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第一條為加強(qiáng)公司文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮公司檔案在各項(xiàng)工作中的作用，保證公司營(yíng)運(yùn)期間有關(guān)文件資料收集整理的完整性、及時(shí)性和真實(shí)性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《XX省檔案管理規(guī)定》、《XX省交通檔案管理細(xì)則》及XX省檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。

第二條公司文書檔案是指公司各項(xiàng)工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。它是本公司工作活動(dòng)的歷史記錄，反映本公司貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的路線、方針、政策的情況，也反映在不同時(shí)期各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

行政辦公室是公司文書檔案管理的主管部門。按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，各部門、各單位應(yīng)指定專（兼）職文書負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等工作，并保持相對(duì)穩(wěn)定。

由于工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接管人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀，并應(yīng)及時(shí)通知行政辦公室。

公司檔案室設(shè)在平頂山營(yíng)運(yùn)管理中心，設(shè)專職檔案管理員。

第二章歸檔范圍

第三條凡是反映公司工作、具有查考利用價(jià)值的文件材料，均屬歸檔范圍，主要包括文書檔案和音像檔案。

第四條文書檔案包括上級(jí)機(jī)關(guān)文件、公司文件、基層單位和非隸屬單位的文件等。

—1—

（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的下列文件應(yīng)予歸檔：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料；

2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的命令、制度、辦法、指示、通知等文件；

3、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞等；

4、上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)公司的文件（包括報(bào)紙、刊物內(nèi)容）；

5、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)范圍，但要執(zhí)行的指示、規(guī)定、命令、決定、通知等。

（二）公司下列文件應(yīng)予歸檔：

1、重要的會(huì)議材料（黨政聯(lián)席會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、黨委會(huì)），包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

2、公司印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿及重要文件的修改稿，以及相關(guān)單位來往文書；

3、公司的請(qǐng)示及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件、下級(jí)單位的請(qǐng)示及公司的批復(fù)文件；

4、公司檢查基層單位或控股單位工作、調(diào)研形成的文件；

5、公司領(lǐng)導(dǎo)因公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、傳真，及從其它上級(jí)部門帶回與公司有關(guān)的文件；

6、公司黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)組織等在工作中形成的重要文件；

7、公司成立、合并、撤銷、更名、啟用印章及組織簡(jiǎn)介、人員編制等文件；

8、公司的營(yíng)運(yùn)信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)信息分析資料；

—2—

9、各項(xiàng)規(guī)章制度；

10、公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動(dòng)事件的文字材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書；

11、公司與有關(guān)單位簽訂的協(xié)議、合同，及在外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、工作往來文件等；

12、公司在法律事務(wù)中形成的文件材料；

13、公司管理過程中產(chǎn)生的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書及與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；

14、公司審計(jì)、紀(jì)檢、保衛(wèi)、安全生產(chǎn)等工作中形成的重要文件材料；

15、公司重要固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表及移交憑證；

16、公司制定的章程，公司股東會(huì)、董事會(huì)決議及形成的各種會(huì)議材料等；

17、公司機(jī)構(gòu)演變、人事任免、調(diào)配、調(diào)資、評(píng)先、處分、出國(guó)、退休、培訓(xùn)等文件材料；

18、公司的人事檔案，職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料；

19、公司財(cái)務(wù)憑證、預(yù)算表、決算表、會(huì)計(jì)年度報(bào)表等財(cái)政部要求歸檔的；

20、公司的路產(chǎn)管理檔案；

21、公司的科研項(xiàng)目報(bào)告和學(xué)術(shù)報(bào)告；

22、公司處理群眾來信來訪有領(lǐng)導(dǎo)批示并有處理結(jié)果的；

23、公司在基建工作中形成的批準(zhǔn)意見、可行性研究報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、協(xié)議書、憑證、土地證、合同、圖紙（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)及變更設(shè)計(jì)文件）、計(jì)量資料、監(jiān)理施工單位的過程控制資料、工程預(yù)決算、基建財(cái)務(wù)、竣工驗(yàn)收資料等文件材料；

—3—

24、批準(zhǔn)的公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃（包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、費(fèi)用計(jì)劃、投資計(jì)劃及工程計(jì)劃等）；

25、公司領(lǐng)導(dǎo)值班記錄。

（三）公司各部室、基層單位正常工作中處理的所有原始材料：

1、獲得的各項(xiàng)各級(jí)榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)批準(zhǔn)文件；

2、代表公司對(duì)外進(jìn)行的各項(xiàng)工作材料；

3、營(yíng)運(yùn)分析報(bào)告、收費(fèi)站工作日志及其它重要文書資料；

4、監(jiān)控中心監(jiān)控記錄、值班日記、電話記錄等重要資料；

5、路政執(zhí)法文書檔案（事故處理記錄、路權(quán)維護(hù)索賠記錄）等重要資料；

6、其他需要長(zhǎng)期保存的文書資料。

（四）相關(guān)單位與公司在工作中形成的重要文件。

1、與相關(guān)單位之間往來的通知、信函；

2、與相關(guān)單位形成的會(huì)議紀(jì)要、備忘錄等；

3、一切與相關(guān)單位形成的具有參考利用的文件材料。第五條音像檔案包括：

（一）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的照片、錄音、錄像等。

（二）反映公司概貌的音像資料；

（三）公司召開重要會(huì)議形成的音像資料；

（四）公司領(lǐng)導(dǎo)在國(guó)內(nèi)外重大活動(dòng)中形成的音像資料；

（五）公司各部門、各單位在日常工作（比如招投標(biāo)、養(yǎng)護(hù)大中修等）中形成的音像資料；

（六）路產(chǎn)路權(quán)維護(hù)及重大事故形成的音像資料；

（七）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在公司視察或重要活動(dòng)中形成的音像資料；

（八）公司學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)、科研會(huì)形成的音像資料；

—4—

（九）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)授予公司的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、證書等。第六條電子文檔。公司網(wǎng)上辦公后形成的收發(fā)文處理、會(huì)議紀(jì)要審閱、簽報(bào)審批等重要資料電子文檔要存入移動(dòng)硬盤存檔。

第三章歸檔要求

第七條立卷歸檔的文件，應(yīng)遵循文件形成規(guī)律的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，保證文件齊全、完整、便于保管和利用。

第八條立卷歸檔的文件一律要求原件，部門、各單位需要者可存復(fù)印件、影印件。

第九條立卷歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第十條歸檔文件的整理單位一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件。起草文件、批閱文件不得用鉛筆和原珠筆，一律用鋼筆或簽字筆。

第十一條

文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列。不可分割的文件材料應(yīng)順序排列，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿順序排列在定稿之后。

第十二條

跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)歸檔于復(fù)文年度；跨年度的總結(jié)歸檔于針對(duì)的最后年度；沒有復(fù)文的歸檔于請(qǐng)示年度；跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃歸檔于針對(duì)的第一年度；跨年度會(huì)議文件歸檔于會(huì)議召開年度。

第十三條音像資料應(yīng)保證原版原件、圖像清晰、聲音清晰、底片相符，底片不得磨損。

第十四條音像檔案應(yīng)加以必要的文字說明，一般包括時(shí)間、

—5—地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景、攝影者等。

第十五條案卷需要注明標(biāo)題及保管期限。卷首為卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件均應(yīng)順序排列并在每頁右上角統(tǒng)一編號(hào)。卷尾為填寫案卷情況說明及立卷人簽字的備考表。案卷所有文字均應(yīng)工整清晰。

第十六條

案卷裝訂應(yīng)保證結(jié)實(shí)、整齊、美觀。永久、長(zhǎng)期保管的案卷，應(yīng)用線繩以三孔裝訂。裝訂前應(yīng)注意文件底邊和裝訂對(duì)側(cè)的整齊，裝訂線不得壓蓋字跡。

第十七條

文件裝訂時(shí)應(yīng)拆除金屬物，折疊整齊。裝訂線以外有字跡的應(yīng)加邊，殘破的文件應(yīng)修補(bǔ)好。

第十八條

檔案的分類編號(hào)按《許平南公司檔案分類規(guī)則（試行）》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四章檔案的管理

第十九條

檔案管理應(yīng)根據(jù)各類檔案的形成內(nèi)容、保管期限分門別類登記保管，確保系統(tǒng)化、條理化和標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

第二十條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，公司檔案室專職檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。每次存檔時(shí)應(yīng)履行檔案移交簽字手續(xù)，不得無故延期或拒交。

第二十一條文書檔案一般應(yīng)在次年三月底以前向公司檔案室歸檔；科技檔案按工程項(xiàng)目、產(chǎn)品、課題分階段或全部竣工驗(yàn)收后兩月內(nèi)向公司檔案室歸檔；聲像檔案一般在年終向公司檔案室歸檔，會(huì)議形成的聲像檔案，在會(huì)議結(jié)束兩個(gè)月內(nèi)由會(huì)議主辦單位負(fù)責(zé)歸檔。各部門移交的檔案清單一式兩份，交接雙方應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。

