“盛世2012”第三屆金秋廣場文化節(jié)西安理工大學學生會主辦單位：共青團西安理工大學委員會承辦單位：西安理工大學學生會活動時間：2012年10月13日-14日活動目錄一、活動概況 4（一）活動名稱 4（二）活動主辦方 4（三）活動承辦方 4（四）活動參與對象 4（五）活動主題 4（六）活動時間 4（七）活動場地 4二、活動背景及目的 5三、活動開展 5（一）活動區(qū)域劃分以及介紹 51、區(qū)域劃分 52、區(qū)域介紹 6（二）活動前期準備 111、傳統(tǒng)文化項目準備 112、社團節(jié)目征集 123、游戲項目準備 134、前期宣傳 145、獎券環(huán)節(jié)、獎品兌換環(huán)節(jié)與抽獎環(huán)節(jié) 146、場地規(guī)劃以及物資準備 17（三）活動中期實施 191、現(xiàn)場活動宣傳 192、開幕式 193、場地劃分 194、活動進行 20（四）活動后期報導以及反饋 201、宣傳報導： 202、活動反饋： 20四、活動人員安排 21（一）行政組安排 211、活動前期任務 212、活動中期任務 223、活動后期任務 23（二）區(qū)域負責人員安排 241、開幕式表演、獎品兌換、指揮區(qū)域 242、傳統(tǒng)文化展示區(qū)域 243、社團表演區(qū)域 244、游戲互動區(qū)域 245、重要任務人員安排 25五、活動中應注意的問題及細節(jié) 25（一）活動時間安排 251、若活動放置周內： 252、若活動放置周末： 26（二）活動需提前申請必須的材料物資 26（三）任何使用物資，歸總于指揮區(qū) 26（四）簽到工作及時，細致人性化 27（五）工作證發(fā)放與回收 27（六）抽獎、發(fā)獎環(huán)節(jié)設計合理 27（七）活動資料保存 27（八）區(qū)域布置工作 28六、活動突發(fā)事件應急預案 28（一）停電應急預案 28（二）斗毆、糾紛應急預案 28（三）防火應急預案 28（四）雨天應急預案 29（五）觸電應急預案 29（六）人員緊急病況應急預案 29七、活動經費預算 30八、活動附件（圖、表格） 30（一）社團聯(lián)系表 30（二）物資準備表（按區(qū)域劃分） 30（三）場地區(qū)域規(guī)劃圖 30（四）活動流程圖 30（五）各區(qū)域主要負責人聯(lián)系表、各區(qū)域活動詳細表 30（六）活動前需申請證明材料：電源使用，場地使用，桌椅使用，帳篷，音箱設備使用（一套），活動邀請函 30（七）獎券制作、獎券兌換規(guī)則、獎券發(fā)放登記表 30（八）橫幅內容，新聞稿、海報內容、宣傳單內容 30（九）游戲項目、社團表演、文化展示區(qū)域發(fā)獎券規(guī)則 30（十）調查問卷表（前期與后期） 30

活動概況（一）活動名稱 “盛世2012”第三屆金秋廣場文化節(jié)（二）活動主辦方共青團西安理工大學委員會（三）活動承辦方西安理工大學學生會（四）活動參與對象西安理工大學全日制本科生（曲江校區(qū)）（五）活動主題揚青春歲月，耀中華文化（六）活動時間2012年10月13日-14日（七）活動場地開幕式、獎品兌換、指揮區(qū)域——理工大曲江校區(qū)3食堂前廣場傳統(tǒng)文化展示區(qū)域——理工大曲江校區(qū)3食堂前廣場社團表演區(qū)域——理工大曲江校區(qū)3食堂前廣場游戲互動區(qū)域——理工大曲江校區(qū)5號宿舍前空地活動背景及目的金秋時節(jié)是收獲的季節(jié)，也是一個洋溢著希望與童話的季節(jié)。