取消格式?！?當(dāng)要將某段的格式應(yīng)用到其他段落時(shí),選定該段〔注意,如果只是想把該段的字體、字號及字樣〔如加粗、斜體、加下劃線應(yīng)用于其他段,則只選該段的一部分；如果要把段落信息〔如縮進(jìn)、間距、對齊方式、項(xiàng)目符號、標(biāo)題或正文也傳遞過去,則全選該段〔包含換行符。雙擊常用工具欄中的格式刷,然后在要使用此格式的各段前的選定欄〔文本左側(cè)的空白區(qū),鼠標(biāo)光標(biāo)在此處變?yōu)?"中單擊,直至修改完畢。再次點(diǎn)擊格式刷,將其關(guān)閉即可?！?有時(shí)對某段文本處理后,又想恢復(fù)默認(rèn)格式?？蛇x擇"樣式"框的下拉列表,在Word中雙擊該段所屬的樣式選項(xiàng)。在彈出的[重新應(yīng)用樣式]對話框中選擇[對選定內(nèi)容重新應(yīng)用樣式中的格式]單選鈕,再按[確定]按鈕。另外,如果想把某一類段落〔如"標(biāo)題2"統(tǒng)統(tǒng)改為另外的格式,在修改一處后,按上法調(diào)出[重新應(yīng)用樣式]對話框,選定默認(rèn)的[以選定內(nèi)容為模板重新定義本樣式<R>]單選鈕,然后單擊[確定]按鈕。2.4中文版式設(shè)置技巧Word中文版具有中國人使用的特點(diǎn),它為用戶提供了符合中國人版式的許多功能,比如中文版式就是其中之一。中文版式提供了拼音指南、合并字符、帶圈字符、縱橫混排和雙行合一等功能。中文版式的菜單命令在[格式]菜單的[中文版式]下。中文版式?jīng)]有相應(yīng)的工具欄,只是在[其它格式]工具欄中有[拼音指南]、[合并字符]、[帶圈字符]三個(gè)按鈕,用戶可以在工具欄上添加[縱橫混排]和[雙行合一]這兩個(gè)按鈕。2.4.1給漢語加注拼音所謂拼音文字就是給中文字符標(biāo)注漢語拼音。我們都知道,小學(xué)使用的語文課本,書中的課文就在文字的上面標(biāo)注有拼音,而使用中文版式中的拼音指南就可以輕易實(shí)現(xiàn)。如果用戶的操作系統(tǒng)安裝了"微軟拼音輸入法",則Word能夠自動將漢語拼音標(biāo)注在選定的中文文字上。使用拼音指南的操作步驟是先選定要標(biāo)注拼音的文字〔如"常記溪亭日暮"〔一次最多能選30個(gè)漢字。然后單擊[格式]|[中文版式]菜單下的[拼音指南]選項(xiàng),或者單擊[格式]工具欄中的[拼音指南]按鈕,出現(xiàn)如圖2.30所示的[拼音指南]對話框。圖2.30[拼音指南]對話框可以在[拼音文字]框內(nèi)單擊可以對每個(gè)字的拼音進(jìn)行修改,在[對齊方式]列表框中選擇朋友文字的字體,一般選擇居中效果較好；在[字體]和[字號]分別選擇字體和字體的大小。若單擊[組合]按鈕,可讓所有拼音文字在頂端第一行內(nèi)顯示。如果單擊[單字]按鈕,可讓所有拼音文字在對話框內(nèi)分行顯示。單擊[默認(rèn)拼音]按鈕可使用系統(tǒng)提供的讀音,可用于拼音修改錯(cuò)誤后的恢復(fù)。因該拼音文字已是一個(gè)域,如果要修改,可以選中要修改的拼音文字,然后單擊工具欄中的[拼音指南]按鈕即可。在添加或刪除拼音指南時(shí),選定文字的字符格式不會發(fā)生變化。可以在應(yīng)用拼音指南之后設(shè)置字符格式,但如果為帶有拼音指南的文字設(shè)置格式〔例如加粗,則拼音指南也將帶有相同的格式。若要更改帶有拼音指南的文字的格式,請先刪除拼音指南,再更改格式,然后重新應(yīng)用拼音指南。給漢語加注拼音后效果如圖2.31所示。圖2.31給漢語加注拼音2.4.2創(chuàng)建帶圈字符所謂帶圈文字就是給單字加上各式邊框。有時(shí)為了某種需要,需要為字符添加一個(gè)圓圈或者菱形,可以使用[帶圈字符]功能來創(chuàng)建。操作步驟是先要選中需要帶圈的單字。然后單擊[中文版式]|[帶圈文字]命令,打開圖2.32所示[帶圈字符]對話框。圖2.32[帶圈字符]對話框從中選擇你用過的字符。選擇好[樣式]和圈號后單擊[確定]按鈕,選中的文字就被加上了邊框。如圖2.33所示是[帶圈字符]的各種[圈號]格式。圖2.33[帶圈字符]的實(shí)例2.4.3雙行合一在Word中可以直接把一句語句排成兩行,然后放在一行中編排。實(shí)現(xiàn)的步驟是先選定要排成兩行的語句,也可以不選。然后單擊[中文版式]|[雙行合一]命令,彈出[雙行合一]對話框。如圖2.34所示。圖2.34[雙行合一]對話框在該對話框中,如果選定了語句,那么該語句就會在[字符]下面的文本框中顯示,否則就在文本框中輸入要雙行合一的字符。如果要在雙行字符前面加上括號,可以選中[帶括號]復(fù)選框,然后在[括號類型]后面的下拉列表框中選擇括號的類型,包括有[小括號]、[方括號]、[中括號]和[大括號]四種類型。最后單擊[確定]按鈕,完成后的其中兩種效果如圖2.35所示。圖2.35雙行合一的效果2.4.4漢字簡繁體轉(zhuǎn)換由于歷史的原因,存在著漢字編碼、繁簡體漢字和一些特殊習(xí)慣用語的差異。