一、呈文文字表述應(yīng)精確、簡(jiǎn)潔、通順、標(biāo)點(diǎn)對(duì)的。呈文題目簡(jiǎn)要扼要，高度概括；主管領(lǐng)導(dǎo)名稱(chēng)不得襲用“酒店領(lǐng)導(dǎo)”的簡(jiǎn)稱(chēng)；在主管領(lǐng)導(dǎo)名稱(chēng)后，五、各部門(mén)負(fù)責(zé)人作為核稿人，不僅要對(duì)呈文內(nèi)容審核，并且要審查呈文格式與否規(guī)范，對(duì)呈文負(fù)全面六、各部門(mén)呈取文，需嚴(yán)格辦理收發(fā)文手續(xù)，寫(xiě)明收發(fā)文時(shí)間、文稿內(nèi)容、二、繕印的文獻(xiàn)均由擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)，重要文獻(xiàn)(以酒店名義的行文)均由總經(jīng)理辦公室校對(duì)。打字、三、經(jīng)修改后的稿件，如字跡潦草，涂改較多，模糊不清的，應(yīng)由原一、公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承接、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。三、公文登記后，由行政辦公室根據(jù)總經(jīng)理的指示，轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)閱辦，應(yīng)五、各部門(mén)均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文，應(yīng)件件貫徹，事六、公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書(shū)立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整頓立卷，當(dāng)七、各級(jí)管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將文獻(xiàn)(含保密記錄本)清理移交，凡參與會(huì)議帶回的文獻(xiàn)，應(yīng)及時(shí)送八、沒(méi)有存查必要的公文，通過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)同意，由行政辦公室定期銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀秘密公文，要進(jìn)印章管理制度刻制印章是印章管理工作的一種重要環(huán)節(jié)。酒店需刻制新印章須報(bào)總經(jīng)理同意；酒店各部門(mén)需刻制新印章，要寫(xiě)出匯報(bào)，并附上新印章的名稱(chēng)、式樣和規(guī)格，報(bào)經(jīng)行政辦公室同意，方可到當(dāng)?shù)毓膊块T(mén)申請(qǐng)刻制。新印章要做好戳記，并留樣保留，以便被查。啟用新印章，應(yīng)選擇好時(shí)間，并提前酒店的行政印章和總經(jīng)理的私章，由總辦統(tǒng)一保管，并有專(zhuān)人專(zhuān)管；各部門(mén)的印章也要指定專(zhuān)人保印章使用要做到：嚴(yán)格手續(xù)、認(rèn)真審閱、詳細(xì)登記、蓋章正規(guī)。印章使用必須經(jīng)同意，其權(quán)限可分級(jí)掌握。使用部門(mén)的印章，需經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意；使用酒店印章，須認(rèn)真填寫(xiě)用印申請(qǐng)表，并附有關(guān)材料，經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章，并進(jìn)行登記，店領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，授權(quán)總辦主任核準(zhǔn)。員工因私須開(kāi)具多種證明，加蓋酒店印章，必須書(shū)面申請(qǐng)并附有關(guān)材料，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意并報(bào)酒店領(lǐng)由于機(jī)構(gòu)變動(dòng)或部門(mén)(單位)撤銷(xiāo)等原因而導(dǎo)致的印章停用，按規(guī)定進(jìn)行清理，并將其所有停用印章收到酒店行政辦公室統(tǒng)一保管，同步辦好移交手續(xù)。屬于個(gè)人的印章應(yīng)退給本人。經(jīng)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理同意后，按規(guī)定將停用印章存檔或銷(xiāo)毀。一.