在團圓時刻，又度過了舉國歡慶的國慶節(jié)，這更是新同學們新入校園，充滿好奇與憧憬的季節(jié)，面對校園里的各種新事物，新同學們有疑惑、有不解，但更多的是好奇。在此時，為了豐富廣大學生的課余生活，響應學校活躍校園文化生活的號召，加強廣大新同學對社團組織的了解，重視傳統(tǒng)文化的傳承與發(fā)揚，我們特申請舉辦此次“盛世2012”第三屆金秋文化廣場節(jié)活動?；顒娱_展（一）活動區(qū)域劃分以及介紹1、區(qū)域劃分開幕式表演、獎品兌換、指揮區(qū)域傳統(tǒng)文化展示區(qū)域社團表演區(qū)域游戲互動區(qū)域場地區(qū)域規(guī)劃圖具體詳情，根據(jù)各區(qū)域活動內容確定后，進行合理規(guī)劃,請見附件（三）。2、區(qū)域介紹開幕式表演、獎品兌換、指揮區(qū)域開幕式以及表演處金秋廣場文化節(jié)活動，此處為整個活動的序幕開始，也是活動最精彩的部分之一，開幕式其中包括介紹活動，發(fā)言。開幕式過后，進行表演等，過后，此處會不間斷表演、播放音樂與通知即時消息，抽獎環(huán)節(jié)等。另此處注意事項：開幕式定于中午11:30正式開始，隨后開始開幕式表演等流程。開幕式表演定于中午12:00暫停，此時應為人流量最多時，由主持人講話，活動主辦方領導以及負責人致辭，后開幕式表演繼續(xù)至12點40。開幕式表演形式多樣，搖滾樂器，演唱，街舞，古箏彈奏等。開幕式主要由公關組負責，根據(jù)現(xiàn)場情況，制定合理的流程安排。開幕式時，隨機發(fā)放少量獎券。獎品兌換處金秋廣場文化節(jié)活動，此處為整個活動給同學們根據(jù)獎券數(shù)量，兌換獎品的地點，根據(jù)同學們參與活動的情況，每個區(qū)域都會按照規(guī)定發(fā)放一定數(shù)量的獎券，同學參與越多活動，獎券獲得的機會越會越大，獲得的數(shù)量也會越多，根據(jù)同學們手上的獎券數(shù)量，兌換相應價值的獎品，并在規(guī)定時刻會進行抽獎環(huán)節(jié)，獎品豐厚。另此處注意事項：在開幕式旁擺放獎品，設立兌獎處，目的：1、開幕式旁，醒目處，吸引和鼓勵同學積極參與活動。2、與指揮區(qū)相鄰，容易隨時調整活動進展。根據(jù)兌換規(guī)則以及數(shù)量，進行獎品兌換。獎券特制，上面有本活動簡述，以及抽獎號碼，若由贊助商提供最佳，需有校學生會印章方可有效。獎品分為四個等級，1、2元以下2、10元以下3、50元以下5、200元以下（特等獎，為抽獎所得）抽獎規(guī)則，活動當天下午4：08、7：08抽取，根據(jù)每張獎券號碼抽取幸運號碼。要求文秘組嚴格執(zhí)行兌獎規(guī)則。指揮處金秋廣場文化節(jié)活動，此處為整個活動統(tǒng)籌組織的地點，負責所有物資的保管，以及調整活動現(xiàn)場規(guī)劃，各區(qū)域應與指揮處隨時保持聯(lián)系，做好突發(fā)應變情況處理準備。另此處注意事項：由秘書長以及文秘組統(tǒng)一安排指揮區(qū)任務。指揮處負責獎券、抽獎管理，借出物資登記，簽到工作，發(fā)放工作證。獎券、抽獎管理及時與部長協(xié)商，切勿不要濫發(fā)獎券，嚴格控制各區(qū)域獎券分配數(shù)量。指揮處負責統(tǒng)籌活動，及時調整活動進展，各區(qū)域情況定時（每隔2小時）匯報至指揮處。