2018合同管理制度時(shí)間：2018年1201合同訂立基本要求目錄CONTENT02部門職責(zé)03合同訂立、執(zhí)行與管理異常、違規(guī)處理

04求 01合同訂立基本要簽訂要求合同不允許倒簽訂立合同原則上應(yīng)使用公司的標(biāo)準(zhǔn)化合同范本合同倒簽指合同涉及事項(xiàng)

在合同簽訂前已實(shí)際履行。在合同簽訂前必須進(jìn)行招標(biāo)或詢價(jià)的，應(yīng)按規(guī)定完成招投標(biāo)或詢價(jià)程序后再進(jìn)行合同評(píng)審。合同應(yīng)包括合同（協(xié)議）條款、清單、定標(biāo)文件、請示文件等確定雙方權(quán)利義務(wù)的所有文件，應(yīng)一并報(bào)審，一并存檔。書面簽提前簽先預(yù)審 再流程如有特殊情況出現(xiàn)合同倒簽的，應(yīng)在報(bào)批時(shí)對(duì)倒簽事由作出書面說明，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目總經(jīng)理審批同意。倒簽會(huì)帶來哪些風(fēng)險(xiǎn)？1、法律風(fēng)險(xiǎn)01在合同沒有簽訂之前，一旦出現(xiàn)糾紛，沒有合同條款的約定，就意味著沒有約束，沒有依據(jù)，合同雙方權(quán)利義務(wù)無法得到有效保護(hù)，合同風(fēng)險(xiǎn)巨大且不可控。例：一遇糾紛舉證難，遇著“變卦”真為難。我司為了舉辦一個(gè)活動(dòng)找B公司供貨，要求其在30天以內(nèi)送到指定地點(diǎn)，到了交貨當(dāng)天，B公司說市場價(jià)格浮動(dòng)，要漲價(jià)，再找其他供應(yīng)商供貨就來不及將活動(dòng)正常舉行，此時(shí)就陷入被動(dòng)狀態(tài)，有可能導(dǎo)致付出更高的成本。02施工合同中，如果發(fā)生了重大安全事故、工程量變更等事項(xiàng)，如果沒有事先簽訂合同，雙方就相關(guān)事項(xiàng)容易發(fā)生爭議，很難順利解決。03勞務(wù)分包合同，因?yàn)橄冗M(jìn)場施工，可能發(fā)生價(jià)格爭議或者人員傷亡，沒有合同約束，無法明確劃分責(zé)任。2、審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)不管合同倒簽有沒有給公司帶來一定程度的損害，但是它明顯違背了企業(yè)內(nèi)控管理制度以及流程，同時(shí)也已經(jīng)給內(nèi)控制度的執(zhí)行造成一定的不良影響，審計(jì)上將合同倒簽認(rèn)定為重大風(fēng)險(xiǎn)。3、管理風(fēng)險(xiǎn)不符合公司管理的規(guī)定，缺乏事前管控和過程管控，導(dǎo)致管理失控為什么合同要提前

事前控制風(fēng)險(xiǎn)前置簽合同倒簽的風(fēng)險(xiǎn)責(zé)

02部門職合同歸口管理部門總經(jīng)辦合同商務(wù)監(jiān)督部門財(cái)務(wù)部是工程施工、采購、配套類合同標(biāo)準(zhǔn)體系的建立和管理部門采購合約部負(fù)責(zé)引入合同相對(duì)方，與合同相對(duì)方協(xié)商合同條款并按照合同管理制度發(fā)起合同審批流程的部門合同經(jīng)辦部門部門職責(zé)總經(jīng)辦法務(wù)總經(jīng)辦行政總經(jīng)辦行政根據(jù)各業(yè)務(wù)部門需求擬定、修訂合同示范文本參與合同糾紛爭議的調(diào)解、仲裁和訴訟活動(dòng)組織對(duì)合同訂立及履行情況的監(jiān)督檢查負(fù)責(zé)公司合同章的保管與合同蓋章工作負(fù)責(zé)審核合同經(jīng)辦部門的合同編號(hào)建立合同檔案，對(duì)合同進(jìn)行登錄、統(tǒng)計(jì)、保管等總經(jīng)辦財(cái)務(wù)部采購合約部審查談判監(jiān)督報(bào)批01負(fù)責(zé)合同相對(duì)方的主體資格、資信、履約能力等基礎(chǔ)事項(xiàng)審查。02負(fù)責(zé)合同的商務(wù)談判、草擬合同條款（商務(wù)條款），審核商務(wù)條款和合同價(jià)格條款是否合理、合同權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、我方權(quán)利是否可以有效實(shí)現(xiàn)等，確保合同條款的可操作性，滿足交易目的。

