物料管理辦法第一章總則一、為規(guī)范物料的計劃、采購、倉儲、出入庫等內(nèi)部管理流程，控制存貨采購成本，防范存貨呆滯積壓的損失風(fēng)險，促進(jìn)公司經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高，特制定本制度。二、本制度中存貨范圍是公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為生產(chǎn)或銷售而儲存的各種有形資產(chǎn)，包括原材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品、委托加工材料。三、存貨管理的一般原則：1、計劃性原則：存貨的采購、生產(chǎn)領(lǐng)用應(yīng)按已審批的計劃進(jìn)行；2、合同控制原則：除臨時性的零星采購?fù)?，所有存貨采購均?yīng)先簽訂合同，并按審批程序報批后方可實施；3、職責(zé)分離原則：存貨管理的不相容職務(wù)應(yīng)實行部門或崗位的職責(zé)分離，如存貨的計劃與采購，采購與價格（合同）批準(zhǔn)，采購與入庫（驗收），倉管與財務(wù)記錄，銷售與倉管，收、付款與賬務(wù)處理等實行分離；4、憑證記錄原則：存貨的收、發(fā)、轉(zhuǎn)移等應(yīng)有相關(guān)憑證記錄；5、賬實相符原則：存貨的記錄應(yīng)與實際的數(shù)量、品質(zhì)、狀態(tài)相一致。第二章職責(zé)劃分四、存貨管理中倉儲部門的責(zé)任劃分①以“訂貨通知單”為依據(jù)對存貨辦理驗收入庫；②通知質(zhì)檢部門及時檢驗；③打印或填寫“收料入倉單”并提交審核簽字；④制作登記“物料存卡”；⑤拒收料的堆放及備查；⑥編制及保送“倉存日報表”；⑦依據(jù)“定額”或“超定額”、“補充領(lǐng)料單”發(fā)料；⑧存貨盤點。五、PMC部門職責(zé)劃分①編制月度（季、年）物料需求計劃；②對采購部門采購實績的考核；③編制外協(xié)件的需求計劃；④臨時性采購計劃的下達(dá)及審批；⑤生產(chǎn)領(lǐng)料單的制作及下達(dá)；⑥“超定額”或“補充領(lǐng)料單”的審批及下達(dá)；⑦參與合格供應(yīng)商的評審；⑧參與對生產(chǎn)環(huán)節(jié)物料及半成品的盤點分析。六、采購部門職責(zé)劃分①依據(jù)“物料需求計劃”擬訂“采購合同”；②分解“月度采購計劃”；③下達(dá)“訂貨通知單”；④對市場價格調(diào)整的收集處理；⑤對“訂貨調(diào)整（取消）通知書”的處理及執(zhí)行；⑥協(xié)助物管及質(zhì)檢部門對存貨進(jìn)行驗收入庫；⑦訂單執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)；⑧發(fā)票及貨款跟進(jìn)；⑨參與“合格供應(yīng)商”的評審工作；⑩設(shè)定采購周期，達(dá)到經(jīng)濟(jì)訂貨量的要求；⑾其他物料的采購工作。七、財務(wù)部門職責(zé)劃分①月（季、年）物料需求計劃的審核；②根據(jù)采購資金需求計劃籌集資金；③入庫物料數(shù)量的核對；④發(fā)票及有關(guān)入庫手續(xù)的審核結(jié)算；⑤物料價格監(jiān)控及差異分析；⑥經(jīng)濟(jì)存貨量的考核；⑦參與合格供應(yīng)商的評審；⑧參與臨時性采購計劃的審批；⑨參與對采購部門采購實績的考核；⑩負(fù)責(zé)組織對存貨的盤點，并對盤點結(jié)果進(jìn)行分析。第三章供應(yīng)商管理八、供應(yīng)商優(yōu)化管理供應(yīng)商優(yōu)化屬品質(zhì)部重要職責(zé)之一，品質(zhì)部應(yīng)主導(dǎo)推動供應(yīng)商優(yōu)化工作，對供應(yīng)商優(yōu)化，并有足夠的否決權(quán)和調(diào)整權(quán)，PMC、財務(wù)等部門須積極配合。