圖書(shū)館采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)的書(shū)商與書(shū)商的博弈

1.1圖書(shū)館的現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)現(xiàn)狀最重要的是選擇采購(gòu)場(chǎng)地。以前“專(zhuān)業(yè)的圖書(shū)館供應(yīng)商,如人天、世云、儒林等,從公司圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)業(yè)務(wù)運(yùn)行開(kāi)始,建立的就是一種‘無(wú)倉(cāng)儲(chǔ),零庫(kù)存’的商務(wù)模式”,走的是“無(wú)風(fēng)險(xiǎn)”的經(jīng)營(yíng)道路。當(dāng)看到許多圖書(shū)館需要大量現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)圖書(shū)或到新華書(shū)店選書(shū)的時(shí)候,一些民營(yíng)書(shū)商開(kāi)始了自己的倉(cāng)儲(chǔ)建設(shè)。但由于資金的問(wèn)題,在數(shù)量上仍然是力不從心;由于暴利的誘惑,質(zhì)量更是不容樂(lè)觀。這里有必要指出,有些民營(yíng)書(shū)商熱衷于倉(cāng)儲(chǔ)的次品化建設(shè):從出版社以極低的價(jià)格兜集陳年特價(jià)書(shū),從特價(jià)書(shū)市采集大量的特價(jià)書(shū)。例如,某書(shū)商的倉(cāng)庫(kù)里,只有前四排是正價(jià)新書(shū),其余上百架都是特價(jià)書(shū)。筆者在考察某書(shū)商的加工區(qū)發(fā)現(xiàn),分類(lèi)人員所使用的《中國(guó)圖書(shū)館分類(lèi)法》(第四版),其社會(huì)科學(xué)部分磨損非常厲害,尤其是小說(shuō)、人物傳記等消遣類(lèi)被使用得非常破舊,而自然科學(xué)部分是嶄新的,其供書(shū)方向可見(jiàn)一斑。某圖書(shū)館2005年在充分調(diào)研市場(chǎng)的基礎(chǔ)上,科學(xué)尋價(jià),成功取得蓋館藏章、貼磁條、貼條形碼、100%國(guó)圖MARC數(shù)據(jù)、送貨到指定地點(diǎn)等項(xiàng)服務(wù),平均二四折的20萬(wàn)元特價(jià)書(shū)采購(gòu)。而在要求這些加工的條件下,正價(jià)書(shū)一般不會(huì)低于七一折,七五折左右的很多。試想,如果這些二四折的特價(jià)圖書(shū)以七五折正價(jià)書(shū)身份進(jìn)入圖書(shū)館,100萬(wàn)元的書(shū)款就有50萬(wàn)元的額外利潤(rùn)。正是這些暴利的驅(qū)使,使得一些書(shū)商總是尋找一切機(jī)會(huì),甚至不擇手段,使圖書(shū)館的現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)按照自己的意愿進(jìn)行。所以,書(shū)商總希望圖書(shū)館選書(shū)人員到自己倉(cāng)庫(kù)或特價(jià)書(shū)多的地方。而圖書(shū)館現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)的客觀要求是:到最貼近采購(gòu)計(jì)劃的地方,兩者往往因此有沖突。有的圖書(shū)館被書(shū)商灰色手段擺平后,其后果是完全迎合書(shū)商的利益,本應(yīng)由圖書(shū)館根據(jù)自己的書(shū)源情況調(diào)查、比較、決定現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)地點(diǎn)的,變成了由書(shū)商指定圖書(shū)采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)。圖書(shū)采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)書(shū)源的質(zhì)量低下必然大大降低采購(gòu)質(zhì)量,嚴(yán)重影響了圖書(shū)現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。1.2正確的重復(fù)采購(gòu)有的書(shū)商在現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)過(guò)程中大擺“鴻門(mén)宴”,對(duì)圖書(shū)館一行“吃喝旅游小禮物”,使選書(shū)人員背棄選書(shū)原則,迎合書(shū)商。如筆者在某書(shū)商倉(cāng)庫(kù)嚴(yán)格挑選圖書(shū)時(shí),發(fā)現(xiàn)某圖書(shū)館的選書(shū)人員在“地毯式”地選書(shū),當(dāng)問(wèn)及他們?yōu)槭裁催@樣選的時(shí)候,他們說(shuō)“任務(wù)太重”。另一家書(shū)商批評(píng)我們選書(shū)認(rèn)真時(shí)說(shuō):“哪有像你們這樣選書(shū)的,你看某某圖書(shū)館館長(zhǎng)在我們倉(cāng)庫(kù)選書(shū),圓珠筆一指,‘這一架都要,這一架從這到這……’上百萬(wàn)元的采購(gòu)很快完成”。