簡繁轉(zhuǎn)化不僅能實(shí)現(xiàn)字體的轉(zhuǎn)化,而且在遣詞造句等方面也符合簡繁文體的習(xí)慣。要實(shí)現(xiàn)漢字簡繁體轉(zhuǎn)換,操作方法是選中一篇或一段文稿,也可是一個(gè)詞組或單詞。然后單擊[工具]|[語言]|[中文繁簡轉(zhuǎn)換]命令。此時(shí)出現(xiàn)如圖2.36所示的[中文繁簡轉(zhuǎn)換]對話框。圖2.36[中文繁簡轉(zhuǎn)換]對話框在此可以選擇[繁體中文轉(zhuǎn)換為簡體中文]或[簡體中文轉(zhuǎn)換為繁體中文]選項(xiàng)。如選擇后者還應(yīng)選中[轉(zhuǎn)換時(shí)包括詞匯]選項(xiàng),為了讓轉(zhuǎn)換后的繁體文字更具可讀性,應(yīng)將[使用港澳臺地區(qū)的異體字]選項(xiàng)選中。最后單擊[確定]按鈕即可完成轉(zhuǎn)換。漢字簡繁體轉(zhuǎn)換前后的效果如圖2.37所示。2.37漢字簡繁體轉(zhuǎn)換第3章版式設(shè)置技巧設(shè)置頁面是文檔的基本的排版操作,是頁面格式化的主要任務(wù),它反映的是文檔中具有相同內(nèi)容、格式的設(shè)置,所以在文檔的段落、字符等排版之前進(jìn)行設(shè)置。頁面設(shè)置的合理與否直接關(guān)系到文檔的打印效果。文檔的頁面設(shè)置主要包括設(shè)置頁面大小、方向、邊框效果、頁眉、頁腳和頁邊距等。如圖3.1所示是區(qū)分版式的各項(xiàng)具體情況。右頁邊距右頁邊距圖3.1區(qū)分版式的各項(xiàng)具體情況在排版的過程中,也可以根據(jù)需要對于文檔的各個(gè)部分靈活地設(shè)置不同的效果,比如,分欄。另外,把文檔分節(jié)可以劃分上面的各個(gè)不同部分標(biāo)記。3.1版式設(shè)置技巧版心為16開的紙張,每頁為39行×38字,如果僅僅選擇了紙張大小還是沒有作用的,還要跟著設(shè)置頁面頁邊距。當(dāng)頁邊距是頁面四周的空白區(qū)域。也就是正文與頁邊界的矩離。當(dāng)整個(gè)頁面的大小在選擇紙張后已經(jīng)固定了,然后再確定正文所占區(qū)域的大小,要固定正文區(qū)域大小,；就可以設(shè)置正文到四邊頁面邊界間的區(qū)域大小。通常,可在頁邊距內(nèi)部的可打印區(qū)域中插入文字和圖形。但是也可以將某些項(xiàng)目放置在頁邊距區(qū)域中：如頁眉、頁腳和頁碼等。3.1.1利用[頁面設(shè)置]對話框設(shè)置頁邊距Word提供了兩種頁邊距選項(xiàng),就是使用默認(rèn)的頁邊距和指定自定義頁邊距。

利用[頁面設(shè)置]對話框可以全面地、精確地設(shè)置頁邊距。要設(shè)置頁邊距或者查看頁邊距的效果,可以在[頁面設(shè)置]對話框中選擇[頁邊距]選項(xiàng)卡,切換到如圖3.2所示的對話框。圖3.2[頁邊距]選項(xiàng)卡分別在[頁邊距]區(qū)域中的[上]、[下]、[左]、[右]輸入框中輸入頁邊距數(shù)值,如果選擇[頁碼范圍]右邊的下拉列表框中的[對稱頁邊距]選項(xiàng)〔一般使用默認(rèn)的[普通]選項(xiàng),表示當(dāng)雙面打印時(shí),正反兩面的內(nèi)外側(cè)邊距寬度相等,此時(shí)原[頁邊距]區(qū)域下邊的[左]、[右]框分別變?yōu)閇內(nèi)側(cè)]、[外側(cè)]框。若要更改部分文檔的邊距,可以選擇需要的部分文本,然后設(shè)置所需的邊距。在[應(yīng)用于]列表框中,單擊[所選文字]。Word自動在應(yīng)用新頁邊距設(shè)置的文字前后插入分節(jié)符。如果文檔已劃分為若干節(jié),可以單擊某節(jié)或選定多個(gè)節(jié),然后更改頁邊距。3.1.2使用鼠標(biāo)設(shè)置頁邊距使用鼠標(biāo)直接拖動可以快速地設(shè)置整篇文檔的頁邊距。〔1要確認(rèn)在文檔的屏幕中顯示有[水平標(biāo)尺]和[垂直標(biāo)尺]。如果屏幕上沒有水平標(biāo)尺,可依次單擊[視圖]|[標(biāo)尺]菜單命令來啟動水平標(biāo)尺；如果屏幕上沒有垂直標(biāo)尺,可以依次單擊[工具]|[選項(xiàng)]命令,在打開的[選項(xiàng)]對話框中選擇[視圖]選項(xiàng)卡,在對話框中選中[垂直標(biāo)尺〔僅用于頁面視圖]單選項(xiàng),再單擊[確定]按鈕退出該對話框?！?在標(biāo)尺兩側(cè)的深灰色區(qū)域代表的是頁邊距,將鼠標(biāo)移動到標(biāo)尺邊界上,當(dāng)光標(biāo)出現(xiàn)雙向箭頭狀態(tài)時(shí),再同時(shí)按下鼠標(biāo)右鍵,并拖動鼠標(biāo)就可以調(diào)整頁邊距了。如圖3.3所示,可以拖動右邊距和上邊距來設(shè)置頁邊距。圖3.3拖動右邊距和上邊距快速設(shè)置頁邊距3.1.3顯示繪圖網(wǎng)格如果為了適應(yīng)排版的嚴(yán)格要求,用戶設(shè)置了控制每行及每頁的字符數(shù)后,這時(shí)用戶很需要在文檔中能看到適當(dāng)?shù)淖址W(wǎng)格。