項目1公文模板制作演講人01公文模板制作內(nèi)容導(dǎo)圖02項目背景項目背景公文，全稱公務(wù)文書，是指行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理活動或處理公務(wù)活動中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的、格式制定的具有傳遞信息和記錄事務(wù)作用的載體。作為一種特定格式的文體，公文在國家政治生活、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會管理活動中起著十分重要的作用。根據(jù)國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）要求，規(guī)定了公文通用紙張、排版和裝訂要求、公文格式各要素的國家標(biāo)準(zhǔn)，適用于各級黨政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。公文中一般包含了版頭、編號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、簽發(fā)人、版頭中的分隔線、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、附件等，但并不是每一份公文都包含了上述這些內(nèi)容。項目背景應(yīng)屆畢業(yè)生小張考上了某部的公務(wù)員，擔(dān)任秘書工作，主要工作任務(wù)根據(jù)既定的內(nèi)容完成公文文件的排版制作。這天，小張接到領(lǐng)導(dǎo)的安排，要求制作一個公文文書，發(fā)送給相關(guān)部門，為保證文書的安全，要求對文檔的操作權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，為了保證文檔在不同版本的系統(tǒng)下能正確瀏覽，需要將文檔保存為PDF格式，同時對生僻字要能正確輸入，頁面排版要符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定等要求。03項目簡介項目簡介版面設(shè)置項目簡介04新建并保存文檔新建并保存文檔（1）啟動Word2016；（2）單擊【文件】-【新建】，選擇【空白文檔】（3）點擊保存按鈕，或點擊【文件】-【保存】，選擇【瀏覽】，選擇適當(dāng)位置；（4）在【文件名】輸入框中輸入“政府公文制作”新建并保存文檔（5）點擊保存按鈕，并在Word文檔內(nèi)輸入文字。05頁邊距與版心尺寸設(shè)置頁邊距與版心尺寸設(shè)置按照公文格式要求，紙張大小采用標(biāo)準(zhǔn)A4大小，天頭（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。步驟1：設(shè)置紙張大小為標(biāo)準(zhǔn)A4，尺寸大小為21厘米ⅹ29.7厘米。選擇【布局】->【紙張大小】，選擇【A4】，設(shè)置天頭和訂口公文中所說“天頭”，即為通常所說的上頁邊距，訂口即左頁邊距。選擇菜單【布局】->【頁邊距】->【自定義頁邊距…】，選擇自定義頁邊距設(shè)置天頭和訂口上頁邊距定義為3.7厘米（即37mm），左頁邊距定義為2.8厘米（即28mm），為了確保版心大?。?56mmⅹ225mm）,需要同時設(shè)置下邊距為3.5厘米（即35mm），右邊距為2.6厘米（即26mm）。版心大小的寬為21-2.8-2.6=15.6（厘米），高為29.7-3.7-3.5=22.5（厘米），契合正式公文的版心大小要求。設(shè)置天頭和訂口【小貼士】如果需要更改頁邊距的度量單位，如將厘米改為毫米為單位，可選擇Word【文件】->【選項】->【高級】，選擇【顯示】組，將度量單位選擇為“毫米”，步驟3：選擇【確定】按鈕。至此，頁面的天頭、訂口位置確定完畢。06設(shè)置每頁行數(shù)和每行字?jǐn)?shù)設(shè)置每頁行數(shù)和每行字?jǐn)?shù)正式公文中，一般要求每頁22行，每行28個字，并撐滿版心，特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。步驟1：選擇【布局】菜單，在【頁面設(shè)置】功能組中，點擊右下角的三角箭頭設(shè)置字體由于公文中的正文字體要求仿宋三號字體，需要先設(shè)置字體后，設(shè)置的行數(shù)和每行的字符數(shù)才能正確顯示。選擇【文檔網(wǎng)格】選項卡，點擊【字體設(shè)置】按鈕設(shè)置字體設(shè)置正文的【中文字體】為“仿宋”，【字號】為“三號”，點擊確定，回到【文檔網(wǎng)絡(luò)】窗口步驟3：設(shè)置每頁行數(shù)和每行的字符數(shù)在【網(wǎng)格】部分，選擇【指定行和字符網(wǎng)格】，在【字符數(shù)】部分，每行處輸入“28”，在【行數(shù)】部分，每頁處輸入“22”，并記住行數(shù)部分的跨度“28.95”，點擊確定。設(shè)置字體【小貼士】也可以通過設(shè)置跨度值來實現(xiàn)每頁的行數(shù)和每行的字符數(shù)，當(dāng)點擊符號，前面的數(shù)字改變時，行數(shù)和字符數(shù)會自動發(fā)生變化。步驟4：設(shè)置段落的行間距設(shè)置行距選擇【開始】菜單，點擊【段落】功能組右下角的下三角符號，彈出“段落設(shè)置”窗口設(shè)置段落間距，【段前】和【段后】都設(shè)置為“0行”，【行距】設(shè)為“固定值”，在【設(shè)置值】處輸入“28.95磅”，確定設(shè)置行距按上述設(shè)置完畢后，數(shù)一下行數(shù)和每行的字符數(shù)，以確保所做的設(shè)置是正確的。如果設(shè)置不正確，請重點檢查步驟2和步驟3的設(shè)置。07設(shè)置版頭快速設(shè)置字體字號公文的份號，一般用6位3號字體的阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行?？梢酝ㄟ^【字體】組中的字體和字號選項快速設(shè)置，字體設(shè)為“宋體”，字號設(shè)為“三號”。插入特殊符號如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用宋體3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，選擇合適的字體和字號即可?！拘≠N士】“★”號的輸入法：【插入】菜單->【符號】-【其他符號】，在【子集】處選擇“幾何圖形符”08單發(fā)文單位排版單發(fā)文單位排版由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以直接使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，而不加“文件”二字。發(fā)文機(jī)關(guān)居中排列，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。發(fā)文機(jī)構(gòu)也可用插入藝術(shù)字來制作?！拘≠N士】一般情況下，“方正小標(biāo)宋簡體”字體并未安裝，需要我們自行安裝該字體，方法如下：單發(fā)文單位排版（1）搜索“方正小標(biāo)宋簡體字體下載”，找到相應(yīng)下載地址并下載到本電腦，文件名一般為“方正小標(biāo)宋體字.TTF”，若是壓縮包，要解壓出來；（2）鼠標(biāo)右擊“方正小標(biāo)宋體字.TTF”文件，選擇“安裝”，或者雙擊，點擊“安裝”按鈕即可，如下圖所示。單發(fā)文單位排版（3）安裝完畢后，即可在字體選擇下拉列表處找到相應(yīng)字體進(jìn)行設(shè)置。09多發(fā)文單位排版多發(fā)文單位排版多機(jī)構(gòu)聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將機(jī)構(gòu)名稱按序兩端對齊排列；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)構(gòu)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)構(gòu)名稱為準(zhǔn)上下居中排列。多發(fā)文單位排版多發(fā)文單位排版最快捷的方式，是采用表格的方式來完成。【小貼士】雙發(fā)文單位的“雙行合一”功能，也可以采用表格來完成。多發(fā)文單位排版步驟1：插入表格。點擊【插入】菜單->【表格】按鈕，拖動鼠標(biāo)，確定表格的行數(shù)和列數(shù)，此處選擇3行2列。也可以點擊【插入表格】命令，分別輸入表格的行數(shù)和列數(shù)多發(fā)文單位排版步驟2：合并單元格。在每個單元格內(nèi)輸入相應(yīng)內(nèi)容，選擇“文件”二字所在的列，點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“合并單元格”多發(fā)文單位排版多發(fā)文單位排版步驟3：設(shè)置字體。選擇發(fā)文單位內(nèi)容，點擊“增大字號”按鈕，調(diào)整到合適大小。同樣方法設(shè)置“文件”二字的字號大小，字體選擇“方正小標(biāo)宋簡體”，字體顏色為紅色。步驟4：設(shè)置表格邊框樣式。選中表格全部行和列，點擊【設(shè)計】->【邊框】，選擇“無邊框”多發(fā)文單位排版多發(fā)文單位排版步驟5：設(shè)置發(fā)文單位分散對齊。選中所有發(fā)文單位，選擇【段落】功能組中的“分散對齊”按鈕，完成設(shè)置。10公文水平分割線公文水平分割線分割線有“版頭中”和“版記中”分割線。發(fā)文字號之下居中一條與版心等寬的紅色分割線，稱為版頭分割線，推薦高度為2磅，在公文末尾與版心等寬的分割線，稱為版記分割線。版記中的首條分割線和末條分割線用粗線（推薦高度為1磅），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為約為0.75磅），首條分割線位于版記中第一個要素之上。步驟1：插入直線。點擊【插入】菜單->【形狀】按鈕，選擇“直線”命令。