國(guó)家科技重大專項(xiàng)文件歸檔與檔案管理規(guī)范2022-12-30發(fā)布2023-07-01實(shí)施國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)I前言 2規(guī)范性引用文件 13術(shù)語和定義 14基本要求 35管理層級(jí)和管理職責(zé) 45.1管理層級(jí) 45.2管理職責(zé) 46重大專項(xiàng)文件的歸檔范圍 56.1文件歸檔范圍 56.2電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔范圍 67重大專項(xiàng)文件收集 67.1分類 67.2收集要求及范圍 67.3文件的審查或鑒定 68重大專項(xiàng)文件整理 78.1整理單元 78.2紙質(zhì)文件整理 78.3電子文件整理 8.4其他載體文件整理 9重大專項(xiàng)歸檔與檔案編目 9.1歸檔基本要求 9.2歸檔文件的質(zhì)量要求 9.3歸檔時(shí)間 9.4檔案編目 10重大專項(xiàng)檔案保管 10.1保管要求 10.2保管環(huán)境 10.3檢查維護(hù) 11檔案鑒定與審查 12重大專項(xiàng)檔案的驗(yàn)收 12.1重大專項(xiàng)檔案驗(yàn)收要求 12.2重大專項(xiàng)檔案驗(yàn)收條件 12.3重大專項(xiàng)檔案驗(yàn)收內(nèi)容 Ⅱ12.4重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)檔案驗(yàn)收流程 13重大專項(xiàng)檔案的移交 13.1移交要求 13.2移交手續(xù) 14重大專項(xiàng)檔案的利用和開發(fā) 14.1檔案利用 14.2檔案開發(fā) 附錄A(規(guī)范性)重大專項(xiàng)文件歸檔范圍表 附錄B(規(guī)范性)文件類目號(hào)規(guī)則 附錄C(規(guī)范性)重大專項(xiàng)文件整理用表格式 附錄D(規(guī)范性)重大專項(xiàng)檔案管理用表格式 附錄E(資料性)重大專項(xiàng)檔案移交清單及檔案案卷匯總表 參考文獻(xiàn) Ⅲ本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件由全國(guó)信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)(SAC/TC4)提出并歸口。本文件起草單位：中華人民共和國(guó)科學(xué)技術(shù)部、中國(guó)科學(xué)技術(shù)信息研究所、國(guó)家檔案局、中國(guó)科學(xué)院文獻(xiàn)情報(bào)中心、中核戰(zhàn)略規(guī)劃研究總院有限公司。2017年11月10日，科技部發(fā)布了國(guó)家科技重大專項(xiàng)(民口)檔案管理相關(guān)辦法，明確國(guó)家科技重大專項(xiàng)檔案實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”,提出并編制了三級(jí)保管范圍，加強(qiáng)了對(duì)國(guó)家科技重大專項(xiàng)檔案分類整理、歸檔及保管等規(guī)范性要求，明確檔案驗(yàn)收是重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)驗(yàn)收的必要前提。自規(guī)定頒布以來，各級(jí)重大專項(xiàng)管理機(jī)構(gòu)按照規(guī)定要求，督查與落實(shí)重大專項(xiàng)檔案收集整理、歸檔保管與移交情況，本文件進(jìn)一步細(xì)化和明確了重大專項(xiàng)文件歸檔與檔案管理要求，為促進(jìn)重大專項(xiàng)檔案的規(guī)范化管理、長(zhǎng)期保存和有效利用提供支撐。本文件制定過程中，編制組對(duì)我國(guó)十多年來科技重大專項(xiàng)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了深入調(diào)查研究，總結(jié)了我國(guó)科研項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和成果，在參考國(guó)際、國(guó)家和行業(yè)檔案文件管理系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，結(jié)合國(guó)家科技重大專項(xiàng)針對(duì)檔案管理實(shí)際需要與管理特色，對(duì)重大專項(xiàng)文件進(jìn)行分類，編制了重大專項(xiàng)文件類目號(hào)，形成了重大專項(xiàng)歸檔的最小歸檔范圍集合，并對(duì)每一層級(jí)的保管文件范圍做出了考慮到重大專項(xiàng)自身及其管理特點(diǎn)，本文件的分類并未完全按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，一是從管理層級(jí)及文件面向?qū)ο筮M(jìn)行劃分，分為綜合性文件及項(xiàng)目文件兩大類，綜合性文件主要是指整個(gè)國(guó)家重大專項(xiàng)層面或某一專項(xiàng)層面的文件，此類文件無法歸入到某一個(gè)具體的項(xiàng)目中，如專項(xiàng)年度報(bào)告/總結(jié)等；項(xiàng)目文件主要是面向具體的任務(wù)，內(nèi)容與項(xiàng)目直接相關(guān)，包括項(xiàng)目的管理文件、技術(shù)文件及財(cái)務(wù)文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、項(xiàng)目的專家評(píng)審意見等。二是按照文件內(nèi)容性質(zhì)，主要分為技術(shù)文件、管理文件及財(cái)務(wù)文件，其中技術(shù)文件主要是指能夠直接反映研究?jī)?nèi)容或技術(shù)性內(nèi)容的文件，如技術(shù)報(bào)告、圖紙等；管理文件主要是重大專項(xiàng)各級(jí)(重大專項(xiàng)各專項(xiàng)及項(xiàng)目管理)管理過程中產(chǎn)生的文件，如年度指南、專家驗(yàn)收評(píng)審意見、驗(yàn)收結(jié)論書等；財(cái)務(wù)文件是與財(cái)務(wù)管理相關(guān)的文件，不局限于會(huì)計(jì)文件，也包含整個(gè)項(xiàng)目的撥款證1國(guó)家科技重大專項(xiàng)文件歸檔與檔案管理規(guī)范本文件提出了國(guó)家科技重大專項(xiàng)文件歸檔與檔案管理的基本要求和方法，規(guī)定了國(guó)家科技重大專程的管理要求。本文件適用于國(guó)家科技重大專項(xiàng)各種類型文件的整理、歸檔與檔案管理。其他中央財(cái)政科技計(jì)劃(專項(xiàng)、基金等)項(xiàng)目(課題)文件的整理、歸檔與檔案管理可參照?qǐng)?zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T7156文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼與標(biāo)識(shí)GB/T10609.3技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T13檔號(hào)編制規(guī)則DA/T15磁體載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T32公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范JGJ25檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。國(guó)家科技重大專項(xiàng)nationalscienceandtechnologymajorproject為實(shí)現(xiàn)國(guó)家目標(biāo)，通過核心技術(shù)突破和資源集成，在一定時(shí)限內(nèi)完成的重大戰(zhàn)略產(chǎn)品、關(guān)鍵共性技術(shù)和重大工程。注：以下簡(jiǎn)稱“重大專項(xiàng)”。重大專項(xiàng)管理階段包括規(guī)劃階段、申報(bào)立項(xiàng)階段、過程管理階段及結(jié)題驗(yàn)收階段。2重大專項(xiàng)文件documentsofnationalscienceandtechnologymajorproject重大專項(xiàng)在規(guī)劃、申報(bào)立項(xiàng)、研究實(shí)施與過程管理、結(jié)題驗(yàn)收等研究及管理全過程中產(chǎn)生的文字、圖重大專項(xiàng)電子文件electronicdocumentsofnationalscienceandtechnologymajorproject在重大專項(xiàng)方案規(guī)劃、申報(bào)立項(xiàng)、研究實(shí)施與過程管理、結(jié)題驗(yàn)收的全過程中通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)重大專項(xiàng)檔案recordsofnationalscienceandtechnologymajorproject經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的具有保存價(jià)值的重大專項(xiàng)文件。在重大專項(xiàng)規(guī)劃、申報(bào)立項(xiàng)、過程管理及結(jié)題驗(yàn)收等全過程中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等各種形式和載體的原始記錄、實(shí)物。