財務檔案管理作業(yè)指引一、總體原則1、適用范圍本指引適用于XX集團及控股集團旗下各事業(yè)部及分（子）公司。2、管理原則財務檔案管理應遵循“及時整理、按期歸檔”的原則，檔案管理員應按本規(guī)范每月整理電子及紙質(zhì)檔案，及時歸檔。各公司必須加強對財務檔案工作的管理，按照規(guī)定對財務檔案進行立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀，確保相關檔案的完整、準確、安全和保密。3、定義財務檔案，即各級財務部門在日常工作中生產(chǎn)并經(jīng)手的各類歷史記錄，包括并不限于合同、協(xié)議、憑證、報表、報告、臺賬等。財務檔案管理，即檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、調(diào)閱和檢查等活動。檔案存放形式，即電子檔案（PDF、WORD、EXCEL等）和紙質(zhì)檔案。4、保密原則貫徹執(zhí)行公司《XX信息保密管理辦法》相關規(guī)定，確保檔案信息的安全。禁止在公共場合討論機密檔案信息、將機密檔案攜帶外出、郵件外發(fā)機密檔案。二、財務檔案管理職責1、財務檔案部門職責財務與融資中心、大區(qū)、區(qū)域財務部門和財務共享中心分別負責各自的財務檔案管理工作。2、財務檔案人員職責財務與融資中心紙質(zhì)檔案由各條線負責人分別指定專人負責保管與歸檔；財務與融資中心電子檔案由條線負責人上傳至EKP-知識中心-財務知識庫進行保管，由IT部門協(xié)助對財務知識庫設置權(quán)限級別。大區(qū)、區(qū)域財務部門由財務負責人指定專人作為檔案保管員，負責收集、整理財務檔案，保證實物與檔案清冊相符。財務共享中心檔案管理組作為財務共享中心檔案保管員，負責收集、整理財務檔案、保證實物與檔案清冊相符。財務與融資中心各條線負責人和大區(qū)財務負責人每年安排一次內(nèi)部檢查，確保檔案完整齊全。財務共享中心每年抽選部分公司進行現(xiàn)場檢查，確保檔案完整齊全、裝訂合規(guī)。三、財務檔案的分類根據(jù)資料存在的形態(tài)將其分為電子檔案和紙質(zhì)檔案，并制定不同的保管要求。1、電子檔案的保管范圍資金類：融資相關協(xié)議（融資、擔保、抵押等）。會計類：審計報告、評估報告。運營類：成本月報、年度完工項目預估成本確認表、實測報告、可研報告、財務盡調(diào)報告。稅務類：稅務自查表、稅務稽查底稿及書面資料掃描件（包括針對每次稅務評估、檢查的所有書面通知與結(jié)案資料以及應對過程中的分析計算底稿等所有資料)、年度所得稅匯算清繳底稿及報告掃描件、土增稅清算底稿及報告掃描件、稅務籌劃報告。綜合類：項目權(quán)證信息以及工商稅務基礎資料掃描件、報告類資料(包括月度/半年度/年度財務報告、月度財務經(jīng)理報告以及年度財務經(jīng)營分析報告)、會議紀要、內(nèi)部通報、內(nèi)部檢查問題整改落實表、內(nèi)部審計問題整改落實表、印章授權(quán)審批表、財務檔案清冊以及系列索引表。2、紙質(zhì)檔案的保管范圍資金類：銀行開銷戶資料。會計類：會計憑證、銀行對賬單、評估報告、審計報告、驗資報告。稅務類：納稅申報表（柜臺申報）、稅務稽查通知單及稽查結(jié)案資料、各類稅務鑒證報告，其中企業(yè)所得稅鑒證報告、土增稅清算鑒證報告提交原件一份至總部。綜合類：印章授權(quán)審批表、財務人員交接資料、財務檔案保管清冊。四、財務檔案的保管1、電子檔案的保管要求電子檔案應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須定期備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件一并歸檔，并在內(nèi)容、相關說明及描述上保持一致。存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽上應注明檔案號、文件名稱、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。所有的電子檔案需每月及時整理、保存，成果類報表必須設置密碼。