繪制水平直線，在按住鼠標(biāo)左鍵的同時，按住Shift鍵，水平拖動鼠標(biāo)可以畫出一條水平的直線。公文水平分割線步驟2：設(shè)置直線樣式。選中直線，單擊【格式】選項卡，點擊【形狀樣式】組中的右下箭頭，將【線條】設(shè)為“實線”，【線條顏色】設(shè)為紅色，“寬度”設(shè)為2磅，同時設(shè)置直線寬度為15.6厘米（與版心寬度一致）公文水平分割線公文水平分割線公文水平分割線步驟3：用同樣方式設(shè)置版記中的分割線。【小貼士】選擇直線，按住Ctrl鍵的同時，用鍵盤的上、下、左、右箭頭鍵，可以小范圍移動圖像位置。11公文正文格式基本要求公文正文格式基本要求公文首頁必須顯示正文，一般采用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個自然段左邊空兩個字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層次用黑體字、第二層次用楷體字、第三和第四層次用仿宋字體。12公文頁碼設(shè)置公文頁碼設(shè)置公文頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，頁碼數(shù)字左右各放一條一字線，如-1-，-2-，-3-，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。具體操作如下：步驟1：插入頁碼。選擇【插入】->【頁腳】->【編輯頁腳】命令，彈出頁眉頁腳的“設(shè)計選項卡”。步驟2：設(shè)置“奇偶頁不同”。在“設(shè)計”選項卡中，選擇“奇偶頁不同”復(fù)選框，表示需要單獨設(shè)置奇數(shù)頁和偶數(shù)頁頁碼格式公文頁碼設(shè)置步驟3：添加奇數(shù)頁頁碼。進(jìn)入奇數(shù)頁頁腳，選擇【設(shè)計】->【頁碼】->【頁面底端】->【普通數(shù)字3】，選擇頁碼靠右位置的選項公文頁碼設(shè)置步驟4：設(shè)置頁碼格式。點擊圖1-29中的“設(shè)置頁碼格式”命令，彈出“頁碼格式”對話框，在“編號格式”處選擇“-1-，-2-，-3-…”樣式，點擊確定，完成奇數(shù)頁頁碼設(shè)置。公文頁碼設(shè)置步驟5：添加偶數(shù)頁頁碼。進(jìn)入偶數(shù)頁頁腳，選擇【設(shè)計】選項卡->【頁碼】->【頁面底端】->【普通數(shù)字1】，選擇頁碼靠左位置的選項，圖1-29進(jìn)行設(shè)置。頁碼格式設(shè)置與步驟4相同。步驟6：設(shè)置頁碼左右各空一字。在單頁碼右邊輸入一個空格，雙頁碼左邊輸入一個空格。關(guān)閉頁眉和頁腳，完成頁碼的設(shè)置。13保存模板文件保存模板文件公文具有固定的格式，若每一次制作都要重復(fù)設(shè)置，不但費時費力，并且還不一定能保持一致的格式。為了解決這個問題，可以將設(shè)置好格式的文檔格式，保存為模板，方便在后期制作公文時，用該模板文件快速新建公文。本節(jié)講解如何將文檔保存為模板，同時用模板新建公文文檔的方法。步驟1：將文檔另存為模板文件。打開設(shè)置好的公文文件，選擇【文件】->【另存為】，選擇適當(dāng)?shù)谋４嫖恢?，比如“C:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\Templates\2052”，輸入文件名，文件類型選擇“Word模板（.dotx）”，確定，模板即保存成功。保存模板文件啟動Word，選擇【文件】->【新建】->【個人】選項，選擇已保存的模板文件，新建文件，在此基礎(chǔ)上修改文檔，保存文件即可。保存模板文件14用拼音輸入法輸入生僻字用拼音輸入法輸入生僻字在處理公文的過程中，可能會遇到一些生僻的字，如姓名、地名或者特殊的專業(yè)名詞，要正確輸入這些漢字，需要用特殊的處理方法來實現(xiàn)?？梢圆捎脙煞N方法來輸入：通過構(gòu)造新字或者用拼音輸入法的特殊方法法實現(xiàn)，本文介紹采用拼音輸入法來輸入生僻漢字，輸出的字，與傳統(tǒng)的文字并相同，可以設(shè)置字體、字號等【小貼士】目前支持特殊輸入的拼音輸入法有搜狗拼音輸入法和百度拼音輸入法。以輸入“槻”為例，來說明用拼音輸入的方式輸入該字的方法。在搜狗拼音輸入法或百度拼音輸入法中，切換到中文輸入狀態(tài)，首先輸入字母“u”，出現(xiàn)如圖1-43所示的輸入狀態(tài)。用拼音輸入法輸入生僻字拆字輸入法。拆字輸入法是更快捷的方法，如果生僻字可以拆分成不同的字，也可以采用拼字的方法輸入。如輸入“umugui”，也可以找到該字。其中拼音“mu”代表左邊的“木字旁”，“gui”表示需要輸入右邊的“規(guī)”，在實際使用中，根據(jù)生僻字的組成，采用合適的輸入法，一般情況，采用拆字的方法更快捷。15文檔的安全防護(hù)文檔的安全防護(hù)針對重要的文檔進(jìn)行保護(hù)，是保證信息安全一個重要方法。針對Word文檔的安全防護(hù)措施，包括設(shè)置文檔的密碼、操作權(quán)限、通過數(shù)字簽名簽署文件等方法。將文檔設(shè)置為不能修改通過將文檔“設(shè)置為最終狀態(tài)”，表明此文檔為最后版本，不允許修改，其他人只能讀，不能修改。打開文檔，點擊窗口最左上角【文件】選項，進(jìn)入文件【信息】面板，點擊【保護(hù)文檔】按鈕，選擇【標(biāo)記為最終狀態(tài)】命令，在彈出的對話框中選擇【確定】按鈕，完成設(shè)置。設(shè)置完畢后，將在【保護(hù)文檔】處顯示為“此文檔已標(biāo)記為最終狀態(tài)以防止編輯”。設(shè)置為最終狀態(tài)的文檔，當(dāng)再次打開該文檔時，會提醒該文檔已經(jīng)設(shè)置為最終版本，不允許修改。要取消標(biāo)記為“最終狀態(tài)”的文檔，僅需再次點擊【保護(hù)文檔】，點擊【標(biāo)記為最終狀態(tài)】即可。將文檔設(shè)置為不能修改將文檔設(shè)置為不能修改設(shè)置文件打開密碼通過給文檔設(shè)置密碼，使用者需要通過密碼才能打開文件，具體過程下：打開文檔，點擊最左上角的【文件】選項，進(jìn)入信息面板，點擊【保護(hù)文檔】按鈕，選擇【用密碼進(jìn)行加密】，在彈出的對話框中連續(xù)兩次輸入密碼后，點擊【確定】按鈕即可。設(shè)置完畢后，在【保護(hù)文檔】處提示“必須使用密碼才能打開文檔”。設(shè)置文件打開密碼【小貼士】1、請將密碼保存在安全位置，當(dāng)忘記密碼后，將無法打開文檔。2、要修改密碼，再次打開【保護(hù)文檔】下的【用密碼進(jìn)行加密】，輸入新密碼，即完成打開密碼的修改。3、要刪除密碼，同樣再次打開【保護(hù)文檔】下的【用密碼進(jìn)行加密】，將密碼刪除即可。限定編輯特定內(nèi)容通過【限制編輯】操作，可以控制其他人對文檔全部或部分內(nèi)容的操作類型，具體步驟如下：步驟1：選擇點擊【文件】菜單，在信息面板中點擊【保護(hù)文檔】下的【限制編輯】命令，將在文檔的右邊顯示了【限制編輯】面板?！拘≠N士】要打開【限制編輯】面板，也可以通過點擊【審閱】選項卡，點擊【限制編輯】按鈕。限定編輯特定內(nèi)容步驟2：在【限制編輯】面板，選擇文檔中需要限制操作的內(nèi)容，勾選【1.限制對選定的樣式設(shè)置格式】前的復(fù)選框，表明不能對該部分內(nèi)容的格式進(jìn)行修改；再選擇【2.僅允許在文檔中進(jìn)行此類型的編輯】復(fù)選框，表示不能修改文檔內(nèi)容。如果部分內(nèi)容可以允許其他人修改，先選擇文檔內(nèi)容，在【例外選項】，勾選【每個人】復(fù)選框。限定編輯特定內(nèi)容點擊【是，啟動強(qiáng)制保護(hù)】按鈕，彈出強(qiáng)制保護(hù)對話框，如果需要編輯密碼，則輸入密碼，若不需要密碼，直接點擊【確定】按鈕，即完成了對選定內(nèi)容的可編輯權(quán)限，未選定內(nèi)容不可編輯。如果需要設(shè)置文檔的全部內(nèi)容都不能編輯，則不用設(shè)置【例外項】。在上述步驟設(shè)置完畢后，回到文檔，不能設(shè)置文檔的所有格式，用黃色方括號標(biāo)注的區(qū)域可編輯，其他區(qū)域?qū)⒉荒芫庉?。要停止【限制編輯】，將所有選項取消即可。限定編輯特定內(nèi)容16導(dǎo)出PDF文件導(dǎo)出PDF文件為保證文檔在不同系統(tǒng)下均能正確查看，同時避免未經(jīng)授權(quán)的修改，可以將文檔導(dǎo)出為PDF格式文檔，方便在各類設(shè)備，包括PC機(jī)、PAD、智能手機(jī)上查看。打開文檔，選擇最左上角的【文件】菜單，在下拉列表中選擇【導(dǎo)出】選項，選擇【創(chuàng)建PDF/XPS文檔】命令，點擊【創(chuàng)建PDF/XPS】按鈕，瀏覽PDF文件的保存路徑，點擊確定。也可直接選擇【導(dǎo)出為PDF】，將導(dǎo)出的文件保存在Word文檔所在位置。PDF文件可以用PDF閱讀器、高版本的IE瀏覽器或者谷歌瀏覽器等打開查看。導(dǎo)出PDF文件拓展訓(xùn)練-會議紀(jì)要會議紀(jì)要是記錄和傳達(dá)會議情況和議定事項的一種法定公文，需要集中、綜合地反映會議的主要議定事項，起具體指導(dǎo)和規(guī)范的作用。會議記錄是一種客觀的紀(jì)實材料，用于記錄參會人員的發(fā)言內(nèi)容，兩者是不同的。會議紀(jì)要是在會議記錄基礎(chǔ)上經(jīng)過加工、整理出來的一種記敘性和介紹性的文件。包括會議的基本情況、主要精神及中心內(nèi)容，便于向上級匯報或向有關(guān)人員傳達(dá)及分發(fā)。整理加工時或按會議程序記敘，或按會議內(nèi)容概括出來的幾個問題逐一敘述。會議紀(jì)要要求會議程序清楚，目的明確、中心突出、概括準(zhǔn)確、層次分明、語言簡練。會議紀(jì)要有如下幾種類別：會議紀(jì)要簡介（1）辦公會議紀(jì)要。主要用于記載和傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)辦公會議決定和決議事項。如其中涉及有關(guān)部門的工作，可將會議紀(jì)要發(fā)給相關(guān)部門，并要求其按紀(jì)要執(zhí)行。（2）工作會議紀(jì)要。用以傳達(dá)重要的工作會議的主要精神和議定事項，有較強(qiáng)的政策性和指示性。