注1:重大專項(xiàng)檔案從管理層面上分為項(xiàng)目(課題)層面檔案和專項(xiàng)層面檔案。注2:重大專項(xiàng)檔案從類型上又可分為技術(shù)檔案(3.6)、管理檔案(3.7)、財(cái)務(wù)檔案(3.8)。重大專項(xiàng)電子檔案electronicrecordsofnationalscienceandtechnologymajorproject具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的重大專項(xiàng)電子文件。技術(shù)檔案technologyrecords重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)承擔(dān)單位在項(xiàng)目(課題)研發(fā)過程中形成的、反映技術(shù)性內(nèi)容的具有保存價(jià)值的重大專項(xiàng)文件。管理檔案managementrecords重大專項(xiàng)各級(jí)相關(guān)單位在重大專項(xiàng)管理過程中形成的具有保存價(jià)值的文件。示例：方案論證文件、專家驗(yàn)收評(píng)審意見、驗(yàn)收結(jié)論書等。重大專項(xiàng)實(shí)施及管理過程中反映重大專項(xiàng)資金使用及流動(dòng)情況的具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的財(cái)務(wù)文件，其范疇比會(huì)計(jì)檔案更廣泛。按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的重大專項(xiàng)文件分門別類組成案卷的過程。注：組卷又稱立卷。重大專項(xiàng)主管部門departmentinchargeofscienceandtechnologymajorproject對(duì)重大專項(xiàng)綜合協(xié)調(diào)和整體推動(dòng)負(fù)責(zé)的部門。負(fù)責(zé)牽頭組織研究制訂重大專項(xiàng)相關(guān)管理辦法，以及與實(shí)施相關(guān)的科技配套政策，承擔(dān)重大專項(xiàng)日常組織協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)溝通工作等的單位及組織。專項(xiàng)牽頭組織單位leadingorganizationalunit負(fù)責(zé)重大專項(xiàng)各專項(xiàng)的宏觀管理、戰(zhàn)略規(guī)劃、政策保障及具體組織實(shí)施的單位。3任務(wù)承擔(dān)單位granteeholdinginstitution項(xiàng)目(課題)的執(zhí)行責(zé)任主體，對(duì)項(xiàng)目(課題)的實(shí)施及資金管理負(fù)責(zé)。注：任務(wù)承擔(dān)單位分牽頭承擔(dān)單位及參加單位。牽頭承擔(dān)單位對(duì)項(xiàng)目專項(xiàng)組織管理機(jī)構(gòu)organizationsofprojectmanagement根據(jù)重大專項(xiàng)相關(guān)管理規(guī)定，由專項(xiàng)牽頭組織單位(3.11)會(huì)同相關(guān)部門成立，具體負(fù)責(zé)專項(xiàng)實(shí)施的日常工作。項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)professionalorganizationsofprojectmanagement根據(jù)重大專項(xiàng)相關(guān)管理規(guī)定和任務(wù)委托協(xié)議，開展具體項(xiàng)目(課題)管理工作，對(duì)實(shí)現(xiàn)任務(wù)目標(biāo)負(fù)責(zé)，主要職責(zé)包括項(xiàng)目(課題)申報(bào)立項(xiàng)、檢查驗(yàn)收等。檔案管理卷describionfileofrecords檔案管理機(jī)構(gòu)在管理項(xiàng)目(課題)過程中形成的，包括項(xiàng)目(課題)概況、檔案歸檔說明、檔案收集整理情況說明、交接清冊(cè)等說明項(xiàng)目(課題)檔案管理情況的有關(guān)材料組成的專門案卷。檔案移交transferofrecords任務(wù)承擔(dān)單位(3.12)根據(jù)合同、協(xié)議及相關(guān)規(guī)定，將有關(guān)項(xiàng)目(課題)檔案交至專項(xiàng)組織管理機(jī)構(gòu)(3.13)或項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)(3.14),專項(xiàng)組織管理機(jī)構(gòu)或項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)移交重大專項(xiàng)檔案管理機(jī)構(gòu)。4基本要求4.1重大專項(xiàng)文件歸檔與檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確保安全保管和有效使用。4.2重大專項(xiàng)文件的收集、整理、歸檔和檔案管理應(yīng)納入重大專項(xiàng)相關(guān)單位職責(zé)，與重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課4.3重大專項(xiàng)管理分為四個(gè)階段。四個(gè)階段劃分及主要內(nèi)容如下。a)規(guī)劃階段：圍繞國(guó)家重大戰(zhàn)略目標(biāo)和需求，為推動(dòng)重大專項(xiàng)協(xié)調(diào)發(fā)展，以自上而下、上下結(jié)合的方式對(duì)重大專項(xiàng)進(jìn)行廣泛研究論證和總體布局規(guī)劃，包括重大專項(xiàng)規(guī)劃、重大專項(xiàng)實(shí)施方案、重大專項(xiàng)階段計(jì)劃等。b)申報(bào)立項(xiàng)階段：以重大專項(xiàng)申報(bào)指南發(fā)布為標(biāo)志，經(jīng)過項(xiàng)目實(shí)施組織決策者和政府有關(guān)部門的批準(zhǔn)，列入項(xiàng)目實(shí)施組織或者政府計(jì)劃的過程。c)過程管理階段：以任務(wù)合同書的簽訂為標(biāo)志，包括重大專項(xiàng)承擔(dān)單位研究實(shí)施過程及各級(jí)重大專項(xiàng)管理機(jī)構(gòu)根據(jù)職責(zé)對(duì)重大專項(xiàng)實(shí)施過程進(jìn)行的管理，包括年度(中期)檢查及日常管理等。d)結(jié)題驗(yàn)收階段：旨在客觀評(píng)價(jià)重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)目標(biāo)任務(wù)的執(zhí)行和產(chǎn)出情況、資金使用、課題文件歸檔等總體情況，促進(jìn)創(chuàng)新成果的推廣應(yīng)用及產(chǎn)業(yè)化，提高資金使用效率，更好地推進(jìn)重大專項(xiàng)順利實(shí)施。驗(yàn)收包括檔案、任務(wù)和財(cái)務(wù)綜合績(jī)效評(píng)價(jià)。重大專項(xiàng)檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、可用，確保重大專項(xiàng)電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性，應(yīng)能全面反映和記錄重大專項(xiàng)全過程工作。44.4重大專項(xiàng)電子文件管理工作與紙質(zhì)文件管理工作同步進(jìn)行，互為補(bǔ)充。有條件的單位可建立相應(yīng)的系統(tǒng)，滿足電子檔案管理技術(shù)要求，實(shí)行重大專項(xiàng)電子檔案單套制管理，僅以電子形式保存。不同載體之間文件內(nèi)容、版本等信息保持一致；各種實(shí)物材料應(yīng)標(biāo)識(shí)清楚、相關(guān)信息齊全，且能再利用。4.5涉密項(xiàng)目(課題)及文件嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密的相關(guān)法律法規(guī)，確保國(guó)家科技秘密和重大專項(xiàng)檔案的安全。4.6重大專項(xiàng)檔案應(yīng)實(shí)行異地異質(zhì)備份及多套備份，做好風(fēng)險(xiǎn)管理和應(yīng)急措施，充分保證重大專項(xiàng)檔案安全可用。5管理層級(jí)和管理職責(zé)5.1管理層級(jí)重大專項(xiàng)檔案管理工作在國(guó)家檔案主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)下，實(shí)行三級(jí)管理體制，最高層級(jí)為重大專項(xiàng)主管部門及其執(zhí)行機(jī)構(gòu)、重大專項(xiàng)檔案管理機(jī)構(gòu)；中間層級(jí)為專項(xiàng)牽頭組織單位及其執(zhí)行機(jī)構(gòu)(專項(xiàng)組織管理機(jī)構(gòu))、項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)(含專項(xiàng)檔案管理機(jī)構(gòu));基礎(chǔ)層級(jí)為項(xiàng)目(課題)承擔(dān)單位，包括牽頭承擔(dān)單位及其參加單位。