ICS03.080.01

A14

備案號(hào)：62021-2019DB21

遼寧省地方標(biāo)準(zhǔn)

DB21/T3112—2019

貨運(yùn)代理企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范

Specificationforbusinessfilemanagementoffreightfowards

DB21/T3112—2019

貨運(yùn)代理企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了貨運(yùn)代理企業(yè)業(yè)務(wù)檔案的建立要求和管理要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于貨運(yùn)代理企業(yè)業(yè)務(wù)檔案的建立和管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T22154國(guó)際貨運(yùn)代理服務(wù)質(zhì)量要求

3業(yè)務(wù)檔案建立要求

3.1業(yè)務(wù)檔案創(chuàng)建時(shí)間

自接到訂艙委托時(shí)，分配工作號(hào)，該工作號(hào)即為該票業(yè)務(wù)的檔案號(hào)碼。

3.2業(yè)務(wù)檔案主要內(nèi)容

應(yīng)包括業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)單、訂艙委托、提單復(fù)印件（簽單章齊全或有電放章或有電放通知）、費(fèi)用確認(rèn)單

/賬單、其他相關(guān)文件如配艙回執(zhí)、各類(lèi)保函、提單確認(rèn)件、重要往來(lái)郵件包括報(bào)價(jià)及操作指令等打印

文本、箱單、發(fā)票、報(bào)關(guān)單復(fù)印件等。

3.3業(yè)務(wù)檔案裝訂順序

按順序依次為業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)單、費(fèi)用確認(rèn)單/賬單、正本或電放提單復(fù)印件、提單確認(rèn)件、各類(lèi)保函、

訂艙回執(zhí)、訂艙委托書(shū)、客戶委托書(shū)、報(bào)關(guān)單復(fù)印件等、報(bào)價(jià)單及重要往來(lái)郵件等。

3.4業(yè)務(wù)檔案歸檔時(shí)間

宜在業(yè)務(wù)完畢后進(jìn)行，業(yè)務(wù)完畢的判斷節(jié)點(diǎn)以收付款完結(jié)、提單簽放、貨物交運(yùn)為依據(jù)。檔案管

理部門(mén)應(yīng)在操作完成后的一個(gè)月內(nèi)將業(yè)務(wù)檔案歸檔完畢。

3.5業(yè)務(wù)檔案歸檔要求

3.5.1應(yīng)按照海運(yùn)出口整箱、拼箱；海運(yùn)進(jìn)口整箱、拼箱；空運(yùn)出口；空運(yùn)進(jìn)口等不同業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行

分類(lèi)歸檔。當(dāng)單個(gè)業(yè)務(wù)類(lèi)型當(dāng)月票數(shù)低于20票，可與同類(lèi)業(yè)務(wù)合并歸檔。

3.5.2歸檔順序應(yīng)按業(yè)務(wù)日期及如下規(guī)則排序：

a)按業(yè)務(wù)日期由早到晚，由下到上排序；

b）當(dāng)業(yè)務(wù)日期相同時(shí)，按工作號(hào)字頭由A到Z，由下到上排序；

c）當(dāng)業(yè)務(wù)日期及工作號(hào)字頭都相同時(shí)，按工作號(hào)尾號(hào)由小到大，由下到上排序。

3.5.3每檔案袋宜封存15至40票，可根據(jù)具體單據(jù)量安排。

3.5.4業(yè)務(wù)檔案袋外應(yīng)標(biāo)注業(yè)務(wù)類(lèi)型、業(yè)務(wù)日期范圍及總票數(shù)。

DB21/T3112—2019

示例：海運(yùn)出口整箱，2018年1月24日至1月30日，共25票。

3.5.5業(yè)務(wù)檔案袋內(nèi)首頁(yè)應(yīng)隨附檔案明細(xì)，可參見(jiàn)附錄A。

3.5.6檔案明細(xì)應(yīng)保留電子版匯總，以便移交檔案時(shí)簽收。

3.5.7歸檔月份周期應(yīng)與業(yè)務(wù)周期一致。

3.5.8檔案管理人員應(yīng)按上述要求及時(shí)將檔案文件整理完畢，移交至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核并簽字

確認(rèn)，并在標(biāo)明歸檔時(shí)間后進(jìn)行統(tǒng)一封存保管。

4業(yè)務(wù)檔案管理要求

4.1檔案封存

檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人或代為行使檔案管理權(quán)限的人員負(fù)責(zé)檔案整理封存，確保檔案的完整性、歸

