秘書處部門手冊秘書處簡介自強弘毅，求是拓新。廣西大學(xué)環(huán)境學(xué)院學(xué)生會秘書處正式命名于2011年6月末，負(fù)責(zé)上傳下達(dá)與學(xué)院的財務(wù)管理工作，包括報賬，清理，總賬，結(jié)賬等內(nèi)容。秘書處工作具有多變性，靈活性，不確定性，所以秘書處力求嚴(yán)謹(jǐn)求實，團結(jié)創(chuàng)新。自成立之日，秘書處一直奉行著“關(guān)注學(xué)生，服務(wù)學(xué)生；提高自我，完善自我?！钡男袨闃?biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求著自己，所有學(xué)院下達(dá)的任務(wù)事無巨細(xì)，我們一直堅持著每個人都能參與到“干事”中來，在行動中不斷認(rèn)識自己，鍛煉自己，提升自己。甚多的交流與合作促進(jìn)了部門內(nèi)部的融合。秘書處現(xiàn)設(shè)秘書長一名，副秘書長一名，干事若干名。我們一直在學(xué)習(xí)，一直在追求進(jìn)步。廣西大學(xué)環(huán)境學(xué)院學(xué)生會秘書處部門章程目錄第一章：總則部門簡介部門宗旨第二章組織機構(gòu)職務(wù)設(shè)置分組設(shè)置工作內(nèi)容第三章基本職能基本職能介紹第四章日常工作制度值班制度例會制度培訓(xùn)制度檔案管理制度第五章成員的權(quán)利以及義務(wù)成員考核成員權(quán)利成員義務(wù)成員重用提拔原則第六章附則第一章總則環(huán)境學(xué)院學(xué)生會秘書處，是系學(xué)生會的重要有機組成部分，是與其他部門聯(lián)系的橋梁，直接對環(huán)境學(xué)院學(xué)生會主席團負(fù)責(zé)。為了讓大家更加了解秘書處的工作、監(jiān)督秘書處，特制定本規(guī)定。宗旨：關(guān)注學(xué)生，服務(wù)學(xué)生；提高自我，完善自我。原則：公平、公正、公開。中心：“團結(jié)、協(xié)作、自信、高效、創(chuàng)新”9、負(fù)責(zé)每次例會會議內(nèi)容的記錄和整理，并保存歸檔。10、負(fù)責(zé)做好各部門上交的工作計劃、工作總結(jié)（年度）、活動方案、活動總結(jié)的整理工作以及收各部各活動的活動項目書。11、負(fù)責(zé)管理會議室和雜物室，定期打掃和清點物品。12、貫徹本系學(xué)生會的工作方針政策，協(xié)調(diào)和督促各部門履行職責(zé)。13、組織對各項工作和活動的現(xiàn)場考核，為年度考核和評定準(zhǔn)備材料。14、定期向?qū)W生會主席匯報有關(guān)工作，及時向各部處傳達(dá)主席的有關(guān)工作部署。15、為年度納新成員工作提供考務(wù)安排等方案，公平、公開、公正地為本會吸收新（名詞解釋）1、收集發(fā)票：發(fā)票即用來報賬用的小票，主要來自于易樂多，文體百貨超市等等。發(fā)票中的單位一律寫：廣西大學(xué)。報賬用的物品不必須是文體用品，比如鋼筆，籃球，排球，中性筆，筆記本，透明膠，雙面膠……等等一系列可以用來辦公的東西。所有發(fā)票最最重要的是要求里面所有的物品必須表明單價與數(shù)量，否則不得用作發(fā)票。2，賬目管理。即負(fù)責(zé)學(xué)期末學(xué)院賬目總結(jié)與各個掛賬點的賬目清總。（截止2011年11月20日，環(huán)境學(xué)院的掛賬點一共有三個，分別是：西校園狗洞那里的騰飛文印店，西校園化學(xué)化工學(xué)院負(fù)一樓的西子文印店，東校園水塔餐廳旁邊的非凡文體店）3，會議提醒。即對每周一下午的部長例會的提醒，提醒包括保證每位理應(yīng)出席會議的人得到通知，并交代會議大致事宜，保證出席人員心有準(zhǔn)備，以確保例會省時高效的進(jìn)行。4，會議記錄。即對每周一下午的部長例會進(jìn)行會議記錄，并從紀(jì)檢部那里了解缺席的部門，以確保缺席的部門也可知道會議內(nèi)容，及時完成所分配任務(wù)。5，文件書寫。文件即為包括主席，副主席，書記等人參加一些活動的發(fā)言稿。6，協(xié)助任務(wù)。即各種大型活動（如校運會，院運會，青年環(huán)境友好使者選拔大賽等）的協(xié)助工作，看各個活動的任務(wù)分配與負(fù)責(zé)人員屆時安排。