5.2管理職責(zé)5.2.1重大專項(xiàng)主管部門重大專項(xiàng)主管部門的主要職責(zé)是：a)牽頭研究制訂重大專項(xiàng)檔案總體規(guī)劃及相關(guān)規(guī)定和配套政策；b)負(fù)責(zé)重大專項(xiàng)檔案工作的監(jiān)督、檢查、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和總結(jié)驗(yàn)收；c)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各重大專項(xiàng)檔案全局管理工作，對(duì)重大專項(xiàng)檔案管理過程中的重大問題提出意見，實(shí)施措施、組織方式等涉及重大專項(xiàng)檔案的主要工作；d)下達(dá)重大專項(xiàng)任務(wù)時(shí)，同時(shí)下達(dá)重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)建檔任務(wù)；e)具體工作由重大專項(xiàng)主管部門所屬的重大專項(xiàng)主管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)實(shí)施。5.2.2專項(xiàng)牽頭組織單位專項(xiàng)牽頭組織單位的主要職責(zé)是：a)負(fù)責(zé)組織本專項(xiàng)檔案工作，建立本專項(xiàng)檔案管理工作機(jī)制和責(zé)任體系，實(shí)行項(xiàng)目(課題)承擔(dān)單位法人和項(xiàng)目(課題)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制；b)負(fù)責(zé)制定本專項(xiàng)檔案相關(guān)制度并督促執(zhí)行；c)指導(dǎo)監(jiān)督項(xiàng)目(課題)組織管理機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)開展本專項(xiàng)檔案文件的收集、整理和歸檔工作；d)負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的專項(xiàng)管理文件；e)有條件的專項(xiàng)組織管理機(jī)構(gòu)，可設(shè)立專門的檔案管理部門或建立本專項(xiàng)檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案管理人員，為本專項(xiàng)檔案的規(guī)范化、集中化管理提供保障；f)具體工作由專項(xiàng)組織管理機(jī)構(gòu)承擔(dān)，如專項(xiàng)實(shí)施管理辦公室。5.2.3項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)是：a)落實(shí)專項(xiàng)組織管理機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)檔案規(guī)章制度，制訂本重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)檔案管理方案等，并報(bào)專項(xiàng)組織管理機(jī)構(gòu)備案；5GB/T42107—2022b)負(fù)責(zé)接收、審查、匯總本專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)承擔(dān)單位移交的檔案，并進(jìn)行歸檔及管理；c)組織本重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)檔案工作的監(jiān)督、檢查及檔案驗(yàn)收等；d)研究提出本重大專項(xiàng)檔案組織管理、配套政策等建議；e)定期報(bào)告本重大專項(xiàng)的檔案實(shí)施進(jìn)展情況；f)尚未委托專業(yè)機(jī)構(gòu)的重大專項(xiàng)，其職責(zé)由專項(xiàng)組織管理機(jī)構(gòu)承擔(dān)。5.2.4任務(wù)承擔(dān)單位任務(wù)承擔(dān)單位的主要職責(zé)是：a)建立健全項(xiàng)目(課題)檔案管理工作制度及工作責(zé)任體系，明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)；b)項(xiàng)目(課題)負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目(課題)檔案工作負(fù)責(zé)，立項(xiàng)時(shí)布置檔案建檔任務(wù)；c)負(fù)責(zé)管理并按時(shí)向項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)移交本項(xiàng)目(課題)檔案；d)應(yīng)指定或明確專門的檔案人員，在項(xiàng)目(課題)組織實(shí)施過程中應(yīng)保障檔案人員的穩(wěn)定；e)項(xiàng)目承擔(dān)單位應(yīng)與參加單位、協(xié)作單位等項(xiàng)目相關(guān)單位建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)及工作機(jī)制，建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。5.2.5各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的含義及主要職責(zé)是：a)各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)，指全國(guó)重大專項(xiàng)檔案管理機(jī)構(gòu)、專項(xiàng)組織管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的專項(xiàng)檔案管理機(jī)構(gòu)及承擔(dān)單位科研檔案管理部門三級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)；b)按照重大專項(xiàng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)所屬范圍內(nèi)重大專項(xiàng)文件的形成、收集、整理和歸檔工作；c)協(xié)助制定相應(yīng)的制度，保證所管轄范圍內(nèi)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全、系統(tǒng)、有效；d)參加本單位承擔(dān)的項(xiàng)目(課題)重大活動(dòng)、階段性檢查驗(yàn)收、項(xiàng)目(課題)驗(yàn)收等；e)做好檔案宣傳培訓(xùn)工作，編制相應(yīng)的檔案培訓(xùn)工具及教材；f)負(fù)責(zé)項(xiàng)目(課題)檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和移交工作；g)尚未設(shè)置專門檔案管理機(jī)構(gòu)的牽頭組織單位，其職責(zé)由項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)承擔(dān)。5.2.6項(xiàng)目檔案相關(guān)人員項(xiàng)目檔案相關(guān)人員的含義及主要職責(zé)是：a)項(xiàng)目檔案相關(guān)人員包括項(xiàng)目研究人員、項(xiàng)目檔案管理人員等；b)項(xiàng)目檔案相關(guān)人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能，掌握一定的科研項(xiàng)目管理專業(yè)知識(shí)，經(jīng)過項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)；c)項(xiàng)目(課題)或檔案人員變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)交接項(xiàng)目(課題)及其管理文件，辦理交接手續(xù)，保證檔案齊全完整。6重大專項(xiàng)文件的歸檔范圍6.1文件歸檔范圍重大專項(xiàng)從規(guī)劃、申報(bào)立項(xiàng)、過程管理、結(jié)題驗(yàn)收四個(gè)完整階段中產(chǎn)生的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔，重大專項(xiàng)以項(xiàng)目(課題)為基本單元進(jìn)行收集、整理并歸檔。重大專項(xiàng)文件的歸檔范圍按照附錄A中表A.1執(zhí)行。不同專業(yè)學(xué)科領(lǐng)域的重大專項(xiàng)研發(fā)活動(dòng)具有各自不同的特點(diǎn)，應(yīng)在項(xiàng)目(課題)過程管理階段形成的重大專項(xiàng)文件材料的歸檔范圍中體現(xiàn)。6直接針對(duì)重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)的管理性文件，應(yīng)歸入本重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)中，與重大專項(xiàng)技術(shù)類與財(cái)務(wù)類檔案組成一套完整的重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)檔案。6.2電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔范圍照片、音視頻等聲像類電子文件歸檔范圍按照GB/T11821執(zhí)行，郵件類電子文件歸檔范圍按照DA/T32執(zhí)行，各種專業(yè)類及其他電子文件形式歸檔范圍按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。