四級秘書職業(yè)資格考試：秘書基礎(chǔ)知識（一）

1、應(yīng)用文書包括行政公文、事務(wù)文書、商務(wù)文書

2、行政公文13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請

示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要

黨的機(jī)關(guān)14種

行政無：指示（取消）、決議、公報、條例、規(guī)定

黨機(jī)關(guān)無：命令、公告、通告、議案

行政增加（新）：意見

3、制發(fā)程序次序不能打亂，草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)

4、草擬：引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。成文日期如二八年

5、審核重點：行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文

格式是否符合《辦法》的規(guī)定等。

6、上行文：由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)

下行文：由主要負(fù)責(zé)人或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

7、復(fù)核重點：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

8、應(yīng)用文四要素：材料、主題、結(jié)構(gòu)與語言

材料是血肉，主題是靈魂、結(jié)構(gòu)是骨骼，語言是細(xì)胞

9、占有材料的要求：時間不分古今；地域不分中外；性質(zhì)不分正反；類別不分點面。

10、選擇材料原則：①圍繞主題選擇材料；②選擇典型材料；③選擇真實準(zhǔn)確的材

料；④選擇生動新穎的材料。

1K使用材料注意：①恰當(dāng)安排材料的先后順序；②確定材料的詳略程度

12、確立主題的依據(jù)：①寫作目的；②材料本身的意義

13、對主題的要求：①正確；②深刻；③新穎（舉措、例證、詞語）；④集中。

14、應(yīng)用文書標(biāo)題基本模式有二：公文式、一般文章式

公文標(biāo)題構(gòu)成“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”

請示不得兩項式；張貼時省略事由；規(guī)范性公文不用“關(guān)于”（如辦法、條例等）

15、開頭方式4種：概述式、目的式、開門見山式、引述來文式

目的式：常用“為了”、“為”等介詞構(gòu)成的短語表明行文目的；也常用“根據(jù)”等

句式表明行為依據(jù)。（通告、通知、計劃、招標(biāo)書、投標(biāo)書）

引述來文式這種寫法多用于函、批復(fù)等回復(fù)性公文

16、三段式是公文常常采用的3層次結(jié)構(gòu)形式，即發(fā)文緣由、事項、尾語。

17、文題照應(yīng)多種形式：文章內(nèi)容與標(biāo)題照應(yīng)；文章主題與標(biāo)題照應(yīng)；開頭與標(biāo)題；

結(jié)尾與標(biāo)題

18、結(jié)尾：強(qiáng)調(diào)式、期求式、希望式（表彰、批評）、說明式、禿尾

19、對結(jié)構(gòu)的要求：嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一

20、運(yùn)用語言的標(biāo)準(zhǔn)：準(zhǔn)確、簡潔、平實（質(zhì)樸）

21、用于連接開頭與主體文部分，起承上啟下作用的慣用語。如：根據(jù)……決定，

根據(jù)……特通告如下，依據(jù)……公告如下；為了……現(xiàn)決定；為……通告如下，現(xiàn)

就……問題請示如下；現(xiàn)將……（情況）報告如下，現(xiàn)就……問題請示如下；

現(xiàn)將……（情況）報告如下，現(xiàn)就……問題提出如下意見，經(jīng)……批準(zhǔn)（同意）將

有關(guān)事項通知如下；

擬采取如下措施；經(jīng)……研究，答復(fù)如下

22、稱為用語：

我（部），貴（局）公函平級尊稱對方，你（?。荆ú块T），該（處）

23、結(jié)尾用語：

①用于請示。如

當(dāng)否，請批示。（當(dāng)否，請批準(zhǔn)X）；如無不妥，請批準(zhǔn)各地執(zhí)行；妥否，請批復(fù)。

②用于函。如：

請研究函復(fù)；盼復(fù)；請予復(fù)函；不知尊意如何，盼函告；望協(xié)助辦理，并盡快見復(fù)

③用于報告。如：

請指正；請審閱

④批復(fù)、復(fù)函：此復(fù)；特此專復(fù)；特函復(fù)

⑤知照性公文：特此公告（通告、知、報）

24、應(yīng)用文書表達(dá)方式：說明〉敘述〉議論

25、敘述方式：順序（主要）、倒敘

26、議論三要素：論點、論據(jù)、論證

議論兩大類：立論與反駁

立論就是從正面闡述自己觀點的正確性，從而把論點建立起來的說理方法。立論，

又叫證明。

反駁：反駁論據(jù)、論證、論點。

27、論證方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法

28、常用說明方法：定義和表述、分類和比較、數(shù)字和圖表

29＞計算機(jī)系統(tǒng)：硬件（hardware）、軟件（software）系統(tǒng)

外觀：主機(jī)箱、外部設(shè)備

功能：運(yùn)算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備、輸出設(shè)備

30、CPU是計算機(jī)核心部件，對微機(jī)整體性能起決定性作用。衡量CPU性能的指標(biāo)：

一是主頻（主頻越高，CPU速度越快）；二字長。

31、內(nèi)存儲器：隨機(jī)（RAM）斷電后，RAM中數(shù)據(jù)會丟失

只讀（ROM）不因斷電丟失數(shù)據(jù)

32、外存儲器：硬盤、軟盤、光盤及其他移動存儲設(shè)備，

33、硬盤使用注意事項：

①注意保護(hù)0磁道。0磁道是硬盤面最外沿的磁道。上面記錄著重要的系統(tǒng)信息，一

旦被破壞，硬盤就無法使用。

②盡量避免對硬盤進(jìn)行格式化，格式化會丟失全部數(shù)據(jù)并減少硬盤使用壽命。

34、常用光盤三類：只讀型光盤（CD-ROM）、一次寫入型光盤（寫入重要數(shù)據(jù)）和

可擦寫光盤

35、顯示器兩大類：陰極射線管顯示器（CRT）和液晶顯示器（LCD）

維護(hù)、保養(yǎng)和防護(hù)：

①注意防磁

②注意使用屏幕保護(hù)程序（時間間隔以短為宜，設(shè)密碼）

③顯示器窗口不得朝向門窗

36、計算機(jī)軟件系統(tǒng)系統(tǒng)軟件

應(yīng)用軟件

操作系統(tǒng)（OS）:DOS、Windows操作系統(tǒng)、UNIX操作系統(tǒng)、NetWare、WindowsNTo

37、開關(guān)機(jī)：關(guān)閉計算機(jī)后一般至少要間隔10秒以后才能再次接通電源，最好間隔

3分鐘以上。

熱啟動：①“CtH+Alt+Del”鍵；②按主機(jī)箱面板上“Reset”鍵

38、“死機(jī)”處理：唯一的恢復(fù)辦法是重新啟動系統(tǒng)（熱啟動）。造成“死機(jī)”的原

因主要有二：①操作系統(tǒng)本身存在缺陷；②是由于用戶操作等外部原因致使系統(tǒng)資

源嚴(yán)重匱乏并導(dǎo)致操作系統(tǒng)崩潰。

39、清理磁盤步驟：操作時，在Windows開始菜單中選擇“所有程序”一“附件”

一“系統(tǒng)工具”一“磁盤清理”，程序啟動后出現(xiàn)一個驅(qū)動器選擇窗口，通過下拉列

表選擇要清理的驅(qū)動器，選好單擊“確定”按鈕。

40、在Windows開始菜單中選擇“程序”->“附件”->“系統(tǒng)工具”一“磁盤碎片

整理程序”，會出現(xiàn)“磁盤碎片整理程序”對話框，選擇要整理的硬盤，單擊”碎片

整理”，程序就會開始整理所選擇的硬盤。

41、計算機(jī)病毒特征：傳染性、隱蔽性、潛伏性、破壞性、不可預(yù)見性

42、病毒防治：①不濫用磁盤，盡量專機(jī)專用、專盤專用；②不用來路不明的軟件;

③安裝防病毒軟件；④不要打開來歷不明的郵件；⑤對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份（異地存

放；雙軌質(zhì)紙質(zhì)文件）。

43、菜單的約定：

①命令后"…二當(dāng)選用這類命令，將彈出一個對話框，要求用戶輸入必要的信息或

做進(jìn)一步的選擇。

②命令后帶“▼<表示在它下面有級聯(lián)菜單，應(yīng)繼續(xù)做進(jìn)一步的選擇。

③命令后帶組合鍵。表示該命令具有快捷鍵，用戶直接按下次組合鍵就可執(zhí)行該命

令。

④命令后有字幕。加下劃線的字母是該命令的命令代碼。打開菜單后，直接兼下該

字母即可執(zhí)行該命令。

44、選取文件或文件夾：

要選取多個連續(xù)對象，可以用鼠標(biāo)單擊第一個對象，再按下'Shift”鍵單擊最后的對

象;也可以自第一個對象單個拖動鼠標(biāo)到最后對象;如果要使用鍵盤，可以按下“Shift”

