崗位描述書培訓(xùn)問答及討論總結(jié)11月20日及21日，顧問組主持了4場如何填寫崗位描述書培訓(xùn)，共有約200人參加。如下就現(xiàn)場提出重要問題以及顧問組及人力資源部同事解答作出總結(jié)。貴方可考慮將此文總結(jié)成“FAQ”放在CIS網(wǎng)上。重要問答描述書與否專為崗位評估服務(wù)？不是。它是崗位評估重要依照，但同步它為其她人力資源管理做鋪墊。就象咱們在培訓(xùn)時講到，公司招聘，晉升，培訓(xùn)等等各個環(huán)節(jié)都建立在完整崗位信息基本之上。人力資源部及電腦中心當(dāng)前合伙制作“崗位描述書提交系統(tǒng)”就是建立完整崗位信息平臺開端。為什么崗位描述書有任職者代表填寫，而不是由主管填寫？如何保證描述書填寫內(nèi)容真實？一方面，在一種公司為建立崗位分析及評估系統(tǒng)而收集崗位信息時，市場普遍作法都是從任職者那里獲取最原始資料，之后由主管審核。在這樣過程中，上下級之間可以檢討與否在崗位職責(zé)方面有任何誤解，主管對員工規(guī)定與否得到員工清晰領(lǐng)略。同步這樣作法也避免了有諸多下屬主管耗費太多時間來填寫描述書。在系統(tǒng)建立起來之后，修正描述書或撰寫新崗位描述書工作普通由主管及人力資源部共同負責(zé)。另一方面，任職者代表參加培訓(xùn)，理解項目目及描述書填寫辦法，這自身是一種非常好溝通和培訓(xùn)過程，是當(dāng)代公司管理所推崇。事實也證明，越多員工響應(yīng)，公司改革和進取過程就越順利。關(guān)于如何保證任職者起草崗位描述書內(nèi)容精確性，咱們可以回顧一下項目流程。任職者填寫之后，需與主管討論，共同修正。之后所有描述書由人力資源部核算，如下級崗位數(shù)及任職條件統(tǒng)一原則等。然后顧問組依照描述書草案與主管進行面談，詳細理解每個基準崗位內(nèi)容，從專業(yè)及客觀角度就描述書內(nèi)容進行檢查，之后將描述書以原則格式進行整頓。在這項工作之后，顧問組還要和評估小組一起展開討論，就每一種基準崗位內(nèi)容再次進行驗證，含糊不清會再與關(guān)于主管聯(lián)系。整頓完畢描述書最后由部長批準。因此通過這樣一種重復(fù)論證過程，顧問公司依照她們經(jīng)驗，以為描述書精確性是可以保證。描述書收集是“正在做”，還是“應(yīng)當(dāng)做”？描述書收集是“應(yīng)當(dāng)做”。這也是咱們在培訓(xùn)中強調(diào)“寫崗位，不寫人”。任職者在填寫時要謹記這個原則，主管也要用這個原則去審核。在之后各層級審核過程中，這一項都會得到進一步核算及修正。當(dāng)前組織構(gòu)造還沒最后擬定，如何填寫組織關(guān)系？在此階段，請按照既有組織構(gòu)造來填寫上下級關(guān)系。公司會統(tǒng)一原則并做必要集體修正。如果副職沒有組織關(guān)系上下級，但其實協(xié)助正職管理所有正職下屬，這樣狀況如何填寫上下級關(guān)系？只要組織關(guān)系中不是上下級關(guān)系，在描述書中就不應(yīng)當(dāng)以上下級關(guān)系填寫。該副職此類工作職責(zé)應(yīng)當(dāng)在“重要崗位職責(zé)”以及“上下級關(guān)系”中關(guān)于團隊督導(dǎo)中體現(xiàn)。如果沒有下級，但經(jīng)常要組織某些組隊一起工作并做領(lǐng)頭人，這種狀況算不算有下級？不算。這里收集是正式組織關(guān)系上上下級。對于以暫時團隊形式工作狀況，應(yīng)當(dāng)在描述書中“上下級關(guān)系”一項下面空格中填寫。督導(dǎo)員工數(shù)會不會作為崗位評估時考慮因素？不會。咱們有諸多既有程序，有些詳細到崗，可不可以抄過來？這些“程序”如果仍合用，都可以作為崗位描述書參照，并且是較好參照。但是由于崗位描述書收集信息格式和目與其她“程序”不同，因此仍要嚴格按照描述書規(guī)定來填寫。如果有些崗當(dāng)前在做幾種崗工作，如何填寫？原則上來講，每一種崗都獨立存在，暫時性崗位職責(zé)不應(yīng)涉及在描述書內(nèi)容中。如遇到一崗多職而難以辨別時，請與您上級主管討論。為什么“重要崗位職責(zé)”每一條一定要寫“目”？崗位價值中一種重要體現(xiàn)就是崗位責(zé)任，即責(zé)任性質(zhì)及范疇。因此崗位所承擔(dān)每一項任務(wù)均有它責(zé)任，清晰理解這些責(zé)任和工作目是合理評估崗位基本。此外，崗位信息收集要為此后其她人力資源系統(tǒng)和流程服務(wù)，崗位職責(zé)中“目”是設(shè)定績效指標重要參照。最后，員工在填寫職責(zé)和目時思考過程可以有效協(xié)助本人整頓自身工作過程及明確各項職責(zé)重要性，也可將各職責(zé)目匯總后，檢討“崗位設(shè)立目”與否全面精確。