重大專項(xiàng)電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)至少包括：題名、所屬項(xiàng)目(課題)、日期、重大專項(xiàng)文件類目號(hào)、責(zé)任者、聲像類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)至少包括題名、所屬項(xiàng)目(課題)、重大專項(xiàng)文件編號(hào)、攝影者、錄音郵件、社交媒體、網(wǎng)頁等電子文件按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行元數(shù)據(jù)歸檔。7重大專項(xiàng)文件收集7.1分類重大專項(xiàng)文件按照管理層級(jí)分為綜合管理文件及項(xiàng)目文件兩大類。綜合管理文件指重大專項(xiàng)管理部門及專項(xiàng)管理單位包括牽頭組織單位、專項(xiàng)管理機(jī)構(gòu)與專業(yè)機(jī)構(gòu)在管理重大專項(xiàng)規(guī)劃、過程檢查及組織實(shí)施、結(jié)題驗(yàn)收等過程中產(chǎn)生的綜合性管理文件，此類文件無法歸入到某一個(gè)項(xiàng)目(課題)中，如專項(xiàng)年度總結(jié)等。項(xiàng)目文件指重大專項(xiàng)項(xiàng)目、課題、子課題、任務(wù)等在規(guī)劃、立項(xiàng)、過程管理、驗(yàn)收等各階段形成的文件。直接針對(duì)重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)的管理性文件，應(yīng)歸入本重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)中，與重大專項(xiàng)技術(shù)、財(cái)務(wù)等文件組成一套完整的重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)檔案。7.2收集要求及范圍重大專項(xiàng)文件應(yīng)在文件形成之后及時(shí)收集并完成登記。及時(shí)標(biāo)識(shí)文件形成責(zé)任者、形成日期、文件題名等特征信息。重大專項(xiàng)文件的收集范圍按照層級(jí)職責(zé)不同，需收集重大專項(xiàng)在規(guī)劃、申報(bào)立項(xiàng)、過程管理及結(jié)題驗(yàn)收等全過程中產(chǎn)生的文件。具體收集范圍可多于表A.1,最小收集范圍應(yīng)至少包含表A.1中的“必電子文件收集時(shí)按照GB/T18894規(guī)定的通用格式要求執(zhí)行，無法轉(zhuǎn)成通用格式存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)與相關(guān)軟件一并收集。電子文件運(yùn)行軟硬件環(huán)境信息或元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件同時(shí)收集。應(yīng)對(duì)電子文件采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)，并隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。音視頻文件的收集應(yīng)保持原始載體形式，需要重復(fù)使用的載體，按照通用格式轉(zhuǎn)存到其他載體上。由多個(gè)單位共同承擔(dān)的項(xiàng)目(課題),其文件的收集由各承擔(dān)單位負(fù)責(zé)，按照協(xié)議或任務(wù)書要求，由各單位自行保存或交至牽頭承擔(dān)單位保存。項(xiàng)目(課題)的管理類文件應(yīng)歸入該項(xiàng)目(課題)檔案中，文件內(nèi)容涉及多個(gè)項(xiàng)目(課題)的，應(yīng)將此文件分別放入不同的項(xiàng)目(課題)文件中，或做好參見關(guān)聯(lián)，確保此文件涉及的項(xiàng)目(課題)均能夠找到此文件。7.3文件的審查或鑒定對(duì)重大專項(xiàng)文件的審查應(yīng)由項(xiàng)目(課題)組、項(xiàng)目(課題)承擔(dān)部門、科研工作管理部門逐級(jí)進(jìn)行。重大專項(xiàng)文件審查包括審核與跟蹤，保證文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、安全及可用。7GB/T42107—2022審查過程中，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)糾正。會(huì)同相關(guān)專家及檔案部門，根據(jù)項(xiàng)目(課題)來源、投入規(guī)模、學(xué)術(shù)意義及科研水平、社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等情況，對(duì)科研文件的整體價(jià)值進(jìn)行鑒定。8重大專項(xiàng)文件整理8.1整理單元重大專項(xiàng)文件按管理層級(jí)及管理方式不同，基本可分為專項(xiàng)綜合管理文件及項(xiàng)目(課題)文件(見圖1)。項(xiàng)目(課題)文件以獨(dú)立分解的任務(wù)所形成的歸檔文件作為一個(gè)整理單元，如一個(gè)課題為一個(gè)整理單元。重大專項(xiàng)綜合管理文件以年度或事項(xiàng)等為一個(gè)整理單元，如專項(xiàng)年度總結(jié)等。專項(xiàng)專項(xiàng)綜合管理文件×X×專項(xiàng)以項(xiàng)目(課題)為單位進(jìn)行整理項(xiàng)目(課題)卷管理階段卷等可按專項(xiàng)、年度、問趣等進(jìn)行整理效評(píng)價(jià)/驗(yàn)收項(xiàng)月(課題)文件核高基專項(xiàng)專項(xiàng)層面任務(wù)層面過程管理重大專項(xiàng)課題1課題1課題2課題2項(xiàng)口1項(xiàng)口2項(xiàng)口2項(xiàng)口1課題課題中報(bào)圖1重大專項(xiàng)文件整理層級(jí)示意圖8.2紙質(zhì)文件整理8.2.1基本原則重大專項(xiàng)文件應(yīng)由文件形成單位或部門進(jìn)行整理，整理工作包括項(xiàng)目文件的分類、排列、組卷、組項(xiàng)目文件整理應(yīng)遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理，便于保管和利用。8.2.2文件類目號(hào)(按附錄B)文件類目號(hào)，應(yīng)按下列要求填寫：a)標(biāo)注在文件封面或首頁的右上角；b)文件類目號(hào)可以按照“兩位數(shù)順序編號(hào)”進(jìn)行編號(hào)擴(kuò)展，擴(kuò)展編號(hào)時(shí)可按照文件時(shí)間，也可按照重要性進(jìn)行順序編號(hào)。8文件的排序要求如下：a)文件按文件類目號(hào)順序排列，及文件按形成時(shí)間先后排列，無文件形成時(shí)間的，排至最后；項(xiàng)目文件也可按照重要程度排列；b)照片、非成冊(cè)圖件與其他文件分開排序；c)非成冊(cè)圖件有圖號(hào)的按圖號(hào)順序排序，無圖號(hào)的按類排列；d)照片(附底片)按拍攝時(shí)間先后或事項(xiàng)排序。案卷構(gòu)成要求如下：a)同一整理單元構(gòu)成一案卷；b)按附錄A并根據(jù)文件數(shù)量和厚度組成一卷或多卷；c)電子文件的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)應(yīng)與紙質(zhì)文件結(jié)構(gòu)保持一致；d)重大專項(xiàng)文件一般一卷為一盒，也可一盒多卷或一卷多盒。卷內(nèi)文件按卷內(nèi)目錄(見附錄C圖C.1)、檔案文件、卷內(nèi)備考表(見圖C.2)順序疊放。序號(hào)編制要求如下：b)自阿拉伯?dāng)?shù)字“1”起依次編制，并標(biāo)注在件首頁左上角；c)卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編序號(hào)。頁號(hào)編制要求如下：a)文件內(nèi)有效內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁碼，自阿拉伯?dāng)?shù)字“1”起順序編制；b)單面書寫的頁號(hào)編寫在其右下角，雙面書寫的頁號(hào)分別編寫在其正面的右下角、背面的左下角；c)已編頁號(hào)且正確的不再重編，裝訂成冊(cè)的可用原頁碼，頁數(shù)中計(jì)入未統(tǒng)標(biāo)頁碼的封面、扉頁、前將文件裝入檔案盒。檔案盒規(guī)格和材料按照GB/T11822的要求。照片裝入相應(yīng)規(guī)格的照片檔案盒，并按照GB/T11821的要求標(biāo)注和編目。選用的照片檔案盒按照GB/T11821的要求。對(duì)大于A4幅面的非成冊(cè)圖件平放時(shí)加圖袋，卷放時(shí)裝入圖桶。圖紙可不裝訂，按照GB/T10609.3的要求執(zhí)行。8.2.6編制卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄式樣按圖C.1。相關(guān)填寫要求如下。9a)文件序號(hào)，以一份文件為單位，從“01”依次標(biāo)注，與文件標(biāo)注一致。不同案卷應(yīng)分別從01起編寫序號(hào)。c)文件類目號(hào)，按表A.1中文件類目號(hào)要求填寫，應(yīng)與文件標(biāo)注保持一致。d)責(zé)任者，應(yīng)填寫文件直接形成部門或主要責(zé)任人，有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，中e)文件題名，應(yīng)填寫文件全稱。