年4月19日辦公室工作流程文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正。辦公室工作流程第一部分辦公室工作流程流程1.1：收文流程收文流程辦公室文員辦公室主任分管領(lǐng)導(dǎo)及處理主管領(lǐng)導(dǎo)及處理收文流程起始收文流程起始簽收、登記簽收、登記審閱審閱重要文件承辦、督辦一般文件承辦、督辦閱讀、擬辦閱讀、擬辦承辦、落實(shí)流程結(jié)束承辦、落實(shí)流程結(jié)束流程1.2：發(fā)文流程發(fā)文流程辦公室文員辦公室主任分管領(lǐng)導(dǎo)及處理流程起始流程起始流程結(jié)束編號(hào)、發(fā)文存檔初核擬稿流程結(jié)束編號(hào)、發(fā)文存檔初核擬稿審閱審閱重要文件一般文件打印、核對(duì)打印、核對(duì)簽發(fā)簽發(fā)簽收流程結(jié)束簽收流程結(jié)束流程2.1：印章使用管理流程用印人各科室領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任辦公室文員申請(qǐng)?zhí)顚憽队≌率褂蒙暾?qǐng)單》流程起始申請(qǐng)?zhí)顚憽队≌率褂蒙暾?qǐng)單》流程起始審批審批批準(zhǔn)批準(zhǔn)同意同意記錄、存檔蓋章流程結(jié)束記錄、存檔蓋章流程結(jié)束流程2.2：印章借用管理流程用印人各科室領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任辦公室文員用印人申請(qǐng)?zhí)顚憽队≌陆栌蒙暾?qǐng)單》流程起始申請(qǐng)?zhí)顚憽队≌陆栌蒙暾?qǐng)單》流程起始審批審批批準(zhǔn)批準(zhǔn)同意同意印章管理員審核簽字流程結(jié)束記錄、存檔印章管理員審核簽字流程結(jié)束記錄、存檔借出收回借出收回流程3：檔案借閱、復(fù)印管理流程檔案使用人各科室領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任辦公室文員用印人申請(qǐng)?zhí)顚憽稒n案借閱、復(fù)印申請(qǐng)單》流程起始申請(qǐng)?zhí)顚憽稒n案借閱、復(fù)印申請(qǐng)單》流程起始審批審批批準(zhǔn)批準(zhǔn)同意同意檔案管理員審核簽字流程結(jié)束記錄、存檔檔案管理員審核簽字流程結(jié)束記錄、存檔借出、復(fù)印收回借出、復(fù)印收回流程4.1：接待工作流程來(lái)訪客人相關(guān)部門接待人員各部辦領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任財(cái)務(wù)處流程起始客人到訪流程起始客人到訪具體落實(shí)匯報(bào)、擬賬請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)明確客人身份、來(lái)訪事由具體落實(shí)匯報(bào)、擬賬請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)明確客人身份、來(lái)訪事由制定接待方案了解情況制定接待方案了解情況一般客人費(fèi)用審批制定接待方案了解落實(shí)情況匯報(bào)、報(bào)賬落實(shí)費(fèi)用審批制定接待方案了解落實(shí)情況匯報(bào)、報(bào)賬落實(shí)了解落實(shí)情況費(fèi)用審批審批了解落實(shí)情況費(fèi)用審批審批費(fèi)用報(bào)銷流程結(jié)束費(fèi)用報(bào)銷流程結(jié)束流程5.1：小型接待流程（來(lái)電、來(lái)人）辦公室文員辦公室主任分管領(lǐng)導(dǎo)接聽(tīng)來(lái)電記錄內(nèi)容/接待來(lái)訪接聽(tīng)來(lái)電記錄內(nèi)容/接待來(lái)訪流程起始情況處理重要情況情況處理承辦、督辦一般文件承辦、督辦擬辦擬辦承辦、落實(shí)流程結(jié)束承辦、落實(shí)流程結(jié)束流程5.2：大型接待流程辦公室文員辦公室主任分管領(lǐng)導(dǎo)各科室流程結(jié)束組織接待了解具體情況形成接待方案流程起始流程結(jié)束組織接待了解具體情況形成接待方案流程起始審批審批落實(shí)接待準(zhǔn)備情況落實(shí)接待準(zhǔn)備情況批準(zhǔn)批準(zhǔn)與各科室有關(guān)組織接待流程結(jié)束組織接待流程結(jié)束流程6.1：參加外部會(huì)議流程辦公室文員辦公室主任分管領(lǐng)導(dǎo)各科室通知參會(huì)人員接到會(huì)議通知流程起始通知參會(huì)人員接到會(huì)議通知流程起始審批重要會(huì)議審批一般會(huì)議落實(shí)參會(huì)人員落實(shí)參會(huì)人員批準(zhǔn)批準(zhǔn)參加會(huì)議流程結(jié)束參加會(huì)議流程結(jié)束流程6.2：組織內(nèi)部會(huì)議流程辦公室主任辦公室文員各科室辦公室文員流程起始通知開會(huì)流程起始通知開會(huì)參會(huì)人員通知參會(huì)人員通知會