第二十二條檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期

—6—為15-30年、短期為1-15年。保管期限由有關(guān)部門負(fù)責(zé)人確定，行業(yè)有專業(yè)規(guī)定的依照行業(yè)規(guī)定執(zhí)行。

一般應(yīng)遵循以下劃分原則：

（一）反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案列為永久保管，主要包括：

1、公司制定的章程，公司股東會(huì)、董事會(huì)決議及形成的各種會(huì)議材料等；

2、公司制定的屬于制度性文件；

3、黨政聯(lián)席會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、黨委會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要等；

4、年度以上的計(jì)劃、規(guī)劃，召開重要會(huì)議的文件；

5、重要的請(qǐng)示報(bào)告及批復(fù)、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理情況分析；

6、機(jī)構(gòu)改革、公司領(lǐng)導(dǎo)任免和干部任免的文件；

7、直屬上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件和批復(fù)；

8、公司印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿及重要文件的修改稿；

9、公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動(dòng)事件的文字材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書；

10、公司在法律事務(wù)中形成的文件材料；

11、公司路產(chǎn)管理檔案；

12、公司管理過程中產(chǎn)生的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書及與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；

13、公司審計(jì)、紀(jì)檢、保衛(wèi)、安全生產(chǎn)等工作中形成的重要文件材料；

14、公司重要固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表及移交憑證；

—7—

15、公司的人事檔案等；

16、公司財(cái)務(wù)憑證、預(yù)算表、決算表、會(huì)計(jì)年度報(bào)表等；

17、公司在基建工作中形成的批準(zhǔn)意見、可行性研究報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、協(xié)議書、憑證、土地證、合同、圖紙（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)及變更設(shè)計(jì)文件）、計(jì)量資料、監(jiān)理施工單位的過程控制資料、工程預(yù)決算、基建財(cái)務(wù)、竣工驗(yàn)收資料等文件材料；

18、批準(zhǔn)的公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃（包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、費(fèi)用計(jì)劃、投資計(jì)劃及工程計(jì)劃等）；

19、非直屬單位針對(duì)公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件等。

（二）反映公司一般工作、活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件，列為長(zhǎng)期保管，主要包括：

1、公司日常事務(wù)性文件；一般會(huì)議的主要文件；

2、直屬上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件。

（三）凡是較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考利用價(jià)值的文件，列為短期保管。主要包括：

1、公司一般事物性的文件材料；

2、上級(jí)機(jī)關(guān)和相關(guān)單位發(fā)來的非公司主管業(yè)務(wù)，但要求貫徹執(zhí)行的文件；

3、下級(jí)單位報(bào)送的一般工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件；

4、未經(jīng)上級(jí)批復(fù)的請(qǐng)示文件。

第五章檔案的利用

第二十三條積極開展檔案利用工作。編制多種切實(shí)可行的檢索工具，并視具體情況進(jìn)行檔案著錄工作。經(jīng)常主動(dòng)了解各部門的需要，開展檔案的編研工作，為行政管理、運(yùn)營(yíng)管理和科研

—8—研發(fā)等提供檔案服務(wù)。

第二十四條檔案原則上不外借。本公司工作人員，因工作需要借用檔案時(shí)，應(yīng)填寫借用檔案證明單，復(fù)印檔案需填寫復(fù)印檔案報(bào)批表、案卷復(fù)制目錄，經(jīng)各部室主任、辦公室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后借用。借閱聲像檔案須經(jīng)檔案室批準(zhǔn)并征得聲像檔案形成部門同意，方可借閱。聲像檔案原聲帶、母片嚴(yán)禁外借。檔案室出借檔案時(shí)，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，在借用檔案登記簿上登記，并當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)要嚴(yán)格檢查，防止受損和污染的檔案入庫(kù)，并在借用檔案登記簿上注銷。

（一）本公司工作人員，調(diào)閱本部門的一般檔案資料，由調(diào)卷人在調(diào)卷單上簽字即可調(diào)閱。調(diào)閱涉密檔案資料，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字。

（二）借用黨務(wù)工作檔案時(shí)，應(yīng)由黨員干部借用，并履行黨委有關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)手續(xù)。借用黨組、黨委文件和黨政班子會(huì)議記錄、紀(jì)要等或涉密案卷時(shí)，應(yīng)經(jīng)黨委書記批準(zhǔn)，并一律不準(zhǔn)借走，只限在檔案閱覽室查閱。

（三）外單位來借閱、索取、摘抄檔案資料，須持有單位介紹信（介紹信中應(yīng)說明借用檔案人員的政治面貌，借用的范圍和用途），一般檔案資料經(jīng)行政辦公室主任簽字后，方可借閱；重要的檔案資料需經(jīng)行政辦公室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理批準(zhǔn)，并一律不能借出檔案室。特殊情況需借走檔案，須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)間一般不超過一天，用后要及時(shí)歸還。

（四）借用檔案的人員，因公出差、休假、探親、調(diào)動(dòng)工作和離休、退休時(shí)，應(yīng)將所借檔案及時(shí)歸還檔案室。如已調(diào)動(dòng)工作，借閱檔案未歸還檔案部門，由其原所在部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)追收歸還。

—9—

（五）公司工作人員借用本單位檔案的期限。文書檔案一般為七天，科技檔案一般為十五天，聲像檔案借閱期一般為三天。若因特殊情況需延長(zhǎng)借期，應(yīng)到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但每次延期時(shí)間最長(zhǎng)不超過10天。

第二十五條

聲像檔案實(shí)行兩套制，以復(fù)制件提供利用。借出的聲像檔案不得在有磁場(chǎng)和不潔的環(huán)境中保存，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。歸還時(shí)必須保證聲像檔案完整無損。

第二十六條

檔案從庫(kù)房調(diào)出時(shí)，檔案人員要及時(shí)填寫案卷代理卡放置于原案卷位置。檔案歸還時(shí)，將代理卡放入案卷內(nèi)，以備下次調(diào)卷使用。

凡根據(jù)檔案材料縮微、抄錄、復(fù)制、復(fù)印的材料，經(jīng)檔案室核對(duì)無誤后，可加蓋檔案部門“檔案材料證明專用章”證明。

因借用檔案解決重大問題，并產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的，應(yīng)填寫檔案利用效果登記表。

第二十七條遵守《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家、交通部的保密法規(guī)，做好保密工作。檔案室在收到保密委員會(huì)和有關(guān)部門關(guān)于檔案解密的通知后，應(yīng)及時(shí)調(diào)整密級(jí)。

檔案室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案的研究整理，經(jīng)上級(jí)主管部門和保密機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，有計(jì)劃地出版檔案材料，在指定范圍內(nèi)發(fā)行。

匯編的檔案資料如需印發(fā)或出版，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)主管部門備案。

第二十八條借閱的檔案必須要愛護(hù)，對(duì)所借檔案要負(fù)安全、保密之責(zé)，并妥善保管，不得遺失，泄密和污損，不準(zhǔn)在檔案文件上批注、抽換、勾劃、涂改，嚴(yán)禁對(duì)卷內(nèi)文件折疊、撕毀或拆散案卷和作任何文字標(biāo)記。

—10—第二十九條嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)格控制借閱范圍，借閱檔案要妥善保管，不得將借閱檔案帶出公司，不得擅自翻拍復(fù)印檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)防泄密和遺失。

第三十條查閱、借閱、復(fù)印檔案如發(fā)生丟失現(xiàn)象，要追究當(dāng)事人責(zé)任，造成經(jīng)濟(jì)損失的給予行政處分。

第六章檔案質(zhì)量

第三十一條公司各部門、各單位都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。

第三十二條公司各部門、各單位應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第三十三條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第三十四條

專（兼）職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

第三十五條案卷質(zhì)量的基本要求是遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)別不同的價(jià)值、便于保管和利用。

第三十六條公司檔案室要定期開展檔案質(zhì)量檢查。對(duì)于沒有及時(shí)歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以糾正。

第七章附則

第三十七條本制度由公司行政辦公室負(fù)責(zé)解釋。

—11—第三十八條本制度自發(fā)布之日起試行。

—12—

第二篇：文書檔案管理辦法文書檔案管理辦法

文書檔案管理辦法

一、管理職責(zé)

（一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。

（二）對(duì)機(jī)關(guān)各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

（三）集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案。

（四）開展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。

（五）在集中主要力量抓好機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)上，對(duì)直屬單位和本系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行必要的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（六）按規(guī)定向省檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。

（七）根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本機(jī)關(guān)檔案存、毀制度。

（八）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。

（九）負(fù)責(zé)廳機(jī)關(guān)大事記的搜索、整理和編印。

二、立卷歸檔

（一）歸檔范圍

凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應(yīng)立卷歸檔。

（二）歸檔要求

1.各處室要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價(jià)值的文件材料收集齊全、完整，根據(jù)文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，科學(xué)整理立卷。

