中華人民共和國海洋行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)海洋行政執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)規(guī)范2011-02-16發(fā)布1HY/T139—2011前言 2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語和定義 4總體要求 24.1齊全性 24.2完整性 24.3準(zhǔn)確性 24.4系統(tǒng)性 24.5真實(shí)有效性 24.6安全性 25收集積累 36整理組卷 36.1文件整理 36.1.1紙質(zhì)文件整理 36.1.2照片文件整理 36.1.3電子文件整理 36.2案卷整理 46.3裝訂 46.4案卷排列 47著錄編目 47.1頁號編制 47.2檔號編制 57.3案卷封面編制 57.4案卷卷脊編制 67.5卷內(nèi)目錄編制 67.6備考表編制 67.7加蓋檔號章 67.8案卷目錄編制 67.9文件目錄編制 67.10電子文檔編目 7 79保管利用 710鑒定移交 7附錄A(規(guī)范性附錄)海洋行政執(zhí)法文件歸檔范圍及保管期限 附錄B(規(guī)范性附錄)海洋行政執(zhí)法檔案案卷封面、卷脊、檔案業(yè)務(wù)用表格式圖示 Ⅱ 23表A.1海洋行政執(zhí)法文件歸檔范圍及保管期限 9圖B.1處罰案件案卷封面格式 圖B.2處罰案件案卷脊背格式 圖B.3卷內(nèi)目錄格式 圖B.4卷內(nèi)備考表格式 圖B.5檔號章格式 圖B.6案卷目錄格式 圖B.7文件目錄格式 圖B.8電子文檔登記表格式 圖B.9電子文件目錄格式 圖B.10電子文件載體裝具封面格式 圖B.11歸檔移交記錄表格式 圖B.12檔案借閱登記表格式 20圖B.13銷毀檔案登記表格式 21圖B.14檔案交接文據(jù)格式 22Ⅲ本標(biāo)準(zhǔn)按GB/T1.1—2009的規(guī)則起草。本標(biāo)準(zhǔn)由國家海洋局辦公室提出。本標(biāo)準(zhǔn)由全國海洋標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(SAC/TC283)歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：國家海洋局北海信息中心、中國海監(jiān)總隊(duì)。1海洋行政執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)規(guī)范本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了海洋行政執(zhí)法檔案文件的收集積累、整理組卷、著錄編目、歸檔、保管利用、鑒定移交的方法及檔案業(yè)務(wù)用表的格式。本標(biāo)準(zhǔn)適用于海洋行政執(zhí)法專項(xiàng)、處罰案件檔案業(yè)務(wù)工作。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。凡是不注日期的引用文件，其最新版(包括所有的修改單)適用于本標(biāo)準(zhǔn)。HY/T057海洋管理機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范海洋行政執(zhí)法法律文書基本格式.北京：海洋出版社，20083術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。海洋行政執(zhí)法文件recordsofoceanographieadministrativelawenforcement在海洋行政執(zhí)法工作中形成的，真實(shí)記錄執(zhí)法工作活動的各種形式的信息記錄。