借閱檔案(包括文獻(xiàn)、資料),必須先履行檔案借閱登記手續(xù)，秘密級(jí)以上檔案文獻(xiàn)必須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反《保七.外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審核、簽章后才能帶出。2.存根簡(jiǎn)介信：用這種簡(jiǎn)介信重要是用于簡(jiǎn)介某人到何處辦何事的一種憑證。這種簡(jiǎn)介信的存根要酒店簡(jiǎn)介信一般由人事部秘書(shū)負(fù)責(zé)保管和開(kāi)具，開(kāi)具簡(jiǎn)介信要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。重要事宜需由部辦公用品(設(shè)備)領(lǐng)用管理措施為了深入加強(qiáng)酒店辦公用品(設(shè)備)的申購(gòu)領(lǐng)用管理，減少辦公成本費(fèi)用，根據(jù)有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定和本酒一、酒店辦公用品(設(shè)備)由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一購(gòu)置及發(fā)放。二、各部門(mén)領(lǐng)用辦公用品(設(shè)備)需填寫(xiě)“辦公用品領(lǐng)用單”,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字承認(rèn)后，到人事行政部三、人事部根據(jù)各部門(mén)領(lǐng)用狀況，對(duì)無(wú)庫(kù)存的辦公用品(設(shè)備)進(jìn)行申購(gòu)，填制酒店申購(gòu)單，列明品二、各部門(mén)每日上午9時(shí)，將當(dāng)日用車(chē)計(jì)劃填寫(xiě)“用車(chē)申請(qǐng)單”,注明目的地、事由等，由部門(mén)經(jīng)理簽酒店檔案是酒店在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的，具有保留價(jià)值的，以備查考的文字、圖像、聲音及其他多種方式和載體的文獻(xiàn)材料。即對(duì)酒店在工作中具有存查價(jià)值、處理完畢的文獻(xiàn)材料，系統(tǒng)、完整地歸入卷宗暫保管，以備隨時(shí)1.2文獻(xiàn)立卷的原則酒店及各部門(mén)在接待來(lái)賓工作中的各類(lèi)重要計(jì)劃、安排、記錄、總結(jié)3.2準(zhǔn)時(shí)間分類(lèi)：即按文獻(xiàn)形成的時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)。4.檔案的編號(hào)各部門(mén)對(duì)本部門(mén)發(fā)出的文獻(xiàn)(發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要等),采用部門(mén)代碼+文獻(xiàn)類(lèi)型+日期+序號(hào)進(jìn)行編號(hào)：酒店部門(mén)設(shè)置及代碼如下：(英文開(kāi)頭字母)MS每類(lèi)文獻(xiàn)可按文獻(xiàn)形成時(shí)間次序、重要程度或工作程序等進(jìn)行排序。系統(tǒng)排6.1波及經(jīng)濟(jì)的檔案，如協(xié)議、協(xié)議書(shū)、保證書(shū)等(原件)檔案由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一保管；硬件設(shè)施使用闡明書(shū)或操作手冊(cè)(原件)檔案由工程部統(tǒng)一保管，其他檔案由總辦統(tǒng)一管理。3.查明對(duì)方(接受者)姓名、職位、機(jī)構(gòu)、地區(qū)(國(guó)家或都市)名稱(chēng)、機(jī)號(hào)碼或郵件地員工在里的良好談吐、得體應(yīng)對(duì)是替酒店建立良5.不要讓對(duì)方等待太久，必要時(shí)請(qǐng)他(她)留言以便答復(fù)。A)接聽(tīng)日期及時(shí)間C)對(duì)方的姓名、號(hào)碼(及內(nèi)線)及企業(yè)名稱(chēng)D)留言(消息)內(nèi)容E)復(fù)述一遍有關(guān)資料，讓他(她)懂得你已記下對(duì)的的消息F)最終，把留言便條放在被訪者的桌上，使他(她)回來(lái)后能即時(shí)懂得。4.若一再接不通，而你的機(jī)操作正常，應(yīng)將接通工作交予下屬初級(jí)員工負(fù)責(zé)，以免揮霍你寶貴時(shí)間。此外，可透過(guò)房查詢(xún)對(duì)方與否失靈。7.防火及防盜(例如寄存法律文獻(xiàn))3.按地區(qū)(國(guó)家、都市)來(lái)分類(lèi)。