如圖3.4所示。圖3.4顯示繪圖網(wǎng)格圖文并茂的文檔可以更加引人入勝。為使文檔的版面布局更加美觀大方、整潔合理,常常需要對文檔中的圖形進(jìn)行編排,修改其位置和尺寸。但是當(dāng)用戶修改圖形的位置和尺寸時(shí),會發(fā)現(xiàn)圖形位置和大小的變化是不連續(xù)的,加上受頁面和版式的限制,圖形的編排既麻煩又難以得到理想的效果。使用網(wǎng)格能夠更精確地定位一個(gè)圖形對象。雖然打印時(shí)屏幕上并沒有顯示網(wǎng)格,但在過多或者繪制圖形對象時(shí),Word自動將其與最近的網(wǎng)格交叉點(diǎn)對齊。如果暫時(shí)不用網(wǎng)格設(shè)置,可在拖動或者繪制圖像時(shí)按住Alt鍵。在文檔中顯示網(wǎng)格的方法是,在[頁面設(shè)置]對話框中,單擊[文檔網(wǎng)格]標(biāo)簽,切換到[繪圖網(wǎng)格]選項(xiàng)卡后,單擊[繪圖網(wǎng)格]按鈕,或者單擊[繪圖]工具欄中的[繪圖]按鈕。從其彈出的菜單中選擇[繪圖網(wǎng)格]菜單項(xiàng),即可打開如圖3.5所示的[繪圖網(wǎng)格]對話框。圖3.5[繪圖網(wǎng)格]對話框〔1選中[在屏幕上顯示網(wǎng)格線]前的復(fù)選框,如果要在屏幕上同時(shí)顯示左右網(wǎng)格線和上下網(wǎng)格線,則可以選中[水平間距]復(fù)選框。然后單擊[水平間隔]和[垂直間隔]右邊的上下按鈕,選擇網(wǎng)格間隔的字符間距。〔2在[水平間距]框中,設(shè)置左右網(wǎng)格線之間的距離；在[垂直間距]框中,設(shè)置上下網(wǎng)格線之間的距離?！?清除[使用頁邊距]復(fù)選框,然后在[水平起點(diǎn)]和[垂直起點(diǎn)]框中指定網(wǎng)絡(luò)的起點(diǎn)坐標(biāo)?！?圖中的[水平間距]和[垂直間距]的度量值必須分別介于0.01字符到150.85字符和0.01行到101.5行之間。為方便對圖形的微量調(diào)整,一般是輸入較小的數(shù)值,如0.2、0.1甚至最小值0.05。這樣,再進(jìn)行圖形的調(diào)整時(shí),就很容易控制位置的移動和尺寸大小的縮放了。在文檔中使用行號在出版物中,有些類型的文檔,如果在正文的側(cè)面添加行號,會增強(qiáng)文檔的易讀性。比如許多英文教材就使用行號。添加了行號之后,文檔能夠自動給行計(jì)數(shù),計(jì)數(shù)包括文檔的每一行文本,但不包括表格、頁眉:或頁腳、腳注、尾注、文本框中的文本等。另外,用戶可以設(shè)置跳過某些特殊不用添加行號的行,如標(biāo)題或空行等。添加了行號一般顯在左邊的頁邊距中,如果是分欄的文檔,則行號顯示在各欄的左側(cè)。添加行號的方法是：〔1分別選擇[文件]|[頁面設(shè)置]菜單命令?！?在彈出的對話框里選擇[版式]選項(xiàng)卡?！?單擊[行號]按鈕,可以打開[行號]如圖3.6所示的對話框?！?選中[添加行號]復(fù)選框,再定義所需的行號樣式：在[起始編號]微調(diào)框中輸入或者選擇第1行的編號,可以是任意一個(gè)自然數(shù),如果不輸入,則默認(rèn)使用從1開始,并使用[連續(xù)編號]。在[距正文]輸入框中輸入行號右邊緣與文檔文本左邊緣之間的所需距離。默認(rèn)距離為[自動],是0.25英寸〔新聞稿樣式分欄中為0.13英寸。[行號間隔]表示是以多少行為間隔下一次出現(xiàn)的行號,如輸入數(shù)為"5",則第1次出現(xiàn)行號為5,第2次出現(xiàn)行號為10。在這果一般應(yīng)輸入的數(shù)值為"1",讓段落中的每一行都出現(xiàn)行號。在[編號方式]以[起始編號]框中的數(shù)字對文檔的起始行進(jìn)行編號,有三種編號方式,[每頁重新編號]、[每節(jié)重新編號]、[連續(xù)編號],可以選擇其中一種方式進(jìn)行編號?！?單擊[確定]按鈕?？蓪?shí)行對文檔進(jìn)行編號,編號后效果如圖3.7所示。圖3.6添加行號圖3.7添加行號的效果使用上面的方法添加行號之后,就會得到通篇所有頁面都有行號的文檔。如果想取消行號,可以再次打開該對話框,然后取消[添加行號]復(fù)選框即可；如果想取消某些段落的行號,可以切換到頁面視圖,選擇不需要編排行號的一個(gè)或多個(gè)段落。分別選擇[格式]、[段落]菜單命令,在[換行和分頁]選項(xiàng)卡中,選中[取消行號]選項(xiàng),最后單擊[確定]按鈕。就可以取消的特定段落的行號。如果要在長篇文檔里用行號,就可以創(chuàng)建一個(gè)特別的樣式——如命名為"選文"的樣式,在編輯樣式的時(shí)候,只需把該樣式的加上或取消行號,那么使用了這種樣式就可帶或不帶行號了。添加"藝術(shù)"頁面邊框在Word中,如果要在文檔中每頁都出現(xiàn)邊框效果,除了可以用線型邊框外,還可以設(shè)置多種"藝術(shù)性"頁面邊框,無論是裝飾文檔或打印出來作信箋都很漂亮?！?