海洋行政執(zhí)法檔案archivesofoceanographicadministrativelawenforcement在海洋行政執(zhí)法工作中形成的，真實(shí)記錄執(zhí)法工作活動以及具有證據(jù)和證明作用，并有保存價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄。執(zhí)法專項(xiàng)lawenforcementactivitiesonspecialprojects各級海洋行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)針對特定事項(xiàng)或者在特定海域組織的執(zhí)法活動，包括專項(xiàng)檢查、專項(xiàng)行動。海洋行政執(zhí)法檔案的主卷。海洋行政執(zhí)法檔案的次卷。2處罰案件由負(fù)責(zé)立案的機(jī)構(gòu)統(tǒng)一立案后，按照案件的類型擬定的案件編號，包括年度及案件序號。歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件。對若干相互關(guān)聯(lián)的海洋行政執(zhí)法文件進(jìn)行系統(tǒng)整理的基本單位。4總體要求4.1齊全性4.1.1歸檔案卷中相關(guān)法律程序文件應(yīng)齊全。4.1.2歸檔文件及其介質(zhì)種類應(yīng)齊全。4.2完整性4.3準(zhǔn)確性4.3.1歸檔法律文書的基本格式應(yīng)符合《海洋行政執(zhí)法法律文書基本格式》的要求。4.3.2歸檔法律文書記錄的主體資格、事實(shí)證據(jù)、適用法律、履行法律程序及相應(yīng)文字?jǐn)⑹鰬?yīng)準(zhǔn)確。4.4系統(tǒng)性4.4.1海洋行政執(zhí)法檔案是海洋檔案的一部分，應(yīng)按執(zhí)法專項(xiàng)、處罰案件檔案進(jìn)行分類、整理和排列。其他海洋行政執(zhí)法文件按HY/T057的規(guī)定進(jìn)行分類、整理和排列。4.4.2海洋行政執(zhí)法檔案應(yīng)以每個執(zhí)法專項(xiàng)、處罰案件為整理單元確認(rèn)歸檔執(zhí)法文件的系統(tǒng)性。4.5真實(shí)有效性4.5.1歸檔文件應(yīng)真實(shí)記錄海洋行政執(zhí)法活動，應(yīng)為執(zhí)法活動中產(chǎn)生的原件，原件不能歸檔時(shí)應(yīng)注明理由。4.5.2歸檔文件應(yīng)具備相應(yīng)的法律效力，紙質(zhì)文件應(yīng)清晰，電4.6安全性4.6.1案卷中歸檔文件涉密的，應(yīng)按保密要求在卷盒上標(biāo)密，并按保密規(guī)定管理。4.6.2各級執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)對執(zhí)法檔案采取安全防護(hù)措施，保證案卷質(zhì)量，做好電子文件檔案的備份和定4.6.3對歸檔的原始電子文件載體病毒應(yīng)采取防治措施，對歸檔的非原始電子文件載體病毒應(yīng)采取查殺措施。35收集積累5.1執(zhí)法機(jī)構(gòu)確定的立卷人應(yīng)根據(jù)歸檔范圍及保管期限表(見表A.1)進(jìn)行執(zhí)法文件的收集、積累。5.2下列文件不應(yīng)歸檔：a)沒有證明價(jià)值的信封等；b)內(nèi)容及版本完全相同的重份文件；c)已發(fā)布的法規(guī)、條例；d)與執(zhí)法專項(xiàng)和處罰案件無關(guān)的文件。