機關(guān)檔案匯編制度一、總則（一）目的為加強本機關(guān)檔案管理，規(guī)范檔案匯編工作，有效整合檔案資源，提高檔案利用效率，為機關(guān)各項工作提供有力的信息支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門在檔案形成、整理、保管及匯編過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案匯編工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容的真實性、準確性和完整性，如實反映機關(guān)工作的歷史全貌。3.科學(xué)分類原則：按照檔案的形成規(guī)律、來源、內(nèi)容等進行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：加強檔案安全管理，確保檔案信息不泄露，并嚴格遵守保密規(guī)定。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案匯編制度，并組織實施。2.指導(dǎo)各部門檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.對檔案進行集中統(tǒng)一管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。4.負責(zé)檔案匯編的策劃、組織和審核工作，確保匯編成果的質(zhì)量和實用性。5.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以整改。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.積極配合檔案管理部門開展檔案匯編工作，提供必要的資料和信息支持。4.負責(zé)本部門檔案的日常查閱和利用工作，并做好登記和反饋。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.機關(guān)在履行職能活動中形成的各種文件材料，包括但不限于上級文件、本級文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、業(yè)務(wù)報表、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.反映機關(guān)重要活動、重大事件的照片、錄音、錄像等聲像資料。3.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、準確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等進行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財務(wù)管理類等一級類目，再根據(jù)實際情況設(shè)置二級及以下類目。2.組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成卷，每卷厚度適中，一般不超過20mm。3.排列：按照分類方案對案卷進行排列，同一類目的案卷應(yīng)按照時間順序或重要程度排列。4.編號：為每個案卷編制唯一的檔號，檔號應(yīng)包括全宗號、目錄號、案卷號等，編號應(yīng)清晰規(guī)范，便于查找和管理。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、吸塵器等。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。（三）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號順序進行存放，便于查找和利用。2.對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。五、檔案匯編（一）匯編計劃1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)機關(guān)工作需要和檔案資源狀況，制定年度檔案匯編計劃。2.匯編計劃應(yīng)明確匯編的主題、范圍、時間要求、參與人員等內(nèi)容，并報機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。（二）匯編流程1.選題：根據(jù)匯編計劃，確定具體匯編選題，選題應(yīng)具有重要的歷史價值、現(xiàn)實意義和利用價值。2.資料篩選：從檔案庫中篩選出與選題相關(guān)的檔案資料，并進行初步整理和審核。3.內(nèi)容編輯：對篩選出的檔案資料進行編輯加工，包括文字校對、格式調(diào)整、內(nèi)容補充等，確保匯編內(nèi)容準確、規(guī)范、完整。4.排版設(shè)計：根據(jù)匯編內(nèi)容的特點和要求，進行排版設(shè)計，包括封面、目錄、正文、附錄等部分，確保匯編成品美觀、大方。5.審核校對：匯編初稿完成后，應(yīng)組織相關(guān)人員進行審核校對，重點檢查內(nèi)容的準確性、規(guī)范性和邏輯性，確保匯編質(zhì)量。6.印刷裝訂：審核通過后的匯編稿件進行印刷裝訂，印刷質(zhì)量應(yīng)符合要求，裝訂應(yīng)牢固、整齊。7.分發(fā)歸檔：將印刷裝訂好的匯編成品分發(fā)至相關(guān)部門和人員，并將匯編過程中形成的各種資料進行歸檔保存。（三）匯編要求1.匯編內(nèi)容應(yīng)客觀真實，不得篡改、歪曲檔案原意。2.匯編應(yīng)注重系統(tǒng)性和完整性，全面反映相關(guān)主題的檔案信息。3.匯編語言應(yīng)簡潔明了，通俗易懂，便于讀者查閱和理解。4.匯編應(yīng)按照一定的格式和規(guī)范進行，確保匯編成品的一致性和規(guī)范性。六、檔案利用（一）利用范圍1.機關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本機關(guān)檔案，須經(jīng)本機關(guān)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱本機關(guān)檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱：對于確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，并確保檔案的安全和完整。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案資料的復(fù)制服務(wù)，但應(yīng)按照規(guī)定收取相應(yīng)費用。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合機關(guān)工作實際，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其保管期限。2.對于保管期限已滿或失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.檔案鑒定小組應(yīng)集體討論鑒定結(jié)果，并形成鑒定報告。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀清冊應(yīng)報機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