2.廳機(jī)關(guān)的立卷歸檔工作在檔案室的監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。各處室必須把應(yīng)歸檔的文件材料按立卷要求整理預(yù)歸成卷，經(jīng)檔案室檢查合格后方可歸檔。

3.聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者，照片檔案應(yīng)將照片和底片分別整理歸檔。

4.會(huì)議審計(jì)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷。

5.檔案室接收案卷時(shí)，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點(diǎn)無誤；驗(yàn)收案卷質(zhì)量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。

（三）歸檔時(shí)間

1.文書檔案在次年五月底以前接收完畢。

2.會(huì)計(jì)審計(jì)檔案在年終之后，為方便工作可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，于第二年六月底以前移交檔案室保管。

3.基建檔案在基本建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，由基建部門整理成卷交檔案室保管。

三、檔案利用

（一）本廳工作人員因工作需要，經(jīng)本處室主要負(fù)責(zé)人簽批，可查閱本處室形成的檔案資料。因工作需要查閱其它處室形成資料時(shí)，在征得其它處室領(lǐng)導(dǎo)同意后經(jīng)廳辦公室主管副主任批準(zhǔn)后方可查閱。

（二）查閱摘抄檔案，需填寫檔案利用登記表。未經(jīng)檔案室同意，不能復(fù)印、復(fù)制、公布檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續(xù)，并及時(shí)歸還。

（三）不準(zhǔn)在文件材料上涂改、剪裁、加圈、畫線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。

（四）需要利用黨組、廳務(wù)會(huì)議記錄，必須經(jīng)黨組書記或副書記、廳長(zhǎng)或副廳長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可查閱。

（五）本廳財(cái)務(wù)人員因工作需要，查閱本人經(jīng)辦的會(huì)計(jì)檔案，需征得主管財(cái)務(wù)的副主任同意；財(cái)務(wù)人員或其它同志因工作需要查閱他人經(jīng)辦的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需征得本處科領(lǐng)導(dǎo)同意并經(jīng)財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可查閱。

四、檔案保管

（一）檔案庫(kù)房門窗要堅(jiān)固，并安裝防護(hù)設(shè)施，下班前關(guān)好鎖牢。

（二）檔案工作庫(kù)房要隨時(shí)加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。

（三）檔案庫(kù)房要有防火設(shè)備，對(duì)滅火器要定期檢查，及時(shí)修理，保持完好狀態(tài)。

（四）檔案庫(kù)房要有溫度計(jì)、干濕計(jì)，根據(jù)季節(jié)和氣候的變化，注意通風(fēng)，力爭(zhēng)將濕溫度分別控制在14－24度，相對(duì)溫度45－60%的范圍內(nèi)。

（五）檔案庫(kù)房要有防光、防蟲、防塵、防鼠等用品和設(shè)備，并及時(shí)檢查，如發(fā)現(xiàn)藥物失靈要隨時(shí)更換。

（六）檔案室每季對(duì)檔案保管的狀況進(jìn)行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時(shí)檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。

五、檔案統(tǒng)計(jì)

（一）為了給本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供最有效的檔案服務(wù)，協(xié)助業(yè)務(wù)處室做好工作，提高工作效率，檔案人員需認(rèn)真做好機(jī)關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作。

（二）按檔案統(tǒng)計(jì)制度的規(guī)定，需對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)。

（三）建立健全檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，借閱及其效果統(tǒng)計(jì)，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)。

（四）統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行。將收集的文件材料及時(shí)整理登記入庫(kù)，隨時(shí)做好建立，年末對(duì)前一年歸卷數(shù)目進(jìn)行一次全面匯總，并填報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。

（五）定期統(tǒng)計(jì)利用情況，每年末統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次，總結(jié)檔案利用效果。

六、檔案鑒定和銷毀

（一）以文書檔案保管期限表及使用價(jià)值為鑒定依據(jù)，由檔案員鑒定，將鑒定情況交檔案室負(fù)責(zé)人審核，提出處理意見，經(jīng)檔案鑒定組鑒定后，對(duì)需銷毀的檔案編造清冊(cè)，辦理批準(zhǔn)手續(xù)即可銷毀。

（二）保管期滿的檔案（長(zhǎng)期和短期）如還需使用，由鑒定小組鑒定，提出銷毀意見。

（三）銷毀檔案時(shí)，到指定造紙廠銷毀，必須有兩個(gè)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀冊(cè)上簽字或蓋章，并注明銷毀方式和日期。

七、保管期限

（一）辦公室文書保管期限

1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的由辦公室承辦的文件材料

永久

2.黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)機(jī)關(guān)視察、檢查我廳工作時(shí)形成的題詞、講話、聲像等重要的文件材料

永久

3.人事廳工作總結(jié)報(bào)告及計(jì)劃、規(guī)劃

長(zhǎng)期

4.人事廳制發(fā)的（包括與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的）辦公室承辦的文件材料

永久

5.由辦公室承辦的廳務(wù)會(huì)議記錄、紀(jì)要及籌備組織的人事工作會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗(yàn)等文件材料

永久

6.人民群眾來信來訪及省人大、省政協(xié)提案議案的答復(fù)

永久

7.辦公室工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

8.辦公室編寫的《河北人事信息》

長(zhǎng)期

（二）機(jī)關(guān)黨委、人事處文書保管期限

1.黨組會(huì)議記錄、紀(jì)要

永久

2.人事處工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

3.本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織沿革、工作條例、人員編制、啟用印信材料

永久

4.廳機(jī)關(guān)干部任免和工作人員年度考核獎(jiǎng)懲的文件材料

永久

5.干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級(jí)、離退休、職務(wù)職稱評(píng)聘、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤死亡等文件材料

長(zhǎng)期

6.本廳職工調(diào)動(dòng)工作行政工資介紹信存根

長(zhǎng)期

7.本廳職工花名冊(cè)及黨員統(tǒng)計(jì)表

永久

8.省委組織部、省直工委及上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)并需要執(zhí)行的重要文件及落實(shí)材料

長(zhǎng)期

9.廳年度考核目標(biāo)工作報(bào)告等有關(guān)材料

長(zhǎng)期

（三）紀(jì)檢、監(jiān)察室文書保管期限

1.上級(jí)黨紀(jì)、政紀(jì)有關(guān)法規(guī)、準(zhǔn)則、規(guī)定等文件材料

永久

2.本廳制定的有關(guān)廉政建設(shè)的文件材料

永久

3.清理超標(biāo)準(zhǔn)住房工作有關(guān)文件、報(bào)告、結(jié)論等材料

長(zhǎng)期

4.對(duì)本廳干部黨紀(jì)、政紀(jì)處分材料

永久

（四）綜合規(guī)劃處文書保管期限

1.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事計(jì)劃宏觀管理政策性文件

長(zhǎng)期

2.全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額計(jì)劃及管理文件

長(zhǎng)期

3.全省干部計(jì)劃（包括增干和公務(wù)員考錄）等文件

長(zhǎng)期

4.省直機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額計(jì)劃及管理文件

長(zhǎng)期

5.干部統(tǒng)計(jì)資料、報(bào)表

永久

6.機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

（五）政策法規(guī)處文書保管期限

1.貫徹落實(shí)上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)工作的規(guī)劃、請(qǐng)示、報(bào)告等

永久

2.全省國(guó)家行政機(jī)關(guān)公務(wù)員制度實(shí)施方案及配套文件

永久

3.公務(wù)員制度推行工作的若干政策、規(guī)定和意見

永久

4.公務(wù)員制度實(shí)施工作批復(fù)及其他重要文件

永久

5.企事業(yè)人事制度改革方面的實(shí)施方案、通知、規(guī)定、辦法等

永久

6.有關(guān)工作的省委、省政府和廳領(lǐng)導(dǎo)重要講話

永久

7.人事制度綜合宣傳和法制宣傳工作的規(guī)劃、通知、規(guī)定、意見

永久

8.重要調(diào)研資料和報(bào)告

長(zhǎng)期

9.省行政學(xué)會(huì)章程、組織機(jī)構(gòu)及學(xué)會(huì)組成人員名單等

永久

（六）錄用聘用管理處文書保管期限

1.有關(guān)錄用工作的政策性文件

永久

2.重要工作向上級(jí)的請(qǐng)示及領(lǐng)導(dǎo)批示

永久

3.本處年度工作計(jì)劃、總結(jié)和全省錄聘用工作會(huì)議材料

長(zhǎng)期

4.審核考試合格人員名單，辦理錄聘用審批手續(xù)有關(guān)材料

長(zhǎng)期

（七）考核任免獎(jiǎng)懲處（政務(wù)公開辦公室）文書歸檔期限

1.省直單位非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)評(píng)定情況

永久

2.有關(guān)省政府行政機(jī)關(guān)非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)評(píng)定文件

永久

3.行政職務(wù)任免報(bào)告，省直單位任免材料，省政府任免閱辦箋，省人事廳任免通知，干部任免呈報(bào)表。省政府向省人大報(bào)告的省政府組成人員任免議案，省人大任免通知