6整理組卷6.1文件整理6.1.1紙質(zhì)文件整理6.1.1.1每件歸檔文件的整理方法如下：a)反映同一問題的文件為一件，排列順序?yàn)椋簭?fù)文在前、來文在后；批復(fù)在前、請示在后；正文在前、附件在后；正本在前、定稿在后；復(fù)制件在前、原件在后；中文譯稿文在前、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；結(jié)論性文件在前、依據(jù)性文件在后的順序排列；b)需送達(dá)的法律文書歸檔聯(lián)和相應(yīng)的送達(dá)回證為一件；c)現(xiàn)場筆錄與附錄(附錄含對現(xiàn)場的繪圖、照片等)為一件；如附錄的繪圖、照片較多可單獨(dú)成件；現(xiàn)場錄像等非紙質(zhì)文件應(yīng)單獨(dú)成件；d)提取證據(jù)文件登記表與所附證據(jù)文件為一件；證據(jù)文件較多時(shí)可單獨(dú)組卷，證據(jù)卷中提取證據(jù)文件登記表中的每份文件為一件；在證據(jù)文件中，因同一事由拍攝的一組照片為一件；e)結(jié)案審批表及行政處罰履行憑證(如發(fā)票、情況說明等)為一件；f)其他內(nèi)容不可分的文件為一件。6.1.1.2一次活動或一案一卷的卷內(nèi)文件應(yīng)按立項(xiàng)或立案文件在前、結(jié)束活動或結(jié)案文件在后、其他文件居中的順序排序。6.1.1.3卷內(nèi)同類文件以日期先后排序，證據(jù)文件以提取證據(jù)時(shí)間排序，其中現(xiàn)場筆錄所附證據(jù)按筆錄中引用證據(jù)的先后排序，所提取證據(jù)按提取證據(jù)文件登記表中的順序排序，無法裝訂入卷的證據(jù)可單獨(dú)組成證物卷或放入卷底的證物袋中。6.1.2照片文件整理6.1.2.1應(yīng)根據(jù)執(zhí)法工作需要選擇有代表性、有保存價(jià)值的紙質(zhì)照片歸檔。6.1.2.2照片應(yīng)按事由、時(shí)間排序。6.1.2.3案卷中照片應(yīng)尺寸統(tǒng)一，應(yīng)采用專用照片裝具或用A4紙托裱后形成案卷。照片裝具中或托裱紙下方應(yīng)附加說明信息，包括編號、事由、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、攝影者(單位、姓名)等。6.1.2.4紙質(zhì)照片的數(shù)碼原版按電子文件的要求整理。6.1.3電子文件整理6.1.3.1電子文件歸檔一般應(yīng)以光盤作為存儲載體。優(yōu)先選用載體順序：只讀光盤、一次性寫光盤。原始錄音錄像磁帶歸檔時(shí)，應(yīng)按要求格式轉(zhuǎn)存并制成光盤同時(shí)歸檔。6.1.3.2非原始電子文件載體根目錄下可設(shè)置多個、多層子目錄標(biāo)引電子文件；文件目錄名應(yīng)反映該目錄下電子文件內(nèi)容的唯一性。46.1.3.3整理收存電子文件載體歸檔時(shí)應(yīng)保持文件內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系和電子文件的系統(tǒng)性、獨(dú)立性。6.1.3.4電子文件應(yīng)按執(zhí)法工作要求進(jìn)行文件格式的生成和轉(zhuǎn)換，如無具體要求，應(yīng)采用下列通用格式：c)音像電子文件：WAV、MP3;d)影像及多媒體音像數(shù)據(jù)：MPEG、AVI。6.1.3.5載體的根目錄下應(yīng)存放說明文件，內(nèi)容主要包括：載體上各子目錄名、歸檔電子文件名、文件內(nèi)容、文件記錄格式和文件運(yùn)行環(huán)境、制作單位、責(zé)任人及聯(lián)系信息等。6.1.3.6歸檔電子文件載體制作前，應(yīng)對所用計(jì)算機(jī)、擬歸檔電子文件進(jìn)行電腦病毒查殺。制作完成后，應(yīng)進(jìn)行載體的可讀性檢查，確認(rèn)所存儲信息的有效、完整和準(zhǔn)確。6.2案卷整理6.2.1歸檔文件按執(zhí)法專項(xiàng)、處罰案件分別組卷。