（3）協(xié)調(diào)會議紀(jì)要。用于記載協(xié)調(diào)性會議所取得的共識以及議定事項，對與會各方有一定的約束力。（4）研討會議紀(jì)要。主要記載研究討論性或總結(jié)交流性會議的情況。這類會議紀(jì)要的寫作要求全面客觀，除反映主流意見外，如有不同意見，也應(yīng)整理進(jìn)去。會議紀(jì)要的特點：會議紀(jì)要簡介（1）內(nèi)容的紀(jì)實性。會議紀(jì)要如實地反映會議內(nèi)容，它不能離開會議實際搞再創(chuàng)作，否則，就會失去其內(nèi)容的客觀真實性。（2）表達(dá)的提要性。會議紀(jì)要是根據(jù)會議情況綜合而成的，因此，撰寫會議紀(jì)要時應(yīng)圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括，重點應(yīng)放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程。（3）稱謂的特殊性。會議紀(jì)要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀(jì)要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，使用“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等慣用語。為體現(xiàn)會議紀(jì)要的權(quán)威性，一般需要規(guī)范會議紀(jì)要格式，當(dāng)然，每個部門、企業(yè)或單位格式可不一致。設(shè)計效果”拓展訓(xùn)練—制作會議通知模板文件會議通知指會議準(zhǔn)備工作基本就緒后，為便于與會人員提前作好準(zhǔn)備而發(fā)給與會者的通知。它通常包括書面通知和口頭通知兩種形式。較莊重的會議以及出席會議人數(shù)較多的，宜發(fā)書面通知。書面通知的撰寫格式由標(biāo)題、正文、署名和日期三部分組成。標(biāo)題可由發(fā)通知機(jī)關(guān)、會議種類和文種名稱組成，也可只寫“會議通知”或“通知”。重要會議的通知還應(yīng)編發(fā)通知機(jī)關(guān)的發(fā)文號，日常性工作會議的通知則單獨編發(fā)文號，臨時性會議通知不編發(fā)文號。正文須寫明會議名稱、開會時間、地點、會期、議題、要求等。大中型會議及有外地同志參加的會議，還應(yīng)寫清報到地點、有無交通工具接送、需攜帶哪些資料和物品、可否帶或帶多少工作人員等。署名和日期包括發(fā)文單位和發(fā)出日期。有時須加蓋發(fā)通知單位的公章。重要會議的通知，可擬出一文字稿，以保準(zhǔn)確性。通知發(fā)出后要及時落實參加會議的人員，并報告會議主持人。模板文件設(shè)計要求和效果快速添加自動編號和項目符號本項目要求時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容和會議要求添加自動編號，除了可以分別選中內(nèi)容，點選【編號】圖標(biāo)之外，也可按住Ctrl鍵不放，分別選中各項目，選擇【開始】，“段落”組中點擊【編號】圖標(biāo)，可快速為每個項目添加自動編號快速添加自動編號和項目符號快速添加項目符號方法類似。在選中內(nèi)容之后，點擊【開始】，選擇“段落”組中的【項目符號】圖標(biāo)，選擇適當(dāng)符號即可。添加水印在【設(shè)計】選項卡下，在“頁面背景”組中，點擊【水印】圖標(biāo)，選擇【自定義水印】命令，在水印對話框中設(shè)置水印內(nèi)容和版式制作電子公章為了保持通知的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，需要在文檔中加上公司的公章。公章一般為圓形或橢圓形，顏色為紅色，中間一顆紅色五角星，公司名稱在五角星上部按弧形排列。公司公章的設(shè)計效果如圖1-52所示。制作電子公章制作公章外形選擇【插入】選項卡，點擊“插圖”組中的【形狀】圖標(biāo)，在列表中選擇橢圓圖形，按住Shift鍵不動，鼠標(biāo)在頁眉畫出一個正圓形。設(shè)置填充色為“無”，線條為“實線”，顏色為“紅色”，寬度為5磅，復(fù)合線型為“由粗到細(xì)”制作電子公章插入弧形公司名稱藝術(shù)字選擇【插入】選項卡，點擊【藝術(shù)字】圖標(biāo)，選擇第一種藝術(shù)字樣式，輸入公司名稱。字體設(shè)為紅色。選中藝術(shù)字文本框，切換到【格式】選項卡，在“藝術(shù)字樣式”組中，點擊【文本效果】-【轉(zhuǎn)換】，選擇【跟隨路徑】中的“上弧彎”樣式，制作電子公章插入弧形公司名稱藝術(shù)字拖動藝術(shù)字文本框大小，使得有足夠的弧度與公章外形匹配，可將藝術(shù)字文本框拖動到公章外形框內(nèi)，反復(fù)調(diào)整大小和位置制作電子公章插入弧形公司名稱藝術(shù)字此時發(fā)現(xiàn)文字過于擁擠，可通過調(diào)整字間距將文字更加美觀的排列。選中藝術(shù)字文本框，點擊【開始】選項卡“字體”組右下角按鈕，彈出“字體”對話框。在對話框中選擇【高級】選項卡，將“間距”選項選擇為“加寬”，磅值處填寫2磅，點擊確定，需要注意的是，加寬值的多少，要根據(jù)文字內(nèi)容和外框的匹配調(diào)整。制作電子公章插入紅色五角星在【插入】選項卡的，點擊【形狀】圖標(biāo)，選擇五角星形狀，按住Shift鍵不放，拖動鼠標(biāo)在當(dāng)前頁面插入正五角星形狀，將五角星的【形狀填充】設(shè)為紅色，【形狀輪廓】設(shè)為“無”，調(diào)整到合適的大小。選中五角星，切換到【格式】選項卡，在【環(huán)繞文字】列表中選擇【緊密型環(huán)繞】，然后將五角星拖入到公章外形框之內(nèi)，注意，若不設(shè)置環(huán)繞文字類型，將不能隨意拖動圖形位置。最后，插入文本框，輸入“公用章”，設(shè)置文字間距，設(shè)置文字顏色為紅色，文本框無填充色，無邊框，調(diào)整到合適大小，拖動到公章外框之內(nèi)。將公章圖保存為圖片文件此時已將公章的主體設(shè)置完畢，為方便日后反復(fù)使用，可將設(shè)計好的公章保存為一個圖片文件。方法如下：選擇【插入】選項卡，點擊【屏幕截圖】圖標(biāo)下的【屏幕剪輯】命令后，快速定位到剛才設(shè)計公章的文檔內(nèi)，用鼠標(biāo)拖動截圖范圍，即在當(dāng)前文檔內(nèi)插入所截的公章圖除此截圖方式之外，讀者也可以用其他的截圖軟件，如微信、QQ截圖等完成。將公章圖保存為圖片文件在剛截得的圖形上點右鍵，選擇“另存為圖片”命令，即可將當(dāng)前圖形保存下來在通知文件中，插入公章圖片，在【格式】選項卡下，將圖片的【環(huán)繞文字】方式設(shè)為“襯于文字下方”，將圖片拖動到蓋章位置即可。拓展訓(xùn)練-制作會議日程安排表謝謝批量制作證書與郵件群發(fā)演講人內(nèi)容導(dǎo)圖項目背景小王剛?cè)肼毿鹿?，?dān)任文秘職位，臨近年末，公司決定表彰一批優(yōu)秀員工，要打印獎狀，所有優(yōu)秀員工的記錄已經(jīng)保存在Excel文檔中，需要在最短的時間內(nèi)將獎狀準(zhǔn)備好。同時，公司決定召開年末客戶答謝會，需要向所有的客戶發(fā)送邀請函，并通過郵件的形式傳達(dá)。公司客戶信息從客戶關(guān)系管理系統(tǒng)中導(dǎo)出為Excel文件，包含了姓名、性別和郵箱地址等信息，需要快速準(zhǔn)確的將郵件發(fā)給相應(yīng)的客戶，并且在稱呼之中，根據(jù)客戶聯(lián)系人的性別，分別加上“先生”或“女士”稱呼。小王在學(xué)校期間，比較熟練的掌握的通過郵件合并的方法，批量生成文檔和邀請函，并能結(jié)合Outlook、Excel群發(fā)郵件，準(zhǔn)確快速的完成了工作任務(wù)。項目背景郵件合并，是指在Office中，先建立兩個文檔：一個Word文檔包括所有文件共有內(nèi)容的主文檔（比如未填寫的信封、待發(fā)郵件的內(nèi)容、未寫邀請對象的的邀請函等）和一個包括變化信息的數(shù)據(jù)源（待填寫的收件人、性別、職位、郵編等數(shù)據(jù)），然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的信息，合成后的文件用戶可以保存為Word文檔，可以打印出來，也可以以郵件形式發(fā)出去。通過郵件合并，可以解決批量分發(fā)文件或者郵寄相似內(nèi)容時的大量重復(fù)性問題。郵件合并中的“數(shù)據(jù)源”，可以來自于Word表格、Excel工作簿、Outlook聯(lián)系人列表或者利用Access創(chuàng)建的數(shù)據(jù)表等。結(jié)合Office套件中的Outlook客戶端，可以將郵件合并后的文檔，通過郵件群發(fā)的方式，發(fā)給特定的人，減少在聯(lián)絡(luò)客戶、發(fā)布邀請函、公告各種數(shù)據(jù)等情況下的大量重復(fù)性工作，極大的提高工作效率。項目簡介本任務(wù)分為兩部分，第一部分，通過郵件合并，制作批量的證書，掌握郵件合并的一般過程第二部分，通過郵件合并，批量制作邀請函之后，通過郵件客戶端Outlook2016群發(fā)郵件，并需要驗證發(fā)送成功與否。設(shè)置特殊頁面，創(chuàng)建證書模板步驟1：【文件】菜單->【新建】->【空白文檔】。步驟2：【布局】菜單->【紙張大小】->【其他紙張大小…】，自行設(shè)置紙張大小”設(shè)置特殊頁面，創(chuàng)建證書模板步驟3：在彈出的【頁面設(shè)置】對話框，設(shè)置頁面的寬度為20厘米，高度為13厘米步驟4：設(shè)置頁面的上、下、左、右邊距全為0設(shè)置特殊頁面，創(chuàng)建證書模板步驟5：設(shè)置頁面方向?！静季帧坎藛?>【紙張方向】->【橫向】設(shè)置特殊頁面，創(chuàng)建證書模板步驟6：【設(shè)計】菜單->【頁面顏色】->【填充效果】，彈出頁面填充效果對話框設(shè)置特殊頁面，創(chuàng)建證書模板步驟7：在【填充效果】對話框中，選擇【圖片】選項卡，點擊【選擇圖片】按鈕，瀏覽到預(yù)先準(zhǔn)備好的背景圖片，確定【小貼士】頁面背景的設(shè)置，還可以通過設(shè)置水印、添加圖片，并將圖片設(shè)置為“置于文字下方”等方式來完成。