TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入主要提醒公眾溝通---文書溝通技法概要文字溝通分析模擬訓(xùn)練文書溝通1/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入學(xué)習(xí)目標(biāo)假如你寫不出來(lái)，你也別指望你能說(shuō)得好！文字溝通并沒(méi)有高深理論，其難度在于，你需要不停地訓(xùn)練自己，這一過(guò)程可能是漫長(zhǎng)。與其說(shuō)你在訓(xùn)練寫作技能，不如說(shuō)你在培養(yǎng)正確寫作習(xí)慣。不要相信模式，除非是大家共同制訂文字溝通模式，不然你會(huì)發(fā)覺(jué)，這個(gè)模版本身就是溝通妨礙。公眾溝通---文書溝通2/22TIMEWAYNECONSULTING經(jīng)過(guò)對(duì)當(dāng)前期望文字溝通效果，確認(rèn)改進(jìn)領(lǐng)域經(jīng)過(guò)掌握有效文字溝通技能，獲取更加好效果。培養(yǎng)和發(fā)展文字溝通技能學(xué)習(xí)目標(biāo)進(jìn)入文字溝通分析公眾溝通---文書溝通3/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入明確目標(biāo)文書溝通—文字溝通分析三個(gè)問(wèn)題一、文字溝通類型？二、有效文字溝通特點(diǎn)？三、文字溝通首要重點(diǎn)？信涵、備忘錄、匯報(bào)、提議、統(tǒng)計(jì)、和約、指示、議程、通知、規(guī)章、筆記、計(jì)劃、討論文件A。傳達(dá)必要，準(zhǔn)確信息。B。文字表述對(duì)特定情況應(yīng)是恰如其分。4/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入寫作過(guò)程文書溝通—文字溝通分析明確目標(biāo)------我想利用這份文書做什么？傳遞信息下達(dá)指示解釋事情事后補(bǔ)遺

制訂語(yǔ)氣和修辭策略5/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入示例練習(xí)寫作過(guò)程寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思緒，考慮文書內(nèi)容檢驗(yàn)細(xì)節(jié)，確認(rèn)無(wú)誤，要與不要

目標(biāo)要明確

信息要全方面

行文要簡(jiǎn)短

使用短句

強(qiáng)調(diào)最主要

段落分明

總結(jié)和結(jié)論

盡可能生動(dòng)

隨意開始

寫寫停停

被動(dòng)句

雙重否定

長(zhǎng)句

無(wú)關(guān)信息

錯(cuò)別字

過(guò)長(zhǎng)文書溝通—文字溝通分析6/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入本練習(xí)review和結(jié)論親愛(ài)先生/女士：我已經(jīng)間接得悉您在尋找一家企業(yè)為貴企業(yè)全部部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心企業(yè)，我企業(yè)定能被指派。不論我們?cè)谫F企業(yè)業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過(guò)人說(shuō)我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)人，對(duì)于與您相會(huì)可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能造訪你處，這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬?，您好：這是來(lái)自微軟信，繼我們上周電話談話后，我很高興再郵給您一本我企業(yè)最新宣傳冊(cè)。你曾表示過(guò)貴企業(yè)對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們服務(wù)符合你要求，會(huì)讓您滿意。期待您回音，并期望很快能和您見面。此致敬禮比爾蓋茨10月1日練習(xí)目標(biāo)：判別兩封信高低，并說(shuō)明原因（10分鐘）形式：團(tuán)體討論、形成理由、代表陳說(shuō)。（3分鐘）文書溝通—文字溝通分析7/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入技法概要文書溝通—文字溝通分析親愛(ài)先生/女士：我已經(jīng)間接得悉您在尋找一家企業(yè)為貴企業(yè)全部部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心企業(yè)，我企業(yè)定能被指派。不論我們?cè)谫F企業(yè)業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過(guò)人說(shuō)我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)人，對(duì)于與您相會(huì)可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能造訪你處，這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬茫哼@是來(lái)自微軟信，繼我們上周電話談話后，我很高興再郵給您一本我企業(yè)最新宣傳冊(cè)。你曾表示過(guò)貴企業(yè)對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們服務(wù)符合你要求，會(huì)讓您滿意。期待您回音，并期望很快能和您見面。此致敬禮比爾蓋茨10月1日寫信者不原費(fèi)神查明聯(lián)絡(luò)人語(yǔ)意含糊語(yǔ)法錯(cuò)誤與錯(cuò)別字無(wú)關(guān)信息文書過(guò)長(zhǎng)說(shuō)明寫信原因暗示下一步應(yīng)采取行動(dòng)知道此信發(fā)給誰(shuí)表明主動(dòng)態(tài)度只寫了一頁(yè)表示不清，內(nèi)容缺乏全方面考慮，錯(cuò)別字和標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，廢話連篇。內(nèi)容清楚，態(tài)度樂(lè)觀，簡(jiǎn)明扼要，切中要害，。判別兩封信高低，并說(shuō)明原因8/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入步驟關(guān)鍵點(diǎn)文書溝通—技法概要掌握寫作過(guò)程中每個(gè)步驟關(guān)鍵點(diǎn)掌握三種文字類型特點(diǎn)和寫作方式9/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入三種類型文書溝通—技法概要寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思緒，考慮文書內(nèi)容檢驗(yàn)細(xì)節(jié)，確認(rèn)無(wú)誤重溫寫作過(guò)程

