第一節(jié)檔案信息管理系統(tǒng) 2一、現(xiàn)狀問題 2二、系統(tǒng)設計目標 3三、系統(tǒng)功能架構 4四、技術架構設計 5第二節(jié)檔案室搬遷注意事項 7一、檔案搬遷面臨的主要問題 7二、檔案搬遷工作注意事項 8第三節(jié)檔案搬遷工作方案 9一、總體要求 9二、基本原則 10三、組織領導 10四、主要任務 11五、責任分工 11六、時間步驟 13七、注意事項 14第四節(jié)智能密集柜提供 15一、主要技術參數 17二、密集柜系統(tǒng)框架圖 18三、系統(tǒng)功能 20四、智能部分配置 21五、智能控制系統(tǒng)部分主要材料 25六、操作使用說明 27七、故障維修排除 30第一節(jié)檔案信息管理系統(tǒng)一、現(xiàn)狀問題檔案管理由于其特殊性、繁復性、重要性、歷史性等特征，很多企事業(yè)單位在這部分的管理明顯跟不上現(xiàn)代信息化發(fā)展水平。主要突出表現(xiàn)的問題是：1.檔案管理無序化2.檔案管理人工工作量巨大3.檢索再利用困難4.無法適應政府信息化帶來的無紙化歸檔要求信息化發(fā)展起來后，幾乎所有辦公流程、郵件、收發(fā)文、公文、公告等重要業(yè)務，全部實現(xiàn)無紙化辦公存儲。其中重要的公文、流程、收發(fā)文等，按照管理規(guī)則，全部需要歸檔保存；還有OA系統(tǒng)中流轉傳遞的種種重要郵件、文檔、公告等，也有歸檔的需求。個人空間有限（100一200M），是無法滿足所有郵件、流程、公文的永久保存的。所以在此情況下，重要文件的歸檔管理需求，顯得更加突出。所以讓政府重要的信息文檔安全保存，方便檢索、可再利用，是檔案管理信息化必須要解決的問題。二、系統(tǒng)設計目標建設高效規(guī)范的學校檔案信息管理系統(tǒng)，是提高政府管理信息化水平、促進政府發(fā)展的重要基礎之一。檔案信息系統(tǒng)建設目標是：1.實現(xiàn)所有檔案管理工作信息化實現(xiàn)從檔案采集、分類、歸檔、管理、檢索、查閱、銷毀等整個檔案全生命周期的信息化管理，取代過去檔案信息的人工分檢和人工查閱。盡最大可能實現(xiàn)所有資料電子化、信息化管理。3.提高學校檔案管理安全管理水平所有檔案信息化管理，采用雙線備份、實現(xiàn)學校檔案資料線下紙質、線上電子存檔的雙線管理，幫助學校將重要的產品技術、科技信息、項目成果、檔案資料盡最大可能實現(xiàn)電子化、代碼化管理，線下線上相結合。保證這些重要資料的安全保存和管理。4.提升學校檔案管理水平學校檔案不僅是政府發(fā)展的寶貴歷史和財富，也是未來產品更新?lián)Q代、科技探索進步、制度變更完善的重要資料庫，為一代代企業(yè)管理、技術、應用人員提供著無限的資源和支持。所以為滿足學校日益加快的發(fā)展速度，必須重視檔案信息化管理，提升學校重要產品、科技、文件、制度等文檔資料的檢索、查閱、再利用的速度。建立完善的學校重要資料檔案庫，實現(xiàn)所有檔案的電子化、信息化管理、雙線管理，通過先進的檢索工具，實現(xiàn)學校資料的快速查閱、科學變更、及時積累的功能。為學校帶來便利。5.實現(xiàn)學校XX系統(tǒng)并行安全歸檔XX協(xié)同辦公系統(tǒng)中的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)XX辦公平臺中幾乎所有重要工作內容的及時歸檔和管理。保證XX系統(tǒng)負載均衡，輕負擔運行，同時也保證政府無紙化辦公中，重要流程、公文、文檔的科學企業(yè)管理。三、系統(tǒng)功能架構系統(tǒng)架構本著“及時歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用”的設計原則，將系統(tǒng)分為采集、管理、利用、注銷4大部分。