歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助!歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助!感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助!感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助 項(xiàng)目管理會(huì)議發(fā)言稿項(xiàng)目會(huì)議管理培訓(xùn)

項(xiàng)目會(huì)議管理培訓(xùn)講師：譚小琥

譚小琥老師

老師介紹：品牌策略營(yíng)銷(xiāo)專(zhuān)家清華大學(xué)特邀講師世界華人500強(qiáng)講師中國(guó)金牌管理咨詢(xún)師國(guó)際注冊(cè)企業(yè)教練（rcc）中國(guó)式沙盤(pán)模擬培訓(xùn)第一人授課風(fēng)格：

演說(shuō)家的風(fēng)采、戰(zhàn)略家的氣度、理論家的才華。

譚老師的培訓(xùn)課程。理論與實(shí)踐相結(jié)合，非常有效，使我們受益很多。

——中國(guó)移動(dòng)集團(tuán)

講師風(fēng)格個(gè)性化，易聽(tīng)；易懂；易執(zhí)行。

——南方石化

譚老師很多實(shí)用的方法能直接用到工作中，在很大程度上提高了我們的溝通效率與管理能力。我們會(huì)再請(qǐng)譚老師給我們進(jìn)行三天的培訓(xùn)。

——綠城集團(tuán)

告別理論講教、推崇實(shí)務(wù)操作、親歷案例分享、實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)傳導(dǎo)。

——中海石油

譚老師是集演說(shuō)家、戰(zhàn)略家、學(xué)者型于一身的魅力講師。

——聯(lián)邦家居

如何組織高效的項(xiàng)目會(huì)議

1.概要

項(xiàng)目會(huì)議是項(xiàng)目經(jīng)理溝通項(xiàng)目信息、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展、制定項(xiàng)目計(jì)劃、形成項(xiàng)目決策、解決項(xiàng)目沖突、進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤的有效手段。通過(guò)舉行項(xiàng)目會(huì)議，項(xiàng)目經(jīng)理可以與項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)、職能部門(mén)經(jīng)理、項(xiàng)目組成員及客戶(hù)相關(guān)干系人進(jìn)行充分而有效的溝通，從而為集思廣益，博采眾長(zhǎng)，充分聽(tīng)取各方面意見(jiàn)，提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)士氣、進(jìn)行項(xiàng)目決策、解決項(xiàng)目沖突奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在軟件行業(yè)，文山會(huì)海似乎是很正常的事，如果不能高效地組織項(xiàng)目會(huì)議，不僅不能合理地利用會(huì)議的各種功能，反而會(huì)帶來(lái)很多種負(fù)面效用。因此，高效項(xiàng)目會(huì)議的重要性是不言而喻的。以下就和大家聊一聊，如何組織高效的項(xiàng)目會(huì)議。

2.表象

不知道你是否遇到過(guò)以下現(xiàn)象，或者應(yīng)該說(shuō)是遇到過(guò)多少種如下的各種現(xiàn)象：剛收到一封新郵件，說(shuō)二十分鐘后要在xxx會(huì)議室開(kāi)xxx會(huì)；

一個(gè)很重要的會(huì)議，你很想?yún)⒓?，卻因?yàn)橛懈匾氖虑?，不得不放棄；?huì)議開(kāi)了半天，竟不知道會(huì)議所云??；

會(huì)議與你相關(guān)的內(nèi)容不到5分鐘，你卻不得不等上二小時(shí)，會(huì)議結(jié)束后才能歸位；開(kāi)會(huì)時(shí)間已過(guò)點(diǎn)，所到人員卻寥寥無(wú)幾，會(huì)議發(fā)起人不得不出去挨個(gè)地找人；參會(huì)人員已到齊，卻因?yàn)橐粋€(gè)重要參與人員不在，要等上半小時(shí)甚至更長(zhǎng)時(shí)間；會(huì)議中，幾個(gè)人爭(zhēng)得不可開(kāi)交，另幾個(gè)人卻聊起了中午去哪吃飯的事情；