準(zhǔn)備準(zhǔn)備再準(zhǔn)備目標(biāo):who,what,why提要：結(jié)構(gòu)、策略整理：信息、需求

寫作

檢驗(yàn)

必定、否定、指示刪減:無(wú)關(guān)信息、大幅度注意錯(cuò)誤：語(yǔ)法、拼寫、描述細(xì)節(jié)：標(biāo)點(diǎn)、日期、稱謂10/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入技法概要總結(jié)表文書溝通—技法概要類型寫作方式必定同意某種請(qǐng)示，提供一個(gè)機(jī)會(huì)，或者是一些好消息。直截了當(dāng)?shù)亟o接收者好消息，使之高興。然后解釋這個(gè)好消息，消除接收者可能產(chǎn)生疑問(wèn)。用好祝福來(lái)結(jié)束文書，使受信人知道，你在分享他愉快。否定對(duì)要求一個(gè)否定，或者是一個(gè)壞消息。開始以自然漸進(jìn)方式敘述，為受信人接收壞消息先行鋪墊。給出壞消息之前給出一些背景方面信息，進(jìn)行暗示，使之有思想準(zhǔn)備。給出壞消息，要清楚、準(zhǔn)確。不能使人產(chǎn)生誤解。用良好祝福結(jié)束，不要為壞消息做任何辯解。指示指示他人進(jìn)行某項(xiàng)工作，開展一些活動(dòng)，同意你看法或提供你信息等。開頭對(duì)受信人應(yīng)含有吸引力，要生動(dòng)，使人產(chǎn)生興趣。表述事實(shí)，要求或提議。當(dāng)這些與某種利益相關(guān)時(shí)，使受信者屈從。清楚地指示受信者怎樣去做，勉勵(lì)克服困難，盡快完成任務(wù)。11/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入模擬練習(xí)文書溝通—技法概要1．

寫作準(zhǔn)備階段：

思索：寫給誰(shuí)？寫什么？為何？提要：主關(guān)鍵點(diǎn)，使用索引卡整理：按邏輯排列各關(guān)鍵點(diǎn)位置，去掉無(wú)關(guān)信息。3．檢驗(yàn)①是否表述準(zhǔn)確。②是否有不適當(dāng)描述。③有否文法、文字上錯(cuò)誤。關(guān)和重復(fù)內(nèi)容2．寫作過(guò)程文字溝通有三種主要類型：①