除了用圖片作為頁面背景之外，還可以用漸變顏色、紋理和圖案等多種方式來完成，讀者可自行嘗試。用文本框在任意位置輸入文字由于證書內(nèi)容的位置比較靈活，采用傳統(tǒng)的按行輸入的方式來確定文字位置，不太方便，采用插入【文本框】方式，可以任意安排文字在頁面中的位置，然后在文本框內(nèi)輸入文字來實現(xiàn)證書內(nèi)容的布局。步驟1：【插入】菜單->【形狀】->【文本框】，鼠標(biāo)指針變成“十”字形，在頁面的適當(dāng)位置拖動到適當(dāng)大小，即畫出了一個添加文本的位置。用文本框在任意位置輸入文字步驟2：輸入文字內(nèi)容，設(shè)置文字字體、字號等用文本框在任意位置輸入文字步驟3：設(shè)置文本框填充樣式。選中文本框，選擇【格式】選項卡->【形狀填充】->【無填充顏色】步驟4：設(shè)置文本框邊框。選中文本框，選擇【格式】選項卡->【形狀輪廓】->【無輪廓】用文本框在任意位置輸入文字步驟5：插入印章，并依次完成其他部分文本框的設(shè)置準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源“數(shù)據(jù)源”可以在“郵件合并分步向?qū)А敝械谌健具x擇收件人】中通過輸入新列表的方式來創(chuàng)建，也可以先創(chuàng)建好，然后通過選擇文件的方式來實現(xiàn)。比較常用的方法是事先準(zhǔn)備好“數(shù)據(jù)源”文件，特別是數(shù)據(jù)比較多的時候顯得更為重要。“數(shù)據(jù)源”可以由Word表格、Excel工作簿、Access創(chuàng)建的數(shù)據(jù)表等來創(chuàng)建。本項目以創(chuàng)建好的Excel工作簿“獲獎人員信息.xlsx”作為證書制作的“數(shù)據(jù)源”準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源獲獎人員信息表【小貼士】作為示例，本項目中的“數(shù)據(jù)源”比較少，實際上，獲獎人員信息可以更多。利用郵件合并批量生成證書步驟1：打開剛創(chuàng)建好的“證書模板”文件，選擇【郵件】->【開始郵件合并】按鈕，利用郵件合并批量生成證書步驟2：在“選擇文檔類型”步驟，選擇“信函”，點擊“下一步，開始文檔”鏈接，利用郵件合并批量生成證書步驟3：在“選擇開始文檔”步驟，選擇“使用當(dāng)前文檔”，點擊“下一步：選擇收件人”鏈接利用郵件合并批量生成證書步驟4：在“選擇收件人”步驟，選擇“使用現(xiàn)有列表”，并點擊“瀏覽…”鏈接，定位到保存“獲獎人員信息.xlsx”文件位置，選中該文件，點擊“下一步：撰寫信函”鏈接利用郵件合并批量生成證書步驟5：彈出“選擇表格”對話框中，選擇Excel文件中的工作簿名稱，由于本例中只有一個工作簿，所以在“名稱”列，只顯示出第一個工作簿“Sheet1”，由于表的結(jié)構(gòu)中第一行包含了列的標(biāo)題，所以將“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”復(fù)選框勾選利用郵件合并批量生成證書步驟6：在“郵件合并收件人”對話框中，確認(rèn)信息是否正確，點擊【確定】按鈕，回到合并郵件的第3步，點擊“下一步：撰寫信函”鏈接。【小貼士】可以通過勾選復(fù)選框排除或選擇加入到收件人，同時可以“調(diào)整收件人列表”，對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選、查找是否有重復(fù)收件人、查找收件人和驗證地址等操作。利用郵件合并批量生成證書步驟7：選擇“其他項目…”鏈接，彈出“插入合并域”對話框，鼠標(biāo)定位到文檔中的“編號”之后，在“插入合并域”對話框中選擇“證書編號”項目，點擊【插入】按鈕。利用郵件合并批量生成證書步驟8：用相同的方式插入其他合并域利用郵件合并批量生成證書步驟9：點擊【下一步：預(yù)覽信函】鏈接，可以點擊右邊的查看前一個或查看后一個合并后的文檔，在左側(cè)展示了將各項數(shù)據(jù)添加進(jìn)入文檔后的內(nèi)容。確認(rèn)無誤后，點擊【下一步：完成合并】鏈接?！拘≠N士】在該步驟，還可以修改合并的收件人信息，或者刪除某個人。利用郵件合并批量生成證書步驟10：如果要將證書打印出來，直接點擊“打印”鏈接即可。如果要將所有合并后的文件保存下來，點擊“編輯單個信函”按鈕，并在彈出的選擇文檔范圍的對話框中選擇全部，即可將所有合并后的文件顯示出來，并自動新建一個名為“信函1”的文件，保存?zhèn)溆美绵]件合并批量生成證書圖2-SEQ圖2-\*ARABIC23打印或保存合并后的文檔群發(fā)郵件利用郵件合并，結(jié)合Office辦公套件Outlook郵件客戶端，可以將合并后的文檔，分別批量發(fā)給相應(yīng)的聯(lián)系人，從而大大提高工作效率。本部分在郵件合并過程與2.3.5的類似，不再詳述，主要講解在批量發(fā)送郵件過程中的不一樣的設(shè)置。具體步驟如下：步驟1：制作邀請函模板文件，保存為“邀請函模板.docx群發(fā)郵件步驟2：根據(jù)收集到的聯(lián)系人“數(shù)據(jù)源”，命名為“客戶通訊錄.xlsx”群發(fā)郵件步驟3：打開“邀請函模板.docx”文件，選擇【郵件】->【郵件合并分步向?qū)А?，郵件合并【選擇文檔類型】選擇【電子郵件】，【選擇開始文檔】步驟選擇【使用當(dāng)前文檔】選項，【選擇收件人】步驟選擇【使用現(xiàn)有列表】選項，點擊【瀏覽】鏈接，定位到“客戶通訊錄.xlsx”文件所在位置，選擇表格和聯(lián)系人后確定。在【撰寫電子郵件】步驟，選擇【其他項目】，在“邀請函模板.docx”文件的相應(yīng)位置，插入相應(yīng)的域。群發(fā)郵件步驟4：根據(jù)聯(lián)系人的性別自動設(shè)置“先生”或“女士”稱呼。將鼠標(biāo)定位到《聯(lián)系人》域之后，選擇【郵件】->【規(guī)則】->【如果…那么…否則…】選項群發(fā)郵件步驟5：在彈出的“插入Word域IF”對話框中，在【域名】下拉列表選擇“性別”，【比較對象】輸入“男”，在【則插入此文字】文本框中輸入“先生”，在【否則插入此文字】文本框，輸入“女士”，確定。為讓設(shè)置后的稱謂與文檔主體字號、字體一致，需要設(shè)置“先生”二字的字體字號。群發(fā)郵件群發(fā)郵件步驟6：設(shè)置完畢后，可以【預(yù)覽電子郵件】，確認(rèn)無誤后，點擊【下一步，完成合并】，選擇【電子郵件】超鏈接，自動開始發(fā)送郵件。為驗證發(fā)送是否成功，可以在“客戶通訊錄.xlsx”文件中添加一條自己可以確認(rèn)能否正確收到郵件的郵箱地址，也可以進(jìn)入在Outlook中設(shè)置的郵箱賬戶，查看發(fā)送的結(jié)果，以判斷哪些發(fā)送，哪些發(fā)送失敗。OUTLOOK郵件群發(fā)設(shè)置若第一次使用Outlook客戶端收發(fā)郵件，需要對Outlook進(jìn)行設(shè)置，本項目以通過QQ郵箱作為收發(fā)郵件服務(wù)器為例，介紹如何正確設(shè)置Outlook。步驟1：點擊【開始】找到outLook2016（若未找到該程序，有可能是未安裝，請搜索如何添加該程序的方法），啟動Outlook，自動進(jìn)入“添加賬戶”窗口，選擇“手動設(shè)置或其他服務(wù)器類型”，點擊“下一步”按鈕OUTLOOK郵件群發(fā)設(shè)置步驟2：選擇“POP或IMAP”選項，點擊“下一步”按鈕。OUTLOOK郵件群發(fā)設(shè)置步驟3：設(shè)置服務(wù)器賬戶信息。在“電子郵件地址”文本框填寫自己的完整郵件地址，“服務(wù)器信息”按QQ郵箱官方網(wǎng)站要求填寫，“登錄信息”的“用戶名”填寫登錄QQ郵箱的用戶名，“密碼”填寫開通QQ郵箱POP3或IMAP服務(wù)時給定的授權(quán)碼，以保證賬戶的安全。確定無誤后點擊“其他設(shè)置”按鈕OUTLOOK郵件群發(fā)設(shè)置步驟4：設(shè)置發(fā)送服務(wù)器參數(shù)。勾選“我的發(fā)送服務(wù)器（SMTP）需要驗證”復(fù)選框，“用戶名”處填寫QQ郵箱賬戶名，“密碼”填寫開通QQ郵箱POP3或IMAP服務(wù)時給定的授權(quán)碼，選擇記住密碼OUTLOOK郵件群發(fā)設(shè)置步驟5：選擇“高級”選項卡，設(shè)置服務(wù)器端口信息。以下填寫的數(shù)據(jù)均來自于騰訊QQ郵箱設(shè)置說明，讀者可進(jìn)入QQ郵箱查看設(shè)置幫助?！敖邮辗?wù)器POP3”，輸入995，勾選“此服務(wù)器要求加密連接（SSL）”前的復(fù)選框,在“發(fā)送服務(wù)器（SMTP）”端口輸入465，在“使用以下加密連接類型”下拉表中選中SSL，清除“14天后刪除服務(wù)器上的郵件副本”復(fù)選框，這點相當(dāng)重要，如果勾選該選項，郵件服務(wù)器將在14天后自動刪除服務(wù)器上的郵件。確認(rèn)無誤后，點擊“確定按鈕”。OUTLOOK郵件群發(fā)設(shè)置步驟6：測試賬戶信息。通過點擊“測試賬戶設(shè)置”或者“下一步“測試賬戶設(shè)置是否正確OUTLOOK郵件群發(fā)設(shè)置logo如果測試結(jié)果狀態(tài)顯示“已完成”，配置即為正確，點擊下一步或關(guān)閉，完成配置。拓展訓(xùn)練-批量發(fā)送面試通知書公司近期組織了一場大規(guī)模的人員面試，需要通知每位面試者在固定時間到公司參加面試。考慮到不同面試者的面試崗位、日期和時間各不相同，現(xiàn)準(zhǔn)備通過郵件通知每位面試者參與面試。已收集到面試者信息如下表所示。

面試通知書的內(nèi)容如下：