單擊[頁面設(shè)置]中[版式]選項(xiàng)卡對話框中的[邊框]按鈕。打開[頁面和邊框]對話框?！?單擊[頁面邊框]選項(xiàng)卡?？梢源蜷_如圖3.8所示的對話框?！?在[設(shè)置]選項(xiàng)組可以定義在所選內(nèi)容四周加上邊框項(xiàng),選擇[方框]項(xiàng)?！?在[藝術(shù)型]列表框中選擇喜歡的樣式。也可以選擇的線型邊框樣式。在[寬度]下拉列表框中調(diào)整邊框的寬度?！?單擊[選項(xiàng)]按鈕,可以設(shè)定其它邊距和位置的設(shè)置,如圖3.9所示?！仓挥性谶x中[應(yīng)用于]框中的[段落]或者[頁面邊框]選項(xiàng)卡處于活動狀態(tài)時(shí),才能使用此按鈕。圖3.8[頁面邊框]選項(xiàng)卡圖3.9頁面邊框選項(xiàng)對話框[邊距]選項(xiàng)組：用來輸入[上]、[下]、[左]、[右]邊距與文字之間的距離。對于頁面邊框,可單擊[度量依據(jù)]框中的[文字]項(xiàng),使此設(shè)置與頁邊距有效。[度量依據(jù)]：選擇[文字]選項(xiàng),使頁面邊框的內(nèi)部邊框位置與頁邊距有效。選擇[頁邊]選項(xiàng),使頁面邊框的外部邊框位置與頁邊距有效。[選項(xiàng)]：只有選擇[文字]選項(xiàng)后,才可以使用此區(qū)域的選項(xiàng),可以設(shè)置頁面邊框的項(xiàng)目有：[段落和表格的邊框與頁面邊框?qū)R]〔選中此復(fù)選框可消除相鄰邊框間的空白區(qū)域。只有在表格邊界到頁面邊框的距離小于等于一個(gè)字符寬度〔10.5磅時(shí),Word才會將其對齊；[總在前面顯示]〔將頁面邊框置于與頁面邊框交疊的任何文字或?qū)ο蟮纳厦?；[環(huán)繞頁眉]〔將頁眉包含在頁面邊框之內(nèi)。如果希望頁面邊框不包括頁眉,可清除此復(fù)選框；[環(huán)繞頁腳]〔將頁腳置于頁面邊框之內(nèi)。如果希望將頁腳置于頁面邊框之外,可清除此復(fù)選框?！?最后連續(xù)單擊[確定]按鈕,最后得到的的效果如圖3.10所示。圖3.10添加頁面邊框的效果設(shè)置文檔的默認(rèn)版式在使用Word的過程中,每新建一個(gè)文檔,都會以當(dāng)前Word模板為基礎(chǔ)來創(chuàng)建,而新建的這個(gè)文檔所使用的模板默認(rèn)版式,使用默認(rèn)版式的紙張大小是"A4—21.0×29.7cm"；頁邊距是"上、下2.54cm如果用戶在排版過程中,要經(jīng)常使用以的紙張大小、每頁字?jǐn)?shù)39行×38字等的版式心,就可以在[版式設(shè)置]對話框各選項(xiàng)卡中設(shè)置相應(yīng)數(shù)值,然后單擊[默認(rèn)]按鈕,會打開如圖3.11所示的更改默認(rèn)設(shè)置提示框,單擊該對話框中的[是]按鈕,新的默認(rèn)設(shè)置將保存在該文檔基于的模板中,此后每一個(gè)基于該模板的新建文檔將自動使用上面要求的頁邊距設(shè)置。圖3.11更改默認(rèn)設(shè)置更改部分文檔的頁邊距如果文檔是橫向的,又要更改部分文檔的邊距,則要先選擇該文本,然后[版式設(shè)置]各個(gè)選項(xiàng)卡中設(shè)置所需的邊距和其它設(shè)置。在[應(yīng)用于]選項(xiàng)組中,選擇[所選文字]項(xiàng)。Word就自動在應(yīng)用新頁邊距設(shè)置的文字前后插入分節(jié)符。如果文檔已劃分為若干節(jié),可以單擊某節(jié)或選定多個(gè)節(jié),然后更改頁邊距。如果在選擇了該文本的同時(shí),在[版式設(shè)置]的[頁邊距]選項(xiàng)卡,可以快速更改所選文檔的[縱向]為[橫向]頁面。設(shè)置大頁面文檔Word文檔的頁面會有一個(gè)指定范圍,這個(gè)范圍是0.26~55.87cm圖3.12自定義紙張大小單擊[確定]按鈕之后,就會出現(xiàn)如圖3.13或者圖3.14所示的提示框。提示該文檔的頁面設(shè)置范圍或已經(jīng)設(shè)在打印區(qū)域之外。圖3.13提示文檔的頁面設(shè)置范圍圖3.14頁面設(shè)置在打印區(qū)域外的提示在此提示框中,有的用戶就會不知所措,只有單擊重新調(diào)整回到[頁面設(shè)置]對話框。他們不知道,只要單擊[忽略]按鈕,就可以接受這個(gè)頁面的設(shè)置。然而,許多用戶不知道,為什么會出現(xiàn)這個(gè)對話框的,原因是默認(rèn)文檔的打印的頁面設(shè)置為A4的紙型,如果大于A4紙型的可打印區(qū)域,就會出現(xiàn)上面的提示框了,解決辦法是,單擊[文件]|[打印]|[屬性]|[紙張]命令、按鈕或選項(xiàng)卡,在[紙張大小]中選取其中的一個(gè)[自定義版]項(xiàng),如圖3.15所示。最后單擊[應(yīng)用]后再關(guān)閉對話框退出即可。