內(nèi)部通知與溝通記錄管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為了規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的通知和溝通工作，提高信息傳遞和溝通效率，加強內(nèi)部團隊之間的協(xié)作與合作，訂立本制度。本制度的訂立依據(jù)包含國家相關(guān)法律法規(guī)，企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定以及企業(yè)的實際情況。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部全部部門和員工，在內(nèi)部通知和溝通工作中應(yīng)遵守本制度。第三條通知與溝通方式企業(yè)內(nèi)部的通知和溝通重要采用以下方式：書面通知：包含發(fā)送電子郵件、內(nèi)部函件等書面形式的通知。面對面會議：包含常規(guī)會議、工作匯報會議、部門間協(xié)調(diào)會議等。電話溝通：通過電話進行信息溝通和溝通。釘釘、企業(yè)微信等即時通信工具：用于快速傳遞簡短信息和緊急通知。第二章內(nèi)部通知管理第四條通知的分類內(nèi)部通知依據(jù)緊要性和緊急程度可分為普通通知、緊要通知和緊急通知三個等級。普通通知：一般用于轉(zhuǎn)達一般性工作布置、部門例會通知等。緊要通知：用于轉(zhuǎn)達緊要工作布置、緊要會議通知等。緊急通知：用于轉(zhuǎn)達緊要會議更改通知、緊急事務(wù)處理通知等。第五條通知的撰寫與發(fā)布普通通知由各部門負責人或相關(guān)人員撰寫，并在企業(yè)內(nèi)部郵件系統(tǒng)或其他指定平臺發(fā)布。緊要通知由公司高層領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員撰寫，并通過企業(yè)內(nèi)部郵件系統(tǒng)、會議通知、即時通信工具等多種方式發(fā)布。緊急通知由公司高層領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員撰寫，并通過企業(yè)內(nèi)部郵件系統(tǒng)、電話溝通、即時通信工具等多種方式緊急發(fā)布。第六條通知的內(nèi)容要求通知應(yīng)明確標題，簡潔明白。通知應(yīng)包含時間、地方、人員要求、工作內(nèi)容等必需信息。通知內(nèi)容應(yīng)準確、清楚、直觀，避開使用模糊性詞匯和隱晦的表達。通知內(nèi)容應(yīng)盡量簡潔明白，避開冗長和繁瑣。第七條通知的閱讀與確認接收到通知的員工應(yīng)及時閱讀通知，確保取得有效信息。需要回復(fù)、確認的通知，接收員工應(yīng)按要求進行回復(fù)與確認，并遵守相關(guān)工作布置。第八條通知的存檔與歸檔通知的發(fā)起人應(yīng)保管通知的發(fā)送記錄和接收記錄，以備后續(xù)查詢和證明使用。通知的接收人也應(yīng)保管通知的接收記錄，以備后續(xù)查詢和證明使用。通知的歸檔工作由企業(yè)相關(guān)部門負責，確保通知的安全有效保管。第三章內(nèi)部溝通記錄管理第九條溝通記錄的分類內(nèi)部溝通記錄可分為會議記錄、工作匯報記錄和緊要溝通記錄三個類別。會議記錄：記錄會議的召開時間、地方、重要議題和參會人員，并認真記錄會議討論內(nèi)容、決議事項、責任分工等。工作匯報記錄：記錄各部門或個人定期匯報的工作情況，包含工作進展、問題與困難、工作計劃等。緊要溝通記錄：記錄緊要會談、協(xié)商或討論的內(nèi)容，包含參加人員、時間、地方和緊要結(jié)論。第十條溝通記錄的編寫與保管會議記錄應(yīng)由會議記錄員或相關(guān)人員負責編寫并及時保管。工作匯報記錄應(yīng)由匯報人員或相關(guān)人員負責編寫并及時保管。緊要溝通記錄應(yīng)由重要參加人員或相關(guān)人員負責編寫并及時保管。第十一條溝通記錄的查閱和使用溝通記錄的編寫人員與保管人員應(yīng)保證溝通記錄的真實、準確和完整性。溝通記錄的保管人員應(yīng)妥當保管溝通記錄，并依照規(guī)定的權(quán)限設(shè)置進行查閱和使用。第十二條溝通記錄的保密溝通記錄涉及企業(yè)內(nèi)部信息的保密內(nèi)容，應(yīng)依照企業(yè)相關(guān)保密制度進行保密處理。未經(jīng)授權(quán)，嚴禁將溝通記錄以任何形式向外界泄露或供應(yīng)給非關(guān)聯(lián)人員。第十三條溝通記錄的刪除與銷毀溝通記錄的刪除和銷毀應(yīng)依照企業(yè)相關(guān)文件管理規(guī)定進行，并進行相關(guān)記錄和備份。溝通記錄的刪除和銷毀應(yīng)遵從數(shù)據(jù)安全和信息保護的原則，并記錄相關(guān)的操作和時間。第四章審查與追責第十四條審查責任公司相關(guān)部門負責人應(yīng)定期對通知和溝通記錄進行審查，以確保其符合相關(guān)規(guī)定和文件管理要求。第十五條追責機制對于嚴重違反通知和溝通記錄管理制度的行為，將進行追責處理，包含但不限于口頭警告、書面警告、紀律處分等。第五章附則第十六條本制度的解釋權(quán)本制度解釋權(quán)歸公司負責人全部，并由相關(guān)部門負責解釋和執(zhí)行。第十七條本制度的修訂對本制度的修改和修訂應(yīng)經(jīng)過公司負責人和相關(guān)部門負責人的批準，并依照相關(guān)規(guī)定進行發(fā)布和實施。第十八條本制度的執(zhí)行