03負(fù)責(zé)送審合同初稿，并根據(jù)審批意見修改合同，發(fā)起合同審批流程。04負(fù)責(zé)對(duì)本部門合同文檔進(jìn)行歸檔管理，建立合同臺(tái)帳，進(jìn)行合同編號(hào)。05負(fù)責(zé)合同履行過程中質(zhì)量、時(shí)間、費(fèi)用監(jiān)控，以及合同變更、解除和爭議解決。合同經(jīng)辦部門理 03合同訂立、執(zhí)行與管1.合同的談判與擬定2.合同的預(yù)審3.合同的審批4.合同的審批流程5.合同的用印6.合同的歸檔管理7.合同的履行與檢查主體資格合法性資料合同標(biāo)的應(yīng)符合合作方經(jīng)營范圍合作方應(yīng)具有相應(yīng)的履約能力合同對(duì)方當(dāng)事人履約能力或資信情況有瑕疵的，不應(yīng)與其簽訂合同。由代理人代簽合同的應(yīng)出具委托應(yīng)出具真實(shí)、有效的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明合同的談判與擬定合同經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人應(yīng)先對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信情況等基礎(chǔ)事項(xiàng)進(jìn)行審查和確認(rèn)經(jīng)辦人首先應(yīng)將合同文稿郵件發(fā)送財(cái)務(wù)、法務(wù)審核人進(jìn)行預(yù)審。未經(jīng)預(yù)審發(fā)起流程的，審核人可直接退回。對(duì)于緊急合同，原則上24小時(shí)內(nèi)反饋；對(duì)于一般合同或重大合同，原則上2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見。經(jīng)辦人收到預(yù)審部門反饋的審核意見后，應(yīng)與合同相對(duì)方溝通，如有反饋意見，須及時(shí)與審核人溝通確認(rèn)，溝通一致后，最終確認(rèn)定稿。02.01.03.合同的預(yù)審合同審核意見應(yīng)明確、具體，同意則簽署“同意”，有審核意見明確標(biāo)注并溝通發(fā)起人進(jìn)行修改，修改后重新上傳合同。報(bào)審合同應(yīng)當(dāng)條款完整，內(nèi)容具體，無歧義,合同條款中不出現(xiàn)空白待定事項(xiàng)。且經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)該合同的基本情況在流程上作出說明：如合同目的、合同金額、合同有效期等。按照《地產(chǎn)集團(tuán)合同管理制度》和本制度所規(guī)定的合同審批流程發(fā)起合同審批。應(yīng)當(dāng)為預(yù)審確認(rèn)的合同終稿的清潔版本。審核清潔稿內(nèi)容完整發(fā)起流程合同的審批營銷類合同營銷部發(fā)起→部門負(fù)責(zé)人→營銷總→項(xiàng)目總→總經(jīng)辦法務(wù)→財(cái)務(wù)部→區(qū)域公司總經(jīng)理。工程類合同采購合約部發(fā)起→部門負(fù)責(zé)人→分管高層→總經(jīng)辦法務(wù)→財(cái)務(wù)部→區(qū)域公司總經(jīng)理。設(shè)計(jì)類合同采購合約部發(fā)起→部門負(fù)責(zé)人→設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)人→分管高層→總經(jīng)辦法務(wù)→財(cái)務(wù)部→區(qū)域公司總經(jīng)理。投拓類合同投資拓展部發(fā)起→部門負(fù)責(zé)人→總經(jīng)辦法務(wù)→財(cái)務(wù)部→區(qū)域總經(jīng)理→地產(chǎn)集團(tuán)財(cái)務(wù)部→地產(chǎn)集團(tuán)法務(wù)部→地產(chǎn)集團(tuán)總裁。審批節(jié)點(diǎn)審批只能通過OA系統(tǒng)“合同評(píng)審、用印流程”。根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整審批環(huán)節(jié)若需增加會(huì)簽部門的，請自行加入；若為重大合