鍵連續(xù)移動光標(biāo)，則光標(biāo)所經(jīng)過區(qū)間的所有對象都被選中。

45、用鼠標(biāo)直接拖動的方法復(fù)制或移動對象：

當(dāng)源文件與目標(biāo)文件在同一磁盤上時，按住鼠標(biāo)左鍵直接拖動對象可以完成對象的

移動，如果按下“Ctrl”鍵再拖動對象可以完成對象的復(fù)制。

當(dāng)源文件與目標(biāo)文件在不同的磁盤上時，按住鼠標(biāo)左鍵將對象從一個磁盤直接拖動

到另一磁盤上完成對象的復(fù)制，如果按下“Shift”鍵再拖動，再完成對象的移動。

46、永久刪除：①清空回收站；②按“Shift+Del”組合鍵；③按住“Shift”鍵，再選

擇刪除。

47、WindowsXP支持星號（*）和問號（？）兩個通配符，星號表示多個字符，問號

一個字符。

48、文件屬性可以是存檔、隱藏、只讀3種屬性的任意組合。只讀屬性文件通常不

易誤刪。

49、資源管理器采用雙窗格顯示結(jié)構(gòu)，其窗口分為兩個區(qū)域。左窗格顯示器整個系

統(tǒng)的文件夾樹。

50、具體設(shè)置方法：

①在桌面上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開“顯示屬

性”對話框。選擇“屏幕保護(hù)程序”選項卡。

②單擊該選項卡中的“屏幕保護(hù)程序”下拉列表，將會看到系統(tǒng)提供的所有屏保程

序；選取一種屏保程序，單擊“預(yù)覽”按鈕，可顯示該屏幕保護(hù)程序的動態(tài)演示外

觀；單擊“設(shè)置”按鈕，自定義該屏保的顯示選項；利用“等待”按鈕設(shè)置系統(tǒng)啟

動屏保程序之前要等待的時間。

③設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕即可

四級秘書職業(yè)資格考試：秘書基礎(chǔ)知識（二）

51、Word2003啟動操作：

①“開始”菜單；

②單擊“開始”，選擇“運(yùn)行”，鍵入"盤符'路徑Winword.exe”“確定”

③快捷方式

52、文件存盤

選擇“文件“菜單中的”保存“命令或者單擊”常用“工具欄中的“保存”按鈕或

者按“Ctrl+S”鍵

如果要想改變正在編輯的文字的名字、路徑或文件格式，可以打開“文件”下拉菜

單，選擇“另存為”命令，將彈出“另存為”對話框。在該對話框中，可以重新設(shè)

置文件的存儲路徑、文件名以及文件類型等信息。

53、Word選取文本

①將鼠標(biāo)指針移至某行最左邊的選定欄中，然后單擊鼠標(biāo)可以選定一行文本。如果

要選定多行文本，可以在選定欄中單擊并拖動。

②按照“Ctrl”鍵，單擊句子中的任意位置可以選定一句文本。

③要選定一段文本，可以用鼠標(biāo)雙擊選定欄，也可以在該段內(nèi)任意位置三擊鼠標(biāo)

④要選定整個文檔，可以用鼠標(biāo)在選定欄中三擊

⑤要選定一豎塊文字，可把鼠標(biāo)指針移到選定文本塊的左上角，按住“Alt”鍵的同

時拖動鼠標(biāo)向選定文本塊的右下角移動即可。

⑥要選定大范圍的文本，先在要選定塊的起始處單擊，按住'Shift”鍵，再單擊選定

塊末尾。

54、“復(fù)制"Ctrl+C;“粘貼”Ctrl+V

55、創(chuàng)建表格

①使用“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕創(chuàng)建規(guī)則表格

②用“表格”菜單上的“插入”命令建立空表格

③用“表格”菜單上的“繪制表格”命令繪制表格

56、改變行高或列寬：

①使用鼠標(biāo)進(jìn)行調(diào)整；

②使用對話框進(jìn)行精確調(diào)整。單擊“表格”菜單（或表格本身）中的“表格屬性”

命令，單擊“行”（“列”）選項卡，精確調(diào)整

57、頁面格式：打開“文件”下拉菜單，單擊“頁面設(shè)置”命令，可以打開頁面設(shè)

置對話框，該對話框中有頁邊距、紙型、版式、文檔網(wǎng)絡(luò)等選項卡，可進(jìn)行相應(yīng)設(shè)

置。

58、打印預(yù)覽屏幕上顯示的是實際的打印效果。打印Ctrl+P

58、啟動Excel時，系統(tǒng)將自動打開一個新的工作簿。該工作簿含3各工作表，名字

分別為“Sheet]”，“Sheet2"，“Sheets".

59、單元格選定（選定不相鄰的矩形區(qū)域）

有時需要用到不連續(xù)的單元格區(qū)域，先按“Ctrl”鍵，然后單擊所需單元格。

60、數(shù)據(jù)輸入

①輸入文字：Excel默認(rèn)單元格寬度是8個字符寬（4個漢字），如果輸入文字超過默

認(rèn)寬度，就會溢出到右邊的單元格內(nèi)

注意：輸入郵政編碼、電話號碼等時，在其前加上單引號。

輸入文本字符靠左對齊，如是數(shù)字則靠右對齊。

②輸入數(shù)字：Excel將自動使用科學(xué)計數(shù)法來表示，如“123456789123",顯示為

“1.23E+11”

注意：輸入數(shù)字時，數(shù)據(jù)中的單個句號將會被作為小數(shù)點處理，正號會被忽略，負(fù)

數(shù)前加號或用圓括號括起來。

③輸入日期和時間

a、時間格式Excel自動為24時，12時需鍵入AM或PM

b、日期格式2002/3/2或2002-3-2

日期和時間中用空格分隔2002/3/220：00

④“Enter”確認(rèn)輸入；"Tab”指向右邊的單元格http:〃www.E

⑤清除單元格，只是刪除單元格內(nèi)內(nèi)容；刪除單元格則是將選定的單元格從表中刪

除

61、設(shè)定數(shù)據(jù)有效性步驟：P/85-86

①選定要增加有效檢查的單元格

②執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中“有效性”命令，出現(xiàn)“數(shù)據(jù)有效性”對話框，單擊“設(shè)置

選項卡”。

③在“允許”框中選擇檢驗方式，如“小數(shù)”。

④在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇條件。

⑤在“最小值”與“最大值”中輸入數(shù)值，比如。和100.

⑥按下“確定”即可。

62、改工作表名稱：雙擊選中的工作表標(biāo)簽，工作表名反白顯示，然后輸入新名回

車即可。

63、移動、復(fù)制工作表：在同一個工作簿移動工作表，只需用鼠標(biāo)單擊要移動的工

作表標(biāo)簽，然后按住鼠標(biāo)左鍵拖動。

注意：如果在拖動前按住“Ctrl”鍵，將會復(fù)制一張工作表。

64、關(guān)閉：Excel中同時打開了多個工作簿，為將其一次關(guān)閉，按住“Shift”，單擊“文

件”菜單。此時，原“關(guān)閉”命令變?yōu)椤瓣P(guān)閉所有文件”命令，單擊即可。

65、改變數(shù)字格式的步驟是：

①選定需要格式化的單元格或一個區(qū)域

②單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中單擊

“數(shù)值”選項卡，在“分類”下拉列表選擇一項，比如“數(shù)值”。

③在右側(cè)區(qū)域進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，按“確定”。

66、折行：單擊要處理的單元格，使單元格中的文字出現(xiàn)在上方的編輯欄中，然后

在位于編輯欄中需要折行的文字上單擊，可看到插入點出現(xiàn)。椽“Alt+Enter”，敲“回

車二還可用“單元格對話框”設(shè)置自動折行。在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中單

擊“對齊”選項卡，選中“自動換行”復(fù)選框，單擊“確定”即可。

67、處理標(biāo)題

在Excel中這一功能的實現(xiàn)是通過“合并及居中”按鈕實現(xiàn)。步驟：按實際寬度選擇

要居中的標(biāo)題，單擊即可。

67、行列高

①Excel中，單遠(yuǎn)格默認(rèn)寬度是“8.38”。

②自動調(diào)整：“格式”一“行”子菜單上的“最適合的行高”或“列”子菜單上的“最

適合的列寬”命令。

69、單元格地址：相對地址（Excel2000默認(rèn)狀態(tài)），絕對地址、混合地址、三維地址。

70、自動求和：選定要求和數(shù)值所在的行或者列中與數(shù)值相鄰的單元格，單擊“常

用”工具欄中的自動求和X,用鼠標(biāo)選定要匯總的單元格或單元格區(qū)域，敲“回車”