九、合格供應(yīng)商評定1、項目投產(chǎn)初期，由品質(zhì)部負(fù)責(zé)組織收集、篩選有關(guān)供應(yīng)商資料，并組織技術(shù)、PMC、財務(wù)等有關(guān)部門進(jìn)行審評，編制《合格供應(yīng)商清單》，并報總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)相關(guān)部門執(zhí)行，制造部據(jù)此采購，財務(wù)部據(jù)此驗收付款結(jié)算。2、生產(chǎn)經(jīng)營初期，每月由品質(zhì)部組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行評審，優(yōu)勝劣汰，重新編制《合格供應(yīng)商清單》。待合格供應(yīng)商逐漸穩(wěn)定后，每半年評審一次。十、臨時新增供應(yīng)商評定1、當(dāng)合格供應(yīng)商無法滿足新的物料需求或無法達(dá)到公司對現(xiàn)供物料在品質(zhì)、價格、供貨期等方面的要求時，采購員及其他有關(guān)部門需新增供應(yīng)商時，由需求人員提供物料清單或新增加的供應(yīng)商名單，交品質(zhì)部初評；2、初評合格后，由采購員聯(lián)系供應(yīng)商提供所需物料樣品及供應(yīng)商資料；3、技術(shù)部門對樣品進(jìn)行檢測合格后交品質(zhì)部確認(rèn)；4、品質(zhì)部對供應(yīng)商情況進(jìn)行評估和評審，并組織技術(shù)、PMC、財務(wù)部商談價格及服務(wù)；5、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后的新增供應(yīng)商由財務(wù)部納入合格供應(yīng)商系統(tǒng)中，進(jìn)行編碼；未經(jīng)審批程序采購物料拒絕檢驗入庫，拒絕付款。第四章存貨采購計劃十一、采購計劃是存貨管理的首要環(huán)節(jié)和重要環(huán)節(jié)，加強計劃管理是加強存貨管理，提高存貨周轉(zhuǎn)速度的主要手段，采購計劃分為季度（或半年）、月度采購計劃及臨時性采購計劃。十二、季度（半年）物料需求計劃PMC部根據(jù)每年初公司制定的有關(guān)年度生產(chǎn)計劃大綱，以及對生產(chǎn)情況的合理預(yù)計，作出“季度（半年）物料需求計劃”，并提交總經(jīng)理審批。采購部門依據(jù)該計劃及《合格供應(yīng)商名單》擬定“采購合同”。“采購合同”是公司與供應(yīng)商簽訂的意向性采購計劃書，一般每季度（或半年）簽訂一次。具體執(zhí)行合同標(biāo)的以公司發(fā)出的“訂貨通知單”為準(zhǔn)。采購部門將擬定的“采購合同”連同“季度（或半年）物料需求計劃”、“采購合同審批表”依次提交制造部長、財務(wù)部門審核并呈總經(jīng)理審批后方可與供應(yīng)商正式簽訂。采購部門應(yīng)對合同的全部內(nèi)容負(fù)責(zé)，PMC部主要審核合同的計劃性，財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)審核價格，總經(jīng)理負(fù)責(zé)合同的批準(zhǔn)確認(rèn)。十三、月度采購計劃表采購部門依月度生產(chǎn)計劃表及技術(shù)工藝部門制定的材料工藝定額標(biāo)準(zhǔn)，考慮采購周期生產(chǎn)和倉庫庫存動態(tài)情況，結(jié)合公司的零部件加工能力，合理編制“月度采購計劃表”。報PMC部主管及財務(wù)部門審核后呈總經(jīng)理批準(zhǔn)，與“采購合同”共同作為采購實施的依據(jù)。第五章采購價格的確定及訂單審批十四、以PMC主管（或采購主管）和采購員為主，技術(shù)部、財務(wù)部參與供應(yīng)商采購價格談判；十五、PMC部（或采購部）根據(jù)供應(yīng)商報價，提出意見，交由品質(zhì)部門會簽，財務(wù)部審核后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，然后由供應(yīng)商簽字蓋章確認(rèn)生效；十六、未經(jīng)總經(jīng)理審批的價格無效，財務(wù)部應(yīng)拒絕付款。