第四章：日常工作制度1、值班制度：2011年第一學(xué)期秘書處的值班時間為每周四下午5:20——6:00。值班為每次2人，值班任務(wù)為：接受請柬，并及時傳遞給相關(guān)人士；與其他部門之間溝通交流，互相了解，互相幫助。不能按時值班的人員必須提前跟負(fù)責(zé)人聯(lián)系，不可隨意曠缺。2、部長例會制度：要求部長（或者部長與副部長）必須準(zhǔn)時出席，具體情況以臨時需要為主。出席人員必須保證做好會議記錄，并及時通知缺席部門相關(guān)事宜。3、賬目管理制度：原則上每個人都要求有報賬經(jīng)驗，鑒于財務(wù)管理事物的復(fù)雜性，可由每屆秘書長（或者副秘書長）負(fù)責(zé)財務(wù)總管與總結(jié)。4、培訓(xùn)制度：確定正式干事以后，部門要不定期對成員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)包括禮儀培訓(xùn)、工作職能培訓(xùn)、心理培訓(xùn)等方面，以及素質(zhì)拓展培訓(xùn)活動若干（如舉行氣排球、籃球等體育類活動或外出聚餐、出游活動等）。2，各干事必須完成以上基本培訓(xùn)課程，實際情況記入個人人事檔案。3，各干事必須具有至少一次獨自處理問題的機會。（比如，一個人去財務(wù)處報賬，收集發(fā)票，買東西掛賬。。。等等）4、其他院重大活動考勤制度：迎新、校運會等院重大學(xué)生活動中，若需要咱系相關(guān)負(fù)責(zé)人必須各司其職，按時到崗，不得無故遲到、早退、缺席。：成員的權(quán)利以及義務(wù)一、日常：1、秘書處成員要嚴(yán)于律己,遵守學(xué)生會的管理制度,互助共勉,樹立秘書處良好的形象和聲譽,如發(fā)現(xiàn)部內(nèi)成員有嚴(yán)重?fù)p害秘書處形象的,當(dāng)即予以辭退；2、秘書處成員不得以權(quán)謀私,不得以秘書處或?qū)W生會的名義有越權(quán)行為,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),視情節(jié)輕重,分別處以批評,警告、直至辭退：3、秘書處成員在執(zhí)行任務(wù)中,出現(xiàn)錯誤應(yīng)追究該組負(fù)責(zé)人及當(dāng)事人的責(zé)任,如因主觀原因出現(xiàn)一次重大錯誤或者三次小錯誤,即予以除名；4、秘書處成員如察覺自己無法勝任秘書處工作,可以向秘書長或副秘書長提出辭職,并上交辭職報告,秘書長和副秘書長根據(jù)實際情況討論后,當(dāng)工作移交完整后方可離開秘書處。二、會議：1、秘書處根據(jù)實際工作需要,會不定時召開工作會議,干事應(yīng)準(zhǔn)時參加例會,例會前專設(shè)一名干事登記本次例會的出勤情況；2、部內(nèi)成員應(yīng)遵守例會紀(jì)律,不得討論與會議無關(guān)的話題,保證討論的議題順利進(jìn)行；干事應(yīng)認(rèn)真完成會議記錄,對于有異議的地方可以會后討論解決,或向秘書長或副秘書長提出；3、如遇特殊情況應(yīng)事先向秘書長或副秘書長請假并說明理由,事后明確會議內(nèi)容,干事遲到、早退達(dá)五次或無故缺席三次者,予以辭退處理。第六章：附則廣西大學(xué)環(huán)境學(xué)院團委辦公室對此制度有最終解釋權(quán)。本章程自公布之日起實行。附件一：廣西大學(xué)環(huán)境學(xué)院團委辦公室成員考核說明。。。附件二：。。。。。。秘書處大事記2011年6月，環(huán)境學(xué)院團委學(xué)生會舉行換屆大會，會后經(jīng)過結(jié)構(gòu)調(diào)整，學(xué)生會新設(shè)立了秘書處一部門，由馮小紅擔(dān)任第三屆環(huán)境學(xué)院學(xué)生會秘書處秘書長，陳遠(yuǎn)征任副秘書長。2011年9月，秘書處首次參與學(xué)院團委學(xué)生會招新。秘書處迎來建部以來首批干事；2011年10月，秘書處開展了首輪業(yè)務(wù)培訓(xùn)，參與學(xué)生會各部燒烤聯(lián)誼活動，增進(jìn)了部門內(nèi)部及各部之間的交流，加深了新一屆團委干部干事間的友誼。秘書處家譜歷屆部長、副部第三屆秘書長：馮小紅女環(huán)境工程103班副秘書長：陳遠(yuǎn)征女環(huán)境工程102班第三屆干事：胡文科男環(huán)境工程111班黃季椋