●程序文件○作業(yè)指導(dǎo)文件編號(hào)COP-02文件名稱：記錄管理程序版本A頁(yè)碼PAGE5OF4修訂狀態(tài)版本修訂記錄編制審核批準(zhǔn)生效日期A首次發(fā)行2006年11月1日發(fā)放部門份數(shù)簽收記錄發(fā)放部門份數(shù)簽收記錄受控狀態(tài)1目的：制定各種記錄的收集、編寫(xiě)、防護(hù)、保管和管理等標(biāo)準(zhǔn)，并為質(zhì)量管理體系有效的運(yùn)作提供相關(guān)的證明等。2使用范圍：適用于本公司質(zhì)量管理體系內(nèi)所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的文件的記錄。3職責(zé)：3.1行政部-文控中心：各種記錄格式的管制；3.2相關(guān)部門：各種記錄格式的制定、使用及保存。4定義：（無(wú)）5作業(yè)流程：序號(hào)流程圖流程說(shuō)明責(zé)任人支持文件記錄1表單設(shè)計(jì)表單設(shè)計(jì)1、各部門文件制作人設(shè)計(jì)好表單格式，必須滿足以下內(nèi)容：Ａ：企業(yè)名稱及LOGO；Ｂ：表單美觀性；Ｃ：表單的用途（主要是適用性）。見(jiàn)附件一《表單格式一覽表》，表單上下左右頁(yè)邊距及橫豎紙張選擇可根據(jù)內(nèi)容而定。各部門文件制作人表單格式一覽表2表單編號(hào)表單編號(hào)1、各部門文件負(fù)責(zé)人將設(shè)計(jì)好的表單格式交文控中心，由文控中心進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。具體按照《文件管理程序》要求進(jìn)行。文控中心文件管理程序3表單審批表單審批1、各部門負(fù)責(zé)人對(duì)表單的適用性進(jìn)行簽字確定；2、文控中心對(duì)表單的格式進(jìn)行確定；3、審批合格的表單保存一份原稿存放在文控中心，文控中心將其在三日內(nèi)記入《記錄一覽表》中各部門負(fù)責(zé)人／文控中心記錄一覽表4表單更改表單更改1、表格的修改一般為各部門的表格使用人，由各部門負(fù)責(zé)人審核確定后交文控歸檔。2、新版表格確定使用時(shí)，各部門將舊版表單使用完后再使用。3、如在現(xiàn)場(chǎng)有發(fā)現(xiàn)未按以上執(zhí)行，由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。各部門文件制作人5表單填寫(xiě)表單填寫(xiě)1、不得使用鉛筆；2、字跡須清晰可辨認(rèn)；3、記錄要完整，各欄需填寫(xiě)清楚，不須填寫(xiě)的地方須劃掉；4、各種記錄填寫(xiě)的內(nèi)容需更改時(shí)，應(yīng)當(dāng)由更改者在更改處簽字/簽章。各部門文件制作人6記錄更改記錄更改1、在錯(cuò)誤的地方，以筆劃線表示該數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，并填上正確的數(shù)據(jù)以后，再簽上更改者姓名或蓋章以示負(fù)責(zé)。各部門文件制作人7記錄收錄記錄收錄1、各部門文件負(fù)責(zé)人根據(jù)本部門〈記錄一覽表〉進(jìn)行整理收集。各部門文件負(fù)責(zé)人記錄一覽表8記錄保管防護(hù)記錄保管防護(hù)1、各部門文件負(fù)責(zé)人保存好本部門記錄；2、對(duì)于保存的文件應(yīng)注意防潮及防蟲(chóng)；各部門文件負(fù)責(zé)人9記錄查閱/記錄查閱/檢索1、當(dāng)客戶/供應(yīng)商/第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)需查閱目錄時(shí)，由相關(guān)部門人員陪同，記錄負(fù)責(zé)人應(yīng)能迅速提供相關(guān)記錄。2、當(dāng)公司內(nèi)部查閱和追溯相關(guān)記錄時(shí)，各部門記錄負(fù)責(zé)人應(yīng)能找出所要查閱和追溯的記錄，公司對(duì)各部門記錄的檢索方法統(tǒng)一以目錄和其相關(guān)對(duì)應(yīng)的編號(hào)，阿拉伯?dāng)?shù)字流水號(hào)進(jìn)行。各部門文件負(fù)責(zé)人10記錄保存時(shí)間記錄保存時(shí)間1、記錄的保存必須滿足政府、安全和法規(guī)及顧客的要求，享有這種要求時(shí)，公司應(yīng)按政府、安全和法規(guī)及顧客的要求進(jìn)行保存，保存期限詳見(jiàn)《記錄一覽表》。各部門文件負(fù)責(zé)人記錄一覽表11記錄銷毀處理記錄銷毀處理1、各部門記錄負(fù)責(zé)人按規(guī)定的保管期限進(jìn)行保存，對(duì)于已過(guò)保存期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的記錄，經(jīng)文件制作人確認(rèn)后，呈報(bào)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，給予銷毀，對(duì)于仍需保存的記錄，按記錄保管防護(hù)要求執(zhí)行。2、銷毀時(shí)可用碎紙機(jī)式銷毀的方式進(jìn)行，銷毀工作必須由兩人以上進(jìn)行，也可作再生紙使用。各部門文件負(fù)責(zé)人6相關(guān)文件：6.1文件管理程序7相關(guān)記錄：7.1記錄一覽表8附件：8.1表單格式一覽表8.2記錄一覽表5771001803090012095579036822859633082577100180309001238657613739973576069657710018030900135945780775799025155125771001803090012387577164982601818051577100180309001213857213119215891832657710018030900123595790368223610760535771001803090012356576135286143791742577100180309001235557508786970469327917088100343355274101229944325833379170881003433552751018667329388320081708810034335610710158115250150052217088100343356108101000180059871732170881003433542951010741941426870171708810034335618410187866086962880217088100343356185101775831174086674170881003433561091010860143735728461708810034335611010115220721601491617088100343355237101027041605702