永久

4.系統(tǒng)表彰獎(jiǎng)勵(lì)的文件材料

永久

5.有關(guān)全省獎(jiǎng)勵(lì)升級(jí)的文件材料

永久

6.有關(guān)全省政務(wù)公開的文件

永久

（八）人才流動(dòng)開發(fā)處文書保管期限

1.本處年度干部調(diào)配、非師范類大中專畢業(yè)生就業(yè)分配計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料

永久

2.有關(guān)干部調(diào)配、畢業(yè)生分配的政策規(guī)定

永久

3.本處組織召開全省工作會(huì)議安排、通知、講話、發(fā)言等有關(guān)材料

永久

4.本處有關(guān)重要工作向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)批示等文件材料

永久

（九）培訓(xùn)教育處文書保管期限

1.全省公務(wù)員培訓(xùn)工作規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

永久

2.全省人事系統(tǒng)干部教育工作會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗(yàn)等文件材料

長(zhǎng)期

3.本處有關(guān)重要事項(xiàng)向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、指示等有關(guān)文件材料

永久

4.年度工作總結(jié)和工作安排

長(zhǎng)期

（十）工資福利處文書保管期限

1.全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工資制度改革有關(guān)政策法規(guī)

永久

2.全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工作政策性文件規(guī)定

長(zhǎng)期

3.關(guān)于工資政策向人事部的請(qǐng)示及對(duì)下級(jí)請(qǐng)示的批復(fù)

長(zhǎng)期

4.機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員福利政策

長(zhǎng)期

5.機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人考核政策

永久

6.全省機(jī)關(guān)、事業(yè)單位離退休人員調(diào)整離退休費(fèi)的實(shí)施辦法、配套政策和若干具體問題的處理意見

長(zhǎng)期

7.離退休、工齡計(jì)算、遺屬生活困難補(bǔ)助，第二次人才開發(fā)方面的政策、規(guī)定、意見

長(zhǎng)期

（十一）職稱管理處文書保管期限

1.專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審的有關(guān)政策法規(guī)

永久

2.組建（調(diào)整）中、高級(jí)評(píng)審委員會(huì)的批復(fù)

永久

3.破格晉升高級(jí)職務(wù)審批表及有關(guān)證明材料

永久

4.向省委、省政府、職改領(lǐng)導(dǎo)小組的匯報(bào)、請(qǐng)示及批復(fù)，職改領(lǐng)導(dǎo)小組成員的任命和調(diào)整

永久

5.省直各單位高、中級(jí)職務(wù)聘任方案的審批意見

永久

6.省直事業(yè)單位崗位設(shè)置及結(jié)構(gòu)比例的審核意見

永久

7.職改工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、意見

永久

8.省職改領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議紀(jì)要、職改工作會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話及經(jīng)驗(yàn)材料

永久

9.省人大代表和政協(xié)委員關(guān)于職稱工作的建議、提案及答復(fù)

長(zhǎng)期

10.全國(guó)專業(yè)技術(shù)資格考試合格名單及軟盤

永久

11.各種數(shù)字統(tǒng)計(jì)表（匯總表）

永久

12.職改信息

長(zhǎng)期

（十二）專家管理處文書保管期限

1.國(guó)家對(duì)有突出貢獻(xiàn)的中青年專家選拔管理的有關(guān)文件、批復(fù)及專家扶貧的有關(guān)文件

永久

2.享受政府特殊津貼人員的選拔與管理有關(guān)文件材料

永久

3.科技人員家屬“農(nóng)轉(zhuǎn)非”方面的政策法規(guī)

長(zhǎng)期

4.跨世紀(jì)人才選拔的有關(guān)文件材料

永久

5.非教育系統(tǒng)留學(xué)人員選派與回國(guó)人員管理的有關(guān)文件材料

長(zhǎng)期

6.XX省留學(xué)人員聯(lián)誼會(huì)的有關(guān)文件材料

長(zhǎng)期

（十三）軍官轉(zhuǎn)業(yè)安置培訓(xùn)處文書保管期限

1.軍官轉(zhuǎn)業(yè)安置工作的有關(guān)政策法規(guī)

永久

2.省軍轉(zhuǎn)工作小組、軍轉(zhuǎn)辦文件、簡(jiǎn)報(bào)

永久

3.軍轉(zhuǎn)辦向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告

永久

4.省軍轉(zhuǎn)年度轉(zhuǎn)業(yè)干部花名冊(cè)定向名單、領(lǐng)導(dǎo)批示

短期

（十四）職稱考試中心文書保管期限

專業(yè)技術(shù)資格、執(zhí)業(yè)資格及職稱外語考試規(guī)定、報(bào)考條件、免試部分科目條件、標(biāo)準(zhǔn)、合格人員名單和軟盤

長(zhǎng)期

（十五）錄用考試中心文書保管期限

1.全省招錄公務(wù)員考試考務(wù)的規(guī)定和辦法

長(zhǎng)期

2.具體考試過程中制定的考試方案、編制的招考簡(jiǎn)章、發(fā)布的招考公告、印發(fā)（編排）的準(zhǔn)考證（號(hào)）、考試成績(jī)登統(tǒng)表

短期

3.筆試試卷、面試題本、題庫(kù)

長(zhǎng)期

4.全省面試考官隊(duì)伍培訓(xùn)、管理及等級(jí)評(píng)定等有關(guān)文件材料

長(zhǎng)期

（十六）人才交流中心文書保管期限

1.人才流動(dòng)宏觀管理政策性文件

永久

2.人才引進(jìn)、人才培訓(xùn)、人才市場(chǎng)建設(shè)工作規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

永久

3.人事代理、人才測(cè)評(píng)及流動(dòng)人員社會(huì)保險(xiǎn)、職稱、工資和流動(dòng)人員爭(zhēng)議仲裁工作的政策法規(guī)

永久

4.組織召開的全省工作會(huì)議及培訓(xùn)安排、通知、講話、發(fā)言等有關(guān)資料

長(zhǎng)期

5.向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)指示等文件材料

永久

（十七）人事信息中心文書保管期限

1.事企業(yè)單位干部統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

2.國(guó)家公務(wù)員統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

3.退休干部統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

4.參照公務(wù)員管理的國(guó)家機(jī)關(guān)干部統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

5.機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工資統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

6.推廣gpms有關(guān)文件

長(zhǎng)期

（十八）工考中心文書保管期限

1.工人技術(shù)等級(jí)（職務(wù)）培訓(xùn)考核的政策法規(guī)

永久

2.工人晉升技術(shù)等級(jí)（職務(wù)）審批人員名單

長(zhǎng)期

（十九）省編制委員會(huì)辦公室文書保管期限

1.全省機(jī)構(gòu)編制工作計(jì)劃，總計(jì)報(bào)告

永久

2.省編委、編辦關(guān)于省直各單位和市級(jí)行政機(jī)構(gòu)，省直事業(yè)機(jī)構(gòu)的設(shè)立、合并、撤銷、職權(quán)范圍及人員編制等批文

永久

3.有關(guān)重要事項(xiàng)向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)等文件材料

永久

4.省機(jī)構(gòu)改革工作小組、省機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)及辦公室會(huì)議紀(jì)要

永久

5.機(jī)構(gòu)編制工作會(huì)議及聯(lián)席會(huì)議材料

長(zhǎng)期

6.本單位負(fù)責(zé)辦理的人大代表、政協(xié)委員建議、提案的文件材料

長(zhǎng)期

7.本單位機(jī)構(gòu)設(shè)立、合并、撤銷，改變名稱、職權(quán)范圍及人員編制的文件永久

8.本單位印發(fā)的《機(jī)構(gòu)編制簡(jiǎn)訊》長(zhǎng)期

第三篇：文書檔案管理暫行辦法文書檔案管理暫行辦法（修訂版）

第一章總則

第一條為加強(qiáng)公司文書檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管理，提高檔案管理水平，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》以及相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。

第二條本辦法所稱的文書檔案是指公司在各項(xiàng)管理工作中形成的、已辦理完畢的經(jīng)營(yíng)管理等方面具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。。

第三條本辦法適用于全公司文書檔案的管理。

第二章職責(zé)

第五條辦公室（綜合部門，下同）是公司檔案工作的管理機(jī)構(gòu)，主管公司的檔案工作?？偨?jīng)辦對(duì)公司的檔案工作負(fù)有指導(dǎo)職責(zé)。

第六條辦公室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司文書檔案；負(fù)責(zé)對(duì)各部門文件材料的收集、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各下屬機(jī)構(gòu)文件材料的歸檔工作，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行考核；負(fù)責(zé)歸檔文件材料的管理和提供利用工作。

第七條各部門必須指定專人負(fù)責(zé)收集、整理本部門應(yīng)歸檔文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件），并及時(shí)向檔案管理部門歸檔。

第三章歸檔范圍

第八條凡是各部門在各項(xiàng)管理工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件、報(bào)表、照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、榮譽(yù)證書等）均屬文書檔案歸檔范圍。具體詳見《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）。