6.2.2執(zhí)法專項(xiàng)的案卷應(yīng)視歸檔文件數(shù)量，一次活動組成一卷或多卷。6.2.3處罰案件的案卷應(yīng)視歸檔文件數(shù)量，一案組成一卷或多卷。6.2.4一次活動或一案形成多卷檔案時(shí)，法律文書、證據(jù)文件、照片類文件等同類文件可分別組卷。6.2.5處罰案件的案卷應(yīng)按照利于保管、方便利用的原則，分正卷和副卷。歸檔文件內(nèi)容相對簡單的案件不分正副卷。6.2.6涉密文件不單獨(dú)組卷，應(yīng)根據(jù)案卷內(nèi)歸檔文件的最高保密級別標(biāo)識案卷的密級。6.3.1歸檔文件裝訂前應(yīng)進(jìn)行全面檢查，文件不完整的應(yīng)補(bǔ)齊，破損、褪色、字跡擴(kuò)散的應(yīng)修補(bǔ)或復(fù)制，剔除易銹蝕金屬物。6.3.2按件裝訂時(shí)應(yīng)采用不易銹蝕金屬釘，整卷裝訂時(shí)應(yīng)采用相應(yīng)規(guī)格的棉線，嚴(yán)禁觸字、壓字。6.3.3歸檔文件用紙以國際標(biāo)準(zhǔn)A4型為標(biāo)準(zhǔn)，裝訂線應(yīng)位于縱向左側(cè)。紙張大小不符合標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)修剪折疊或加貼襯紙。6.3.4執(zhí)法專項(xiàng)歸檔文件應(yīng)采用件裝訂，裝訂后的文件按卷內(nèi)目錄、歸檔文件、卷內(nèi)備考表順序放入相應(yīng)厚度的檔案盒。6.3.5處罰案件歸檔文件應(yīng)采用三孔一線整卷裝訂，按案卷封面(軟封皮)、卷內(nèi)目錄、歸檔文件、卷內(nèi)備考表先后排序。裝訂線長度適宜范圍：150mm～160mm;案卷厚度適宜范圍：1cm～3cm。裝訂后的案卷放入相應(yīng)厚度的檔案盒。6.4案卷排列6.4.1執(zhí)法專項(xiàng)應(yīng)按年度、每次活動的開始時(shí)間順序排列案卷。6.4.2處罰案件按年度、案件序號排列案卷。6.4.3同一執(zhí)法專項(xiàng)和處罰案件的案卷應(yīng)按法律文書卷在前、證據(jù)文件卷在后；正卷在前、副卷在后，連續(xù)編寫案卷號排列。7著錄編目7.1頁號編制7.1.1按件裝訂的執(zhí)法專項(xiàng)案卷，應(yīng)按件編寫頁號，已有頁號的，不必重新編寫。57.1.2按卷裝訂的處罰案件案卷，每卷都從“1”開始編寫頁號。案卷內(nèi)歸檔文件具有有效信息內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號。頁號的標(biāo)注可采用黑色打碼機(jī)或簽字筆，單面書寫的文件在頁面的右上角標(biāo)注頁號；分正反兩面書寫的文件，正面在右上角、反面在左上角標(biāo)注頁號。7.1.3處罰案件案卷中含有已印制成冊的歸檔文件時(shí)，如自成一卷，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其他文件組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。7.1.4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。7.2檔號編制7.2.1處罰案件案卷的檔號由“機(jī)構(gòu)代號案號-案卷序號”組成。7.2.2執(zhí)法專項(xiàng)案卷的檔號由“活動代號(年號)-案卷序號”組成。7.2.3處罰案件歸檔文件的檔號由“機(jī)構(gòu)代號案號-案卷序號-卷內(nèi)文件序號”組成。7.2.4執(zhí)法專項(xiàng)歸檔文件的檔號由“活動代號(年號)-案卷序號-卷內(nèi)文件序號”組成。