會計電算化檔案管理制度設(shè)計問題分析PAGE1-會計電算化檔案管理制度設(shè)計問題分析【摘要】會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。因此,電算化會計檔案收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會計檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進(jìn)一步加強(qiáng)會計檔案管理勢在必行。關(guān)鍵字：電算化；檔案管理；會計會計檔案是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)管理活動中產(chǎn)生的并作為歷史記錄保存的會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，它既是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成果的歷史記錄，也是企業(yè)科學(xué)決策和實時管理的依據(jù)。會計檔案信息無疑會對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和各項管理產(chǎn)生重大影響。然而,會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié),往往容易被忽視,形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié),直接了影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。因此,加強(qiáng)會計檔案管理可以促進(jìn)財務(wù)管理水平的提高,可以使會計檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。一、數(shù)據(jù)安全控制制度會計數(shù)據(jù)的安全維護(hù)是為了確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，主要內(nèi)容包括：必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作，以避免意外和人為錯誤造成數(shù)據(jù)的丟失,每日必須對計算機(jī)內(nèi)的會計資料在計算機(jī)硬盤中進(jìn)行備份，數(shù)據(jù)保存要實行雙備份。系統(tǒng)維護(hù)一般由系統(tǒng)維護(hù)員或指定的專人負(fù)責(zé)，數(shù)據(jù)錄入員、系統(tǒng)操作員等其他人員不得進(jìn)行維護(hù)操作。另外，應(yīng)制定會計電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時會計數(shù)據(jù)的維護(hù)制度，以解決因發(fā)生意外事故而使數(shù)據(jù)混亂或丟失的問題。（一）對重要資料進(jìn)行備份為了維護(hù)會計數(shù)據(jù)的安全，必須對重要資料進(jìn)行備份。防止因各種軟硬件故障、病毒入侵和黑客破壞等原因?qū)е孪到y(tǒng)崩潰，造成重大損失。因此，當(dāng)天的資料分兩處備份，一份備份到服務(wù)器上，一份備份在自己機(jī)器上的邏輯硬盤上。（二）防病毒安全計算機(jī)病毒對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的影響是災(zāi)難性的，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的主要來源有兩種：一種來自文件的下載，這些被瀏覽的或是通過Internet下載的文件中可能存在病毒，而這些病毒就會感科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財會人員審核無誤后簽字生效。由機(jī)器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補(bǔ)充打印，并由操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，財務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。（二）數(shù)據(jù)備份管理1、由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。2、在日常工作中，準(zhǔn)備兩個移動硬盤循環(huán)使用，隔日進(jìn)行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。3、需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。4、機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報表，應(yīng)視同會計資料按月分別使用兩個移動硬盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方，妥為保管。（三）會計檔案管理1、會計檔案立卷打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表”。

2、會計檔案的存放管理會計檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。裝訂成冊的所有會計檔案都必須造冊登記，分門別類地建立目錄并編號保管。會計檔案應(yīng)存放在安全、防火、防水、防潮、防塵的地點妥善保管。存儲在外存儲介質(zhì)上的會計檔案，還應(yīng)注意防磁、防壓。重要的數(shù)據(jù)應(yīng)復(fù)制兩份以上分別存放在不同的地點。會計檔案在規(guī)定保管期間不得丟失、損毀、非法抄錄和復(fù)制。隨計算機(jī)配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份硬盤，作為會計檔案保管。采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進(jìn)行檢查、定期進(jìn)行復(fù)制、防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。3、會計檔案的借閱各類會計檔案的出借，均必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽字蓋章，如果對備份硬盤的操作可能危及該備份硬盤的完整性，應(yīng)制作該備份硬盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。會計檔案的借閱會計檔案反映單位經(jīng)濟(jì)活動狀況，具有很高的利用價值，應(yīng)為本單位積極提供利用。因此，必須嚴(yán)格規(guī)定檔案借閱權(quán)限，認(rèn)真辦理檔案借閱手續(xù)。原則上本單位內(nèi)部人員只能借閱與其工作有關(guān)的檔案。會計檔案一般不能對外借閱，如特殊情況，應(yīng)由單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可。磁介質(zhì)檔案文件非本系統(tǒng)工作人員一律不得借閱。會計檔案借閱手續(xù):應(yīng)建立會計檔案借閱登記簿，借閱會計檔案時，必須由檔案員登記，注明借閱時間、借閱人姓名、借閱的文件名稱及編號，并由借閱人簽字。收回檔案時，檔案員要仔細(xì)檢查其完好性，如有損壞、失密等現(xiàn)象，應(yīng)追究借閱人責(zé)任。4、會計檔案的歸檔移交。當(dāng)年會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。會計檔案在向單位檔案部門移交時，應(yīng)由會計檔案管理員按歸檔要求認(rèn)真填寫“會計檔案移交清冊”，并分類按序?qū)嫏n案轉(zhuǎn)移給單位檔案部門，檔案部門在核收無誤后應(yīng)立即在移交清冊上簽收。檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝，個別確需拆封重新裝訂整理的，應(yīng)會同財會部門和會計檔案管理員共同進(jìn)行，以分清責(zé)任。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對已離任的會計人員，其會計檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計檔案應(yīng)交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。5、規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由會計檔案保管部門和財會部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領(lǐng)導(dǎo)。

結(jié)論：只有充分重視會計信息在企業(yè)管理中的地位和作用，規(guī)范會計檔案信息的管理行為，優(yōu)化會計和檔案工作從業(yè)人員知識構(gòu)成，才能保證提供高質(zhì)量的會計檔案信息為企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)，為合規(guī)的利用者提供規(guī)范的會