水利工程監(jiān)理信息管理制度一、文檔管理信息管理的目標是：可以快速、方便地追溯工程施工任何時候的所有活動和行為，并且按照國家檔案管理要求制備各種工程資料。（一）信息管理內(nèi)容和方法（1）建立規(guī)范的信息收集、整理、使用、存貯和傳遞程序，建立本工程項目的信息碼體系，信息由合同管理責任工程師負責歸口管理。（2）建立監(jiān)理信息計算機管理系統(tǒng)和信息庫、統(tǒng)一所使用的應用軟件，盡可能做到信息管理控制計算機化。（3）運用計算機進行本工程項目的投資控制，進度控制，質(zhì)量控制和合同管理。向委托人及有關單位提供有關本工程項目的項目管理信息服務，定期提供各種監(jiān)理報表。（4）做好監(jiān)理日志，監(jiān)理月報、季報、年報工作，做好各類工程測試，評定及驗收、交接紀錄報告。（5）對委托人、設計、承包人、監(jiān)理工程師及其他方面的信息進行有效管理。（6）督促設計、承包人、材料及設備供應單位及時提交工程技術、經(jīng)濟資料。（7）做好施工現(xiàn)場監(jiān)理記錄與信息反饋。（8）按國家有關規(guī)定做好信息資料歸檔保存工作，收集工程資料和監(jiān)理檔案并按有關檔案管理或委托人的要求進行整編，待工程竣工驗收前或監(jiān)理服務期結(jié)束退場前移交給委托人。（9）建立例會制度，整理好會議紀要。（10）建立完善的各項報告制度，規(guī)范各種報告或報表格式。（11）為項目監(jiān)理提供技術、管理方面的信息。（二）信息管理主要措施合同管理責任工程師將使用計算機進行信息管理，在現(xiàn)場監(jiān)理監(jiān)理信息管理系統(tǒng)，對監(jiān)理過程中產(chǎn)生的信息進行管理，使信息管理做到全面、規(guī)范，使用方便快捷，為決策提供依據(jù)。對監(jiān)理過程中的文件實現(xiàn)規(guī)范化、制度化管理。（三）收文處理程序（1）收文人員在收到的文件上或收文處理簽上簽字，填寫收文處理簽。（2）專人對收到的文檔提出擬辦意見，主送、分送部門建議，呈交總監(jiān)閱示。（3）總監(jiān)閱后作出批示，指定處理、回文人員或部門。（4）按照批示分送指定的部門或人員。（5）承辦部門按照指示進行處理、擬文?；匚陌凑瘴募唾Y料編寫與審核管理程序執(zhí)行。（6）收文處理箋，包括：來文編號，文上日期，收到日期，文件標題，附件，工程部位，關鍵詞一，關鍵詞二，主送部門，分送部門，擬辦意見，代表批示，承辦單位意見，參考文號等內(nèi)容。（四）文件和資料編寫與審核管理程序在監(jiān)理、咨詢服務過程中形成的各類文件性產(chǎn)品，如：文函、各類監(jiān)理、咨詢報告等，應按照下列程序進行編寫和審批。（1）有關人員擬稿，填寫發(fā)文處理簽。發(fā)文處理箋，包括：發(fā)文編號，發(fā)文日期，發(fā)文單位，文件標題，附件，工程部位，關鍵詞一，關鍵詞二，簽發(fā)人，會簽部門，主辦單位，擬稿人，核稿人，主送部門，分送部門等內(nèi)容。（2）一般情況下，文稿應使用規(guī)定的計算機軟件輸入計算機，報上一級領導或?qū)I(yè)負責人進行修改、審核，擬稿人根據(jù)審核意見進行修改形成初稿。當需要會簽時，應填寫會簽部門。（3）審核后，交專人進行登記、編號、文字潤色，送會簽部門進行會簽。（4）會簽完成后，若各部門意見分歧較大，由總監(jiān)組織討論。（5）根據(jù)會簽、討論結(jié)果進行修改，修改可由原擬稿人進行。（6）當文件和資料修改后，應重新編寫和打印。（7）終稿報簽發(fā)人簽發(fā)，簽發(fā)人應在發(fā)文處理簽和文件上簽字。（8）終稿除附件外的所有文字資料必須采用規(guī)定的格式打印。（9）簽發(fā)人簽字后的文件，由專人按照收發(fā)規(guī)定進行分送。（10）發(fā)出的文件及資料由專人按照批準的分發(fā)范圍進行登記復印分發(fā)，發(fā)文登記可采用下列方式，但必需要求收件人在發(fā)文登記本進行登記簽字確認，收件人的簽字應包括姓名和日期。（五）文件和資料的歸檔管理（1）文件資料的歸檔管理應按照《檔案法》及國家和行業(yè)的規(guī)程規(guī)定進行。（2）設專人負責制定檔案管理的規(guī)定，各部門負責實施。（3）文件的整理、歸檔、組卷由各相關部門進行。（4）在項目或合同完結(jié)后，經(jīng)組卷好的文件資料由檔案管理專職人員進行驗收，驗收合格后移交委托人保存。（5）各類載體的歸檔，應按照有關規(guī)定執(zhí)行。