佛山市生美制衣有限公司規(guī)范化文件文件編號2015年佛生（政）字A001號修訂次數(shù)：A/0生效日期:年月日頁數(shù):文件名稱：訂單合同評審管理制度審批：日期：審核：日期：編制：日期：分發(fā)日期：受控狀態(tài)：佛山市生美制衣有限公司規(guī)范化管理委員會(huì)會(huì)簽：1.目的為了滿足公司發(fā)展需要，提高生產(chǎn)效率，保證生產(chǎn)訂單及時(shí)交貨，加強(qiáng)訂單流程管理，特制訂本管理制度，以保證向客戶按期提供滿意的合格產(chǎn)品。2.適用范圍本制度適用于公司對顧客訂單合同的受理、評審、變更及管理。3.權(quán)責(zé)3.1業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)受理訂單，與顧客接洽。組織訂單評審及變更評審，對品名、規(guī)格、價(jià)格、付款方式進(jìn)行評審。簽訂服裝訂貨、服裝加工合同及合同(訂單)資料整理、歸檔、移交工作。3.2生產(chǎn)部負(fù)責(zé)數(shù)量、交貨期、工藝、質(zhì)量要求的評審，合同及訂單變更通知單中的相關(guān)要求的執(zhí)行。3.3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)訂單合同的合法性、利潤、單價(jià)進(jìn)行審核，并負(fù)責(zé)訂單合同的整理、歸檔，協(xié)助催收款項(xiàng)工作。3.4行政部負(fù)責(zé)制度流程執(zhí)行、修改、獎(jiǎng)懲、監(jiān)督工作。3.5總經(jīng)辦負(fù)責(zé)訂單合同的最終評審確認(rèn)工作。4.內(nèi)容4.1訂單受理4.1.1業(yè)務(wù)部針對顧客的服裝訂購或加工信息，依據(jù)公司的接單條件來衡量能否滿足對方的要求，如滿足即可同顧客接洽。4.1.2服裝加工類訂單，由業(yè)務(wù)部相關(guān)業(yè)務(wù)員將顧客要求，如品名、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期，并要求顧客提供明確的工藝要求。4.1.3自主設(shè)計(jì)的訂單，由紙樣板房部門依據(jù)目標(biāo)顧客預(yù)期要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，繪制款式圖樣，確定布、輔料及工藝技術(shù)要求，交顧客確認(rèn)。4.2訂單評審4.2.1訂單評審方式：一般有會(huì)議評審、傳遞評審及授權(quán)評審三種方式。4.2.2會(huì)議評審：新產(chǎn)品的首次訂單，應(yīng)采用會(huì)議評審方式。重大之訂單或客戶要求特殊訂單應(yīng)采用會(huì)議評審方式。會(huì)議評審由業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)召集各評審部門負(fù)責(zé)人，一起討論評審，各部門之評審權(quán)限不變，但可以互相檢討，提出合理化建議。由總經(jīng)理（或授權(quán)人）作出評審結(jié)論。會(huì)議評審仍需填寫《訂單合同評審表》，可于會(huì)上當(dāng)場填寫。4.2.3傳遞評審：一般訂單均采用傳遞評審方式。業(yè)務(wù)部接獲客戶訂單或訂單意向后，填寫相關(guān)的訂單信息于《訂單合同評審表》上。業(yè)務(wù)部簽署本部門評審意見后，將評審表依次轉(zhuǎn)入相關(guān)部門。4.2.4授權(quán)評審：一般由總經(jīng)理或部門負(fù)責(zé)人授權(quán)評審。4.2.5價(jià)格、付款方式評審：業(yè)務(wù)部相關(guān)人員依據(jù)服裝的款式及工藝要求，制作《報(bào)價(jià)單》，由業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核確定后，報(bào)價(jià)給客戶。4.2.6品名、規(guī)格評審：業(yè)務(wù)部依據(jù)生產(chǎn)能力、生產(chǎn)產(chǎn)能審核。4.2.7工藝、質(zhì)量要求評審：生產(chǎn)部、紙樣、板房車間審核。4.2.8數(shù)量、交貨期評審：生產(chǎn)部依據(jù)設(shè)備生產(chǎn)能力及生產(chǎn)計(jì)劃情況審核。4.2.9如有不能滿足顧客要求的項(xiàng)目，由業(yè)務(wù)部與顧客協(xié)商，達(dá)成協(xié)議。4.2.10評審?fù)ㄟ^或協(xié)議達(dá)成后，業(yè)務(wù)部與顧客簽訂訂貨合同。4.3訂單變更4.3.1若顧客對已簽訂的合同內(nèi)容提出變更，業(yè)務(wù)部應(yīng)組織相關(guān)部門對其進(jìn)行評審，評審?fù)ㄟ^后，業(yè)務(wù)部確定“變更內(nèi)容”，填寫“訂單變更通知單”通知相關(guān)部門執(zhí)行變更。4.3.2合同確定后，各部門應(yīng)按合同要求執(zhí)行，如遇難以克服的困難，應(yīng)告知業(yè)務(wù)部，由業(yè)務(wù)部與顧客協(xié)商解決。