第四章檔案整理的質(zhì)量要求

第九條歸檔文件材料必須齊全完整，能準(zhǔn)確反映本部門主要職能活動(dòng)和文件形成規(guī)律。

第十條歸檔文件材料的整理要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，區(qū)別不同價(jià)值，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。

第十一條公司各個(gè)立檔單位內(nèi)的檔案，應(yīng)區(qū)分不同的門類和載體，分類應(yīng)保持前后一致，不得隨意變動(dòng)。

第十二條檔案文件的種類、份數(shù)及每份文件的正本、附件等應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，其頁數(shù)必須完整無缺。檔案文件必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，準(zhǔn)確分類，正確劃分保管期限。立成的案卷能夠正確地反映公司主要業(yè)務(wù)工作情況，便于保管，方便利用。第十三條歸檔文件材料的排列順序是：每份文件的正文在前（上），附件在后（下）；打印稿（正本）在前（上），原稿（定稿）在后（下）；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前（上），被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后（下）。第十四條圍繞某一特殊事件所形成的文件材料（如大型會(huì)議所形成的所有文件、案件材料、經(jīng)濟(jì)合同糾紛材料等）應(yīng)視為一件或一套，不得分開，并按歸檔要求進(jìn)行整理，填寫歸檔文件材料目錄時(shí)作為一件填寫一條記錄。

第十五條歸檔的文件材料，必須進(jìn)行編目和技術(shù)加工。按要求逐卷填寫卷內(nèi)文件目錄（見[附件4]），卷末附備考表（見[附件5]）。案卷封面的填寫要求準(zhǔn)確、清楚。所有歸檔的案卷應(yīng)按照分類方案排列和編號(hào)，同時(shí)登記文件信息并編制檔案檢索工具（即檔案文件目錄）。

第十六條目錄中文件材料的標(biāo)題不能隨意更改和簡(jiǎn)化；對(duì)沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能反映文件內(nèi)容實(shí)質(zhì)的文件，應(yīng)按文件材料內(nèi)容重新擬寫標(biāo)題，自擬標(biāo)題必須用方括號(hào)［］括上。第十七條給每份檔案文件編制一個(gè)檔號(hào)。檔號(hào)的編制參照公司統(tǒng)一檔案編制規(guī)則執(zhí)行。

第十八條卷內(nèi)文件應(yīng)按順序排列，文件材料必須編寫頁號(hào)。

（一）裝訂的案卷，每卷文件應(yīng)當(dāng)整體編寫頁號(hào)，編寫方法為：在有文字的正面右上角、背面左上角用鉛筆按順序編寫頁號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示）。

（二）不裝訂的案卷，每份文件必須單件裝訂，并逐件編頁號(hào)。頁號(hào)編寫方法為：在有文字的正面右下角、背面左下角用鉛筆按順序編寫頁號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示）。

（三）歸檔的文件材料若原來沒有編頁號(hào)或錯(cuò)編漏編頁號(hào)的，必須重新編寫頁號(hào)。

（四）頁號(hào)不得漏編或重編；編寫書刊等成冊(cè)文件材料的頁數(shù)時(shí)，可利用原有頁號(hào)，再加上封面、目錄、附頁等有內(nèi)容的頁數(shù)，頁號(hào)不再重新編寫。

第十九條不裝訂的案卷，卷內(nèi)每份文件必須單件裝訂，并按卷內(nèi)文件順序逐件編號(hào)。

第二十條案卷的排列要求。按照不同門類、不同載體、不同年度、不同保管期限分別排列。排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后一致。按照排列順序編寫卷號(hào)，并分別填寫案卷目錄。移交時(shí)，案卷目錄隨同檔案一起歸檔移交給檔案部門。

第二十一條案卷標(biāo)題的擬制要求。內(nèi)容準(zhǔn)確，概括全面，文字簡(jiǎn)明，結(jié)構(gòu)完整。案卷標(biāo)題應(yīng)用毛筆、鋼筆書寫或打印，字跡要工整清晰。

第二十二條跨年度文件材料的歸檔年度劃分不同年度的文件一般不得放在一起立卷。一般文件應(yīng)放在文件的形成年度歸檔。文件的形成年度與文件的內(nèi)容針對(duì)年度不一致時(shí)，應(yīng)以文件內(nèi)容所針對(duì)的年度為準(zhǔn)；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年歸檔；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年歸檔；跨年度的會(huì)議材料放在會(huì)議開幕年歸檔；案件材料放在結(jié)案年歸檔；各類事故材料放在事故發(fā)生年歸檔；評(píng)選先進(jìn)、獎(jiǎng)勵(lì)材料放在評(píng)選、獎(jiǎng)勵(lì)年歸檔；總結(jié)與計(jì)劃可放在一起，視內(nèi)容主次確定歸檔年度；跨年度處理完畢或跨年度轉(zhuǎn)發(fā)的文件放在處理完畢或轉(zhuǎn)發(fā)年歸檔；臨時(shí)性機(jī)構(gòu)形成的文件，放入機(jī)構(gòu)撤銷的年度立卷。

第二十三條文件原稿及簽發(fā)意見的書寫材料必須能耐久保存。鋼筆墨水應(yīng)使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水。傳真件要以復(fù)印件歸檔。

第二十四條歸檔文件材料須去除金屬物，對(duì)破損文件材料應(yīng)進(jìn)行裱糊。

第二十五條歸檔文件材料的用紙規(guī)格為a4紙，大于a4紙的文件材料要折疊成a4紙大小。小于a4紙的文件材料要補(bǔ)成a4紙大小。對(duì)于不宜修改大小的特定文件（如獎(jiǎng)狀、證照、特定各式的合同文本等）應(yīng)與一般文件分開，另外保存。第二十六條檔案的裝訂順序?yàn)椋喊妇矸饷?-卷內(nèi)文件目錄--文件--備考表--封底。裝訂采用三孔一線的方法。不裝訂的案卷，卷中的文件應(yīng)逐件用細(xì)線或不易生銹的回形針、長(zhǎng)尾夾等裝訂工具裝訂。裝訂的要求是：結(jié)實(shí)、整齊、美觀、不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。

第二十七條各類檔案案卷封皮的外形推薦尺寸為315mx230m。可使用硬卷皮（卷盒），也可使用軟卷皮，使用軟卷皮必須加盒。紙質(zhì)檔案的卷宗厚度一般不超過2厘米，即每卷最多不超過200頁。

第二十八條歸檔文件材料的保管期限，由歸檔部門按《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）準(zhǔn)確劃分。第二十九條各類檔案的保存期限，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行。超過保存期限時(shí)，應(yīng)由檔案部門會(huì)同各職能部門共同鑒定，確屬失去保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。銷毀檔案應(yīng)由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，嚴(yán)格防止檔案遺失和泄密，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字。

第三十條各下屬機(jī)構(gòu)的檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位檔案的狀況和利用需要，編制兩種以上檢索工具，積極配合有關(guān)部門開展檔案資料的編研工作，如全宗介紹、組織沿革、大事記、文件匯編、案例選編等。

第五章關(guān)于電子文檔

第三十一條電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔，共同保存。第三十二條以紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的，辦理完畢后，可通過掃描等技術(shù)手段形成相應(yīng)的電子文件，歸檔保存。

第三十三條通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（oa）流轉(zhuǎn)的，辦理完畢后，在oa系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)留存。

第三十四條電子文件應(yīng)當(dāng)定期備份，異地保存至少2套。

第六章歸檔時(shí)間、責(zé)任者和歸檔手續(xù)

第三十五條辦理完畢的文件應(yīng)及時(shí)歸檔，當(dāng)年文件最遲必須在第二年的6月底之前送交辦公室歸檔。

第三十六條歸檔人員必須向檔案部門提供歸檔文件清單，檔案人員必須依據(jù)歸檔文件清單對(duì)歸檔文件清點(diǎn)簽收。在移交案卷時(shí)，移交部門應(yīng)將檔案的整理情況及本部門的主要工作、機(jī)構(gòu)和人員變動(dòng)情況簡(jiǎn)要寫出來，便于檔案部門編寫立卷說明及作為全宗歷史考證用。第七章部門變動(dòng)后文件材料的處臵

第三十七條部門撤銷、合并、拆分時(shí)，必須將本部門的全部文件材料加以整理、妥善保管，不得分散。

第三十八條撤銷部門的文件材料應(yīng)在撤銷前向檔案管理部門歸檔。

第三十九條一個(gè)部門的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)部門的，其文件材料不得分散，可由其中一個(gè)部門繼承管理，待文件材料處理完畢后向檔案管理部門歸檔。

第四十條一個(gè)部門并入另一個(gè)部門或幾個(gè)部門合并成一個(gè)新的部門，其文件材料由合并后的部門繼承管理，待文件材料處理完畢后向檔案管理部門歸檔。

第四十一條一個(gè)部門只是一部分業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)另一個(gè)部門，其文件材料不得帶入接受業(yè)務(wù)的部門，應(yīng)向檔案管理部門歸檔。如果接受業(yè)務(wù)的部門需要利用該部分檔案，可以借閱或復(fù)制。