7.2.5除紙質(zhì)文件以外其他載體的檔案，檔號中加載體類別代號，光介質(zhì)為“G”、磁介質(zhì)為“C”、實(shí)物為7.3案卷封面編制7.3.1處罰案件案卷封面格式見圖B.1,執(zhí)法專項(xiàng)案卷封面格式應(yīng)按HY/T057的要求制作。7.3.2整卷裝訂的案卷內(nèi)封面應(yīng)打印，檔案盒外封面各欄目填寫時(shí)應(yīng)字跡工整、規(guī)范、清晰，填寫要求如下：a)標(biāo)題欄：應(yīng)標(biāo)明執(zhí)法機(jī)構(gòu)全稱；b)案件編號：即案號；c)案由：填寫由執(zhí)行依據(jù)確認(rèn)的案由，案由=受處罰人+違法行為種類；d)承辦單位：應(yīng)填寫具體辦案機(jī)構(gòu)；e)承辦人：填寫執(zhí)法人員姓名，要求兩名以上執(zhí)法人員共同進(jìn)行；f)立卷人：填寫承辦人員或由其指定的立卷責(zé)任人姓名；g)起止日期：應(yīng)與卷內(nèi)文書記載的收結(jié)案日期一致；h)保管期限：按歸檔范圍及保管期限表(見表A.1)填寫；i)檔號：填寫該卷檔案的檔號；j)全宗號：按國家給定的全宗號填寫，未進(jìn)檔案館的執(zhí)法檔案，此項(xiàng)可不標(biāo)注；k)目錄號：即分類號，如歸檔機(jī)構(gòu)無明確分類方案，可先空缺處理；1)案卷號：填寫本卷是該宗案件檔案的第幾卷。7.3.3副卷應(yīng)在案卷封面右上角加蓋“副卷”章。67.4案卷卷脊編制7.4.1處罰案件案卷脊背格式見圖B.2,執(zhí)法專項(xiàng)案卷卷脊格式應(yīng)按HY/T057的要求制作。7.4.2主題詞按執(zhí)法專項(xiàng)和處罰案件的主要特征填寫，最多可填寫5個。7.5卷內(nèi)目錄編制7.5.1卷內(nèi)目錄表格式見圖B.3。7.5.2卷內(nèi)目錄應(yīng)按要求填寫齊全，計(jì)算機(jī)錄入打印后放在案卷內(nèi)歸檔文件之前。填寫要求如下：a)序號：填寫文件在案卷內(nèi)的排序號；b)文件編號：填寫文件發(fā)文代字、圖紙圖號、傳真電報(bào)發(fā)號等，無編號的文件不填；c)文件題名：填寫文件標(biāo)題全稱，法律文書的標(biāo)題應(yīng)由執(zhí)法機(jī)構(gòu)名稱和法律文書名稱組成，不應(yīng)d)責(zé)任者：有簽章的法律文書為印章所示單位，無印章的內(nèi)部法律文書文件，責(zé)任者的確定依次為：批準(zhǔn)人或者主持人、審核人、承辦人、記錄人、當(dāng)事人、證據(jù)或文件的提供者；e)日期：以8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如：20080204,表示2008年2月4日；f)頁數(shù)：整卷裝訂的案卷填寫每一件的首頁頁號，最后一份文件應(yīng)填寫起止頁號。以件裝訂的案卷填寫每一件總的頁數(shù)；g)備注：填寫該文件的密級、缺損、移出等情況。7.6備考表編制7.6.1卷內(nèi)備考表格式見圖B.4。7.6.2卷內(nèi)備考表放在案卷的末頁，不作為歸檔文件著錄。填寫要求如下：b)立卷人：由立卷人簽字；c)檢查人：由承辦人或該機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對案卷質(zhì)量進(jìn)行檢查，并在檢查人一欄簽字；d)日期：分別填寫立卷時(shí)間和檢查時(shí)間。7.7加蓋檔號章7.7.1檔號章格式見圖B.5。7.7.2應(yīng)在每件歸檔文件的首頁右上角空白處加蓋檔號章，注明該卷的檔號、該文件在卷內(nèi)的件序號和頁數(shù)。7.8案卷目錄編制7.8.1案卷目錄格式見圖B.6。7.8.2案卷目錄適用于歸檔案卷的管理、檢索、查詢及檔案移交時(shí)使用。7.8.3處罰案件一案一卷的，案卷題名同案由。一案兩卷以上的，案卷題名為：“案由：卷內(nèi)文件內(nèi)容”。