文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名，并用[]標(biāo)注。f)日期，應(yīng)填寫文件的形成日期，采用8位著錄格式，如20150514。g)頁數(shù)，應(yīng)填寫每件文件的總頁數(shù)。h)備注，根據(jù)實(shí)際填寫需要注明的情況。i)檔號(hào)，歸檔后由檔案部門按照DA/T13等相關(guān)規(guī)范進(jìn)行標(biāo)引，不做統(tǒng)一要求，見9.4.1。8.2.7編制卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表式樣按圖C.2。相關(guān)填寫要求如下：a)互見號(hào)，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)，并注明其載體類型，如光盤編號(hào)等；b)立卷說明，應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件的總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題；c)立卷人，填寫立卷責(zé)任者姓名；d)立卷日期，應(yīng)填寫完成立卷的日期；e)檢查人，填寫案卷質(zhì)量審核者姓名；f)檢查日期，應(yīng)填寫案卷質(zhì)量審核的時(shí)間。8.2.8編制案卷封面案卷封面可印制在檔案盒表面，也可粘貼在檔案盒表面，式樣按圖C.3。相關(guān)填寫要求如下：a)案卷封面的內(nèi)容包括案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)和檔號(hào)；b)案卷題名，重大專項(xiàng)檔案案卷題名應(yīng)包括項(xiàng)目(課題)名稱十本卷名稱；c)立卷單位，應(yīng)填寫負(fù)責(zé)立卷(組卷)的部門或單位；d)起止日期，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的最早和最晚的時(shí)間；e)保管期限，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定填寫永久、定期30年或定期10年等，重大專項(xiàng)文件保管期限一般為永久；f)密級(jí)，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的最高密級(jí)；g)檔號(hào)，編制方法見9.4.1。8.2.9編制案卷脊背案卷脊背印制或粘貼在檔案盒側(cè)面，式樣按圖C.4。相關(guān)填寫要求如下：a)案卷題名和保管期限的填寫方法見8.2.8;b)案卷脊背可根據(jù)需要選擇填寫。8.2.10項(xiàng)目案卷排列重大專項(xiàng)項(xiàng)目文件一般按照申報(bào)立項(xiàng)、過程實(shí)施與管理、綜合績(jī)效評(píng)價(jià)等階段進(jìn)行排列。由專項(xiàng)管理機(jī)構(gòu)形成的項(xiàng)目管理文件案卷可排列在本項(xiàng)目之后。重大專項(xiàng)綜合性管理文件可按照年度-事項(xiàng)進(jìn)行排列，成體系、成套性的綜合性管理文件也可按照事項(xiàng)-年度排列。8.3電子文件整理應(yīng)在電子文件擬制、辦理或收集過程中完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲(chǔ)等整理活動(dòng)。電子文件的整理與紙質(zhì)文件的整理一致，參照分類方案在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中建立文件夾集中存儲(chǔ)電子文件及其組件，保持電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，建立電子文件與紙質(zhì)文件、元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)見《電子重大專項(xiàng)電子文件夾及電子文件命名以“編號(hào)(或類目號(hào))”為規(guī)則，建立自項(xiàng)目至課題的層級(jí)文件夾結(jié)構(gòu)，結(jié)構(gòu)圖如圖2所示。項(xiàng)口編號(hào)-項(xiàng)口名稱項(xiàng)口編號(hào)-項(xiàng)口名稱項(xiàng)月編號(hào)-項(xiàng)月名稱●文件類口號(hào)-文件名稱·文件類口號(hào)-文件名稱課趣1編號(hào)-課題1名稱·文件類口號(hào)-文件名稱●文件類口號(hào)-文件名稱課題2編號(hào)-課題2名稱·文件類月號(hào)文件名稱·文件類月號(hào)-文件名稱·圖2重大專項(xiàng)電子文件夾結(jié)構(gòu)圖電子文件按照附錄A對(duì)應(yīng)的類目存放在一個(gè)目錄或文件夾下或一個(gè)載體上。電子文件存放時(shí)，應(yīng)保持內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系及文件的系統(tǒng)性和獨(dú)立性。同類目下文件數(shù)量較少時(shí)，可并到其上一級(jí)類目下存程序文件應(yīng)包括源代碼文件和軟件包，按其形成過程分別存儲(chǔ)和有序標(biāo)識(shí)。每個(gè)電子文件載體只建一個(gè)一級(jí)目錄。目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、一級(jí)目錄下可設(shè)置多級(jí)、多個(gè)子目錄，分別存放不同類目下的文件，子目錄命名見8.3.2。8.3.5歸檔載體制作操作前應(yīng)對(duì)歸檔電子文件以及所用計(jì)算機(jī)進(jìn)行病毒查殺。建立電子文件載體卷標(biāo)(名稱),卷標(biāo)名由重大專項(xiàng)案卷名稱簡(jiǎn)稱(或編號(hào))及載體順序號(hào)構(gòu)成。檢查載體的可讀性、有效性，核實(shí)制作前后歸檔電子文件的一致性。8.4其他載體文件整理其他載體文件整理要求如下：a)紙質(zhì)照片的整理應(yīng)符合GB/T11821的規(guī)定；數(shù)碼照片按照DA/T50的規(guī)定執(zhí)行；b)錄音帶、錄像帶等磁性載體文件的整理應(yīng)符合DA/T15的規(guī)定；c)實(shí)物檔案依據(jù)分類方案按件進(jìn)行整理，應(yīng)符合行業(yè)規(guī)范規(guī)定；d)專業(yè)、郵件、網(wǎng)頁、社交媒體等電子文件按照DA/T22的要求進(jìn)行分類。有其他專門規(guī)定的，從其規(guī)定。9重大專項(xiàng)歸檔與檔案編目9.1歸檔基本要求國(guó)內(nèi)合作完成的項(xiàng)目，由牽頭承擔(dān)單位與協(xié)作單位約定檔案原件歸屬及流向，保存文件副本或復(fù)制件的單位，需在文件歸檔時(shí)說明原件的歸屬。與國(guó)外開展的科研工作，應(yīng)在項(xiàng)目(課題)結(jié)題驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)將已形成的文件歸檔，需要時(shí)可歸入文件副本或復(fù)制件。應(yīng)按照重大專項(xiàng)相關(guān)規(guī)定要求，對(duì)檔案進(jìn)行歸檔的同時(shí)，留足相應(yīng)的套數(shù)，以備移交。重大專項(xiàng)檔案按照“誰產(chǎn)生、誰保存”的原則，檔案產(chǎn)生單位需保存原始文件，每一層級(jí)主體按歸檔要求保存原始件或復(fù)印件。當(dāng)多處保存的文件不一致時(shí)，管理文件以專項(xiàng)牽頭組織單位保存的文件為準(zhǔn)，技術(shù)文件以承擔(dān)單位保存的文件為準(zhǔn)。9.2歸檔文件的質(zhì)量要求9.2.1紙質(zhì)檔案質(zhì)量要求紙質(zhì)檔案質(zhì)量要求如下。a)歸檔的重大專項(xiàng)文件應(yīng)為原件，不應(yīng)事后補(bǔ)制。無法獲取原件時(shí)，應(yīng)在原件復(fù)制件上加蓋復(fù)制件提供單位的公章，并注明原件存放地。b)重大專項(xiàng)文件的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，符合實(shí)際情況，不應(yīng)隨意涂改。c)重大專項(xiàng)文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，不應(yīng)使用易褪色的書寫材料；復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像等紙質(zhì)文件載體與書寫印制材料應(yīng)符合長(zhǎng)久保存要求。d)重大專項(xiàng)文件應(yīng)字跡工整、數(shù)據(jù)清楚、圖表整潔、圖樣清晰、紙質(zhì)優(yōu)良，簽字蓋章手續(xù)和文件形成日期完備。9.2.2電子檔案質(zhì)量要求電子檔案質(zhì)量要求如下。a)歸檔電子文件真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性的鑒定合格率應(yīng)為100%。b)歸檔聲像文件應(yīng)選用一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等作為載體存儲(chǔ)，保證載體的有效性，電子文件應(yīng)使用不可擦寫的電子介質(zhì)存儲(chǔ)。c)電子文件應(yīng)保證載體有效，應(yīng)被機(jī)器有效識(shí)別和輸出。