財務(wù)部工作手冊會計檔案管理規(guī)定針對會計檔案的重要性，根據(jù)企業(yè)會計管理規(guī)定，制定以下管理規(guī)定。1.會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要憑證和證據(jù)。具體包括：1.1會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證;1.2會計賬薄類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿、其他會計賬簿;1.3報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告;3.財務(wù)部保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，方可代查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。4.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。會計檔案的保管期限，從會計年度終結(jié)后的第一天開始計算。定期保管期限為10年、15年兩類。5.本規(guī)定的會計保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定附表所列期限執(zhí)行。會計檔案的具體名稱如有同本規(guī)定附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。6.保管期滿的會計檔案，除第(七)條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀；6.1由財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名6.2總物業(yè)經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;6.3銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由行政和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷;6.4監(jiān)銷人在監(jiān)銷會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總物業(yè)經(jīng)理。7.保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計保管清冊中列明。8.采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。財務(wù)預(yù)算制定規(guī)定為確保管理正常運(yùn)作，提高財務(wù)收支預(yù)算的合理性及加強(qiáng)成本控制，制定預(yù)算制定方案。1.相關(guān)職責(zé)1.1財務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)助總物業(yè)經(jīng)理編制公司每一年度財務(wù)預(yù)算，每年11月份著手編制下年度的財務(wù)收支預(yù)算。1.5總物業(yè)經(jīng)理提供下一年度人員編制計劃與調(diào)資計劃表。2.編制要求2.1堅持“以支定收，收支平衡”為預(yù)算原則，以集團(tuán)公司/業(yè)主委員會審批的收費標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)則；2.4預(yù)算編制按規(guī)定格式進(jìn)行，對于預(yù)算中的項目須附上注解，并提交總物業(yè)經(jīng)理和總公司審核；2.5提交集團(tuán)公司/業(yè)主委員會審批；管理費支出管理規(guī)定管理費的支出應(yīng)體現(xiàn)管理費“取之于客戶，用之于客戶”的原則。制定本規(guī)定，是為加強(qiáng)對管理費用開支的管理，確保管理費支出的合理性。1.管理費主要支出項目1.1共用設(shè)備、設(shè)施的維修及保養(yǎng)費；1.2公共區(qū)域消耗的公共事業(yè)費用；1.3公共區(qū)域綠化費及節(jié)日裝飾費；1.4公共區(qū)域清潔、殺蟲費用；1.5管理人員支出，包括工資、福利、制服及裝備等；1.6物業(yè)管理公司酬金（按管理合同規(guī)定）；1.7公共、公眾等保險費用；1.8審計費、律師費及聘請專業(yè)人員費用；1.9固定資產(chǎn)折舊費；1.10應(yīng)急及不可預(yù)測費用；1.11稅費；1.12行政辦公費用；1.13其他為管理的合理支出。