信息化管理在解決高等院校固定資產(chǎn)管理問題中的優(yōu)勢與應(yīng)用策略

摘要：高校資產(chǎn)中固定資產(chǎn)比例極高，這類資產(chǎn)是保障高校正常運作、發(fā)展的基礎(chǔ)性資產(chǎn)，同時也是高校質(zhì)量和條件的重要判別因素，因此高校固定資產(chǎn)管理是保障高校健康和科學(xué)發(fā)展的重要前提。但目前一些高校在固定資產(chǎn)管理方面存在一定問題，其中信息化管理是解決相應(yīng)問題的有效方法之一，對此本文著重探討了信息化管理在解決高等院校固定資產(chǎn)管理問題中的優(yōu)勢，并從實踐層面探討了高校固定資產(chǎn)信息化管理具體策略，以期為高校資產(chǎn)管理改革提供一定參考。關(guān)鍵詞：高等院校;固定資產(chǎn)管理;信息化;應(yīng)用一、高校固定資產(chǎn)管理的常見問題（一）責(zé)任分配不合理固定資產(chǎn)管理對于絕大多數(shù)企業(yè)而言都屬于核心財務(wù)管理和組織管理工作之一，但對于高等院校等事業(yè)性單位而言固定資產(chǎn)管理通常不會作為核心管理內(nèi)容，因此在實際資產(chǎn)管理中也常出現(xiàn)受重視度偏低的問題，較為突出的是責(zé)任分配不夠細(xì)化、責(zé)任管理不夠嚴(yán)格?，F(xiàn)階段國內(nèi)高校在固定資產(chǎn)管理中通常采用歸口管理方式，即按照固定資產(chǎn)的類型向各責(zé)任部門分配不同的責(zé)任，例如財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的定期評估但不負(fù)責(zé)具體管理，重大固定資產(chǎn)（如土地資源、房屋和大型設(shè)施等）一般由院校后勤部門負(fù)責(zé)管理，一般固定資產(chǎn)（如教學(xué)和教研設(shè)備與儀器、圖書館館藏書籍等）通常由院校行政管理。高校固定資產(chǎn)管理的相關(guān)責(zé)任分配相對分散，從表面上看固定資產(chǎn)的分類較多且不同類型資產(chǎn)具有歸口管理部門。實際上高校固定資產(chǎn)的主要使用者為院系行政部門和教師，管理責(zé)任部門日常工作中主要負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的使用權(quán)分配、排序，其他時間主要負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)的一般保護，而相應(yīng)保護內(nèi)容較少納入財務(wù)部門的監(jiān)管。由此不難發(fā)現(xiàn)高校固定管理的責(zé)任分配存在兩個突出問題：其一，固定資產(chǎn)管理的集中度不足，綜合管理存在部分空缺，例如過程監(jiān)管缺失等;其二，固定資產(chǎn)使用與監(jiān)管分離，主要管理工作由行政部門負(fù)責(zé)，主要使用過程集中在基層，主要監(jiān)督工作由財務(wù)部門在事后進行，在人事大幅調(diào)動等情況下固定資產(chǎn)管理質(zhì)量也會明顯下滑。（二）過程管理不完善我國部分高校的固定資產(chǎn)管理問題多出現(xiàn)在校區(qū)擴展期及之后的時間內(nèi)，這一時期高校固定資產(chǎn)管理的常見問題在于固定資產(chǎn)投資風(fēng)險。目前我國高考報名人數(shù)和高校招錄取人數(shù)仍保持增長態(tài)勢，而國內(nèi)高校數(shù)量有限，為滿足持續(xù)增長的生源規(guī)模，很大一部分高校選擇了擴建，這期間高校固定資產(chǎn)投資規(guī)模明顯增加，而相應(yīng)建設(shè)活動所需資金基本不可能完全依靠財政撥款來滿足，因此多數(shù)高校會選擇銀行貸款等方式進行籌資。在對貸款所獲得的資金進行固定資產(chǎn)投資的過程中，風(fēng)險管理必須被高度重視。而許多開展擴建工作的高校對此類投資活動的事前和事中管理不到位，例如事前管理中風(fēng)險分析不足，導(dǎo)致投資風(fēng)險未被有效識別;事后管理中缺乏對固定資產(chǎn)收益創(chuàng)造能力的建設(shè)，進而引發(fā)固定資產(chǎn)風(fēng)險和潛在的財務(wù)風(fēng)險。從本質(zhì)上看，這是對固定資產(chǎn)投資的過程管理不到位，輕視了風(fēng)險管控問題。（三）內(nèi)控制度落實存在障礙高校固定資產(chǎn)管理屬于內(nèi)控工作的組成部分，由相應(yīng)內(nèi)控制度作為指導(dǎo)，但實際內(nèi)控制度在落實過程中還存在一系列的問題：首先是因職能分配不合理導(dǎo)致的約束力不足。