另外,不必要的重復(fù)采購(gòu)在現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)中也不容忽視?，F(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)查重一般是使用采集器,而“數(shù)據(jù)采集器的內(nèi)存較小,只能選擇ISBN與訂購(gòu)數(shù)量二個(gè)字段,而不能輸入書(shū)名和作者等字段。因目前國(guó)內(nèi)的ISBN較混亂,常有一個(gè)ISBN號(hào)用于多種圖書(shū)的現(xiàn)象,會(huì)對(duì)查重的準(zhǔn)確性有影響”。另外,還存在現(xiàn)場(chǎng)圖書(shū)“一種書(shū)多處有”、現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)人員之間重復(fù)選書(shū)、多個(gè)采集器同時(shí)進(jìn)行等情況,再加上現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)前已經(jīng)訂購(gòu)而沒(méi)有ISBN號(hào)的圖書(shū),從而導(dǎo)致重復(fù)采購(gòu)的可能性非常大,有時(shí)甚至很?chē)?yán)重。筆者認(rèn)為,不必要的重復(fù)采購(gòu)就是浪費(fèi)。如何有效防止或降低不必要的重復(fù)采購(gòu)是圖書(shū)現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)工作必須重視的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題,現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人是否專(zhuān)業(yè)、敬業(yè),選書(shū)人員是否正派、認(rèn)真,對(duì)圖書(shū)館圖書(shū)現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)工作將產(chǎn)生直接影響。2為藏書(shū)市場(chǎng)策略制定計(jì)劃2.1“圖書(shū)采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)”是“未來(lái)一個(gè)國(guó)內(nèi)采購(gòu)單這里的采訪(fǎng)信息,主要是指書(shū)商的現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)有關(guān)信息。采訪(fǎng)人員必須盡力挖掘隱含信息,力求找到合理優(yōu)質(zhì)的書(shū)源。例如,某書(shū)商在廣州、上海、成都等地?fù)碛?個(gè)全資子公司和49000多個(gè)客戶(hù)資源,擁有近500家出版社(出版商)的新書(shū)和特價(jià)圖書(shū)現(xiàn)貨約90000種,開(kāi)業(yè)后現(xiàn)貨品種將達(dá)到150000種,其中新出版的圖書(shū)約占70%,特價(jià)書(shū)約占15%,音像制品約占10%,外文和港澳臺(tái)的圖書(shū)約占5%。按說(shuō)這樣的采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)是夠理想的了,但筆者從該書(shū)商網(wǎng)站發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題:從其宣傳與“尋求合作”的內(nèi)容看,它是音像圖書(shū)發(fā)行、購(gòu)物、旅游等于一體的“復(fù)合公司”,甚至可以說(shuō)是個(gè)中介機(jī)構(gòu)。下載其書(shū)目后分析,感覺(jué)問(wèn)題十分嚴(yán)重:①53228種圖書(shū),庫(kù)存少于5冊(cè)的(不包括5冊(cè))有52549種,復(fù)本在10～20冊(cè)的286種,21～80冊(cè)的158種,100～200冊(cè)的12種,其中完全重復(fù)的數(shù)據(jù)約占1/3(多家合作,多家都發(fā)行同一種書(shū)),而且,大都是些文藝消遣類(lèi)圖書(shū)。②自然科學(xué)的雖然有11414種,但復(fù)本為1的有11132種,復(fù)本在10冊(cè)以上的只有47種;而且出版日期從1987年到2004年的有6013種,沒(méi)有出版日期的188種。③該書(shū)目中還有許多中小學(xué)用書(shū),這樣的圖書(shū)采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)還是慎重前往為好。相比之下,我們從網(wǎng)上和實(shí)地調(diào)研發(fā)現(xiàn),新華發(fā)行集團(tuán)是在原來(lái)新華書(shū)店的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的,倉(cāng)儲(chǔ)之大是民營(yíng)書(shū)商望塵莫及的,這也正是許多圖書(shū)館所期盼的采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)。例如,江蘇新華發(fā)行集團(tuán)2006年6月份啟用的新圖書(shū)物流倉(cāng)儲(chǔ)基地,占地200畝,圖書(shū)品種存儲(chǔ)量達(dá)20萬(wàn)種(不包括中小學(xué)教材教輔)。