如何填寫“重要崗位職責(zé)”中“時間分派”？它與各項崗位職責(zé)順序有什么關(guān)系？開會時間如何在“時間分派”中體現(xiàn)？一方面，非常核心一點，這里收集是“職責(zé)”，而不是“工作方式”，開會及解決電子郵件等是”工作方式“。另一方面，職責(zé)各項排列順序應(yīng)當(dāng)是按照您以為職責(zé)重要性來排，而“時間分派”應(yīng)在列出各項職責(zé)之后用100個百分點準時間耗費給各項職責(zé)分派一種比例。總數(shù)應(yīng)當(dāng)是100%。填寫“崗位設(shè)立目”及“重要崗位職責(zé)”時與否一定要使用“通過……以實現(xiàn)……”格式？不一定。這個格式只是給人們舉個例子，只要填寫內(nèi)容反映了“手段”和“目”就可以了。請注意，“手段”和“目”要寫清晰，清晰到非本崗位任職者看到描述內(nèi)容都可以明白限度。如果2年后來崗位職責(zé)發(fā)生變化，描述書不合用了怎么辦？崗位描述書應(yīng)當(dāng)是定期更新。如果崗位職責(zé)發(fā)生重大變化時，有必要重新書寫。因此描述書不是一成不變。為什么不在崗位職責(zé)中加入量化衡量目的值？重要崗位職責(zé)為此后績效管理奠定基本，但崗位描述書是靜態(tài)，即如果崗位不變，描述書就不變；而考核量化目的值是動態(tài)，即依照公司不同階段業(yè)務(wù)目的變化而變化，應(yīng)在績效管理體系中體現(xiàn)。如果崗位負責(zé)某些一次性系統(tǒng)開發(fā)，如何寫在崗位職責(zé)中？如果崗位負責(zé)不斷開發(fā)新項目，而每個項目日后運營/維護/更新是其她崗位做，那么該崗此項職責(zé)重點就是要“不斷開發(fā)新項目”；如果該崗開發(fā)某項目之后要負責(zé)運營/維護/更新，那么該崗此項職責(zé)重點是“開發(fā)及運營/維護/更新…系統(tǒng)”某些委員會運作算不算“暫時團隊”？在此階段請先填寫，顧問組會在核算詳細內(nèi)容后統(tǒng)一解決。為什么描述書中不涉及“工作環(huán)境”？原則及市場上普遍描述書中都不包括“工作環(huán)境”一項。如果某些崗位需要處在惡劣環(huán)境中工作，而這是該崗難點之一，可以在“該崗位工作難點”一項中闡明。在作練習(xí)過程中發(fā)現(xiàn)需要再次提示地方：在使用專有名詞時，請用全稱及中文填寫，可用括號將中/英文簡寫括起。在填寫重要職責(zé)時，牢記要使用最恰當(dāng)動詞，“負責(zé)維修工作”這樣表達不合格。一定要寫明是什么樣“負責(zé)”，如“策劃”、“指揮”、“提供技術(shù)支持”、“實行”或“定期檢查”等?！熬S修工作”也太籠統(tǒng)，可以明確什么范疇什么性質(zhì)維修工作等。此外，動詞選用也要考慮與否夸大或減小了該崗位職責(zé)，如是“制定”還是“協(xié)助上級制定”等。在考慮職責(zé)時也可以參照崗位下一層各個組隊或職能工作，如生產(chǎn)部下面有5個處，負責(zé)生產(chǎn)5個方面，那么生產(chǎn)部長重要職責(zé)可以是環(huán)繞這5個方面展開。“權(quán)限范疇”可參照公司某些既有分級授權(quán)制度中內(nèi)容，如校對、復(fù)核及批準某些程序或工作等?！叭温殫l件”中“其她專業(yè)知識”是指該崗由于工作需要必要要掌握跨部門/組隊/科處工作知識，它不是單純指其她部門/組隊/科處專業(yè)知識，它更強調(diào)是互相運作關(guān)系知識，如分工是什么，為什么這樣分才是最優(yōu)等。例如說負責(zé)公司管理系統(tǒng)開發(fā)崗要理解公司中重要部門之間運作關(guān)系及流程才可以設(shè)計最有效最優(yōu)管理系統(tǒng)。但該崗不需要理解財務(wù)、采購或生產(chǎn)專業(yè)知識。又如，運營處處長需要進一步理解生產(chǎn)部下其她各處與自身運作關(guān)系及流程。該崗一定對其她處專業(yè)有某些理解，但這些理解不能取代它所需對各處間運作及流程方面知識?？梢哉f，此項是理解崗位在管理方面所需知識不同限度。至于這個名詞“其她專業(yè)知識”如果容易引起混淆，顧問組可考慮用更好說法替代。崗位描述書審核人員可參照如下重要審核點：檢查整個描述書應(yīng)當(dāng)填寫內(nèi)容與否填寫完整上下級關(guān)系與否按照組織關(guān)系填寫“崗位設(shè)立目”與否精確全面，且篇幅合理“重要崗位職責(zé)”與否全面、清晰、精確，并有對“目”描述“重要崗位職責(zé)”書寫格式與否對的，時間分派與否合理“內(nèi)外聯(lián)系”與否寫明聯(lián)系對象層次，以及聯(lián)系目層次“任職條件”與否是崗位最低規(guī)定顧問組對于CIS網(wǎng)上“崗位描述書提交系