干部人事檔案的保存、維護(hù)和利用是人事檔案管理中的重要工作,對(duì)于檔案?jìng)€(gè)人信息的完整性和安全性具有著關(guān)鍵意義。但是,檔案在保存的過(guò)程中還存在很多不安全因素和不完善之處,特別是進(jìn)入信息時(shí)代后,檔案信息的安全性降低,如何保障檔案信息安全成為檔案管理人員需要攻克的難題。1干部人事檔案的保管與保護(hù)1.1干部人事檔案保管與保護(hù)的基本任務(wù)1.1.1防止干部人事檔案損壞干部人事檔案在時(shí)間的不斷推移中面臨著丟失、老化和損壞等問(wèn)題。造成檔案損壞的原因主要有兩種:其一是管理不善造成檔案丟失、人為蓄意損壞或在檔案查閱利用的過(guò)程中造成的非刻意損害,這屬于社會(huì)原因;還有一種自然原因,就是隨著時(shí)間的推移,檔案自然老化造成的損壞。我們應(yīng)該充分運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和方法,避免在檔案保存過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題,排除可能造成檔案損壞的一切社會(huì)和自然因素,降低檔案損壞的可能性。1.1.2延長(zhǎng)干部人事檔案的壽命干部人事檔案的保管不僅要避免檔案的損壞,還要采用有效的手段從根源上解決檔案保存安全問(wèn)題。根據(jù)干部人事檔案的管理需求建設(shè)相應(yīng)的檔案儲(chǔ)存間,提高檔案存放和維護(hù)的質(zhì)量,增強(qiáng)檔案管理過(guò)程中對(duì)于自身不利因素的排除能力,減緩檔案老化的速度,建立健全檔案利用管理和監(jiān)督體系,提升檔案修復(fù)能力,延伸干部人事檔案的保存年限。1.1.3維護(hù)干部人事檔案的完整與安全干部人事檔案的保存部門在檔案的管理過(guò)程當(dāng)中一定要嚴(yán)謹(jǐn)遵循相關(guān)工作條例及規(guī)定,對(duì)檔案進(jìn)行集合管理,禁止個(gè)人擅自私下保存干部人事檔案及相關(guān)材料,保護(hù)干部人事檔案的完整性,確保干部人事檔案不受到刻意的人為破壞。為保證檔案物質(zhì)安全,干部人事檔案管理部門應(yīng)該采取有效手段,妥善保管和儲(chǔ)存檔案,避免檔案遺失或損壞。與此同時(shí),我們還要注重檔案政治安全的維護(hù),采取周密的方法保護(hù)檔案信息,阻止檔案機(jī)密泄露。1.2干部人事檔案管理與保護(hù)的基本要求1.2.1科學(xué)管理,方便利用查詢利用是干部人事檔案管理服務(wù)的終極目標(biāo),所以,在干部人事檔案管理中應(yīng)該將“安全高效,方便查詢”作為宗旨,在保證干部人事檔案信息安全的前提下,將檔案信息完整作為基本要求,運(yùn)用行之有效的現(xiàn)代科技手段,開發(fā)快捷的檔案查詢和管理系統(tǒng),進(jìn)行科學(xué)管理,提升檔案管理?xiàng)l件,改善檔案管理環(huán)境,保證檔案管理和利用質(zhì)量。1.2.2預(yù)防為主,防治結(jié)合要采取有效手段,防止社會(huì)和自然因素對(duì)檔案造成的損壞;此外,還要提高檔案修復(fù)能力,對(duì)已損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)和挽救。這就是檔案管理中的“防”和“治”,二者相互結(jié)合,互為補(bǔ)充,要做到以“防”為主,以“治”為輔。1.2.3立足長(zhǎng)遠(yuǎn),保證當(dāng)前在干部人事檔案的保存管理過(guò)程當(dāng)中,要從立足長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度出發(fā),不應(yīng)該過(guò)分注重檔案的保護(hù)和管理而忽略了檔案的利用目的;但也不可只重視檔案的利用價(jià)值卻輕視檔案的保護(hù)工作。1.2.4增強(qiáng)防災(zāi)意識(shí),提高應(yīng)變能力自然界中的不可抗力因素具有很強(qiáng)的破壞性,所以應(yīng)該加強(qiáng)自然災(zāi)害的防范意識(shí),做好防護(hù)措施,對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù),制定好災(zāi)害發(fā)生時(shí)的應(yīng)急預(yù)警機(jī)制,加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)在災(zāi)害發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處置能力。