會議的策劃與準(zhǔn)備

一、會務(wù)工作流程圖會前會中會后二、會前確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議規(guī)模與規(guī)格明確會議組織機(jī)構(gòu)明確會議所需設(shè)備和工具確定會議時間與會期確定與會者名單選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知安排食住行準(zhǔn)備會議文件材料制作會議證件制定會議經(jīng)費預(yù)算方案布置會場會場檢查三、會中報到及接待工作組織簽到做好會議記錄會議信息工作編寫會議簡報或快報做好會議值班保衛(wèi)工作做好會議保密工作做好后勤保障工作四、會后安排與會人員離會撰寫會議紀(jì)要會議的宣傳報道會議總結(jié)五、會議籌備方案確定會議主題和議題會議主題是指關(guān)于會議要研究的問題、達(dá)到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化。確定會議名稱會議名稱要擬得妥當(dāng)，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內(nèi)容”兩個要素構(gòu)成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內(nèi)容。有的會議名稱由單位、年度、內(nèi)容構(gòu)成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年(年度)總結(jié)表彰(內(nèi)容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內(nèi)容和會議類型構(gòu)成。如“2002年浙江省公路春運票價聽證會”。會議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員工總結(jié)大會”。確定會議規(guī)模與規(guī)格確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。同時本著精簡效能的原則。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。明確會議組織機(jī)構(gòu)秘書組材料組組織組技術(shù)組宣傳組后勤組保衛(wèi)組確定會議的時間和日期會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。確定會議時間應(yīng)考慮如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預(yù)算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。據(jù)心理學(xué)家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應(yīng)該安排中間休息。

（會議議題應(yīng)集中，日程安排應(yīng)高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續(xù)進(jìn)行的最佳時間是3小時之內(nèi)，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）安排會議時間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會。確定與會人員范圍及人數(shù)會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應(yīng)全面考慮好。秘書部門平時應(yīng)掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機(jī)關(guān)和干部人數(shù)的基本資料。在確定會議規(guī)模和人數(shù)之后，應(yīng)進(jìn)一步分配會議人數(shù)及名單。大型會議設(shè)有“組織組”負(fù)責(zé)考慮這些工作。會議地點問題

會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預(yù)期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。應(yīng)根據(jù)不同的會議類型來選地點如：國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素，一般應(yīng)在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業(yè)性會議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會議到青島去開，就不可理喻了。小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。應(yīng)考慮交通便利會場位置必須讓領(lǐng)導(dǎo)和與會者方便前往。一般應(yīng)選擇在距領(lǐng)導(dǎo)和與會者的工作地點均較近的地方。會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符一般來說，每人平均應(yīng)有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應(yīng)考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。場地要有良好的設(shè)備配置桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時應(yīng)該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、放映設(shè)備、音像設(shè)備、錄音機(jī)、投影儀、計算機(jī)、麥克風(fēng)等。場地應(yīng)不受外界干擾應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進(jìn)會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應(yīng)掛起“會議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機(jī)。會場內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。應(yīng)考慮有無停車場所和安全設(shè)施問題場地租借的費用必須合理確定會議議程與會議日程會議議程與會議日程的區(qū)別：

會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務(wù)，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準(zhǔn)后，在會前復(fù)印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。會議日程：是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據(jù)。會議日程表的制定

要明確具體，準(zhǔn)確無誤。安排會議議程和日程要注意的問題：

要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

先安排關(guān)鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應(yīng)控制在一個半小時左右，避免出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。如遇幾個議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機(jī)。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應(yīng)安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。大中型會議的議程一般安排如下：

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報告；

分組討論；

大會發(fā)言；

參觀或其他活動；

會議總結(jié)，宣讀決議；

閉幕式。制定會議經(jīng)費預(yù)算方案會議成本估算會議成本=2ABT+會議實際費用A：全部員工小時平均工資的3倍乘以2：會議引起管理工作停頓造成的損失B：與會者人數(shù)T：開會小時數(shù)會議實際費用：包括交通費、場地設(shè)施租用費、食宿費、補(bǔ)助費、文具、文件印刷費、會議服務(wù)費（茶點）

估算方法二會議成本=與會者小時平均工資X會議時間成本+會議實際費用會議時間成本：與會者會議準(zhǔn)備時間、旅行時間，會議秘書、會議服務(wù)人員工作時間及開會時間的總和。會議實際費用：同上

會議經(jīng)費的主要內(nèi)容（一）文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。郵電通訊費用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等費用；若召開電視、電話等遠(yuǎn)程會議，則使用有關(guān)會議設(shè)備系統(tǒng)的費用也應(yīng)計算在內(nèi)。會議設(shè)備和用品費：如各種會議設(shè)備的購置和租用費。會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。會議宣傳交際費：如現(xiàn)場錄像的費用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費用。會議住宿補(bǔ)貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補(bǔ)貼一部分。也有主辦單位全部承擔(dān)的情況。如果無住宿要求，應(yīng)明確與會人員完全自理這一部分，則預(yù)算中可不列此項。會議伙食補(bǔ)貼：通常由主辦單位對會議伙食補(bǔ)貼一部分，由與會者承擔(dān)一部分。會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔(dān)，則應(yīng)列入預(yù)算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應(yīng)列入預(yù)算。其他開支：包括各種不可預(yù)見的臨時性開支。審核時要逐項細(xì)審要讓起草人員將部分費用的細(xì)目表一并承上。如計算設(shè)備租用費時，應(yīng)了解：都租用了哪些設(shè)備?設(shè)備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。對經(jīng)費的把關(guān)，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質(zhì)量。會議方案一、會議方案的內(nèi)容1、會議概述。主要介紹會議召開的緣由、任務(wù)、意義、作用和影響，重點說明會議的必要性和可行性。2、會議主題。會議主題是會議內(nèi)容的高度概括，能夠讓人對會議的目的、要點一目了然，留下深刻印象。3、會議形式。主要介紹會議召開、議事、形成決議的形式。4、會議日程安排。主要介紹會議召開的時間、流程以及日程安排。5、會議經(jīng)費來源及預(yù)算。包括會議資金的籌措方式、金額，主要