飛書——多維表格產品分析一、產品定位1.1性質官方描述：先進團隊的業(yè)務管理工具，是一個表格，也是無數(shù)個應用，千人千面，萬人萬解。其實質上是飛書云文檔生態(tài)下，基于企業(yè)內部協(xié)同辦公場景，面向最終用戶/個人，而非開發(fā)者的，可深度定制的“輕量級”數(shù)據(jù)庫與解決方案。1.2Slogan人人都是業(yè)務管理高手。二、用戶分析飛書多維表格屬于飛書云文檔的一種，不可脫離飛書使用，其用戶均為飛書的用戶，即企業(yè)、初創(chuàng)團隊、個人用戶，其主要用戶為企業(yè)。2.1企業(yè)用戶使用場景：企業(yè)用戶通常需要協(xié)同工作來完成復雜的項目，需要一個集成的協(xié)同辦公環(huán)境，以便團隊成員可以共享文檔、計劃項目、交流和跟蹤任務進度。安全性：企業(yè)用戶非常關注數(shù)據(jù)的安全性和隱私。他們需要確保產品提供強大的安全措施，包括數(shù)據(jù)加密、身份驗證和權限控制等功能。擴展性和定制化：企業(yè)用戶可能需要根據(jù)自己的工作流程和需求對產品進行定制，以滿足特定的業(yè)務要求。因此，產品應該具備一定程度的擴展性和定制化能力。團隊管理：企業(yè)用戶需要能夠有效地管理團隊成員，包括分配任務、跟蹤進度和設置工作流程,產品應該提供這些管理工具。2.2初創(chuàng)團隊預算：初創(chuàng)團隊通常預算有限，因此他們可能更關注產品的價格。產品應該提供合理的定價計劃，以滿足初創(chuàng)團隊的財務需求。簡易性：初創(chuàng)團隊成員通常是多面手，他們需要一個易于上手和使用，不需要大量的培訓或學習時間的產品。協(xié)作和項目管理：初創(chuàng)團隊需要一個集成的工具，以協(xié)助他們管理項目、分配任務、跟蹤進度并保持團隊協(xié)作。2.3個人用戶個人協(xié)作和筆記：普通個人用戶可能使用產品來管理個人任務、計劃活動或創(chuàng)建筆記。產品應該提供簡單的工具來滿足這些需要。價格敏感性：普通個人用戶可能更關注產品的價格，因此產品的定價計劃應該符合他們的預算?？缙脚_支持：個人用戶可能在不同設備上使用產品，包括計算機、手機和平板電腦。產品應該具備多平臺支持，以確保無縫切換。個人隱私：普通個人用戶關心他們的個人數(shù)據(jù)隱私，產品應該提供透明的隱私政策和選項，以保護他們的數(shù)據(jù)。三、使用場景分析不同行業(yè)和職能的用戶需求和痛點各不相同，因此產品需要具備靈活性，以滿足特定行業(yè)和用戶工作流程的需求。個人用戶的使用場景相對企業(yè)和團隊簡單許多，因此優(yōu)先考慮企業(yè)和團隊的使用場景，部分功能可根據(jù)個人用戶的需求進行微調和優(yōu)化。3.1互聯(lián)網公司–產品團隊使用場景：產品經理、設計師和工程師需要協(xié)同開發(fā)和迭代新的產品功能。痛點：頻繁的版本更新、需求變更和跨職能團隊之間的溝通問題。偏好：強大的實時協(xié)作、版本追蹤和集成第三方工具的能力。3.2餐飲業(yè)–餐廳管理使用場景：餐廳經理需要管理庫存、員工排班、供應商聯(lián)系和菜單。痛點：庫存管理的復雜性、員工不同班次的排班問題。偏好：易于使用的界面、實時庫存跟蹤、自動排班工具。3.3零售業(yè)–零售店鋪管理使用場景：零售店經理需要管理庫存、銷售、員工和客戶關系。痛點：季節(jié)性庫存管理、銷售峰值和員工培訓。偏好：庫存預測工具、銷售報表、員工培訓模塊。3.4制造業(yè)–生產線管理使用場景：生產經理需要管理生產線、設備維護、零部件庫存和生產計劃。痛點：生產線停滯、設備故障、零部件供應鏈問題。偏好：生產計劃工具、設備維護提醒、供應鏈可視化。四、功能分析4.1飛書多維表格（Web）產品結構圖4.2基本概念數(shù)據(jù)表：數(shù)據(jù)表內存放著各種信息。