如何做好部門規(guī)劃薦

2464黃熙華原創(chuàng)|2010/2/2813:26|投票關(guān)鍵字：戰(zhàn)略管理

戰(zhàn)略規(guī)劃

卓越績效模式

卓越績效管理

部門規(guī)劃

如何做好部門規(guī)劃新年尹始，許多公司都開始制訂和啟動(dòng)新年度的戰(zhàn)略規(guī)劃，公司的每個(gè)部門的規(guī)劃也隨之提到日程上來。在以往的咨詢工作中，我發(fā)現(xiàn)許多部門的負(fù)責(zé)人將部門規(guī)劃作為走形式的文案工作不予重視。殊不知，一年之計(jì)在于春，做好部門的年度規(guī)劃工作不僅使部門的工作有計(jì)劃、有效率地進(jìn)行，更主要的是做好我們部門的定位，將部門的工作緊密地與公司的戰(zhàn)略聯(lián)系在一起，更容易獲提高層管理者的重視，使部門和我們個(gè)人更容易得到發(fā)展。同時(shí)，我也發(fā)現(xiàn)許多卓有成效的經(jīng)理們都非常注意通過部門規(guī)劃提升部門和個(gè)人的形象，使所領(lǐng)導(dǎo)的部門成為公司的關(guān)鍵部門，個(gè)人發(fā)展也一帆風(fēng)順。像公司戰(zhàn)略規(guī)劃一樣，部門規(guī)劃也有一些可供參考的流程方法：一．設(shè)立部門宗旨部門宗旨就是明確我們的部門為什么存在？試想一想，如果我們的部門的存大對(duì)公司整體戰(zhàn)略沒有貢獻(xiàn)，對(duì)公司其他的部門沒有價(jià)值，也就是說公司或相關(guān)的部門不需要或不太需要我們，我們的部門存在就沒有意義，就會(huì)被裁掉，至少在公司是一個(gè)不被重視的部門，那么，這個(gè)部門的經(jīng)理以及員工在公司的前途可想而知。因此，出色的經(jīng)理人都非常注重自已所管理部門的宗旨，希望將本部門的宗旨與公司的總體戰(zhàn)略的關(guān)鍵職能相結(jié)合，使之成為公司舉足輕重的部門。明確部門宗旨一般從以下方面考慮：1）闡述部門存在對(duì)于公司的核心價(jià)值；2）結(jié)合部門的核心能力；3）內(nèi)容包括客戶、產(chǎn)品和服務(wù)、地域范圍。部門的宗旨表述的形式一般如下：“在……的指導(dǎo)下/根據(jù)…定位/戰(zhàn)略（指導(dǎo)根據(jù)），通過……（手段），實(shí)現(xiàn)/促進(jìn)/保證……（存在價(jià)值）”。

例如，以下是一個(gè)質(zhì)量部門的宗旨：“在公司的發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)指導(dǎo)下，通過對(duì)影響產(chǎn)品質(zhì)量的全過程的監(jiān)控以及業(yè)務(wù)流程的不斷優(yōu)化，保證與質(zhì)量有關(guān)的各環(huán)節(jié)有效運(yùn)行，從而保證公司的產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定和持續(xù)改善，滿足不斷客戶的需要，提高客戶滿意度，在同行中保持高品質(zhì)的水準(zhǔn)，成為公司業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展的有力保證?！倍?明確部門職責(zé)部門職責(zé)就是部門通過哪些方面的活動(dòng)實(shí)現(xiàn)自身存在的價(jià)值，可以從以下方面考慮：1）本部門的客戶是誰?客戶的需求是什么？這里所指的顧客既包括外部的客戶，也包括內(nèi)部的客戶，即需要本部門配合的公司內(nèi)部的相關(guān)部門；2）概括部門為實(shí)現(xiàn)價(jià)值所履行的主要活動(dòng)，一般表述為“做什么”；3）應(yīng)明確界定與密切相關(guān)部門(尤其是曾有職責(zé)沖突的部門)的職責(zé)界限。在界定部門職責(zé)時(shí)，要注意：1）按職責(zé)的關(guān)鍵程度自上而下排序；2）不要把兩條以上的職責(zé)放在一項(xiàng)描述內(nèi)；3）建議職責(zé)不超過6條，關(guān)鍵職責(zé)不超過3條，太多了沒有重點(diǎn)。