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議準(zhǔn)備材料準(zhǔn)備材料準(zhǔn)備會(huì)議記錄布置會(huì)場(chǎng)會(huì)議記錄布置會(huì)場(chǎng)形成會(huì)議紀(jì)要形成會(huì)議紀(jì)要參加會(huì)議參加會(huì)議貫徹落實(shí)貫徹落實(shí)流程結(jié)束歸檔流程結(jié)束歸檔流程7：辦公用品、固定資產(chǎn)采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用流程科室辦公室主任分管領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)用流程結(jié)束流程起始根據(jù)需求提出計(jì)劃劃提出領(lǐng)用流程結(jié)束流程起始根據(jù)需求提出計(jì)劃劃提出審核大宗物品審核物資采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)、登記并建立臺(tái)賬物資采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)、登記并建立臺(tái)賬審批審批 第二部分辦公室管理制度一、收文、發(fā)文管理制度收文（1）登記。收文后，根據(jù)來(lái)文單位（上級(jí)來(lái)文、平級(jí)來(lái)文、下級(jí)來(lái)文）及時(shí)錄入來(lái)文登記簿；（2）辦理。來(lái)文登記后，視緩、急情況，及時(shí)填寫文件處理標(biāo)簽報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批；（3）歸檔。文件辦理完畢，及時(shí)歸檔，定期或按公司規(guī)定將已歸檔文件再次分類整理，交由公司檔案室集中管理。發(fā)文（1）提出申請(qǐng)。各部門根據(jù)需要提出發(fā)文申請(qǐng)，由部門負(fù)責(zé)人草擬文件內(nèi)容（草擬內(nèi)容需用水筆書寫，以便長(zhǎng)期保存）；（2）文件審核。各部門草擬文件必須交總經(jīng)辦統(tǒng)一審核；（3）領(lǐng)導(dǎo)審批。所有公司發(fā)文必須由公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可印制；（4）文件發(fā)布。公司文件領(lǐng)導(dǎo)審批后，由總經(jīng)辦校對(duì)，用印，然后正式發(fā)布；（5）文稿歸檔。所有公司發(fā)文文稿統(tǒng)一由總經(jīng)辦整理歸檔。二、會(huì)議籌備制度1、會(huì)議組織（1）每年召開一次總結(jié)表彰大會(huì)；（2）每半年至少召開一次支部大會(huì)和經(jīng)理以上管理人員會(huì)議；（3）每季度召開一次辦公會(huì)；（4）每月召開一次產(chǎn)品溝通會(huì)議；（5）每周各部門召開一次周例會(huì)。2、會(huì)前準(zhǔn)備：（根據(jù)會(huì)議的規(guī)模大小、重要程度安排）（1）安排會(huì)議議題；（2）確定會(huì)議籌備方案；（3）辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù)；（4）印發(fā)會(huì)議通知；（5）準(zhǔn)備會(huì)議文件材料；（6）會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生、照明、通風(fēng)、音響、桌椅排列；（7）安排座次編組和邀請(qǐng)嘉賓；（8）重要會(huì)議的新聞發(fā)布。3、會(huì)中、會(huì)后安排：（1）會(huì)議簽到；（2）導(dǎo)入會(huì)場(chǎng)；（3）安排發(fā)言；（4）會(huì)議記錄（錄音）；（5）會(huì)場(chǎng)秩序和后勤服務(wù)；（6）參會(huì)人員離會(huì)；（7）清理會(huì)場(chǎng)；（8）會(huì)議文件的整理；（9）會(huì)議新聞的報(bào)道；（10）會(huì)議紀(jì)要的印發(fā)；（11）會(huì)議精神的貫徹；（12）會(huì)議決定事項(xiàng)的督辦。4、精簡(jiǎn)會(huì)議：辦公室應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)嚴(yán)格控制會(huì)議的規(guī)模、會(huì)期，力戒形式主義，開會(huì)不得攀規(guī)格、講排場(chǎng)，要嚴(yán)格控制會(huì)議成本，努力提高會(huì)議質(zhì)量。三、辦公用品管理制度1、采購(gòu)、印制（1）提前三天書面申請(qǐng)。部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，交由辦公室統(tǒng)一采購(gòu)或印制。（特殊情況可委托辦理）。（2）各部門在申報(bào)時(shí)，需認(rèn)真填寫計(jì)劃單，計(jì)算好月使用量，一般采購(gòu)或印制數(shù)量以半年使用數(shù)為上限。