會(huì)議上，領(lǐng)導(dǎo)講得興起，滔滔不絕，眼看就過(guò)了吃中飯的時(shí)間，無(wú)賴(lài)他還興致未盡；會(huì)議開(kāi)到一半，發(fā)言人手機(jī)響了，于是接了半天的電話(huà)，大家等著干著急；原定一個(gè)小時(shí)的會(huì)議，結(jié)果三個(gè)小時(shí)還沒(méi)結(jié)束；會(huì)議一開(kāi)就是好幾個(gè)小時(shí)，卻沒(méi)有任何結(jié)果；幾個(gè)小時(shí)時(shí)間的會(huì)議結(jié)束了，會(huì)后什么也沒(méi)留下；會(huì)上安排的任務(wù)，會(huì)后沒(méi)有人去跟蹤和落實(shí)；??

以上各種表象看似雜亂無(wú)章，其實(shí)是按會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制和會(huì)后跟蹤三個(gè)過(guò)程來(lái)整理的。其中前三種現(xiàn)象是由于會(huì)前準(zhǔn)備不足、中間八種現(xiàn)象是由于上中控制不夠、最后二種現(xiàn)象是由于會(huì)后沒(méi)有人跟蹤而導(dǎo)致。這樣的比重分配也是符合會(huì)議各過(guò)程相對(duì)重要性的分配的。以上各種低效甚至無(wú)效會(huì)議的表象，不知道你們遇到過(guò)多少這樣的現(xiàn)象。但悲哀的是，以上情況我統(tǒng)統(tǒng)都遇到過(guò)。所以，才發(fā)這篇貼子，和大家一起交流如何組織高效的項(xiàng)目會(huì)議，以?huà)伌u引玉，引發(fā)大家的思考和討論??3.成本

我們常常開(kāi)會(huì)，也常常組織會(huì)議，但很少有人去關(guān)注會(huì)議的成本。如果計(jì)算出會(huì)議的成本給你看看，也許會(huì)讓你大吃一驚。如果以前沒(méi)有關(guān)注過(guò)會(huì)議成本話(huà)也不要緊，現(xiàn)在來(lái)開(kāi)始關(guān)注還不算太遲。那么，我們現(xiàn)在來(lái)了解一下會(huì)議的成本究竟有多高。

3.1會(huì)議成本組成部分

會(huì)議成本是由三部份組成的，即會(huì)議工時(shí)成本、會(huì)議直接成本和效益損失成本。其實(shí)還有一些其它成本，但不是很高，也無(wú)法一一列舉，我們姑且不予考慮。會(huì)議的成本是如何計(jì)算出來(lái)的。我們先來(lái)了解一下會(huì)議成本各組成部分的計(jì)算方法，也就知道會(huì)議的實(shí)際成本了。

3.1.1會(huì)議工時(shí)成本

會(huì)議工時(shí)成本：是由于參與人員在參加會(huì)議時(shí)，占用了工作時(shí)間而發(fā)生的工時(shí)成本。工時(shí)成本的計(jì)算方法為：會(huì)議工時(shí)成本=參會(huì)人員平均月薪/月工作日/日工作小時(shí)數(shù)*薪資附加值系數(shù)*會(huì)議小時(shí)數(shù)*（參會(huì)人數(shù)+2）。

在給出計(jì)算會(huì)議工時(shí)成本計(jì)算公式后，現(xiàn)在要來(lái)介紹一下這個(gè)公式所用到的參數(shù)了。由于“參會(huì)人員平均月薪/月工作日/日工作小時(shí)數(shù)”=參會(huì)人員平均小時(shí)工資，所以將上公司簡(jiǎn)化為：會(huì)議工時(shí)成本=參會(huì)人員平均小時(shí)工資*薪資附加值系數(shù)*會(huì)議小時(shí)數(shù)*（參會(huì)人數(shù)+2）。

it行業(yè)的薪資附加值系數(shù)一般為1.5到2左右，因公司的管理水平、福利條件及辦公環(huán)境和位置等相關(guān)因素的不同，這個(gè)系數(shù)的大小會(huì)有一些細(xì)小的差異，但相差不會(huì)太大。一般不會(huì)超過(guò)2，但也不太容易小于1.5。其實(shí)，這個(gè)系數(shù)值是每個(gè)公司的財(cái)務(wù)都是知道的，每個(gè)老板也都心知肚明的，只是不說(shuō)出來(lái)罷了。