檔的及時(shí)性。

4.2檔案移交

應(yīng)符合GB/T22154的要求，檔案留存時(shí)間為兩年，宜以季度為單位進(jìn)行匯總，并定期移交檔案管理

部門(mén)。

4.3檔案借閱

檔案借閱由借閱人提出申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，向檔案管理人員借閱。檔案管理

人員做好借閱記錄，并按規(guī)定填寫(xiě)留存《檔案借閱記錄表》（可參見(jiàn)附錄B），借閱檔案原件應(yīng)在當(dāng)日

內(nèi)歸還于檔案管理人員，如需繼續(xù)參閱，可將原件復(fù)印，且借閱人不得隨意傳播借閱內(nèi)容。

4.4檔案銷(xiāo)毀

4.4.1銷(xiāo)毀范圍

包含下列情況：

a)業(yè)務(wù)發(fā)生日起超過(guò)五年以上（含五年）的業(yè)務(wù)檔案；

b)涉及法律糾紛或訴訟的業(yè)務(wù)檔案不得銷(xiāo)毀，檔案原件應(yīng)第一時(shí)間交由法務(wù)相關(guān)部門(mén)，與案件檔

案并存，檔案管理部門(mén)留存復(fù)印件或掃描件；

c)涉及特殊性的業(yè)務(wù)檔案不得銷(xiāo)毀，檔案原件應(yīng)第一時(shí)間交由檔案管理部門(mén)留存，其他部門(mén)留存

復(fù)印件或掃描件。

4.4.2銷(xiāo)毀流程

4.4.2.1由檔案管理部門(mén)按報(bào)文模板并隨附《銷(xiāo)毀業(yè)務(wù)檔案明細(xì)》報(bào)文提報(bào)，可參見(jiàn)附錄C及附錄D，

經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人審批，由法務(wù)部門(mén)審批后報(bào)單位負(fù)責(zé)人最終批復(fù)意見(jiàn)。

4.4.2.2應(yīng)采用焚燒或粉碎銷(xiāo)毀。

4.4.2.3銷(xiāo)毀檔案時(shí)應(yīng)由兩人或兩人以上同行，原則上經(jīng)辦人應(yīng)為業(yè)務(wù)檔案管理部門(mén)相關(guān)人員。經(jīng)辦

人應(yīng)確保所處理的檔案被徹底銷(xiāo)毀，未向本單位以外泄露任何信息。

4.4.2.4銷(xiāo)毀執(zhí)行完畢后，檔案管理人員在《銷(xiāo)毀業(yè)務(wù)檔案明細(xì)》中將銷(xiāo)毀經(jīng)辦人及實(shí)際銷(xiāo)毀時(shí)間填

寫(xiě)完整，并將原件與業(yè)務(wù)檔案一并存檔。

DB21/T3112—2019

AA

附錄A

（資料性附錄）

檔案明細(xì)表

______年_____月單單位:部門(mén)：

序號(hào)業(yè)務(wù)日期工作號(hào)客戶名稱(chēng)業(yè)務(wù)員檔案管理人員備注

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交接人:簽收人：日期：

DB21/T3112—2019

附錄B

（資料性附錄）

檔案借閱記錄表

______年_____月單單位:部門(mén)：

序號(hào)檔案借閱人借閱時(shí)間借閱事由檔案文件明細(xì)檔案管理人員返還時(shí)間

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交接人:簽收人：日期：

DB21/T3112—2019

BB

附錄C

（資料性附錄）

報(bào)文模板

關(guān)于XX單位業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀的請(qǐng)示

申請(qǐng)銷(xiāo)毀原因：

申請(qǐng)銷(xiāo)毀范圍：

銷(xiāo)毀辦法：

銷(xiāo)毀擬實(shí)施時(shí)間：

銷(xiāo)毀經(jīng)辦人：

申請(qǐng)單位：

申請(qǐng)時(shí)間：

DB21/T3112—2019

CC

附錄D

（資料性附錄）

銷(xiāo)毀業(yè)務(wù)檔案明細(xì)表

______年_____月單單位:部門(mén)：

序號(hào)業(yè)務(wù)日期工作號(hào)客戶名稱(chēng)業(yè)務(wù)員檔案管理人員備注

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