（6）所有人員都應按照國家法規(guī)和合同規(guī)定做好文件資料、信息的保密工作，防止泄密。（7）借閱已歸檔的文件，按檔案管理的有關規(guī)定和程序進行。（8）對于一些有關工程項目質(zhì)量的原始記錄，如：監(jiān)理或咨詢?nèi)請?，檢驗、試驗報告，各種檢查驗收單(簽證)等，若事后發(fā)現(xiàn)記錄錯誤或失真需更改時，應由原填寫人進行，并加蓋印章或簽名標識，注明更改日期。一般情況下不允許事后進行更改。二、信息流程（一）信息收集程序一、建立監(jiān)理信息采集制度監(jiān)理信息的采集，就是收集各種原始信息，監(jiān)理部建立兩個基本制度：一是監(jiān)理記錄制度，二是會議制度。（一）監(jiān)理記錄制度監(jiān)理記錄主要有：一是施工現(xiàn)場情況記錄，二是責任工程師對現(xiàn)場情況所存在的問題和處理意見或處理結(jié)果的記錄。在監(jiān)理過程中，這兩方面的內(nèi)容以下列形式體現(xiàn)出來：1旁站監(jiān)理值班記錄；2氣象情況記錄；3施工監(jiān)理日志；4項目部總監(jiān)理工程師日記和工程建設大事記；5監(jiān)理日、周、月報。（二）會議制度施工現(xiàn)場的工地會議是監(jiān)理工作的一種重要方法，會議中包含著大量的監(jiān)理信息。這就要求各責任工程師必須重視工地會議，并建立一套完善的會議制度，以便于會議信息的收集。外部實行的會議制度包括：明確會議的名稱、會議主持人、會議參加單位和人員、舉行會議的時間、地點等，參加會議的人員應簽到，每次會議應有專人記錄，重要會議必須進行錄音，會后應有正式的會議紀要并經(jīng)單位負責人簽字，會議記要應有規(guī)范化的編號，會議記要不能加入任何記錄人的感情色彩，要確保會議記錄的真實性。施工現(xiàn)場的工地會議主要有以下幾種：1開工前會議；2經(jīng)常性工地會議，包括：（1）工地協(xié)調(diào)會議；（2）現(xiàn)場進度會議；（3）質(zhì)量專題會議；（4）材料及試驗專題會議；（5）其它專題會議。二、信息的收集和整理1現(xiàn)場情況記錄；2各專業(yè)工作情況記錄；3各種檢查驗收資料；4與工程建設有關的其他信息。專人負責收發(fā)、保管日常工作中收集、加工、傳遞、存儲、檢索、輸出各種動態(tài)信息，負責對各類信息進行登記和整理，列出清單，建立臺帳，系統(tǒng)整理并編號立卷歸檔。三、信息的存儲和傳輸監(jiān)理部每周末確認施工單位提供的下一周工程進度、質(zhì)量、造價、材料、設備、人員等情況的備忘錄。每月5日前向業(yè)主保送前一個月的監(jiān)理月報。信息存儲和傳輸?shù)脑敿氜k法將在《監(jiān)理實施細則》中作出具體決定。四、信息管理工作流程信息流程圖承包人有關單位金屬結(jié)構、設備制造單位設計單位業(yè)主單位承包人有關單位金屬結(jié)構、設備制造單位設計單位業(yè)主單位歸檔歸檔信息管理專人總監(jiān)理工程師承辦人閱知人總監(jiān)理工程師承辦人閱知人信息管理專人歸信息管理專人歸檔金屬結(jié)構、設備制造單位設計單位承包人業(yè)主單位業(yè)主單位金屬結(jié)構、設備制造單位設計單位承包人業(yè)主單位業(yè)主單位（一）對承包人提供的圖紙和施工方案等審批處理程序（1）承包人應按合同規(guī)定的時間要求提交圖紙和文件。（2）責任工程師應當在施工合同規(guī)定的時間內(nèi)回函。若未在規(guī)定的時間內(nèi)明確回函，則視為同意承包人的函件內(nèi)容。（3）若不同意承包人的方案、計劃、圖紙等，需要詳細說明原因，并要求承包人在規(guī)定的時間內(nèi)修正重新提交給責任工程師。（二）會議紀要簽發(fā)程序（1）根據(jù)會議內(nèi)容及參會人員情況，由總監(jiān)主持會議。會議開始前應確定會議記錄、擬稿人。承包人提供的圖紙和施工方案等審批處理程序圖

（2）會議結(jié)束，即由參加會議的人員簽字，當即復印分發(fā)各方。專人根據(jù)簽字的會議紀錄，完成擬稿后，交主持會議總監(jiān)或責任工程師審查、核稿，并征求參加會議各方意見。（3）若需修改，返交擬稿人修改；不需修改，則由指標專人正式發(fā)送各方。三、定期、不定期報告（一）定期信息文件定期信息文件主要包括監(jiān)理月報和監(jiān)理年報。（二）不定期報告根據(jù)監(jiān)理工程進展情況的不定期報告有：（1