四、技術架構設計1.存儲方式設計XX檔案管理系統(tǒng)，對系統(tǒng)文件可進行同步歸檔，極大節(jié)省了人員審核、工收集的麻煩。系統(tǒng)文件，在被采集歸檔管理時，會被同步復制到檔案數據庫中，重新分類保存。而檔案數據庫對文件、電子化內容的保管，安全級別更高，實行全庫歸檔模式運行。非自然災害情況下，必須安全保存，不可損壞、丟失。2.存儲內容設計XX檔案信息管理系統(tǒng)，采用矩陣列表設計，不僅可方便存儲普通文檔類資料，還可存儲圖片、音頻、視頻等各類多媒體素材資料。數據庫設計能保證大容量、多媒體電子檔案的安全、穩(wěn)定存儲和查閱。不損耗、不鐵、安全保存。3.系統(tǒng)功能設計XX檔案信息管理系統(tǒng)依據企業(yè)檔案管理流程，分為信息采集、檔案管理、檔案利用、注銷記錄四大功能模塊，完整實現(xiàn)檔案生命周期管理。第二節(jié)檔案室搬遷注意事項學校檔案的搬遷不僅是學校檔案庫房進行簡單的空間轉移，更是涉及到了對檔案庫房內檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、安全保密等很多工作。學校搬遷是一個非常復雜龐大的工程，搬遷過程中也會出現(xiàn)很多問題，需要針對這些問題制定出合理的解決措施，讓學校檔案搬遷工作更好的開展。一、檔案搬遷面臨的主要問題檔案庫房的建設與搬遷面臨的最重要問題有以下幾個方面，首先因為傳統(tǒng)檔案工作使得檔案庫房擁有大量的紙質檔案，存儲大量的檔案信息，在整體搬遷過程中，可能會出現(xiàn)實體檔案遺失等安全隱患，同時，檔案具有保密特性，在搬遷過程中，由于檔案的數量巨大，有可能需要借助外部相關的搬遷公司，在這個過程中就涉及到了檔案的泄密問題。其次，新建設的檔案庫房是否已做好防潮等基礎性保障工作，庫房空間的設計是否合理等，均是搬遷前需要關注及確認的重要問題。再次，檔案庫房的搬遷時間也需要進行合理安排，一般情況下，在搬遷中的天氣最好是晴朗的天氣，不要選擇在雨雪天氣進行檔案室搬遷，這樣會對紙質檔案造成相關的破壞，造成不可挽回的損失。所以針對檔案庫房建設與搬遷面臨的這些問題，單位有關部門需要引起相關的注意。二、檔案搬遷工作注意事項對檔案庫房的建設不但要符合相關國家及行業(yè)有關庫房建筑設計的要求，又要結合單位具體情況來設定符合功能要求及安全防控的檔案庫房，檔案庫房的選址應該遠離易燃易爆，有污染、腐蝕氣體的地方，選擇在地勢較高，場地干燥，排水通暢場所，新建設的檔案庫房內不僅要做好防火，防潮，防照射等，更要防止有害的老鼠和螞蟻等有害生物對檔案的傷害，同時應配備必要設備，控制合理的溫濕度，保證檔案的長期保存。檔案工作的保密性，要對建設的檔案庫房做好安全管理工作，安裝相應的監(jiān)控設施，借助現(xiàn)代化監(jiān)控對其進行安全防護，同時檔案室要安裝加固防盜門，對檔案信息進行安全保護工作。檔案庫房的建設總體應符合國家有關“三鐵”“八防”的有關要求。在檔案庫房的整體搬遷中，要注意對搬遷庫房時間的選擇，在檔案進行搬遷之前要留意天氣，選擇晴朗進行搬遷，同時在搬遷過程中可能會發(fā)生各種突發(fā)事件，要制定相應的應急預案，及時做好防備工作，對檔案進行新地區(qū)的搬遷之前，要對新建設的庫房做好衛(wèi)生清理工作，最少兩個月的開窗通風，做好相關防護工作，才可以將檔案的搬遷。由于需要搬遷的檔案量較大，有部分單位人員是不能夠滿足大量的工作需要的，因此就需要選擇相應的搬遷公司，搬遷公司的資質一定要嚴格審查，選擇有相關質量保障，同時人員素質較高，設備齊全的公司，在與搬遷公司入場進行搬遷工作前，要做好對檔案的保密工作，簽訂相關的保密協(xié)議。