辦公自動化實用教程（第三版）經(jīng)濟科學出版社

1.1辦公中的文檔處理及應(yīng)用

《辦公自動化實用教程》（第三版）主編：石朝暉劉文娟學習目標熟悉Word2016的工作界面掌握如何設(shè)置字體樣式掌握如何設(shè)置段落樣式掌握如何應(yīng)用樣式掌握添加項目符號的方法掌握使用格式刷快速復(fù)制文本或段落樣式任務(wù)引入企業(yè)管理制度是企業(yè)為求得最大利益，在生產(chǎn)管理實踐活動中指定的各種帶有強制性義務(wù)，并能保證一定權(quán)力的各項規(guī)定或條例。制作一份好的企業(yè)管理制度，不僅要有精彩的內(nèi)容，更要有規(guī)范的版式結(jié)構(gòu)。某公司經(jīng)過內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)調(diào)整以后，重新擬定了一份“企業(yè)管理制度”，準備制作成一本小冊子，發(fā)放給每個員工。如何利用Word功能，對原稿進行格式編排、版面美化呢？任務(wù)分析1．企業(yè)管理制度書寫規(guī)范一份好的企業(yè)管理制度包括公司的經(jīng)營目的和觀念、公司戰(zhàn)略與目標、公司的管理組織以及各業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域活動的規(guī)定。企業(yè)管理制度是企業(yè)員工在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中需要共同遵守的規(guī)定的準則的總稱，企業(yè)管理制度的表現(xiàn)形式或組成一般包括以下管理制度文件：企業(yè)組織機構(gòu)設(shè)置職能部門劃分及職能分工、崗位工作說明專業(yè)管理制度、工作或流程管理表單2.主要編排、美化工作使用Word2016制作企業(yè)管理制度，既要通過設(shè)置字體樣式、段落樣式美化文檔，還要添加項目符號和編號，讓文檔看起來更加規(guī)范整齊。主要編排、美化工作如下：頁面設(shè)置設(shè)置各級標題格式設(shè)置正文格式給“員工守則”細則添加項目符號任務(wù)效果圖：第一部分，認識Word2016文檔主界面“文件”面板功能區(qū)Word

2016主界面啟動Word2016之后，進入Word主界面，其文檔窗口由快速訪問工具欄、標題欄、選項卡、功能區(qū)、文本編輯區(qū)、狀態(tài)欄等部分組成?！拔募泵姘濉靶陆ā泵姘鍐螕簟靶陆ā泵?，在該命令面板右側(cè)，用戶可以看到豐富的Word

2016內(nèi)置文檔類型，包括“空白文檔”、“博客文章”、“書法字帖”等Word

2016內(nèi)置的文檔類型。用戶還可以通過O提供的模板新建諸如“會議日程”、“證書”、“獎狀”、“小冊子”等實用Word文檔。功能區(qū)開始：包括剪貼板、字體、段落、樣式和編輯五個組，主要用于對Word2016文檔進行文字編輯和格式設(shè)置，是用戶最常使用的功能區(qū)。功能區(qū)插入：包括頁面、表格、插圖、加載項、媒體、鏈接、批注、頁眉和頁腳、文本和符號十個組，主要用于在Word2016文檔中插入各種元素。功能區(qū)設(shè)計：這是從原Word2010版本的頁面布局功能區(qū)分劃出來的一個新功能區(qū)，包括文檔格式和頁面背景兩個組，主要用于為Word2016文檔設(shè)計格式以及背景設(shè)置。功能區(qū)布局：這是從原Word2010版本的頁面布局功能區(qū)分劃出來的一個新功能區(qū)，包括頁面設(shè)置、稿紙、段落和排列四個組，主要用于幫助用戶設(shè)置Word2016文檔頁面樣式。功能區(qū)引用：包括目錄、腳注、引文與書目、題注、索引和引文目錄六個組，主要用于在Word2016文檔中實現(xiàn)插入目錄等比較高級的功能。功能區(qū)郵件：包括創(chuàng)建、開始郵件合并、編寫和插入域、預(yù)覽結(jié)果和完成五個組，主要用于在Word2016文檔中進行郵件合并方面的操作。功能區(qū)審閱：包括校對、見解、語言、中文簡繁轉(zhuǎn)換、批注、修訂、更改、比較、保護和OneNote十個組，主要用于對Word2016文檔進行校對和修訂等操作，適用于多人協(xié)作處理Word2016長文檔。功能區(qū)視圖：包括視圖、顯示、顯示比例、窗口、宏五個組，主要用于設(shè)置Word2016操作窗口的視圖類型，以方便操作。第二部分