為爭(zhēng)奪圖書(shū)館圖書(shū)市場(chǎng),該集團(tuán)還專(zhuān)門(mén)建立了5000多平方米的圖書(shū)采選樣本庫(kù),所有圖書(shū)品種按《中圖法》大類(lèi)進(jìn)行排架展選,當(dāng)月新書(shū)按類(lèi)專(zhuān)架展列,全國(guó)400多家出版社大專(zhuān)以上層次的當(dāng)年新書(shū)全品種發(fā)貨和發(fā)樣書(shū)展列(2006年當(dāng)年新書(shū)約15萬(wàn)種)。這樣的采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)非常適合圖書(shū)館帶領(lǐng)選書(shū)專(zhuān)家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)。據(jù)統(tǒng)計(jì),2003年全國(guó)新書(shū)出版品種19萬(wàn)種,其中總店發(fā)行的超過(guò)15萬(wàn)種,而現(xiàn)貨批銷(xiāo)超過(guò)10萬(wàn)種。所以,圖書(shū)采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)該重視大型新華發(fā)行集團(tuán)倉(cāng)儲(chǔ),同時(shí),全國(guó)書(shū)市也是現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)的好去處。但對(duì)一般民營(yíng)書(shū)商的庫(kù)存要謹(jǐn)慎。2.2內(nèi)部多材料的匹配,將書(shū)商匹配現(xiàn)場(chǎng)圖書(shū)2.2.1解決現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)的查重問(wèn)題現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)的查重一直是一個(gè)老大難問(wèn)題。趙吉民同志將ILASⅡ進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)查重,結(jié)果圖書(shū)重復(fù)選購(gòu)率占圖書(shū)總碼洋的2%左右。但“2%這個(gè)比率看似不大,但是隨著圖書(shū)采購(gòu)數(shù)量的不斷增加,所節(jié)約的經(jīng)費(fèi)累積起來(lái)是相當(dāng)可觀的”。采購(gòu)50萬(wàn)元碼洋的圖書(shū),就有1萬(wàn)元的損失。而大型現(xiàn)場(chǎng)一次采購(gòu)50萬(wàn)元碼洋是很正常的?！霸S多圖書(shū)館利用筆記本電腦進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)查重,這是目前最為有效的一種手段。它利用圖書(shū)館的采訪(fǎng)數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)資源,將現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)中與本館重復(fù)的圖書(shū)剔除,能最大限度地避免圖書(shū)重復(fù)購(gòu)入?！苯陙?lái),一般使用采集器進(jìn)行記錄與查重,但也存在“數(shù)據(jù)終端的內(nèi)存較小”、“通信問(wèn)題”、“數(shù)據(jù)終端的容錯(cuò)性能較差”等問(wèn)題。相比之下,“筆記本電腦在圖書(shū)采集中的功能主要是查重,它可以比較全面地反應(yīng)館藏圖書(shū)的情況”。但是,這種方法已經(jīng)在實(shí)踐中受到嚴(yán)重挑戰(zhàn),主要是時(shí)間不允許,若干專(zhuān)家選書(shū)由一個(gè)人查重判斷,無(wú)法及時(shí)完成任務(wù)。筆者經(jīng)歷了幾次現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)之后,發(fā)現(xiàn)并總結(jié)出一種穩(wěn)妥的現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)查重對(duì)策:僅使用采集器記錄選書(shū)專(zhuān)家選中的數(shù)據(jù)(通過(guò)采集器自身排重,可以實(shí)現(xiàn)不重復(fù)記錄),采購(gòu)?fù)戤?圖書(shū)館帶走一份數(shù)據(jù)(以備日后核對(duì)書(shū)商是否按本館選書(shū)清單配送),另一份交書(shū)商,由其將記錄數(shù)據(jù)與現(xiàn)場(chǎng)圖書(shū)數(shù)據(jù)系統(tǒng)匹配生成或由現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)供應(yīng)方匹配成Excel的選書(shū)清單(字段包括ISBN、題名、作者、出版社、出版時(shí)間、定價(jià)、數(shù)量等),將清單用Email發(fā)給圖書(shū)館采編部或由圖書(shū)館采訪(fǎng)人員當(dāng)場(chǎng)帶走。