某公司會議管理第一部分組織會議一、會前準備會議主題：提前確定會議主題，會議主題是整個會議召開的大動脈，確定下主題后也是讓參會人員明確整個會議的發(fā)言要緊緊圍繞主題，不然就是討論一件事的會議變成討論幾件事，會議結(jié)束遙遙無期。提前告知參會人會議主題，也好讓參會人員提前進行準備。會議議程：明確會議議程，把控會議進度。會議材料：若是有會議討論需要用到的會議材料需要提前準備好會議紀律：明確會議召開的紀律，會議參與者：確定會議參加的范圍，和會議主題不相關(guān)的人就不要邀請參加，否則是浪費其人員的時間。會議場地：根據(jù)會議大小，提前確定會議的場地，若是需要用公共會議室還需要提前發(fā)起會議室的預定，以免臨開會時才發(fā)現(xiàn)沒有場地。會議時長：提前確定會議時長，這樣方便所有參會人員根據(jù)會議時長安排自己的日程。會議通知：會議一定要提前通知，包括會議時間、會議時長、會議地點、參會人、會議主題、會議議程。二、會中執(zhí)行（一）會議紀律和要求明確會議的紀律，比如：不能接聽電話，不能玩手機，不能遲到；明確會議要求，例如：發(fā)言的順序，發(fā)言的要求。（二）參會人員的投入度不夠投入的會是浪費所有參會人的時間，要想保證開會的效率和結(jié)果，首先保證參會人員的投入度。可以從以下三個小方法著手：1.縮短會議的時間，利用適當?shù)木o迫感，讓參會人更聚焦；2.嘗試站立會議，研究表明，坐著開會比站著開會多花34%的時間，站著開會更容易讓人集中注意力，也更有意愿去關(guān)注別人的觀點。3.停止手寫筆記，手寫雖然能增加記憶，但是會減少思考的時間和專注的時間；（三）會議發(fā)言1.結(jié)構(gòu)化發(fā)言（1）緊緊圍繞會議主題進行發(fā)言；（2）發(fā)言的內(nèi)容要坦誠客觀、條理清晰、內(nèi)容準確地表達自己的思路，是想提出疑問、單純發(fā)表意見還是表達某種顧慮（3）發(fā)言過程不貶低他人的看法，對不同意見要客觀分析2.比同意會議更重要的是反對的意見。有很多會議看上去是達成了共識，結(jié)果出了問題大家才來馬后炮說“我當時就覺得不行”。如果你不認同某一看法和意見，就要明確表示出自己的想法，提出反駁。在對立觀點的相互反駁和激辯之下，才能產(chǎn)生解決問題的有效辦法。3.設置“會議臨停區(qū)”在自由發(fā)言的過程中，可能有人會提出新的問題，這個新問題如果和會議主題不符，可以由主持人或者專人記錄，放入“會議臨停區(qū)”，等會議結(jié)束還有時間再進行討論或者等會后再決定這部分問題如何處理。（四）會議控制1.時間控制。會議召開過程中，主持人一定要強勢地把控會議進度，對于發(fā)言跑題的、超時的一定要及時提醒并阻止，不然就是耽誤所有參會人的時間。2.會議檢視。會議結(jié)束前，預留幾分鐘的時間，回顧整個會議是否主要問題都得到了解決。（五）會議紀要指派專人負責會議紀要，會議紀要不只是簡單地記錄每個人的發(fā)言，而是要形成結(jié)論先行、論據(jù)充足、重點突出、條理清晰的紀要。三、會后跟蹤（一）會議決定1.撰寫會議紀要，確定會議決定，決定的內(nèi)容要包含：什么事，誰來做、何時做。并且會后將會議的決定發(fā)給相應的責任人，讓責任人明確清楚地知道自己要完成的任務內(nèi)容。2.將會議紀要發(fā)送給所有的參會人員。（二）會議資料歸檔將會議材料立卷歸檔，以備查找。（三）會議事項跟蹤對會議決定安排的事項進展情況進行跟蹤，確定完成進度，并將完成進度匯報給相關(guān)領(lǐng)導。以上是一場高效會議的完成流程，如果你覺得在你的日常工作中涉及不到這么全面，那么沒關(guān)系，你可以省去其中一些步驟，但是一旦有需要就按照上面的流程進行，會讓你的會議真正高效而有質(zhì)量。第二部分會議管理方法上面的內(nèi)容可能對平常的一場會議來說，程序有點多，有點復雜，可以根據(jù)實際會議的需要進行選擇，但是以下幾點是不管什么會議都必須要堅持的，其實也就是你會前準備得越充分，會議開得就越高效：1.嚴格控制會議時間，明確會議結(jié)束的條件。心理學上有個“最后通牒效應”，一旦敲定了截止時間，人就會下意識地趕在截止時間之前把事情做完。所以在會議管理中，給會議設定時間，并且適時提醒會議的剩余時間可以保證會議的效率，讓所有人集中在議題的討論上。在會議的開始就確定下這次會議結(jié)束的條件是什么，比如找到某個問題的解決方式，每個人都發(fā)言完畢，那么當這個條件一滿足的時候就是會議該結(jié)束的時候。2.明確會議上提出的要求和工作安排。