飛書多維表格就像一個數(shù)據(jù)庫，里面可以放置多個數(shù)據(jù)表。多維表格與數(shù)據(jù)表的關系可類比傳統(tǒng)辦公軟件MSOffice中Excel與Sheet的關系。視圖：視圖是一張數(shù)據(jù)表的不同展現(xiàn)樣式，每張數(shù)據(jù)表可以有多個視圖，能幫助用戶從特定的角度查看數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)。同時視圖之間是相互關聯(lián)的。因此增加、刪除、修改某一視圖的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)變化都會聯(lián)動到該數(shù)據(jù)表的其他視圖中。字段：多維表格的每一列就是一個字段。字段有著多種字段類型。多維表格每一列都可設置為固定的數(shù)據(jù)類型，確保數(shù)據(jù)整齊規(guī)范。記錄：多維表格的每一行就是一條記錄。每條記錄由不同字段類型的信息構成。4.3功能布局分析大部分功能的布局合理，仍存在提升空間。標題欄的功能布局與云文檔其他類型文檔保持了一致，降低用戶的學習成本。添加了“高級權限”“自動化”“插件”專屬功能，這些功能僅針對多維表格開發(fā)，同時屬于全局性操作，放置在始終顯示的標題欄是合理的選擇。數(shù)據(jù)表列表及有關創(chuàng)建新數(shù)據(jù)表的功能都集中在了左側的側邊欄，并沒有采取傳統(tǒng)MSOffice的布局，而是采取了Web導航的設計，對于習慣了傳統(tǒng)表格的用戶來說需要一定的適應時間，但同時也強化了“一個多位表格可以有多個數(shù)據(jù)表”的性質，讓用戶更可能將信息錄入至一個多維表格的多個數(shù)據(jù)表中，而非創(chuàng)建多個多維表格，利于數(shù)據(jù)表間聯(lián)動功能的實現(xiàn)?！靶陆ㄊ占怼焙汀靶陆▋x表盤”被在側邊欄單列出來，一個是收集信息的手段，一個是展示信息的方式，是用戶整理信息時觸發(fā)可能性極高的功能，單列有效減少了用戶使用該功能的操作流程和步驟。數(shù)據(jù)表list的“···”設置里，并沒有與設置當前數(shù)據(jù)表權限相關的功能，用戶想要實現(xiàn)該功能僅能通過標題欄的“高級權限”實現(xiàn)，建議在“復制數(shù)據(jù)表”選項下新增“設置當前數(shù)據(jù)表權限”選項，統(tǒng)一權限管理功能入口的放置邏輯。模板的推薦和引導界面僅在新建多維表格和數(shù)據(jù)表后出現(xiàn)，整個操作頁面沒有跳轉到“使用模板”功能的入口，對于選擇了新建空白數(shù)據(jù)表但又發(fā)現(xiàn)界面和功能陌生產生使用模板需求的用戶來說，需要重新新建一個多維表格以使用模板，用戶后悔成本過高，建議在標題欄或者側邊欄新增“模板庫”button，功能流程如下圖：視圖標簽的相關功能在用戶打開數(shù)據(jù)表后，最多兩次點擊均可完成，流程短，設計合理。工具欄中，除撤銷和重做以外，用戶也僅需兩次點擊即可實現(xiàn)需求（較復雜的需求流程會存在更多點擊，但都在同級頁面），設計合理。但“字段配置”“卡片配置”工具中，用戶如果需要修改字段名，需要點擊對應字段之后的“···”才能編輯，而在表格視圖內容區(qū)，雙擊字段名就可更改，建議在字段list中引入雙擊操作，但雙擊僅可觸發(fā)“修改字段名”操作，設置字段類型、引用選項功能保持當前位置。4.4功能體驗分析4.4.1用戶典型使用流程4.4.2特色功能分析（1）新建文檔——表格內嵌說明書“新建文檔”功能可以在多維表格中新建文檔頁作為“說明書”，無需跳出表格切換到文檔，一頁通覽。省去數(shù)據(jù)統(tǒng)計者不斷為填寫者解釋填寫規(guī)范的溝通環(huán)節(jié)，填寫者自主閱讀說明書，規(guī)范填寫。