1.3干部人事檔案保管與保護(hù)措施干部人事檔案在具體實(shí)施中分為技術(shù)措施和制度措施。干部人事檔案的保存不僅需要滿足合適的檔案儲(chǔ)存地點(diǎn)及相關(guān)設(shè)施配置等物質(zhì)條件,還要能夠熟練掌握運(yùn)用防災(zāi)、防蟲方法以及檔案搜索系統(tǒng)等具體的技術(shù)手段。此外,還要注意制定科學(xué)合理的保護(hù)規(guī)范,在制度上為檔案的保管利用提供保障。2干部檔案的利用和查閱檔案信息的查詢利用是檔案管理機(jī)關(guān)的重要職責(zé),干部檔案利用是根據(jù)相關(guān)單位需要向其提供檔案信息查詢和使用的服務(wù),是整個(gè)檔案管理工作的重中之重。2.1干部檔案的利用2.1.1編制檢索工具做好利用工作的前提條件是編制一套合理的檢索工具,按照干部檔案的內(nèi)容和形式特征,對(duì)每份干部檔案進(jìn)行標(biāo)引和著錄,然后把形成的各個(gè)條目系統(tǒng)編排成各種檢索工具,并通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。為了使利用者更好地掌握各種檢索工具的使用方法,編制檢索工具時(shí)應(yīng)一并編制其使用方法說(shuō)明,并提供一些介紹檢索工具的使用方法。提供檔案管理人員培訓(xùn)或咨詢。2.1.2創(chuàng)造利用條件。按照相關(guān)規(guī)定,檔案保管部門應(yīng)該為檔案利用創(chuàng)造條件,簡(jiǎn)化利用手續(xù),主動(dòng)開展利用咨詢等活動(dòng)。為此,干部檔案管理部門要加強(qiáng)自身基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),提高現(xiàn)代化管理水平,提供閱覽、借出、計(jì)算機(jī)檢索、數(shù)字咨詢、網(wǎng)上查檔等服務(wù)。同時(shí)要全面實(shí)現(xiàn)干部檔案的數(shù)字化,建立干部檔案數(shù)據(jù)庫(kù),并嵌入黨政機(jī)關(guān)的局域網(wǎng)系統(tǒng)中,通過(guò)權(quán)限設(shè)置面向本機(jī)關(guān)所有成員開放利用。2.1.3主動(dòng)提供服務(wù)干部檔案的利用者大多是單位領(lǐng)導(dǎo)和人事管理部門,干部檔案管理部門應(yīng)按這些利用者的職能和工作需要主動(dòng)提供檔案服務(wù),如每年的干部考核時(shí),干部檔案管理部門應(yīng)該提早做好材料準(zhǔn)備工作,以提高干部考核工作的質(zhì)量和效率。干部招聘或大的人事調(diào)配時(shí),相關(guān)部門同樣需要干部檔案部門的協(xié)助和支持,提供人事統(tǒng)計(jì)信息或人事檔案轉(zhuǎn)遞服務(wù),人事統(tǒng)計(jì)信息有利于人事管理部門決策,人事檔案轉(zhuǎn)遞服務(wù)的效率直接影響著干部的任職時(shí)間。從利用者的角度考慮,必須履行相關(guān)的利用手續(xù),特別是簽字、登記手續(xù),并按照干部檔案利用的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.2干部檔案的查閱干部檔案管理的最終目的是為了提供利用。查閱人事檔案是基本的利用方式之一。為了保證干部檔案的安全,需要建立人事檔案查閱制度,對(duì)檔案查閱進(jìn)行有效管理。制定干部檔案查閱制度需要注意:第一,要查閱干部檔案的單位,應(yīng)派黨員干部持單位介紹信和主要領(lǐng)導(dǎo)簽字,并辦理審批手續(xù)后方可查閱。有的單位制定了《借閱干部檔案審批表》,必須填寫本表后才能按照程序借閱檔案。向外省、市、區(qū)查閱干部檔案,必須事先與對(duì)方相應(yīng)一級(jí)的黨組織取得聯(lián)系,征得對(duì)方同意后,才能按規(guī)定手續(xù)開具《查閱干部檔案審批表》,前往查閱。第二,查閱者應(yīng)在本室內(nèi)由專人監(jiān)督查閱,允許查閱的內(nèi)容和范圍由本室人員確定。第三,任何個(gè)人都不得查閱本人或直系親屬的檔案。結(jié)束語(yǔ)干部人事檔案的管理和利用是檔案管理工作中一項(xiàng)十分重要的任務(wù),只用保存和