第頁共頁OHSMS文件和資料控制范文文件和資料控制是組織健康安全管理體系（OHSMS）中至關(guān)重要的一部分。它涉及到所有與健康安全管理相關(guān)的文件和記錄的創(chuàng)建、維護(hù)、使用和存檔過程。有效的文件和資料控制可以確保組織能夠隨時查找和檢索需要的信息，并能夠保護(hù)機(jī)密和敏感信息，以及遵守法律和法規(guī)的要求。本文將討論一個典型的OHSMS文件和資料控制范文，以幫助組織建立起高效、可靠的文件和資料控制系統(tǒng)。1.引言：本文件旨在規(guī)定和說明組織對文件和資料的控制要求，以確保組織按照適用法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的要求，建立和維護(hù)組織健康安全管理體系（OHSMS）。2.術(shù)語和定義：2.1文件：以任何形式記錄下來的信息，包括但不限于手寫、打印、圖表、電子文件等形式。文件可以是政策、程序、計(jì)劃、工作指導(dǎo)書、報(bào)告等等。2.2資料：包括文件、記錄和其他形式的信息資源。2.3來源：指文件和資料的創(chuàng)建者和供應(yīng)者。2.4創(chuàng)建日期：指文件和資料的創(chuàng)建日期。2.5生效日期：指文件和資料開始適用的日期。2.6維護(hù)：包括文件和資料的更新、修訂、廢棄等活動。2.7存儲：指將文件和資料以適當(dāng)?shù)拿浇檫M(jìn)行保管。2.8保密：指文件和資料的限制性使用，只針對特定的人員。2.9緊急情況：指需要立即采取行動的突發(fā)事件。3.文件和資料控制要求：3.1文件和資料的標(biāo)識和編號：3.1.1所有文件和資料應(yīng)該被正確標(biāo)識和編號以便追蹤和識別。3.1.2文件和資料的編號應(yīng)該包括標(biāo)識文件和資料的類型、名稱、版本號和修訂號。3.2文件和資料的創(chuàng)建和批準(zhǔn)：3.2.1文件和資料應(yīng)該由適當(dāng)?shù)娜藛T創(chuàng)建和批準(zhǔn)。3.2.2文件和資料的創(chuàng)建者應(yīng)該具備相關(guān)技能和經(jīng)驗(yàn)。3.2.3文件和資料的批準(zhǔn)者應(yīng)該具備相應(yīng)的管理權(quán)限。3.2.4創(chuàng)建和批準(zhǔn)文件和資料的人員應(yīng)該記錄其姓名和日期。3.3文件和資料的變更和修訂：3.3.1文件和資料的變更和修訂應(yīng)該經(jīng)過授權(quán)和記錄。3.3.2變更和修訂的原因應(yīng)該清楚并記錄下來。3.3.3變更和修訂的文件和資料應(yīng)該標(biāo)識并追溯。3.4文件和資料的存儲和保護(hù)：3.4.1文件和資料應(yīng)該以適當(dāng)?shù)拿浇檫M(jìn)行保管，并妥善存放。3.4.2文件和資料的存儲位置應(yīng)該方便查找、檢索和保護(hù)。3.4.3文件和資料應(yīng)該根據(jù)機(jī)密級別進(jìn)行分類和保護(hù)。3.4.4文件和資料的保護(hù)措施應(yīng)該包括但不限于密碼保護(hù)、訪問控制和備份等。3.5文件和資料的保密：3.5.1對于機(jī)密和敏感信息的文件和資料應(yīng)該進(jìn)行保密。3.5.2只有授權(quán)人員可以訪問機(jī)密和敏感信息的文件和資料。3.5.3對于不再需要的機(jī)密和敏感信息的文件和資料，應(yīng)該進(jìn)行安全銷毀。3.6文件和資料的使用：3.6.1文件和資料應(yīng)該被合適的人員使用。3.6.2文件和資料的使用應(yīng)該符合適用的法律和法規(guī)要求。3.6.3使用文件和資料的人員應(yīng)該記錄其使用情況。3.7文件和資料的廢棄：3.7.1對于不再需要的文件和資料，應(yīng)該進(jìn)行廢棄處理。3.7.2廢棄處理應(yīng)該經(jīng)過授權(quán)和記錄。3.7.3廢棄的文件和資料應(yīng)該進(jìn)行安全銷毀。4.文件和資料控制流程：4.1文件和資料的創(chuàng)建：4.1.1確定文件和資料的需求和目的。4.1.2確定創(chuàng)建文件和資料的適當(dāng)來源。4.1.3創(chuàng)建文件和資料，并進(jìn)行相關(guān)人員的審核和批準(zhǔn)。4.2文件和資料的變更和修訂：4.2.1確定文件和資料的變更和修訂需求。4.2.2獲取適當(dāng)?shù)氖跈?quán)并記錄變更和修訂過程。4.2.3更新并重新批準(zhǔn)變更和修訂后的文件和資料。4.3文件和資料的存儲和保護(hù)：4.3.1選擇適當(dāng)?shù)奈募唾Y料存儲媒介。4.3.2確定文件和資料的存儲位置。4.3.3采取適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)措施，包括但不限于密碼保護(hù)、訪問控制和備份等。4.4文件和資料的使用：4.4.1確定適當(dāng)?shù)娜藛T可以使用文件和資料。4.4.2確保文件和資料的使用符合適用的法律和法規(guī)要求。4.5文件和資料的廢棄：4.5.1確定不再需要的文件和資料。4.5.2獲取適當(dāng)?shù)氖跈?quán)并記錄廢棄過程。4.5.3進(jìn)行文件和資料的安全銷毀。5.文件和資料控制記錄：5.1文件和資料創(chuàng)建記錄：5.1.1包括文件和資料的創(chuàng)建日期、創(chuàng)建者和批準(zhǔn)者。5.1.2記錄文件和資料的編號、名稱和版本號。5.2文件和資料變更和修訂記錄：5.2.1包括文件和資料的變更和修訂日期、變更和修訂者。5.2.2記錄變更和修訂的原因和內(nèi)容。5.3文件和資料使用記錄：5.3.1包括文件和資料的使用日期、使用者。5.4文件和資料廢棄記錄：5.4.1包括文件和資料的廢棄日期、廢棄者。6.文件和資料控制審核和改進(jìn)：6.1文件和資料控制應(yīng)該進(jìn)行定期的審核。6.2審核結(jié)果應(yīng)該記錄，并制定相關(guān)改進(jìn)措施。6.3改進(jìn)措施應(yīng)該跟蹤和跟進(jìn)。結(jié)論：