指揮處與公關組相互配合，遇到任何無法解決的問題時，及時匯報部長。傳統(tǒng)文化展示區(qū)域金秋廣場文化節(jié)活動，此區(qū)域為重要活動展示地點，此區(qū)域由豐富的中國傳統(tǒng)文化部分以及陜西省傳統(tǒng)文化部分組成，涵蓋范圍廣，比如：中國諸子百家、琴棋書畫、中華詩詞、中國戲劇、漢字漢語、中華武術、茶文化、美食等、陜西省如剪紙、美食、皮影戲、秦腔等，形式可以以多種方式呈現(xiàn)，主要讓同學們以視覺和聽覺來感受活動，每個部分派專門人員進行講解，深入中國傳統(tǒng)文化，展現(xiàn)中華傳統(tǒng)文化力量！另此區(qū)域注意事項：活動展示形式，根據(jù)不同文化部分，采取最合理方式，如水墨，視覺最佳等，展示形式由各部分負責人商量確定。該區(qū)域由策劃組和宣傳組主要負責，負責內容包括，文化部分內容又負責人確定，制作成表格資料，交至文秘組，活動當天現(xiàn)場布置以及優(yōu)化，并根據(jù)規(guī)則發(fā)放獎券。請該區(qū)域各部分工作應在活動前一周確定，一周內完成準備工作，注意派專人負責講解時，務必提前培訓到位。社團表演區(qū)域金秋廣場文化節(jié)活動，此區(qū)域為各組織社團表演區(qū)域，此區(qū)域由各大社團組成，表演形式由各社團自主安排，校學生會提供場地以及桌椅，必要時，可以提供音響帳篷等設施，社團包括，如輪滑社、棋牌社，街舞社，搖滾社，吉他社，雙節(jié)棍社，英語俱樂部等，涵蓋面可以達到各大社團組織，提前由校團委那邊負責通知活動事宜，鼓勵各社團積極參加，增強理工大社團文化力量，創(chuàng)建校園文化新潮流。另此區(qū)域注意事項：公關組負責前期與各社團聯(lián)系負責，達成統(tǒng)一的合作協(xié)議，活動開展后由外聯(lián)組負責管理此區(qū)域，包括記錄各大社團的要求、每個社團派專人負責協(xié)助以及監(jiān)督各社團獎券發(fā)放情況等。社團聯(lián)系完畢之后，外聯(lián)組確定社團活動到場時間以及活動內容，制作成表格，交至文秘組?；顒忧耙惶焱砩?，務必再次通知各社團負責人，傳達最新通知，若無最新通知，通知按原計劃執(zhí)行。游戲互動區(qū)域金秋廣場文化節(jié)活動，此區(qū)域為廣大同學提供游戲互動機會，并發(fā)放大量獎券，地點為五號樓前健身器材周邊，此區(qū)域游戲多為互動游戲，同學們在收獲了快樂的同時，也能為大家提供一個結識朋友的平臺，大家積極參與其中，也能獲得相應的獎券，兌換各種獎品，讓我們在游戲中歡樂，讓理工大的歡聲笑語充滿整個校園吧！另此區(qū)域注意事項：此區(qū)域由實施組主要負責，請?zhí)崆耙恢芤?guī)劃場地，一周內確定游戲環(huán)節(jié)，以及物資準備，以表格形式匯總至文秘組處。注意獎券發(fā)放應根據(jù)情況，靈活處理，主要目的讓同學們積極參與，號召更多同學加入活動中來。游戲規(guī)則可以適當寬松，娛樂為主。游戲名稱和游戲規(guī)則應張貼顯眼處，根據(jù)具體而定。（二）活動前期準備1、傳統(tǒng)文化項目準備（1）征集時間：2011年9月29日之前，結束所有文化項目挑選，并按文化項目需要，進行場地劃分。（2）文化項目條件：文化項目必須為中國傳統(tǒng)文化或者陜西省傳統(tǒng)文化，切勿不要出現(xiàn)非主流或者潮流文化，要符合活動主題和內容。