此后,設(shè)置超大頁面就不會出現(xiàn)上面的提示了。圖3.15自定義打印頁面大小按照發(fā)排單設(shè)置版心在排版的發(fā)排單中不會指定頁邊距和字符、行跨度,所以在設(shè)置版心時(shí)也要多次嘗試才能成功。當(dāng)然,根據(jù)精確的頁面大小和和跨度磅值也可以計(jì)算出頁邊距,但這樣計(jì)算操作也很復(fù)雜。下面假設(shè)發(fā)排單用16開的紙張,39行×39字符的版心,使用下述步驟可以精確地按照發(fā)排單設(shè)計(jì)版心大小：〔1新建一個(gè)文檔,單擊[文件]|[頁面設(shè)置]命令,打開頁面設(shè)置對話框?！?選擇[紙張]選項(xiàng)卡,在[紙型]下拉列表框中選擇[16開〔18.4×26厘米,此時(shí)在[寬度]與[高度]欄中就會得到相應(yīng)的數(shù)值18.4厘米和〔3切換到[頁邊距]選項(xiàng)卡,根據(jù)以前設(shè)置版心的經(jīng)驗(yàn),首先估計(jì)一下16開的紙張?jiān)O(shè)置39行×40字符的版心大概需要上下左右的頁邊距為多少厘米。這里估計(jì)為如圖3.16所示。圖3.16估計(jì)頁邊距數(shù)值〔4切換到[文檔網(wǎng)格]選項(xiàng)卡,在[網(wǎng)格]組中,選中[指定行和字符網(wǎng)格]復(fù)選框,并在[字符每行]中單擊上下箭頭指定該項(xiàng)字符數(shù)為38,還差兩個(gè)字符數(shù),說明左右頁邊距的數(shù)值設(shè)置過大。而在[跨度]欄中顯示為10.5磅,正常的數(shù)值也應(yīng)該為10.5磅,在[行每頁]中單擊上下箭頭指定該項(xiàng)行數(shù)為39行,此時(shí)右邊的[跨度]欄中顯示為圖3.17指定字符數(shù)和行數(shù)〔5再切換到[頁邊距]選項(xiàng)卡,在圖3.19中的頁邊距基礎(chǔ)上,把左右頁邊距更改為1.7厘米,如圖3.18左圖所示,再切換到[文檔網(wǎng)格]選項(xiàng)卡,此時(shí)[字符每行]中字符數(shù)顯示為39,右邊的[跨度]欄中顯示為圖3.18左右頁邊距、行字符數(shù)和跨度設(shè)置正確〔6在該對話框中單擊[繪圖網(wǎng)格]按鈕,打開[繪圖網(wǎng)格]對話框后,并按照如圖3.19所示設(shè)置各參數(shù)。最后單擊[確定]按鈕確認(rèn)設(shè)置。圖3.19設(shè)置繪圖網(wǎng)格參數(shù)〔7切換到[版式]選項(xiàng)卡,單擊[行號]按鈕,打開[行號]對話框,選中[添加行號]對話框,使文檔中的段落顯示行號?！?連續(xù)單擊[確定]按鈕退出上面的對話框返回文檔,在文檔中按回車鍵,使用行號顯示滿一頁文檔中,并在此頁文檔中最后一行輸入任意一行文本,此時(shí)在文檔中顯示的網(wǎng)格線與行號如圖3.20所示。圖3.20文檔中顯示的網(wǎng)格線與行號〔9顯示了網(wǎng)格線后,發(fā)現(xiàn)字[每行字符數(shù)]和[每頁行數(shù)]最后還不能滿格,說明上、下、左、右頁邊距都可以加大,在[頁邊距]對話框,再作如圖3.21所示的頁邊距調(diào)整。圖3.21再次調(diào)整頁邊距〔10單擊[確定]按鈕,退出對話框后,此時(shí)文檔在網(wǎng)格線中顯示行數(shù)與字符數(shù)非常準(zhǔn)確,簡直是天衣無縫。如圖3.22所示。圖3.22顯示準(zhǔn)確的每頁行數(shù)和字符數(shù)另外,這里還有一個(gè)技巧,因?yàn)樵赱頁面設(shè)置]的繪圖網(wǎng)格選項(xiàng)卡中選中[指定行和字符網(wǎng)格]復(fù)選框,所以在正文或其它樣式的[段落]設(shè)置中,在如圖3.23[縮進(jìn)和間距]選項(xiàng)卡,要清除[如果定義了網(wǎng)格,則自動調(diào)整右縮進(jìn)]復(fù)選框,而應(yīng)選中[如果定義了文檔網(wǎng)格,則與網(wǎng)格對齊]復(fù)選框。這項(xiàng)設(shè)置應(yīng)該添加到"正文"和其它樣式中去。圖3.23清除[如果定義了網(wǎng)格,則自動調(diào)整右縮進(jìn)]復(fù)選框而如果沒有清除[如果定義了網(wǎng)格,則自動調(diào)整右縮進(jìn)]復(fù)選框,則在文檔段落的右邊就會顯得參差不齊,如圖3.24左、右兩圖是清除[如果定義了網(wǎng)格,則自動調(diào)整右縮進(jìn)]復(fù)選框與不清除[如果定義了網(wǎng)格,則自動調(diào)整右縮進(jìn)]復(fù)選框前后的兩種不同效果。右圖中的段落明顯有參差不齊的感覺。圖3.24清除[如果定義了網(wǎng)格…]復(fù)選框前后的效果3.2分欄技巧在排版文檔的操作中,也有需要使用分欄的,翻翻各種報(bào)紙雜志,分欄版面隨處可見。在Word中可以容易地生成分欄,還可以在不同節(jié)中有不同的欄數(shù)和格式。3.2.1創(chuàng)建版面的分欄下面介紹分欄的操作。