2.管理費支出監(jiān)管2.1每年度的管理費開支必須按年度預(yù)算項目執(zhí)行；2.2每月的管理費用支出應(yīng)按本預(yù)算執(zhí)行，如每一具體項目的費用支出超過2.3預(yù)算金額，物業(yè)管理公司必須在季度和年度財務(wù)報表做出合理解釋。2.4每年度管理費開支原則上應(yīng)按照預(yù)算項目執(zhí)行；2.5凡發(fā)生與會計制度和稅法相違背的費用支出嚴(yán)禁在管理費中列支；2.6財務(wù)部負(fù)責(zé)對每年度管理費支出用途進(jìn)行審核和監(jiān)督。存_________入保證金管理規(guī)定為規(guī)范對客戶所繳交的押金、保證金的管理，正確反映其變動狀況，特制定本管理規(guī)定。1.裝修保證金收繳管理1.1為客戶進(jìn)行裝修的施工單位，必須繳納裝修保證金，裝修保證金按照管理公司有關(guān)裝修管理規(guī)定收取。1.2裝修保證金退還管理1.2.1裝修保證金退還的前提條件為工程驗收合格。客戶裝修工程完工，提出驗收申請，工程部系統(tǒng)工程師、管業(yè)部經(jīng)理及保安部經(jīng)理會同設(shè)計單位、施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位對其進(jìn)行驗收并在單位工程驗收記錄上簽署合格，方可申請退還押金。1.2.2財務(wù)部根據(jù)工程部、管理部及保安部簽署的驗收合格及退還保證金的意見，核實其保證金繳交情況，簽署意見。1.2.3辦理退款時，出納人員應(yīng)認(rèn)真審核用戶退款手續(xù)的完備性，要求客戶在收據(jù)或說明書上簽收確認(rèn)，并登記其有效證件的號碼；1.2.4經(jīng)核實無誤后，進(jìn)入辦理退款程序。2.施工出入證押金管理為客戶進(jìn)行裝修的施工人員，必須辦理施工出入證，同時按規(guī)定繳交施工出入證押金。2.1施工出入證押金收繳管理根據(jù)管理公司裝修管理規(guī)定，向施工人員收取施工出入證押金。2.2施工出入證押金退還管理2.2.1施工人員憑完好無缺的施工出入證及有關(guān)申請表退還押金；2.2.2管理公司應(yīng)根據(jù)審查后的施工證件，在申請表上簽署意見后轉(zhuǎn)交財務(wù)部辦理退款手續(xù)。2.2.3財務(wù)部人員審核無誤后，方可辦理退款。有償服務(wù)收費管理規(guī)定為提高服務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)對有償服務(wù)收費的管理，特制定本規(guī)定。1.工作程序1.1先服務(wù)后收費1.1.1物業(yè)部對客戶所需維修項目的相關(guān)內(nèi)容詳細(xì)填寫記錄并輸入電腦，根據(jù)物業(yè)管理公司的有償服務(wù)價目表標(biāo)準(zhǔn)計費后填入維修單;1.1.2維修人員在征詢業(yè)戶同意服務(wù)價格后，為業(yè)戶提供有償服務(wù)，最后請業(yè)戶對維修效果進(jìn)行驗收并在維修單上簽字確認(rèn)，第一聯(lián)給物業(yè)部，第二聯(lián)返工程部，第三聯(lián)交財務(wù)部；1.1.3各服務(wù)項目完成后，工程人員應(yīng)填寫維修時間、耗料情況，并簽署后交倉庫管理員進(jìn)行庫存登記；1.1.4當(dāng)工程維修單與工程部核對后，財務(wù)部每月15日前將上月的維修費用列入有關(guān)客戶的繳費通知書計費收取。2.其他要求2.1維修人員對客戶提供服務(wù)后，不能直接向客戶收取現(xiàn)金，更不能接受客戶的小費或其他饋贈物品;2.3根據(jù)市場價格及實際情況的費用變化和客戶服務(wù)需求，物業(yè)管理公司應(yīng)及時增減服務(wù)項目或修訂收費標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)收帳款管理規(guī)定物業(yè)管理中心根據(jù)《管理規(guī)約》及項目的具體實際情況，特制訂應(yīng)收賬款收取的原則、方法、管理制度及相關(guān)措施如下：〈項目名稱〉根據(jù)《〈項目名稱〉管理規(guī)約》，及現(xiàn)在〈項目名稱〉應(yīng)收賬款具體實際情況，特制訂應(yīng)收賬款收取的原則、方法、管理制度及相關(guān)措施如下：1.