此功能并不是在當前表格中創(chuàng)建文檔，而是創(chuàng)建文檔的快捷方式，在“數(shù)據(jù)表”級別創(chuàng)建頁面以展示文檔，文檔位置實際在用戶云盤的默認創(chuàng)建路徑，且權限與多維表格獨立設置。此功能適用于需要為多維表格添加說明、報告的場景，使用頻率不一定高，但屬于魅力型需求。但使用時發(fā)現(xiàn)，僅能在多維表格內新建文檔，云盤已有的文檔無法添加至多維表格內顯示，添加文檔的途徑略顯單一。（2）儀表盤——1張圖管公司數(shù)據(jù)經歷收集、清洗、整理后，接下來就是進行結論呈現(xiàn)和匯報展示，圖表是最佳選擇。多維表格豐富了單記錄內容的展示方式，但不能插入圖表，相比傳統(tǒng)表格卻缺失了匯總分析呈現(xiàn)的功能，儀表盤補全了這個空白。通過建立“數(shù)據(jù)表”級獨立頁面，將所有圖表集中在同一頁面管理，避免圖表與數(shù)據(jù)位置與視覺沖突，一定程度上增加了用戶的沉浸式體驗，使用戶將注意力更集中在圖表或某些數(shù)據(jù)上。儀表盤目前提供了柱狀圖、折線圖、餅圖、條形圖、散點圖、組合圖6種傳統(tǒng)圖表，以及漏斗圖、詞云、統(tǒng)計數(shù)字3種目前熱度較高、更實用形象的新型圖表。但并未支持添加純文字模塊、圖片模塊，不能滿足闡釋數(shù)據(jù)間關系的需求，只能實現(xiàn)“讀取數(shù)據(jù)”，想要“讀懂數(shù)據(jù)”需要瀏覽者對數(shù)據(jù)非常敏感和熟悉或者專人進行額外解釋說明。儀表盤的布局和樣式也可以進行較高程度的自定義。儀表盤使用了棋盤格的布局，每種圖表最小為2*2大小，用戶可自由調整圖表的大小和排列布局（以圖表位置左上角棋盤格為基準，如果該格上方存在未占用的空間，將自動吸附在最上方未占用棋盤格），也可以對圖表顯示字體、顏色、邊框、透明度等進行自定義，個性化操作空間充足。若有改變數(shù)據(jù)源或添加特定條件以顯示新內容的需求，用戶可以通過“篩選”菜單設定條件，保存后各圖表內容都將刷新，展示滿足用戶新增條件的結果，而不必單獨調整各圖表的規(guī)則。儀表盤匯總各種圖表、以及可高度自定義的性質，高度契合了企業(yè)“數(shù)據(jù)大屏”的需求，因此儀表盤目前被多維表格團隊以“一張圖管公司”的賣點進行宣傳。除了大屏匯總展示，儀表盤中的圖表還支持添加至工作臺“我的常用”中，避免在不同的多維表格中反復翻找，節(jié)約用戶查閱時間，隨時追蹤數(shù)據(jù)。（3）自動化——優(yōu)化流程流轉用戶在利用表格統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，經常還有監(jiān)測、處理數(shù)據(jù)的需求。傳統(tǒng)的做法是利用收集表設計好問卷下發(fā)統(tǒng)計，定時打開關聯(lián)表格刷新查看，或者收到“xx填寫了xxx”后打開關聯(lián)表格確認數(shù)據(jù)符合要求。這一過程重復繁瑣，占用了統(tǒng)計者大量的注意力和時間，將統(tǒng)計者的工作時間強制變瑣碎，不利于提高效率。多維表格設置了“自動化”集成了數(shù)據(jù)監(jiān)測、條件判定、執(zhí)行指令功能，解決了這一難題。任何流程都可以看作是觸發(fā)條件+要執(zhí)行的操作，自動化利用了這一邏輯，設計了6種觸發(fā)條件和9種操作指令（其中一種為多指令時調整指令間間隔時間），都可以根據(jù)實際需求自定義調整條件。條件和指令都可以設置多個，多條件關系為“同時滿足”，多指令間關系為依次有序執(zhí)行，讓表格“自己動起來”。自動化流程不止于“自動”，更實現(xiàn)了打通。一張表里可以設置多個自動化流程，連接飛書的云文檔、通知、郵件、日程、待辦等各種應用，并最終重塑業(yè)務流程。