第四十二條各種臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，其文件材料應(yīng)向檔案管理部門歸檔。

第八章文書檔案的管理

第四十三條辦公室按歸檔要求對(duì)部門歸檔文件材料進(jìn)行檢查和接收，對(duì)不符合要求的文件材料，退回原歸檔部門重新整理。

第四十四條歸檔的文件材料由辦公室按文書檔案管理工作規(guī)范進(jìn)行整理、編目和保管。第四十五條檔案庫(kù)房的管理嚴(yán)格按《檔案庫(kù)房管理制度》執(zhí)行。

第四十六條檔案的提供利用嚴(yán)格按公司檔案借閱利用管理規(guī)定執(zhí)行。

第九章罰則

第四十七條公司對(duì)下列行為應(yīng)視情節(jié)輕重予以處罰：

（一）將文件材料據(jù)為已有、不按要求歸檔的，視情節(jié)輕重予以通報(bào)批評(píng)或以上處分并限期改正。

（二）損毀、丟失、涂改、偽造檔案、明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取搶救措施造成檔案損失的，應(yīng)予以警告或以上處分責(zé)令其賠償損失。

（三）擅自出賣或轉(zhuǎn)讓檔案的，除予以行政處罰或以上處分外，還應(yīng)賠償損失。

（四）檔案工作人員玩忽職守造成檔案損失的，應(yīng)予以批評(píng)、警告等處罰。

第十章附則

第四十八條公司各立檔單位可根據(jù)本辦法和自己的實(shí)際情況制定具體操作指南以明確文書檔案管理的具體處理方法，對(duì)文書檔案歸檔范圍、文書檔案保管期限表、檔案借閱規(guī)則作適當(dāng)補(bǔ)充，制定具體文書檔案分類方案。

第四十九條附件所示表格，其中所列內(nèi)容為必要項(xiàng)目，表格格式僅供參考，可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)表格的格式、大小進(jìn)行調(diào)整或增加文件其他相關(guān)信息項(xiàng)。附件：

1.文書檔案歸檔范圍及保管期限表2.文書檔案借閱管理規(guī)定3.總公司文書檔案管理操作指南4.卷內(nèi)文件目錄5.備考表

6.檔案庫(kù)房管理制度[附件1]文書檔案歸檔范圍及保管期限表

一、定義

（一）凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本單位經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)發(fā)展、機(jī)構(gòu)建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

（二）凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的文件材料列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期期限為30年。

（三）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料列為短期保管。短期期限為10年。

二、公司文書檔案歸檔基本范圍及保管期限

（一）上級(jí)部門關(guān)于工作的指示、通知、批復(fù)、規(guī)定、辦法等文件材料：針對(duì)本單位的永久重要的30年一般的10年

（二）股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、薪酬政策委員會(huì)、審計(jì)委員會(huì)等公司決策層會(huì)議文件材料，包括會(huì)議決定、決議、記錄、紀(jì)要以及其他相關(guān)會(huì)議材料。永久

（三）總公司及其下屬機(jī)構(gòu)召開的各種重要會(huì)議形成的文件材料。會(huì)議包括系統(tǒng)工作會(huì)議、專業(yè)工作會(huì)議等，材料包括會(huì)議通知、名單、日程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、決議、決定、總結(jié)、紀(jì)要以及其他相關(guān)會(huì)議材料。永久

（四）本單位關(guān)于經(jīng)營(yíng)管理工作的正式發(fā)文文件，包括規(guī)定、制度、辦法、通知以及其他正式發(fā)文。永久

（五）本單位關(guān)于各項(xiàng)工作的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告永久

（六）本單位關(guān)于各項(xiàng)工作的用印申請(qǐng)30年

（七）合同30年辦公室保存蓋有公司公章、合同專用章、辦公室章的合同，保管期限從合同到期失效之日起計(jì)算。

（八）其它公司內(nèi)部常用文件10年

（九）其他外來文件重要的30年一般的10年

三、不在歸檔基本范圍內(nèi)的文件材料及其它記錄由各部門自行整理保存。

（一）各部門必須保存的文件有：

1.和本部門相關(guān)的公司發(fā)文、內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告的正式電子文件（pdf文件）。

2.本部門工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件，包括各類報(bào)表、通知書、申請(qǐng)單、記錄等。

3.以部門名義對(duì)外簽訂的合同協(xié)議類文件。

4.本部門收到的需處理和對(duì)本部門有參考利用價(jià)值的外來文件的復(fù)印件或電子文件，主要包括保監(jiān)會(huì)、行業(yè)協(xié)會(huì)、保險(xiǎn)學(xué)會(huì)的來文。

（二）保存期限可由各部門參照本文件，根據(jù)自己部門的實(shí)際情況確定。

四、本表應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況定期修訂。[附件2]

文書檔案借閱管理規(guī)定

一、公司員工根據(jù)工作需要可以向辦公室申請(qǐng)借閱檔案文件。

二、借閱人在借閱檔案時(shí)，必須辦理借閱登記手續(xù)，配合檔案人員做好登記工作，填寫《文書檔案利用登記表》（附表1）。

三、檔案借閱范圍主要根據(jù)文件的責(zé)任者和主送、抄送范圍而定。

（一）無密級(jí)文件的查閱范圍。一般員工因工作需要可以查閱。

（二）密級(jí)文件的查閱范圍。文件責(zé)任者、主送、抄送人員、公司領(lǐng)導(dǎo)、以及經(jīng)批準(zhǔn)的可以查閱的人員。

（三）密級(jí)文件的借閱必須嚴(yán)格按照文件查閱范圍執(zhí)行，不得向無權(quán)查閱的人員隨意出借。

四、申請(qǐng)方式

借閱人可以采用書面形式或電子郵件形式向檔案人員提出申請(qǐng)，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（附表2）。

五、檔案借閱程序

（一）一般文件

由利用人向辦公室提出申請(qǐng)，借閱人需要調(diào)閱利用紙質(zhì)文件的，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。借閱本部門經(jīng)辦的文件，在檔案人員審核登記后，即可借閱。借閱其他部門文件的，需辦公室審批。

（二）密級(jí)文件

由利用人提出申請(qǐng)，部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后報(bào)辦公室審批。借閱有密級(jí)的檔案，只能在閱覽室查閱，不得借出、復(fù)印、拍照，如有特殊需要，需經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（三）公司執(zhí)照證書

原件及復(fù)印件利用，由利用人提出申請(qǐng)，部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后報(bào)辦公室主任及辦公室分管理領(lǐng)導(dǎo)審批。

（四）特殊情況下，無論文件是否有密級(jí)，都由內(nèi)審部門或相關(guān)責(zé)任部門直接向辦公室一次性提出書面申請(qǐng)，由相關(guān)責(zé)任部門提出的，如有必要可會(huì)知內(nèi)審部門。特殊情況指年度審計(jì)、質(zhì)量審查或上級(jí)部門或領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本公司

的相關(guān)考核、檢查、調(diào)研等。相關(guān)責(zé)任部門是指文件責(zé)任部門、負(fù)責(zé)該項(xiàng)檢查的部門。

六、一次借閱文件數(shù)量不得超過10份，借閱時(shí)間不超過5個(gè)工作日，上文所列之特殊情況除外。

七、下屬單位借閱檔案時(shí)，須持單位介紹信或工作證，或由總公司相關(guān)人員陪同。

八、其他單位（一般為合作單位）人員需要利用本單位檔案的，需提供單位介紹信并由本單位相關(guān)部門人員陪同，并填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》。

九、其他特殊情況需經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批。

十、借閱者對(duì)所借檔案必須妥善保管，并負(fù)有安全、保密之責(zé)，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、拆裝、勾劃、刪改、污損、丟失等。十

一、檔案借閱后應(yīng)盡快歸還。借閱者如出差、休假、離職、出國(guó)及調(diào)離之前必須將檔案歸還。

十二、借閱人員退還檔案時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)檔案數(shù)量，檢查案卷有無損壞，文件是否齊全等。

十三、借閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守以上規(guī)定，若有違反者，應(yīng)追究責(zé)任。

十四、公司各部門有責(zé)任對(duì)本部門的形成的文件作好記錄、協(xié)助辦公室做好全公司的文件利用工作。《文書檔案利用登記表》（附表1）《檔案借閱申請(qǐng)表》（附表2）[附件3]公司文書檔案管理操作指南

第一章總則

第一條為明確公司的文書檔案管理的具體操作規(guī)則，更好地為各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，根據(jù)公司《文書檔案管理暫行辦法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本操作指南。第二條本操作指南所稱的文書檔案是指公司在其各項(xiàng)管理過程中形成的，具有保存和利用價(jià)值的，以文字為記錄形式為主的文件材料的紙質(zhì)和電子版本。

第三條本操作指南適用于公司文書檔案的管理，各部門可作為參考。

第二章職責(zé)