由于搬遷過程需要持續(xù)一段的時間，這樣就面臨著臨時有相關人員需要查詢檔案信息，前來調閱檔案的情況，因此檔案工作人員要對檔案的重要性及利用頻率做出等級劃分，按照相關等級有序進行搬遷工作，盡量減少對檔案查檔工作造成的影響，同時，由于當前信息科技的快速發(fā)展，在檔案進行搬遷的過程前也可以借助科技手段對相關的檔案信息進行數字化，這樣在檔案庫房搬遷過程中也可以方便提供利用。在搬遷工作完成后，工作人員要對所有檔案進行清點，保證所有檔案都完整安全地搬遷到新檔案庫房，防止出現(xiàn)檔案遺失的情況。在對檔案庫房進行建設和搬遷的過程中，檔案部門應與各管理部門保持密切的溝通聯(lián)系，共同探討制定搬遷方案，相互配合，協(xié)調資源，確保檔案整體搬遷工作的圓滿完成。第三節(jié)檔案搬遷工作方案XX區(qū)學校新區(qū)建設工作現(xiàn)已全部完工，即將交付使用，我方計劃于X月上中旬完成項目中的檔案資料的搬遷工作，此次搬遷任務繁重、責任重大，為保證學校檔案資料搬遷工作安全、規(guī)范、有序、高效進行，特制定如下搬遷方案。一、總體要求在充分考慮各方面因素的基礎上，謀劃和制定科學的搬遷工作計劃，細化工作步驟和具體要求。全局上下協(xié)同配合、全力以赴參與到搬遷工作中來，采取分組實施、各負其責的方法，嚴格按照時間進度組織實施，確保搬遷工作規(guī)范、有序開展。在充分保障檔案和人員、財產安全的基礎上，盡可能快地完成整體搬遷任務。二、基本原則1.服從全局原則各科室和全體干部職工要樹立大局意識，強化主觀能動性，服從全局安排，按照責任分工，認真完成本職工作，配合完成搬遷任務。2.保障安全原則確保整個搬遷過程檔案無破損、無遺漏、無丟失、無泄密，確保人員和財產安全。3.按時搬遷原則搬遷工作按步驟實施，確保按規(guī)定時間完成，盡快恢復正常工作秩序。三、組織領導為加強對搬遷工作的組織領導，經項目組決定，成立學校資料搬遷工作領導小組，成員名單如下：組長：xx副組長：xx成員：xx領導小組負責全面領導XX學校檔案搬遷工作，協(xié)調搬遷過程中出現(xiàn)的問題。根據工作需要，將項目工作人員分為4個工作組，各組人員安排如下：第一組：XX，XX第二組：XX，XX第三組：XX，XX第四組：XX，XX四、主要任務1.確保學校資料的安全搬運。2.確保學生檔案的安全搬運。3.確保檔案柜的安全搬運。4.確保辦公設備、辦公用品的安全搬運。5.確保其他雜物的安全搬運。五、責任分工第一組1.負責組織協(xié)調工作，制定搬遷計劃，督促各科室完成搬遷任務；2.負責聯(lián)系搬運人員、準備打包裝具，做好后勤保障工作；3.負責檔案室、會議室、陳列室所有檔案、設備、用品的整理、打包、搬運和搬到XX學校新區(qū)后清點、整理、擺放等工作；4.負責所在辦公室和老干部辦公室辦公設備和辦公用品的整理、打包、搬運和搬到XX學校新區(qū)后的清點、整理等工作；5.做好搬遷后的網絡、電話、電腦等設備的調試工作；6.完成領導交辦的其他臨時性工作任務。第二組1.負責所在辦公室辦公設備和辦公用品的整理、打包、搬運和搬后的清點、整理工作；2.負責檔案資料、圖書資料的隨車押運工作；3.做好領導交辦的其他臨時性工作任務。第三組1.負責所在辦公室辦公設備和辦公用品的整理、打包、搬運和搬到XX學校新區(qū)后的清點、整理工作；2.提前做好檔案用品庫房用品的清點、整理和移交工作；3.負責紙質資料的清點、打包、押運及搬入XX學校新區(qū)后的清點、整理等工作；4.協(xié)助做好資料的隨車押運工作；5.做好領導交辦的其他臨時性工作任務。第四組1.負責所在辦公室辦公設備和辦公用品以及相關設備的整理、打包、搬運和搬后的清點、整理等工作；2.負責檔案的清點、整理、出庫及搬到XX學校新區(qū)后的驗收、入庫、上架工作；3.負責圖書資料的清點、整理、出庫及搬到XX學校新區(qū)后的驗收、入庫、上架工作；4.