最后要解釋一下，為什么參會(huì)人數(shù)還要加上2。原因其實(shí)很簡(jiǎn)單，因?yàn)闀?huì)前的準(zhǔn)備和會(huì)后寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要等工作至少要花費(fèi)2個(gè)人力的參會(huì)時(shí)長(zhǎng)的相同時(shí)間。所以在這個(gè)計(jì)算方法中，要把參會(huì)人數(shù)再增加2。

3.1.2會(huì)議直接成本

什么是會(huì)議直接成本呢。會(huì)議直接成本是由于開(kāi)會(huì)時(shí)所要用到的會(huì)議室場(chǎng)所、投影儀設(shè)備、音視頻會(huì)議設(shè)備及其它相關(guān)會(huì)議設(shè)備而發(fā)生的成本。

會(huì)議直接成本計(jì)算方法也很簡(jiǎn)單，就是會(huì)議所用到會(huì)議室和全部相關(guān)設(shè)備的成本之和。所以，關(guān)于會(huì)議直接成本本文不作詳細(xì)敘述。

3.1.3效益損失成本

效益損失成本是什么。由于參會(huì)人員因?yàn)橐獏⒓訒?huì)議，而不得不中斷原來(lái)計(jì)劃的工作。試想，如果不用參加會(huì)議的話(huà)，哪這部分參會(huì)時(shí)間的工作是可以為公司帶來(lái)效益的，而因要參加會(huì)議，這部份工作的收益就因會(huì)議而損失掉了，這就是效益損失成本。同時(shí)，因?yàn)槟阋獏⒓訒?huì)議，其他人就暫時(shí)找不到你了，因此而帶來(lái)的損失也要算入會(huì)議成本的，為簡(jiǎn)單起見(jiàn)，我們將這部份成本也算入到效益損失成本中。

效益損失成本說(shuō)說(shuō)容易，但不好量化，而且計(jì)算困難。所以，只能用參數(shù)來(lái)模來(lái)進(jìn)行估算，雖不能很精確，但也不會(huì)偏差太大。最簡(jiǎn)單的算法是：效益損失成本=相同工時(shí)的人工成本*1.5。為什么還要乘1.5呢。很明顯，效益損失成本應(yīng)該大于相同工時(shí)的人工成本，對(duì)不對(duì)。不能的話(huà)，老板們掙什么呢。老板們掙的不就是員工的產(chǎn)出與實(shí)際工時(shí)成本之差么。

3.2會(huì)議成本計(jì)算方法

在了解以上三個(gè)會(huì)議成本組成部分的計(jì)算方法后，會(huì)議成本的計(jì)算方法也就出來(lái)了，只要將三者的和相加就是會(huì)議成本。即：會(huì)議成本=會(huì)議工時(shí)成本+效益損失成本+會(huì)議直接成本。將以上的公式合并后，就是會(huì)議成本的計(jì)算公式了。

即。會(huì)議成本=參會(huì)人員平均小時(shí)工資/*新資附加值系數(shù)*會(huì)議小時(shí)數(shù)*（參會(huì)人數(shù)+2）*（1+1.5）+會(huì)議直接成本。

3.3會(huì)議成本舉例

為了很清楚地了解會(huì)議成本，我們舉一個(gè)例子，來(lái)算算會(huì)議的成本究竟是多少。假設(shè)：要組織一個(gè)8個(gè)人參加的項(xiàng)目會(huì)議，會(huì)議時(shí)長(zhǎng)2小時(shí)，會(huì)議要用到投影設(shè)備。人均工時(shí)成本為40元/小時(shí)（在it行業(yè)，應(yīng)該差不多吧），薪資附加值系數(shù)為1.8，會(huì)議室的使用成本為150元每小時(shí)，投影的使用成本為100元每小時(shí)（如果租過(guò)會(huì)議室，就知道這個(gè)價(jià)格并不算貴了）。