圖書(shū)館采訪(fǎng)人員將Excel的選書(shū)清單轉(zhuǎn)化為ISO文件(有的圖書(shū)館系統(tǒng)不需要轉(zhuǎn)換)進(jìn)行批查重,將重復(fù)的文件另存并進(jìn)行叢書(shū)等判斷(以便對(duì)使用同一個(gè)ISBN號(hào)的叢書(shū)或多卷書(shū)進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)缺)和對(duì)重復(fù)圖書(shū)補(bǔ)充采購(gòu)的判斷(雖然重復(fù),但如果利用率很高,經(jīng)常出現(xiàn)被借完或預(yù)約,就應(yīng)補(bǔ)充采購(gòu)),最后把統(tǒng)計(jì)出的《××圖書(shū)館現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)確認(rèn)清單一覽表》交給書(shū)商“按單配書(shū)”即可。這一方式既準(zhǔn)確,又可以進(jìn)行補(bǔ)采的科學(xué)判斷。中國(guó)科學(xué)技術(shù)大學(xué)圖書(shū)館現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)就類(lèi)似這樣:專(zhuān)家選書(shū)一律用采集器記錄其ISBN號(hào);采集的記錄復(fù)制一份交由書(shū)商負(fù)責(zé)配齊對(duì)應(yīng)的采訪(fǎng)數(shù)據(jù)并及時(shí)交給圖書(shū)館查重;圖書(shū)館經(jīng)在館查重分析,確定采購(gòu)及復(fù)本量,形成訂單交給書(shū)商配送;嚴(yán)格按訂單驗(yàn)收?qǐng)D書(shū)。2.2.2控制現(xiàn)場(chǎng)選書(shū)的質(zhì)量圖書(shū)館在實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)前都制定了相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃:總資金使用多少,大約總冊(cè)數(shù)多少,什么類(lèi)目大致多少冊(cè),等等。但是,一到圖書(shū)采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng),這些數(shù)字就顯得蒼白。原因是時(shí)間太倉(cāng)促或可選的圖書(shū)太少,而且,采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)的圖書(shū)一般不按學(xué)科分類(lèi)放置,選書(shū)專(zhuān)家只能“地毯式”前進(jìn)。至于哪類(lèi)選了多少,無(wú)暇顧及,往往只是關(guān)心選了多少碼洋的書(shū),“任務(wù)”完成了沒(méi)有?？梢?jiàn),現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)社會(huì)效益的著眼點(diǎn)應(yīng)是保證所選圖書(shū)與計(jì)劃相關(guān),而許多圖書(shū)館的選書(shū)人員很難確定哪個(gè)人只選某類(lèi)或某幾類(lèi)的圖書(shū),一般都是“眉毛胡子一把抓”。此外,在暴利的驅(qū)使下,一些不法書(shū)商往往提前把一些特價(jià)書(shū)收集到確定的采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng),或現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)時(shí)把選書(shū)的同志引到特價(jià)區(qū),或設(shè)法創(chuàng)造機(jī)會(huì)塞特價(jià)書(shū)。但特價(jià)書(shū)與正價(jià)書(shū)還是有很大區(qū)別的:陳舊過(guò)時(shí)、虛高定價(jià)、印刷質(zhì)量差、紙張差、字跡模糊等。這些選書(shū)人員稍加注意就能避免。為了有效控制現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)質(zhì)量,建議:①不必絕對(duì)設(shè)定現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)的總量,只規(guī)定上限,如不超過(guò)××萬(wàn)元。這樣,保證寧缺毋濫。②不限定選書(shū)的時(shí)間,例如“必須2天完成”等。這樣,選書(shū)人員可以心平氣和地挑選。③確定好出版社時(shí)間范圍,如“以近兩年來(lái)的為主,此前的圖書(shū)必須慎重”等。這樣可以屏蔽掉許多老化的文獻(xiàn)。④各學(xué)科兼顧。對(duì)于管理類(lèi)、歷史傳記類(lèi)、文藝類(lèi)、計(jì)算機(jī)類(lèi)圖書(shū)應(yīng)按計(jì)劃把握好各個(gè)類(lèi)的均衡。2.2.3保證現(xiàn)場(chǎng)選書(shū)的數(shù)據(jù)安全現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)結(jié)束后,其成果直接反映在選書(shū)數(shù)據(jù)方面,如果選書(shū)數(shù)據(jù)處理不當(dāng)而出現(xiàn)丟失或錯(cuò)亂,其選書(shū)情況就會(huì)變得相當(dāng)復(fù)雜,因此,現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題必須引起我們的高度重視。