鍵或按下“確認(rèn)”即可。

71、數(shù)據(jù)排序：

⑴使用“排序”對話框進(jìn)行排序

①在需要排序的數(shù)據(jù)清單中，單擊任一單元格；

②選擇“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令；

③單擊“主要關(guān)鍵字”右側(cè)的下拉箭頭，選定一個排序字段，在右邊選項按鈕中選

中“升序”或“降序”；

④在“次要關(guān)鍵字”中選定一個排序字段，右邊選“升/降序”；

⑤“確定”

⑵使用工具按鈕進(jìn)行排序：升序I,降序I。

72、PowerPoint2003在其中鍵入文本的區(qū)域是一個帶虛線邊框的方框，稱為“占位

符二

73、在幻燈片窗格的下側(cè)是備注窗格。用戶在此處鍵入演示時要使用備注。可以拖

動該窗格的邊框以擴(kuò)大備注區(qū)域。

74、要新增幻燈片，只需單擊“插入”菜單下的“新幻燈片”命令，或單擊“常用”

工具欄中的“新幻燈片”按鈕，將會出現(xiàn)一張新幻燈片，同時右側(cè)的任務(wù)窗格變?yōu)?/p>

“幻燈片版式”任務(wù)窗格。

75、頁面設(shè)置步驟：

①打開要進(jìn)行頁面設(shè)置和打印的幻燈片；

②單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令；

③在“幻燈片大小”下拉列表中，選擇一種幻燈片尺寸，當(dāng)選擇了一種尺寸后，在

下面的“寬度”和“高度”數(shù)值框中將顯示該幻燈片尺寸類型對應(yīng)的“寬度”和“高

度”。在“方向”選項區(qū)中可以指定幻燈片、備注、講義和大綱的方向

76、打印步驟“

①單擊“文件”菜單上的“打印”命令（打開“打印對話框夕，可設(shè)置打印機(jī)類型、

打印范圍和內(nèi)容。

②單擊“確定”

77、應(yīng)用和更好模板的具體步驟：

①打開要應(yīng)用設(shè)計模板的演示文稿；

②單擊“格式”菜單下的“幻燈片設(shè)計”命令或者在“格式”工具欄上單擊“設(shè)計”，

在右側(cè)會出現(xiàn)“幻燈片設(shè)計”任務(wù)窗格（如已打開“幻燈片設(shè)計”窗格并顯示有配

色方案或動畫方案，請單擊“設(shè)計模板”）；

③在“幻燈片設(shè)計”任務(wù)窗格中，已用設(shè)計模板出現(xiàn)在“在此演示文稿中使用”三

下，所有可用的設(shè)計模板都出現(xiàn)在“可供使用”之下。

78、制作新的表格幻燈片步驟：

①單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，屏幕右側(cè)出現(xiàn)“幻燈片版式”窗格，

在“其他版式”中單擊“標(biāo)題和表格”版式。

②雙擊“幻燈片窗格”中的表格占位符，即可出現(xiàn)“插入表格”對話框。

③在對話框中輸入表格的行數(shù)和列數(shù)，然后單擊“確定”按鈕，即可生成表格，同

時出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄。

79、在已有的幻燈片中添加表格

單擊“插入”菜單中的“表格”命令，出現(xiàn)“插入表格”對話框，在對話框中輸入

表格的行、列數(shù)，單擊“確定”即可。

80、在幻燈片中添加用戶自己的圖片文件：

①在顯示要插入圖片的幻燈片；

②單擊“插入”菜單中“圖片”子菜單中的“來自文件”命令，出現(xiàn)“插入圖片對

話框二

③在“查找范圍”中找到圖片文件所在的位置，然后選定該圖。

④單擊“插入”即可。

81、啟動幻燈片方法：

①單擊演示文稿滾動條左側(cè)的“幻燈片放映”按鈕。

②在“幻燈片放映”菜單中單擊“觀看放映”命令。

③單擊“試圖”菜單中的“幻燈片放映”命令。

④按“F5”鍵。

82、控制幻燈片放映：“一”，"I”或"PgDown”鍵,進(jìn)入下一張幻燈片；按“7

“t”或“PgUp”鍵，進(jìn)入上一張幻燈片。

83、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)最主要的目的是提供不同計算機(jī)和用戶之間的資源共享，大體由兩

部分組成，一是通信子網(wǎng)，二是資源子網(wǎng)。另外還有用于確保網(wǎng)絡(luò)通信的協(xié)議。

84、共享資源包括：數(shù)據(jù)資源、軟件資源、硬件資源

85、Tcp/LP協(xié)議特點：一是標(biāo)準(zhǔn)化，幾乎任何網(wǎng)絡(luò)軟件或設(shè)備都能在該協(xié)議上運(yùn)行;

二是可路由性，這使得用戶可將多個局域網(wǎng)連成一個大型互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。

86、網(wǎng)卡即網(wǎng)絡(luò)接口卡，又稱網(wǎng)絡(luò)適配器。

87、調(diào)制解調(diào)器是用于實現(xiàn)計算機(jī)局域網(wǎng)環(huán)境與電話線系統(tǒng)連接的專用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，

是撥號用戶必不可少的設(shè)備只要。

88、按網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分，可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)。

局域網(wǎng)（LAN）：辦公室或?qū)嶒炇遥ㄊ准壘W(wǎng)、建筑物的網(wǎng)（百米級網(wǎng)、校園網(wǎng)（千

米級網(wǎng)）。廣域網(wǎng)（WAN）:城域網(wǎng)（WAN）、地區(qū)網(wǎng)或行業(yè)網(wǎng)（百公里級）。國家網(wǎng)（干

公里級）甚至洲際網(wǎng)（萬公里級）。

89、因特網(wǎng)主要功能：

①數(shù)據(jù)與信息的查詢（網(wǎng)頁瀏覽、資料搜索查詢）

②高速通信服務(wù)（電子郵件、電視電話、電視會議和文檔傳遞等）

③電子教育（遠(yuǎn)程教育、培訓(xùn)，閱讀電子出版物，訪問電子圖書館等）

④電子娛樂（播放電影電視，交互式電子游戲，文化娛樂信息的交流與討論等）

⑤電子購物（網(wǎng)絡(luò)購物、質(zhì)量投訴、電子傳單、電子廣告、電子化結(jié)帳與各類電子

消費(fèi)方式）

⑥各類應(yīng)急信息服務(wù)請求和社會保障類電子化服務(wù)（遠(yuǎn)程醫(yī)療和會診、交通信息管

理、突發(fā)性事件的緊急響應(yīng)、失物招領(lǐng)、迷失兒童與老人的尋找等）

90、默認(rèn)的封面文件為主頁。瀏覽器是用來瀏覽網(wǎng)上信息的主要工具，包括Internet、

Explorer、Netscape、Navigator。BBS又稱“電子公告牌”用戶在這里可以發(fā)布并獲得

各種信息。著名的搜索引擎Yah。。、Google和搜狐、百度。防火墻是用增強(qiáng)機(jī)構(gòu)內(nèi)部

網(wǎng)絡(luò)安全性的一個或一組系統(tǒng)，防火墻是只允許授權(quán)的數(shù)據(jù)通過。

91、域名：要想在網(wǎng)上建立服務(wù)器發(fā)布信息，必須首先注冊自己的域名，只有擁有

了自己的域名，別人才能訪問到你。

頂級域名：機(jī)構(gòu)性域名、地理性域名。

機(jī)構(gòu)性域名：com（營利性商業(yè)實體）、edu（教育機(jī)構(gòu)或設(shè)施）、gov（非軍事性政府

或組織）、net（網(wǎng)絡(luò)資源或組織）、org（非營利性組織機(jī)構(gòu)）、firm（商業(yè)或公司）

92、中國教育和科研計算機(jī)網(wǎng)（CERNET）主要服務(wù)于學(xué)校、科研和學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)以及非

營利性政府部門。

http:

中國科技計算機(jī)網(wǎng)（CSTNET）主要為科技用戶、科技管理部門及科技相關(guān)的政府部

門http:77

中國公用計算機(jī)因特網(wǎng)（CHINANET）向全國公眾開放的中國計算機(jī)因特網(wǎng)絡(luò)，是中

國公用的骨干網(wǎng)絡(luò)。

http:

中國金橋信息網(wǎng)（CHINAGBN）面向公眾提供Internet商業(yè)服務(wù)。http:〃。

93、選擇“文本文件”，可以將頁面中的文字內(nèi)容保存為一個文本文件。

94、脫機(jī)收藏夾步驟：

①打開Web站點，單擊“收藏”菜單下的“添加到收藏夾”命令，打開“添加到收

藏夾”對話框。

②選中“允許脫機(jī)使用”復(fù)選框，然后單擊“自定義”按鈕，出現(xiàn)“脫機(jī)收藏夾向

導(dǎo)”簡介屏幕，單擊“下一步”。

③把“下載與該頁連接的1層網(wǎng)頁”改為適當(dāng)?shù)膶訑?shù)，然后單擊“下一步”，直至完

成。

95、電郵地址由一個字符串組成，該字符串被“@”分為兩部分。

96、目前常用的電子郵件收發(fā)軟件工具主要有OutlookFoxmail等。

97、發(fā)送郵件步驟：

①單擊工具欄中的“創(chuàng)建郵件”按鈕；

②在“收件人”、“抄送”欄中輸入接收者E-mail地址；“抄送”：用英文“，”間隔接

收者E-mail地址；保密信件不使用“抄送”。

③在“主題”框中輸入郵件的主題；

④在文本編輯區(qū)內(nèi)輸入郵件的主題內(nèi)容；

⑤如需插入附件，可單擊“附件”或“插入”菜單下的“文件附件”命令，在彈出

的文件選擇對話框中選擇要附帶的文件，然后單擊“附件”，將會在“主題”欄下插

入“附件”一欄，附件文件名顯示在欄中；

⑥單擊“發(fā)送”。

98、溝通是一種信息的交換過程，是人們?yōu)榱思榷ǖ哪繕?biāo)用一定的語言符號（書面、

口頭），把信息、思想和情感進(jìn)行傳遞的過程。

99、溝通既是人際的交流，也涉及組織之間的交流。

100、秘書職業(yè)特點：①非權(quán)利支配性；②非職責(zé)限定性③認(rèn)同疏導(dǎo)

四級秘書職業(yè)資格考試：秘書基礎(chǔ)知識（三）

101＞溝通類型

⑴依據(jù)說溝通的對象不同劃分：

①人與人之間的溝通；②人的自我溝通；③人與機(jī)器的溝通；④組織之間的溝通

⑵溝通手段劃分

①書面語言的溝通就是利用文稿實現(xiàn)信息的傳遞與反饋；

②口頭語言的溝通不僅包括人們面對面、一對一的溝通，也包括會議、小組討論和

電話中的語言溝通；

③態(tài)勢語言是借助于表情、肢體的動作影響來強(qiáng)化信息交流溝通的手段?？荚囉脮?/p>

⑶網(wǎng)絡(luò)溝通

a、網(wǎng)絡(luò)溝通：傳通溝通對情感和直接的表達(dá)要求更多，網(wǎng)絡(luò)溝通更注重效率和人機(jī)

控制中的有效性。

網(wǎng)絡(luò)溝通應(yīng)遵循有效管理、信息篩選、關(guān)注影響、技術(shù)適用、成本控制的原則。

優(yōu)勢：①極大較低了溝通成本，提高了溝通的效率；②實現(xiàn)了溝通的及時性和平等

要求；③在防火墻技術(shù)支持下提高了即時信息的安全感。

制約性：①技術(shù)有限個體的信息容納會出現(xiàn)超負(fù)荷狀態(tài)；②口頭溝通語言與網(wǎng)絡(luò)語

言的差異使語言規(guī)范使用要求受到挑戰(zhàn)；③橫向溝通擴(kuò)張性發(fā)展，縱向溝通相對弱

化。

b、團(tuán)隊溝通：在信息社會的今天，它更多地是指以任務(wù)為中心的有可能跨職能部門

的工作小組。

高效率團(tuán)隊特征：①團(tuán)隊所有成員對其目標(biāo)都很明確，全身心地投入；②對團(tuán)隊有

強(qiáng)烈的歸屬感和責(zé)任感；③問題產(chǎn)生時，所有成員積極參與，并能貢獻(xiàn)全部才智；

④決策時所有成員能積極參與，不同意見受到歡迎，一旦達(dá)成一致，所有成員能全

力支持。

影響團(tuán)隊溝通的主要因素有：①團(tuán)隊成員的角色分擔(dān)；②對內(nèi)成文或不成文的規(guī)范

和慣例；③團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格；④團(tuán)隊作出決策的模式。

c、跨文化溝通：考試論壇

障礙：①言語溝通障礙；②非言語溝通障礙；③信仰與行為障礙

102、有效溝通的前提：①尊重；②理解

103、有效溝通的關(guān)鍵：

⑴有效傾聽

⑵構(gòu)造良好的傾聽環(huán)境

①以環(huán)形座位、并行座位、面對面的座位形成有平等感、有信任感的交流環(huán)境；

②不受外界干擾的安全空間

③可以清晰地觀察對方情緒和態(tài)勢語變化的光線條件；

④足夠雙方溝通表達(dá)的時間；

⑤避免先入為主的猜測和未加思索的結(jié)論干擾自己。

⑶克服傾聽的障礙

⑷實現(xiàn)有效傾聽的準(zhǔn)備

⑸有效提問和拒絕

⑹自信地提出要求

⑺學(xué)會禮貌地拒絕

①拒絕就是要明確地表示“不”，所以口氣要堅決，避免糾纏；

②禮貌地拒絕具有要使用委婉的語言和巧妙的方式說“不”；

③禮貌的拒絕的前提是去除自責(zé)和擔(dān)心；

④禮貌的拒絕還包括：避免使用借口（誠懇拒絕）；留出延期大幅答復(fù)，給人以深思

熟慮的感覺；拒絕后提出替代方案；說明原因，爭取對方的理解。

⑻倆將提問的禁忌

①忌問對抗性的問題；

②忌不看時機(jī)的提問；

③忌問顯示資金精明的問題；

④忌中斷比爾的話題發(fā)問；

⑤忌問對方公司的商業(yè)機(jī)密；

忌問老人和女士的年齡、問男士的收入、問女士服飾的價格、問對方的婚否、家庭、

宗教以及政治傾向等隱私性的問題。

104、有效溝通的原則”

⑴可信賴性（Credibility）:秘書要真誠滿足被溝通者的愿望和要求，營造彼此信賴的

氛圍。

⑵保證溝通計劃與溝通環(huán)境的一致性（Context）

⑶內(nèi)容（Centent）準(zhǔn)備好有針對性的、能對客戶產(chǎn)生影響的信息內(nèi)容。

⑷明確性（Clarity）:要用簡明的、準(zhǔn)確的語言進(jìn)行溝通，以提高溝通的效率。

⑸連貫性（Consistency）:溝通是一個沒有終點的連續(xù)過程。

⑹渠道（Channel）:盡量使用已經(jīng)有的、客戶習(xí)慣使用、熟練使用的信息溝通渠道進(jìn)

行溝通。

⑺準(zhǔn)確判斷接受能力（CapabiliyofAudience）:用來溝通的信息對接受者的能力要求

越小，信息內(nèi)容越簡單，就越容易被較快接受。

105、溝通流程：做好溝通準(zhǔn)備（明確自己的目標(biāo)、對方的背景）一確定對方的需求

一正確闡述自己的觀點一關(guān)注對方的反應(yīng)一實施有效提問一積極、認(rèn)真地傾聽一及

時確認(rèn)、應(yīng)對（反饋）一適時進(jìn)行總結(jié)。

106、需要溝通的工作關(guān)系：①與客戶溝通（秘書應(yīng)該把單位中每個需要自己服務(wù)的

人、部門看成自己的客戶）；②與同事溝通（橫向）；③與上司溝通（縱向）

107、明確溝通對象：①熟練制作和使用必要的溝通記錄工具（來訪人員登記表、預(yù)

約來訪登記簿、對方名片）；②適當(dāng)詢問會使已有的信息更具有針對性。

108、溝通渠道有：面談溝通；書面溝通；會議溝通；演講溝通；電子媒介溝通

109、①面談溝通特點：直接性；互動性；反饋迅速

②書面溝通特點：打破時空界限；有據(jù)可查；內(nèi)容比較理性；有斟酌余地

③會議溝通特點：工作流程性；內(nèi)容銜接性；對象的群體性；信息影響又具有傳播

的延展性。

110、書面溝通的技巧：①利用信息藍(lán)圖形成視覺觀點表述；②消極信息最好放在文

章中間，讓接受者有所準(zhǔn)備；③認(rèn)真的文稿校審

111＞會議溝通技巧：秘書準(zhǔn)備會議應(yīng)該有不少于兩套的方案由上司備選；各種溝通

性文件的關(guān)鍵詞語要反復(fù)核對無誤并提前發(fā)出。

112、說說技巧基本要求是有耐心，步驟。

①進(jìn)行說服前要仔細(xì)揣摩對方的需要和目的；

②提出并幫助對方選擇解決的方法；

③為需要說服者構(gòu)建一個實施方案；

④幫助對方反復(fù)衡量每個環(huán)節(jié)的付出、利益。

113、橫向溝通多在平級之間進(jìn)行，不存在上下級關(guān)系，又稱為平行溝通。

114、橫向溝通形式：部門會議、協(xié)調(diào)會議、員工面談、備忘錄、主題報告、例行的

培訓(xùn)等。

115＞橫向溝通障礙：_

⑴本位主義，從自己部門的利益要求出發(fā)，無視整體協(xié)調(diào)的存在。

⑵員工短視現(xiàn)象的存在。

⑶對組織結(jié)構(gòu)認(rèn)識中存在貴賤、等級偏見。

⑷員工性格差異、知識水平的差異。

⑸對某些政策的認(rèn)識存在猜忌、恐懼、感到威脅存在。

116、橫向溝通策略：

⑴建議使用有針對性的溝通方式，召開有員工參加的部門會議，介紹公司發(fā)展的戰(zhàn)