這樣的會(huì)議，應(yīng)該it行業(yè)應(yīng)該是司空見(jiàn)慣的了吧，好了，按照會(huì)議成本計(jì)算公式，我們來(lái)算一算這個(gè)會(huì)議的實(shí)際成本是多少。

會(huì)議成本=40*1.8*2*（8+2）*（1+1.5）+（150+100）*2=4100元。好了，現(xiàn)在我們知道了，開(kāi)一個(gè)由8個(gè)人參的2小時(shí)的會(huì)議，成本竟然要超過(guò)4000元，比想象中的要高出不少吧。

4.過(guò)程

一個(gè)項(xiàng)目會(huì)議，可以分解為哪幾個(gè)過(guò)程呢。我們還是按照就簡(jiǎn)原則，把會(huì)議簡(jiǎn)單地分為“會(huì)前準(zhǔn)備”、“會(huì)中控制”和“會(huì)后跟蹤”三個(gè)主要過(guò)程。然后，逐一闡述每一個(gè)會(huì)議過(guò)程的具體事項(xiàng)和內(nèi)容。

4.1會(huì)前準(zhǔn)備

在一個(gè)會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備過(guò)程中，我們需要做好七件事，即。明確會(huì)議目標(biāo)、確定的參與人員、選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)議時(shí)間和會(huì)議時(shí)段、安排合適的會(huì)議時(shí)長(zhǎng)、明確會(huì)議議題、準(zhǔn)備充足的會(huì)議資料并及時(shí)發(fā)送正式的會(huì)議通知。

4.1.1明確的會(huì)議目標(biāo)

明確的會(huì)議目標(biāo)是有效會(huì)議的前提條件。這是顯而易見(jiàn)的，不用我說(shuō)大家都明白。項(xiàng)目管理本身就是以目標(biāo)為導(dǎo)向的。項(xiàng)目會(huì)議也是相同的道理。有一個(gè)明確的目標(biāo)才能召開(kāi)會(huì)議的必要性，這是會(huì)議發(fā)起人的首要考慮的因素，否則最好不要開(kāi)會(huì)。因?yàn)檫@種會(huì)議除了浪費(fèi)大家的時(shí)間、精力和金錢(qián)外，基本上不會(huì)有多大的作用。甚至還會(huì)引起很多副作用：比如降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力，使大家心生怨倦感，成為矛盾的觸發(fā)點(diǎn)等。

4.1.2確定的會(huì)議參與人員

一個(gè)會(huì)議，需求哪些人參加呢。這也是會(huì)議發(fā)起人要慎重考慮的，會(huì)議的召開(kāi)，并不是人越多越好的。人多不僅會(huì)增加會(huì)議成本，延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間，也會(huì)增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會(huì)議結(jié)論，也不利于會(huì)議控制。必竟，人多嘴雜嘛。

因此，會(huì)議的參與人員，應(yīng)該和會(huì)議密切相關(guān)。如果不是必要的人員，最好不要讓他們參加會(huì)議，即避免浪費(fèi)他們的時(shí)間，也好節(jié)約時(shí)間成本。

還有一種情況，就是和會(huì)議和某人相關(guān)，但關(guān)聯(lián)的時(shí)間非常短，比如只有五到十分鐘的內(nèi)容是和他相關(guān)的，其余時(shí)間和他沒(méi)有什么關(guān)系。這種情況該如何處理呢。如果遇到這種情況，可以考慮開(kāi)會(huì)時(shí)先講和他相關(guān)的內(nèi)容，相關(guān)內(nèi)容結(jié)束后，可以讓他自愿選擇離開(kāi)還是繼續(xù)旁聽(tīng)。