文化項目符合要求后，首要前提條件是易于展示，活動形式要求新穎，優(yōu)先挑選，且要考慮成本問題，以及可操作性。（3）征集方法：網絡搜集：挑選合適文化項目，策劃合理展示方式。部門內部征集：若任何成員有可行性文化項目，鼓勵其策劃，提供幫助，解決其困難，直到方案形式成熟可行。宣傳征集：本階段目的旨在發(fā)掘校園中不為人知的人才，請其參與到金秋文化廣場活動活動中。具體時間為10月初，具體形式可為網絡宣傳以及海報、傳單、宣傳板、廣播臺等傳統(tǒng)手段宣傳，務必達到全校覆蓋率。校外征集：我們可聯(lián)系校外的個人和團體進行專場文化項目表演，讓活動更加多樣化，豐富本校校園文化的同時，與校外相關團體建立關系，增進我校學生會同外界的交往。2、社團節(jié)目征集（1）征集時間：2011年9月29日之前，結束所有節(jié)目選拔，并按節(jié)目需要，進行場地劃分。（2）節(jié)目條件參與節(jié)目應具有表演性質，例如舞蹈，輪滑，魔術，演唱等。節(jié)目內容必須積極，健康，能反映當代大學生的精神風貌。社團表演單位合法、貼近大學生日常生活，無相關不良記錄。（3）征集方法：利用團委資源征集：在九月底聯(lián)系團委，讓其幫助聯(lián)系社聯(lián)，大藝團等學生團體，請他們派出演出團隊、社團支持此活動。宣傳征集：本階段目的旨在發(fā)掘校園中不為人知的人才，請其參與到金秋文化廣場活動活動中。具體時間為10月初，具體形式可為網絡宣傳以及海報、傳單、宣傳板、廣播臺等傳統(tǒng)手段宣傳，務必達到全校覆蓋率。校外征集：我們可聯(lián)系校外的社團團體或外校的團體進行專場表演，讓活動更加多樣化，豐富本校校園文化的同時，與校外相關團體建立關系，增進我校學生會同外界的交往。3、游戲項目準備項目確定時間：2011年9月29日之前，結束所有游戲項目選拔，并按項目需要，進行場地劃分，物資準備。項目條件：參與項目應具有娛樂性質，例如套圈，猜謎，拼圖，打乒乓等。項目內容必須積極，健康，能反映當代大學生的精神風貌。 （3）項目準備：具體項目由實施組負責策劃具體方案。物資準備以及購買制作表格，匯總至文秘組。4、前期宣傳（1）線下宣傳：宣傳板、宣傳單、海報、噴繪、條幅。廣播臺、電視臺、校報。制作活動前期宣傳視頻（視頻在網站、三餐廳樓上大屏幕、門前廣場及學生主干道進行播放）。調查問卷：學校社團文化，中國傳統(tǒng)文化，符合活動內容。（2）線上宣傳：人人網轉載：寫成一篇對于整個活動的簡單介紹，要有號召力。包括視頻轉載。QQ群傳播：簡短的介紹。QQ個人簽名（說說）：發(fā)動校學生會人員以及本次活動相關人員進行轉載。學校各個網站進行宣傳。5、獎券環(huán)節(jié)、獎品兌換環(huán)節(jié)與抽獎環(huán)節(jié)獎券環(huán)節(jié)獎券制作由宣傳組進行制作，內容有活動簡介以及編號，若有贊助商提供制作為佳。獎券需加蓋校學生會公章。根據(jù)活動經費，以及外聯(lián)情況，決定是否彩印。發(fā)放流程活動當天準備階段根據(jù)要求，指揮處分發(fā)給各區(qū)域規(guī)定數(shù)量獎券，及時登記各區(qū)域發(fā)放數(shù)量，各區(qū)域根據(jù)情況，合理分發(fā)獎券給同學們。指揮處及時補充各區(qū)域獎券，并進行登記工作。發(fā)放數(shù)量提前根據(jù)獎品數(shù)量，制作相應數(shù)量獎券，并制定合理發(fā)放數(shù)量方案。