ICS03.080.20CCSA14

DB4401廣 州 市 地 方 標 準DB4401/T198—2022建設工程檔案著錄規(guī)范Codeforconstructionprojectarchivesdescription202220221230發(fā)布20230130實施廣州市市場監(jiān)督管理局發(fā)布目 次前 言 III范圍 1規(guī)范性引用文件 1術語和定義 1著錄級別 2著錄詳簡級次 2著錄文字 3著錄符號 3著錄用符號及用途 3著錄用符號使用說明 3著錄信息源 3著錄要求 4項目級著錄 4單體級著錄 6案卷級著錄 7文件級著錄 8電子文件級著錄 9附錄A（規(guī)范性）地理信息著錄單 11附錄B（規(guī)范性）建設工程檔案項目級著錄單 12附錄C（規(guī)范性）建設工程檔案單體級著錄單 13附錄D（規(guī)范性）建設工程檔案案卷級著錄單 15附錄E（規(guī)范性）建設工程檔案文件級著錄單 16附錄F（規(guī)范性）建設工程檔案電子文件級著錄單 17DB4401/T198—2022前 言本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則 第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別專利的責任。本文件由廣州市規(guī)劃和自然資源局提出并歸口。IIIIIIDB4401/T198—2022DB4401/T198—2022DB4401/T198—2022DB4401/T198—2022建設工程檔案著錄規(guī)范范圍本文件規(guī)定了建設工程檔案著錄的術語和定義、著錄級別、著錄詳簡級次、著錄文字、著錄符號、著錄信息源、著錄要求。DB4401規(guī)范性引用文件DB4401（包括所有的修改單適用于本文件。GB/T50323 城市建設檔案著錄規(guī)范CJJ/T117 建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范術語和定義GB/T50323界定的以及下列術語和定義適用于本文件。3.1建設工程 constructionproject基礎設施工程、管線工程或其他。［來源：GB/T50328-2014，2.0.1，有修改］3.2建設工程檔案 constructionprojectarchives在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄，簡稱工程檔案。［來源：GB/T50328-2014，2.0.8，有修改］3.3單體 single-building建設工程項目管理單元，通常指具有完整幾何形體的獨立建筑物，也可根據(jù)工程實際情況，將單元工程、子單元工程或分部工程參照單體管理。3.4建設工程檔案著錄 descriptionofconstructionprojectarchives13.53.63.73.8

編制建設工程檔案目錄時，為提取檔案信息，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過項目級著錄 projectdescription對一個建設工程（項目）的檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、記錄。單體級著錄 single-buildingdescription對一個單體工程的檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、記錄。案卷級著錄 filedescription對一個案卷的檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、記錄。電子文件 electronicdocument在城鄉(xiāng)建設及其管理活動中形成的，可依靠計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字格式的信息記錄，簡稱電子文件。3.9電子復合文件 electroniccompounddocument由具有特別緊密聯(lián)系的多個單份電子文件組合而成的電子文件。3.10文件級著錄 documentdescription對一個電子復合文件或一份非電子文件的內(nèi)容和形式特征進行分析、記錄。