4.1.3適當(dāng)?shù)臅?huì)議時(shí)間和時(shí)段

一個(gè)會(huì)議，總是需要多人參與，問(wèn)題是，每個(gè)人都有自己的事，大家都很忙，即便不忙也會(huì)裝出很忙的樣子嘛。不是你隨便選一個(gè)時(shí)間，大家有都有時(shí)間參與的，如果重要人員不能參與，必然導(dǎo)致會(huì)議效果大打折扣，甚至因不能召開(kāi)而延期。

為了避免這種情況的發(fā)生，在會(huì)議召開(kāi)前，一定要先和大家溝通好會(huì)議召開(kāi)的合適日期，確保會(huì)議能如期召開(kāi)后，再發(fā)會(huì)議通知也不遲。

也許大家會(huì)覺(jué)得這種做法很浪費(fèi)會(huì)議發(fā)起人的時(shí)間，確實(shí)如此。但這些看似被浪費(fèi)的時(shí)間卻有其應(yīng)有的價(jià)值。因?yàn)椴贿@么做，將會(huì)浪費(fèi)更多人的時(shí)間，浪費(fèi)更長(zhǎng)的時(shí)間。

還需要注意的是，在和大家溝通前，盡量能提前一些，好讓大家能事前能安排好自己的時(shí)間和事情。在得到大家同意的情況下，再敲定會(huì)議召開(kāi)日期，就不容易有變掛的情況發(fā)生了。如果有人沒(méi)有安排好自己的工作而不能準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議時(shí)，也沒(méi)有合適的借口了。

確定好了會(huì)議日期，我們?cè)賮?lái)說(shuō)說(shuō)會(huì)議時(shí)段的問(wèn)題。什么時(shí)段比較適合開(kāi)會(huì)呢。要解答這個(gè)問(wèn)題，我們還是先來(lái)看看不適合開(kāi)會(huì)的時(shí)段吧。

早上9點(diǎn)剛剛上班，有些人可能還沒(méi)有完全睡醒呢。此時(shí)開(kāi)會(huì)顯然不合時(shí)宜，何況還有人會(huì)因此堵車(chē)而遲到的。中午12點(diǎn)呢，我想此時(shí)大家都已肚子空空了，誰(shuí)還有力氣去思考問(wèn)題呀。哪下午1點(diǎn)怎么樣。此時(shí)，大家剛好吃飽飯。我想大家都知道，人吃得太飽了，由于胃的消化壓力增大，要消耗大量的血液和氧氣，不少人腦子此時(shí)正缺氧呢。即便想思考也心有余而力不足了。顯然也不是開(kāi)會(huì)的好時(shí)段。而下午五點(diǎn)半，大家勞累了一天，誰(shuí)不想第一個(gè)沖回家呢。好了，以上時(shí)段都被排除了，哪乘下的時(shí)段總應(yīng)該不會(huì)錯(cuò)了吧。根據(jù)個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為上午十點(diǎn)到十二點(diǎn)和下午二點(diǎn)半到四點(diǎn)半是比較合適開(kāi)會(huì)的時(shí)段。因?yàn)樵谶@個(gè)時(shí)段，大家都已進(jìn)入正常的工作狀態(tài)中，且精力充沛，應(yīng)該是最佳的開(kāi)會(huì)時(shí)段了。因此，如有可能的話(huà)，會(huì)議盡量放在這個(gè)時(shí)間段來(lái)召開(kāi)。

4.1.4合適的會(huì)議時(shí)長(zhǎng)

一個(gè)會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)，通常是要根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容來(lái)確認(rèn)的。短則半小時(shí)搞定，長(zhǎng)則幾個(gè)小時(shí)。但據(jù)調(diào)查和研究發(fā)現(xiàn)，開(kāi)會(huì)的最佳時(shí)長(zhǎng)為一個(gè)半小時(shí)，最長(zhǎng)不要超過(guò)二小時(shí)。但凡會(huì)議超過(guò)二小時(shí)，大家的精力、注意力和反應(yīng)能力都會(huì)有明確的下降。因此，如果不是必須，會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)最好不要超過(guò)二小時(shí)。