4.4訂單款項(xiàng)的收繳4.4.1訂單款項(xiàng)由業(yè)務(wù)部門催收，原則上訂單合同約定首付30%-50%訂金，訂單完成交貨后，三個(gè)工作日內(nèi)完成本訂單所有款項(xiàng)的收繳。4.4.2訂單款項(xiàng)由客戶打入公司指定帳號或由財(cái)務(wù)部現(xiàn)金收繳，財(cái)務(wù)部備案并辦理相關(guān)收款手續(xù)。4.4.3訂單款項(xiàng)到帳后，業(yè)務(wù)部與財(cái)務(wù)部相互告知，并確認(rèn)登記備案。4.4.4若特殊情況，可以跟客戶約定以月結(jié)、季度結(jié)、年終結(jié)款方式。但必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)人許可，簽訂合同協(xié)議書。4.4.5訂單款項(xiàng)由財(cái)務(wù)部門收繳，其他人員收繳或接觸現(xiàn)金，屬違規(guī)行為。4.4.6若的確需要接觸款項(xiàng)，則必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)或授權(quán)人批準(zhǔn)，返回公司及時(shí)上交財(cái)務(wù)部。4.4.7訂單款項(xiàng)的收繳由財(cái)務(wù)部監(jiān)督、執(zhí)行，并協(xié)助款項(xiàng)的催繳工作。4.5訂單合同管理4.5.1公司所有訂單必須簽訂書面合同協(xié)議書，雙方約定的事宜必須清晰，如：單位名稱、訂單號、款式、加工工序、單價(jià)、數(shù)量、交貨日期、質(zhì)量要求等等。4.5.2訂單合同協(xié)議書必須蓋公司印章，授權(quán)人簽名，且具有同等法律效力。4.5.3若客戶未有注冊公司，則由客戶負(fù)責(zé)人簽名按手摸，必須注明其本人的身份證號碼，戶籍地址，聯(lián)系電話。4.5.4訂單合同協(xié)議書屬于公司商業(yè)保密信息，嚴(yán)禁將信息資料外泄。4.5.5訂單合同協(xié)議書一式兩份，客戶一份，公司一份，原件由財(cái)務(wù)部存檔備案，業(yè)務(wù)部復(fù)印一份存檔,以便備查。4.5.6訂單合同需按客戶類別、合同(訂單)號排序歸檔，原件統(tǒng)一保存在財(cái)務(wù)資料室，訂單變更的資料視為訂單保管。4.5.7合同(訂單)為機(jī)密資料，未經(jīng)過總經(jīng)理同意，不得帶出財(cái)務(wù)室。4.5.8合同期滿且結(jié)案后，年底財(cái)務(wù)部將合同資料整理成冊，并密封存檔。5.獎(jiǎng)懲規(guī)定5.1訂單合同獎(jiǎng)勵(lì)條款5.1.1公司鼓勵(lì)非業(yè)務(wù)部門員工接訂單，包括制衣成品加工，制衣半成品加工以及自主設(shè)計(jì)的制衣產(chǎn)品，公司將依據(jù)訂單金額給予一定提成獎(jiǎng)勵(lì)。5.1.2業(yè)務(wù)部門員工接訂單，則按公司相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)制度執(zhí)行。5.1.3其他情況，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。5.2訂單合同的處罰條款5.2.1公司所有的業(yè)務(wù)訂單必須簽訂合同協(xié)議書，且具有同等法律效力。若由于未簽訂合同協(xié)議書所產(chǎn)生的法律糾紛，由當(dāng)事人承擔(dān)。5.2.1嚴(yán)格執(zhí)行訂單合同評審流程，違反規(guī)定的，處于警告、記過、記大過、開除等行政處罰，并根據(jù)造成情節(jié)嚴(yán)重給予扣除獎(jiǎng)勵(lì)。5.2.2所有訂單合同最終由總經(jīng)理審核批準(zhǔn)（或授權(quán)人批準(zhǔn)）方可簽訂，并投產(chǎn)。若由于未經(jīng)審核批準(zhǔn)，所造成的差額部分或損失，由當(dāng)事人承擔(dān)。5.2.3訂單合同評審可根據(jù)實(shí)際情況，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)（或授權(quán)人批準(zhǔn)）,可取消走評審流程，否則給予扣除100元至500元的獎(jiǎng)勵(lì)。5.2.4公司的重大業(yè)務(wù)訂單必須組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)議評審，否則公司所產(chǎn)生的損失由當(dāng)事人承擔(dān)。5.2.5其他因違反管理規(guī)定,導(dǎo)致公司造成重大損失的,公司追究其法律責(zé)任。6．附則6.1本制度由公司規(guī)范化管理委員會(huì)負(fù)責(zé)制訂、修訂和解釋。6.2本制度自批準(zhǔn)之日起正式實(shí)施生效，原頒發(fā)的相關(guān)文件規(guī)定同時(shí)作廢。7．附件7.1《訂單合同評審流程圖》7.2《訂單合同評審表》7.3《訂單合同變更表》7.4《訂單變更通知單》附件1訂單合同評審流程圖YESYESNONGYESSTART訂單受理判斷是否評審傳遞評審會(huì)議評審授權(quán)評審各部門簽署評審意見評審是否通過簽署合同并投產(chǎn)END