發(fā)放注意事項分發(fā)數(shù)量開始不宜過多，若任何一區(qū)域數(shù)量不夠時，及時到指揮處，領取獎券，并進行登記工作。若出現(xiàn)任何情況，指揮區(qū)做好相應調整，特殊情況，及時匯報部長。獎品兌換環(huán)節(jié)兌換流程安排設立專門兌換點。同學們根據(jù)獎券數(shù)量，進行相應獎品兌換，并兌換后及時做好登記信息工作，以便后期核實真實性以及后期反饋工作開展。兌換規(guī)則因經費以及獎品未定，由文秘組前期準備階段策劃兌獎規(guī)則，策劃書內暫待定。兌換注意事項兌獎后獎券，應另做保存，切勿外流，文秘組務必做好保管工作。抽獎環(huán)節(jié)抽獎安排以及介紹抽獎獎品為特等獎，獎品價值200元以內?；顒赢斕煜挛?：08、7：08抽取，根據(jù)每張獎券號碼抽取幸運號碼。地點在開幕式場地，由主持人宣布抽獎開始，宣布抽獎獲獎號碼，部長以上負責執(zhí)行抽獎環(huán)節(jié)。具體實施抽獎環(huán)節(jié)根據(jù)當天的現(xiàn)在安排，及時與公關組主持人商量，確定具體抽獎、公布流程。抽獎規(guī)則抽獎規(guī)則，由文秘組統(tǒng)一籌劃。抽獎環(huán)節(jié)時，根據(jù)獎券發(fā)放數(shù)量，可知獎券號碼，由獎券號碼從小到大，打亂后，進行抽獎。抽獎注意事項：抽獎環(huán)節(jié)，文秘組負責，注意公開透明，任何對本活動質疑者，耐心解釋6、場地規(guī)劃以及物資準備活動場地規(guī)劃安排在活動開始前一周結束所有征集工作，聯(lián)系好各表演社團以及文化展示部分，游戲環(huán)節(jié)后，與其相應負責人商議活動內容，并根據(jù)活動內容進行整理規(guī)劃，結合各活動部分自身的要求，為活動安排總的活動詳細情況表，以及場地規(guī)劃圖，場地需實地調查規(guī)劃，確定桌椅數(shù)量，活動前三天務必全部完成。活動物資準備主要物資聯(lián)系桌椅、帳篷、音響、相關設備等資源，確保其在預定日期正常使用與運行，秘書處屆時會協(xié)助活動，請做好溝通工作?；顒又匾Y料以及小型物資：各社團負責人聯(lián)系方式、活動各環(huán)節(jié)申請證明材料、活動策劃書、場地規(guī)劃圖、各區(qū)域負責人聯(lián)系方式表等?；顒蛹氒洠汉炞止P，膠帶，白紙，彩旗（劃分區(qū)域使用），彩帶，氣球，各種打印張貼標識、和谷手提袋（用來裝雜物、資料等）。宣傳物資：橫幅、宣傳單、海報、新聞稿、視頻制作，數(shù)量待定。開幕式表演、獎品兌換、指揮區(qū)域物資準備經費條件允許下，桁架、噴繪布置到位。各社團、表演人員在開幕式表演物資確保提前一天確定，保證安排工作人員，運送到位。各分類獎品，抽獎箱、獎券、獎券發(fā)放登記表、兌獎登記表。簽到表、物資登記表、工作證。傳統(tǒng)文化展示區(qū)域物資準備各文化部分情況詳細表根據(jù)各文化部分展示形式情況，準備物資，暫待定。社團表演區(qū)域物資準備各社團表演情況詳細表。根據(jù)各社團表演形式情況，準備物資，暫待定。游戲互動區(qū)域物資準備各游戲項目情況詳細表。根據(jù)游戲項目，相應活動道具物資準備，暫待定。（三）活動中期實施1、現(xiàn)場活動宣傳（1）宿舍樓下宣傳欄以及校園醒目點張貼活動海報。（2）主干道以及三餐廳廣場懸掛宣傳橫幅。（3）在三餐廳前以及主干道發(fā)放宣傳單。 （4）廣播臺進行活動宣傳。