第四條公司辦公室（以下簡(jiǎn)稱辦公室）是公司檔案工作的管理機(jī)構(gòu)，主管公司的檔案工作。

第五條辦公室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司文書檔案；負(fù)責(zé)對(duì)各部門文書檔案的收集、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行考核；負(fù)責(zé)歸檔文件材料的管理和提供利用工作。

第六條各部門有責(zé)任對(duì)本部門所收到、處理的各種文件進(jìn)行登記，保管本部門常用的文件或留存復(fù)印件。負(fù)責(zé)將應(yīng)歸檔的文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件）及時(shí)向檔案管理部門歸檔。

第三章歸檔范圍

第七條凡是各部門在各項(xiàng)管理工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件、報(bào)表、證照等）均屬文書檔案歸檔范圍，詳見《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）。不在歸檔范圍內(nèi)的文件材料及其它記錄由各部門遵照《文書檔案管理暫行辦法》自行整理保存。

第四章歸檔文件的質(zhì)量要求

第八條一份檔案文件應(yīng)包括：公文：公司發(fā)文請(qǐng)示、文件正本（包括正文及附件），公司公文應(yīng)歸檔的文件正本（打印稿）至少一份。內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告：紙制審批流程的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告單及附件。用印申請(qǐng)：紙制審批流程的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告單及附件。外來文件：公文處理單及來文原件（或傳真件的復(fù)印件）。會(huì)議文件：會(huì)議決議、會(huì)議材料、會(huì)議紀(jì)要、嘉賓題名錄等會(huì)議全套文件。一次會(huì)議所形成的所有文件作為一整套存放，不得將同一次會(huì)議的文件拆散。

第九條歸檔文件材料的排列順序?yàn)椋篬由上（前）到下（后）]公文：公司發(fā)文請(qǐng)示-文件正本（包括正文及附件）。內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告：紙制審批流程的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告單-附件。用印申請(qǐng)：紙制審批流程的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告單-附件。外來文件：公文處理單-來文原件或傳真件的復(fù)印件。會(huì)議文件：會(huì)議決議-會(huì)議材料-會(huì)議紀(jì)要-其他材料。第十條總公司檔案裝具為檔案盒，一盒即一卷。

第十一條總公司文書檔案整卷不裝訂，單件裝訂排序后的檔案文件直接裝入檔案盒。第十二條單件裝訂方法

單份文件用回形針或長(zhǎng)尾夾夾在一起?；匦吾槕?yīng)使用有塑料包皮不易生銹的品種，文件上的長(zhǎng)尾夾應(yīng)用無字的紙條包起來，防止銹斑染上原件。凡是無法用回形針或長(zhǎng)尾夾夾住的比較厚的文件，可以不做任何裝訂，但是存放時(shí)必須符合以下條件：

第一，不被拆散。必須保證文件的整體性。第二，不會(huì)和其他文件混同。

第十三條單份文件頁號(hào)編寫方法為。在有文字的正面右下角、背面左下角用鉛筆按順序編寫頁號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字）。歸檔的文件材料若原來沒有編頁號(hào)或錯(cuò)編漏編頁號(hào)的，必須重新編寫頁號(hào)。頁號(hào)不得漏編或重編；編寫書刊等成冊(cè)文件材料的頁數(shù)時(shí)，可利用原有頁號(hào)，再加上封面、目錄、附頁等有內(nèi)容的頁數(shù)，頁號(hào)不再重新編寫。

第十四條文件的件號(hào)，即卷內(nèi)文件的順序號(hào)。件號(hào)的編寫與每份檔案文件第一頁右上角空白處用鉛筆按順序編寫件號(hào)。第十五條文書檔案的分類方法，實(shí)行年度─機(jī)構(gòu)（問題）分類法。

第十六條各類表單采用手寫或打印。手寫的要用毛筆或鋼筆填寫，鋼筆采用碳素或藍(lán)黑墨水，字跡要工整、美觀。

第五章歸檔時(shí)間

第十七條歸檔范圍內(nèi)的每份文件辦理完畢后，原件應(yīng)及時(shí)歸檔到辦公室。各部門對(duì)本部門形成的常用文件留取復(fù)印件。外來文件由辦公室公文流轉(zhuǎn)人員負(fù)責(zé)收集，制作收文目錄，并定期向檔案人員移交；總公司公文（包括紙制版原件和電子版文件）由辦公室發(fā)文人員負(fù)責(zé)整理收集，按日向檔案人員移交并，移交紙制版公文原件時(shí)同時(shí)填寫《紙質(zhì)公文歸檔交接表》（見附表1）。檔案人員須對(duì)歸檔人移交的文件資料進(jìn)行檢查。

《紙質(zhì)公文歸檔交接表》（見附表1）

第六章文書檔案的借閱利用

第十八條文書檔案的借閱利用必須嚴(yán)格按《文書檔案借閱管理規(guī)定》執(zhí)行。[附件4]卷內(nèi)文件目錄[附件5]備考表[附件6]

檔案庫(kù)房管理規(guī)定

第一條檔案庫(kù)房管理人員要忠于職守，提高安全保密意識(shí)，自覺做好安全防范工作，提高警惕，嚴(yán)格執(zhí)行《公司保密制度》的有關(guān)規(guī)定，確保檔案資料的完整和安全。

第二條檔案庫(kù)房每天應(yīng)檢查一次，做到門、窗、柜牢固無損，消防器材完備。檔案庫(kù)房用畢應(yīng)將庫(kù)房門、窗關(guān)嚴(yán)鎖好，并切斷庫(kù)房電器電源。

第三條庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁放易燃、易爆物品，做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防污染。第四條保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔衛(wèi)生，定期打掃。

第五條安排專業(yè)人員定期對(duì)檔案室內(nèi)空調(diào)、滅火器、煙感器等設(shè)備進(jìn)行檢查，出現(xiàn)問題應(yīng)立即報(bào)修。

第六條非檔案庫(kù)房管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)，一律不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。庫(kù)房和檔案柜鑰匙由檔案庫(kù)房管理人員負(fù)責(zé)妥善保管，嚴(yán)禁外借或私自配制。

第七條檔案的日常入庫(kù)、調(diào)出、歸還、銷毀等應(yīng)建立登記制度，確保帳物一致。

第八條檔案入庫(kù)前，應(yīng)嚴(yán)格檢查蟲蛀、霉變、灰塵等情況，發(fā)現(xiàn)問題須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫(kù)。

第九條庫(kù)房?jī)?nèi)的架、柜、箱應(yīng)存放有序，統(tǒng)一編號(hào)，方便查找。

第十條特種載體檔案要區(qū)別存放，磁性介質(zhì)檔案要購(gòu)臵和存放于防磁柜內(nèi)，并經(jīng)常進(jìn)行保護(hù)處理，確保檔案信息完整。第十一條檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)備有溫、濕度計(jì)，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)溫度應(yīng)控制在14-24℃，濕度應(yīng)控制在45-60%。檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)每天按時(shí)記載庫(kù)內(nèi)溫度，根據(jù)溫、濕度情況，可選擇使用空調(diào)、風(fēng)扇等設(shè)備，使庫(kù)房溫、濕度控制在規(guī)定范圍內(nèi)。第十二條為利于通風(fēng)降濕，檔案柜與墻壁應(yīng)保持一定距離，通道間距不少于80cm，檔案管理人員應(yīng)定期選擇有利時(shí)機(jī)通風(fēng)。

第十三條檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽光直射。庫(kù)房應(yīng)安臵窗簾及遮陽布，檔案柜應(yīng)避開直射陽光排列。

第十四條對(duì)破損、字跡不清等不易繼續(xù)保管而又需永久、長(zhǎng)期保存的檔案資料及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。

第十五條檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)愛護(hù)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)一切設(shè)備，確保各項(xiàng)設(shè)備完好。

第十六條檔案庫(kù)房管理人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行交接手續(xù)，在沒有完成交接前，不得離職調(diào)崗。

（本頁無正文）

主題詞：印發(fā)文書檔案管理暫行辦法修訂版通知抄送：公司總經(jīng)理室成員

聯(lián)系人：蔣婷聯(lián)系電話劍龍威電子科技有限公司辦公室2014年2月28日印發(fā)

第四篇：公司文書檔案管理辦法文書檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)公司文書檔案管理，做好公司文書的立卷工作，保證文書檔案的完整與安全，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。

第二條本辦法規(guī)定了文書檔案的歸檔范圍、管理使用要求、保存時(shí)間。

第三條本辦法適用于公司文書檔案的管理及使用工作。

第四條文書檔案是指公司在建設(shè)、營(yíng)運(yùn)管理、投資、開發(fā)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種文件材料。

文書檔案是公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是公司的寶貴財(cái)富，必須實(shí)行集中統(tǒng)一辦理。確保其完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的提供利用。

第二章文書檔案歸檔管理

第五條公司實(shí)行文書立卷制度，各部門應(yīng)指定1人專管本部門的文書立卷工作，人員要相對(duì)穩(wěn)定。

第六條檔案室集中統(tǒng)一管理公司全部檔案，承辦人員處理完畢的文件必須及時(shí)交本部門立卷人員集中立卷。檔案于第二年四月份前按規(guī)定整理，由部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案室交。