3.11電子文件級著錄 electronicdocumentdescription對單份電子文件的內(nèi)容和形式特征進行分析、記錄。3.12著錄詳簡級次 descriptionlevel著錄的詳簡程度，分為簡要級次和詳細級次。僅著錄必要項目的為簡要級次，除著錄必要項目外，還著錄部分或全部選擇項目的為詳細級次。3.13電子文件特征信息 characteristicinformationofelectronicdocument電子文件基本信息中區(qū)別于其他電子文件的信息。著錄級別著錄詳簡級次簡要級次項目包括：項目名稱、工程所在行政區(qū)、建設工程規(guī)劃許可證、單體名稱、工程地點、項目代碼、建設單位、設計單位、勘察單位、施工單位、監(jiān)理單位、建設規(guī)模、案卷題名、文件題名、責任者、日期、立卷人、審核人、文件名（電子文件級）。除簡要級次項目外，其他著錄項目均為詳細級次。2著錄文字著錄用文字應規(guī)范化。漢字應使用標準化漢字，文件編號、時間項、載體與數(shù)量項、專業(yè)記載項、排檢與編號項中的數(shù)字應使用阿拉伯數(shù)字。其他語種文字檔案著錄時應依照其語種文字書寫規(guī)則。著錄符號著錄用符號及用途DB4401著錄用符號及用途應符合表1的要求。DB4401表1 著錄用符號及用途.—=：/；+［］（）？—...、□

用途置于下列六大項之前：稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體與數(shù)量項、專業(yè)記載項、附注與提要項，用于區(qū)分各大項置于并列題名之前置于下列著錄小項之前：文件編號、工程地址、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格，以及各專業(yè)記載項之間，用于區(qū)分各著錄小項置于第一責任者之前置于第一個附件之前置于下列著錄內(nèi)容的兩端：自擬著錄內(nèi)容、文件編號中的年度、責任者省略時的“等”字置于有關責任者的說明文字的兩端，如責任者所屬機構(gòu)名稱、責任者真實姓名、責任者職務或身份、外國責任者國別及姓名原文等置于不能確定的著錄內(nèi)容之前，一般與［］號配合使用用于下列內(nèi)容之間：日期起止，檔號、電子文檔號、縮微號、存放地址號的各層次之前用于節(jié)略內(nèi)容對建設用地規(guī)劃許可證號、建設工程規(guī)劃許可證號、建設工程施工許可證號、地形圖號、建設工程規(guī)劃驗收合格證號/建設工程規(guī)劃條件核實意見書編號進行著錄，有多個并列著錄內(nèi)容需分隔時使用用于每一個殘缺文字和未考證出時間的每一數(shù)字。未考證出的責任者及難以計數(shù)的殘缺文字用三個“ 表示注：表中符號應采用半角符號。著錄用符號使用說明“.—“［”“（”.—。不著錄的大項、小項或單元，其著錄符號應連同該項目一并省略。著錄信息源3著錄信息應來源于被著錄的檔案。電子文件級著錄應依據(jù)電子文件的元數(shù)據(jù)及電子文件內(nèi)容的文頭、文尾。文件級著錄應依據(jù)文頭、文尾。案卷級著錄應依據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。單體級著錄應根據(jù)該單體所有案卷的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、備考表、移交書等。項目級著錄應根據(jù)該項目所有單體的單體目錄、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、備考表、移交書等。被著錄的檔案信息不足時，應參考其他有關的檔案、資料。著錄要求項目級著錄項目名稱（工程（區(qū)（區(qū)地方命工程（項目）地址項目區(qū)名稱指項目所在的區(qū)（縣、鎮(zhèn)）名。項目街道指項目所在的街道（鎮(zhèn)、鄉(xiāng)）名。項目地址路指項目所在的路名。項目地址號指項目所在的具體門牌號。項目沒有街道名、路名或具體門牌號時，則依次填寫以下材料上的地址：《建設工程規(guī)劃驗收合格證》/《建設工程規(guī)劃條件核實意見書》；《建設工程規(guī)劃許可證》；《建設工程施工許可證》；竣工驗收報告；開工報告。