必定型直接給出好消息解釋好消息用好祝福結(jié)束②

否定型用"緩沖"式自然敘述開頭在給出壞消息之前加以解釋告訴壞消息假如可能，提議一些可能選擇用好祝福結(jié)尾③

指示型以一個(gè)含有吸引受信人注意力敘述開始表述提議或要求，及可能利益清楚地指示受信者應(yīng)怎樣去做勉勵(lì)克服困難，盡早完成工作。

12/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入創(chuàng)建文字溝通分析表文書溝通—模擬練習(xí)溝通聯(lián)絡(luò)卡創(chuàng)建文字溝通分析表一封拒絕信13/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入一封拒絕信（釘書機(jī)）主要受信人必定？否定？指示？直接寫？回復(fù)？受信人主要度排序?qū)懡o受信人困難程度排序加以何種注意備注文字溝通分析表填寫時(shí)，把精力集中在最慣用文字溝通材料上---信件、便條、備忘錄等。練習(xí)時(shí)最少填寫三個(gè)主要受信人，現(xiàn)實(shí)工作中要填寫全部。用10分鐘獨(dú)自填寫。填寫完成后用5分鐘在組內(nèi)交換該分析表，能夠討論問(wèn)題：填完表后，你發(fā)覺(jué)了什么？交換表后，你又發(fā)覺(jué)了什么？模擬練習(xí)—文字溝通分析表14/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入研討模擬練習(xí)—一封拒絕信練習(xí)背景：你是一名行政主管，收到了一位骨干員工來(lái)信，他提出脫產(chǎn)進(jìn)修要求，（內(nèi)容見后）而你必須寫一封復(fù)信，信中你要拒絕他要求。請(qǐng)每個(gè)人用10分鐘寫完這封信。（請(qǐng)注意“準(zhǔn)備、寫作和檢驗(yàn)”三步驟）尊敬主管：您好，我是質(zhì)量控制員王海賓，已經(jīng)在崗位上工作3年了。我先后屢次參加過(guò)企業(yè)內(nèi)部組織一些技能培訓(xùn)，這些培訓(xùn)對(duì)我工作很有幫助，使我深刻認(rèn)識(shí)到知識(shí)對(duì)工作主要性。所以，我希望能參加一次“6個(gè)西格瑪”管理進(jìn)修班，為期2個(gè)月，脫產(chǎn)進(jìn)行。原因以下：“6個(gè)西格瑪”是最近在制造業(yè)很受重視質(zhì)量管理方法，作為主管質(zhì)量方面員工，我質(zhì)量管理知識(shí)已經(jīng)陳舊，需要更新?，F(xiàn)在學(xué)習(xí)貯備一些專業(yè)知識(shí)，能夠有利于未來(lái)工作。我屢次提議企業(yè)舉行類似培訓(xùn)，可是限于我們能力，都沒(méi)有舉行。這個(gè)為期2個(gè)月進(jìn)修班是省計(jì)委舉行，質(zhì)量高，費(fèi)用低，機(jī)會(huì)難得?？偠灾?，希望您能夠同意我請(qǐng)求。此致敬禮王海賓10月9日15/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入陳說(shuō)紙樣板模擬練習(xí)—一封拒絕信研討（20分鐘）兩人一組，互讀信件。每個(gè)人獨(dú)自閱讀所發(fā)資料，按要求填“分析表”。10分鐘團(tuán)體內(nèi)依次傳閱每個(gè)人所寫信件，討論并分別挑選出一封寫得最適當(dāng)，和一封相對(duì)最不適當(dāng)信。（注意上一步“分析表”中意見）5分鐘團(tuán)體將這兩封信分析表COPY到陳說(shuō)紙上，代表宣講并給出綜合評(píng)價(jià)。（陳說(shuō)紙樣板見后）5分鐘16/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入“一封拒絕信”review適當(dāng)信相對(duì)不適當(dāng)信是否清楚地表示了自己目標(biāo)？是否清楚地表示了自己目標(biāo)？信結(jié)構(gòu)是否符合前面所講要求？信結(jié)構(gòu)是否符合前面所講要求？換種方式表示是否效果更加好？換種方式表示是否效果更加好？不慣用詞句：替換詞句：不慣用詞句：替換詞句：輕易引人誤解詞句：

修正：

輕易引人誤解詞句：

修正：

信中寫了多少句話，數(shù)一下記下來(lái)。信中寫了多少句話，數(shù)一下記下來(lái)。654321<5<8…………<22個(gè)字句子…..模擬練習(xí)—一封拒絕信陳說(shuō)紙樣板17/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入溝通聯(lián)絡(luò)卡練習(xí)模擬練習(xí)—一封拒絕信討論問(wèn)題：團(tuán)體是怎樣依次傳閱信件？?jī)煞庑攀窃鯓油婆e出來(lái)？每封信都和對(duì)應(yīng)“分析表”在一起嗎？還是已經(jīng)混亂地分開？你看到他人對(duì)自己信“分析表”了嗎？你發(fā)覺(jué)了什么？你以為自己寫這封信能夠怎樣改進(jìn)？18/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入review“信息分析表”模擬練習(xí)—溝通聯(lián)絡(luò)卡規(guī)則：1、全部組得到一個(gè)相同完整拼圖結(jié)果圖形。2、每組得到一些圖片，這些圖片是以相同裁剪方式，從3個(gè)相同結(jié)果圖形中裁剪出來(lái)，無(wú)序混合后，分成三組分發(fā)。所以不確保每個(gè)組得到圖片剛好能拼出結(jié)果圖形，因?yàn)閳D形可能重合和短缺。（我們要克服困難之一，就是經(jīng)過(guò)溝通理順重合和短缺）3、小組內(nèi)能夠自由口頭交流，小組間只能經(jīng)過(guò)“溝通聯(lián)絡(luò)卡”交流。4、每組選一名傳送員，永遠(yuǎn)不能說(shuō)話，不能指導(dǎo)拼圖，只負(fù)責(zé)傳遞信息和圖片，并觀察溝通效果，方便討論時(shí)用。5、圖片能夠在組間轉(zhuǎn)移，遵照以下標(biāo)準(zhǔn)A：能夠依據(jù)其它小組要求轉(zhuǎn)移任何圖片，也可向其它小組申請(qǐng)圖片B：每小組桌上最少保留3塊圖片。7、每組桌上只準(zhǔn)有紙和筆8、不得把圖片集中向一個(gè)小組轉(zhuǎn)移，因?yàn)槿粘９ぷ髦?，不可能由一個(gè)群體擔(dān)任全部任務(wù)。9、三個(gè)小組有5分鐘（另計(jì)）統(tǒng)一準(zhǔn)備時(shí)間，然后開始彼此隔離地工作。10、三個(gè)小組全部完成拼圖時(shí)算成功！目標(biāo)：經(jīng)過(guò)溝通聯(lián)絡(luò)卡完成份組拼圖30（分鐘）19/22TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入總結(jié)和思索模擬練習(xí)—溝通