第一節(jié)檔案管理人員及職責 1一、檔案管理部門職責范圍 1二、檔案工作人員崗位職責 2第二節(jié)檔案管理流程 5一、目的 5二、檔案管理細則 5三、醫(yī)療設備詳細資料管理 13第三節(jié)檔案管理制度 16第一節(jié)檔案管理人員及職責一、檔案管理部門職責范圍1.負責本單位各類檔案的統(tǒng)一管理，負責對本單位的技術圖書資料實行業(yè)務管理，并根據(jù)本單位經營管理的需要編制各種檢索工具，積極開展檔案的提供利用工作。2.貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策，制訂本企業(yè)檔案管理制度。3.負責檢查、指導各部門檔案人員和有關人員做好歸檔資料的積累、整理工作，提出本單位專、兼職檔案員的業(yè)務培訓和考核計劃，會同有關部門、單位搞好各類檔案的鑒定、銷毀、移交工作。4.做好各類檔案的管理和統(tǒng)計工作，編制各種專題目錄、索引及匯編資料，辦理檔案的借閱手續(xù)，負責檔案的復制、修裱及檔案庫房安全措施的落實，確保檔案的完整和安全。二、檔案工作人員崗位職責（一）公司分管檔案工作的領導的檔案管理職責1.主管公司的檔案管理工作，熟悉并貫徹執(zhí)行《檔案法》等法律、法規(guī)、條例和規(guī)定。2.掌握檔案信息情況，組織推廣檔案信息的開發(fā)利用，解決公司檔案管理中的重大問題。3.督促檔案管理部門建立健全檔案管理制度，配置適宜保管檔案的庫房和設施，采用現(xiàn)代先進的技術設備，確保檔案管理的有效進行。4.聽取檔案管理部門關于檔案工作的匯報，了解情況，檢查、指導檔案管理工作。（二）檔案管理部門負責人管理職責1.在上級業(yè)務部門和本單位分管檔案工作的領導的指導下，負責檔案業(yè)務工作的管理，定期召開檔案管理工作會議，傳達上級指示精神，布置、檢查、總結工作。2.帶頭貫徹執(zhí)行國家《檔案法》等法律、法規(guī)、先例及規(guī)定，組織制訂公司檔案管理制度。3.根據(jù)上級業(yè)務部門及公司的工作安排，負責起草年度檔案工作計劃和檔案工作發(fā)展規(guī)劃，熟悉檔案管理各崗位人員的職責和工作質量，安排和組織好檔案管理的業(yè)務培訓，不斷提高業(yè)務水平。4.及時檢查和總結檔案管理工作，經常向主管領導匯報工作。（三）檔案管理部門專職或兼職檔案員崗位職責1.在檔案管理部門負責人的領導下，做好檔案的管理工作，熱愛本職工作，認真學習業(yè)務，熟悉檔案業(yè)務知識，努力為公司各項工作服務。2.熟悉并認真貫徹執(zhí)行檔案工作的方針、政策和各項規(guī)章制度，負責接收各部門、單位移交的各類歸檔材料，做好檔案的立卷、編目、登記、統(tǒng)計、鑒定工作。3.保護檔案的安全，堅持做好“七防”工作。4.努力做好檔案的利用服務工作，編制多種檢索工具及公司“大事記”等有關匯編材料。5.協(xié)助和指導各部門兼職檔案員做好檔案的積累、整理、歸檔工作。6.嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案的機密內容。7.參加有關工程項目的竣工驗收、技術成果鑒定和設備、技術資料開箱檢驗，并做好記錄。8.負責檔案的鑒定和銷毀工作，并把好銷毀中的復查、審批和監(jiān)銷關。9.積極完成領導交辦的其它工作。（四）各部門或單位負責人檔案管理職責負責抓好本部門或單位的檔案工作，檢查、督促本部門、單位兼職檔案員和有關人員把工作中形成、積累、整理的檔案資料，按要求定期向檔案管理部門移交歸檔。（五）各部門或單位兼職檔案員檔案管理職責1.做好本部門或單位檔案資料的收集、整理、分類、保管工作。2.及時將文件材料歸檔，按各類檔案的歸檔范圍和歸檔時間，定期向檔案管理部門移交。3.積極參加公司檔案管理網絡組織的各項工作、學習活動。4.嚴格遵守上級和公司的檔案管理制度，做好保密工作。姓名職位主要公司職責從業(yè)年限聯(lián)系方式第二節(jié)檔案管理流程一、目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、檔案管理細則1.檔案資料的歸檔范圍：（1）公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等。（2）公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件。（3）本公司與其他單位來往的文書及權益文書等。（4）公司領導的批示、指示等。（5）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。（6）反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等。（7）公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統(tǒng)計報表及簡報。（8）本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料。（9）本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料。（10）本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料。（11）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。（12）外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料。（13）財務檔案資料。（14）各種實物檔案。（15）其他具有利用和保存價值的文件資料。2.檔案資料的歸檔要求：（1）歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。（2）一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。（3）聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。（4）子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。（5）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。3.檔案資料的歸檔時間（1）即時歸檔：下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔。①公司規(guī)定的密級文件。②重要文件，如政府批文、核準文件、證照等。③合同、協(xié)議書等正本及過程資料。④公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料。⑤其他認為需要即時歸檔的資料。（2）定期歸檔：①部門應在每月25日前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部。②部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部。（3）電子聲像檔案的歸檔：①重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。②一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。③每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。4.