檔案管理制度一、目的、意義為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地留存、保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。二、適用范圍本制度適用于公司各部門。三、主管部門監(jiān)督責(zé)任部門為公司辦公室，第一責(zé)任人為各部門指定的資料員；第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。四、具體條款4.1本規(guī)定所稱的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在公司各級(jí)部門及員工在從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。4.2公司及各部門員工均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。4.3檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管、分級(jí)查閱”的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。4.4公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員）。4.5檔案工作由公司行政副總統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負(fù)責(zé)接收、收集、整理、立卷、保管，具體由行政專員執(zhí)行。4.6辦公室應(yīng)逐步完善檔案管理制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。4.7整理內(nèi)容：以各項(xiàng)目和問(wèn)題特征為主立卷，一事一卷。4.8過(guò)程管理：1）屬于公司保管的檔案：各部門的資料員要做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季度第一個(gè)月的15日前，將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)，移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。2）屬部門保管的檔案：各分級(jí)保管者在每年的3月15日前將上年度檔案的總目錄、本年度預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。3）項(xiàng)目樓盤檔案：由辦公室負(fù)責(zé)收集、整理和建立，銷售經(jīng)理負(fù)責(zé)平時(shí)積累和保管，于結(jié)案后兩周內(nèi)整理移交辦公室。4）重要檔案必須以紙質(zhì)文件形式歸檔，并刻錄光盤電子檔案。4.9銷毀：須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時(shí)應(yīng)有行政副總、辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。4.10公司檔案的分類及編號(hào)：指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號(hào)要求操作。1）檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予簡(jiǎn)明扼要的名稱，以內(nèi)容性質(zhì)為準(zhǔn)則。2）各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示。3）檔案各類名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，將所有分類、各級(jí)名稱及其編號(hào)用一定順序依次排列，以便查閱。4）檔案編號(hào)應(yīng)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)可增補(bǔ)。5）檔案分類、各級(jí)名稱及其編號(hào)一經(jīng)確定后，一般不再任意修改，如確需修改,要擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。6）檔案號(hào)以一案一號(hào)為原則，確定主要類別，編列檔號(hào)；歸檔文件，應(yīng)以目次號(hào)為順序，以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，檔夾背脊應(yīng)標(biāo)明夾內(nèi)所含文件分類編號(hào)及名稱，以便查檔。4.11在業(yè)務(wù)中對(duì)外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。4.12借閱：1）因工作需要借閱文檔的，應(yīng)填好“檔案資料借（查）閱登記表”。2）員工不得隨意外帶公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室主任核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。3）閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。4）公司檔案原則上一律不允許外借。特殊情況下外單位需借閱，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)行政副總批準(zhǔn)后方能借閱。外單位摘抄或復(fù)印有關(guān)檔案文件，必須經(jīng)行政副總對(duì)摘抄或復(fù)印的材料進(jìn)行審查、簽字同意后方可。5）檔案保管人和借（查）閱人均應(yīng)對(duì)涉及公司秘密的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄密和丟失。如有違反，按《員工手冊(cè)》相關(guān)規(guī)定處理。4.13分級(jí)查閱:主管級(jí)以下員工（含），經(jīng)部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，可借（查）閱與本部門相關(guān)的一般文件資料，密級(jí)資料須經(jīng)分管副總批準(zhǔn)；不得查閱其他部門任何文件。如需查閱，須經(jīng)該部門分管副總批準(zhǔn)。部門經(jīng)理，有權(quán)借（查）閱與本部門相關(guān)的秘密級(jí)資料。查閱其他部門資料時(shí)，須由該部門的分管副總批準(zhǔn)。副總級(jí)人員，有權(quán)查閱各部門資料，如涉及非分管部門的密級(jí)資料，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。公司必須時(shí)刻保證檔案的完整狀態(tài)，因借閱時(shí)有不可收回的情況，所以要保證公司留存一定的份數(shù)，且借（查）閱只允許復(fù)印件形式。14公司所有有價(jià)值的報(bào)告、文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。15各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。16備份盤與源盤應(yīng)分開(kāi)存放，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。4.17檔案管理人員調(diào)離崗位或離職時(shí)，耍對(duì)其所保管的檔案進(jìn)行全面檢查，交接手續(xù)完成后方可調(diào)離崗位或離職，否則公司有權(quán)對(duì)其進(jìn)行處罰。4.18檔案保存期限分為永久保存、10年保存、5年保存三檔。1）公司各類證照、印章、各級(jí)各類制度、流程、表單、項(xiàng)目代理合同、各類協(xié)議、公司大事記資料、會(huì)議記錄、對(duì)內(nèi)對(duì)外公文、項(xiàng)目活動(dòng)全程資料、總結(jié)報(bào)告、款項(xiàng)單據(jù)、薪資發(fā)放記錄、車輛相關(guān)手續(xù)、檔案、財(cái)務(wù)檔案等需永久保存；2）除車輛外的固定資產(chǎn)各類資料、耗材使用情況、人事檔案、培訓(xùn)、考核資料等需保存10年；3）需保存5年的有后勤消耗記錄、考勤記錄、書(shū)報(bào)雜志等。五、檢查手段及標(biāo)準(zhǔn)行政副總對(duì)公司檔案管理情況進(jìn)行定期或不定期的檢查。辦公室根據(jù)各部門和各部門上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來(lái)監(jiān)督各部門檔案的管理工作。六、獎(jiǎng)懲條例有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：1）毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案；2）擅自向外界提供、摘抄企業(yè)檔案；3）涂改、偽造