請采用郵件合并群發(fā)郵件的方式，完成面試通知書的郵件群發(fā)通知。謝謝項目3長文檔排版-以畢業(yè)論文排版為例演講人01長文檔排版-以畢業(yè)論文排版為例內(nèi)容導(dǎo)圖02項目背景項目背景在實際工作中，大型調(diào)研報告、投標(biāo)書、畢業(yè)論文、某些資質(zhì)評估文件、營銷報告、著作等文件，少則幾十頁，多則幾百甚至上千頁，文檔中可能包含多個圖、表、多級標(biāo)題等元素，結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，內(nèi)容也較多，如果不使用正確的辦法，整個排版工作費時費力，而且質(zhì)量也不令人滿意。本項目以畢業(yè)論文的排版為例，介紹長文檔排版的基本方法。在大學(xué)教學(xué)中，畢業(yè)論文（設(shè)計）撰寫與專業(yè)實習(xí)一樣，都屬于綜合實踐教學(xué)部分，是提高學(xué)生動手能力、分析和解決問題能力以及創(chuàng)新能力的重要途徑。畢業(yè)論文也是作為提出申請授予相應(yīng)的學(xué)位時評審用的學(xué)術(shù)論文，是某一學(xué)術(shù)課題在實驗性、理論性或觀測性上具有新的科學(xué)研究成果或創(chuàng)新見解和知識的科學(xué)記錄，或是某種已知原理應(yīng)用于實際中取得新進(jìn)展的科學(xué)總結(jié)，因此，畢業(yè)論文要科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乇磉_(dá)課題研究的結(jié)果（結(jié)論），必須要有規(guī)范的格式。03項目簡介項目簡介本項目以畢業(yè)論文中的主要部分排版為例，講解在長文檔排版過程中用到的各種方法。從嚴(yán)謹(jǐn)性、格式規(guī)范性而言，畢業(yè)論文對格式的要求，可能會超過一般文檔要求，包括紙張型號、版心大小、頁邊距、裝訂線位置、不同部分的頁碼設(shè)置、標(biāo)題與正文設(shè)置、字體與段落行距、頁眉、頁腳、公式編號與引用、插圖編號與引用、表格編號與引用、多級列表自動編號、自動目錄生成、參考文獻(xiàn)、著錄等格式要求。其中版心大小、頁邊距等基本文檔設(shè)置，在本書的項目一中已有介紹，本部分不再詳細(xì)說明。同時，本項目介紹了論文寫作過程中參考文獻(xiàn)管理軟件NoteExpress、公式軟件MathType的基本應(yīng)用方法，熟悉常見軟件應(yīng)用，熟練掌握長文檔的主要排版方法，對于其他文檔的處理，如投標(biāo)書、調(diào)研報告、著作等的快速排版處理，也能得心應(yīng)手，極大提升辦公自動化應(yīng)用能力。04參考文獻(xiàn)管理軟件NoteExpress應(yīng)用參考文獻(xiàn)管理軟件NoteExpress應(yīng)用NoteExpress是北京愛琴海軟件公司開發(fā)的一款專業(yè)級別的文獻(xiàn)檢索與管理系統(tǒng)，其核心功能涵蓋知識采集，管理，應(yīng)用，挖掘的知識管理的所有環(huán)節(jié)，是學(xué)術(shù)研究，知識管理的必備工具。NoteExpress具備文獻(xiàn)信息檢索與下載功能，可以用來管理參考文獻(xiàn)的題錄，以附件方式管理參考文獻(xiàn)全文或者任何格式的文件。在Word中NoteExpress可以按照各種期刊雜志的要求自動完成參考文獻(xiàn)引用的格式化。下載并安裝NoteExpress在網(wǎng)站下載NoteExpress的安裝程序；個人用戶請下載個人版，集團(tuán)用戶請下載所在機(jī)構(gòu)的集團(tuán)版。下載成功后，雙擊安裝程序，按提示即可完成安裝，如在安裝過程中遇到防火墻軟件或者殺毒軟件提示，請選擇允許程序的所有操作。NoteExpress3.X版的寫作插件支持MSWord2007、Word2010、word2013和word2016以及WPS工具軟件。安裝完畢后，在Word的菜單欄，將多出NoteExpress選項卡，通過此選項卡中的各項功能，完成對引文、參考文獻(xiàn)及格式化管理，快速學(xué)會使用NoteExpress（1）創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。通過點擊Word【NoteExpress】選項卡“轉(zhuǎn)到NoteExpress”圖標(biāo)，或者從開始菜單選擇所有程序中的“NoteExpress”快捷啟動鏈接，進(jìn)入到NoteExpress軟件界面。在使用NoteExpress之前，首先需要建立參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。從工具欄選擇“數(shù)據(jù)庫”按鈕，選擇【新建數(shù)據(jù)庫】選項，在彈出的對話框中指定數(shù)據(jù)庫存放位置和名稱（建議不要將個人數(shù)據(jù)庫建立在系統(tǒng)盤，避免系統(tǒng)崩潰或者系統(tǒng)重裝帶來的損失），點擊【確定】按鈕。快速學(xué)會使用NoteExpress（2）選擇附件的保存位置以及附件保存方式。NoteExpress會默認(rèn)在保存數(shù)據(jù)庫的位置建立附件文件夾，用以保存參文獻(xiàn)資料，如文獻(xiàn)全文、圖片等，如需要將附件存放在別的地方，請自己設(shè)置，一般保持默認(rèn)即可。快速學(xué)會使用NoteExpress（3）建立分類題錄。在數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建完畢后，可以根據(jù)個人的研究方向建立分類目錄以便于管理文獻(xiàn)資料，目錄的文件夾結(jié)構(gòu)可以增刪改、排序，更多操作功能請在目標(biāo)文件夾處點擊鼠標(biāo)右鍵，顯示對目錄可進(jìn)行的各項操作快速學(xué)會使用NoteExpress圖3-SEQ圖3-\*ARABIC4建立分類題錄（3）數(shù)據(jù)收集。NoteExpress是通過題錄（文獻(xiàn)、書籍等條目）對文獻(xiàn)進(jìn)行管理的，建立新的題錄數(shù)據(jù)庫后，NoteExpress提供了多種數(shù)據(jù)的收集方式。在此處僅介紹通過搜索文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫收集數(shù)據(jù)和手動錄入的方法。其他更多方法，可參閱Not快速學(xué)會使用NoteExpresseExpress教程。選擇需要檢索的數(shù)據(jù)庫。NoteExpress集成了絕大部分常用的數(shù)據(jù)庫，不用登陸到數(shù)據(jù)庫頁面，利用NoteExpress集成的在線檢索作為網(wǎng)關(guān)即可檢索獲取題錄信息。如REF_Ref495319213\h圖3-5所示?？焖賹W(xué)會使用NoteExpress輸入檢索詞，取回檢索結(jié)果后，勾選所需要的題錄?？梢允褂门揩@取功能，一次性將檢索題錄全部導(dǎo)入軟件將獲取題錄導(dǎo)入軟件，如圖3-7所示快速學(xué)會使用NoteExpress手動錄入：個別沒有固定格式導(dǎo)出的題錄或者由于其他原因需要手工編輯的題錄，NE也提供相關(guān)功能在編輯題錄時，對于作者、關(guān)鍵詞等字段，軟件會在錄入時自動查找數(shù)據(jù)庫中相應(yīng)字段的內(nèi)容，并根據(jù)錄入內(nèi)容提示（即自動完成），保證了錄入相同內(nèi)容的準(zhǔn)確性，也提高了錄入速度。快速學(xué)會使用NoteExpress手工錄入作為題錄收集的補充收集方式，費時費力，差錯率高，盡可能使用網(wǎng)上檢索減少手工錄入的勞動。需要手工錄入時，也可以先復(fù)制一個與錄入題錄內(nèi)容較為接近的題錄，然后通過修改這條新題錄來減少手工錄入的勞動強(qiáng)度?？焖賹W(xué)會使用NoteExpress快速學(xué)會使用NoteExpress插入引文在題錄創(chuàng)建完畢后，可以將需要的題錄方便快速地插入到文檔中，NoteExpress支持WPS以及Office。借助NoteExpress的寫作插件，可以方便高效的在寫作中插入引文，并自動生成需要格式的參考文獻(xiàn)索引，也可以一鍵切換到其他格式。a.光標(biāo)停留在需要插入引文的地方；b.返回NE主程序，選擇插入的引文快速學(xué)會使用NoteExpress插入引文c.點擊【插入引文】按鈕d.自動生成文中引文以及文末參考文獻(xiàn)索引，同時也可生成校對報告，在文檔排版完畢后，對不需要的校對報告刪除即可。e.如果需要切換到其他格式，點擊【格式化】按鈕快速學(xué)會使用NoteExpress插入引文f.選擇所需要的樣式快速學(xué)會使用NoteExpress插入引文g.自動生成所選樣式的中文引文以及參考文獻(xiàn)索引。05下載安裝復(fù)雜公式編輯軟件MathType下載安裝復(fù)雜公式編輯軟件MathTypeMathType是強(qiáng)大的數(shù)學(xué)公式編輯器，與常見的文字處理軟件或演示程序配合使用，可以在各種文檔中加入復(fù)雜的數(shù)學(xué)公式和符號，可用在編輯數(shù)學(xué)試卷、化學(xué)、物理、醫(yī)學(xué)、書籍、報刊、論文、幻燈演示等方面，是編輯數(shù)學(xué)資料的得力工具。軟件可從官方網(wǎng)站/下載安裝。在安裝MathType時，由于需要向Word等文字編輯軟件中作為插件加入，因此，需要關(guān)閉Word等文字處理軟件或演示文稿軟件再行安裝。下載安裝復(fù)雜公式編輯軟件MathType在需要添加公式位置的地方，根據(jù)公式是否需要編號，或者編號放置位置的地方，點擊【內(nèi)聯(lián)】、【左編號】或【右編號】命令，即進(jìn)入了MathType編輯界面，在此界面內(nèi)輸入公式，完畢后關(guān)閉MathType時，會提示是否需要將公式插入到Word中，選擇是，即完成了公式的編寫和插入，在Word中雙擊公式，進(jìn)入MathType公式編輯界面下載安裝復(fù)雜公式編輯軟件MathType【小貼士】Word2016也可以用自帶的公式編輯器插入編寫公式，對于不太復(fù)雜的公式，用自帶的公式編輯器即可完成公式的編輯及編號。點擊【插入】菜單，選擇按鈕，即可插入公式。但對復(fù)雜的公式編輯，建議采用專業(yè)的工具軟件效率會更高。