當(dāng)前我國高校固定資產(chǎn)管理責(zé)任主要依照資產(chǎn)類型劃分，固定資產(chǎn)管理體系實際上呈現(xiàn)出明顯的扁平化特點，而扁平化管理體系更適合于基層決策權(quán)需求較高的管理內(nèi)容，固定資產(chǎn)顯然不在此列，同時扁平化管理還導(dǎo)致了責(zé)任部門間難以進行有效的監(jiān)督和約束，進而導(dǎo)致部分固定資產(chǎn)控制制度的操作性下降。其次是審批制度不健全。在高度扁平化的固定資產(chǎn)管理體系下，高校部分固定資產(chǎn)投資的申請、審核、清查工作難以全面貫穿，實際決策和管理略顯隨意，導(dǎo)致許多隱性風(fēng)險無法被及時有效地識別。最后是內(nèi)部監(jiān)督審計制度不完善。目前國內(nèi)所有高校幾乎都設(shè)有內(nèi)部審計部門，但在固定資產(chǎn)審計方面的主要工作內(nèi)容仍局限于采購固定資產(chǎn)的驗收、評價等基礎(chǔ)層面，部分監(jiān)督審計工作仍存在空白。二、信息化管理思想在解決高校固定資產(chǎn)管理問題中的優(yōu)勢（一）國家制度支持優(yōu)勢高校內(nèi)控管理的信息化發(fā)展目前己納入政策規(guī)定范圍，2012年我國財政部聯(lián)合多部門共同印發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》中明確提出了要“建立資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，做好資產(chǎn)的統(tǒng)計、報告、分析工作，實現(xiàn)對資產(chǎn)的動態(tài)管理”的基本要求。此外在2016年財政部主持的全國行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查工作中又再次強調(diào)了各單位必須建立國有資產(chǎn)信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的硬性要求，這其中就包含了固定資產(chǎn)的信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)。因此高校固定資產(chǎn)信息化管理是當(dāng)前國家政策要求下的必要工作，這一規(guī)范明確了高校資產(chǎn)信息化管理的必要性，為固定資產(chǎn)的信息化管理提供了上層制度支持，信息化管理在未來高校開展固定資產(chǎn)制度建設(shè)方面也將獲得一定的政策資源優(yōu)勢。（二）信息技術(shù)發(fā)展相對完善21世紀(jì)的科技與經(jīng)濟發(fā)展是以網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)為基礎(chǔ)的，在21世紀(jì)已經(jīng)過去的不足20年中，全球網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)發(fā)展與迭代迅速，其中不乏可應(yīng)用于固定資產(chǎn)管理方面的實用性技術(shù)。例如固定資產(chǎn)信息的在線管理能夠有效提升高校固定資產(chǎn)管理的統(tǒng)一性，而大型固定資產(chǎn)監(jiān)管中的人員需求也可以在新型傳感器技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下得到消解，利用GIS.GPS.條形碼和二維碼技術(shù)等也能夠?qū)崿F(xiàn)對高校大小型科研設(shè)備的快速信息錄入與跟蹤管理等?？梢哉f新時代網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的高速發(fā)展為固定資產(chǎn)日?；芾硖峁┝酥T多便利，能夠大幅解決管理障礙問題，例如降低固定資產(chǎn)管理對人的過度依賴、提高固定資產(chǎn)實時檢查的可能性、保障固定資產(chǎn)清查的真實和準(zhǔn)確性等。（三）可消除固定資產(chǎn)常見問題中的溝通障礙前文對高校固定資產(chǎn)管理的常見問題進行了總結(jié)，主要為管理責(zé)任分配不合理、過程管理不完善、內(nèi)控制度落實存在障礙，從本質(zhì)上看這三類問題都與資產(chǎn)管理體系內(nèi)部信息溝通不暢有一定關(guān)系，引入信息化管理手段對解決相應(yīng)問題有十分重要的作用。從固定資產(chǎn)管理責(zé)任分配角度來看，現(xiàn)階段高校采用歸口管理的主要原因在于多數(shù)高校己有固定資產(chǎn)類型多樣，而實際可投入到固定資產(chǎn)管理工作上的人力資源不足，故采用效率更高的歸口管理方式。