職責(zé)表述的形式一般如下:“負(fù)責(zé)（主導(dǎo)）……”，或者“協(xié)同/配合（參與）……”等。

例如，質(zhì)量部門的職責(zé)：1）ISO9000質(zhì)量體系的持續(xù)改善；2）產(chǎn)品質(zhì)量控制，注重于重大質(zhì)量問題的處理和給予產(chǎn)品鏈各環(huán)節(jié)質(zhì)控方面的指導(dǎo)和支持；3）客戶質(zhì)量反饋的協(xié)調(diào)處理，客戶滿意度的測(cè)定和改善；4）供應(yīng)鏈質(zhì)量控制，確保采購的材料和產(chǎn)品的質(zhì)量；5）質(zhì)量信息系統(tǒng)管理，通過統(tǒng)計(jì)分析推動(dòng)各環(huán)節(jié)改善；6）文件控制，為各部門業(yè)務(wù)運(yùn)作提供規(guī)范的文件支持。

三．設(shè)立部門目標(biāo)

部門目標(biāo)可以參考平衡記分卡的方法，從客戶、財(cái)務(wù)、流程、學(xué)習(xí)與成長四個(gè)方面兩設(shè)立。例如研發(fā)部門的目標(biāo)：

客戶維度：

1）外部客戶：新產(chǎn)品客戶評(píng)測(cè)一次通過率〉95%

2）內(nèi)部客戶：營銷立項(xiàng)產(chǎn)品項(xiàng)目完成率＝100%；

技術(shù)服務(wù)部提交技術(shù)解決問題解決率>98%

設(shè)計(jì)質(zhì)量缺陷率<3%

財(cái)務(wù)維度：1）每個(gè)研發(fā)項(xiàng)目實(shí)際費(fèi)用〈項(xiàng)目預(yù)算費(fèi)用

2）部門每季度實(shí)際開支〈預(yù)算費(fèi)用

流程維度：

1）主板項(xiàng)目研發(fā)周期〈60天2）每個(gè)項(xiàng)目修改版本次數(shù)〈3次3）PilotRun（試產(chǎn)）上線直通率〉90%

學(xué)習(xí)與成長：

1）每年新設(shè)計(jì)平臺(tái)產(chǎn)品數(shù)〉6個(gè)2）新增技術(shù)專利數(shù)〉15個(gè)

四.部門級(jí)的SWOT分析部門級(jí)的SWOT分析就是幫助我們認(rèn)清部門的能力優(yōu)勢(shì)(S)和不足(W),尋找我們部門發(fā)展的機(jī)會(huì)(O),影響我們部門發(fā)展的問題(T)。我們可以用傳統(tǒng)的SWOT圖來描述：

優(yōu)勢(shì)（Strength）

不足（Wenkness）機(jī)會(huì)（Opportunities）

威脅（Threats）

然后，我們對(duì)照上圖，列出我們的組合策略：SO:如何運(yùn)用我們的能力優(yōu)勢(shì)和發(fā)展機(jī)會(huì)使我們的部門發(fā)展壯大)？ST:如何運(yùn)用我們的能力優(yōu)勢(shì)消除對(duì)我們部門發(fā)展有影響的障礙？WO：如何改善我們的不足，以使我們不錯(cuò)過這些發(fā)展機(jī)會(huì)？OT：如何改善我們的不足，以使不利的影響降到最少？

在制定我們部門的策略時(shí)應(yīng)該考慮到，我們必須具有哪些方面的能力和條件才能達(dá)成部門的規(guī)劃目標(biāo)，即關(guān)鍵成功要素有哪些？我們?nèi)绾翁嵘@些方面的能力？簡而言之，關(guān)鍵成功要素就是我們達(dá)成目標(biāo)的必要條件。例如，項(xiàng)目管理必須具備的關(guān)鍵成功因素1）具備項(xiàng)目計(jì)劃的掌控的能力；2）建立項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避的機(jī)制；3）建立項(xiàng)目質(zhì)量保障的體系；4）掌握項(xiàng)目成本的控制的方法；

我們利用如下的表格來定義和評(píng)測(cè)關(guān)鍵成功要素：

關(guān)鍵成功要素定義KPI指標(biāo)項(xiàng)目成本的控制方法保證項(xiàng)目在預(yù)定的成本之內(nèi)完成

項(xiàng)目的費(fèi)用執(zhí)行率，即費(fèi)用預(yù)算/實(shí)際費(fèi)用的比率?！?/p>

KPI指標(biāo)應(yīng)該是明確的、可衡量的、可實(shí)現(xiàn)的、相關(guān)的、以時(shí)間為階段的。我們現(xiàn)在關(guān)鍵成功要素處在什么水平？我們可以通過以下方式進(jìn)行評(píng)估：