首先,現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)過(guò)程中數(shù)據(jù)的采集應(yīng)該由圖書(shū)館專(zhuān)業(yè)人員控制。有的圖書(shū)館讓書(shū)商的業(yè)務(wù)員采集已選圖書(shū)的信息,這是非常不妥的。他們不可能準(zhǔn)確掌握哪種圖書(shū)的復(fù)本應(yīng)該是多少,也難保他們沒(méi)有掃描錯(cuò)誤。圖書(shū)館專(zhuān)業(yè)人員對(duì)選書(shū)專(zhuān)家的選書(shū)可以根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)合理確定復(fù)本數(shù)。其次,每半天選書(shū)結(jié)束,要及時(shí)將其采集的數(shù)據(jù)導(dǎo)出妥善保存。比如,上午選書(shū)結(jié)束,就立刻通過(guò)計(jì)算機(jī)把采集器的選書(shū)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、計(jì)算機(jī)硬盤(pán)或自己的信箱中,而且這一過(guò)程往往只需要幾分鐘的時(shí)間。最后,現(xiàn)采全部結(jié)束時(shí),將所有選書(shū)記錄數(shù)據(jù)與現(xiàn)場(chǎng)圖書(shū)數(shù)據(jù)系統(tǒng)匹配生成Excel的選書(shū)清單安全帶回圖書(shū)館,以便對(duì)現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收、評(píng)價(jià)等。應(yīng)避免出現(xiàn)“采購(gòu)人員由于來(lái)不及整理,不清楚自己到底選購(gòu)了多少種、冊(cè)和金額的圖書(shū),在利益的驅(qū)使下,有些書(shū)商故意多發(fā)采購(gòu)人員并未選購(gòu)的圖書(shū)”。需要注意的是,許多圖書(shū)館使用多個(gè)采集器現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu),而同一種圖書(shū)多處有的現(xiàn)象不少,容易造成不同采集器之間的重復(fù)。因此,現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)結(jié)束時(shí),要注意現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)自身的排重問(wèn)題。2.3優(yōu)化選書(shū)清單,確保資料質(zhì)量進(jìn)館圖書(shū)的驗(yàn)收是圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量控制的最后環(huán)節(jié),十分重要。完善的現(xiàn)場(chǎng)選書(shū)清單(尤其電子版)是現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)的驗(yàn)收依據(jù),合同中的相關(guān)服務(wù)條款也是驗(yàn)收的內(nèi)容。因此,圖書(shū)館首先對(duì)到館圖書(shū)與現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)帶回的清單進(jìn)行核對(duì),看是否有“塞書(shū)”或復(fù)本的增減;其次,要針對(duì)合同有關(guān)條款驗(yàn)收服務(wù),如MARC數(shù)據(jù)是否100%,數(shù)據(jù)質(zhì)量是否合格,蓋章、貼條形碼等加工是否合乎要求等。如果現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)沒(méi)有帶回完整的選書(shū)清單,驗(yàn)收也只能是盲目地接受了。例如,某圖書(shū)館現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)結(jié)束時(shí),沒(méi)有帶選書(shū)數(shù)據(jù),無(wú)法驗(yàn)證到館圖書(shū)是否為其所選,當(dāng)某選書(shū)專(zhuān)家發(fā)現(xiàn)他選的圖書(shū)并沒(méi)有到館后,才知道大部分所選圖書(shū)已被“掉包”,專(zhuān)家們的辛苦付之東流,現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)的社會(huì)效益大打折扣。3場(chǎng)采購(gòu)的社會(huì)效益圖書(shū)現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)是一種新的圖書(shū)采購(gòu)方式,但如何科學(xué)地加以控制,最大限度地保證現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)的社會(huì)效益值得關(guān)注。現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)控制的主要目的是盡可能地按計(jì)劃選擇優(yōu)秀圖書(shū),減少不必要的重復(fù)采購(gòu),為此,圖書(shū)館要抵制書(shū)商的不良行為。信息資源的質(zhì)量與數(shù)