2、開幕式桁架、噴繪、舞臺搭建工作需注意事項：提前10天以上聯(lián)系提供桁架、噴繪公司，與其商量活動細節(jié)，在5天前務必敲定合同。并預備后備方案，在無提供桁架、噴繪公司合作下自己租用提供桁架、制作噴繪，贊助為佳。開場節(jié)目確定需提前3天以上確定開場節(jié)目，并在開場前1天為每個節(jié)目安排專人負責，為其安排服裝道具伴奏帶等物品，并進行彩排，對節(jié)目進行篩選。聯(lián)系各活動負責人以及領導老師參加開幕式。3、場地劃分用氣球、彩帶，彩旗等對場地進行劃分，并安排相應項目在指定區(qū)域進行活動。4、活動進行根據(jù)各區(qū)域活動中各活動具體要求執(zhí)行，負責人策劃方案。 （四）活動后期報導以及反饋1、宣傳報導：借助各個宣傳平臺，對活動進行后續(xù)報道。屆時將邀請：（1）西安理工大學各大媒體記者作現(xiàn)場新聞采訪、報導。（2）西安理工大學青年報記者進行現(xiàn)場采訪，宣傳組負責全程錄像、后期刻錄存檔。 2、活動反饋：（1）活動結束后，要求本部門工作人員進行及時總結，提供改進優(yōu)化建議。（2）活動結束后，咨詢各社團、演出人員活動情況，采納積極的改進優(yōu)化建議。（3）活動結束后，調查校園各年級學生對此活動的評價以及改進優(yōu)化建議。（4）活動結束后，認真接受主席團以及各上級領導老師的改進優(yōu)化建議?；顒尤藛T安排（一）行政組安排1、活動前期任務宣傳組：負責各個時期的宣傳材料的制作，包括：宣傳板、宣傳單、條幅、海報、噴繪，調查問卷等。負責向各組織單位，發(fā)布本活動宣傳信息。負責前期宣傳一系列任務安排。負責前期調查問卷工作。文秘組：負責統(tǒng)計所有活動所需財務收支。負責活動所需物品采購。搜集各種表格，匯總至部長處。策劃組：負責活動的整體策劃，完善細節(jié)，改進優(yōu)化。公關組:負責所有校內單位的聯(lián)絡與相關事宜的洽談。負責活動現(xiàn)場的禮儀接待培訓。負責所有活動項目的現(xiàn)場介紹培訓。外聯(lián)組：負責此次活動所有校外單位的參與事宜。負責此次活動所有外聯(lián)贊助事宜，與外聯(lián)部溝通，屆時外聯(lián)部會協(xié)助此次活動外聯(lián)事宜。2、活動中期任務文秘組：負責活動現(xiàn)場簽到。負責活動物資的管理。負責后勤保障工作。負責協(xié)調各個小組工作。實施組：負責活動現(xiàn)場的整體布置。負責活動現(xiàn)場的秩序維持工作。外聯(lián)組：負責協(xié)調活動場地，設備，供電等。負責緊急情況的處理。負責完成贊助商要求宣傳效果公關組:負責接待與聯(lián)絡各社團組織、表演人員。負責接待各組織領導以及老師。宣傳組：活動前，負責所有宣傳物資的實施，如橫幅懸掛，宣傳單方法，海報張貼，新聞稿的撰寫等。3、活動后期任務文秘組：收集整理所有活動物資，如布置物資，工作證，其他細軟等。匯總工作人員簽到情況，匯報部長。收集整理活動照片，視頻，各組總結等。公關組：搜集各組織單位活動后的反饋信息，建立更加完善的信息聯(lián)絡表。活動后，發(fā)放調查問卷，調查校園各年級學生對此活動的評價以及改進優(yōu)化建議宣傳組：收集整理所有宣傳物資，匯總于文秘組?；顒雍螅皶r總結宣傳經驗。外聯(lián)組：活動后，及時了解商家滿意度，收集反饋意見。外聯(lián)贊助所有資金及時交至文秘組實施組：負責清點各活動桌椅以及音響設備、帳篷等大型物資的數(shù)量以及安排各組人員統(tǒng)一運送上述物資，及時歸還?