4.以編號(hào)(代碼)替代名稱(chēng)存檔。5.采用索引卡可快捷精確地找出資料，以找尋編號(hào)檔案索引卡必須按筆劃排序，放在尤其抽屜中。次序存檔合用于每個(gè)檔案之中，按日期先后存檔，把最新(近來(lái)期)的文獻(xiàn)放在檔案的最前或檔案儲(chǔ)放的形式為省卻追尋被取出或外借檔案的時(shí)間，“取檔記錄卡”可協(xié)助索回檔案。每次取出文獻(xiàn)后，把該卡放入彌補(bǔ)空位?？ㄓ校航杓诵彰?、部門(mén)、借出日期、答允償還日期、借件人及經(jīng)辦人簽訂，以便后來(lái)追尋。取檔記錄卡宜用鮮明顏色紙制成(例如紅色),卡紙標(biāo)題應(yīng)高出其他檔案，令人一目了然，輕易跟催。**每次外借檔案均須獲得直屬上級(jí)同意才可辦理為保證準(zhǔn)時(shí)處理任務(wù)，并且不會(huì)有所遺漏，這個(gè)檔案非常有效。檔案以字條，放在預(yù)定的“月份”或“日期”的小格PETERJENKINS”,應(yīng)記在“CHIEF”“BLANKSHIRE”及“JENKINS(即C,B,及J字)索引卡上?！癕ESSERSMAY,JONESANDJENKINS”應(yīng)放在“M”檔中。PRESSURETOOLSLTD”應(yīng)放在“H”(HIGH)劃多寡(或英文字母先后)來(lái)提成多格，協(xié)助應(yīng)付大量文獻(xiàn)存檔。10.酒店內(nèi)部各部門(mén)間的溝通，其中一種重要方式為來(lái)往之備忘錄，所1.把商業(yè)信件與“私人”信件及“機(jī)密”文獻(xiàn)分開(kāi)。4.在信件上蓋收件日期作為記錄。6.若信件連同支票、匯票或匯款，應(yīng)把金額寫(xiě)在信件的右上角及簽訂，以便財(cái)務(wù)部9.收到資料不全的郵件，例如沒(méi)有注明部門(mén)，或只寫(xiě)上人名及地址等，應(yīng)向前廳部1.把文獻(xiàn)傳閱各有關(guān)部門(mén)1.交給其上司簽訂。2.檢查附件與否已放在一起。(把信件副本留作存檔之用)5.由于酒店部門(mén)眾多，應(yīng)在信封上當(dāng)眼位置用鉛筆寫(xiě)上部門(mén)名稱(chēng)或代號(hào)，以便信差計(jì)6.集中所有發(fā)出的郵件，交由商務(wù)中心統(tǒng)一寄出。中央信箱1.尺碼合用的紙張，以免導(dǎo)致不必要的揮霍。3.對(duì)的地?cái)[放正本，使影印之副本(無(wú)論文獻(xiàn)或圖形)合理工整。2.查詢(xún)航班時(shí)間表及抵達(dá)時(shí)間，以配合估計(jì)行程。4.若不能符合估計(jì)中的安排，應(yīng)盡快知會(huì)公干人員并貫徹修改行程與否。6.準(zhǔn)備明細(xì)行程表給公干人員備用。1.入住公干人員的姓名2.入住及離店日期3.入住人數(shù)及房間數(shù)量(基本為雙人原則客房)行程表是預(yù)先對(duì)公干期間的安排及把需確認(rèn)的事項(xiàng)列明，使其上司能運(yùn)用有限的時(shí)間作出最大的利益。當(dāng)編制行程表時(shí)請(qǐng)注意如下各點(diǎn)：時(shí)間等。入境方面則查詢(xún)有關(guān)護(hù)照、入境簽證、防疫注射、通用貨幣、生活習(xí)慣等；酒店及餐廳；郵務(wù)、及電訊設(shè)施；經(jīng)濟(jì)發(fā)展、進(jìn)出口貿(mào)易條例、政府及工商機(jī)構(gòu)、商務(wù)法則等。舊檔案或機(jī)密文獻(xiàn)草稿不適合留存在辦公室內(nèi)，應(yīng)運(yùn)用碎紙機(jī)第一時(shí)間把它們消滅，將2.在有關(guān)日期之欄內(nèi)記下時(shí)間，會(huì)面者之姓名(及企業(yè)名)、地點(diǎn)及話題。4.每天約會(huì)須準(zhǔn)時(shí)間先后(分上、下午)記下。4.約會(huì)一般以聯(lián)絡(luò)，掛線后應(yīng)補(bǔ)發(fā)信確認(rèn)談話內(nèi)容，將信件副本存檔，還須記5.記下來(lái)訪者的姓名、職衍、企業(yè)名稱(chēng)、地址、,若更改約會(huì)可與他(她)聯(lián)絡(luò)。6.遇上社交場(chǎng)所須攜伴出席，確定其上司的伴侶(女伴)與否有空才作答復(fù)。其上司也許一成天在外會(huì)面及拜訪，不以便攜帶日志，這時(shí)便可替他預(yù)備一張約會(huì)卡。把當(dāng)日約會(huì)卡連同有關(guān)文獻(xiàn)放在他的桌上。一頁(yè)年志提供年、月、日、星期，以便記下每天大計(jì)。便于整年事項(xiàng)一目了然，易于系統(tǒng)籌辦。議程是有次序地列出會(huì)議中所要進(jìn)行的項(xiàng)目。此外尚有會(huì)議日期、星期、時(shí)間、地點(diǎn)。議程在會(huì)議前七至十四天發(fā)給出席