4.1.5明確的會(huì)議議題

前面已經(jīng)說(shuō)了，會(huì)議要有明確的會(huì)議目標(biāo)，這是召開(kāi)高效項(xiàng)目會(huì)議的前提條件，而一個(gè)會(huì)議的目標(biāo)通常可以為解成多個(gè)不同的議題來(lái)進(jìn)行討論和交流。因此，在召開(kāi)一個(gè)會(huì)議前，會(huì)議的議題也應(yīng)該是要非常明確的，和會(huì)議議題相關(guān)的人員也應(yīng)該相對(duì)明確才對(duì)。當(dāng)然，各會(huì)議的議題要根據(jù)會(huì)議本身的特性來(lái)分解，最后還要在會(huì)議結(jié)論處匯總起來(lái)，形成明確而有效的會(huì)議結(jié)論。

4.1.6充足的會(huì)議資料和會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間在各類(lèi)會(huì)議中，有一部分會(huì)議是要求會(huì)議參與人員事先研讀會(huì)議材料的，參會(huì)人員需要對(duì)會(huì)議材料有充分的了解后，才能參與會(huì)議討論和交流。對(duì)于這類(lèi)會(huì)議，會(huì)議發(fā)起人應(yīng)該事先將有關(guān)會(huì)議材料發(fā)給會(huì)議參與人員和相關(guān)的干系人。讓參會(huì)人員有足夠的時(shí)間來(lái)研讀會(huì)議材料，并在對(duì)會(huì)議材料有一定的理解基礎(chǔ)上，再來(lái)召開(kāi)會(huì)議比較恰當(dāng)。如有可能，還要事先去了解大家對(duì)會(huì)議材料掌握的程度，必要情況下，給予一定的督導(dǎo)。

4.1.7發(fā)送正式的會(huì)議通知

以上準(zhǔn)備工作都做好了，就該發(fā)送正式的會(huì)議通知了。會(huì)議通知不能太草率，不要發(fā)一個(gè)郵件，寫(xiě)上兩句話(huà)就算完事。會(huì)議通知應(yīng)該正式、規(guī)范。會(huì)議通知的內(nèi)容應(yīng)該包括會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議發(fā)起人、會(huì)議日期和開(kāi)始時(shí)間、會(huì)議時(shí)長(zhǎng)、會(huì)議主題、會(huì)議參與人員名單。會(huì)議議題和各個(gè)議題的時(shí)間估算等。詳細(xì)信息參考附帶“會(huì)議通知模板”。

4.2會(huì)中控制

4.2.1提前通知開(kāi)會(huì)

如果會(huì)前準(zhǔn)備都做好了，接下來(lái)等著開(kāi)會(huì)就行了。但在正式開(kāi)會(huì)前，不要忘了提前通知大家。因?yàn)橛泻芏嗳诉€是很健忘的，提前十分鐘到十五分鐘左右，主動(dòng)去跟參會(huì)人員說(shuō)一聲要準(zhǔn)點(diǎn)開(kāi)會(huì)，讓他們有時(shí)間整理好手邊的工作。如果公司有準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)的習(xí)慣，這一步也許可以省略掉，但提醒一句總不會(huì)錯(cuò)。如果公司從沒(méi)有這樣的文化，哪這一步就無(wú)論如何也不應(yīng)該省略掉。

順便提一句，如果大家習(xí)慣用outlook任務(wù)提醒功能來(lái)發(fā)會(huì)議通知，這一步就真的可以省略了。

4.2.2做好開(kāi)會(huì)準(zhǔn)備

在正式開(kāi)會(huì)前，會(huì)議發(fā)起人通常有一些工作要做的，比如把投影設(shè)備調(diào)試好，把ppt準(zhǔn)備好等。在會(huì)前，一定要確保做好了正式開(kāi)會(huì)的所有準(zhǔn)備。