；顒雍?，清理場地。策劃組:活動后，開會及時總結經驗，上交一份活動補充建議方案。活動后，各資料整理成冊，制作部門活動手冊。（二）區(qū)域負責人員安排1、開幕式表演、獎品兌換、指揮區(qū)域公關組統(tǒng)一負責開幕式流程、表演，以及管理音響設備，屆時秘書處會協(xié)助管理音響設備。獎品兌換、指揮區(qū)域，由秘書長以及文秘組統(tǒng)一安排。2、傳統(tǒng)文化展示區(qū)域由策劃組和宣傳組主要負責管理此區(qū)域，各干事提前做好準備，負責到點，每塊文化部分設置專門解說人員。3、社團表演區(qū)域由外聯(lián)組主要負責管理此區(qū)域，公關組協(xié)助此區(qū)域的接洽工作。4、游戲互動區(qū)域由實施組主要負責管理此區(qū)域，積極號召同學參與游戲互動。5、重要任務人員安排秘書處、督察部、外聯(lián)部聯(lián)系人員需要專人負責，必須為副部長以上。供電為外聯(lián)組負責，應提前做好工作準備。各組織負責人、領導以及老師到場活動，公關組需熱情接待，及時通知部長。外校參與人員，公關組應該做好相應接待，做好待客之道?；顒又袘⒁獾膯栴}及細節(jié)（一）活動時間安排活動準備時間應開始于早上8:00，桌椅，帳篷，音箱設備等所有物資運送以及布置工作應在10點完成，最遲至11點所有準備工作完畢。1、若活動放置周內：活動一天，應挑選各部門成員課程較少的某天，至于課程選擇性請假，不可避免，需各部門成員齊心協(xié)力，完成任務，空余時間補回課程所學。2、若活動放置周末：考慮到陜西省同學歸家以及外出，活動參與度必定減少，但可提前做好宣傳工作，此宣傳工作，效果一定要非常好，形式新穎，富有吸引力。周末考慮兩天活動安排，詳情待定，如社團分批兩天進行表演活動，注意做好第一天資料歸總工作。（二）活動需提前必須的申請材料場地申請書供電申請書桌椅申請書活動邀請函校會內部借用工作證、帳篷、音響設備申請書，歸秘書處管理。橫幅懸掛登記，歸督察部管理。（三）任何使用物資，歸總于指揮區(qū)活動前兩天，確定好物資準備，分發(fā)各區(qū)域需物資。活動當天，凡是借用、購買物資需向指揮區(qū)文秘組登記姓名。（四）簽到工作及時，細致人性化簽到工作，姓名，小組，電話，到場時間，離開時間。凡是請假突然離開者，或者活動完畢后，所有人必須向文秘組簽到，簽上離開時間。（五）工作證發(fā)放與回收工作證發(fā)放到人和簽到同時進行，工作切勿借用他人，需申請，特別是非校會人員。（六）抽獎、發(fā)獎環(huán)節(jié)設計合理抽獎環(huán)節(jié)應該提前設計，文秘組出相關方案，保證吸引同學的同時，合理節(jié)約。發(fā)獎各區(qū)域要控制數(shù)量，發(fā)放合理，切勿不要隨意發(fā)放，由專人發(fā)放，指揮處統(tǒng)一負責。（七）活動資料保存策劃書各小組會議記錄各種登記表格，各種前期準備資料，各種聯(lián)系資料活動照片活動視頻活動總結（八）區(qū)域布置工作區(qū)域布置工作應該提前一周進行實地考察，劃分各區(qū)域占地情況，以及準備物資，也就是桌椅數(shù)量，用彩旗進行分隔區(qū)域。六、活動突發(fā)事件應急預案（一）停電應急預案1、如活動為開始前應電路故障問題停電，外聯(lián)組將盡快通知領導、各社團負責人、區(qū)域負責人，協(xié)調活動，采取折中方式。2、如