略和藍(lán)圖，力陳部門協(xié)調(diào)配合的利弊，提出員工應(yīng)該思考的問題。

⑵建議樹立內(nèi)部客戶的觀念，向?qū)Υ獠靠蛻粢粯幽托闹v解公司政策和預(yù)計結(jié)果。

⑶建議各方耐心傾聽而不是自顧自地敘述。

⑷建議各方換位思考。

117＞縱向溝通包括自上而下、時下而上兩種溝通?？v向溝通中，從上至下進(jìn)行的下

行溝通是橫向溝通的主體，而自下而上的上行溝通是縱向溝通的關(guān)鍵。

118、溝通載體：備忘錄、指令、政策、命令、布告、面試、會議和演示。

下行溝通介質(zhì)：書面類、面談類、電子類

119、上行溝通的目的就是要有一條讓管理者聽取員工意見、想法和建議的通路（下

情上達(dá)）。上行溝通又可以達(dá)到管理控制的目的。

120＞縱向溝通障礙：

⑴接收者溝通技能上的障礙；

⑵溝通各方心理活動引起的障礙；

⑶溝通的一方不善聆聽；

⑷信息接收方存在草率評判；

⑸語義表達(dá)和理解方面存在歧義

121、下行溝通的策略：

⑴制定針對性的溝通計劃

⑵精簡溝通環(huán)節(jié)

⑶減輕、分流溝通的任務(wù)

⑷提倡簡約的溝通。采用簡單、直接的措詞，使用與對方理解層次相符的方式進(jìn)行

溝通。

⑸啟用反饋

⑹多介質(zhì)組合。

122、上行溝通策略：

⑴建立信任；

⑵適時采用走動管理，安排非正式的上行溝通；

⑶維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)層的內(nèi)部一致性，請示、匯報工作嚴(yán)格按照職責(zé)分工進(jìn)行。

123、領(lǐng)導(dǎo)類型：①城府、分析型；②溫和型；③直接表達(dá)型；④支配命令型

124、與領(lǐng)導(dǎo)共同策略：

對第一種領(lǐng)導(dǎo)溝通應(yīng)該注意細(xì)節(jié)，量化的信息盡量準(zhǔn)確、詳盡，直接進(jìn)入主題，不

需要態(tài)勢語的輔助；對第二種領(lǐng)導(dǎo)溝通應(yīng)該注意盡量保持微笑與迎合，宜用提問的

方法征詢意見，對第三種領(lǐng)導(dǎo)溝通應(yīng)該主要直截了當(dāng)，在最短時間里說明問題，事

后注意提交備忘錄，以免遺忘；對第四種領(lǐng)導(dǎo)溝通應(yīng)該注意不要有太多的寒暄占去

時間，直接切入主題，表達(dá)簡明扼要，保持目光的交流，以顯示自己的信心。

125、危機(jī)是危險和機(jī)遇并存的現(xiàn)象。危機(jī)是企業(yè)由于在內(nèi)、外業(yè)務(wù)活動中管理失誤

而引起的有損組織形象、領(lǐng)導(dǎo)形象、政策信譽(yù)的事件。

126、組織外部機(jī)密：組織與外部公眾之間關(guān)系出現(xiàn)了沖突，通常表現(xiàn)為不利輿論急

劇擴(kuò)散，組織在公眾中的信譽(yù)、形象一落千丈，組織的外部行為活動處處碰壁和失

靈，從而使組織的生存和發(fā)展受到嚴(yán)重威脅，甚至面臨滅頂?shù)亩蜻\(yùn)。

127、危機(jī)溝通策略：

①對企業(yè)員工：適度動用影響力，引導(dǎo)服從；爭取內(nèi)部一致，共度難關(guān)。

②對危機(jī)中的受害者：妥善處理其在心理、生理、財務(wù)上的損失，體現(xiàn)公眾利益第

一的原則。

③對新聞媒體：提供準(zhǔn)確可靠的第一手信息，及時反饋處理情況，以獲得社會公眾

的支持和理解。

128、危機(jī)征兆認(rèn)定：

①團(tuán)隊內(nèi)存在使人情緒不佳的氛圍，士氣低下。

②同事之間缺少交流，關(guān)系不融洽。

③消極情緒和消極議論普遍存在。

④間接溝通手段和渠道使用較多，直接溝通較少。

⑤制定、措施執(zhí)行不力，隱患增加。

129、秘書對內(nèi)對外的信息都要反映靈敏、迅速，及時向相關(guān)的部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報、建

議采取措施，引導(dǎo)輿論向有利于組織的方向發(fā)展。

130、公司登記注冊程序：

①公司進(jìn)行的申請登記注冊程序；

②公司登記機(jī)關(guān)對公司進(jìn)行的核準(zhǔn)登記注冊程序；

③設(shè)立審批程序或?qū)徟绦颉?/p>

13K企業(yè)名稱應(yīng)當(dāng)由行政區(qū)劃、字號、行業(yè)、組織形式依次組成，法律法規(guī)另有規(guī)

定的除外。行政區(qū)劃是本企業(yè)所有地縣級以上的漢字組成，行政區(qū)劃不得用作字號，

但縣上上行區(qū)劃地名具有其他含義的除外。企業(yè)名稱中的行業(yè)表述應(yīng)當(dāng)是反映企業(yè)

經(jīng)濟(jì)活動性質(zhì)所屬國民經(jīng)濟(jì)行業(yè)或企業(yè)經(jīng)營特點的用語。

組織形式為有限公司（有限責(zé)任公司，或者股份有限公司。非公司制企業(yè)可以申請

用“廠”、“店”、“部”、“中心”等作為企業(yè)名稱的組織形式。

132、注冊成立個人貓企業(yè)、合作企業(yè)程序：

①咨詢后領(lǐng)取并填寫《名稱預(yù)先核準(zhǔn)申請書》、《指定（委托）書》，同時準(zhǔn)備相關(guān)材

料。

②遞交名稱登記材料，領(lǐng)取名稱登記受理通知書》等待名稱核準(zhǔn)結(jié)果。

③按《名稱登記受理通知書》確定的日期領(lǐng)取《企業(yè)名稱預(yù)先核準(zhǔn)通知書》，同時，

領(lǐng)取《企業(yè)設(shè)立登記申請書》；經(jīng)營范圍涉及前置審批的，辦理相關(guān)審批手續(xù)。

④遞交申請材料，材料齊全后領(lǐng)取《受理通知書》。

⑤按《受理通知書》確定的日期交納登記費(fèi)并領(lǐng)取執(zhí)照。

133、現(xiàn)代企業(yè)法人制度主要特征是在確立法人財產(chǎn)基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了原始所有權(quán)、公

司產(chǎn)權(quán)與經(jīng)營權(quán)的三權(quán)分離，具有明晰的產(chǎn)權(quán)關(guān)系。

134、公司治理結(jié)構(gòu)是：所有者（股東）、公司法定代表（董事會）、執(zhí)行管理部門（經(jīng)

理）。

135、公司組織機(jī)構(gòu)：股東大會、董事會、監(jiān)事會及總經(jīng)理。

136、產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)是現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征。

137、產(chǎn)權(quán)（財產(chǎn)權(quán)）以兩種形式存在：一是產(chǎn)權(quán)的法律形式，即法權(quán)，這是指法律

上的財產(chǎn)所有權(quán)，它明確了財產(chǎn)的歸屬問題；二是產(chǎn)權(quán)的實現(xiàn)形式，即財產(chǎn)的營運(yùn)

權(quán)利（也稱為企業(yè)產(chǎn)權(quán)或法人產(chǎn)權(quán)），是指上的所有權(quán)，它回答的是財產(chǎn)的經(jīng)營問題。

137、在市場經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)融資方式總的來說內(nèi)部、外部融資兩種。外部融資已成為