而在信息技術(shù)的支持下，固定資產(chǎn)統(tǒng)一管理對人力資源的需求顯著下降，可以擺脫對歸口管理模式的過度依賴。同時在信息化管理模式下高校固定資產(chǎn)使用過程中可以采取更嚴(yán)格的多級化管理，這樣能夠強化責(zé)任分配質(zhì)量和落實質(zhì)量，其中信息化技術(shù)還能夠避免多級化管理下固定資產(chǎn)申用審核等的效率問題。從過程管理的角度來看，目前高校固定資產(chǎn)管理的過程不完善主要集中在事前和事后管理階段，相應(yīng)管理中的核心問題在于固定資產(chǎn)投資管理部門對于所投資項目的分析不足，而根本原因在于管理部門不重視經(jīng)驗積累，難以支持風(fēng)險評估;同時在固定資產(chǎn)購置后缺乏對固定資產(chǎn)的實時監(jiān)管，導(dǎo)致資產(chǎn)損失、流失問題無法被及時發(fā)現(xiàn)。而這兩類問題都能夠通過信息化技術(shù)來解決，例如前者可依托高校固定資產(chǎn)投資大數(shù)據(jù)來分析和定位風(fēng)險，后者則可利用物聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控技術(shù)等對固定資產(chǎn)進行有效的追蹤管理等。從內(nèi)控制度落實角度來看，高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)控制度的核心問題在于內(nèi)控體系的連貫性不足，其本質(zhì)在于信息傳遞效率低、信息共享質(zhì)量差，大多數(shù)審計監(jiān)管信息需要審計部門工作人員親自到現(xiàn)場獲取，這嚴(yán)重影響了內(nèi)控工作執(zhí)行效率和質(zhì)量。而統(tǒng)一的固定資產(chǎn)信息化管理體系能將大部分審計工作所需的信息集中整合到固定資產(chǎn)信息庫中，大幅降低審計人員線下工作比重，從而保障內(nèi)控工作質(zhì)量。三、高校固定資產(chǎn)信息化管理策略（一）構(gòu)建多級網(wǎng)絡(luò)管理模式多級網(wǎng)絡(luò)管理的根本目標(biāo)是要保障固定資產(chǎn)管理責(zé)任的細(xì)化分配與統(tǒng)一監(jiān)管，從而以多級管理替代扁平化管理，更有效地規(guī)避固定資產(chǎn)管理責(zé)任空缺與執(zhí)行風(fēng)險。具體到管理實踐中，應(yīng)分別從固定資產(chǎn)管理的組織結(jié)構(gòu)和信息化管理體系結(jié)構(gòu)兩個方面進行多級化調(diào)整。首先，建立多級化固定資產(chǎn)管理組織結(jié)構(gòu)。即從固定資產(chǎn)管理組織制度層面強化責(zé)任多級細(xì)化分配，應(yīng)由院長聯(lián)合財務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同對全校固定資產(chǎn)管理進行統(tǒng)一指揮，下設(shè)固定資產(chǎn)投資管理部門，負(fù)責(zé)投資需求分析、投資風(fēng)險分析與評估、投資風(fēng)險監(jiān)控與跟蹤管理;原按固定資產(chǎn)類型的歸口管理分類不變，新增專業(yè)資管部門對固定資產(chǎn)管理做綜合統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)管理，審計部門責(zé)任小組納入統(tǒng)計管理層，負(fù)責(zé)對統(tǒng)計歸口部門的責(zé)任監(jiān)督和管理;基層固定資產(chǎn)使用和管理部門設(shè)定明確管理權(quán)，負(fù)責(zé)使用權(quán)分配、固定資產(chǎn)使用和變更（變化）記錄等，保證權(quán)責(zé)明確，避免權(quán)責(zé)交叉、重疊等混亂現(xiàn)象。其次，建立與固定資產(chǎn)管理組織結(jié)構(gòu)匹配的一體化、多權(quán)限層級的信息化管理系統(tǒng)。一般可采用三級管理模式，其中：一級管理模塊的使用權(quán)人主要為院長、財務(wù)部門固定資產(chǎn)管理負(fù)責(zé)人、固定資產(chǎn)投資管理部門相關(guān)人員，負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)投資、分配與使用的全流程管控;二級管理模塊的使用權(quán)人主要為歸口責(zé)任部門，包括財務(wù)部、各院系行政部門和院校后勤部門，各部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)分配、使用信息審核與跟蹤管理、向上反饋資源需求、向下下達管理需求等;三級管理模塊為基層管理部門，負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)使用需求提交、固定資產(chǎn)的使用與保護、固定資產(chǎn)的出＼歸庫記錄等。