單擊[格式]|[分欄]命令,則出現(xiàn)如圖3.25所示的[分欄]對話框。圖3.25[分欄]對話框〔2在[預(yù)設(shè)]選項(xiàng)組中選擇分欄的格式。有[一欄]、[兩欄]、[三欄]等。〔3如果對[預(yù)設(shè)]選項(xiàng)組中的分欄格式不太滿意,可以在[欄數(shù)]微調(diào)框中輸入所要分割的欄數(shù)。微調(diào)框中數(shù)目為1~11之間〔可根據(jù)所定的版心不同而不同?！?選中[欄寬相等]復(fù)選框,并在[寬度和間距]中設(shè)置各欄的欄寬和間距。〔5選中[分隔線]復(fù)選框,就可以在各欄之間設(shè)置分隔線,〔6在[應(yīng)用于]下拉列表框中選擇分欄的范圍?？梢允荹本節(jié)]、[整篇文檔]或者是[插入點(diǎn)之后]?！?單擊[確定]按鈕。分兩欄后效果如圖3.26所示,分三欄后效果如圖3.27所示,分四欄后效果如圖3.28所示,并且欄與欄之間都加了分隔線。圖3.26分兩欄后效果圖3.27分三欄后效果圖3.28分四欄后效果另外,單擊[常用]工具欄中的分欄按鈕,可以快速實(shí)現(xiàn)簡易的分欄。彈出的選項(xiàng)分欄有1欄、2欄、3欄和4欄這4種選擇,如圖3.29示。圖3.29快速簡易地分欄再有,用戶也可利用表格分欄,如果要分4欄,可用4列的表格,設(shè)置成虛框,在里面填寫文字,這種方法在某些情況下使用較為簡便,可以達(dá)到分欄的效果。3.2.2制作跨欄標(biāo)題有時(shí),用戶希望文章標(biāo)題位于所有各欄的上面,標(biāo)題本身不分欄,此時(shí)就需要對文檔進(jìn)行分節(jié)處理。在文檔中每個(gè)節(jié)都可以設(shè)置不同的欄數(shù),現(xiàn)在只要將標(biāo)題單獨(dú)作為一節(jié),該節(jié)只設(shè)置1欄〔也就是標(biāo)題不分欄,即可產(chǎn)生跨欄標(biāo)題。操作步驟如下：〔1將光標(biāo)移至標(biāo)題的下面,正文的第一個(gè)字前?！?單擊[插入]|[分隔符]命令,出現(xiàn)[分隔符]對話框?！?在[分節(jié)符]組中選取[連續(xù)]選項(xiàng)。〔4單擊[確定]按鈕,這時(shí)在標(biāo)題和正文之間插入一個(gè)分節(jié)符。〔5單擊[格式]|[分欄]命令,出現(xiàn)[分欄]對話框。〔6在[預(yù)設(shè)]選項(xiàng)組中選擇分欄的格式,或者自己設(shè)置分欄格式,例如,在[預(yù)設(shè)]選項(xiàng)組中選擇[三欄]。〔7在[應(yīng)用于]下拉列表框中選擇[本節(jié)]選項(xiàng)?！?單擊[確定]按鈕,關(guān)閉[分欄]對話框,這時(shí)在頁面視圖中就可以看到使用跨欄標(biāo)題的情況了。如果在分欄的過程中,已經(jīng)連標(biāo)題也一起分欄了,如圖3.30所示,這時(shí)可以選取中標(biāo)題的文字,單擊[常用]工具欄中的分欄按鈕,在彈出的菜單中選擇[1欄],也就是不分欄,完成后得到效果如圖3.31所示。圖3.30不跨欄的標(biāo)題圖3.31跨欄標(biāo)題3.2.3平衡各欄文字長度細(xì)心的讀者可能已經(jīng)發(fā)現(xiàn)：在前面的分欄操作中,分欄后的頁面各欄長度并不一致,最后一欄可能比較短,這樣版面顯得很不美觀,如圖3.32左圖所示。那么,如何才能使各欄的長度一致呢？其實(shí)操作方法很簡單,用戶只要把光標(biāo)移到需平衡欄的段落結(jié)尾處,單擊[插入]|[分隔符]命令,在打開的對話框中的[分節(jié)符類型]下選中[連續(xù)]單選項(xiàng),單擊[確定]按鈕,即在欄的最后一個(gè)字符后面插入一個(gè)連續(xù)的分節(jié)符,就可以得到等長欄的效果,結(jié)果如圖3.32右圖所示。圖3.32平衡各欄文字長度3.2.4快速更改分欄的寬度用戶也可以在不打開[分欄]對話框的情況下,快速更改分欄的寬度。操作步驟如下：〔1切換到頁面視圖。〔2如果對文檔進(jìn)行了分節(jié),則單擊要更改的節(jié)?！?當(dāng)鼠標(biāo)停留在水平標(biāo)尺時(shí),鼠標(biāo)就會變?yōu)橄鄳?yīng)的形狀,再拖動水平標(biāo)尺上的分欄標(biāo)記即可,如圖3.33所示。如果要指定精確的欄寬和欄間距尺寸,可以使用[格式]|[分欄]命令。圖3.33快速更改分欄的寬度3.2.5為目錄分欄一般書本的目錄都分為兩欄,這樣看上去比較美觀也便于查閱。這種形式的目錄該怎么做呢？如果采取為文檔中文字分欄的方法為目錄分欄,則會出現(xiàn)右半側(cè)頁碼消失的現(xiàn)象,這里有個(gè)小竅門,可以解決這一問題,其具體操作步驟如下：〔1選中剛建立的目錄,使其全部變黑,單擊鼠標(biāo)右鍵,從右鍵快捷菜單中單擊[段落]命令,如圖3.34所示。圖3.34選中目錄的[段落]命令〔2在打開的[段落]對話框中單擊[制表位]按鈕,出現(xiàn)[制表位]對話框,如圖3.35所示。