關(guān)鍵成功要素

現(xiàn)有水平描述

目標(biāo)水平描述差距

我們識(shí)別了在關(guān)鍵成功因素方面的差距后，著手進(jìn)行關(guān)鍵成功因素的建設(shè)，例如：

關(guān)鍵成功要素

目標(biāo)舉措資源保障項(xiàng)目計(jì)劃的掌控能力

財(cái)年所有項(xiàng)目加權(quán)延遲率不超過10％

提高項(xiàng)目計(jì)劃的可行性，提高項(xiàng)目協(xié)調(diào)技巧，及時(shí)準(zhǔn)確通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展，各階段計(jì)劃責(zé)任人落實(shí)到位，建立完善的項(xiàng)目管理信息平臺(tái)，對(duì)進(jìn)度計(jì)劃的完成情況制定完善的績效考核制度。1.人力資源的保證；2.信息平臺(tái)設(shè)備及軟件；3.項(xiàng)目進(jìn)度管理知識(shí)培訓(xùn)。

……

一般描述策略的格式：1）描述原因：?

解釋為什么要采取這一策略?

原因應(yīng)在前面的SWOT分析中已經(jīng)得到體現(xiàn)，將相關(guān)內(nèi)容加以提煉和概括就可以了。2）舉措（如何實(shí)現(xiàn)）?

解釋通過什么樣的措施、方式或手段來實(shí)現(xiàn)這一策略

五.主要風(fēng)險(xiǎn)

在實(shí)施規(guī)劃的過程中，可能會(huì)有一些不確定的因素發(fā)生，如果這些不確定因素發(fā)生，將會(huì)影響我們的目標(biāo)達(dá)成，我們就要在規(guī)劃時(shí)作好預(yù)測(cè)和準(zhǔn)備，胸有成竹地應(yīng)對(duì)，在規(guī)劃中，我們稱之為的風(fēng)險(xiǎn)管理，具體方法：

1）識(shí)別主要風(fēng)險(xiǎn)：識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，按風(fēng)險(xiǎn)影響程度優(yōu)先排序；2）識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)來源：指明風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的主體，例如在新產(chǎn)品推向市場(chǎng)時(shí)，可能的風(fēng)險(xiǎn)來源：用戶接受程度、銷售渠道支持度、競(jìng)爭(zhēng)者、供應(yīng)商、潛在進(jìn)入者、替代品等等；3）降低風(fēng)險(xiǎn)的舉措：提出明確的、可操作的應(yīng)對(duì)措施。

正如我在《企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的成功模式和案例》一文中引用的：德魯克認(rèn)為，試圖消除風(fēng)險(xiǎn)是無用的，試圖使風(fēng)險(xiǎn)最小化是值得懷疑的，但是，所承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)是應(yīng)該承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)，這一點(diǎn)卻是極為重要的。任何成功的戰(zhàn)略規(guī)劃其結(jié)果必須是提高我們對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的承擔(dān)能力。因?yàn)檫@是提高企業(yè)績效的主要途徑。但是，為了提高這項(xiàng)能力，我們必須了解我們所承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)。我們必須能夠在各種承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的行動(dòng)路線中，合理地加以選擇，而不是以預(yù)感、傳聞或經(jīng)驗(yàn)為依據(jù)而投入不確定性之中。

六.設(shè)計(jì)部門的組織構(gòu)圖以及明確每個(gè)崗位的職責(zé)

部門組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和崗位設(shè)計(jì)的目的在于落實(shí)部門的職責(zé)。要因“責(zé)”設(shè)崗，非因“人”設(shè)崗，崗位設(shè)置要保證部門所有職責(zé)都有崗位承接，并且保持合理有效的工作量，而且，部門的各項(xiàng)職責(zé)全部都能在崗位職責(zé)中有體現(xiàn)。值得注意的是：崗位結(jié)構(gòu)圖不局限于現(xiàn)實(shí)到崗人員，也可以根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃來設(shè)置。

部門的每一項(xiàng)工作都是通過流程完成的，有些工作由部門內(nèi)部的流程完在，更多的工作是由跨部門流程完成的。如何能讓部門內(nèi)外能協(xié)調(diào)完成工作，流程的設(shè)計(jì)和管理就顯得非常重要。

流程設(shè)計(jì)和管理的要點(diǎn)：1）對(duì)照部門職責(zé)，列出各項(xiàng)主要業(yè)務(wù)活動(dòng)；2）明確每項(xiàng)業(yè)務(wù)接口關(guān)系和接口部門有哪些；3）確定每項(xiàng)業(yè)務(wù)和每個(gè)接口部門之間輸入輸出；4）審視各項(xiàng)業(yè)務(wù)的控制方式是否健全；5）建立必要流程、表單或機(jī)制對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行控制。

七.做好部門預(yù)算財(cái)務(wù)控制嚴(yán)格的公司一般都會(huì)要求各部