十七、采購訂單的審批流程：1、一般情況下，要求采購價格協(xié)議簽署后方可下達(dá)采購定單，特殊情況下可先采購，再定價，但定價時間不得超過物料入庫起算30天。2、采購員根據(jù)計劃編制采購訂單。3、采購訂單由PMC主管審核，報副總經(jīng)理以上審批執(zhí)行，并報由品質(zhì)部、財務(wù)部備案。4、對違反上述審批權(quán)限的采購定單，倉管員不得辦理入庫手續(xù)。第六章存貨采購實施十八、下達(dá)“定貨通知單”日常采購實施采用“訂貨通知單”形式?！坝嗀浲ㄖ獑巍笔枪九c供應(yīng)商簽訂的“采購合同”的實際履行文件，也是公司倉庫允許收料、財務(wù)同意結(jié)算的必要依據(jù)之一。采購部門依生產(chǎn)計劃和已簽訂的“采購合同”、倉庫實際庫存動態(tài)及公司訂貨批量政策，將月度生產(chǎn)計劃表分解到各供應(yīng)商，發(fā)出“訂貨通知單”?！坝嗀浲ㄖ獑巍毙璺帜甓冗B續(xù)編號，呈上級主管審批。然后以傳真或其他由供應(yīng)商簽收確認(rèn)的形式發(fā)出。十九、定貨數(shù)量及價格的確定“訂貨通知單”累積訂貨數(shù)量一般不得超出“采購合同”。因生產(chǎn)原因確需超過，需呈總經(jīng)理特別批準(zhǔn)并補簽合同?！坝嗀浲ㄖ獑巍眱r格不得高于采購合同規(guī)定的價格。如市場價格已低于合同價格，采購部門必須按新的市場價格發(fā)出“訂貨通知單”；如市場價格已超出合同價格且供應(yīng)商特別要求的情況下，可依核價程序呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后執(zhí)行。非特殊情況不允許發(fā)出無價格“訂貨通知單”。二十、訂貨的調(diào)整、取消如因生產(chǎn)計劃的變更等原因需調(diào)整或取消訂貨，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，發(fā)出“訂貨調(diào)整（取消）通知書”。對訂貨的調(diào)整、取消，應(yīng)盡一切努力爭取供應(yīng)商的配合、支持。如供應(yīng)商不考慮我方實際執(zhí)意要繼續(xù)執(zhí)行，則執(zhí)行完該訂單后，暫停訂貨。待來年進(jìn)行合格供應(yīng)商年審時取消其資格。采購部門日常發(fā)出訂單時應(yīng)考慮此因素，盡量將訂單做細(xì)，以避免囤積物料。第七章存貨的檢驗和入庫二十一、物料驗收入庫原則①公司所有物料都必須由倉庫辦理驗收入庫手續(xù)，除辦公用品等公司另有規(guī)定的以外，其他任何部門均不得代替?zhèn)}庫驗收。②除特殊采購或公司另有規(guī)定的以外，所有采購物料的實物入倉必須以“訂貨通知單”為允收依據(jù)。無“訂貨通知單”倉庫不得辦理進(jìn)倉手續(xù)。③未經(jīng)質(zhì)檢部門判定為合格品的物料不得驗收入庫。倉庫應(yīng)將供應(yīng)商送來的經(jīng)質(zhì)檢部門判定為不合格品的物料置放于待退料區(qū)并做明顯標(biāo)識，不合格物料嚴(yán)禁發(fā)出使用，嚴(yán)禁與合格品混雜堆放。二十二、驗收、入帳流程對供應(yīng)商送交的物料，倉管員應(yīng)根據(jù)“訂貨通知單”及送貨單位開具的正規(guī)的“送貨單”，仔細(xì)核對物料品名、規(guī)格、包裝、數(shù)量，確認(rèn)無誤后在“送貨單”上簽名，并分別按以下情況處理：①對當(dāng)天能辦妥質(zhì)檢手續(xù)且質(zhì)量和數(shù)量都符合要求的物料，倉管員應(yīng)及時將“送貨單”連同質(zhì)檢報告提交倉庫總部，由倉庫總部電腦輸單員打印“收料入倉單”（注：應(yīng)注明質(zhì)檢報告單號），并由倉管員在“收料入倉單”上簽收后提交倉庫主管簽名確認(rèn)。