歸檔的電子文件及其存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)等應(yīng)符合GB/T18894的規(guī)定。文本型電子文件以XML、RTF、TXT、DOC(DOCX)、PDF、ODF等為通用格式；掃描型電子文件或圖形圖像文件以JPEG(JPG)、TIF、PDF/A、DWG、WRL等為通用格式；視頻和多媒體電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI、MOV、MPEG等為通用格式；音頻電子文件以WAV、MP3等為通用格式。d)重大專項(xiàng)電子文件簽字蓋章和文件形成日期等應(yīng)齊全完備。9.3歸檔時(shí)間重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題),在結(jié)題驗(yàn)收后四十五日內(nèi)完成歸檔，周期長(zhǎng)的項(xiàng)目(課題),可分階段歸檔。研究實(shí)驗(yàn)階段形成的原始性數(shù)據(jù)記錄等文件確實(shí)使用頻繁的，經(jīng)整理立卷、編制目錄后，也可暫指定專人妥善保管，同時(shí)報(bào)指定檔案管理機(jī)構(gòu)備案，待階段性任務(wù)完成后再集中歸檔。獲得與重大專項(xiàng)預(yù)期目標(biāo)不相符的結(jié)果，或因故中斷、終止、撤銷的重大專項(xiàng)所形成的文件均應(yīng)歸檔，并在項(xiàng)目(課題)研發(fā)工作停止后兩個(gè)月內(nèi)將已形成的文件歸檔。重大專項(xiàng)文件歸檔時(shí)，按照附錄D的表格填寫重大專項(xiàng)檔案歸檔文件目錄及案卷目錄。9.4檔案編目9.4.1檔號(hào)編制原則檔號(hào)編制原則如下。a)按照DA/T13確定檔號(hào)編制規(guī)則，檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。重大專項(xiàng)電子檔案檔號(hào)按照GB/T18894編制。b)重大專項(xiàng)檔號(hào)應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)：綜合性管理檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)按照DA/T22編制；項(xiàng)目檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)按照GB/T11822編制。c)重大專項(xiàng)檔號(hào)可在各單位現(xiàn)有的規(guī)范的檔號(hào)體系及規(guī)則下進(jìn)行編制，無需另行制定專門的重大專項(xiàng)檔號(hào)規(guī)則。d)檔號(hào)填寫，文件歸檔后由檔案部門在歸檔文件和案卷相關(guān)位置填寫檔號(hào)。9.4.2編制案卷目錄案卷目錄按照附錄D中圖D.1填寫。相關(guān)填寫要求如下：a)序號(hào)，應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號(hào)；b)檔號(hào)，編制方法見9.4.1;c)案卷題名填寫方法見8.2.8;d)總件數(shù)，應(yīng)填寫卷內(nèi)全部文件數(shù)量之和；e)起止日期，案卷內(nèi)文件的開始與終止時(shí)間；g)備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷互見號(hào)或存放位置等信息。案卷目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，編制封面，封面包括目錄名稱、編制單位等主要內(nèi)容，目錄名稱編制應(yīng)為“×××重大專項(xiàng)×××檔案案卷目錄”,如“核電專項(xiàng)(06)項(xiàng)目檔案案卷目錄”。9.4.3編制歸檔文件目錄文件目錄按照?qǐng)DD.2填寫。相關(guān)填寫要求如下：a)序號(hào)，應(yīng)填寫歸檔文件的流水順序號(hào)；b)卷號(hào)-盒號(hào)，應(yīng)填寫該文件所在案卷的序號(hào)及盒號(hào)；c)件號(hào)，應(yīng)填寫該文件在按卷(盒)內(nèi)的排列順號(hào)；d)文件類目號(hào)，按照附錄A填寫文件類目號(hào)，文件類目號(hào)可擴(kuò)充；文件目錄以項(xiàng)目為單位，除保存電子版本外，紙質(zhì)版需裝訂成冊(cè)，編制封面，封面包括項(xiàng)目名稱、專案文件目錄”,如“數(shù)控機(jī)床誤差測(cè)量、分析與補(bǔ)償技術(shù)項(xiàng)目檔案文件目錄”。9.4.4建立歸檔電子文件目錄電子文件應(yīng)建立歸檔目錄。歸檔電子文件目錄一般情況下建立到文件級(jí)。如果同類目下電子文件個(gè)數(shù)較多時(shí)，則建立到該子歸檔電子文件目錄包括以下內(nèi)容：a)序號(hào)，該電子文件在清單中的順序號(hào)；b)文件名，歸檔電子文件在載體上存儲(chǔ)的實(shí)際文件名或子目錄名；c)存儲(chǔ)格式，該電子文件在載體上存儲(chǔ)格式或子目錄下主要電子文件格式；d)存儲(chǔ)空間，電子文件或子目錄下電子文件在載體上的實(shí)際存儲(chǔ)量；e)形成單位，檔案的產(chǎn)生單位；f)形成日期見8.2.6;g)密級(jí)，該電子文件的密級(jí)或子目錄下電子文件的最高密級(jí)；h)備注，其他需要說明的信息，如建立到子目錄級(jí)時(shí)，說明子目錄下文件個(gè)數(shù)。10重大專項(xiàng)檔案保管10.1保管要求10.1.1入庫檔案以整理單元為單位，按檔號(hào)順序，在檔案柜(架)內(nèi)自上而下，從左至右依次排放。10.1.2電子檔案應(yīng)多套異地和單獨(dú)保管。10.1.3建立庫房安全保管制度和應(yīng)急預(yù)案。10.1.4檔案館建設(shè)按照J(rèn)GJ25執(zhí)行。10.2.1庫房?jī)?nèi)應(yīng)配置防火、防盜、防塵、防光、防潮、防高溫、防磁等相應(yīng)實(shí)施，確保庫房整潔和安全。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案庫房管理制度，加強(qiáng)日常庫房管理。10.2.2紙質(zhì)檔案保管環(huán)境的相關(guān)要求見《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》。10.2.3重大專項(xiàng)電子檔案載體保管環(huán)境應(yīng)按GB/T18894規(guī)定的要求執(zhí)行。10.2.4照片印件保管環(huán)境按照GB/T11821規(guī)定的要求執(zhí)行。10.2.5實(shí)物檔案的保管環(huán)境應(yīng)按照各行業(yè)規(guī)范規(guī)定要求執(zhí)行。10.3檢查維護(hù)10.3.1每年對(duì)庫存檔案進(jìn)行至少一次全面的檢查核對(duì)，做到賬物相符。庫存檔案發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄說明。10.3.2應(yīng)定期檢查庫房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況和保管環(huán)境，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并記錄相關(guān)信息和處理結(jié)果。10.3.3按GB/T18894規(guī)定的有效性保證要求執(zhí)行，對(duì)重大專項(xiàng)電子檔案及電子檔案元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案與其元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系得到維護(hù)。10.3.4跟蹤電子文件運(yùn)行環(huán)境的變遷，對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，記錄遷移后的運(yùn)行環(huán)境信息，與遷移過程中形成的相關(guān)文件一并補(bǔ)充到該電子文件的替代卷中。11檔案鑒定與審查11.1應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和解密審查，鑒定、審查程序應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。11.2重大專項(xiàng)各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本單位檔案保管期限表進(jìn)行檔案銷毀鑒定，提出被鑒定對(duì)象的續(xù)存或銷毀意見，并協(xié)商相關(guān)部門。銷毀鑒定意見經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審核、批準(zhǔn)后方可實(shí)施。11.3檔案的解密審查應(yīng)由檔案部門、保密部門共同實(shí)施，必要時(shí)可協(xié)商相關(guān)部門。解密審查意見經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審核、批準(zhǔn)后方可實(shí)施。11.4應(yīng)根據(jù)檔案所標(biāo)密級(jí)并結(jié)合國(guó)家有關(guān)政策、要求，按照GB/T7156定期對(duì)涉密電子檔案進(jìn)行密級(jí)審查，實(shí)施解密、延長(zhǎng)保密期限或提升密級(jí)等處置活動(dòng)。