借助自動化，可以實現(xiàn)每周五10:30自動發(fā)送群消息提醒填寫周報、任務截止前一天自動催促未完成任務的責任人加快進度、新增需求自動拉群并提醒、定期提醒進度、需求到期自動催促跟進、需求完成自動通知提交人等原來需要進行花費大量精力和瑣碎時間溝通處理的事務。（4）高級權限——推動數(shù)據(jù)流通多維表格的高級權限是對表格全部相關用戶的管理、編輯權限進行配置，權限級別不再是籠統(tǒng)的文檔級，而是具體到數(shù)據(jù)表、數(shù)據(jù)表里的字段、記錄。通過配置高級權限，可以實現(xiàn)一個鏈接一份表格千人千面，人人都拿一手數(shù)據(jù)，可觸達的協(xié)作者更多，表格可承載的數(shù)據(jù)更多，但卻更安全。多維表格的高級權限按角色進行分配，除“管理員”外可進行自定義配置?！肮芾韱T”可修改多維表格所有內容、權限、自動化流程和儀表盤，目前僅可通過文檔分享頁面調整該角色成員。角色的權限涵蓋對表格內各數(shù)據(jù)表的權限，有可管理、可編輯、僅可閱讀、無權限4種：“可管理”權限下，協(xié)作者可修改字段類型和名稱，并編輯所有記錄的內容；“可編輯”權限中，協(xié)作者僅擁有編輯記錄的權限，不能調整字段，且編輯操作的生效范圍（通過字段、記錄限制）和生效操作（新增、刪除，默認可編輯）將根據(jù)協(xié)作者角色設置進行限制；“僅可閱讀”權限下，協(xié)作者僅可查看，無法編輯，且可閱讀的記錄范圍將根據(jù)協(xié)作者角色進行限制；“無權限”下，該角色成員將不能查看該數(shù)據(jù)表。高級權限還強制了管理者對協(xié)作者的默認角色進行設置，沒有角色的協(xié)作者，將按照默認角色的權限訪問多維表格。并提供用戶可自定義權限的角色、禁止訪問作為選項。若默認角色為空或“禁止訪問”，他們需要申請權限；已獲得角色的協(xié)作者（包括群成員），以角色的權限為準，不受默認角色的影響。此操作確保了高級權限可以覆蓋到所有可打開文檔的協(xié)作者，不會產生漏網之魚，提高表格內容安全度。（5）查找引用字段——表格升級數(shù)據(jù)庫多維表格相比傳統(tǒng)表格而言，呈現(xiàn)方式更豐富，但傳統(tǒng)表格可以通過復雜函數(shù)實現(xiàn)多Sheet間數(shù)據(jù)聯(lián)動，多維表格沒有設計同樣的復雜函數(shù)，另辟蹊徑設計“查找引用”字段滿足這一需求，更為簡單，更適合0基礎用戶上手操作。查找引用字段是多維表格基于FILTER函數(shù)打造的一個字段類型，在查找引用字段中，無需輸入公式就能根據(jù)指定條件快速查找并引用數(shù)據(jù)，輕松實現(xiàn)統(tǒng)計與篩選的需求，如篩選某個周期內的數(shù)據(jù)或信息、通過包含關鍵詞查找所有相關信息等。用戶首先需要創(chuàng)建字段，并選擇字段類型為查找引用；其次選擇引用字段所在的數(shù)據(jù)表和引用字段；然后設置查找條件，匹配方式可選等于、不等于、包含、為空、不為空，多條件時還可以選擇條件間為“與”關系還是“或”關系，比對目標除選擇當前表中字段外，還支持自定義文本及固定的選項、人員、日期（取決于引用字段的格式）；最后設置結果呈現(xiàn)方式，支持原值、去重源數(shù)據(jù)、求和、計數(shù)、平均值、最大值、最小值，支持設置數(shù)字格式（整數(shù)、小數(shù)、日期、貨幣等）。（6）共享數(shù)據(jù)源——數(shù)據(jù)同步分發(fā)新選擇傳統(tǒng)場景中，遇到需要同步數(shù)據(jù)的場景，一種選擇是將數(shù)據(jù)整理好，然后將文件發(fā)送給對方；另一種選擇是將數(shù)據(jù)整理稱為云文檔，然后將對方設置為協(xié)作者，并授予復制的權限。