收取原則及計算標(biāo)準(zhǔn)管理費的收取原則，實行上收費的原則管理費收取的標(biāo)準(zhǔn)為RMB/m2/月。公共事業(yè)費及相關(guān)雜費的收取原則，實行下收費的原則即每月發(fā)送出的賬單是上月的電費、水費、煤氣費等實際消耗量發(fā)生的金額。電費的收取標(biāo)準(zhǔn)為RMB/kwh；水費收取標(biāo)準(zhǔn)冷水和中水為RMB/ton；煤氣費的收取標(biāo)準(zhǔn)為RMB/m3。2.收取方法業(yè)主（租戶）可以將管理費或公共事業(yè)費以現(xiàn)金或支票形式直接交到管理中心的財務(wù)部，也可以通過銀行轉(zhuǎn)賬。我中心的開戶行及賬號名稱如下：開戶名稱：東莞光大物業(yè)管理服務(wù)有限公司開戶行：銀行地址：銀行帳號：3.應(yīng)收賬款管理制度及相關(guān)措施3.1管理中心實行應(yīng)收賬款賬單準(zhǔn)時發(fā)送及時收回的原則。每月有關(guān)部門將準(zhǔn)確無誤的相關(guān)數(shù)據(jù)15日前送到財務(wù)部。財務(wù)部每月15至16日將原始數(shù)據(jù)錄入計算并和制作賬單，每月20日將所有的管理費、公共事業(yè)費賬單發(fā)送完畢。每月底的最后一天為付款的最后期限。3.2交費期限：自發(fā)出賬單之日起，兩個星期內(nèi)交納。付款人如遇特殊情況不能及時付款，應(yīng)以書面形式通知管理中心財務(wù)部。財務(wù)部將酌情向公司申請適當(dāng)延長付款人的付款期限。3.3逾期管理：如果業(yè)主（租戶）未有特殊情況，在規(guī)定的付款期限內(nèi)沒有交納相關(guān)費用，本處將在賬單付款最后交款日過后的第日發(fā)送催款單。催款單發(fā)送日后，即應(yīng)付款項的最后期限。仍未付款的，管理中心將采取進(jìn)一步措施即開始計算滯納金。滯納金的計算標(biāo)準(zhǔn)為：3.4按天計算滯納金每天滯納金金額=付款人應(yīng)付金額總數(shù)某滯納金總額=每天滯納金金額某逾期天數(shù)逾期天數(shù)包括國家法定假日和每周的休息日。3.5如果逾期超過個月（從付款的最后期限之日起），在收取滯納金的同時，物業(yè)公司將向集團(tuán)公司或業(yè)委會提出書面報告，經(jīng)集團(tuán)公司或業(yè)主委員會同意后，對未支付管理費和公共事業(yè)費的業(yè)戶發(fā)出書面通知，明確在通知的7日后，將采取相應(yīng)的措施，以避免共同業(yè)主及物業(yè)公司在經(jīng)濟(jì)上的損失。對惡意拖欠費用的業(yè)戶，堅決采取相應(yīng)的法律措施。3.6手續(xù)費的收?。横槍τ馄诟犊畛^個月以上的業(yè)戶。物業(yè)公司將收取必要的手續(xù)費，作為因業(yè)戶違約引起管理者額外工作及相關(guān)費用的補(bǔ)償。3.7超過付款期限個月以上的，每次收取手續(xù)費￥元。為了嚴(yán)格遵守稅務(wù)局關(guān)于發(fā)票的使用和管理規(guī)定，對管理公司的各項代收款項進(jìn)行有效的管理，現(xiàn)對管理公司的代收款項的條件做出明確規(guī)定：2.1收款人必須是與管理公司簽訂合同的分包商或者與管理公司簽訂正式的委托代收款合同，否則，將不予代收。2.2必須有付款人同意付款的確認(rèn)函。2.3代收款項到達(dá)管理公司的賬戶后，收款人才能向管理公司申請支取款項。收款人所提供給管理公司的發(fā)票，必須是符合稅務(wù)部門頒布發(fā)票使用和管理規(guī)定的正式發(fā)票，而且發(fā)票必須真實有效。管理公司將按發(fā)票上的財務(wù)章的名稱作為付款支票的抬頭。2.4在收到代收款項后，管理公司將代扣代繳營業(yè)稅，稅率為5%。銀行收取的手續(xù)費以及代收款項屬于外幣的匯兌損益由收款人自己承擔(dān)，管理中心不予承擔(dān)。財務(wù)公開監(jiān)督制度制定財務(wù)管理公開監(jiān)督制度，是為增加財務(wù)管理的透明度，真正體現(xiàn)財務(wù)管理公平、公開、公正的有效性。1.