7.8.4執(zhí)法專項(xiàng)一次活動一卷的，案卷題名同執(zhí)法專項(xiàng)名稱。一次活動兩卷以上的，案卷題名為：“執(zhí)法專項(xiàng)名稱：卷內(nèi)文件內(nèi)容”。7.9文件目錄編制7.9.1文件目錄格式見圖B.7。77.9.2文件目錄適用于歸檔文件的管理、檢索、查詢及檔案移交時(shí)使用。7.10電子文檔編目7.10.1電子文檔登記表格式見圖B.8。7.10.2電子文件目錄格式見圖B.9。7.10.3電子文件載體裝具封面格式見圖B.10。8.1各級執(zhí)法機(jī)構(gòu)指定立卷人完成應(yīng)歸檔文件的收集、積累、組卷，承辦人或該機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檢查卷宗質(zhì)量并監(jiān)督立卷人按期向相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。8.2已完成立卷的卷宗應(yīng)向本級執(zhí)法機(jī)構(gòu)的檔案管理部門進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)辦理正式歸檔手續(xù)，填寫歸檔記錄表。歸檔移交記錄表格式見圖B.11。8.3海洋行政處罰、執(zhí)法專項(xiàng)案卷應(yīng)在執(zhí)法活動結(jié)束后四個月內(nèi)歸檔。8.4對已做出處罰決定，但自處罰決定做出之日起一年內(nèi)未執(zhí)行完結(jié)的案件，已形成的文件由執(zhí)法單位予以登記備案，交由相關(guān)檔案部門管理。8.5未指定具體承辦人員的獨(dú)立或聯(lián)合執(zhí)法專項(xiàng)，由主辦該活動的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人指定人員行使立卷人的職責(zé)，具體負(fù)責(zé)該專項(xiàng)應(yīng)歸檔文件的收集、整理和立卷工作，其他協(xié)從機(jī)構(gòu)，根據(jù)每次活動的性質(zhì)和規(guī)模，指定相關(guān)人員配合做好歸檔立卷工作。8.6各執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)按年度對執(zhí)法檔案的歸檔情況登記造冊，匯編檔案目錄。檔案目錄由案卷目錄、文件目錄、歸檔說明三部分組成。歸檔說明中記錄本年度歸檔案卷中應(yīng)說明的問題。其中應(yīng)具體說明處罰案件案卷中結(jié)案案卷數(shù)量、中止執(zhí)行案卷數(shù)量。8.7已經(jīng)歸檔的案卷需增添文件的，應(yīng)按歸檔要求，在歸檔記錄表上補(bǔ)充記錄所增添的內(nèi)容。9保管利用9.1立卷人應(yīng)根據(jù)海洋行政執(zhí)法檔案的歸檔范圍及保管期限表(見表A.1),在案卷封面標(biāo)注案卷的保管期限。9.2海洋行政執(zhí)法檔案保管期限的劃定原則是：a)對社會和公共利益影響的重要程度；b)處罰案件的罰款額度；c)實(shí)施專項(xiàng)執(zhí)法的主體級別和處罰案件執(zhí)行的程序。9.3執(zhí)法檔案保管期限具體劃定時(shí)應(yīng)綜合考慮上述原則標(biāo)準(zhǔn)，保管期限劃定時(shí)應(yīng)就長不就短。9.4保管海洋行政執(zhí)法檔案的機(jī)構(gòu)應(yīng)具有足夠的庫容空間，應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防蟲及溫度、濕度的調(diào)控等條件。環(huán)境溫度適宜范圍：14℃~24℃;相對濕度適宜范圍：45%～60%。