各級管理模塊按照管理層級不同設(shè)置不同權(quán)限，其中審核后信息的變更操作應(yīng)做限制，所有審核后信息的變更歷史應(yīng)保存系統(tǒng)記錄，同時保留變更前所有操作記錄和舊版本信息，確保資產(chǎn)信息完整性和真實性。（二）統(tǒng)一固定資產(chǎn)信息化管理數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口固定資產(chǎn)信息化管理最重要的一個目標(biāo)是建立統(tǒng)一的信息資源管理系統(tǒng)，這一方面能夠保證固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息的完整性，提升管理和審計質(zhì)量，另一方面能夠?qū)潭ㄙY產(chǎn)管理問題分析提供充足資料，幫助管理部門更好地發(fā)現(xiàn)潛在問題。但具體到事件當(dāng)中，固定資產(chǎn)管理細(xì)膩的統(tǒng)一管理要從制度和技術(shù)方面實現(xiàn)同步統(tǒng)一。首先，要建立標(biāo)準(zhǔn)的固定資產(chǎn)信息化管理流程。各責(zé)任部門必須嚴(yán)格按照工作制度與流程規(guī)范執(zhí)行資產(chǎn)購置申請、投資、使用和跟蹤管理工作，同步記錄固定資產(chǎn)信息，確保信息完整性。其次，要建立統(tǒng)一的信息錄入標(biāo)準(zhǔn)。在固定資產(chǎn)采購等投資活動中，籌資申請、籌資記錄、投資記錄等信息都要提供標(biāo)準(zhǔn)模版，為未來統(tǒng)計信息提供標(biāo)準(zhǔn)化支持;在固定資產(chǎn)使用過程中，使用申請、出入庫記錄等都需要做到標(biāo)準(zhǔn)化管理，使用標(biāo)準(zhǔn)格式錄入;在固定資產(chǎn)檢查方面，所有檢查信息也需要采用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)格式。最后，要建立歸一化數(shù)據(jù)接口。主要針對固定資產(chǎn)管理不同階段的綜合數(shù)據(jù)信息分庫管理等問題（例如多分院間使用不同物理數(shù)據(jù)庫的情況），提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和歸一數(shù)據(jù)接口，保證審計監(jiān)管部門和財務(wù)部門在進行固定資產(chǎn)清查和核算過程中能夠有效調(diào)用所有信息且保證信息格式的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，進而保證清查等管理工作的準(zhǔn)確性，也為其他固定資產(chǎn)實時管理工作提供高時效性的遠(yuǎn)程監(jiān)管條件。（三）建立專業(yè)的資產(chǎn)信息化管理隊伍發(fā)展模式固定資產(chǎn)管理的信息化改革必然提高了對相關(guān)管理人員的技術(shù)能力要求，未來高校在資產(chǎn)管理工作隊伍的建設(shè)過程中需要將資產(chǎn)信息化管理技能培育作為新增內(nèi)容，重點優(yōu)化相應(yīng)技能培育和發(fā)展相關(guān)的內(nèi)容體系、教育培訓(xùn)體系、實踐鍛煉方案等。同時在未來資產(chǎn)管理人才招募中增加對人才信息化技術(shù)的考察，將之作為人才能力的基礎(chǔ)要素進行評價，相應(yīng)能力也作為在崗工作人員的績效評價與職稱評定參考要素，實現(xiàn)對隊伍成員自主技術(shù)能力發(fā)展的有效激勵，有效提升團隊工作能力。四、結(jié)語通過本文分析來看，目前我國高校固定資產(chǎn)管理的問題主要表現(xiàn)在制度層面，而相應(yīng)制度的優(yōu)化大多依賴信息化管理的支持，甚至可以通過信息化管理來徹底解決相應(yīng)問題，而現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)普及和信息技術(shù)發(fā)展都為信息化管理改革提供了有利條件。針對現(xiàn)有問題，本文認(rèn)為高校固定資產(chǎn)信息化管理應(yīng)從多級管理、信息統(tǒng)一管理、隊伍發(fā)展三個方面著手，具體應(yīng)用中要同時從管理制度和信息技術(shù)方面實施并行改革，保障固定資產(chǎn)信息化管理的有效落實。R