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培訓唐命達日期2013/11/10文件控制知識培訓目錄文件控制職責本公司文件分類本公司文件的編號文件的標識文件的編制/審批文件的受控/發(fā)放文件的使用管理文件的更改外來文件的管理培訓目錄文件把握職責3.1文控中心負責質(zhì)量手冊及程序文件的登記、編號、發(fā)行、分發(fā)及過期無效文件回收等把握治理，并對全公司文件的把握進展監(jiān)視3.2治理者代表負責組織有關(guān)人員對文件進展評審，確保文件的充分性與適宜性3.3各文件使用部門負責本部門文件的編制、治理和維護本公司的文件分類一級文件〔A〕：質(zhì)量手冊，即規(guī)定組織質(zhì)量治理體系的文件，包括公司的質(zhì)量方針、目標二級文件〔B〕：程序文件，即為進展某項活動或過程所規(guī)定的途徑而形成的文件；三級文件〔C〕：內(nèi)部指導性文件，包括各類作業(yè)指導書、基準、治理方法、規(guī)定、圖樣等四級文件〔D〕：各類記錄表單、報告等外來文件：外來文件包括外來法律法規(guī)、行業(yè)標準、客戶技術(shù)資料等。本公司文件的編號文件的標識5.2.1文件以文件名稱、文件編號、版次、頁次、生效日期等進展標識。5.2.2文件狀態(tài)通過加蓋“受控文件”印章進展受控標識。5.2.3外來文件由各歸口部門確認，文控中心統(tǒng)一治理，通過加蓋“外來文件”印章進展受控標識。5.2.4作廢文件通過加蓋“作廢文件”印章進展標識。版本/版次為：A.B.C…：0.1.2…，文件進展較大修訂時更新版本，局部較小修訂時更新版次，5次版次更新進展版本升級，新版文件未經(jīng)修訂，版本為A，修訂次為0。文件的編制、審批5.3.1總〔副總〕經(jīng)理制訂公司的質(zhì)量方針和目標。5.3.2質(zhì)量手冊由治理者代表編制，副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準。

5.3.3程序文件由相關(guān)部門主管編制，治理者代表審核，總經(jīng)理批準。5.3.4作業(yè)指導書類三級文件由相關(guān)部門專業(yè)人員編制，部門主管審核，治理者代表批準文件的受控、發(fā)放5.4.1質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書及表單由編制部門確定發(fā)放對象，經(jīng)治理者代表批準后，由文控中心執(zhí)行發(fā)放，發(fā)放人員在每份文件上加蓋受控印章。5.4.2當文件使用人將文件遺失后，應填寫“文件領(lǐng)用申請表”經(jīng)原發(fā)放審批人批準后重新辦理領(lǐng)用手續(xù)。當文件使用人的文件破損嚴峻、影響使用時，應到文控中心辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件。文控中心文件治理員將破損文件銷毀。5.4.4因需要外發(fā)的體系文件，經(jīng)治理者代表批準后由文控中心執(zhí)行發(fā)放，發(fā)放給供給商的文件應按受控文件把握，發(fā)放給客戶的文件不執(zhí)行更改和作廢把握。5.4.5文件發(fā)放部門須將所發(fā)文件在“文件發(fā)放登記表”上作登記，收文部門領(lǐng)取文件時確認無誤后在“文件發(fā)放登記表”上簽字或蓋章。文件的使用治理5.5.1文件經(jīng)審核、批準后，由文控中心編制“受控文件清單”，對體系文件進展總體把握。5.5.2原件由文控中心保存，如保存在計算機中需進展備份，防止計算機發(fā)生故障造成文件喪失，并設置密碼，防止非預期的修改，計算機應進展定期殺毒，防止病毒的入侵。5.5.3不定時檢查各種在用文件的有效性，檢查各使用者手中的文件，覺察問題準時處理，任何人不得在受控文件上亂涂畫改。5.5.4各使用部門需指定文件治理者，負責受控文件的接收、登記、日常保管。5.5.5各部門不行私自復印和涂改受控文件，并將其保存在適當?shù)牡攸c，避開流失、損壞。5.5.6相關(guān)部門或人員需臨時借閱文件時，應填寫“文件借閱登記表”，經(jīng)相關(guān)部門負責人批準前方可借閱，借閱者應在規(guī)定日期內(nèi)準時歸還文件。文件的更改5.6.1任何人在使用過程中均有權(quán)對文件提出修訂申請，申請人須填寫“文件變更申請表”提交部門負責人確認后〔一、二級文件需由治理者代表審核〕，文件進展修訂，修訂后仍按5.3要求進展審核、批準。

5.6.2文件更改批準后，由文控中心負責打印、換頁或換版，并按原發(fā)放對象進展發(fā)放，發(fā)放時應收回作廢的舊頁、舊版。5.7.1因修訂、換版、過期等緣由需收回文件時，由文控中心進展回收，并在“文件發(fā)放登記表”上作登記5.7.2對需保存的作廢文件正本加蓋“作廢文件”印章保存，并與非作廢文件隔離存放；其余作廢文件填寫“文件銷毀清單”，作銷毀處理。文件的廢止外來文件的治理5.8.1公司使用的各類外來文件〔包括國家標準、地方標準、行業(yè)標準、法律法規(guī)〕由文控中心收集編錄、造冊、存檔和發(fā)放；顧客供給的產(chǎn)品標準由工程部門收集，并提交文控中心編錄、造冊、存檔和發(fā)放。5.8.2文控中心負責跟蹤外來文件，保證公司內(nèi)部各有關(guān)部門使用的國家標準、地方標準、行業(yè)標準及有關(guān)法律法規(guī)等外來文件的現(xiàn)行有效性，假設有變動應準時更換過期文件。本程序涉及的有關(guān)記錄保存與治理，按《記錄把握程序》執(zhí)行。培訓后溝通和評估從參與培訓人員的治理級抽取作“問答題”1、請問ISO質(zhì)量治理體系文件分成哪四類？〔質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、記錄表格〕2、文件的標識要有哪些表達？〔文件名稱、編號、版本、頁次、生效日期〕3、公司的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標由誰編制？〔由總經(jīng)理制定，治理代表可以供給參考樣本〕4、公司“考勤治理制度”屬于哪類文件，由誰審批生效？〔屬于作業(yè)指導書、由治理代