負責現(xiàn)行文件中心文件資料和文件柜的清點、打包、搬運以及搬到XX學校新區(qū)后的清點、整理、上架工作；5.負責做好部門封存檔案的移交、搬運、入庫、上架工作；6.做好領導交辦的其他臨時性工作任務。六、時間步驟（一）準備階段1.第一組制定搬遷工作計劃安排，聯(lián)系確定搬運人員，準備好必備的打包裝具，提前做好網絡開通、設備安裝工作等后勤保障工作；2.第三組完成檔案用品的移交工作，做好資料的清點、整理、打包工作；3.第四組做好檔案、圖書資料和檔案目錄的清點、整理、打包工作；4.各組完成各自負責的辦公設備、辦公用品的清點、整理、打包工作。（二）搬遷階段1.X月X日，完成全部檔案、圖書資料的出庫、搬運、驗收、入庫工作；2.X月X日，各組完成各自負責的辦公設備、辦公用品和其他雜物的裝車、搬運、驗收工作。（三）調整階段1.第一組做好局網絡、設備的調試工作，確保正常運行，做好各辦公室和功能用房設備、用品的配備工作，做好各類雜物的處置工作，確定XX學校新區(qū)保安、保潔，做好其他后勤保障工作；2.第四組做好檔案資料的整理、上架工作，做好部門封存檔案的接收、搬運、上架工作，做好庫房索引的編制工作，做好文件資料的上架工作，做好網絡調試工作，確保查檔工作正常開展；3.各組做好各自負責的辦公設備、辦公用品的拆封、整理、擺放工作。七、注意事項1.搬遷過程中，各組要合理配置工作人員，確保裝車、押運、驗收三個環(huán)節(jié)都有1一2人負責，確保檔案資料和設備財產安全，如遇特殊情況，應及時向搬遷工作領導小組反映，由領導小組研究解決。2.我公司將為項目人員準備統(tǒng)一的打包裝具，各組在完成打包后需根據情況將所屬科室、人員姓名、計劃放置位置等標示清楚，方便搬運。3.搬遷過程中，各組要互相幫助、互相提醒，發(fā)揚團隊協(xié)作精神，全體人員要高度重視此次搬遷工作，服從局搬遷工作領導小組的統(tǒng)一調配，使整體搬遷工作有序進行，確保共同完成搬遷任務。第四節(jié)智能密集柜提供我方在搬遷工作中根據采購方的需求，為采購方提供所需的智能密集柜。智能型電腦控制密集架系統(tǒng)是我廠根據國家檔案管理現(xiàn)代化，數字化，規(guī)范化，智能化的要求，結合當代先進的軟件，信息和控制技術，經過多年潛心研制和實踐而成。該產品采用計算機控制和網絡技術，實現(xiàn)了密集架的遠程控制和庫房的網絡化管理。具有架體內溫度，濕度及煙霧自動檢測報警，自動檢索條碼管理，觸摸屏控制，語音提示，并且已實現(xiàn)資料無序存放有序管理和利用資料位置指示功能。不僅使資料查找一目了然，而且方便，快捷，使它已成為檔案管理人員的好幫手一、主要技術參數1：電源220V土5%50HZ一60HZ2：單列電機功率60W——120w3：總功率200Xn（W）其中n為總列數4：噪聲65dB5：運行速度（自動時）3.2——3.5/min6：每列載重量≤3600kg（可根據客戶需求增大電機功率而提高載重量）7：環(huán)境溫度一10C一50C（可調節(jié)）8：環(huán)境濕度85%內（可調節(jié)）9：電腦配置要求PIII以上內存512以上硬盤80G以上二、密集柜系統(tǒng)框架圖三、系統(tǒng)功能1.控制功能：通過軟件數據庫查詢所需文件，智能打開文件所在文件存放位置，并伴有圖形顯示，系統(tǒng)應具有自動記錄架體溫濕度，依據預設置參數啟動通風功能。2.數據接口：系統(tǒng)數據接口解決方案，支持數據之間的交互傳達，實現(xiàn)了和第三方軟件間的數據共享，避免了原來手工輸入效率低、出錯高、數據不一致的現(xiàn)象。3.信息管理：支持無線條碼采集，批量更新，每列密集架要求有位置信息條碼，通過增加所配置硬件能實現(xiàn)檔案資料在密集架內詳細位置信息。實現(xiàn)無序存放有序管理功能.4.