企業(yè)獲得資金的重要方式。外部融資又分為股權(quán)、債務(wù)融資。

138、股權(quán)融資是指資金不通過金融中介機(jī)構(gòu)，借助股票這一載體直接從資金盈余部

門流向資金短缺部門，資金供給者作為所有者（股東）享有對企業(yè)控制權(quán)的融資方

式。

139、股權(quán)融資特點：長期性、不可逆性、無負(fù)擔(dān)性。

140、債務(wù)融資是指企業(yè)通過舉債籌措資金，資金供給者作為債權(quán)人享有到期收回本

息的融資方式。

141、股權(quán)融資特點：短期性、可逆性、負(fù)擔(dān)性。

142、融資方式選擇：內(nèi)部融資不需要實際對外支付利息或股息，不會減少企業(yè)的現(xiàn)

金流量；同時由于資金來源于企業(yè)內(nèi)部，不發(fā)生融資費(fèi)用，使內(nèi)部融資的成本遠(yuǎn)低

于外部融資，因此它是企業(yè)首選融資方式。只有內(nèi)部融資仍不能滿足于資金需求時，

企業(yè)才能轉(zhuǎn)向外部融資。

143、企業(yè)隱性社會責(zé)任，即安置下崗、離休人員、養(yǎng)老金、醫(yī)療、教育、失業(yè)保障

等。這部分隱性社會責(zé)任即構(gòu)成了企業(yè)的隱性負(fù)債。

144、企業(yè)年檢也稱企業(yè)年度檢驗，是指工商行政管理機(jī)關(guān)依法按年度對企業(yè)進(jìn)行檢

查，確認(rèn)企業(yè)繼續(xù)經(jīng)營資格的法律制度。

145、年檢特征法定性、行政審批性、年檢對象的特定性、時限性、再確認(rèn)性、年檢

主管機(jī)關(guān)的法定性。年檢時間為每年3月1日至6月30日（網(wǎng)址為）

146、企業(yè)年檢提交材料（法人企業(yè)、個人獨資及合伙企業(yè)）：①《年檢報告書》。②

營業(yè)執(zhí)照副本。③資產(chǎn)負(fù)債表、損益表。④經(jīng)營范圍中載明前置行政許可經(jīng)營項目

的，提交加蓋企業(yè)印章的相關(guān)許可證、批準(zhǔn)文件的復(fù)印件。

147、外企年檢、企業(yè)直接登錄“外商投資企業(yè)網(wǎng)上年檢系統(tǒng)”（）

或“中國外資登記網(wǎng)"（）,按規(guī)定在線填寫并申報年檢報告

書。

148、現(xiàn)代企業(yè)文化：物質(zhì)層、制度層和精神層。精神層是企業(yè)文化的核心層次，是

制度層、物質(zhì)層的思想基礎(chǔ)。

149、企業(yè)最高目標(biāo)是企業(yè)全體職工凝聚力的焦點，是企業(yè)共同價值觀的集中表現(xiàn)，

也是企業(yè)對職工進(jìn)行考核和實施獎懲的主要依據(jù)。

150、制度層是企業(yè)文化的中間層，制約著物質(zhì)、精神層。物質(zhì)層是企業(yè)文化的表層，

是外在表現(xiàn)和載體，是制度和精神層的基礎(chǔ)

151、企業(yè)文化的特征：

①獨特性；

②普遍性；

③可塑性。

152、企業(yè)文化的功能：

①激勵功能；②導(dǎo)向功能；③約束功能；④凝聚功能；⑤穩(wěn)定功能；⑹輻射功能。

153、企業(yè)形象是企業(yè)內(nèi)外對企業(yè)的整體感覺、印象和認(rèn)識，是企業(yè)狀況的綜合反映。

154、CIS即企業(yè)形象識別：企業(yè)理念識別（Ml）、企業(yè)行為識別（BI）和企業(yè)視覺識

別（VI）3個層次。

155、CIS策劃的原則：

①全方位推進(jìn)原則；②以公眾為中心原則；③實事求是原則；④求異創(chuàng)新原則；⑤

兩個效益兼顧原則（在追求經(jīng)營效益的同時，也要積極追求良好的社會效益。）

156、Ml是CIS的靈魂和整體系統(tǒng)的原動力。Ml策劃主要應(yīng)遵循實踐性原則、個性

原則和持久性原則。BI是企業(yè)形象策劃的動態(tài)識別形式。行為識別是理念識別的最

主要載體。VI是整個企業(yè)形象識別系統(tǒng)中最形象直觀、最具有沖擊力的部分。

157、高性能團(tuán)隊所具備的條件：①共同的愿景；②隊員之間有開放的交流；③隊員

之間需要互相信任，互相尊重；④在不同的領(lǐng)域，不同隊員可做團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)；⑤要有

高效的工作程序；⑥在團(tuán)隊內(nèi)要求同存異；⑦隊員做事有共同的方法和工作流程。

158、人事檔案保管制度的目的在于保守檔案機(jī)密。其基本內(nèi)容為：材料歸檔制度、

核查制度、保衛(wèi)制度、轉(zhuǎn)逆制度。

159、歸檔大體程序：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照

材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)

內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

160、轉(zhuǎn)遞（人員調(diào)離）大致程序：

①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；

②在檔案底帳上注銷；

③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

④按發(fā)文要求包裝、密封。

161、人事檔案利用的手續(xù)：查閱手續(xù)、外借手續(xù)、出具證明材料的手續(xù)。

查閱手續(xù)內(nèi)容：首先，由申請閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象、目的、

理由、查閱人概況等情況；其次，查閱單位（部門）蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。最后，由

人事檔案部門審核批準(zhǔn)。

注意事項：①下級不得查上級；②不得自查；③群眾不得查黨員；④上級、公檢法

可外借。

162、人員招聘流程：招聘計劃階段、招聘信息發(fā)布階段、招聘測試階段、人事決策

階段、職工入職階段以及招聘報告階段。

163、招聘計劃階段內(nèi)容：人員需求清單、招聘渠道信息、發(fā)布時間的范圍、招聘小

組人選、應(yīng)聘者測試考核方案，招聘起止時間、新職工上崗時間、費(fèi)用預(yù)算、招聘

工作日程安排以及招聘廣告等。

164、招聘信息發(fā)布階段原則：覆蓋面廣、發(fā)布及時，針對不同人才層次選擇不同發(fā)

布渠道和控制成本。招聘信息的發(fā)布渠道很多，包括內(nèi)部渠道（針對內(nèi)部招聘）、傳

統(tǒng)媒體、網(wǎng)上發(fā)布、校園發(fā)布一、人才市場發(fā)布等。

165、職工入職階段：發(fā)放錄取通知，辦理入職手續(xù)，新職工入職培訓(xùn)，新職工后勤

保障工作，合同簽訂、備案、存檔，新職工上崗、工作介紹或交接等。

166、招聘方式為：筆試、面試和心理測試。面試有模式化面試、非指導(dǎo)性面試、狀

況面試、壓力式面試等。

167、人員招聘原則:

①公開原則；②競爭原則；③平等原則；④能級原則（人的能量有大小之別是，本

領(lǐng)有高低之分，工作也自有難易，要求自然也有區(qū)別）；⑤全面原則（指對應(yīng)聘人員

從品行、知識、能力、智力、心理、過去的工作經(jīng)驗和業(yè)績進(jìn)行全面、考核和考察）；

⑥擇優(yōu)原則。

168、培訓(xùn)職工方式：在職培訓(xùn)、課堂培訓(xùn)、互聯(lián)網(wǎng)培訓(xùn)、情景模擬、研討會、案例

研究、管理游戲、角色扮演、行為模擬等，培訓(xùn)時，既可按需選擇最有效的一種，

也可以在一次培訓(xùn)中綜合運(yùn)用多種培訓(xùn)方式。

169、企業(yè)公共關(guān)系基本特征：

①以社會公眾為工作對象；②以塑造形象為工作目標(biāo)（公共關(guān)系核心問題）；③以傳

播溝通為工作方式（一方面企業(yè)應(yīng)策動對外傳播，使公眾認(rèn)識、了解自己；另一方

面，它又要吸取輿論民意以調(diào)整、改善自身；④以互惠互利為工作原則；⑤以真實

誠懇為工作信條；⑥以注重長遠(yuǎn)為工作方針。

170、現(xiàn)代公關(guān)職能：信息管理職能、參謀決策職能、媒介宣傳職能、協(xié)調(diào)溝通職能

和促進(jìn)銷售職能等。

17K公關(guān)部門在信息、管理中發(fā)揮著獨特的作用。它搜集、儲存和處理同企業(yè)密切

相關(guān)的各種信息，是企業(yè)的資料儲存中心；它集中觀測社會環(huán)境的變化，是企業(yè)的

環(huán)境香油中心，它分析和預(yù)報同企業(yè)有關(guān)的發(fā)展趨勢，是企業(yè)的趨勢預(yù)報中心；它

向外發(fā)布企業(yè)的有關(guān)信息，又是企業(yè)的信息發(fā)布中心。

"2、企業(yè)公關(guān)原則：

①良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)贏得消費(fèi)者信賴。

②良好的企業(yè)形象有助于增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和吸引力。

③良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)獲得社會各界的支持以及政府部門的重視和幫助。

④良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)在競爭中贏得優(yōu)勢。

"4、危機(jī)特征：突發(fā)性、嚴(yán)重危害性、輿論關(guān)注性和不可預(yù)見性。

"5、公關(guān)危機(jī)管理應(yīng)遵循預(yù)防第一、公眾第一、公開第一和時間第一的原則。

"6、危機(jī)預(yù)防：①預(yù)測分析；②制定計劃方案；③加強(qiáng)訓(xùn)練；④建立處理危機(jī)事件

的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)（與處理危機(jī)單位建立合作網(wǎng)絡(luò)：醫(yī)院、消防隊、公安部門、新聞單位、