次年5月份完成歸檔。2、紙質(zhì)檔案的保管要求根據(jù)資料內(nèi)容分為資金、會計、稅務、綜合四大類，設置全宗號ZJ、KJ、SW、ZH。所有紙質(zhì)檔案必須依據(jù)檔案內(nèi)容建立檔案清冊，各類文檔需同步建立檔案索引清單。紙質(zhì)檔案需及時更新，保證檔案實物與清冊記錄一致，次年6月完成年度財務檔案的歸檔。紙質(zhì)檔案保管期限：檔案類別檔案名稱保管期限會計憑證原始憑證30年記賬憑證30年財務會計報告月/季/半年度財務會計報告10年年度財務會計報告永久其他會計資料銀行存款余額調(diào)節(jié)表10年銀行對賬單10年納稅申報表10年財務檔案移交清冊30年財務檔案保管清冊永久財務檔案銷毀清冊永久財務檔案的保管年限，從會計年度終了后的第一天算起。五、財務檔案的借閱1、財務檔案借閱流程及要求（1）借閱財務共享中心歸檔的檔案各級財務人員因工作需要借閱財務共享中心已經(jīng)歸檔的財務檔案時，須在報賬系統(tǒng)中發(fā)起“財務檔案調(diào)閱申請單”，詳細填寫借閱事由、檔案名稱、文件內(nèi)容等，完成流程審批后，方可借閱。調(diào)閱類型包含電子調(diào)閱、紙質(zhì)調(diào)閱。各級財務人員憑審批完成的“財務檔案調(diào)閱申請單”，向財務共享中心檔案管理員索取相應檔案。（2）借閱大區(qū)/城市/項目公司歸檔的檔案1）凡公司其他部門和有關業(yè)務人員因工作需要，需利用公司財務檔案或文件材料的，必須辦理查閱審批手續(xù)，填寫《財務檔案借閱登記表》，詳細填寫所借文件的檔案號、檔案名稱、文件材料內(nèi)容、日期、部門和姓名。2）外部人員（主要為客戶及供應商）到大區(qū)/城市/項目公司查閱、復制財務檔案，需提供單位介紹信、本人身份證或其他相關證明資料，經(jīng)財務負責人同意后，方可查閱、復制，并詳細填寫檔案查閱、復制登記表。2、財務檔案借閱人保管職責借閱期間不得對檔案進行涂改、圈劃、批注、增刪、抽頁、裁剪、拆卷等。借閱過程中如發(fā)生檔案損壞或遺失的現(xiàn)象，須向大區(qū)財務總及時匯報，并根據(jù)檔案損壞或遺失情況作出處理意見，如憑證補打重新裝訂等。檔案使用后立即歸還，借閱期間發(fā)生一切問題,由借閱人負責。借閱期間借閱人離職或調(diào)崗的，須在離職或調(diào)崗前完成檔案歸還。3、財務檔案保管人催還職責財務檔案管理人員對外借檔案有定期催還的職責。接收歸還的檔案時，即時清點、檢查，確認無誤后，注銷外借手續(xù)，檔案及時入庫保管。六、財務檔案的交接1、財務檔案交接時間及責任人（1）公司員工崗位調(diào)換、離職前，交接雙方應辦理財務檔案交接手續(xù)。（2）項目開發(fā)完成、財務人員撤離之前或公司注銷前，需完成財務檔案交接手續(xù)。原則上，開發(fā)項目的財務檔案交接至大區(qū)財務管理部。已經(jīng)上線至共享的尾盤項目，上線后的會計檔案統(tǒng)一由共享負責裝訂、保管。2、財務檔案交接基本要求（1）移交財務檔案的個人或單位，應當編制《財務工作移交清冊》和《會計人員交接清冊》，列明應當移交的財務檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、保管期限、份數(shù)、有無附件清單等內(nèi)容。（2）交接財務檔案時，交接雙方應當按照《財務工作移交清冊》和《會計人員交接清冊》所列內(nèi)容逐項交接，交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在交接清冊上簽名或者蓋章。七、財務檔案的銷毀保管期滿的財務檔案，除下述第4條特殊情況外，可以按照以下程序銷毀：1、由各級財務部提出銷毀意見，編制財務檔案銷毀清冊，列明銷毀財務檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2、由財務負責人在財務檔案銷毀清冊上簽署意見。3、銷毀財務檔案時，應當由財務與融資中心派員監(jiān)銷。4、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的財務檔案，應當在