數據安全：對數據安全進行了全方位考慮。數據權限進行靈活劃分，可以通過權限設置，避免操作崗位職責范圍外的數據；對于部分特殊角色的用戶還可以通過靈活的擴展方式設置權限，對數據做到有效授權、確保安全。5.遠程鏈接：采用SQLSERVER數據庫，確保數據安全的前提下，為在異地辦公提供了穩(wěn)定、快速、高效的遠程接入方式。6.控制界面管理：管理軟件界面應具備直觀、美觀、易操作，開發(fā)工具遵循國際標準。四、智能部分配置1.固定列具有數據庫管理功能并支持架體操作，界面為10.4寸以上全彩液晶觸摸屏，DB9驅動控制，具備USB備份接口，矩陣鍵盤接口。2.手動、電動、電腦為一體，互相獨立，互不影響，軟性切換功能，支持無縫升級，無碰撞著陸功能，每列間有緩沖鑲嵌密封裝置。3.系統(tǒng)要求采用總線式通訊協(xié)議，控制部分采用工業(yè)級單片機.4.采用目前大型主流商業(yè)數據庫，SQLserver、5.使用應用廣泛的JAVA語言進行開發(fā)。6能夠支持Windows操作系統(tǒng)平臺（包括服務器和客戶端）。序號項目詳細說明1驅動電機1.電機采用24V/36V低壓直流電機，電磁離合器，優(yōu)質變速機構，具有過流過熱保護裝置。2雙向通訊功能1.觸屏按鈕不但可對各區(qū)列進行靈活操控，并可從計算機和觸摸屏上直觀監(jiān)測各區(qū)列的實時狀態(tài)。2.具有數據互傳功能，電腦要查找的數據都可以下傳到每列密集架上面的觸摸液晶屏。3.每列密集架液晶屏直接查找數據庫的數據，并發(fā)出各項指令。3操作及顯示1.固定列的前端液晶顯示屏，可即時顯示密集架狀態(tài)，溫濕度數值，所存放檔案的信息，并可在此屏的列表中打開該區(qū)各列架體，控制操作該區(qū)和其他所有密集架。2.移動列采用藍色LED背光，240*128點陣觸摸屏液晶顯示屏。要求每列可查詢顯示文件所在區(qū)列節(jié)層位置狀態(tài)信息，配置備用操作按鈕。3.每列液晶屏上顯示密集架紅外，阻擋，溫度，濕度及各種工作狀態(tài)。4靈活的操作功能集手動、電動、一體的網絡管理系統(tǒng)，功能集成，又可獨立操作。1.手動：在無電狀態(tài)或有電狀態(tài)架體停止運行10秒后均可進行手動操作。2、電動：在架體操作面板上實現(xiàn)電動操作。又可有兩種方式：一是在移動列操作面板上操作該列；二是在固定列屏上操作該區(qū)所有列。5智能照明功能1.每列安裝照明系統(tǒng)，開架到位時自動開燈，閉架時自動熄燈。2.照明系統(tǒng)未啟動時，架體探測有工作人員進入時自動開啟。3.燈光系統(tǒng)要求采用MOS器件管理。6資料定位引導開價功能可通過每列架體側面板上查詢到資料地所在區(qū)．列、節(jié)、層位置信息，觸摸打開所在列的密集架7空載運行速度及噪音密集架空載運行速度：4一4.5m/秒，運行噪音≤60dB（A）。8系統(tǒng)采用安全電壓為保障工作人員安全，照明系統(tǒng)、電機及控制系統(tǒng)采用低壓直流電（24-36V以下），安全電壓、無火花。9語音播報報警功能當對密集架進行操作時，能對密集架執(zhí)行的命令和目前的狀態(tài)進行語音實時播報。10安全鎖定功能架體鎖定功能：密集架每列的前端面板設計有鎖定按鈕，工作人員進入架體前扳下該鈕，自動切斷控制系統(tǒng)與架體電機的聯(lián)系，成為鎖定狀態(tài)。11紅外線傳感安全裝置每列密集架有紅外線傳感檢測裝置，通過內置系統(tǒng)實施監(jiān)控可確保操作人員的安全。12過載保護自動判斷電機在過流時是處于完全堵轉狀態(tài)還是在運行狀態(tài)或電機短路狀態(tài)，如過流時是處于運行狀態(tài)，控制板將限流值設定在固定值，以保持驅動能力﹔如電機處于純堵轉狀態(tài)，則控制板3秒后停在工作．