創(chuàng)建“企業(yè)管理制度”文檔新建文檔保存文檔頁面設(shè)置文字編輯設(shè)置字體、字形和字號新建文檔新建文檔默認情況下，Word

2016程序在打開的同時會自動新建一個空白文檔（默認文件名為“文檔1”）。用戶如果需要新建一個空白文檔，可以在當前Word

2016文檔窗口中依次單擊“文件”→“新建”按鈕，打開“新建”命令面板，直接單擊需要創(chuàng)建的文檔類型（例如：“空白文檔”）即可。如所示。知識鏈接：在Word

2016中有三種類型的Word模板：.dot模板（兼容Word

97-2003文檔）、.dotx（未啟用宏的模板）和.dotm（啟用宏的模板）。在“新建”命令面板中創(chuàng)建的空白文檔使用的是Word

2016的默認模板Normal.dotm。保存文檔保存文檔默認情況下，Word2016會將其編輯的文檔保存為.docx格式。在此，我們將新創(chuàng)建的文檔保存并命名為“企業(yè)管理制度.docx”。注意：在接下來的制作過程中要隨時進行保存操作（按快捷鍵Ctrl+S）。改變Word2016文檔的默認保存格式如果Word

2016用戶經(jīng)常需要跟Word

2003用戶交換Word文檔，而Word

2003用戶在未安裝文件格式兼容包的情況下又無法直接打開.docx文檔，那么Word

2016用戶可以將其默認的保存格式設(shè)置為.doc文件。在Word

2016文檔窗口，依次單擊“文件”→“選項”按鈕，打開“Word選項”對話框。切換到“保存”選項卡，在“將文件保存為此格式”下拉菜單中選擇“Word

97-2003文檔（*.doc）”選項，單擊“確定”按鈕，如所示。注意：進行了上述設(shè)置之后，使用右鍵菜單新建的Word文檔依然是.docx格式，只有在Word