建設單位/《建設工程規(guī)劃條件核實意見書》或《建設工程規(guī)劃許可證》中確定聯(lián)系人建設單位的著錄經(jīng)辦人的姓名。聯(lián)系電話建設單位的著錄經(jīng)辦人的電話。建設用地規(guī)劃許可證號4工程類型包括建筑工程、市政基礎設施工程、管線工程或其他工程。應依據(jù)《建設工程規(guī)劃許可證》，結(jié)合《城建檔案分類方案》進行著錄。建設工程施工許可證號DB4401特殊情況DB4401工程是否屬于重點工程、爛尾樓等特殊情況。地理信息行政區(qū)（（地級（地形圖號項目或單體所在的地形圖的分幅號。應使用《建設工程規(guī)劃驗收合格證》/《建設工程規(guī)劃條件核項目或單體所在的地形圖的分幅號。應使用《建設工程規(guī)劃驗收合格證》/《建設工程規(guī)劃條件核（地理信息坐標系應采用廣州2000坐標系。地理平面坐標為單體項目地址所對應的地名地址點X，Y坐標，中間用英文逗號隔開。如審批文件附圖有準確圖形及其點坐標表，應全部著錄，坐標間用分號間隔。著錄單要求地理信息著錄單應符合附錄A。項目代碼附注與提要建設單位移交建設工程檔案時對項目檔案狀況的移交說明。著錄格式5應符合附錄B。單體級著錄所屬項目單體（單位）工程所屬的建設工程項目名稱。單體名稱單位（子單位）工程的名稱。通常為《建設工程規(guī)劃驗收合格證》/《建設工程規(guī)劃條件核實意見工程地址指單位工程（子單位）工程的建設地址，與9.1.2一致。項目代碼本單體所屬的項目工程在全市的唯一編號，與9.1.11一致。建設工程規(guī)劃驗收合格證號/建設工程規(guī)劃條件核實意見書編號城鄉(xiāng)規(guī)劃主管部門對本單體工程核發(fā)的《建設工程規(guī)劃驗收合格證》/《建設工程規(guī)劃條件核實意設計單位負責本工程設計的設計單位。施工單位負責本工程施工的施工單位?？辈靻挝回撠煴竟こ痰刭|(zhì)勘察的勘察單位。監(jiān)理單位負責本工程建設監(jiān)理的監(jiān)理單位。建設規(guī)模本單體的《建設工程規(guī)劃驗收合格證》/《規(guī)劃條件核實意見書》或《建設工程規(guī)劃許可證》所載的建設工程面積、層數(shù)等專業(yè)記載信息。建設工程規(guī)劃許可證號時間6本單體工程的開工時間和竣工時間，年、月、日之間用“-”號相隔。總投資數(shù)本單體工程的投資金額，應與《建設工程施工許可證》中的合同價格一致，單位為萬元。建設用地規(guī)劃許可證號城鄉(xiāng)規(guī)劃主管部門對含本單體的工程項目核發(fā)的《建設用地規(guī)劃許可證》的編號。建設工程施工許可證號住建主管部門對含本單體的工程項目核發(fā)的《建設工程施工許可證》的編號。DB4401地理信息DB4401應符合9.1.10。項目（單體）號檔號中表示單體級的部分。附注與提要建設單位移交檔案時對本單體及檔案狀況的移交說明。應符合附錄C。案卷級著錄卷號案卷的順序號，從0001開始設置。案卷題名應符合附錄C。案卷級著錄卷號案卷的順序號，從0001開始設置。案卷題名編制單位案卷內(nèi)文件形成單位或主要責任者。有多個形成單位時，選擇其中一個主要的，其余作“等”代替。編制時間案卷內(nèi)全部文件形成的起止時間。案卷頁數(shù)案卷的總頁數(shù)。盒號案卷盒的編號。7立卷人負責整理文件的人。審核人對案卷的完整性、合理性負責任的人。密級與保管期限案卷級的密級根據(jù)本案卷中文件的最高保密程度的等級確定?？煞譃楣_、國內(nèi)、內(nèi)部、秘密、機密、絕密。根據(jù)該案卷的價值確定其應該保存的時間長度，在案卷組成時確定，對已更改的，應著錄新的保管期限。載體類型附注與提要立卷單位和立卷人對本卷檔案特殊情況的備考說明。排檢與編號主要指案卷卷號、檔號、項目（單體）號、總登記號、存放位置、電子檔案光盤號。主要指案卷卷號、檔號、項目（單體）號、總登記號、存放位置、電子檔案光盤號。9.3.13 著錄格式應符合附錄D。文件級著錄文件編號文件題名文件標題或圖紙的全稱。文件標題或圖紙的全稱相同時，文件題名通過增加前/后綴后加以區(qū)分。責任者文件的直接形成單位。一般指文件落款蓋章單位或竣工圖章上標注的施工單位。時間文件形成日期。一般指文件落款日期或竣工圖章上標注的編制日期。