圖3.35[制表位]對話框〔3在[制表位位置]文本框內(nèi)輸入合適的數(shù)值,如,"19"字符；這個(gè)值為沒有分欄前整個(gè)頁面制表位位置數(shù)值的一半〔假若當(dāng)前文檔的版心每行是38個(gè)字符。在[對齊方式]選項(xiàng)組中單擊[右]單選按鈕,在[前導(dǎo)符]選項(xiàng)組中選擇其中一種形式?！?單擊[設(shè)置]按鈕,再單擊[確定]按鈕?！?單擊[格式]|[分欄]命令,在[預(yù)設(shè)]選項(xiàng)組內(nèi)選中[兩欄]選項(xiàng),在[寬度和間距]選項(xiàng)組中選擇合適的數(shù)值,也可以選中[分隔線]復(fù)選框,為左右兩排目錄之間加上一條分隔線,最后單擊[確定]按鈕?！?此時(shí)得到的目錄可能并不是等長欄,可以把光標(biāo)移到目錄的結(jié)尾處,單擊[插入]|[分隔符]命令,打開[分隔符]對話框,在[分節(jié)符類型]選項(xiàng)組中選中[連續(xù)]復(fù)選框,單擊[確定]按鈕。最后得到的分欄目錄如圖3.36所示。圖3.36目錄的分欄效果3.2.6為分欄的版面插入頁碼在日常的文字處理過程中經(jīng)常會采用8開紙分兩欄進(jìn)行打印,相應(yīng)的,就需要分別在左右兩欄設(shè)置不同的頁號。這本來只是一個(gè)非常普通的要求,不過出人意料的是,Word并沒有向用戶提供這一功能,它只能為一頁編排一個(gè)頁號,而不允許為處于同一頁中的不同欄分別設(shè)置不同的頁號,從而影響了用戶對頁號的管理。另外,用戶在處理頁眉及頁腳時(shí)也會碰到類似的問題。對此,我們到底有沒有什么妥善的解決辦法呢？回答是肯定的,將Word的表格功能及域功能結(jié)合運(yùn)用即可解決這一問題,具體步驟為：〔1單擊[格式]|[分欄]命令,在[分欄]對話框中選擇將文檔分為兩欄。〔2單擊[視圖]|[頁眉和頁腳]命令,切換到頁腳編輯狀態(tài)。〔3單擊[表格]|[插入表格]命令,打開[插入表格]對話框。〔4在[插入表格]對話框的列數(shù)欄中輸入"5"、行數(shù)欄中輸入"1"、列寬欄中選擇默認(rèn)的[自動],然后單擊[插入]按鈕,在頁眉區(qū)域中插入一個(gè)5列1行的表格?！?拖動表格第2列與第3列之間的表格線,使之與文檔正文部分第一欄的右邊距對齊；然后拖動表格第3列與第4列之間的表格線,使之與文檔正文部分第二欄的左邊距對齊。〔6將光標(biāo)移至表格的第1列,然后按下Ctrl＋F9,在表格中插入一個(gè)空域〔屏幕顯示為一對大括號"{}"。〔7將光標(biāo)移至大括號的中間,然后輸入"=2＊"。如圖3.37所示。圖3.37在頁眉的表格中插入空域并輸入"=2＊"〔8單擊[插入]|[域]命令,打開[域]對話框?！?在[類別]列表框中選擇[編號]選項(xiàng)、在[域名]列表框中選擇[Page]選項(xiàng),如圖3.38所示。然后單擊[插入]按鈕,在表格中插入一個(gè)[編號]域。〔10此時(shí)表格中的域代碼將會顯示{=2＊{PAGE\＊MERGEFORMAT}},可繼續(xù)輸入"－1",并使域代碼最終顯示為{=2＊{PAGE\＊MERGEFORMAT}－1}?！沧⒁?域代碼符"{}"必須通過Ctrl＋F9快捷鍵或通過相應(yīng)的Word命令來輸入,而不能通過鍵盤輸入,否則無效?！?1單擊[格式]工具欄上的[左對齊]按鈕,使插入的域代碼左對齊?！?2將光標(biāo)移至表格的第2列,然后在此輸入文檔左一欄所需打印的頁眉。圖3.38插入Page域〔13利用[格式]工具欄上的[右對齊]按鈕使插入的頁眉右對齊。〔14將光標(biāo)移至表格的第4列,然后在此輸入文檔右邊一欄所需打印的頁眉內(nèi)容〔左邊頁眉的內(nèi)容可以與右邊頁眉的內(nèi)容有所不同?！?5利用[格式]工具欄上的[左對齊]按鈕令該頁眉實(shí)現(xiàn)左對齊?！?6將光標(biāo)移至表格的第5列,然后重復(fù)5至9步,在第5列插入一個(gè){=2＊{PAGE\＊MERGEFORMAT}}域,并利用[格式]工具欄上的[右對齊]按鈕使之實(shí)現(xiàn)右對齊。注意在此不要在域中插入"－１"?！?7單擊[視圖]|[工具欄]|[表格和邊框]命令,打開[表格和邊框]工具欄。〔18單擊[表格[選定表格]命令,選定整個(gè)表格?！?9利用[表格和邊框]工具欄上的[邊框]按鈕取消整個(gè)表格的所有表格線〔即不打印表格線?！?0按下Alt＋F9快捷鍵,將所有的域代碼切換為具體的數(shù)值。最后得到如圖3.39所示的頁碼效果。圖3.39設(shè)置分欄的頁碼效果通過上述步驟、綜合利用Word的表格虛框、表格對齊、域代碼切換等功能之后,我們就實(shí)現(xiàn)了為Word分欄打印文檔的左右兩欄分別插入不同的頁號、并分別設(shè)置不同頁眉的目的,廣大用戶只需直接進(jìn)行打印并對折裝訂之后即可得出自己所需的頁面效果〔即對折之后所有的頁面都有連續(xù)的頁號,從而解決了以往采用折頁打印方式時(shí)無法打印連續(xù)頁號的問題,同時(shí)采用此方法后文檔的左右兩欄都可以顯示不同的頁眉和頁腳,從而滿足了廣大用戶的需要。