以確保控制板與電機的安全。13阻擋保護架體間有異物或掉物時，架體通過紅外掃描裝置掃描監(jiān)測，架體會自動停止，同時有語音和文字提示，以保護文件資料的安全。14漏電保護出現(xiàn)異常漏電時，系統(tǒng)會自動切斷電源。15低電壓保護系統(tǒng)具有電壓監(jiān)測保護模塊，可對電路電壓進行監(jiān)控，當電壓低于或超過規(guī)定范圍時，控制系統(tǒng)進入保護狀態(tài)并在顯示屏上文字提示。16短路保護通過回路監(jiān)測功能，對線路進行不間斷掃描，當發(fā)現(xiàn)短路時自動切斷電源。17紅外線保護功能在架體的進出口及下部底盤上設計有紅外線檢測裝置，當人員進出架體通道時，操作界面會有語音提示，識別進出次數，并自動使架體處于禁止移動狀態(tài)。如出現(xiàn)誤操作，強制解除了禁止命令，使架體移動，此時架內工作人員只需用腳靠近底盤的側面，架體便會自動停止移動，并有語音提示。18緊急制動功能每列架體內安裝緊急制動裝置，發(fā)生緊急情況時，在架體內與管理系統(tǒng)界面上均可實現(xiàn)緊急停止，按下制動裝置后，整個架體的滑動距離不超過30mm。19網絡功能1.支持遠程數據錄入、查詢、借閱，歸還等功能，監(jiān)控架體狀態(tài)。2.網絡控制密集架電源開啟關閉，架體運行，停止，通風等功能。五、智能控制系統(tǒng)部分主要材料序號產品名稱規(guī)格型號品牌數量1直流驅動電機2電磁離合器3主控列觸摸屏4主控列控制板5移動列控制板6坐標指示控制板7光電檢測開關8計數紅外檢測9行程開關10緊急制動開關11LED指示燈12MOS燈光控制13系統(tǒng)照明燈14溫度監(jiān)測抬頭15延誤檢測抬頭16語言控制模塊17CAN總線模塊18CAN通訊線19線材20供電電源21系統(tǒng)管理軟件22打印機23主流數據庫六、操作使用說明1.手動操作在停電或工作人員認為有必要采用手動操作時，工作人員首先得做以下工作：（1）檢查密集架還有無電源，如還有電，需關閉總電源。（2）打開各列密集架的制動鎖。用手動搖動密集架時，盡量依次打開，以保證密集架傳動結構受到損壞。2.電動操作與人身安全防護，依次打開電源開關就能看到固定列和移動列上觸摸顯示屏和數碼顯示屏全亮起來。檢查各移動列制動鎖有無打開，如沒打開必需得先打開。在已知資料在那列的情況下，工作人員可直接按移動列觸摸屏液晶上“打開”，“關閉”，或數碼管按鈕“移動”來操控密集架。當工作人員進入密集架內提取資料時，密集架門禁紅外系統(tǒng)能自動檢測到工作人員進入，并發(fā)出指令給主控制系統(tǒng)，主控制系統(tǒng)將禁止任何人員再操作此區(qū)密集架，LED數碼操控板上禁止（解除禁止）按鈕燈會自動亮起來，電腦桌面密集架軟件控制系統(tǒng)（在已打開此軟件控制系統(tǒng)的情況下）上“紅外檢測”就會由黑色字體變成紅色字體，軟件控制系統(tǒng)下方就會提示密集架第幾區(qū)第幾列有人員進入。當工作人員提取好資料后，門禁紅外裝置能自動檢測人員出來，此時需在密集架觸摸屏液晶或LED數碼顯示操控界面上按“解除禁止”按鈕，“禁止”按鈕提示燈熄滅，工作人員可直接在任何列密集架上按“關閉”按鈕，密集架都自動關閉。3.當工作人員從其中某列密集架上提取好資料后，還需再在此區(qū)另外列密集架上提取資料時，無需關閉已打開的密集架，先解除禁止，然后直接在觸摸屏液晶界面點“查詢”用“上下翻頁圖標”翻頁找到所需資料后，按“打開”按鈕就可打開與資料相對應的密集架。在知道資料在那列的情況下，在LED數碼顯示操控板上按“移動”當工作人員使用所查詢到的數據來打開密集架，任何列密集架觸摸屏界面上點“查詢”按鈕，所需資料將會詳細顯示在上面。4.當工作人員使用所查詢到的數據來打開密