歸檔文件的等級劃分及保管期限：需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：文件等級文件類型保管期限一級秘密文件公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質證書、榮譽、經營計劃、管理決策，單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，公司內部人員任免、獎勵、處分等文件材料，財務報表、賬冊、資產核算，合同及司法文書等永久二級重要文件會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三級普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管、檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修三年5.檔案交接：部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。6.檔案移交公司的流程（1）經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單。（2）行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對。（3）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份。7.檔案編號：（1）檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（2）檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。（3）檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。（4）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。（5）建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。移交目錄記錄編號：日期：序號文件（合同）編號標題名稱頁數(shù)原/復備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案移交清單表記錄編號：日期：移交性質□離職□調崗□歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期合計移交說明移交人：接收意見接收人：移交人（部門）經辦人：移交日期：年月日接收人（部門）經辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案借閱審批單記錄編號：日期：借閱部門借閱人借閱部門經理總經理副總行政人事部部門經理使用目的序號借閱內容復印借閱歸還日期備注三、醫(yī)療設備詳細資料管理1.檔案與資料的含義和區(qū)分：設備技術檔案是指在設備管理的全過程中形成，并經整理應歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件與資料，通過不斷收集、整理、鑒定等工作歸檔建立的設備檔案。設備資料是指設備選型安裝、調試、使用、維護、修理和改造所需的產品樣本、圖紙、規(guī)程、技術標準、技術手冊，以及設備管理的法規(guī)、辦法和工作制度等。設備的檔案和資料都是設備制造、使用、修理等項工作的一種信息方式，是管理和修理過程中不可缺少的基本資料。設備檔案與資料的區(qū)別是：（1）檔案具有專有的特征，資料具有通用的特征。（2）檔案是從實際工作中積累匯集形成的原始材料，具有丟失不可復得的特征；資料是經過加工、提煉形成的，往往是經正式頒布和出版發(fā)行的。設備檔案也是一種資料，是特殊的資料。（3）設備檔案與資料的管理是指設備檔案與資料的收集整理、存放保管、供閱傳遞、修改更新等環(huán)節(jié)的管理。2.檔案與資料管理內容：（1）設備檔案內容：設備檔案一般包括設備前期與后期兩部分。前期檔案包括設各訂購、隨機供給和安裝驗收的材料：后期檔案包括使用后各種管理與修理的材料。（2）設備前期檔案明細：①訂貨合同。②裝箱單和說明書及資料、附件、工具明細表（原件）。③出廠合格證書、出廠精度（性能）檢驗記錄（原件）。④開箱驗收單。⑤自制設備的有關說明及圖紙、資料。⑥設備基礎及隱蔽工程圖紙。⑦動力管線圖紙。⑧安裝、調試驗收單。⑨購入二手設備的有關原始材料。（2）設備后期檔案明細：①設備使用初期狀況記錄。②定期維護記錄。③定期檢查和監(jiān)測記錄。④設備故障分析報告。⑤設備檢修記錄。⑥設備封存（啟用）單。⑦設備潤滑卡片。⑧大修任務書與竣工驗收報告。⑨技術改造申請書及項目技術經濟論證報告。⑩技術改造說明書與圖紙及試用效果鑒定。?設備事故報告單。?設備報廢單。（3）設備資料內容：設備管理資料包括為加強設備管理，各級設備管理部門及企業(yè)所制訂或編寫的法規(guī)、制度、規(guī)程、標準等資料。一般包括：①設備綜合管理資料明細A.國家、行業(yè)、地方有關設備管理文件。B.企業(yè)設備管理方針目標。C.年度工作計劃與工作總結。D.企業(yè)設備資產管理規(guī)章制度。E.設備資產管理狀況年報。F.專項請示、報告及批文。②設備資產管理與技術管理資料明細：A.設備分類及編號目錄。B.大型、重型稀有、高精度設備標準。C.設備完好標準。D.設備操作、維護、檢修規(guī)程。E.設備潤滑手冊（含進口油品與國產油品對照表）。F.設備修理技術標準。G.設備修理復雜系數(shù)。H.特種設備預防性試驗規(guī)程。I.機修手冊。J.電修手冊。K.機械設備備品配件手冊。L.通用設備易損件目錄。M.電氣元件手冊（含進口設備元件與國產元件對照表）。N.機械設計手冊。O.產品樣本。P.專業(yè)期刊。Q.翻譯用工具書。第三節(jié)檔案管理制度為加強公司檔案業(yè)務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：1.檔案管理的范圍：本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業(yè)管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。2.歸檔要求：（1）歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。（2）歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。（3）存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。（4）檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。（5）檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。（6）文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。（7）歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。3.檔案的查閱和借閱：（1）查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。（2）查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。（3）原則上本公司內部工作人員因