2016文檔窗口進行保存時才能默認保存為.doc文件。將Word

2016文檔保存為Word

2003文檔對于在Word

2016窗口中編輯的文檔，如果希望其能夠在Word

2003窗口中編輯，則可以將Word

2016文檔保存為Word

2003文檔。在Word

2016文檔窗口中依次單擊“文件”→“另存為…”按鈕，打開“另存為”對話框。單擊“保存類型”下拉三角按鈕，在文件類型列表中選擇“Word

97-2003文檔”選項，選擇保存位置并輸入文件名，單擊“保存”按鈕即可，如所示。頁面設(shè)置頁面設(shè)置Word2016以辦公最常使用的A4紙為默認頁面。假如用戶需要將文檔打印到A3、B4、信封、法律專用紙以及其他不同大小的紙張上，最好在編輯文檔之前修改頁面的大小。當然，這項操作也可以在編輯文檔的過程中進行，不過要注意的是，如果文檔編輯完成以后再設(shè)置頁面大小，可能會造成版式混亂。這里，我們需要對“企業(yè)管理制度.docx”文檔的頁邊距和紙張大小進行設(shè)置。具體操作步驟如下：設(shè)置紙張大小。將“企業(yè)管理制度.docx”文檔切換到“布局”功能區(qū)，在“頁面設(shè)置”分組中單擊“紙張大小”按鈕，并在下拉列表中選擇“16開”紙張。設(shè)置頁邊距。頁邊距是頁面四周的空白區(qū)域，通?？梢圆迦胛淖?、圖形、頁眉、頁腳和頁碼等。在“布局”功能區(qū)中的“頁面設(shè)置”組中，單擊“頁邊距”按鈕，彈出如所示下拉列表。單擊所需頁邊距類型時，整個文檔會自動更改為已選擇的頁邊距類型（對于常見的頁邊距寬度，可以選擇“普通”類型）。在此，我們需要指定頁邊距。單擊“自定義邊距…”命令按鈕，打開“頁面設(shè)置”對話框，設(shè)置頁邊距上為1.5厘米、下為2厘米，左右各為1.5厘米，然后單擊“確定”按鈕。知識鏈接：1.在“頁面設(shè)置”對話框中，單擊“設(shè)置為默認值”按鈕，新的默認設(shè)置將保存在該文檔使用的模板中，每個基于該模板的新文檔都將自動使用新的頁邊距設(shè)置。2.要更改文檔中的某一部分的邊距，請選擇相應(yīng)文本，然后在“頁面設(shè)置”對話框中輸入新的邊距，在“應(yīng)用于”框中，單擊“所選文字”，Word2016自動在應(yīng)用新頁邊距設(shè)置的文字前后插入分節(jié)符。如果文檔已劃分為若干節(jié)，可以單擊某個節(jié)或選擇多個節(jié)，然后更改頁邊距。文字編輯與格式化文字錄入編輯頁面設(shè)置完成后，在文檔中錄入企業(yè)管理制度原稿內(nèi)容。設(shè)置字體、字形和字號設(shè)置標題字體格式。選擇標題內(nèi)容“企業(yè)管理制度”，分別在“開始”功能區(qū)的“字體”、“字號”下拉列表中選擇“黑體”、“一號”，單擊“加粗”按鈕（或者按快捷鍵Ctrl+B）設(shè)置“加粗”格式。設(shè)置標題字體格式和Word2003版本相似，Word2016文檔的字體格式設(shè)置也可以通過【字體】對話框完成。選擇標題文字，單擊“開始”功能區(qū)中“字體”組右下角的對話框啟動器，彈出“字體”對話框。單擊“高級”選項卡，在“間距”下拉列表框中選擇“加寬”，在對應(yīng)“磅值”文本框中填寫“4磅”，然后單擊“確定”按鈕。設(shè)置字符間距設(shè)置標題文本效果。選擇標題內(nèi)容“企業(yè)管理制度”，在“開始”功能區(qū)“字體”選項組中單擊“文本效果”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“陰影”→“右下斜偏移”效果。設(shè)置文本效果設(shè)置正文字體格式。在標題段落下正文開始處單擊鼠標，按下Ctrl+Shift+End組合鍵，選中所有正文文字，利用步驟一所述方法設(shè)置字體格式為“仿宋_GB2312”、“四號”。設(shè)置一級標題字體格式。選擇第一個一級標題內(nèi)容“第一章管理總則”，設(shè)置“黑體”、“三號”、“加粗”格式。效果如所示。“格式刷”的使用“格式刷”：在正文中，由于同一級別的一級標題格式完全相同，我們就可以借助“格式刷”的功能，快速將“第一章管理總則”文字格式套用到其他一級標題部分。選中“第一章管理總則”段落文本，然后單擊“開始”功能區(qū)中“剪貼板”區(qū)域的“格式刷”按鈕，此時鼠標指針將變成刷子形狀，按下鼠標左鍵從文字開始處“刷”至文字結(jié)束處即可快速復(fù)制已有的字體格式。利用上述方法，我們還可以對文檔中的二級標題（例如：“第一節(jié)總則”）等進行“黑體”、“四號”、“加粗”等格式設(shè)置。知識鏈接：如果我們單擊一次“格式刷”按鈕，會發(fā)現(xiàn)復(fù)制一次字體格式之后，鼠標指針就會恢復(fù)到正常形態(tài)，只有再次單擊“格式刷”按鈕才能繼續(xù)復(fù)制格式。