保險公司、銀行等）。

177、危機(jī)處理緊急措施：①成立臨時專門機(jī)構(gòu)；②迅速隔離危機(jī)險境；③控制危機(jī)

蔓延態(tài)勢。

178、會計的兩個基本職能是核算和監(jiān)督。

179、記賬、算賬、報賬是會計核算的主要形式。

180、監(jiān)督的核心就是要干預(yù)經(jīng)濟(jì)活動，使之遵守國家有關(guān)法律和法規(guī)，保證財經(jīng)制

度的貫徹執(zhí)行。

181、秘書應(yīng)了解和掌握的會計科目：

①資產(chǎn)類。

②負(fù)債類。包括短期借款、長期借款、應(yīng)付工資、應(yīng)付福利費(fèi)、應(yīng)交稅金。

③所有者權(quán)益類。

④損益類。包括管理費(fèi)用、財務(wù)費(fèi)用、所得稅。

182、賬戶基本結(jié)構(gòu)：增加額、減少額、余額共3欄。

183、通過賬戶記載的金額可提供起初余額、本期增加發(fā)生額、本期減少發(fā)生額、期

末余額4個核算指標(biāo)。期末余額=起初余額+本期增加發(fā)生額-本期減少發(fā)生額

184、會計憑證：原始憑證（自制原始憑證，外來原始憑證》記帳憑證（收款憑證，

付款憑證，轉(zhuǎn)帳憑證）。

185、發(fā)票的基本聯(lián)次為3聯(lián)，第1聯(lián)為存根聯(lián)，開票方留存?zhèn)洳?；?聯(lián)為發(fā)票聯(lián)，

手執(zhí)方作為付款或收款原始憑證；第3聯(lián)為記賬聯(lián)，開票方作為記賬原始憑證。作

廢時應(yīng)加蓋“作廢”戳記。

186、匯集憑證裝訂：

①對于紙張面積大于記帳憑證的原始憑證，可按記帳憑證的面積尺寸，先自右向后，

再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來，以便裝訂后，還可

以展開查閱。

②對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，

再粘在一張同記帳憑證大小相同的白紙上，粘貼時宜用膠水。

187、會計賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬和其他輔助性賬簿。

188、日記賬是一種特殊的明細(xì)賬，逐日逐筆順序登記。

189、出納主要工作包括：

⑴辦理銀行存款和現(xiàn)金領(lǐng)取

⑵負(fù)責(zé)支票、匯票、發(fā)票、收據(jù)管理。

⑶做銀行賬和現(xiàn)金帳，并負(fù)責(zé)保管財務(wù)章。

⑷負(fù)責(zé)報銷差旅費(fèi)的工作。

①職工出差分借支和不可借支，若需要借支就必須填寫借支單，然后交總經(jīng)理審批

簽名，交由財務(wù)審核，確認(rèn)無誤后，由出納發(fā)款。

②職工出差回來后，據(jù)實填寫支付證明單，并在單后面貼上收據(jù)或發(fā)票，先交由證

明人簽名，然后給總經(jīng)理簽名，進(jìn)行實報實銷，再經(jīng)會計審核后，由出納給予報銷。

⑸職工工資發(fā)放。

190、日?，F(xiàn)金和支票、單據(jù)等應(yīng)當(dāng)存放在上鎖的保險柜中，由專人（一般是現(xiàn)金出

納）保管和支出。

191、銀行存款賬戶分為存款賬戶、一般存款帳戶、臨時存款帳戶和專用存款帳戶。

存款人首先應(yīng)在銀行開立基本存款帳戶?；敬婵顜艟褪侨藗兯f的結(jié)算賬戶。

192、除個體工商戶外，所有企業(yè)、單位要向當(dāng)?shù)赜嬃坎块T辦理代碼證。有的地方還

要求向當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門領(lǐng)取稅務(wù)證。

193、支票適用范圍（同城結(jié)算）；種類（現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票和普通支票）；付款期

限（10、日內(nèi)，雙休日順延）。

194、臨柜交款時，交款人必須與銀行柜臺收款員當(dāng)面交接清點，做到一次交清，不

得邊清點邊交款。

195、支票遺失處理：

⑴一是及時到開戶銀行掛失止付；二請求有關(guān)單位協(xié)助防范。

⑵只有現(xiàn)金支票遺失銀行受理掛失，但要搶在支付之前。

195、對遺失的空白現(xiàn)金支票、空白轉(zhuǎn)帳支票，銀行也不受理掛失?？瞻字边z失聲

明不具有法律效力。

197、稅收原則具有公平原則、效率原則、適度原則和法治原則。

198、稅收特征：強(qiáng)制性、無償性、固定性。

199、納稅人是納稅義務(wù)的法人或自然人。

200、我國現(xiàn)行稅制中主要有3中稅率，即比例稅率、累進(jìn)稅率和定額稅率

四級秘書職業(yè)資格考試：秘書基礎(chǔ)知識（五）

201、已經(jīng)開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)當(dāng)保存5年；保存期滿，報經(jīng)國稅機(jī)關(guān)

查驗后可以銷毀。

202、對與發(fā)票案件有關(guān)情況和資料，可以記錄、錄像、照相和復(fù)制。

203、增值稅專用發(fā)票由水印防偽圖案，紅色熒光防偽標(biāo)記、無色熒光防偽標(biāo)記3項

防偽標(biāo)記組成。

204、稅收分類：

⑴以課稅對象為標(biāo)準(zhǔn)：

①流轉(zhuǎn)稅；②所得稅；

③行為稅（對某些特定行為課征的稅，如印花稅、車船稅）

⑵以計稅標(biāo)準(zhǔn)為標(biāo)準(zhǔn)：

①從量稅（以課稅對象的實物量為計稅依據(jù)）

②從價稅（以課稅對象的價值量為計稅依據(jù)）

205、增值稅是我國第一大稅種。

206、文化體育業(yè)（文化業(yè)、體育業(yè)）：3%；娛樂業(yè)（歌廳、舞廳、卡拉OK歌舞廳、

音樂茶座、臺球、高爾夫球、保齡球、游藝）：5%-20%

207＞企業(yè)所得稅33%（原）。2008年1月1日起，國企、外企稅率25%,高新技術(shù)

產(chǎn)業(yè)

15%o

208、個人所得稅征稅對象：①工資、薪金所得；②勞務(wù)報酬所得；③稿酬所得；④

儲蓄存款利息、股息、紅利所得；⑤偶然所得。

稅率：工資、薪金所得適用5%-45%的超額累進(jìn)稅率；勞務(wù)報酬20%。500-2000元，

10%,25元。股票交易印花稅千分之四。

209、社會保險具有強(qiáng)制性、保障性、福利性和普遍性的特點。職工在試用期內(nèi)也應(yīng)

享有保險。

210、養(yǎng)老保險的享受待遇：累進(jìn)繳納養(yǎng)老保險15年以上，并達(dá)到法定退休年齡，

可以享受養(yǎng)老保險待遇。我國的失業(yè)保險制度屬于強(qiáng)制性失業(yè)保險制度。醫(yī)療保險

具有社會保險的基本特征外，還具有公平性、信息不對稱性和費(fèi)用結(jié)算方式的復(fù)雜

性。

211、工傷保險制度的實施原則：無責(zé)任補(bǔ)償原則；因工受傷與非工公受傷相區(qū)別的

原則；風(fēng)險負(fù)擔(dān)、互助互濟(jì)原則；個人不交費(fèi)原則；補(bǔ)償與預(yù)防、康復(fù)相結(jié)合原則；

直接經(jīng)濟(jì)損失和間接經(jīng)濟(jì)損失相區(qū)別的原則；一次性補(bǔ)償與長期補(bǔ)償相結(jié)合原則。

212、無責(zé)任補(bǔ)償原則，又稱無過失補(bǔ)償原則，是指工傷事故發(fā)生后，無論事故責(zé)任

在誰，都應(yīng)及時對受傷者進(jìn)行無條件的一定經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。因工受傷是勞動者為他人和