（3）申請(qǐng)印制，應(yīng)設(shè)計(jì)好規(guī)格、件數(shù)，并提出初步印制價(jià)格。（4）各部門驗(yàn)收時(shí)，要先查明物品規(guī)格、件數(shù)、價(jià)格是否相符，確認(rèn)后在交貨單上簽字。（5）辦公室在審核發(fā)票時(shí)，認(rèn)真查對(duì)交貨單，確認(rèn)無(wú)誤后簽字，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后付款。（6）低值易耗辦公用品，各部門應(yīng)本著不鋪張不浪費(fèi)的原則，從嚴(yán)從細(xì)控制使用。（7）高值辦公耗材（如電腦、傳真機(jī)）在使用中，應(yīng)注意日常的維護(hù)與保養(yǎng)；確需維修時(shí)，報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，辦公室通知具辦。2、文印、傳真（1）文印、傳真用紙一律由辦公室統(tǒng)一采購(gòu)，各部門登記領(lǐng)用。（2）除有特殊要求外，各種文字材料用紙統(tǒng)一使用A4紙，標(biāo)題用華文中宋體，小二號(hào)字，正文用仿宋體，小三號(hào)字，紙張盡量雙面使用。（3）要求能夠手工書寫的材料盡量手工書寫。（4）工作之外，需要打、復(fù)印的，一律收費(fèi)（總經(jīng)辦代收）；不允許私自打、復(fù)印或發(fā)傳真，一經(jīng)查實(shí)，將給予當(dāng)事人10元——50元/次罰款。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：打印：A4紙0.50元/張B5紙1.00/元張復(fù)?。篈4紙0.50元/張B5紙1.00元/張A3紙1.00元/張傳真：2.00元/次（發(fā)）1.00元/次（收）四、印章管理制度1、印章刊刻與啟用（1）公司行政章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、鋼印、法定代表人簽名章、財(cái)務(wù)使用的法定代表章，在刊刻前應(yīng)當(dāng)由經(jīng)辦人到公司辦公室開具專門介紹信。（2）公司直屬機(jī)構(gòu)印章和出納印章刊刻前應(yīng)由經(jīng)辦人到公司辦公室開具介紹信。（3）機(jī)構(gòu)注銷、裁撤、法定代表人變更及出納變更時(shí)，相關(guān)印章必須由辦公室及時(shí)收回、集中保管。（4）印章啟用與變更按公安機(jī)關(guān)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.、印章保管（1）各類印章應(yīng)確定專人保管，保管人員應(yīng)當(dāng)同公司簽訂《責(zé)任狀》。（2）各類印章保管人變動(dòng)，必須先辦理印章交接手續(xù)。3、印章使用（1）用印審批：經(jīng)濟(jì)合同、正式文件用印前必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)文字批準(zhǔn)，日常事務(wù)由辦公室主任或分管副職批準(zhǔn)。（2）蓋章登記：印章保管人蓋章時(shí)，應(yīng)逐筆在《用印登記表》上登記，口頭批準(zhǔn)用印的領(lǐng)導(dǎo)必須在登記表上簽字。（3）空白介紹信：未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)部門文字批準(zhǔn)，嚴(yán)禁發(fā)出空白介紹信，空白介紹信必須留存根，領(lǐng)導(dǎo)人必須在村跟上簽字，空白介紹信上必須注明有效期，未使用的空白介紹信應(yīng)及時(shí)退回。（4）空白信箋：未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁發(fā)出空白信箋。經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)出的空白信箋印章上必須注明用途。（5）攜章外出：辦公室主任及經(jīng)理層人員確因工作需要須攜章外出的，應(yīng)當(dāng)?shù)怯?，攜章人應(yīng)當(dāng)簽字并保證妥善保管、及時(shí)退還。五、合同管理制度1、訂立合同必須使用湖南省工商局制定的統(tǒng)一文本或經(jīng)省工商局批準(zhǔn)、監(jiān)制，企業(yè)設(shè)計(jì)的格式合同文本和數(shù)據(jù)電文合同，如：電子郵件、電報(bào)、傳真等，要求先簽訂合同。若特殊情況用電話、口頭、便條訂貨，必須嚴(yán)格執(zhí)行事后補(bǔ)訂合同。2、對(duì)外訂立合同時(shí)，必須掌握供方的一些基本情況，必要時(shí)對(duì)供方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察。3、訂立合同必須遵循平等、自愿、公平誠(chéng)實(shí)信用和守法原則，不得徇私舞弊，違反國(guó)家法律法規(guī)，損害國(guó)家和企業(yè)利益。