12重大專項(xiàng)檔案的驗(yàn)收12.1重大專項(xiàng)檔案驗(yàn)收要求重大專項(xiàng)檔案驗(yàn)收分為重大專項(xiàng)檔案整體驗(yàn)收及重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)檔案驗(yàn)收。驗(yàn)收以驗(yàn)收組會(huì)議及現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)等方式進(jìn)行，驗(yàn)收組應(yīng)至少包含財(cái)務(wù)、技術(shù)及檔案專家。重大專項(xiàng)檔案整體驗(yàn)收由重大專項(xiàng)主管部門組織，驗(yàn)收專家組人數(shù)不少于13人。重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)檔案的驗(yàn)收由項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)組織，驗(yàn)收專家組人數(shù)不少于3人。12.2重大專項(xiàng)檔案驗(yàn)收條件重大專項(xiàng)檔案驗(yàn)收條件如下：a)研究任務(wù)已經(jīng)完成，達(dá)到技術(shù)及財(cái)務(wù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及要求；b)文件完整齊全，按要求完成了檔案的分類、編目等工作；c)項(xiàng)目(課題)承擔(dān)單位以及科研人員根據(jù)《國(guó)家科技重大專項(xiàng)(民口)檔案管理規(guī)定》及本文件的注：自查報(bào)告主要包括：項(xiàng)目(課題)完成情況；檔案管理基本情況(包括制度、人員、設(shè)備設(shè)施等);項(xiàng)目(課題)檔案完整性和齊全性情況；項(xiàng)目(課題)檔案真實(shí)性和準(zhǔn)確性情況；項(xiàng)目(課題)檔案整理、分類、編目等情況；檔案信息化情況；電子檔案與紙質(zhì)檔案版本等信息一致情況；檔案管理卷建立情況；存在問題及解決措施等，自查報(bào)告附件包括項(xiàng)目(課題)檔案分類及案卷數(shù)量表等。12.3重大專項(xiàng)檔案驗(yàn)收內(nèi)容重大專項(xiàng)檔案驗(yàn)收內(nèi)容主要包括如下幾個(gè)方面：a)檔案管理基本情況；c)檔案整理及編目等的規(guī)范性、系統(tǒng)性情況；d)檔案分類是否清晰合理，是否符合相關(guān)規(guī)定要求；e)電子檔案與紙質(zhì)檔案信息的一致情況；f)電子檔案是否符合電子檔案接收與移交規(guī)范情況；g)檔案管理卷的完整、系統(tǒng)等情況。12.4重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)檔案驗(yàn)收流程專業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)任務(wù)完成情況，統(tǒng)籌做好項(xiàng)目(課題)檔案驗(yàn)收工作的整體時(shí)間安排和質(zhì)量要求，制訂驗(yàn)收工作計(jì)劃。重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)檔案驗(yàn)收具體流程如下。a)初審。項(xiàng)目承擔(dān)單位向?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)提交驗(yàn)收申請(qǐng)，并附自查報(bào)告。專業(yè)機(jī)構(gòu)根據(jù)提交材料進(jìn)行檔案初審。b)正式驗(yàn)收。初審?fù)ㄟ^后由專業(yè)機(jī)構(gòu)或相關(guān)機(jī)構(gòu)組織檔案驗(yàn)收組進(jìn)行檔案驗(yàn)收，主要流程包括項(xiàng)目承擔(dān)單位檔案情況匯報(bào)、驗(yàn)收組進(jìn)行檔案檢查、形成驗(yàn)收結(jié)論及驗(yàn)收意見或整改意見等。驗(yàn)收結(jié)論基本可分為通過、通過但需整改、不通過三種情況。需整改及驗(yàn)收未通過的，應(yīng)建立檔案問題備忘錄，項(xiàng)目(課題)單位應(yīng)按照備忘錄，在一定時(shí)限內(nèi)進(jìn)行整改。13重大專項(xiàng)檔案的移交重大專項(xiàng)項(xiàng)目(課題)結(jié)題驗(yàn)收、終止、中斷、完成后，承擔(dān)單位應(yīng)向?qū)ｍ?xiàng)組織管理機(jī)構(gòu)移交相關(guān)檔案，專項(xiàng)組織管理機(jī)構(gòu)應(yīng)向重大專項(xiàng)檔案管理機(jī)構(gòu)移交相關(guān)檔案，具體要求見《國(guó)家科技重大專項(xiàng)(民項(xiàng)目(課題)檔案移交時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)，包括項(xiàng)目課題數(shù)量、檔案移交清單(見附錄E)、檔案移交的內(nèi)容、數(shù)量、卷盒數(shù)等，并有完備的清冊(cè)、簽字等交接手續(xù)。電子檔案移交的有關(guān)規(guī)定見《電子檔案移14重大專項(xiàng)檔案的利用和開發(fā)14.1檔案利用14.1.1重大專項(xiàng)檔案利用應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案、國(guó)家科技計(jì)劃、國(guó)家科技保密、國(guó)家信息安全、專利等有關(guān)法律法規(guī)。14.1.2重大專項(xiàng)相關(guān)單位應(yīng)建立檔案借閱、咨詢、編研等利用制度，對(duì)利用的范圍、對(duì)象、審批程序等做出規(guī)定。14.1.3重大專項(xiàng)各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)需要編制必要的編研材料，如專題文件匯編、項(xiàng)目大事記、14.1.4重大專項(xiàng)電子檔案的利用，應(yīng)根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限，利用者在其權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)等。14.1.5外單位人員查閱重大專項(xiàng)檔案，應(yīng)持介紹信，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后方可提供。14.1.6未經(jīng)許可，不應(yīng)擅自抄錄檔案內(nèi)容和復(fù)制檔案材料。檔案復(fù)制件或抄錄內(nèi)容加蓋館(室)藏檔案復(fù)制件印章后生效。14.2檔案開發(fā)14.2.1充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，開發(fā)重大專項(xiàng)檔案資源，方便利用者高效、快捷地利用重大專項(xiàng)檔案信息資源。14.2.2建立重大專項(xiàng)檔案利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)，包括重大專項(xiàng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、重大專項(xiàng)檔案元數(shù)據(jù)庫及應(yīng)用系統(tǒng)等。14.2.3建立重大專項(xiàng)檔案利用效果反饋記錄，編制重大專項(xiàng)檔案利用分析報(bào)告。14.2.4建立檔案統(tǒng)計(jì)制度。應(yīng)按照檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)要求及本單位實(shí)際需要對(duì)各門類檔案情況進(jìn)行統(tǒng)制、下載等要素對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。(規(guī)范性)重大專項(xiàng)文件歸檔范圍表重大專項(xiàng)文件歸檔范圍見表A.1。表A.1重大專項(xiàng)文件歸檔范圍號(hào)層級(jí)類目號(hào)類目名重大專項(xiàng)歸檔文件重大專項(xiàng)主管部門及其執(zhí)行機(jī)構(gòu)/重大專項(xiàng)檔案管理機(jī)構(gòu)專項(xiàng)組織管理機(jī)構(gòu)及其執(zhí)行機(jī)構(gòu)/項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)項(xiàng)目(課題)承擔(dān)單位一級(jí)二級(jí)專項(xiàng)A規(guī)劃階段A01實(shí)施方案專項(xiàng)實(shí)施方案(含總概算和階段概算)及相關(guān)論證材料必存必存*A02階段計(jì)劃專項(xiàng)階段實(shí)施計(jì)劃(含分年度概算),如五年計(jì)劃必存必存*A03年度計(jì)劃專項(xiàng)年度計(jì)劃(含年度預(yù)算)必存必存￥A04政策文件專項(xiàng)管理辦法、制度等政策文件必存必存*A05年度指南年度指南、申報(bào)指南等必存必存￥B申報(bào)立項(xiàng)階段B01申報(bào)文件申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、匯報(bào)文件、項(xiàng)目建議書、設(shè)計(jì)及投資概算審批等；項(xiàng)目咨詢、評(píng)估、論證文件必存必存必存B02評(píng)審文件評(píng)審專家綜合意見、專家打分表、專家打分匯總表、專家簽到表等立項(xiàng)評(píng)審材料及其視頻必存必存￥B03預(yù)算評(píng)審文件預(yù)算評(píng)審報(bào)告及相關(guān)支撐材料必存必存興B04預(yù)算申