頁次每份文件在本案卷的起始頁號，最后一份文件填寫文件的起止頁號。8電子復合文件信息117規(guī)定執(zhí)行。檔號文件所屬案卷的檔號。密級與保管期限文件保密程度的等級，分為公開、國內(nèi)、內(nèi)部、秘密、機密、絕密。DB4401根據(jù)文件價值確定文件應該保存的時間長度，應在該文件所屬案卷組成時確定。對已更改保管期限的應著錄新的保管期限。DB4401著錄格式應符合附錄E。電子文件級著錄電子文件特征信息文件技術環(huán)境文件轉(zhuǎn)換狀態(tài)件時；當前）。排檢與編號（或同一案卷內(nèi)電子文件的前四級著錄應與相應紙質(zhì)文件的項目級、單體級、案卷級、文件級著錄項目一致。密級與保管期限該份電子文件的密級，根據(jù)該份電子文件所屬文件級的最高保密程度的等級確定，可分為公開、國內(nèi)、內(nèi)部、秘密、機密、絕密。根據(jù)該份電子文件所屬文件的價值確定的該電子文件應該保存的時間長度，應在該電子文件所屬案卷組成時確定，對已更改保管期限的，應著錄新的保管期限。著錄格式應符合附錄F。91010附 錄 A（規(guī)范性）表A.1為地理信息著錄單。a本著錄單中的“a本著錄單中的“所屬項目的項目代碼”與《建設工程檔案項目級著錄單》、《建設工程檔案單體級著錄單（建筑工程）》、《建設工程檔案單體級著錄單（通用）》的“項目代碼”為關聯(lián)項，內(nèi)容一致。b本著錄單中的“所屬單體的項目（單體）號”與《建設工程檔案單體級著錄單（建筑工程）（通用（單體“檔號”（單體號為“檔號中表示項目（單體）的部分。c有多個地形圖號的，中間應用“、”隔開。Y坐標X坐標地理信息平面坐標地理信息坐標系地形圖號c行政區(qū)所屬單體的項目（單體）號b所屬項目的項目代碼aDB440111附 錄 B（規(guī)范性）建設工程檔案項目級著錄單表B.1為建設工程檔案項目級著錄單。表B.1建設工程檔案項目級著錄單建設工程檔案項目信息表項目名稱工程類型a項目代碼b工程所在行政區(qū)c工程（項目）地址建設單位聯(lián)系人聯(lián)系電話證號號建設工程施工許可證號號建設工程規(guī)劃驗收合格證號/建設工程規(guī)劃條件核實意見書號特殊情況附注與提要a工程類型包括建筑工程、市政基礎設施工程、管線工程、其他。b本著錄單中的“項目代碼”與《地理信息著錄單》的“所屬項目的項目代碼”為關聯(lián)項，內(nèi)容一致。c區(qū)、空港經(jīng)濟區(qū)。存量檔案中可能存在廣州開發(fā)區(qū)、蘿崗區(qū)、東山區(qū)、芳村區(qū)。1212單位工程名稱建筑面積單位工程名稱建筑面積（m2）高度（m）層數(shù)地下結(jié)構(gòu)類型開工時間竣工時間地上總投資（萬元）工程決算（萬元）檔案狀況幢數(shù)移交目錄冊（冊）總卷數(shù)文字（卷）圖紙（卷）移交單位移交人移交電話附注與提要a本著錄單中的“（單體號”“（單體號（單體號”中表示項目（單體）的部分。b本著錄單中的“項目代碼”與《地理信息著錄單》的“所屬項目的項目代碼”為關聯(lián)項，內(nèi)容一致。13附 錄 C（規(guī)范性）建設工程檔案單體級著錄單表C.1為建設工程檔案單體級著錄單（建筑工程），適用于建筑工程的著錄?；拘畔㈨椖棵Q項目（單體）號基本信息項目名稱項目（單體）號a工程名稱工程地點項目代碼建設單位勘察單位責設計單位任者證號監(jiān)理單位施工單位地形圖號建設用地規(guī)劃許可證號建設工程規(guī)劃許可證號建設工程施工許可證號建設工程規(guī)劃驗收合格證號/建設工程規(guī)劃條件核實意見書號專 業(yè) 特 征（含建設規(guī)模）DB4401表C.2為建設工程檔案單體級著錄單的通用版本，適用于建筑工程以外的其他工程類型。表C.2建設工程檔案單體級著錄單（通用）基本信息工程名稱項目名稱項目（單體）號a工程地點項目代碼b責任者建設單位證號地形圖號勘察單位建設用地規(guī)劃許可證號設計單位建設工程規(guī)劃許可證號監(jiān)理單位建設工程施工許可證號施工單位建設工程規(guī)劃驗收合格證號/建設工程規(guī)劃條件核實意見書號建設規(guī)模（萬元工程決算（萬元）開工時間竣工時間檔案狀況移交目錄冊（冊）總卷數(shù)文字（卷）圖紙（卷）移交單位移交人移交電話附注與提要a本著錄單