實際上，雙擊“格式刷”按鈕，就可以重復(fù)使用該功能繼續(xù)復(fù)制格式到多個位置，在此期間只有按下ESC鍵或者再次單擊“格式刷”按鈕才能關(guān)閉格式刷。標注重點突出內(nèi)容對于文檔中需要重點標注的內(nèi)容，可以通過調(diào)整字符間距、添加下劃線等方法加以實現(xiàn)。在Word2016文檔中，不僅可以設(shè)置字體、字形和字號，還可以對字符間距、字符縮放比例以及字符位置進行調(diào)整。例如，對于“第二章員工守則”中的內(nèi)容，我們可以進行字符間距的調(diào)整，具體操作步驟如下。選中文本，單擊“字體”選項組右下角的“字體”對話框啟動器按鈕，彈出“字體”對話框，在“字體”選項卡中選擇一種下劃線線型。切換至“高級”選項卡，在“間距”下拉列表框中選擇字符間距的類型為“加寬”，相應(yīng)的“磅值”設(shè)置為“0.3磅”。設(shè)置段落格式段落指的是兩個段落標記之間的文本內(nèi)容，是獨立的信息單位，具有自身的格式特征。段落格式是指以段落為單位的格式設(shè)置，通常包括對段落的對齊方式、段落縮進、首行縮進、行間距和段落間距等的設(shè)置。設(shè)置段落格式設(shè)置各級標題段落的對齊方式和段間距。將鼠標放置于主標題段落中任意位置，單擊“開始”功能區(qū)“段落”組中的“居中”按鈕（如所示），將主標題所在段落居中顯示。行間距是指行與行之間的距離，段間距是指文檔中段落與段落之間的距離。單擊“段落”組右下角的對話框啟動器，彈出“段落”對話框，在“間距”組中設(shè)置“段前”和“段后”值均為“1行”；設(shè)置“行距”為“1.5倍行距”。按照步驟將其他章、節(jié)段落均設(shè)置為相同的段落格式。設(shè)置正文段落的縮進和段間距?？s進是指段落到左右頁邊距的距離，根據(jù)中文的書寫方式，正文中的每個段落都會首行縮進兩個字符。將鼠標置于正文第一段文本的任意位置，單擊“段落”組右下角的對話框啟動器，彈出“段落”對話框，在“縮進”選項組中設(shè)置“特殊格式”為“首行縮進”，“磅值”為“2字符”；在“間距”選項組中設(shè)置“段前”和“段后”均為“1磅”，單擊“確定”按鈕。按照步驟二將其他正文段落設(shè)置為相同的段落格式。選中正文最后兩行（即部門和日期），單擊“開始”功能區(qū)“段落”組中的“文本右對齊”按鈕，將兩段落設(shè)置為右對齊格式。知識鏈接：如何快速重復(fù)相同操作？在Word2016文檔中重復(fù)執(zhí)行相同操作時——例如：在上述設(shè)置段落對齊方式操作過程中，如果手動逐段設(shè)置，不但效率低下，而且也容易造成遺漏。在這里，我們可以借助“選擇格式相似的文本”功能快速提高操作效率。由于所有的“第n節(jié)”段落均已經(jīng)設(shè)置了相同的字體和段落格式，所以當將鼠標定位在其中某一段落中時，在“開始”選項組中的“編輯”組中，單擊“選擇”命令按鈕，從下拉列表中選擇“選擇格式相似的文本”命令，可同時選中上述所有“第n節(jié)”所在段落，此時設(shè)置“居中對齊”、“段前間距1行”、“段后間距1行”、“1.5倍行距”等段落格式，即可同時完成所有“第n節(jié)”所在段落的格式設(shè)置。為文檔添加項目符號項目符號的應(yīng)用對象是段落，只添加在段落的第一行的最左側(cè)。Word2016提供有項目符號庫和自定義項目符號這兩種添加項目符號的方法。在“企業(yè)管理制度.docx”文檔中，對于“員工守則”這樣并列的內(nèi)容，可以通過設(shè)置項目符號突出顯示，使得文檔有條理、層次清晰、可讀性強。具體操作步驟如下。定位在“遵紀守法、忠于職守、克己奉公”段落中，單擊“開始”功能區(qū)“段落”組中的“項目符號”下拉按鈕，從“項目符號庫”列表中選擇對應(yīng)的項目符號，如所示。使用格式刷，給文檔中所有“員工守則”中并列語句添加項目符號。知識鏈接：定義新項目符號用戶也可以根據(jù)實際需要定義新項目符號，使其更具有個性化特征（例如將公司的Logo作為項目符號）。在Word

2016文檔窗口中，單擊“開始”功能區(qū)的“段落”組中的“項目符號”下拉三角按鈕，打開“項目符號”下拉列表，從中選擇“定義新項目符號”選項，打開“定義新項目符號”對話框。

單擊“符號”按鈕，打開“符號”對話框，在“字體”下拉列表中選擇字符集，然后在字符列表中選擇合適的字符，單擊“確定”按鈕。返回“定義新項目符號”對話框，可以預(yù)覽到新的項目符號效果。如果繼續(xù)定義圖片項目符號，則可以單擊“圖片…”按鈕，打開“圖片項目符號”對話框，進行自定義操作，使用更多種適用的小圖片作為項目符號。第三部分任務(wù)實訓(xùn)任務(wù)