第一種方式有泄密的風險，且只是當下同步，后期若數(shù)據(jù)產生變動仍需要再次同步，提高了數(shù)據(jù)接受者的數(shù)據(jù)管理難度；第二種方式看似實時同步，但卻給數(shù)據(jù)發(fā)送者帶來了不便，因文檔是共享的，任何操作都是實時更新多端同步的，數(shù)據(jù)發(fā)送者就不能對隨意對數(shù)據(jù)進行編輯和調整，除非利用高級權限對數(shù)據(jù)接收者施以更精細的限制。多維表格給出了新的選擇——共享數(shù)據(jù)源。在多維表格中，用戶可以將多維表格中的某個數(shù)據(jù)表發(fā)布共享，成為組織內部的數(shù)據(jù)來源。共享范圍內的其他用戶可將數(shù)據(jù)源同步到自己的多維表格中進行引用、分析和數(shù)據(jù)加工，且可選擇要同步的字段、同步頻率（手動/每小時自動同步），有效提升信息處理效率。4.4.3功能迭代猜想（1）高級權限設置入口優(yōu)化當前版本中，用戶若需要設置文檔的高級權限，只能通過標題欄的“高級權限”button，入口單一；且只能通過協(xié)作者角色配置權限，設置起來略微復雜，需要用戶對當前文檔的所有數(shù)據(jù)表，所有字段逐個配置，意味著用戶必須一次性設置好潛在協(xié)作者對文檔所有數(shù)據(jù)表和字段的權限，即此操作會占用用戶大量時間思考。猜測下一步將在數(shù)據(jù)表list、字段配置菜單、表格視圖下列標題菜單添加權限設置入口，通過數(shù)據(jù)表、字段配置權限。同時各入口僅針對入口所在級別（指定數(shù)據(jù)表、指定字段）進行權限配置，若需要對文檔其他部分進行配置則跳轉到“高級權限”配置菜單，“高級權限”菜單將更多發(fā)揮展示和集成管理功能，有效避免用戶在編輯表格內容時被思考文檔權限打斷。（2）自動化流程相似執(zhí)行操作優(yōu)化當前版本下，觸發(fā)條件與執(zhí)行操作之間為一對一的關系，若有多對一的情況，設置起來較為繁瑣，僅能通過設置好其中一個自動化流程，再到管理界面進行復制和修改實現(xiàn)。如匯報鏈末端管理者等其他一些工作不那么細分的崗位，對部分事務和變動僅需要知曉概況即可，多種觸發(fā)條件的執(zhí)行操作類似或相同。猜想下一步的優(yōu)化思路有兩種：①多個觸發(fā)條件關系間添加“或”邏輯，即滿足A條件“或”B條件觸發(fā)相同執(zhí)行操作。此設計在設計流程時可在一個流程內完成多種不必同時發(fā)生的觸發(fā)條件的設置，但條件間關系的“與”“或”設置必須設計醒目且引起用戶注意，否則會產生與用戶意圖相悖的流程。此設計下設置流程大幅縮減，但多種條件對應的執(zhí)行操作完全相同，實際應用場景較少，且產生誤操作可能性較高，采用概率不大。②執(zhí)行操作可保存為模板，對流程創(chuàng)建者或當前文檔生效。此設計下多種條件仍需要多個設置流程，但相比當前版本，用戶不必知曉熟悉文檔已有的自動化流程；“執(zhí)行操作”可以一鍵選取，一定程度上可以提高效率；且能針對特定條件進行修改，靈活度較高，采用概率較高。（3）云盤文檔可添加至多維表格當前版本下，在多維表格中使用文檔頁面僅能創(chuàng)建新文檔，已有文檔無法添加至多位表格內，猜想后續(xù)版本將為“文檔”格式的云文檔添加文件級功能“添加至多維表格”，與“創(chuàng)建副本”“移動到”并列顯示，可以在目標多維表格內創(chuàng)建“數(shù)據(jù)表”級頁面，展示選定文檔內容，頁面名稱沿用原文檔名，編輯管理權限維持原狀，并與多維表格及表格內其他文檔獨立。表格內文檔內容與原文檔雙鏈，一端修改另一端同步修改。（4）發(fā)布共享數(shù)據(jù)源可選擇范圍當前版本下，在多維表格中將數(shù)據(jù)表發(fā)布為共享數(shù)據(jù)源只能將整個數(shù)據(jù)表分享，但不能選擇字段范圍。如果發(fā)布者預發(fā)布的數(shù)據(jù)表存