年科研行業(yè)檔案管理制度相關(guān)匯報(bào)人：XX2023-12-23目錄contents檔案管理制度概述科研檔案收集與整理科研檔案保存與利用科研檔案鑒定與銷毀科研檔案信息化建設(shè)監(jiān)督檢查與考核評(píng)價(jià)機(jī)制檔案管理制度概述01檔案定義與分類檔案定義檔案是指科研單位在科研活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案分類根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和載體等特征，科研檔案可分為科研項(xiàng)目檔案、科研管理檔案、科研人員檔案等。實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。管理原則建立科學(xué)、合理、高效的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，為科研活動(dòng)提供有力支撐。管理目標(biāo)檔案管理原則與目標(biāo)適用范圍適用于科研單位及其所屬各部門、科研項(xiàng)目組在科研活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。適用對(duì)象科研單位檔案管理人員、科研人員以及其他相關(guān)人員。適用范圍及對(duì)象科研檔案收集與整理02科研項(xiàng)目檔案科研成果檔案科研管理檔案收集要求收集范圍及要求01020304包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、立項(xiàng)批復(fù)、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)分析、研究報(bào)告等。包括論文、專著、專利、軟件著作權(quán)、獲獎(jiǎng)證書等。包括科研項(xiàng)目管理、經(jīng)費(fèi)管理、實(shí)驗(yàn)室管理、學(xué)術(shù)交流與合作等相關(guān)文件。確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，及時(shí)歸檔并妥善保管。按照科研項(xiàng)目、成果、管理等類別進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。分類整理對(duì)檔案進(jìn)行編目登記，建立檔案目錄和索引，方便檢索和查閱。編目登記將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。數(shù)字化處理遵循國家檔案局和相關(guān)行業(yè)部門的檔案管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。整理標(biāo)準(zhǔn)整理方法及標(biāo)準(zhǔn)問題一檔案收集不齊全解決方案建立檔案收集制度，明確收集范圍和責(zé)任人，加強(qiáng)監(jiān)督和檢查，確保檔案收集齊全。常見問題與解決方案常見問題與解決方案檔案整理不規(guī)范問題二制定檔案整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案整理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平。解決方案VS檔案保管不安全解決方案建立檔案保管制度，加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)和安全管理，采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)和措施，確保檔案的安全和完整。問題三常見問題與解決方案檔案利用不便捷推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立電子檔案庫和在線查閱平臺(tái)，提高檔案利用效率和服務(wù)水平。問題四解決方案常見問題與解決方案科研檔案保存與利用03設(shè)立專門的檔案室，具備防火、防盜、防潮、防塵、防高溫等功能，確保檔案安全。檔案室建設(shè)檔案裝具溫濕度控制采用專用檔案柜、架、盒等裝具，避免檔案受損。檔案室內(nèi)應(yīng)安裝溫濕度計(jì)，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié)室內(nèi)溫濕度，確保檔案保存環(huán)境穩(wěn)定。030201保存條件及設(shè)施要求借閱手續(xù)借閱科研檔案需履行登記手續(xù)，注明借閱人、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容等信息。復(fù)制管理允許對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，但需注明復(fù)制來源和用途，并確保復(fù)制件與原件一致。傳遞方式檔案?jìng)鬟f需采用安全可靠的方式進(jìn)行，如專人遞送、機(jī)要交通等，確保檔案在傳遞過程中不丟失、不泄密。借閱、復(fù)制和傳遞規(guī)定檔案價(jià)值挖掘與利用策略檔案編研對(duì)科研檔案進(jìn)行深入研究和分析，挖掘其中的學(xué)術(shù)價(jià)值和實(shí)踐意義，形成有價(jià)值的編研成果。檔案展覽通過舉辦檔案展覽等形式，展示科研檔案的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義，提高公眾對(duì)科研檔案的認(rèn)知度和利用率。檔案數(shù)字化利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)科研檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案館或數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱和利用，提高檔案利用效率。合作與交流加強(qiáng)與其他科研機(jī)構(gòu)或檔案管理部門的合作與交流，共享檔案資源，推動(dòng)科研檔案的廣泛應(yīng)用和學(xué)術(shù)交流?？蒲袡n案鑒定與銷毀04鑒定方法采用直接鑒定法，以案卷為單位，根據(jù)檔案保管期限表對(duì)照案卷逐卷、逐件、逐頁、逐項(xiàng)地進(jìn)行審查，凡已到保管期限，且審查后認(rèn)為無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，可確定為銷毀對(duì)象。要點(diǎn)一要點(diǎn)二鑒定程序由檔案室工作人員對(duì)檔案進(jìn)行初步鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。