4.2.3準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議

在以上工作都做到位后，就可以準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)了。時(shí)間一到，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)吧。這時(shí)就不再去管誰(shuí)沒(méi)到了，哪是他們自己的事情，哪怕只有自己一個(gè)人，該怎么開(kāi)還是要怎么開(kāi)的，作為項(xiàng)目經(jīng)理，要有這樣的勇氣。如果有人遲到，不管他前面有什么沒(méi)有聽(tīng)到的，決不重復(fù)。切記，這點(diǎn)一定要堅(jiān)持，不能就全功盡悴了。這么做的目的就是要強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)的重要性。人的惰性大多都是好人貫出來(lái)的，我們可不要好心辦壞事。這時(shí)候，不能心太軟，該出手時(shí)就出手吧。

4.2.4控制每一個(gè)議題的時(shí)間

前面已經(jīng)提到過(guò)，會(huì)議的議題和每個(gè)議題的時(shí)間應(yīng)該是明確的，這樣做的目的就是要嚴(yán)格控制會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)，按每個(gè)會(huì)議議題而不是按整個(gè)會(huì)議來(lái)控制，這樣更有效，更不容易超時(shí)。按時(shí)開(kāi)會(huì)很重要，按時(shí)結(jié)束會(huì)議也同樣重要，要等同對(duì)待。

4.2.5明確每個(gè)議題的結(jié)論在討論每個(gè)會(huì)議議題時(shí)，都應(yīng)該得到明確的議題結(jié)論。如果大家的意見(jiàn)無(wú)法達(dá)成一致怎么辦呢。這里要特別說(shuō)明一下，作為會(huì)議發(fā)起人，應(yīng)該事先有準(zhǔn)備好的默認(rèn)議題結(jié)論。否則，這樣的議題就不應(yīng)該拿到會(huì)議上來(lái)討論，而應(yīng)該先和相關(guān)人員私下交流，得到可以接受的結(jié)論后，再召開(kāi)會(huì)議討論。如果會(huì)上能討論出更好的結(jié)論當(dāng)然更好，討論不出更好的結(jié)論時(shí)，也不會(huì)無(wú)果而終。

4.2.6讓參會(huì)人員有機(jī)會(huì)發(fā)言

對(duì)于討論性的議題，會(huì)議發(fā)起人要盡量讓大家都有發(fā)言的機(jī)會(huì)。如果遇到比較沉默寡言的參會(huì)人員，會(huì)議發(fā)起人可以采用點(diǎn)名的方式來(lái)聽(tīng)取他的意見(jiàn)。發(fā)言人多了，時(shí)間控制就變得重要起來(lái)了，這個(gè)就要靠會(huì)議發(fā)起人自己來(lái)靈活把握了。

4.2.7避免語(yǔ)言表述理解誤差

在會(huì)上，可能有這樣的情況：有些人技術(shù)水平不錯(cuò)，但言語(yǔ)表達(dá)能力方面可能有一定的欠缺。如果遇到這樣的人在會(huì)上發(fā)言，其它人就不一定能聽(tīng)懂他的意思了。這時(shí)候該怎么辦呢。這還得靠會(huì)議發(fā)起人自己努力聽(tīng)懂他的意思了。如果此人講話(huà)實(shí)在難懂的話(huà)，還是用前面的方法，會(huì)前私下交流，了解清楚后再開(kāi)會(huì)。會(huì)議發(fā)起人聽(tīng)明確后，再用簡(jiǎn)短的語(yǔ)句作總結(jié)。例如：你說(shuō)的是??的意思，對(duì)嗎。得到發(fā)言人的確認(rèn)后，就說(shuō)明沒(méi)錯(cuò)了。這樣做的好處就是能讓大家都聽(tīng)明白，避免理解上存在歧義。其實(shí)，對(duì)于其它人的發(fā)言，會(huì)議發(fā)起人也能做這樣的簡(jiǎn)單總結(jié)就最好了。

