XXXXXXX中心工作郵件使用規(guī)范（征求意見稿） 為保證溝通質(zhì)量，方便郵件查找和提高工作效率、提升工作質(zhì)量，加強工作規(guī)范性管理，特制定工作郵件的規(guī)范性使用要求。請使用Foxmail或公司網(wǎng)頁站作為本地郵件客戶端收發(fā)郵件，請設(shè)置收發(fā)郵件的姓名為自己真實姓名；請每月至少一次清理郵箱，保證郵箱一直處于正?？山邮諣顟B(tài)；請及時查收郵件，正常上班時間請保證接收郵件的時間誤差小于20分鐘（可設(shè)置郵件客戶端軟件自動收取郵件）；請保證自己的電腦時鐘設(shè)置正常，請正確設(shè)置年/月/日/時/分及時區(qū)，不得擅自將日期調(diào)前或調(diào)后，否則會影響郵件備案及日后查找的準(zhǔn)確性；請將郵件簽名設(shè)置為自己的電子名片，內(nèi)容必須包括姓名、公司、部門、內(nèi)線、外線、等聯(lián)系信息，以便收件人及時與你聯(lián)系。----------------------------------------------------------------------XXXXXXXXX股份有限公司地址：成都市XX路99號郵編：610000XX部/XX管理中心/XXX內(nèi)線：6666外線：888888888---------------------------------------------------------------------請規(guī)范書寫郵件標(biāo)題，標(biāo)題要求簡明扼要的前提下，明確說明郵件目的和內(nèi)容，以便分類查閱及日后查找；例：［請批示］部門-事件-發(fā)件人姓名-日期

［請審閱］支持服務(wù)組-事件-發(fā)件人姓名-日期

［請回復(fù)］部門-事件-發(fā)件人姓名-日期［請復(fù)核］部門-事件-發(fā)件人姓名-日期［請核查］部門-事件-發(fā)件人姓名-日期［請參考］部門-事件-發(fā)件人姓名-日期