06多文檔合并多文檔合并在寫論文時，可能會有多個環(huán)節(jié)的內(nèi)容，比如畢業(yè)論文時的開題報告、文獻(xiàn)綜述、附錄等內(nèi)容，在提交最終論文時，或者需要將所有內(nèi)容集中到一個文檔進(jìn)行集中排版的時候，需要將多個分散的文檔合并為一個文檔，除了采用常規(guī)的“復(fù)制+粘貼”方式來完成之外，也可以采用“文檔合并”的方式來完成，特別針對較長的文檔，速度更快捷。步驟1：打開“主文檔”，該文檔代表需要將其他文件的文字內(nèi)容合并到該文檔中，鼠標(biāo)定位到需要插入另外文檔內(nèi)容的位置；步驟2：點擊【插入】->【對象】->【文件中的文字】按鈕步驟3：定位到需要合并的文檔所在位置，點擊【確定】按鈕，完成文檔的合并。多文檔合并合并文檔選項07畢業(yè)論文結(jié)構(gòu)示例畢業(yè)論文結(jié)構(gòu)示例一般情況下，一個完整的畢業(yè)論文從形式上由前置部分和主體部分組成，在必要情況下包括附錄和結(jié)尾部分。前置部分由封面、版權(quán)聲明（必要時）、開題報告或任務(wù)書（必要時）、序或前言（必要時）、中英文摘要、目錄、插圖和表清單（必要時）、縮略詞和術(shù)語等的解釋（必要時）。主體部分包括引言、正文（章、節(jié)、圖表等）、結(jié)論、致謝和參考文獻(xiàn)等。結(jié)尾部分包括索引、封三和封底。每個高校，對論文排版格式，有比較明確的要求和規(guī)范，格式規(guī)范規(guī)定了頁面設(shè)置和著錄格式要求。頁面設(shè)置包括版面大小、頁邊距和裝訂線位置。著錄格式規(guī)定了目錄、頁眉、頁腳、段落、字體（包括一級標(biāo)題、二級標(biāo)題、三級標(biāo)題、正文、西文和數(shù)字、計量單位等）要求，插圖和插表的圖題、圖序、表名和表序位置和字體、公式、參考文獻(xiàn)等各部分要求。下面展示了某大學(xué)本科畢業(yè)論文的主題結(jié)構(gòu)、撰寫要求和格式規(guī)范示例。某大學(xué)本科畢業(yè)論文結(jié)構(gòu)及撰寫要求構(gòu)成項目畢業(yè)論文包括以下內(nèi)容（按順序）：封面、中文內(nèi)容提要與關(guān)鍵詞、英文內(nèi)容提要與關(guān)鍵詞、目錄、正文、注釋、附錄、參考文獻(xiàn)、封底。其中“注釋”與“附錄”視具體情況安排，其余為必備項目。如果需要，可以在正文前加“引言”，在參考文獻(xiàn)后加“后記”。某大學(xué)本科畢業(yè)論文結(jié)構(gòu)及撰寫要求各項目含義1.封面（必選項）：封面由文頭、論文標(biāo)題、作者、專業(yè)、考號、指導(dǎo)教師、答辯日期、成績等內(nèi)容組成。2.中文內(nèi)容提要與關(guān)鍵詞（必選項）：內(nèi)容提要是對論文內(nèi)容的概括性描述，應(yīng)忠實于原文，字?jǐn)?shù)控制在300-500字之間。關(guān)鍵詞是從論文標(biāo)題、內(nèi)容提要或正文中提取的、能表現(xiàn)論文主題的、具有實質(zhì)意義的詞語，通常不超過7個。3.英文內(nèi)容提要與關(guān)鍵詞（必選項）：英文內(nèi)容提要（Abstract）和關(guān)鍵詞（keywords）由中文內(nèi)容提要和關(guān)鍵詞翻譯而成。4.目錄（必選項）：列出論文正文的一、二級標(biāo)題名稱及對應(yīng)頁碼，附錄、參考文獻(xiàn)、后記等的對應(yīng)頁碼。某大學(xué)本科畢業(yè)論文結(jié)構(gòu)及撰寫要求各項目含義5.正文（必選項）：正文是論文的主體部分，通常由緒論（引論）、本論、結(jié)論三部分組成。這三部分在行文上可以不明確標(biāo)示，但低于三段的不屬于正規(guī)的論文。正文的各個章節(jié)或部分應(yīng)以若干層級標(biāo)題來標(biāo)識。正文字?jǐn)?shù)應(yīng)在7000—10000字左右。6.注釋：對所創(chuàng)造的名詞術(shù)語的解釋或?qū)σ某鎏幍恼f明。注釋采用腳注形式。7.附錄：附屬于正文、對正文起補充說明作用的信息材料，可以是文字、表格、圖形、圖像等形式。8.參考文獻(xiàn)（必選項）：作者在寫作過程中閱讀和使用過的文章、著作名錄。包括刊物上公開發(fā)表的參考論文，出版社正式出版的參考書目（包括著作和教材）和網(wǎng)上參考資料（包括網(wǎng)站上的論文和數(shù)據(jù)等）三種形式，參考文獻(xiàn)的總數(shù)至少達(dá)到10個以上。為確保參考資料的可信性和時效性，要求論文類應(yīng)超過參考文獻(xiàn)總數(shù)的50%以上，近五年的文獻(xiàn)應(yīng)達(dá)到總數(shù)的70%以上，近三年的文獻(xiàn)應(yīng)達(dá)到總數(shù)的50%。論文格式編排紙型及頁邊距論文一律用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙（297mm×210mm）打印。頁面分圖文區(qū)與白邊區(qū)兩部分，所有的文字、圖形、其他符號只能出現(xiàn)在圖文區(qū)內(nèi)。白邊區(qū)的尺寸（頁邊距）為：天頭（上）20mm，地腳（下）15mm，左20mm，右15mm。論文格式編排版式與用字文字圖形一律從左至右橫寫橫排。文字一律通欄編輯。使用規(guī)范的簡化漢字。除非必要，不使用繁體字。忌用異體字、復(fù)合字及其他不規(guī)范的漢字。論文格式編排論文各部分的編排式樣及字體字號1.文頭：封面頂部居中，三號宋體加粗，上下各空兩行。固定內(nèi)容為“東北財經(jīng)大學(xué)自學(xué)考試本科畢業(yè)論文”。2.論文標(biāo)題：二號黑體加粗，文頭下居中，上空兩行下空三行。如果字?jǐn)?shù)過長可排為兩行，下空兩行；有副標(biāo)題的下空兩行。論文的主標(biāo)題與副標(biāo)題建議一共不超過兩行。3.論文副標(biāo)題：小二號黑體加粗，緊挨正標(biāo)題下居中，文字前加破折號。正副標(biāo)題之間不空行。4.作者、專業(yè)、考號（準(zhǔn)考證號）、指導(dǎo)教師、答辯日期、成績：項目名稱用三號黑體，內(nèi)容用三號楷體_GB2312，在正副標(biāo)題下居中依次排列，各占一行，各項目之間空一行。答辯日期和成績兩欄內(nèi)容留空，由論文答辯機(jī)構(gòu)手寫。論文格式編排論文各部分的編排式樣及字體字號5.中文內(nèi)容提要及關(guān)鍵詞：排在封二或另起頁，標(biāo)題三號黑體，頂部居中，上下各空一行；內(nèi)容用小四號宋體，每段起首空兩格，回行頂格。關(guān)鍵詞三字用四號黑體，內(nèi)容用小四號黑體；關(guān)鍵詞通常不超過7個，詞間空一格。6.英文內(nèi)容提要及關(guān)鍵詞：另起頁，項目名稱規(guī)定為“Abstract”,頂部居中，三號加粗；內(nèi)容為小4號字，推薦使用Arial體。標(biāo)點符號用英文形式。7.目錄：另起頁，項目名稱用三號黑體，頂部居中，上下各空一行，內(nèi)容用小四號仿宋_GB2312。8.正文文字：另起頁，論文標(biāo)題用3號黑體，頂部居中排列，上下各空一行；如有正文副標(biāo)題，在副標(biāo)題下仍空一行，但正副標(biāo)題之間不空行。正文文字一般用小四號宋體，每段起首空兩格，回行頂格，正文行距,固定值20磅。論文格式編排正文文中標(biāo)題：.一級標(biāo)題：標(biāo)題序號為“一、”，四號黑體，獨占行，末尾不加標(biāo)點；二級標(biāo)題：標(biāo)題序號為“㈠”，與正文字體字號相同，獨占行，末尾不加標(biāo)點符號；三級以下標(biāo)題：三、四、五級標(biāo)題序號分別為“1.”、“⑴”和“①”，與正文字體字號相同，可根據(jù)標(biāo)題的長短確定是否獨占行。若獨占行，則末尾不使用標(biāo)點；否則，標(biāo)題后必須加句號。每級標(biāo)題的下一級標(biāo)題應(yīng)各自連續(xù)編號。10.注釋：正文中加注之處右上角加數(shù)碼，形式為“①”或“⑴”，同時在本頁留出適當(dāng)行數(shù)，用橫線與正文分開，空兩格后寫出相應(yīng)的注號，再寫注文。注號以頁為單位排序，每個注文各占一段，用五號宋體。引用著作時，注文的順序為：作者、書名、出版單位、出版時間及版次、頁碼，中間用逗號分隔；引用文章時，注文的順序為：作者、文章標(biāo)題、刊物名、期數(shù)，中間用逗號分隔。論文格式編排正文文中標(biāo)題：.11.附錄：項目名稱為四號黑體，在正文后空兩行頂格排印，內(nèi)容編排參考正文。12.參考文獻(xiàn)：項目名稱用四號黑體，在正文或附錄后空兩行頂格排印，另起頁則上空一行頂格排列。另起行空兩格用小四號宋體排印參考文獻(xiàn)內(nèi)容，具體編排方式同注釋。中文參考文獻(xiàn)的內(nèi)容依次按參考論文、參考書目和網(wǎng)上參考資料三種類型排序。每一類文獻(xiàn)可以按其發(fā)表時間的先后（近期在前，遠(yuǎn)期在后）排序。論文格式編排表格正文或附錄中的表格一般包括表頭和表體兩部分，編排的基本要求為：1.表頭：表頭包括表號、標(biāo)題和計量單位，用五號黑體，在表體上方與表格線等寬度編排。其中，表號居左，格式為“表1”，全文表格連續(xù)編號；標(biāo)題居中，格式為“××表”；計量單位居右，參考格式為：“計量單位：元”。2.表體：表體的上下端線一律使用粗實線（1.5磅），其余表線用細(xì)實線（0.5磅），表的左右兩段不應(yīng)封口（即沒有左右邊線）。表中數(shù)碼文字一律使用五號字。表格中的文字要注意上下居中與對齊，數(shù)碼位數(shù)應(yīng)對齊。論文格式編排圖圖的插入方式為上下環(huán)繞，左右居中。文章中的圖應(yīng)統(tǒng)一編號并加圖名，格式為“圖1××圖”，用五號黑體在圖的下方居中編排。論文格式編排公式文中的公式應(yīng)居中編排，有編號的公式略靠左排，公式編號排在右側(cè)，編號形式為“⑴”。公式下面有說明時，應(yīng)頂格書寫。較長的公式可轉(zhuǎn)行編排，在加、減、乘、除號或等號處換行，這些符號應(yīng)出現(xiàn)在行首。公式的編排應(yīng)使用公式編輯器。論文格式編排數(shù)字文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字、模糊數(shù)字必須使用漢字外，其他應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。