3.3分節(jié)技巧在建立新文檔時(shí),Word將整篇文檔認(rèn)為是一節(jié)。為了便于對文檔進(jìn)行格式化,可以將文檔分割成任意數(shù)量的節(jié),然后用戶就可以根據(jù)需要分別為每節(jié)設(shè)置不同的格式。應(yīng)用"分節(jié)符"可以將整個(gè)文件分成若干個(gè)節(jié),并對每個(gè)節(jié)進(jìn)行不同的格式設(shè)置。例如,要想首頁不編頁碼,而是從第2頁由"1"開始排頁碼,應(yīng)用分節(jié)操作就可以實(shí)現(xiàn)。3.3.1文檔中節(jié)的作用在編排一本書時(shí),書前面的目錄需要用"=1\*ROMANI,=2\*ROMANII,=3\*ROMANIII,…"作為頁碼,中文要用"1,2,3,…"作為頁碼。而有的用戶此時(shí)就要將目錄存為一個(gè)單獨(dú)的文件,再設(shè)置不同的頁碼格式。但是,書的前面還有扉頁、前言等,這樣的頁一般不需設(shè)置頁碼。如果再把它們都分為不同的文件,管理起來就不太方便了,特別是在批量打印時(shí)就非常被動。例如,在編排某些文檔時(shí),經(jīng)常需要為每個(gè)節(jié)設(shè)置各自的頁碼。如果整篇文檔采用統(tǒng)一的格式,則不需要進(jìn)行分節(jié)；如果想在文檔的某一部分中間采用不用的格式設(shè)置,就必須創(chuàng)建一個(gè)節(jié)。節(jié)可小至一個(gè)段落,大至整篇文檔。節(jié)用分節(jié)符標(biāo)識,在普通視圖中,分節(jié)符是兩條橫向平行的虛線。Word將當(dāng)前節(jié)的文本邊距、紙型、方向以及該節(jié)所有的格式化信息存儲于分節(jié)符中。當(dāng)要改變部分文檔中的某些元素時(shí),就可以創(chuàng)建新的一節(jié)。如下所述：行號及其顯示行號的間隔、起始行號垂直對齊文本的方式頁碼的格式和位置報(bào)版樣式的欄數(shù)頁眉與頁腳的文本、位置和格式頁邊距、紙型、頁面方向3.3.2使用分節(jié)符1．插入分節(jié)符插入分節(jié)符的具體操作步驟是,單擊需要插入分節(jié)符的位置,單擊[插入]|[分隔符]命令。打開如圖3.40所示的[分隔符]對話框。在[分節(jié)符類型]中的選擇需要的分節(jié)符類型。分節(jié)符有幾種類型和作用,如表3.1所示。注意：要查看分節(jié)符的類型,可以切換到普通視圖下才可以看到。圖3.40[分隔符]對話框表3.1分節(jié)符類型類型作用下一頁插入一個(gè)分節(jié)符并分頁,新節(jié)從下一頁開始連續(xù)插入一個(gè)分節(jié)符,新節(jié)從同一頁開始奇數(shù)頁插入一個(gè)分節(jié)符,新節(jié)從下一個(gè)奇數(shù)頁開始偶數(shù)頁插入一個(gè)分節(jié)符,新節(jié)從下一個(gè)偶數(shù)頁開始2．改變分節(jié)符類型如果需要改變文檔中分節(jié)符類型,可以使用兩種方法進(jìn)行：〔1單擊需要修改的節(jié)。單擊[文件]|[頁面設(shè)置]|[版式]命令或選項(xiàng)卡,在出現(xiàn)的[頁面設(shè)置]對話框中,在[節(jié)的起始位置]下拉列表框中選擇所需所需的分節(jié)符類型。如圖3.41所示。圖3.41在頁面設(shè)置中更改分節(jié)符類型按照表3.1所列分節(jié)符類型和作用,在[新建頁]、[新建欄]、[接續(xù)本頁]、[奇數(shù)頁]中根據(jù)需要選擇要更改的分節(jié)符類型。.接續(xù)本頁：表示不插入分頁符,緊接前一節(jié)排版文本。.新建欄：表示在下一欄頂端開始打印節(jié)中的文本。.新建頁：表示在分節(jié)符位置進(jìn)行分頁,并且在下一頁頂端開始新節(jié)。.偶數(shù)頁：表示在下一個(gè)偶數(shù)頁開始新節(jié)〔常用于在偶數(shù)頁開始的章節(jié)。.奇數(shù)頁：表示在下一個(gè)奇數(shù)頁開始新節(jié)〔常用于在奇數(shù)頁開始的章節(jié)?！?切換到[普通視圖]下來查看分節(jié)符的類型,然后選定分節(jié)符,按[Delete]按鈕,把分節(jié)符刪除,再重新插入需的的分隔符。要在頁面視圖或大綱視圖中顯示分隔符,也可以單擊[常用]工具欄上的[顯示/隱藏編輯標(biāo)記]按鈕,來顯示分隔符。3．刪除分節(jié)符刪除分節(jié)符的操作步驟如下：〔1先單擊[常用]工具欄上的[顯示/隱藏編輯標(biāo)記]按鈕,來顯示標(biāo)記,然后選定要刪除的分節(jié)符,也可以切換到[普通視圖]下來查看分節(jié)符的類型。查看分節(jié)符的類型如圖3.42所示。圖3.42查看分節(jié)符的類型〔2選中分節(jié)符后,按Detele鍵。就可以刪除指定分節(jié)符了。如果在頁面視圖中無法選中分隔符,可以把光標(biāo)定