［請協(xié)調(diào)］部門-事件-發(fā)件人姓名-日期與部門內(nèi)部間同事溝通的郵件主題格式為［請復(fù)核］小組-事件-發(fā)件人姓名-年月日例：［請復(fù)核］XXXX服務(wù)組-2015年10月XX省區(qū)XXX-張三-20151110與其他部門工作上的溝通郵件主題格式為：［請復(fù)核］部門-事件-發(fā)件人姓名-年月日例：［請核對］XXXXXX管理中心-2015年10月XXXXX明細-張三-20151110郵件正文的書寫，正文為郵件不可或缺的一部分，即使使用附件內(nèi)容的，也應(yīng)根據(jù)附件內(nèi)容簡述匯報的內(nèi)容，對于需要特定人員配合執(zhí)行或數(shù)據(jù)異常的文字描述采用加粗標(biāo)紅的格式。郵件正文的組成分為以下幾個部分：稱呼：稱呼是寫信人對收件人的稱呼用語。第一行頂格書寫，使用姓氏+職位為稱呼，稱呼后用逗號間隔敬語。例如：X總，您好：如果為群發(fā)收件人可直接稱呼為Dearall：等。正文內(nèi)容：位置在稱呼語下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂每段文字第一行的第一個文字向右縮兩個漢字，每段第二行從左面頂格寫起。正文內(nèi)容以列表的形式概述工作匯報的內(nèi)容，默認文字格式，每項內(nèi)容后換行空兩格的書寫。對于工作匯報類郵件：首先，表明工作是否完成，已完成的簡單描述完成情況。其次，未完成的描述執(zhí)行進度，未執(zhí)行的描述為何未執(zhí)行，需要特定人配合執(zhí)行的需使用紅色字體加粗等重點標(biāo)注的形式書寫。對于數(shù)據(jù)匯報類郵件：首先，簡述數(shù)據(jù)的內(nèi)容并輔以簡要的分析。其次，針對數(shù)據(jù)異常的部分，需使用紅色字體加粗等重點標(biāo)注的形式書寫。結(jié)束語：結(jié)束語在正文之后，空一行另起一段書寫，以表尊重。附件：信件如果有附件，可在郵件內(nèi)容書寫完畢后空一行注明，以注字加冒號起“附件一、附件二……”依序列出附件內(nèi)容，并在文字底下加橫線，以引起收信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內(nèi)容。附件文件同樣應(yīng)該按照“小組-事件-發(fā)件人姓名-年月日”或“部門-事件-發(fā)件人姓名-年月日”的公式來進行命名，以方便收件人通過文件名來了解附件內(nèi)容，同時，便于收件人對附件進行分類下載與保存。署名：郵件的結(jié)尾空一行頂格標(biāo)注發(fā)件姓名或郵件簽名。郵件地址欄的填寫：請注意郵件發(fā)送的范圍，郵件發(fā)送對象應(yīng)為事件的直接關(guān)系人，如需抄送則抄送對象應(yīng)為上級分管負責(zé)人及相關(guān)工作負責(zé)人。收件人：郵件的接收人，并對該郵件做回復(fù)、指示抄送：將郵件同時發(fā)送給收件人以外的人，發(fā)件人所寫的郵件抄送一份給別人，收到的人可回也可不回郵件。多人協(xié)作的事情，記得回復(fù)（轉(zhuǎn)發(fā)）郵件的時候，選擇帶原文回復(fù)，讓收件人清楚整件事情的來龍去脈。請注意對工作郵件的及時反饋，要養(yǎng)成在快速有效處理郵件的良好工作習(xí)慣，按郵件重要程度進行“立即處理并回復(fù)/閱讀并回復(fù)處理意見/閱讀并反饋等待處理/閱讀并轉(zhuǎn)發(fā)”等操作；請注意工作郵件的保密，嚴(yán)格禁止將工作郵件及其他工作文檔泄露給公司外部人員及公司內(nèi)部無關(guān)人員，對需要特別保密的郵件請在標(biāo)題或正文中提出保密要求；請注意保證郵件溝通的有效性，重要/緊急郵件發(fā)出后請使用電話或其他即時方式通知收件人查收并跟進處理結(jié)果；工作交流請使用公司郵箱，不得使用其他免費郵箱。日常工作的流程傳遞及文檔傳遞必須使用郵件形式，以便備案查詢。郵件中請注意禮節(jié)，尤其是對外郵件中請注意商務(wù)禮節(jié)，要善于使用尊稱、敬語。對部門以外的交流郵件均需抄送上級分管領(lǐng)導(dǎo)。稱呼在第一行頂格書寫，以職位稱呼；稱呼后以逗號間隔敬語，以冒號收尾，后空一行書寫正文內(nèi)容。對郵件所帶附件進行注解，并加以下劃線標(biāo)注郵件中需要配合的人員，重點標(biāo)識。數(shù)據(jù)與上月的出現(xiàn)異常，重點標(biāo)識。郵件標(biāo)題，部門-稱呼在第一行頂格書寫，以職位稱呼；稱呼后以逗號間隔敬語，以冒號收尾，后空一行書寫正文內(nèi)容。對郵件所帶附件進行注解，并加以下劃線標(biāo)注郵件中需要配合的人員，重點標(biāo)識。數(shù)據(jù)與上月的出現(xiàn)異常，重點標(biāo)識。郵件標(biāo)題，部門-事件發(fā)件人姓名--日期四、范文如下：郵件標(biāo)題：請知曉XXXXXXXX中心-2015年XX-XX-20151109

X總、X總，你們好：

10月份終端銷量共XX萬，其中推廣部XX萬、OTC部XX萬，創(chuàng)新藥部XX萬，總銷量環(huán)比上升XX%，但XX省區(qū)終端環(huán)比下降較大，下降XX%。

請X總關(guān)注。

注：附件一：XXXXX管理中心-2015年XXX-XX-20151109附件二：XXXX附件三：XXXXXXX2015-11-5

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