倉管員憑“收料入倉單”及時登記“物料存卡”。“物料存卡”要置于物品顯眼位置。②對當(dāng)天不能辦妥質(zhì)檢手續(xù)的，由倉管員在“送貨單”上加蓋“未質(zhì)檢”，暫按包裝收件，請供應(yīng)商在3天內(nèi)持本單到本公司倉庫換領(lǐng)正式“收料入倉單”。對未開“收料入倉單”或其他原因暫存于本公司（但未入電腦帳）且尚未退回、處理的物料，倉庫需用明顯的標(biāo)識與正常物料相區(qū)別，并設(shè)立專門的備查簿進(jìn)行登記。供應(yīng)單位換領(lǐng)“收料入倉單”時，倉庫應(yīng)要求與經(jīng)辦人在“收料入倉單”結(jié)算聯(lián)和倉庫聯(lián)備注欄簽名并注明換領(lǐng)日期。③各倉庫的倉管員應(yīng)將每日的收料情況登錄于電腦“倉存日報表”，還應(yīng)同時登錄上月結(jié)存、當(dāng)日進(jìn)入、當(dāng)月累計進(jìn)入、當(dāng)日發(fā)出、當(dāng)日結(jié)存等詳細(xì)數(shù)據(jù)。第八章采購結(jié)果的跟進(jìn)、考核二十三、訂單執(zhí)行情況跟進(jìn)采購部門經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)質(zhì)檢報告、倉庫日報表等及時跟進(jìn)訂單執(zhí)行情況，采用“訂單執(zhí)行情況登記表”形式管理。對無訂單送貨不得辦理入庫手續(xù)。對生產(chǎn)中臨時采購的急需物料，必須經(jīng)PMC主管審核及總經(jīng)理審批方可購買，驗收入庫，月終對無訂單庫存需盤點考核，對無訂單庫存比例上升的原因要由生產(chǎn)計劃部門作出分析，調(diào)整采購計劃表，提出改進(jìn)措施。二十四、貨款結(jié)算跟蹤采購部門與財務(wù)部門共同負(fù)責(zé)貨款結(jié)算的跟蹤。其中采購部門負(fù)責(zé)根據(jù)合同、訂單及訂單執(zhí)行進(jìn)度、發(fā)票收取和已付貨款等情況提出資金需求計劃和付款申請；財務(wù)部門負(fù)責(zé)核對已收物料及相應(yīng)發(fā)票、已付貨款數(shù)，對付款申請簽署審核意見。二十五、存貨周轉(zhuǎn)管理及考核根據(jù)生產(chǎn)特點，存貨周轉(zhuǎn)期超過三個月或自采購入庫之日連續(xù)一個月未使用的存貨既視同呆滯品，由財務(wù)部對采購部門提出預(yù)警，按照呆滯物料管理辦法進(jìn)行考核。第九章訂貨批量及采購周期二十六、采購部門應(yīng)會同相關(guān)部門對各種物料分類設(shè)定采購周期，并考慮本行業(yè)的特點，及資金、采購成本等因素，設(shè)定最高存量、最低存量、經(jīng)濟(jì)批量等指標(biāo)值。日常采購盡量按最優(yōu)經(jīng)濟(jì)批量組織。第十章存貨領(lǐng)用及發(fā)放二十七、生產(chǎn)定額領(lǐng)料PMC部每日向車間下達(dá)“每日生產(chǎn)通知單”的同時，依“每日生產(chǎn)通知單”的排產(chǎn)數(shù)量和工藝技術(shù)部門制定的工藝定額標(biāo)準(zhǔn)，編制、打印“生產(chǎn)定額領(lǐng)料單”?！吧a(chǎn)定額領(lǐng)料單”經(jīng)PMC部主管或其授權(quán)人簽署批準(zhǔn)后，隨“生產(chǎn)通知單”同時下達(dá)，作為倉庫定額發(fā)料的唯一憑證。對于某些難以分批領(lǐng)用或分批領(lǐng)用難以適用于生產(chǎn)的物料，允許按月度排產(chǎn)計劃分批領(lǐng)用。二十八、超定額領(lǐng)料車間因加工報廢、超定額損耗等責(zé)任原因需超定額領(lǐng)料的，須填制“超定額領(lǐng)料單”辦理?！俺~領(lǐng)料單”由車間主任簽署并報PMC部，核準(zhǔn)后交倉庫發(fā)料。二十九、補充領(lǐng)料生產(chǎn)過程