文件管理知識培訓(xùn)2019/9/24文件管理知識培訓(xùn)文件管理的要求文件管理的現(xiàn)狀三、文件管理的整改要求2019/9/24文件管理的要求1、體系文件包括①手冊、程序;②方針、目標(biāo)指標(biāo)文件③產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢驗試驗方法標(biāo)準(zhǔn),技術(shù)條件/協(xié)議,工藝操作、質(zhì)量檢驗試驗設(shè)備操作/檢修、安全操作、檢定/校準(zhǔn)等規(guī)程;2019/9/24文件管理的要求④管理性文件(管理制度、規(guī)章等);⑤其他計劃、考核類文件(如生產(chǎn)計劃、檢修計劃、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核方案等)。2、文件應(yīng)經(jīng)制定、審批2.1制定①文件編制不得違反國家及地方的法律、法規(guī)和法令。必須注意文字簡練、準(zhǔn)確、通順,文件不得多層引用,內(nèi)容切實可行。2019/9/24文件管理的要求②第一和第三類文件由歸口部門/單位負(fù)責(zé)編制并填寫[文件制訂、審批表],報審查批準(zhǔn)人員審查批準(zhǔn)。③第二、四、五類文件是由歸口管理部門/單位以三鋼公司公文方式發(fā)布的文件,按《公司公文管理辦法》執(zhí)行。文件編制時應(yīng)確定是否為“受控”文件。2019/9/24文件管理的要求2.2審查文件審查由部門/單位的負(fù)責(zé)人審查或相關(guān)部門傳閱會審。審查或會簽提出的意見,交文件編寫人員落實處理,經(jīng)修改后再報負(fù)責(zé)人簽署后報批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。審查人員對審查通過的文件的適用性負(fù)責(zé)。2019/9/24文件管理的要求3、發(fā)放①編制部門/單位的文件管理員負(fù)責(zé)建立本部門管轄范圍內(nèi)的[部門控制的文件總清單],并上傳QEOM網(wǎng)站上的“文件記錄清單”欄目中。②發(fā)文部門可根據(jù)文件的保密性質(zhì)決定是否上傳至QEOM管理體系網(wǎng)頁,涉及保密內(nèi)容的受控文件不得在網(wǎng)絡(luò)上公開發(fā)布。2019/9/24文件管理的要求③受控文件(指前四類文件)的分發(fā),由各單位文件管理人員負(fù)責(zé)發(fā)放到相應(yīng)崗位。操作崗位應(yīng)有必要的指導(dǎo)/規(guī)范操作的文件④以書面形式發(fā)放文件,應(yīng)由文件管理員打印文件、填寫[發(fā)文單]、加蓋“受控印章、注明分發(fā)號,以確保文件的可追溯性。接收單位應(yīng)在[發(fā)文單]上簽名。2019/9/24文件管理的要求⑤文件以電子文件的形式發(fā)放后,如需要受控的紙質(zhì)文件應(yīng)由本部門/單位文件管理員將文件打印成紙質(zhì)文件,并按5.4.5條規(guī)定,蓋“受控”章,注明分發(fā)號,填寫[發(fā)文單]進(jìn)行發(fā)放。2019/9/24文件管理的要求4、文件的修改臨時的修改可以采用劃改的方式進(jìn)行