4-附件1：文書(shū)檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)1主要工作依據(jù)1.1《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22-20001.2《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國(guó)家檔案局第6號(hào)令)1.3《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》(國(guó)家檔案局第10號(hào)令)1.4《企業(yè)檔案工作規(guī)范》DA/T42-20092管理職責(zé)2.1檔案部門(mén)是文書(shū)檔案歸口管理部門(mén)。負(fù)責(zé)本單位歸檔文件的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用;負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)本單位各業(yè)務(wù)部門(mén)文件的形成、積累和移交等工作。2.2各業(yè)務(wù)部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的形成、積累和管理，并在檔案員的指導(dǎo)下按檔案管理規(guī)范，完成歸檔文件的整理與移交工作。3歸檔要求3.1歸檔原則3.1.1歸檔文件應(yīng)以本單位形成的，以及與本單位職能有關(guān)的文件為歸檔主體。3.1.2普發(fā)性文件:凡是屬于直屬上級(jí)主管單位下發(fā)的與主業(yè)有關(guān)，且需要辦理的，則酌情歸檔，期限從短;而對(duì)層層轉(zhuǎn)發(fā)文件，且不需要辦理的，一般不需要?dú)w檔。3.1.3電子簽署文件：凡是在OA系統(tǒng)中設(shè)置電子簽署功能的，文件簽發(fā)人和領(lǐng)導(dǎo)批示必須用電子手簽筆簽署，不應(yīng)采用輸入法或自動(dòng)生成姓名，否則必須補(bǔ)簽。3.1.4通過(guò)OA系統(tǒng)網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的、保管期限為永久或定期30年的文件，歸檔時(shí)應(yīng)將電子文件打印成紙質(zhì)一同歸檔;保管期限為定期10年的文件，允許以電子文件形式歸檔保存，對(duì)紙質(zhì)文件不做要求。3.1.5無(wú)電子文件的紙質(zhì)文件，一般應(yīng)掃描制成電子文件。3.1.6對(duì)機(jī)密性文件，其電子文件應(yīng)脫機(jī)保管，不宜掛接電子文件。3.2歸檔時(shí)間3.3.3.3.2.4職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.2.5單位機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留存在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料應(yīng)在機(jī)構(gòu)變動(dòng)完成后和職工辦理調(diào)動(dòng)離崗手續(xù)前，發(fā)文處理單在后。4.2.1.2裝訂應(yīng)以不影響閱讀和復(fù)印、不破壞原件、方式簡(jiǎn)便為原則。永久、定期30年保存的文件，可用不銹鋼釘(夾)裝訂、如頁(yè)數(shù)多較厚的可用三針一線(xiàn)裝訂;定期10年文件可以不拆釘。4.2.2分類(lèi)文件分類(lèi)，統(tǒng)一采用:年度-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)的分類(lèi)方法分類(lèi)。按照文書(shū)檔案0-5大類(lèi)把文件歸入相應(yīng)的類(lèi)目，采用:黨群工作010,行政管理110、經(jīng)營(yíng)管理210、生產(chǎn)技術(shù)管理310,財(cái)務(wù)審計(jì)410,人力資源管理510、合同管理290標(biāo)識(shí)(見(jiàn)表1文書(shū)檔案0-5大類(lèi)歸檔范圍及保管期限劃分詳表)。4.歸檔文件可根據(jù)分類(lèi)方案的類(lèi)目和同一保管期限下。按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列;會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件要集中排列.4.2.4編制檔號(hào)4.2.4.1歸檔文件應(yīng)依據(jù)保管期限和分類(lèi)順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置逐件蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限。--全宗號(hào)，檔案館給立檔單位的代號(hào)。本單位檔案無(wú)進(jìn)館要求的，可不填寫(xiě)。--年度，文件形成的年度，以四位數(shù)標(biāo)注公元紀(jì)年，如2013。--分類(lèi)，統(tǒng)一采用年度-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)的分類(lèi)方法分類(lèi)。--保管期限:歸檔文件的保管期限的簡(jiǎn)稱(chēng)或代碼，可用文字表示(永久、定期30年、定期10年)，文件檔號(hào)中用數(shù)字標(biāo)示(1-永久、2-定期30年、3-定期10年)。--件號(hào)，室編件號(hào)，即文件排列的順序號(hào)，從“001”4.24.4.2.5.歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件時(shí)，只對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)文編目;來(lái)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文應(yīng)在附件中錄入題名、文號(hào)等信息。歸檔文件目錄設(shè)置:件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。--件號(hào)，室編件號(hào)，即文件排列的順序號(hào)，從“001”--責(zé)任者，應(yīng)填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，應(yīng)填寫(xiě)全稱(chēng)或規(guī)范的簡(jiǎn)稱(chēng)(以公文發(fā)文的簡(jiǎn)稱(chēng)為標(biāo)準(zhǔn))。沒(méi)有責(zé)任者的文件，應(yīng)考證后填寫(xiě);合同文件應(yīng)填寫(xiě)簽約各方的單位名稱(chēng);多個(gè)責(zé)任者的應(yīng)填寫(xiě)主要責(zé)任者。--文號(hào)，填寫(xiě)文件的發(fā)文字號(hào)或合同編號(hào)及相關(guān)編號(hào)。--題名，應(yīng)填寫(xiě)文件的標(biāo)題，如果沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題主題不明確的，可根據(jù)文件內(nèi)容擬寫(xiě)標(biāo)題加以補(bǔ)充，自擬標(biāo)題外加“[]”號(hào)。--日期，文件形成的日期?？捎?位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如“20130112”，無(wú)日期的應(yīng)考證填寫(xiě)，日期不全(僅有“年”或“月”--頁(yè)數(shù)，歸檔文件應(yīng)逐張編寫(xiě)頁(yè)號(hào)(原文件已有頁(yè)碼的可根據(jù)實(shí)際情況不再編寫(xiě))，文件中有文字、圖樣的均為1頁(yè);來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)頁(yè)號(hào)應(yīng)連續(xù)，頁(yè)數(shù)相加。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文同理;頁(yè)數(shù)編寫(xiě)位置可在正面右上角，反面左上角，按自然數(shù)從“1”--備注，填寫(xiě)本條目文件需要說(shuō)明的情況。4.2.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)x寬為4.2.5.4.4.24.2.4.2.6.3檔案盒封面應(yīng)填寫(xiě)或印上全宗名稱(chēng)(單位全稱(chēng))。檔案盒外形尺寸(長(zhǎng)/寬為310mmx220mm)脊背厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm,30mm,4.2.6.4填寫(xiě)并打印盒脊。盒脊應(yīng)有全宗號(hào)(企業(yè)的全稱(chēng)或簡(jiǎn)稱(chēng))、年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)，其中起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用4.2.6.5檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。4.備考表置于盒內(nèi)文件之后，內(nèi)容包括盒內(nèi)文件說(shuō)明、整理人、檢查人和日期(見(jiàn)圖4):--文件情況說(shuō)明應(yīng)填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出和銷(xiāo)毀等情況。若紙質(zhì)文件與電子光盤(pán)一并歸檔的，應(yīng)在備考表中填寫(xiě)不同儲(chǔ)存載體的檔案號(hào)，建立兩者的互見(jiàn)關(guān)系。--整理人，整理人簽名，