同一文中，數(shù)字的表示方法應(yīng)前后一致。論文格式編排標(biāo)點符號文中的標(biāo)點符號應(yīng)正確使用，忌誤用、混用，中英文標(biāo)點符號應(yīng)區(qū)分開。論文格式編排計量單位除特殊需要，論文中的計量單位應(yīng)使用法定計量單位。論文格式編排頁碼從正文開始以后的所有內(nèi)容排列頁碼，頁碼一律排在頁面的右下方，從1開始。封面頁、中英文內(nèi)容提要頁、目錄頁均不需排頁碼。印刷與裝訂和文檔的要求印刷與裝訂論文一律用A4紙打印，單面印刷。定稿的論文需要在左側(cè)裝訂，豎裝兩個訂書針即可。印刷與裝訂和文檔的要求份數(shù)紙質(zhì)論文至少應(yīng)印制三份。08頁面設(shè)置09新建標(biāo)題樣式新建標(biāo)題樣式論文中的一級標(biāo)題、二級標(biāo)題、三級標(biāo)題會在多處重復(fù)應(yīng)用，為方便快速應(yīng)用樣式，通過采用創(chuàng)建標(biāo)題樣式的方法，創(chuàng)建各級標(biāo)題樣式，再多處使用。為方便創(chuàng)建目錄，我們將一級標(biāo)題基于標(biāo)題1創(chuàng)建，二級標(biāo)題基于標(biāo)題2創(chuàng)建，三級標(biāo)題基于標(biāo)題3創(chuàng)建。注意：各級標(biāo)題樣式也可以在現(xiàn)有的標(biāo)題1、標(biāo)題2、標(biāo)題3等基礎(chǔ)上修改，選擇【開始】菜單，在【樣式】組中的標(biāo)題名點右鍵，選擇修改新建標(biāo)題樣式在現(xiàn)有標(biāo)題基礎(chǔ)上修改標(biāo)題樣式下面以創(chuàng)建“1一級標(biāo)題”，要求四號加粗、宋體字、段前間距、段后間距一行為例，說明標(biāo)題樣式創(chuàng)建方法。新建標(biāo)題樣式步驟1：選擇【開始】選項卡，在【樣式】功能組中，點擊樣式列表右下角的

按鈕，彈出更多樣式列表，點擊【創(chuàng)建樣式】命令新建標(biāo)題樣式步驟2：在彈出的【根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式】對話框中，命名標(biāo)題名稱，修改標(biāo)題樣式。為區(qū)分標(biāo)題級別，將樣式命名為“一級標(biāo)題”新建標(biāo)題樣式創(chuàng)建樣式對話框新建標(biāo)題樣式步驟3：修改樣式。點擊【修改】按鈕，進(jìn)行該級別樣式的基準(zhǔn)樣式設(shè)置。在【樣式基準(zhǔn)】下拉列表中選擇“標(biāo)題1”，設(shè)置字體為“宋體”、字號為“四號”，字體加粗，點擊左下角按鈕，分別選擇“編號”和“段落”命令，設(shè)置編號樣式和段落格式新建標(biāo)題樣式步驟4：設(shè)置編號和項目符號。點擊【編號】命令，彈出“設(shè)置編號和項目符號”對話框。從列表中選擇合適的編號樣式或項目符號。本例的編號樣式不在該列表內(nèi)，無合適的編號樣式，選擇【定義新編號格式】按鈕新建標(biāo)題樣式步驟5：定義編號格式：選擇適當(dāng)?shù)木幪枠邮?，由于本例要求編號之后無符號，因此將【編號格式】文本框中示例編號后的點號刪除，點擊【確定】按鈕，完成一級標(biāo)題編號樣式設(shè)置，新建標(biāo)題樣式設(shè)置編號樣式步驟6：定義段落樣式。選擇【縮進(jìn)和間距】選項卡，設(shè)置【特殊格式】為無，或者“懸掛縮進(jìn)”為“0厘米”，“段前”和“段后”間距均為“1行”，確定新建標(biāo)題樣式設(shè)置完畢點擊【確定】按鈕之后，將在“樣式”組中顯示剛設(shè)置好的樣式，點擊右鍵，可以再行修改樣式。新建標(biāo)題樣式現(xiàn)在可以在正文中選擇需要設(shè)置為“一級標(biāo)題”的段落，點擊樣式表中的“一級標(biāo)題”樣式，即可自動應(yīng)用所設(shè)置的格式到相應(yīng)內(nèi)容，并自動創(chuàng)建項目編號?！拘≠N士】如果覺得編號與文字之間的距離太大，可以在正文樣式處右擊，選擇【調(diào)整列表縮進(jìn)】命令，設(shè)置【文本縮進(jìn)】為“0厘米”，設(shè)置【編號之后】的符號，比如本例設(shè)置為“空格”。新建標(biāo)題樣式調(diào)整列表縮進(jìn)選項新建標(biāo)題樣式步驟7：重復(fù)上述過程，分別設(shè)置二級標(biāo)題、三級標(biāo)題和主體正文的樣式，設(shè)置完畢后，樣式表將增加所設(shè)置的樣式，可以將所設(shè)置的樣式，快速應(yīng)用到對應(yīng)的內(nèi)容了?！拘≠N士】由于二級標(biāo)題、三級標(biāo)題涉及多級列表的自動編號，需要在多級列表中專門設(shè)置編號格式，因此，在定義二級標(biāo)題和三級標(biāo)題樣式的時候，可以不用設(shè)置編號格式。同樣，一級標(biāo)題編號樣式也可以在多級列表編號中設(shè)置。10多級列表自動編號多級列表自動編號采用多級自動編號，可以幫助我們在確定標(biāo)題級別的同時，Word能自動幫我們編號，避免手工編號出錯的可能性。具體步驟如下：步驟1：選擇【開始】菜單，點擊多級列表按鈕的下三角符號多級列表自動編號步驟2：選擇【定義新的多級列表】選項多級列表自動編號步驟3：設(shè)置列表格式。首先設(shè)置一級標(biāo)題編號格式?！緦⒓墑e鏈接到樣式】選擇設(shè)置好的“一級標(biāo)題”，【要在庫中顯示的級別】選擇“級別1”，【起始編號】設(shè)置為“1”。如果未出現(xiàn)對話框右邊所示內(nèi)容，請點擊對話框左下角的【更多】按鈕【小貼士】可以通過選擇【此級別的編號樣式】選擇不同的編號樣式。多級列表自動編號步驟4：定義二級標(biāo)題和三級標(biāo)題編號樣式。分別將【將級別鏈接到樣式】選擇設(shè)置好的“二級標(biāo)題”和“三級標(biāo)題”，選擇適當(dāng)?shù)木幪枠邮?，在【要在庫中顯示的級別】列表中選擇“級別2”和“級別3”，【起始編號】設(shè)置為“1”。如果未出現(xiàn)右邊所示內(nèi)容，請點擊對話框左下角的【更多】按鈕。多級列表自動編號定義二級標(biāo)題編號樣式多級列表自動編號三級標(biāo)題編號樣式一旦各級標(biāo)題和編號樣式確定之后，可以在文章中選擇相應(yīng)內(nèi)容，點擊標(biāo)題樣式，即可實現(xiàn)自動樣式應(yīng)用和自動編號，大大提高了單獨設(shè)置樣式和編號的效率?；诂F(xiàn)有標(biāo)題樣式設(shè)置多級列表如前文所述，可以基于現(xiàn)有標(biāo)題創(chuàng)建新樣式，并將新樣式與多級列表鏈接，當(dāng)在文中應(yīng)用樣式時，自動產(chǎn)生各級編號，極大的方便文檔的排版。以下介紹以Word自帶的樣式標(biāo)題1、標(biāo)題2、標(biāo)題3等為基礎(chǔ)，創(chuàng)建多級樣式列表，更為方便快捷，大多操作與前文類似。按此方法，僅需要3步，即可完成設(shè)置：（1）顯示隱藏的標(biāo)題級別；（2）設(shè)置標(biāo)題樣式；（3）鏈接標(biāo)題樣式與多級列表。11顯示隱藏的標(biāo)題級別顯示隱藏的標(biāo)題級別Word有9級樣式標(biāo)題，但默認(rèn)顯示了標(biāo)題1、標(biāo)題2、標(biāo)題和副標(biāo)題幾種標(biāo)題樣式，可將需要的標(biāo)題樣式顯示出來。顯示隱藏的標(biāo)題級別在管理樣式表的【推薦】選項卡下，我們可以看到某些標(biāo)題樣式已經(jīng)“隱藏”起來了，分別選中標(biāo)題名稱，點擊【顯示】按鈕，即可將該樣式顯示在【樣式】欄中。12修改現(xiàn)有標(biāo)題樣式修改現(xiàn)有標(biāo)題樣式在樣式表的標(biāo)題級別名稱上點右鍵，選擇【修改】在【修改樣式】對話框中，“基準(zhǔn)樣式”處選擇“無樣式”，設(shè)置字體、字號，點擊左下角【格式】按鈕，在【段落】對話框中根據(jù)需要，設(shè)置段前段后間距，行間距等，點擊【確定】完成標(biāo)題1的樣式設(shè)置。照此方法，修改其他所需要的各級標(biāo)題樣式。若設(shè)置無滿足要求，可在任何時候通過此方式修改。修改現(xiàn)有標(biāo)題樣式修改標(biāo)題樣式13鏈接多級列表與標(biāo)題樣式鏈接多級列表與標(biāo)題樣式進(jìn)入到多級列表設(shè)置對話框。設(shè)置一級列表。設(shè)置二級列表鏈接和樣式，特別需要注意的是，需要選擇【正規(guī)形式編號】前的復(fù)選框。鏈接多級列表與標(biāo)題樣式二級列表鏈接和樣式14圖表自動編號設(shè)置圖表自動編號設(shè)置在論文中，免不了要在文檔中插入圖片和表格，默認(rèn)情況下，插入的圖片和表格是沒有編號的，在論述過程中為了說明清楚一般都要指明是某個圖片或某個表格，這時給圖片和表格編號和命名顯得十分重要。在Word中給圖片和表格自動編號和命名，可以通過插入題注的方式來實現(xiàn)。具體方法如下：步驟1：選中圖片，點擊右鍵，選擇【插入題注】命令圖表自動編號設(shè)置步驟2：題注設(shè)置。在【標(biāo)簽】處選擇要插入的標(biāo)簽描述，如沒有合適的標(biāo)簽，點擊【新建標(biāo)簽】按鈕，如本例，新建了“圖”標(biāo)簽。在【位置】處，選擇題注所處的位置。論文的圖片一般要求題注（標(biāo)題）放在圖片的下方，表格的題注（標(biāo)題）放在表格的上方。在【題注】文本框中自動為該圖創(chuàng)建了編號，可以在編號之后輸入該圖形的標(biāo)題。當(dāng)在新的圖再【插入題注】時，【題注】文本框中的編號處自動顯示為“圖2”，依次類推。圖表自動編號設(shè)置題注設(shè)置【小貼士】你可以創(chuàng)建任意標(biāo)簽，比如“圖3-”、“圖2-1-”等標(biāo)簽，標(biāo)明該圖所屬的章節(jié)。