社會做出的犧牲。非因工受傷并不屬為他人和社會做出的犧牲。直接經(jīng)濟(jì)損失指因

工受傷者的第一職業(yè)的勞動報酬，這是工傷保險的內(nèi)容。

213、工傷認(rèn)定申請（合同期內(nèi)）提供材料：

初次治療診斷書或住院病歷、職業(yè)病診斷證明（原件、復(fù)印件各一份）、交通事故需

提供交通大隊的事故裁決書或交通部門的交通事故證明、身份證復(fù)印件、有效期內(nèi)

的勞動合同原件。

214、《住房公積金管理條例》規(guī)定：單位錄用職工，應(yīng)當(dāng)自錄用之日起30日內(nèi)到住

房公積金管理中心辦理繳存登記，并持住房公積金中心的審核文件，到受托銀行辦

理職工住房公積金賬號的設(shè)立或者轉(zhuǎn)移手續(xù)；新參加工資的職工從參加工資的第二

個月開始繳存的住房公積金，月繳存余額為職工本人當(dāng)月工資乘以住房公積金繳存

比例。

215、職工有下列情形之一的，可提取住房公積金賬戶內(nèi)的存儲余額：

①購買、建造、翻修、大修自住住房的。

②離休、退休的。

③完全喪失勞動能力，并與單位終止勞動關(guān)系的。

④出境定居的。

⑤償還購房貸款本息的。

⑥房租超出家庭工資收入的規(guī)定比例的。

216、按股票持有者可分為國家股、法人股、個人股3種。按發(fā)行范圍分A股、B股、

H股和F股4種。滬深股市基本交易規(guī)則：價格優(yōu)先、時間優(yōu)先。

217、A股：人民幣，國內(nèi)；B股：外國人，外幣；H股：香港股市；F股：海外市場。

218、中國人民銀行下設(shè)：商業(yè)銀行、政策性銀行、非銀行金融機(jī)構(gòu)、國家外匯管理

局。

219、我國的中央銀行是中國人民銀行，其全部資產(chǎn)屬國家所有，是非營利機(jī)構(gòu)。

220、我國的商業(yè)銀行大體分為國有獨資銀行、股份制商業(yè)銀行和城市商業(yè)銀行。

221、政策性銀行不以盈利為目的，專門為貫徹、配合政府的社會經(jīng)濟(jì)政策或意圖，

具有特殊的融資原則。1994年，我國組建了3家政策性銀行，即國家開發(fā)銀行、中

國進(jìn)出口銀行、中國農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行。

222、非銀行金融機(jī)構(gòu)主要是保險公司、信用合作社和信托投資公司。

223、利息的計算方法分為單利和復(fù)利計算法兩種。我國除活期存款帶有一定的復(fù)利

性質(zhì)，其余各類存款均按單利計算。利息率=利息額/本金額X100%。國外司慣用年

利率，我國習(xí)慣用月利率。

224、名義利率是以名義貨幣所表示的利率。

225、匯率的表示方法有直接標(biāo)價法、簡接標(biāo)價法、美元標(biāo)價法。

226、直接標(biāo)價法是指以一定單位的外國貨幣為基礎(chǔ)，將其折合為一定數(shù)額的本國貨

幣的標(biāo)價方法。日元、加拿大元、港幣、新加坡元、人民幣采用均采用直接標(biāo)價法。

歐元、英鎊、澳大利亞元采用間接標(biāo)價法。

227、公司的住所是指公司的主要辦事機(jī)構(gòu)所在地。

228、公司的資本包括注冊資本、發(fā)行資本、認(rèn)購資本和實繳資本等。

229、股東以其出資額為限度公司承擔(dān)責(zé)任，公司以其全部資產(chǎn)對公司的債務(wù)承擔(dān)責(zé)

任的其余法人。有限責(zé)任公司的資本不分為等額股份，證明股東出資份額的權(quán)利證

書稱為出資證明書。有限責(zé)任公司的股東有最高人數(shù)限制。

230、有限責(zé)任公司的設(shè)立條件：

①股東符合法定人數(shù)，有限責(zé)任公司由50人以下股東共同出資設(shè)立。②有限責(zé)任公

司注冊資本的最低限額為人民幣3萬元。公司全體股東的首次出資額不得低于注冊

資本的20%o

231、股東可以用貨幣出資，也可以用實物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)、非專利技術(shù)、土地使用權(quán)等

作價出資。

232、有限責(zé)任公司的組織機(jī)構(gòu)：

①股東會是公司的最高權(quán)力機(jī)關(guān)，每年至少召開一次。

②董事會（執(zhí)行董事）與經(jīng)理：董事會是公司的業(yè)務(wù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)，董事會成員為3人-13

人。董事每屆任期不得超過3年，屆滿可連選連任。執(zhí)行董事可以兼任公司經(jīng)理。

③監(jiān)事會：監(jiān)事會是公司的監(jiān)督機(jī)關(guān)，其成員不少于3人。監(jiān)事會應(yīng)當(dāng)包括股東代

表和適當(dāng)比例的公司職工代表，其中職工代表的比例不得低于1/3。董事、高級管理

人員不得兼任監(jiān)事。

233、股權(quán)轉(zhuǎn)讓：

公司法不允許股東向公司轉(zhuǎn)讓股份，但允許股東向本公司的其他股東或者本公司股

東以外的其他人轉(zhuǎn)讓股份。股東向股東以外的人轉(zhuǎn)讓其出資時，必須經(jīng)全體股東過

半數(shù)同意；不同意轉(zhuǎn)讓的股東應(yīng)該購買給轉(zhuǎn)讓的出資，否則視為同意轉(zhuǎn)讓；對于經(jīng)

同意轉(zhuǎn)讓的出資，其他股東有同等條件下的優(yōu)先購買權(quán)。

234、一人有限責(zé)任公司的注冊資本最低限額為人民幣10萬元。

235、股份有限公司特征：

⑴公司的全部資本為等額股份，股份采取股票形式。

⑵股東以所持股份為限對公司承擔(dān)責(zé)任。

⑶公司的股東有最低人數(shù)限制，而沒有最高人數(shù)限制。

⑷股份有限公司的設(shè)立程序較為復(fù)雜。

236、設(shè)立股份有限公司，應(yīng)當(dāng)有2人以上200人以下發(fā)起人。法定注冊資本的最低

限額500萬元人民幣

237、股份有限公司的組織機(jī)構(gòu):

①股東大會應(yīng)當(dāng)每年召開一次年會。召開股東大會，應(yīng)當(dāng)將會議審議的事項于會議

召開20日以前通知各股東。

②董事會與經(jīng)理：董事會是公司的業(yè)務(wù)執(zhí)行機(jī)關(guān)，其成員為5人-19人。

③監(jiān)事會是公司的監(jiān)督機(jī)關(guān)，其成員不得少于3人。職工代表的比例不得低于1/3。

238、股份發(fā)行原則：必須同股同權(quán)、同股同利。股票發(fā)行價價格可以按票面金額，

也可以超過票面金額，但不得低于票面金額。

239、股東持有的股份可以依法轉(zhuǎn)讓。發(fā)起人持有的本公司股份，自公司成立之日起

3年內(nèi)不得轉(zhuǎn)讓；公司董事、監(jiān)事、經(jīng)理應(yīng)向公司申報所持有的本公司的股份，并在

任職期內(nèi)不得轉(zhuǎn)讓。

240、公司合并包括吸收合并和新設(shè)合并。公司應(yīng)當(dāng)自做出合并決議起10日內(nèi)通知

債權(quán)人，并于30日內(nèi)在報紙上至少公告3次。

241、清算程序。公司財產(chǎn)在分別支付清算費(fèi)用、職工的工資、社會保險費(fèi)用和法定

補(bǔ)償金，繳納所欠稅款，清償公司的債務(wù)后剩余財產(chǎn)。

242、婚姻、收養(yǎng)、監(jiān)護(hù)等有關(guān)身份關(guān)系的協(xié)議，適用其他法律的規(guī)定（不在合同法

之內(nèi)）。

243、合同類別：

①根據(jù)合同的成立是否以交付標(biāo)的物為成立條件，可分為諾成性合同與實踐性合同

②根據(jù)合同成立是否需要特定的形式，可分為要式合同與非要式合同。

244＞合同基本原則：

①平等、自愿、公平原則。

②誠實、信用原則。

③合法原則。

245、要約是一方當(dāng)事人以訂立合同為目的，向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出合同條件，希望對方

當(dāng)事人接受的意思表示。構(gòu)成要約須符合下列條件：

①要約須顯示向特定人發(fā)出的意思表示。

②要約的內(nèi)容必須具體、確定。

③要約中應(yīng)當(dāng)明確表明該要約一經(jīng)受要約人承諾，要約人