同的，審批環(huán)節(jié)至集團(tuán)相關(guān)部門評(píng)審后結(jié)束。合同的審批流程流程新建流程→成都公司流程→印章/用印/合同評(píng)審管理→合同評(píng)審、用印流程。經(jīng)辦人再次校對(duì)加蓋印章前，合同經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)再次校對(duì)合同，避免文字、語義出現(xiàn)差錯(cuò)，避免各部門的評(píng)審意見未被落實(shí)。合作方先蓋章合同原則上要求合同相對(duì)方先加蓋印章。合同經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)確認(rèn)擬蓋章合同已按合同審批意見全部修改完畢。合同蓋章人員負(fù)責(zé)對(duì)擬蓋章合同文本進(jìn)行核對(duì)、抽查。按要求蓋章按照公司印章管理要求，合同應(yīng)當(dāng)加蓋合同專用章（兩頁以上同時(shí)加蓋騎縫章），政府、壟斷行業(yè)要求必須加蓋公章的除外。禁止以財(cái)務(wù)印章、項(xiàng)目部印章代替合同專用章。禁止用印的情況1、空白紙張及空白的合同文本；2、未按照合同管理制度進(jìn)入合同審查流程并經(jīng)審批通過的合同文本。合同的用印經(jīng)辦部門設(shè)專人管理合同，合同存檔部門應(yīng)分別建立各自規(guī)范的合同臺(tái)賬，并做好臺(tái)賬登記、更新等工作。合同由經(jīng)辦部門、財(cái)務(wù)部、工程部（采購合約部）、總經(jīng)辦按要求留存的，需進(jìn)行妥善保管，不得遺失。合同檔案管理除應(yīng)遵守本制度關(guān)于檔案管理的規(guī)定之外，應(yīng)同時(shí)遵守各集團(tuán)公司有關(guān)檔案管理的規(guī)定。專人管不遺失守規(guī)定備存合同文本原件三份

由合同經(jīng)辦部門、總經(jīng)辦行政、財(cái)務(wù)部分別存檔原件一份歸檔管理合同的歸檔管理全面跟進(jìn)重合同、守信用監(jiān)督履行完善臺(tái)賬合同經(jīng)辦部門應(yīng)對(duì)合同履行的全過程負(fù)責(zé)，隨時(shí)了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理或匯報(bào)。合同經(jīng)雙方蓋章即產(chǎn)生法律效力，嚴(yán)格執(zhí)行合同規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實(shí)際履行和全面履行?？偨?jīng)辦行政和法務(wù)定期或不定期追蹤合同的履行，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向合同經(jīng)辦部門或領(lǐng)導(dǎo)提出，并督促合同主辦部門及時(shí)進(jìn)行處理。集團(tuán)每年中旬對(duì)各城市公司進(jìn)行合同巡檢。合同約定事項(xiàng)履行完畢后，合同經(jīng)辦部門需在合同臺(tái)賬中做好記錄備查。遇到可能給公司造成損失的緊急情況，合同經(jīng)辦部門除及時(shí)采取措施防止損失的擴(kuò)大外，應(yīng)同時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。合同的履行與檢查防止損失理 04異常、違規(guī)處1.將一份合同標(biāo)的分解成幾份合同以規(guī)避合同會(huì)簽審核；2.未經(jīng)授權(quán)、超越授權(quán)范圍或者濫用公司對(duì)其授權(quán)，以公司名義與他人訂立合同；3.合同未經(jīng)簽訂，先期履行并發(fā)生合同糾紛造成公司損失的；4.合同校對(duì)出現(xiàn)較大失誤，造成公司損失的；5.不按照本制度簽訂、履行、變更、解除合同或在簽訂、履行、變更、解除合同中無書面協(xié)議或其他書面憑證，造成公司損失的；6.簽訂合同不負(fù)責(zé)任，導(dǎo)致被欺詐給公司造成損失的；7.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中與合同對(duì)方當(dāng)事人或者其他人惡意串通，損害公司利益的；8.偽造、利用公司營業(yè)執(zhí)照、公章、合同專用章、授權(quán)委托書、介紹信、銀行帳號(hào)進(jìn)行合同詐騙的；9.明知或應(yīng)知對(duì)方或我方無實(shí)際履行能力的情況下與對(duì)方訂立合同的；10.明知或應(yīng)知對(duì)方虛構(gòu)合同主體、盜用、冒用他人名義而與之訂立合同的;11.利用合同非法占有公司資產(chǎn)的；11.簽訂、履行合同中未嚴(yán)格把關(guān)，購置有瑕疵、缺陷等不合格產(chǎn)品，引發(fā)事故或造成損失的；13.在合同可履行的情況下，無正當(dāng)理由拒不實(shí)際履行或不完全履行合同，或擅自以公司名義中止履行合同從而引發(fā)合同糾紛造成公司損失的；14.發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方在合同的履行過程中出現(xiàn)重大違約行為而拒不追究的；15.發(fā)生合同糾紛后隱瞞不報(bào)或未及時(shí)采取措施的；16.因會(huì)簽審核人員的失誤導(dǎo)致合同的嚴(yán)重缺陷，并造成公司損失的；17.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中收受利