4、所定合同必須主體合格，標(biāo)的合法，手續(xù)完備，條款齊全，意思表示真實(shí)，約定明確，文字清晰，語(yǔ)言規(guī)范，無(wú)矛盾條款，無(wú)空白條款。5、嚴(yán)肅合同報(bào)批制度，訂立合同時(shí)，必須使用統(tǒng)一的合同審批標(biāo)簽，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、簽字，報(bào)請(qǐng)公司或集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，加蓋合同專用章方為生效。6、合同管理人員建立合同檔案分類臺(tái)賬，合同執(zhí)行完畢叫集團(tuán)合同管理員存檔。7、委托代理人在簽訂合同時(shí)，不得超越委托書的權(quán)限范圍，不得簽訂無(wú)效合同，違反合同。8、合同文本由專人保管登記使用。9、凡與合同相關(guān)人員，必須嚴(yán)格遵守公司制度，嚴(yán)守合同秘密。六、檔案管理制度1、歸檔范圍公司文件材料的歸檔范圍，包括上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的有關(guān)文件，批件及各部門產(chǎn)生的各種文件材料，主要在以下幾個(gè)方面：=1\*GB3①基礎(chǔ)管理；=2\*GB3②黨群工作；=3\*GB3③經(jīng)營(yíng)管理；=4\*GB3④產(chǎn)品研發(fā)；=5\*GB3⑤科學(xué)技術(shù)；=6\*GB3⑥基本建設(shè)；=7\*GB3⑦會(huì)計(jì)核算。2、歸檔要求：（1）辦公室為公司臨時(shí)檔案室，集中統(tǒng)一管理公司形成的全部檔案；（2）歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)備、系統(tǒng)；（3）文件書寫和載體材料應(yīng)耐久保存，文件不能以鉛筆，圓珠筆書寫，傳真件、復(fù)印件不得長(zhǎng)期存檔；（4）文件材料整理符合規(guī)范；（5）歸檔的電子文件、應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存；（6）各類文件一般歸檔一份，比較中和利用頻繁的文件歸檔2-3份；（7）各部門負(fù)責(zé)歸檔文件的收集和整理并定期或按公司規(guī)定交公司辦公室集中管理，辦公室定期或按集團(tuán)規(guī)定將各部門已歸檔文件再次分類整理，交由集團(tuán)檔案室集中管理。3、歸檔時(shí)間（1）黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類的文件一般按年度一年歸檔一次，在次年的第二季度前歸檔；（2）會(huì)計(jì)類的文件由財(cái)會(huì)部門整理立類，保管一年后向集團(tuán)綜合檔案室移交；（3）企業(yè)合同工的個(gè)人檔案要隨時(shí)歸檔，如有特殊情況，也能夠分階段歸檔。4、檔案的管理與利用（1）檔案分類：檔案形成數(shù)量多的，可設(shè)二級(jí)類目；檔案行程數(shù)量少，可將有關(guān)類目適當(dāng)合并，歸檔文件的整理質(zhì)量要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求，并要編制各類檔案目錄；（2）保管條件：有專室或?qū)９翊娣艡n案，要防潮、防火、防塵、防有害生物等安全設(shè)施、并定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損或蛻變的檔案要進(jìn)行修復(fù)，以確保檔案的完整與安全，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和商業(yè)秘密檔案的管理。（3）保管期限：=1\*GB3①對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；=2\*GB3②對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存；=3\*GB3③凡是結(jié)余兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。（4）鑒定與銷毀：定期進(jìn)行檔案鑒定工作，鑒定具體時(shí)間根據(jù)實(shí)際需要確定；銷毀前要造銷毀清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（重要檔案應(yīng)報(bào)集團(tuán)或縣檔案機(jī)關(guān)備案），并由檔案人員監(jiān)銷。（5）其它規(guī)定：部門或個(gè)人借閱檔案，應(yīng)到辦公室登記，及時(shí)歸還：對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、仿造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，給予相應(yīng)的處分，后果嚴(yán)重的，將依法進(jìn)行處理。七、辦公室管理制度1、保持辦公室地面、墻面、窗簾、窗戶干凈、清潔，各種公用設(shè)施完好無(wú)損，禁止亂涂亂貼亂畫，禁