圖表自動編號設(shè)置題注設(shè)置結(jié)果對表格的題注編號方法與圖的編號類似，不同的是，表格的題注（標(biāo)題）應(yīng)放置在表格之上。15圖表編號的引用圖表編號的引用當(dāng)通過“插入題注”的方式，給圖、表編號之后，在正文中可以實現(xiàn)對圖、表編號的引用，當(dāng)圖、表的編號發(fā)生變化，通過“更新域”的方法，自動完成對所有引用的修改，極大的提高效率和準(zhǔn)確性。具體過程如下。步驟1：鼠標(biāo)定位在需要插入圖、表編號的位置，點擊【引用】->【交叉引用】按鈕，彈出“交叉引用”對話框。圖表編號的引用步驟2：在【交叉引用】對話框中，在“引用類型”下拉列表中選擇“圖”，表示要在當(dāng)前位置插入圖的編號或標(biāo)題，選擇適當(dāng)?shù)摹疽脙?nèi)容】，完成對圖表編號或標(biāo)題的引用圖表編號的引用步驟3：當(dāng)圖、表的編號發(fā)生變化，僅需在引用編號的正文處點擊右鍵，選擇【更新域】，即可自動完成對圖、表編號的自動修訂16插入圖、表目錄插入圖、表目錄一般情況下，論文要求創(chuàng)建圖、表目錄，以幫助讀者對論文的數(shù)據(jù)和圖示有比較清晰、直觀的了解。通過插入題注，給表、圖建立了編號，Word可以快速、簡單的創(chuàng)建圖、表目錄。具體過程如下：步驟1：選擇【引用】選項卡，在【題注】功能組中選擇【插入表目錄】命令，彈出“圖表目錄”對話框。步驟2：在【題注標(biāo)簽】下拉列表中選擇圖或表，表示分別插入圖目錄或表目錄插入圖、表目錄步驟3：點擊【確定】按鈕，即生成圖、表目錄插入圖、表目錄生成圖表目錄17頁眉和頁腳頁眉和頁腳通常畢業(yè)論文封面不需要設(shè)置頁眉和頁腳，版權(quán)聲明、開題報告（或任務(wù)書）、目錄不需要設(shè)置頁腳，目錄頁一般為羅馬數(shù)字頁碼，論文主體及以后部分，奇數(shù)頁眉一般寫論文題目，偶數(shù)頁眉需要設(shè)置為****大學(xué)本科（碩士）學(xué)位畢業(yè)論文，頁腳添加阿拉伯?dāng)?shù)字頁碼。為完成這些要求，需要先將文檔分節(jié)，在每一節(jié)分別設(shè)置頁眉和頁腳。設(shè)置分節(jié)文章的一個節(jié)，表示一個連續(xù)的內(nèi)容塊，每節(jié)的格式相同，包括頁邊距、頁面的方向、頁眉和頁腳，以及頁碼的順序等都相同。Word默認(rèn)只有一個節(jié)，所以通常情況下設(shè)置頁眉和頁腳，每頁都是相同的。在本項目中，由于不同部分需要設(shè)置不同的頁眉和頁腳，因此，必須采用分節(jié)符將文章分為多個節(jié)，分別設(shè)置頁眉和頁腳。論文結(jié)構(gòu)和分節(jié)設(shè)置及頁眉頁腳要求如圖所示。設(shè)置分節(jié)具體設(shè)置過程如下：步驟1：為顯示分節(jié)符，首先選擇【開始】菜單，在【段落】功能組中，點擊【顯示/隱藏編輯標(biāo)記】按鈕，以查看文章的分節(jié)情況。設(shè)置分節(jié)步驟2：進(jìn)入封面頁的末尾處，點擊【布局】->【分隔符】，選擇【分節(jié)符】的“下一頁”命令，插入之后，將在插入點顯示圖樣，表示在此處插入了“下一頁分節(jié)符”。設(shè)置分節(jié)插入分節(jié)符設(shè)置分節(jié)【小貼士】在插入分節(jié)符之后，會在分節(jié)符后自動增加一行，將該行刪除即可。要刪除分節(jié)符，只需將鼠標(biāo)置于分節(jié)符所在行的最前面，當(dāng)鼠標(biāo)變?yōu)橄蛴业募^時，按Delete鍵即可刪除。如果在插入分頁符之后，出現(xiàn)多行空行，直接刪除即可。步驟3：在“英文摘要”頁面最后，用同樣方法插入“下一頁分節(jié)符”；步驟4：在“目錄”頁最后，用同樣方法插入“奇數(shù)頁分節(jié)符”；設(shè)置頁眉步驟1：進(jìn)入版權(quán)聲明頁面，點擊【插入】->【頁眉】按鈕，選擇合適的頁眉樣式，此處選擇“內(nèi)置”的“空白”頁眉格式，進(jìn)入頁眉頁腳設(shè)計視圖。設(shè)置頁眉步驟2：進(jìn)入頁眉頁腳“設(shè)計”選項卡，將“首頁不同”前面的復(fù)選框勾上，表示首頁與本節(jié)的頁眉不同，點擊“鏈接到前一條頁眉”，使之變白色，取消該項選擇，表示本節(jié)頁眉與前一節(jié)頁眉不產(chǎn)生聯(lián)系在本節(jié)頁眉處輸入內(nèi)容“******學(xué)院學(xué)士學(xué)位畢業(yè)論文”，設(shè)置完畢后，點擊【關(guān)閉頁眉頁腳】按鈕。設(shè)置頁眉【小貼士】添加頁眉后，Word會自動在首頁頁眉處自動添加一條橫線，刪除方法如下：進(jìn)入首頁頁眉處，點擊【開始】菜單，點擊【字體】功能組中的“清除所有格式”按鈕，即可刪除橫線。步驟3：設(shè)置正文頁眉。當(dāng)進(jìn)行步驟2之后，從版權(quán)頁開始后的所有頁眉完全一致，但論文要求正文奇數(shù)頁頁眉與偶數(shù)頁頁眉不同，因此需要對正文部分頁眉單獨設(shè)置。設(shè)置頁眉進(jìn)入正文第一頁頁眉，點擊命令按鈕，使之變成白色，取消該項選擇，同時將【奇偶頁不同】前的復(fù)選框勾選。在正文第一頁頁眉處，輸入“******學(xué)院學(xué)士學(xué)位畢業(yè)論文”，正文第二頁頁眉處，輸入論文標(biāo)題。此時發(fā)現(xiàn)，當(dāng)勾選“奇偶頁不同”前的復(fù)選框之后，封面頁、開題報告（任務(wù)書）頁等單數(shù)頁面的頁眉發(fā)生了變化，最簡單的辦法就是選擇勾選【首頁不同】復(fù)選框，重新輸入奇數(shù)頁面的頁眉即可解決。設(shè)置頁眉【小貼士】為解決在勾選【奇偶頁不同】復(fù)選框之后返回去修改頁眉的問題，可以在開始設(shè)置頁眉時，即將該選項勾選，然后在添加前置部分頁眉時分別添加內(nèi)容即可。設(shè)置頁腳，添加頁碼步驟1：設(shè)置目錄頁頁腳和頁碼。進(jìn)入目錄頁頁腳，點擊【設(shè)計】選項卡->【頁碼】->【設(shè)置頁碼格式】命令設(shè)置頁腳，添加頁碼步驟2：選擇頁碼格式。在“編號格式”處選擇羅馬數(shù)字編號格式，起始頁碼設(shè)置為“Ⅰ”，點擊【確定】按鈕，完成目錄頁頁碼設(shè)置?！痹O(shè)置頁腳，添加頁碼步驟3：進(jìn)入目錄頁頁腳，點擊【設(shè)計】選項卡->【頁碼】->【頁面底端】，選擇“普通數(shù)字2”，即在頁面底部中間插入羅馬數(shù)字格式的頁碼。步驟4：進(jìn)入正文第一頁頁腳。點擊【設(shè)計】選項卡->【頁碼】->【設(shè)置頁碼格式】，選擇“編號格式”為阿拉伯?dāng)?shù)字格式，起始頁碼設(shè)為1。按步驟3的方式插入頁碼，即可在奇數(shù)頁頁腳插入阿拉伯?dāng)?shù)字頁碼。步驟5：進(jìn)入正文第二頁頁腳，按步驟3的方式插入頁碼，即在偶數(shù)頁頁腳插入阿拉伯?dāng)?shù)據(jù)頁碼?！拘≠N士】由于選擇了“奇偶頁不同”的選項，在設(shè)置頁碼后，論文的前置部分（如版權(quán)聲明、開題報告等）頁腳處也出現(xiàn)了頁碼，此時僅需將這些頁碼直接刪除即可。至此，論文的全部頁眉和頁腳的設(shè)置完畢。18腳注和尾注腳注和尾注腳注和尾注都是對文本的補充說明，腳注是對文檔中某些文字的說明，一般位于文檔某頁的底部；尾注用于添加注釋，例如備注和引文，一般位于文檔的末尾，以對文檔提供更多的信息。插入腳注把光標(biāo)定位到要插入腳注的文本后面，選擇【引用】選項卡，單擊【插入腳注】圖標(biāo)，則在光標(biāo)處插入一個自動編號，并在當(dāng)前頁面最底部插入了一條橫線和該編號，在此處直接輸入或復(fù)制腳注。插入腳注插入腳注后，如果想看到腳注內(nèi)容，不必將移動到頁尾，將光標(biāo)定位到正文中的腳注編號處，則可自動顯示當(dāng)前腳注的內(nèi)容。腳注的字體、字號設(shè)置與正文的字體字號設(shè)置方法完全一致。插入尾注無論把光標(biāo)定位到哪一頁，插入的尾注都會在最后一頁后面。選擇【引用】選項卡，把光標(biāo)定位到要查看尾注的位置，單擊【插入尾注】，則在光標(biāo)所在位置插入一個編號，同時在文檔最后面插入相應(yīng)的編號，輸入或把尾注復(fù)制到橫線下編號之后腳注或尾注的編號樣式若原有的編號樣式不滿足要求，可修改編號格式?！疽谩窟x項卡下，點擊“腳注”組中右下角的斜箭頭，在“腳注和尾注”對話框中，選擇腳注或尾注，并選擇相應(yīng)的編號格式。在此對話框中，點擊【轉(zhuǎn)換】按鈕，還可完成腳注、尾注之間的轉(zhuǎn)換，讀者可自行嘗試。19創(chuàng)建目錄創(chuàng)建目錄在格式、章節(jié)符號、標(biāo)題格式、頁面設(shè)置等完成后，插入目錄就相當(dāng)簡單了。目錄的創(chuàng)建，完全由Word自動創(chuàng)建，不需要手工錄入。具體操作步驟如下：步驟1：將光標(biāo)定位到需要插入的位置，點擊【引用】菜單->【目錄】->【自定義目錄】，彈出目錄對話框。步驟2：在目錄對話框中，默認(rèn)顯示級別為3，可根據(jù)需要選擇要在目錄中顯示的級別，點擊【確定】按鈕創(chuàng)建目錄【小貼士】由于我們在定義章節(jié)標(biāo)題的時候，“一級標(biāo)題”對應(yīng)“標(biāo)題1”，“二級標(biāo)題”對應(yīng)“標(biāo)題2”，“三級標(biāo)題”對應(yīng)“標(biāo)題3”，在本項目要求中，只需生成三級標(biāo)題的目錄，因此【顯示級別】設(shè)置為“3”，如果要顯示更多級別的標(biāo)題，需要將“顯示級別”設(shè)置為相應(yīng)的數(shù)字，比如要顯示“標(biāo)題5”級別的目錄，則需要將【顯示級別】設(shè)置為“5”。創(chuàng)建目錄若自動生成的目錄行距太小，可以適當(dāng)設(shè)置目錄行的行距。當(dāng)目錄標(biāo)題或者頁碼發(fā)生了改變，可在目錄上點擊右鍵，選擇【更新域】命令，更新相應(yīng)內(nèi)容即可20拓展訓(xùn)練-制作商業(yè)計劃書商業(yè)計劃書簡介商業(yè)計劃書是公司、企業(yè)或項目單位為了達(dá)到招商融資和其它發(fā)展目標(biāo)，根據(jù)一定的格式和內(nèi)容要求而