9.5執(zhí)法檔案保管單位應(yīng)按照便于保管、方便利用的原則對不同載體的歸檔案卷進(jìn)行分類、排列和保管，提供案卷目錄、文件目錄供檢索利用。9.6利用執(zhí)法檔案，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，填寫檔案借閱登記表。檔案借閱登記表格式見圖B.12。10鑒定移交10.1檔案鑒定小組由執(zhí)法、保密、檔案等部門領(lǐng)導(dǎo)及工作人員組成，定期對已到保管期限和到期作降8解密處理的執(zhí)法檔案進(jìn)行鑒定。10.2組織銷毀失去保存價(jià)值的執(zhí)法檔案，應(yīng)由鑒定小組提出意見，填寫銷毀檔案登記表。經(jīng)批準(zhǔn)后，由至少2人在指定地點(diǎn)銷毀，并在銷毀檔案登記上簽字。銷毀檔案登記表格式見圖B.13。10.3由不同執(zhí)法機(jī)構(gòu)共同實(shí)施的同一執(zhí)法活動，所形成的檔案應(yīng)向同一檔案部門移交。10.4機(jī)構(gòu)之間的檔案交接填寫檔案交接文據(jù)，檔案交接文據(jù)應(yīng)一式二份分別由移交單位和接收單位保存。檔案交接文據(jù)格式見圖B.14。10.5組織機(jī)構(gòu)發(fā)生變動涉及檔案跨機(jī)構(gòu)移交時(shí)，交接雙方應(yīng)認(rèn)真辦理交接手續(xù)，填寫檔案交接文據(jù)。9(規(guī)范性附錄)海洋行政執(zhí)法文件歸檔范圍及保管期限海洋行政執(zhí)法文件歸檔范圍及保管期限見表A.1。表A.1海洋行政執(zhí)法文件歸檔范圍及保管期限類別1海洋行政執(zhí)法專項(xiàng)1.任務(wù)書、批準(zhǔn)文件；2.相關(guān)法律文書；4.獲取的證據(jù)性文件；5.執(zhí)法機(jī)構(gòu)的確認(rèn)、裁決、給付、獎勵等結(jié)論性文件；個案件的案由、時(shí)間、承辦人、查處結(jié)果等);對社會和公共利益影響程度較重、(國家、省、海區(qū))為永久，其他影響程2海洋行政處罰案件包括立案文件、各種證據(jù)文件、限期改正通知書、聽證文件、擬處罰的審查意見、擬處罰告知書、處罰決定書、送達(dá)憑證、罰管轄與移交文書等。具體文件內(nèi)容如下：1.立案審批表、撤銷立案審批表；2.檢查通知書及送達(dá)回證；3.現(xiàn)場筆錄(附錄對現(xiàn)場的繪圖、照相、錄像等);5.調(diào)查取證中的陳述、申辯筆錄；6.提取證據(jù)文件登記表(附證據(jù)文件);7.先行登記保存證據(jù)通知書及送達(dá)回證；8.責(zé)令停止違法行為通知書及送達(dá)回證；9.鑒定委托文件；10.案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告；11.案件討論或案件會審筆錄；12.行政辦公會議記錄、行政辦公會議意見表；13.處罰告知文件及送達(dá)回證；14.陳述、申辯筆錄；15.處罰聽證通知書及送達(dá)回證；16.聽證筆錄17.處罰決定書及送達(dá)回證；18.罰款催繳通知書及送達(dá)回證；19.延期(分期)繳納罰款審批表；20.延期(分期)繳納罰款批準(zhǔn)書及送達(dá)回證；21.處罰強(qiáng)制執(zhí)行申請書、附件及送達(dá)回證；22.處罰決定執(zhí)行筆錄；23.結(jié)案審批表及行政處罰履行憑證；對社會和公共利益影響程度較重、罰款額度較大為永久；影響較輕、罰10年；經(jīng)過行政復(fù)議或者行政訴訟程(規(guī)范性附錄)海洋行政執(zhí)法檔案案卷封面、卷脊、檔案業(yè)務(wù)用表格式圖示海洋行政執(zhí)法檔案案卷封面、卷脊、檔案業(yè)務(wù)用表格式如圖B.1～圖B.14所示。表格圖幅尺寸為：297mm×210mm。(海洋行政機(jī)關(guān))第案件編號案山保管期限檔號全宗號日錄號案卷號圖B.1處罰案