在會議正式結(jié)束前，留幾分鐘由主持人或者專人確認“決定好的事情”和“該做的事情”。不管你是什么身份，如果你覺得這場會議沒有達到預期的目的，你都可以提出來，作為管理者更應該將這份權(quán)益給予每一個部門成員，讓他們一起監(jiān)督執(zhí)行，開好一場有結(jié)果的會。這個確定的動作也可以讓每個參會人清楚地知道，自己應該做什么，自己的任務是什么，哪怕他在開會過程中走神了沒聽到，那么這個步驟可以讓他清楚地知道自己的任務。將會議上布置的任務和工作安排（什么事、誰來做、什么時間做）發(fā)送通知給相關(guān)責任人，明確清晰地知道自己負責的內(nèi)容。3.對會議事項完成情況進行跟蹤匯報對會上布置的任務情況進行跟蹤，確實事項的進展，并向上級匯報，事中進行匯報讓領(lǐng)導了解任務進度，事后進行匯報讓領(lǐng)導知道任務已經(jīng)完成。4.分清哪些問題應該集中開會討論，哪些問題無須共同討論很多時候開會并沒有想好這場會議要講什么內(nèi)容，或者想好了，但是等到開會的時候又想著，既然大家都在，我們就把另外的問題再討論討論。這種臨時增加討論主題的會議在工作中太常見不過了，這就導致了會議越開越長，會議的滿意度也越來越差，所以在開會之前就要確定好哪些問題需要集中討論。5.參會人員的確定要是想著“把某個人也叫來開會比較好吧”，那么多數(shù)情況下都會得到“叫總比不叫強”的結(jié)論。很少會有覺得“不叫更好”的時候。這種時候應該反向問“如果這個人不來開會，對會議討論的事情有什么影響”如果沒有什么影響，那說明這個人就不應該來參會。有時候會有這種想法“就算叫來了那些沒必要參加會議的人，反正他們本身也很閑，所以應該對會議本身沒什么影響吧？這么說來，應該還是多叫幾個人來開會比較保險吧？”這種想法是錯誤的。參加會議的人一定會影響到會議的氛圍。在會議中忙著干自己事情的人、閑著沒事干的人、睡覺的人，都會給會議帶來負面影響。沒有干勁的人會帶壞整個會議的氛圍。因此，不要讓沒有必要參加會議的人來開會。6.參會的每個人都有義務讓會議氛圍變得更好要拋開一種先入為主的觀念，即“會議就應該由主持者來安排”。如果是會議沒有按照預期的流程進行，不管是主持人和參會人員都可以果斷地進行提醒，參加會議的所有人都有責任讓會議變得更好，也都有責任幫助提高會議的效率（哪怕只是一點點），同時也有責任改善會議氛圍。第三部分三類會議召開方法其實在職場中，分類匯總后就只有三類會議：匯報型會議、決策型會議、專項任務會議一、匯報型會議：周會、月度會議、季度會議。匯報型的會議若是不涉及崗位或部門之間的協(xié)調(diào)工作或者共同處理的事項，建議這種會議能少開就少開，因為這類匯報更有意義和價值的方式是一對一的溝通，一對一溝通既減少了集中會議的時間，又提升了領(lǐng)導和下屬直接的深度溝通。如果一定要用集中會議來召開，可以采用下面表格的形式，讓參會者提前將表格內(nèi)容填好，準備得越充分，會議開得就越快。部門匯報事項需求需決策內(nèi)容你得到的新信息XX部門1.你要告訴參會人員什么，自上次會議以來你的工作進展，以及需要同步給大家的內(nèi)容你需要什么資源，你需要其他部門協(xié)助或者領(lǐng)導支持你要上層決策什么，你自己做不了主的內(nèi)容，在會上提出來一起做主。你得到了哪些新的信息要分享給參會人對于部門內(nèi)的溝通會議要注意以下幾點：開會的內(nèi)容：管理者作為公司領(lǐng)導和基層員工的鏈接者，那么部門會議的召開就必須包含以下三點內(nèi)容：1.傳達公司的方針和要求；2.解決部門內(nèi)的流程銜接、配合問題；3.發(fā)揮教育的功能；開會的形式和氛圍：部門開會的形式可以自由選擇，例如可以和生日會、學習會等結(jié)合起來，但是一定要在相對輕松的氛圍下開展，同時注意以下三點：1.盡量固定在一個時間；2.會議的主持與記錄，可輪流擔任；3.少潑冷水，多給團隊鼓舞士氣，調(diào)動大家工作的熱情和積極性；二、專項會議：對某些工作內(nèi)容進行具體的任務安排的會議按照內(nèi)容的時間順序提前進行整理，確定分工安排，完成時間，具體負責人。內(nèi)容提前發(fā)放到參會人手里或者開會時給固定的時間讓參會人員熟悉。這類型會議的重點就是：一定要有牽頭人。牽頭人員需要在會議上確定兩個事情，首先，接收任務的人或部門能不能接受這項工作，其次、請接受任務的人在規(guī)定的時間內(nèi)拿著表思考工作內(nèi)容是否有遺漏，或者上下鏈接是否順暢。如果規(guī)定時間沒有進行反饋，那么默認接收人接受這項任務并且是沒有問題的，那請接收責任人