訴預(yù)算申訴文件、課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算申訴情況匯總情況表等預(yù)算申訴材料有則必存有則必存有則必存B05立項(xiàng)文件招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)、中標(biāo)等招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書；立項(xiàng)批復(fù)(含預(yù)算)必存必存必存層級(jí)類目號(hào)類目名重大專項(xiàng)歸檔文件重大專項(xiàng)主管部門及其執(zhí)行機(jī)構(gòu)/重大專項(xiàng)檔案管理機(jī)構(gòu)專項(xiàng)組織管理機(jī)構(gòu)及其執(zhí)行機(jī)構(gòu)/項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)項(xiàng)目(課題)承擔(dān)單位一級(jí)二級(jí)B06保密文件保密協(xié)議、保密責(zé)任、保密書等保密文件×有則必存有則必存B07任務(wù)合同書任務(wù)合同書(含預(yù)算書)、任務(wù)書、協(xié)議書及其補(bǔ)充文、調(diào)整和附加材料必存必存必存B08會(huì)議、往來文件全過程中產(chǎn)生的其他重要的會(huì)議紀(jì)要和重要往來函件￥必存必存C過程管理階段CO1計(jì)劃文件項(xiàng)目研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)方案設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)任務(wù)書、實(shí)驗(yàn)大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)方案、概要設(shè)計(jì)、檢驗(yàn)測(cè)試大綱、現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)大綱等計(jì)劃文件興興必存C02測(cè)試實(shí)驗(yàn)類文件始數(shù)據(jù)記錄、整理記錄、分析報(bào)告等**有則必存CO3設(shè)計(jì)工藝文件設(shè)計(jì)文件和圖紙圖樣等；工藝目錄、工藝說明、零件明細(xì)表等各類明細(xì)表、工藝文件變更記錄表、工藝流程圖、工位/工序工藝卡片、工藝規(guī)程等工藝類文件*興有則必存C04計(jì)算及聲像文件計(jì)算文件、數(shù)據(jù)處理文件照片、底片、音頻、視頻等聲像文件*興有則必存C05實(shí)物工藝品、樣品樣本、標(biāo)本、樣機(jī)等實(shí)物及其目錄目錄有則必存目錄有則必存有則必存C06調(diào)整變更文件人員、項(xiàng)目、單位、周期等變更申請(qǐng)、變更批復(fù)、變更審查會(huì)專家組意見、審查委員會(huì)專家名單等各類調(diào)整及變更申請(qǐng)、審核及批復(fù)文件項(xiàng)目中斷、終止或撤銷等文件有則必存有則必存有則必存C07合作協(xié)議與其他單位的協(xié)作協(xié)議、合同等相關(guān)文件有則必存有則必存有則必存C08監(jiān)督評(píng)估三部門監(jiān)督評(píng)估報(bào)告必存×￥C09執(zhí)行報(bào)告任務(wù)/財(cái)務(wù)年度/階段執(zhí)行情況報(bào)告、檢查報(bào)告檔案年度/階段檢查、整改與業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件有則必存有則必存有則必存表A.1重大專項(xiàng)文件歸檔范圍(續(xù))層級(jí)類目號(hào)類目名重大專項(xiàng)歸檔文件重大專項(xiàng)主管部門及其執(zhí)行機(jī)構(gòu)/重大專項(xiàng)檔案管理機(jī)構(gòu)專項(xiàng)組織管理機(jī)構(gòu)及其執(zhí)行機(jī)構(gòu)/項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)項(xiàng)目(課題)承擔(dān)單位一級(jí)二級(jí)專項(xiàng)專項(xiàng)階段報(bào)告專項(xiàng)階段執(zhí)行情況報(bào)告/專項(xiàng)階段總結(jié)報(bào)告必存必存*專項(xiàng)年度自查專項(xiàng)年度監(jiān)督自查報(bào)告有則必存有則必存*管理規(guī)章項(xiàng)目各方面的管理規(guī)章制度、辦法規(guī)定、業(yè)務(wù)規(guī)范、工作程序、操作手續(xù)流程等管理制度文件￥興有則必存D驗(yàn)收階段D01驗(yàn)收準(zhǔn)備預(yù)驗(yàn)收或內(nèi)部驗(yàn)收的專家意見、評(píng)分表、問題清單、備忘錄及整改報(bào)告等文件*興有則必存檔案驗(yàn)收申請(qǐng)及其報(bào)批材料、檔案工作報(bào)告、專家驗(yàn)收意見、整改清單及整改報(bào)告、檔案清單及匯總表等檔案驗(yàn)收文件清單必存必存必存驗(yàn)收申請(qǐng)書、申請(qǐng)表及附件材料、驗(yàn)收承諾書等申請(qǐng)文件必存必存必存D02驗(yàn)收通知驗(yàn)收通知及其附件等有則必存有則必存有則必存—任務(wù)驗(yàn)收材料(10種)D03自評(píng)價(jià)自評(píng)價(jià)報(bào)告及相關(guān)材料必存必存必存D04科技報(bào)告科技報(bào)告必存必存必存D05知識(shí)產(chǎn)權(quán)及成果工藝、儀器設(shè)備、軟件、系統(tǒng)等研發(fā)成果、目錄及相關(guān)支撐材料目錄必存目錄必存必存知識(shí)產(chǎn)權(quán)報(bào)告、專利及說明書(復(fù)印件)、軟件著作權(quán)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、論文及研究報(bào)告、查新報(bào)告等知識(shí)產(chǎn)權(quán)及證明類必存必存必存D06第三方評(píng)估第三方檢測(cè)、測(cè)試、評(píng)估、調(diào)查報(bào)告等文件有則必存有則必存有則必存D07驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試、實(shí)驗(yàn)、化驗(yàn)、檢驗(yàn)、評(píng)測(cè)等文件有則必存有則必存有則必存D08產(chǎn)業(yè)化文件用戶使用報(bào)告及證明/典型用戶報(bào)告、產(chǎn)業(yè)化審核報(bào)告等成果產(chǎn)業(yè)化證明類有則必存有則必存有則必存臺(tái)層級(jí)類目號(hào)類目名重大專項(xiàng)歸檔文件重大專項(xiàng)主管部門及其執(zhí)行機(jī)構(gòu)/重大專項(xiàng)檔案管理機(jī)構(gòu)專項(xiàng)組織管理機(jī)構(gòu)及其執(zhí)行機(jī)構(gòu)/項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)項(xiàng)目(課題)承擔(dān)單位一級(jí)二級(jí)D09驗(yàn)收評(píng)審專家打分表、專家(組)意見表、專家簽到表、專家承諾書、專家保密承諾書等驗(yàn)收評(píng)審類必存必存￥D10驗(yàn)收結(jié)論驗(yàn)收結(jié)論書必存必存必存D11驗(yàn)收?qǐng)?bào)告任務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告/驗(yàn)收技術(shù)報(bào)告/技術(shù)總結(jié)報(bào)告有則必存有則必存有則必存D12整改文件整改材料(通知、專家組意見、專家打分表)有則必存有則必存￥—財(cái)務(wù)驗(yàn)收材料(14種)D13收支報(bào)告財(cái)務(wù)收支執(zhí)行情況報(bào)告及附表有則必存有則必存有則必存D14預(yù)算調(diào)整預(yù)算調(diào)整(調(diào)劑)申請(qǐng)報(bào)告及相關(guān)批復(fù)有則必存有則必存有則必存D15財(cái)務(wù)整改財(cái)務(wù)驗(yàn)收、審核、抽查報(bào)告、問題清單、備忘錄及整改報(bào)告有則必存有則必存有則必存D16審計(jì)報(bào)告審計(jì)報(bào)告必存必存必存D17驗(yàn)收?qǐng)?bào)告財(cái)務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告有則必存有則必存興D18決算報(bào)告財(cái)務(wù)(年度)決算報(bào)告及總決算報(bào)告等有則必存有則必存有則必存D19資金落實(shí)撥付資金落實(shí)和撥付證明*興有則必存D20對(duì)賬單專用賬戶對(duì)賬單*有則必存有則必存銀行日記*有則必存D21明細(xì)賬及憑證中央、地方、自籌、其他渠道資金核算明細(xì)賬資金(中央、地方、自籌、其他渠道)支出憑證*興有則必存D22資金歸墊資金歸墊申請(qǐng)及附件等相關(guān)材料*有則必存有則必存D23驗(yàn)收評(píng)審財(cái)務(wù)驗(yàn)收專家打分表、專家意見、簽到表、匯總表、保密承諾書等必存必存*D24設(shè)備盤點(diǎn)表設(shè)備臺(tái)賬、事務(wù)所設(shè)備盤點(diǎn)表、驗(yàn)收測(cè)試組現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備盤點(diǎn)表*有則必存有則必存D25整