年度預(yù)算編報的規(guī)定1.1物業(yè)管理公司每年的財務(wù)預(yù)算編報必須遵循“量出而入，以支定收，收支平衡”的基本原則;1.2年度預(yù)算中費用支出特定項目的變動程度，如員工薪金、福利增減的變動幅度等，將結(jié)合中華人民共和國勞動保障部的規(guī)定及管理公司的實際情況指定，同時，還要征得集團(tuán)公司/業(yè)主委員會的同意，方能列入預(yù)算;1.3年度預(yù)算報表中每一項目應(yīng)附有詳細(xì)的注釋及說明;1.4年度預(yù)算報表須經(jīng)集團(tuán)公司/業(yè)主委員會審批后，方可執(zhí)行。2.收費標(biāo)準(zhǔn)公開化2.1物業(yè)管理公司所有的收費標(biāo)準(zhǔn)均向業(yè)戶和集團(tuán)公司公開，并且在有關(guān)物價管理部門備案。同時，在執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按公開的收費標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一尺度收費如有收費項目須向物價部門申請審批的，就要按相關(guān)規(guī)定辦理申請審批手續(xù)。2.2管理費收費標(biāo)準(zhǔn)須按物業(yè)管理委托合同中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)收取或者按經(jīng)集團(tuán)公司/業(yè)主委員會審批通過。2.3物業(yè)管理公司對客戶有償服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)，在執(zhí)行前，將要向所有的客戶公示。各項服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)具體包括材料費、人工費、稅金和適當(dāng)?shù)钠髽I(yè)利潤。3.費用支出公開化3.1年度的各項費用開支必須控制在年度預(yù)算內(nèi)；若個別支出出現(xiàn)超支情況，物業(yè)管理公司需要做出書面的合理解釋。3.2日常運(yùn)行設(shè)備的改善、維修保養(yǎng)及重大的樓宇設(shè)備需對外分包的，應(yīng)通過招標(biāo)方式公平競爭，擇優(yōu)選擇承包商。3.3各項費用支出堅持專款專用，不可挪作他用，特別是維修基金的使用和管理。3.4關(guān)于維修基金的繳存和使用可按東莞市相關(guān)的維修基金的管理辦法執(zhí)行。4.經(jīng)營狀況與財務(wù)報表公開化4.1每月20日給集團(tuán)公司/業(yè)主委員會報送財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、應(yīng)收賬款分析、現(xiàn)金流量表等。4.2每年度年底向集團(tuán)公司/全體業(yè)主公示管理中心的經(jīng)營成果及財務(wù)狀況。4.3每年的財務(wù)狀況須經(jīng)會計師事務(wù)所進(jìn)行年度審計，審計結(jié)果報送集團(tuán)公司/業(yè)主委員會并接受所有業(yè)主的查詢。5.維修基金公開化應(yīng)急及不可預(yù)測費用管理制度物業(yè)管理公司每月提取的應(yīng)急及不可預(yù)測費用在當(dāng)年支付所有不可預(yù)見事故的費用后，剩余部分作為以后樓盤項目應(yīng)急事件的準(zhǔn)備金。為規(guī)范應(yīng)急及不可預(yù)測費用的使用和管理，結(jié)合實際情況，特制定本管理制度。1.提取管理1.1事故基金的計提列入年度管理費預(yù)算，屬于管理預(yù)算的一部分，按月預(yù)提或者實際發(fā)生時一次性使用。1.2應(yīng)急及不可預(yù)測費用不單獨設(shè)立專戶儲存，但賬務(wù)處理時，單獨列示反映。2.支出管理2.1應(yīng)急及不可預(yù)測費用應(yīng)?？顚Ｓ?2.2應(yīng)急及不可預(yù)測費用主要用于企業(yè)正常經(jīng)營不能考慮到的應(yīng)急費用或者意外損失，更側(cè)重于社會公共物品的支出，如預(yù)防SARS購買的各種消毒用品用具；某些恐怖活動造成的損失等。3.結(jié)存管理3.1應(yīng)急及不可預(yù)測費用的結(jié)存應(yīng)在每月會計報表中反映，并在財務(wù)報告中說明其使用項目、使用情況等；3.2應(yīng)急及不可預(yù)測費用的結(jié)余部分將作為以后小區(qū)應(yīng)急事件的準(zhǔn)備金。維修基金管理制度1.1所有同業(yè)主按照國家規(guī)定的比例繳納的房屋維修基金；1.2物業(yè)管理公司對維修基金的使用；物業(yè)管理公司需要使用維修基金時，須經(jīng)集團(tuán)公司/（業(yè)主大會/業(yè)主委員）會批準(zhǔn)和書面授權(quán)。