第七條凡是本公司在公務(wù)活動(dòng)中形成的、辦理完畢的，具有查考價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會(huì)議記錄，公司編印的出版物原稿的印本以及各種圖表、簿冊(cè)、照片等文件材料，

均須收集齊全立卷歸檔。

第八條外單位送來有查考價(jià)值的，需要辦理的各種重要資料，亦須立卷歸檔。

第九條凡需歸檔的文件材料，按下列分工進(jìn)行立卷：

（一）各部門發(fā)文和必須進(jìn)行歸檔的文件資料，由相應(yīng)部門收集整理立卷，交檔案室按檔案管理要求按編號(hào)歸檔。

（二）由本公司主辦聯(lián)合發(fā)文，以及與外單位聯(lián)合召開的會(huì)議文件，仍由承辦部門連同其它文件一起立卷。

第三章文書檔案的歸檔范圍

第十一條上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料

（一）上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件材料；

（二）上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)要求執(zhí)行的法規(guī)性文件；

（三）代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用文件的最后草稿和附件。第十二條本公司制發(fā)的文件材料

（一）公司在建設(shè)、營(yíng)運(yùn)管理、投資、開發(fā)、經(jīng)營(yíng)和其他管理活動(dòng)中形成的規(guī)定、決定、決議、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、各種會(huì)議的重要文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、公司成立、合并、更改名稱、章程、工作職責(zé)、啟用印章、人員編制、人事任免、調(diào)配、培訓(xùn)、職稱評(píng)定；聘任以及職工調(diào)資定級(jí)、獎(jiǎng)勵(lì)、退休、離休、復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)、死亡、撫恤等文件材料；規(guī)章制度、總經(jīng)理辦公會(huì)的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要，上級(jí)主管部門的重要指示、計(jì)劃、批復(fù)等。

（二）公司黨組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的或貫徹上級(jí)黨組織的重要

批示、決議、決定、黨代會(huì)有關(guān)文件、黨委會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、黨員、干部、職工名冊(cè)、干部年報(bào)表、黨內(nèi)年報(bào)表，黨務(wù)工作文件、材料以及紀(jì)檢工作中形成的文件、材料。

（三）公司工會(huì)、共青團(tuán)在工作中形成的工作報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要、重要的統(tǒng)計(jì)材料、年報(bào)表、團(tuán)代會(huì)和表彰大會(huì)有關(guān)文件、材料、照片、團(tuán)員名冊(cè)等。

（四）公司辦理干部、職工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨務(wù)的介紹信及存根、交換財(cái)產(chǎn)、物資等的憑證、清冊(cè)。

（五）公司形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料。

（六）公司編制的簡(jiǎn)報(bào)、書刊的定稿與樣本。

（七）公司各部門簽定的各種合同、協(xié)議書及合資合作項(xiàng)目活動(dòng)中形成的文件材料。

（八）公司征用土地、基建施工、竣工決算、購(gòu)置大中型設(shè)備、科研項(xiàng)目等的文件圖紙材料。

（九）地形圖及電子文檔。

第四章文書檔案立卷的基本要求

第十二條歸檔的各種文件材料，必須完整、系統(tǒng)、規(guī)范、符合其形成的自然規(guī)律、合理組卷，使案卷正確反映公司活動(dòng)的基本情況，并便于保管使用。

第十三條除與本公司有密切關(guān)系的（如請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批復(fù)）上下級(jí)文件不能分開立卷，其余應(yīng)分開立卷。

第十四條永久、長(zhǎng)期、短期不同保管期限的文件應(yīng)分別立卷。

第十五條跨年度的立卷應(yīng)放在結(jié)案的一年，計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、預(yù)決算等文件應(yīng)放在所針對(duì)的一年。

第十六條每卷不超過100頁，過超應(yīng)分別立卷，案卷標(biāo)題應(yīng)50字以內(nèi)。

第十七條下列文件不需歸檔

（一）重份文件。

（二）未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿，一般性文件的修改稿，鉛印多次的校對(duì)稿。

（三）無查考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。

（四）同級(jí)機(jī)關(guān)送來與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的文件材料。

（五）其它單位抄送公司作為通報(bào)情況性質(zhì)并沒有保留價(jià)值的文件材料及資料。

第五章文書檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

第十八條文書檔案組卷要求

（一）遵循文件材料形成規(guī)律的特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于管理和利用。

（二）歸檔的文件材料種類，份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)應(yīng)齊全完善。

（三）每份文件的正件與附件、印件與底稿，請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一份文件應(yīng)立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷。

第十九條文書檔案案卷排列要求

（一）卷內(nèi)文件材料密不可分的應(yīng)排在一起，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，正件在首、附件在后，印件在前、底稿在后。

（二）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序排列，依次編頁號(hào)、件號(hào)、裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料的右上角，填寫頁號(hào)，不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文材料的右上角加蓋檔案號(hào)章，逐件編號(hào)。

（三）有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)填寫在備考表內(nèi)，并寫明應(yīng)卷入，檢查人姓名、時(shí)間、備考表應(yīng)置卷尾。

（四）案卷封面每項(xiàng)應(yīng)填寫項(xiàng)名要簡(jiǎn)明，案卷題名要簡(jiǎn)明，確切的反映卷內(nèi)的文件內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容、名稱，字跡要工整清晰，用毛筆或鋼筆書寫。

第二十條文書檔案裝訂、借閱、銷毀等見《xxx檔案管理辦法》第二十一條本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第二十二條本辦法從發(fā)文之日起實(shí)行。

第五篇：中國(guó)人民銀行文書檔案管理辦法中國(guó)人民銀行文書檔案管理辦法

中國(guó)人民銀行關(guān)于文書檔案整理的指導(dǎo)辦法

中國(guó)人民銀行辦公廳關(guān)于印發(fā)《中國(guó)人民銀行文書檔案管理辦法》的通知中國(guó)人民銀行文書檔案管理辦法》銀辦發(fā)[2000]329（2000年11月30日銀辦發(fā)[2000]329號(hào)）人民銀行各分行、營(yíng)業(yè)管理部，各省會(huì)（首府）城市中心支行：為了加強(qiáng)人民銀行文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮檔案在銀行工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的精神，總行制定了《中國(guó)人民銀行文書檔案管理辦法》，現(xiàn)予印發(fā)，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。１９８８年總行辦公廳制發(fā)的《中國(guó)人民銀行文書檔案管理辦法（試行）》同時(shí)廢止。附：中國(guó)人民銀行文書檔案管理辦法第一章總則第一條為了加強(qiáng)中國(guó)人民銀行文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮檔案在人民銀行工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的精神，結(jié)合人民銀行工作的具體情況，特制定本辦法。第二條人民銀行文書檔案是指人民銀行在各項(xiàng)工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。它是人民銀行工作活動(dòng)的歷史記錄，反映人民銀行貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的路線、方針、政策的情況，也反映人民銀行在不同時(shí)期的歷史面貌，是進(jìn)行日常工作、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、金融研究的依據(jù)和必要條件，是國(guó)家的寶貴財(cái)富。第三條人民銀行總行及各級(jí)分支行按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，對(duì)本單位的黨、政、工、團(tuán)等在工作中形成的文書檔案由檔案部門進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，不得分散保存，確保檔案完整、準(zhǔn)確、安全、保密和有效利用。第二章文書檔案的管理體制和任務(wù)第四條各級(jí)行要加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)人民銀行的管理體制和國(guó)家檔案工作的管理體制，人民銀行各分支行和所屬單位的檔案工作，同時(shí)接受上級(jí)人民銀行檔案部門和地方檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。第五條總行辦公廳設(shè)立檔案處，各分行、營(yíng)業(yè)管理部，省會(huì)（城市）中心支行應(yīng)在辦公室下設(shè)檔案科（室），各地市中心支行設(shè)檔案室，配備具有一定檔案業(yè)務(wù)水平的專職人員，縣支行配備專（兼）職檔案人員。各直屬企事業(yè)單位，應(yīng)設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案人員。各單位辦公室有一名領(lǐng)導(dǎo)同志分工主管檔案工作。第六條文書檔案工作的基本任務(wù)：

（一）對(duì)本單位各部門形成的各種文件材料的收集、整理和歸檔。

（二）集中統(tǒng)一管理本行各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為各項(xiàng)工作和研究服務(wù)。

（三）收集、整理、保管和檔案有關(guān)的資料。

（四）掌握利用檔案的情況，總結(jié)利用檔案的經(jīng)驗(yàn)，提高檔案管理水平。

（五）在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下，對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和組織經(jīng)驗(yàn)交流。

（六）對(duì)所保管的全部檔案定期進(jìn)行鑒定、銷毀工作，并按規(guī)定做好向檔案館移交檔案的工作。

（七）嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。

（八）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)的工作。