然后，由檔案室組織檔案鑒定小組進(jìn)行復(fù)審，最終確定銷毀檔案名單。鑒定方法及程序除特殊情況外，一般應(yīng)滿足以下條件方可銷毀——檔案保管期滿；經(jīng)過鑒定確認(rèn)無繼續(xù)保存價(jià)值；經(jīng)過檔案鑒定小組審核批準(zhǔn)。銷毀條件檔案銷毀前，必須編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列明擬銷毀檔案的檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、形成時(shí)間、應(yīng)保管期限、已保管時(shí)間和銷毀時(shí)間等內(nèi)容?！稒n案銷毀清冊(cè)》需經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并報(bào)送上級(jí)檔案管理部門備案。銷毀檔案時(shí)，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，確保檔案信息安全。銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并由監(jiān)銷人簽名確認(rèn)。銷毀程序銷毀條件及程序特殊情況處理對(duì)于涉及法律糾紛或法律訴訟的檔案，在糾紛或訴訟未解決前不得銷毀。如需銷毀，應(yīng)依法進(jìn)行，并保留相關(guān)證據(jù)。涉及法律糾紛或法律訴訟的檔案對(duì)于涉及未了事項(xiàng)或正在辦理中的檔案，應(yīng)暫時(shí)保留，待事項(xiàng)辦理完畢后再進(jìn)行鑒定和銷毀。涉及未了事項(xiàng)或正在辦理中的檔案對(duì)于具有重要價(jià)值或特殊意義的檔案，即使已到保管期限，也應(yīng)繼續(xù)保存。如需銷毀，應(yīng)報(bào)請(qǐng)上級(jí)檔案管理部門批準(zhǔn)。具有重要價(jià)值或特殊意義的檔案科研檔案信息化建設(shè)05

數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)應(yīng)用數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)利用掃描、OCR等技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。數(shù)字化加工流程建立規(guī)范的數(shù)字化加工流程，包括檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)，確保數(shù)字化轉(zhuǎn)換的質(zhì)量和效率。數(shù)字化轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)制定數(shù)字化轉(zhuǎn)換的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的可用性、可訪問性和可理解性。電子文件分類與編碼制定電子文件的分類方案和編碼規(guī)則，實(shí)現(xiàn)電子文件的規(guī)范化管理和便捷檢索。電子文件存儲(chǔ)與備份建立電子文件的存儲(chǔ)機(jī)制和備份策略，確保電子文件的安全性和可靠性。系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)的整體架構(gòu)，包括數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)、系統(tǒng)功能模塊劃分、用戶界面設(shè)計(jì)等。電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)制定網(wǎng)絡(luò)安全策略和管理規(guī)范，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)教育，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。網(wǎng)絡(luò)安全策略數(shù)據(jù)加密與傳輸安全訪問控制與身份認(rèn)證安全審計(jì)與監(jiān)控采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全性。建立嚴(yán)格的訪問控制機(jī)制和身份認(rèn)證體系，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。實(shí)施安全審計(jì)和監(jiān)控措施，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處置安全事件，保障科研檔案信息化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。網(wǎng)絡(luò)安全保障措施監(jiān)督檢查與考核評(píng)價(jià)機(jī)制06在科研單位內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)建立完善的內(nèi)部監(jiān)督制度，明確監(jiān)督的內(nèi)容、方式、頻次和責(zé)任人，確保檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。制定內(nèi)部監(jiān)督制度采取定期巡查、專項(xiàng)檢查、隨機(jī)抽查等多種方式，對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督措施內(nèi)部監(jiān)督檢查機(jī)制建立123科研單位應(yīng)積極配合國家審計(jì)機(jī)關(guān)或上級(jí)主管部門的審計(jì)工作，如實(shí)提供檔案管理相關(guān)資料和情況。接受外部審計(jì)對(duì)于國家檔案行政管理部門或其他相關(guān)部門的檢查，科研單位應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備，主動(dòng)配合，及時(shí)提供所需材料和信息。配合外部檢查科研單位應(yīng)加強(qiáng)與外部審計(jì)、檢查機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解相關(guān)政策和要求，確保檔案管理工作的合規(guī)性。加強(qiáng)與外部機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)外部審計(jì)、檢查配合工作根據(jù)科研檔案管理工作的特點(diǎn)和要求，制定合理的考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案管理的完整性