4.2.8提醒或中止過(guò)長(zhǎng)的發(fā)言

在會(huì)議中，可能會(huì)遇到很能神侃的人，一講起來(lái)就沒(méi)完沒(méi)了。對(duì)于這種人，在他發(fā)言前會(huì)議發(fā)起人最好提醒他，發(fā)言時(shí)要盡量簡(jiǎn)明扼要，不要超時(shí)。如果時(shí)間快到還沒(méi)有結(jié)論，就要發(fā)出警告了，還剩多久時(shí)間你的發(fā)言時(shí)間就到了。這也是避免會(huì)議超時(shí)要特別注意的地方。

4.2.9糾正離題的討論

在會(huì)議討論中，常常會(huì)出現(xiàn)離題的討論，這種現(xiàn)象應(yīng)該很普遍的。該如何處理呢。當(dāng)然還是要靠會(huì)議發(fā)起人了。會(huì)議發(fā)起人要集中精力，緊扣議題，不能被偏離議題的話(huà)題所誤導(dǎo)。出現(xiàn)離題的討論要及時(shí)中止。如：這個(gè)話(huà)題不在我們今天會(huì)議的討論之列，如果需要，我們可以會(huì)后再組織專(zhuān)題討論。如果會(huì)議發(fā)起人也人云亦云地加入到偏離的話(huà)題討論中，這樣的會(huì)議要開(kāi)多久就難以預(yù)料了。

4.2.10不要忘記會(huì)議總結(jié)

會(huì)議議題討論完后，可能大家就要急著散會(huì)了，其實(shí)還是一件重要的事情給忘了，哪就是沒(méi)有做會(huì)議總結(jié)。會(huì)議總結(jié)的時(shí)間也是在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)就要預(yù)留好的。會(huì)議總結(jié)可以根據(jù)會(huì)議遺留時(shí)間而定，時(shí)間少就簡(jiǎn)明扼要一些；時(shí)間長(zhǎng)的話(huà)，多說(shuō)幾句也無(wú)妨。

在激烈的討論結(jié)束后，用簡(jiǎn)明的會(huì)議總結(jié)來(lái)讓大家冷靜一下頭腦，還是很有用的，也可以讓大家加深對(duì)會(huì)議結(jié)論的印象。同時(shí)，也是鍛煉總結(jié)能力的良好方法。

4.2.11準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議

好了，到現(xiàn)在為止，會(huì)已開(kāi)完了，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議，就算大功告成了。

4.3會(huì)后跟蹤

會(huì)議結(jié)束后，真的就算全部完事了嗎。其實(shí)還沒(méi)有，會(huì)后的跟蹤也是不能忘的。

4.3.1及時(shí)發(fā)送會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議開(kāi)完后，最重要的就是會(huì)議紀(jì)要了，這是整個(gè)會(huì)議的產(chǎn)出。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該在開(kāi)完會(huì)后，盡快整理，這樣不容易遺漏和產(chǎn)生偏差。會(huì)議紀(jì)要最好能在會(huì)議當(dāng)天發(fā)送給相關(guān)的人員。如果當(dāng)天無(wú)法完成，最遲發(fā)送時(shí)間盡量不要超過(guò)24小時(shí)，不能，其效果又要打折扣了。

4.3.2會(huì)議紀(jì)要資料備案

會(huì)后形成的會(huì)議紀(jì)要，除了要發(fā)給相關(guān)人員外，最好能備案保存。以備將來(lái)需要時(shí)可以盡快查看，這也是知識(shí)積累的一部分。

4.3.3積極跟蹤會(huì)議反饋

會(huì)議結(jié)論已通過(guò)，大家是否有一致的行動(dòng)呢。這一點(diǎn)，會(huì)上是看不到的，只能靠會(huì)后去跟蹤和了解了，這就是會(huì)后跟蹤反饋的作用了，它可以檢驗(yàn)會(huì)上的結(jié)論是否得到有效的執(zhí)行和落實(shí)。

4.3.4積極跟蹤會(huì)議任務(wù)

很多會(huì)議結(jié)束后，還會(huì)產(chǎn)