2.基金用途維修基金僅用于支付共用設(shè)施及共用設(shè)備大型維修及更換的大型開支。3.基金使用管理維修基金的使用由物業(yè)公司提出年度計劃，經(jīng)集團(tuán)公司/業(yè)主大會/業(yè)主委員會審定后實施，且使用時不能超出審批限額，如若超出需要單獨向集團(tuán)公司/業(yè)主大會/業(yè)主委員會申請。4.結(jié)存管理4.1公司應(yīng)根據(jù)運(yùn)作情況，對基金進(jìn)行合理的管理，實行?？顚Ｓ?，不準(zhǔn)挪作他用。4.2物業(yè)管理公司應(yīng)及時向集團(tuán)公司/業(yè)主大會/業(yè)主委員會反映其增減變動情況，在財務(wù)報告中予以說明；其結(jié)余情況應(yīng)報送集團(tuán)公司/業(yè)主大會/業(yè)主委員會，接受業(yè)主監(jiān)督。庫存管理制度1.供貨商選擇的原則1.1采購前的準(zhǔn)備工作：第一要填寫商品/物料采購申請單，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)后報總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)。第二要根據(jù)采購的內(nèi)容確認(rèn)比價的程序，不同的金額比較的標(biāo)準(zhǔn)不同，具體的比較標(biāo)準(zhǔn)如下：1.1.1RMB1,00以下的可以直接購買。1.1.2RMB1,00-RMB10,00的需填寫報價單。1.1.3RMB1,000-RMB10,000的至少需要三家報價，已經(jīng)簽訂了供應(yīng)服務(wù)合同的不需要每月都進(jìn)行比較，只需在續(xù)簽新合同時進(jìn)行比較。1.1.4RMB10,000-RMB100,000的采購至少需要四家報價。1.1.5RMB100,000以上的采購至少需要五家的報價。以上的比價不包括政府壟斷的項目，比價的目的不只是價格的比較還要比較相應(yīng)的售后服務(wù)，產(chǎn)品質(zhì)量情況等。另外，根據(jù)采購合同的性質(zhì)不同，簽訂合同的代表人也有所不同，比如：需要動用維修基金的需要經(jīng)過業(yè)主委員會或者集團(tuán)公司的同意，合同金額比較大（合同金額30萬以上的），必須由總公司的總經(jīng)理級的負(fù)責(zé)人簽署；一般日常運(yùn)行合同可以由項目總物業(yè)經(jīng)理簽署。1.2在對供貨商進(jìn)行比價的同時，要填寫商品/物料采購對比表。對比表的填寫項目與采購金額相關(guān)，同時在表上要體現(xiàn)出申請人、申請部門經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理的意見，填寫選擇此供貨商的原因。1.3結(jié)賬方式主要以月結(jié)的方式，即每月供貨商按照我司提供的材料訂購單，送貨然后每月底，由庫房管理員與財務(wù)部、供貨商核對，每月底核對正確后，由庫房管理員申請付款。1.4除特殊情況外，所有維修材料應(yīng)盡可能從公司指定供應(yīng)商處購買。2.工程材料采購及管理2.1材料采購需要履行的手續(xù)2.1.1工程部根據(jù)實際工作安排，填寫材料采購計劃，遞交總物業(yè)經(jīng)理審批。只有經(jīng)過總物業(yè)經(jīng)理審批同意的材料采購計劃，才能實施采購，工程部不得擅自通知供貨商采購材料。2.1.2總物業(yè)經(jīng)理可以根據(jù)具體實際情況決定是否進(jìn)行采購，以及選擇材料供貨商。2.1.3供貨商將材料送達(dá)項目后，應(yīng)第一時間通知工程部經(jīng)理，工程部經(jīng)理親自或責(zé)成相關(guān)人員進(jìn)行驗收入庫。2.2材料出入庫的管理2.2.1設(shè)置專人管理工程部材料庫房，直接受工程部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)。2.2.2每次材料入庫，庫管員必須按照材料類別填寫入庫單和登記庫房賬本，詳細(xì)填寫入庫數(shù)量，金額，并在入庫單上注明供應(yīng)商名稱，并且將入庫單及時送交財務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理，以便于財務(wù)記帳。2.2.3材料出庫時