Word商業(yè)文檔高效制作技巧content文檔的美化和排版常用的文檔輔助功能文檔標注與團隊協(xié)作第一章快速制作商業(yè)文檔1.1文檔快速輸入技巧快速插入特殊字符

輸入符號

替換為

輸入符號

替換為:)

:(

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-->

<==

==>

三個連續(xù)“-”細線條三個等號“=”雙橫線小技巧：在所有MicrosoftWord的所有版本中，隱藏了一個內(nèi)置函數(shù)，用于產(chǎn)生一篇模擬文檔，其書寫方式：=rand(X,Y)。其中“X”代表需要的文字的段數(shù)，“Y”代表每段文字需要幾句選擇文本和對象。選擇文本或對象

A.通過鼠標選擇

全選：選定所有文本

選擇對象：選擇各類圖形對象

選擇格式相似的文本：快速選擇格式或樣式相同的文本1.2專業(yè)商業(yè)文檔的格式化規(guī)范B.通過鍵盤選擇

方法效果雙擊選擇一個單詞Ctrl+鼠標單擊左鍵選擇一句話在文檔選擇區(qū)單擊左鍵選擇鼠標所在的一行文字在文檔選擇區(qū)雙擊左鍵選擇鼠標所在的一段文字Ctrl+鼠標左鍵選擇間斷文字Shift+鍵盤左右鍵以字母為單位選擇Shift+鍵盤上下鍵以行為單位選擇Alt+鼠標左鍵選擇以列為單位選擇在文檔選擇區(qū)三擊左鍵或Ctrl+A全選整篇文檔段落縮進格式段落縮進指定的是正文與頁邊距之間的距離，由標尺上的游標來控制。“首行縮進”是控制段落的第一行的縮進?！皯覓炜s進”是控制除了段落第一行以外的其他行?！岸温淇s進”是控制整個段落的縮進，并保持前二者的相對位置不變。使用段落縮進，只需用鼠標選中相應的縮進游標，用左鍵在標尺上移動即可。小技巧：在拖動游標時，按住Alt可實現(xiàn)精確調(diào)整。段落的行間距行間距表示文本行之間的垂直間距，在默認情況下，Word采用一倍行距且行距的調(diào)整只對標準的五號字起作用。設置段落文字的行間距時，可以使用快捷鍵：Ctrl+1：一倍行距Ctrl+2：雙倍行距Ctrl+5：1.5倍行距利用頁面邊框美化頁面可以向頁面添加全部或部分邊框。Word提供從業(yè)務到娛樂等各種內(nèi)置頁面邊框?？蛇x擇：A.總體邊框類型：簡單的方框、帶陰影的框、三維框以及自己設計的自定義樣式。B.線條樣式、顏色和粗細。C.藝術樣式：使用非正式場合可以使用“頁面邊框”命令從“頁面布局”選項中應用頁面邊框。第二章文檔的美化和排版2.1讓圖形和圖像來增加亮點和吸引力插入圖片并應用圖片樣式

首先單擊要插入圖片的位置，在“插入”選項卡上的“插圖”組中，單擊“圖片”，如圖：

找到要插入的圖片并雙擊，然后雙擊要添加效果的圖片。在“圖片工具”下“格式”選項卡上的“圖片樣式”組中，單擊“圖片效果”。圖文環(huán)繞：

雙擊圖像，在“格式”選項卡的“排列”組中，單擊“文字環(huán)繞”。

環(huán)繞方式：四周型、緊密型、襯于文字下方、浮于文字上方、嵌入型。2.1.2設置文檔背景

在“頁面布局”選項卡“頁面背景”組中，單擊“頁面顏色”中的“填充效果”。如圖①所示：

①②

從打開的“填充效果”對話框中選擇“圖片”選項卡，點擊“選擇圖片”按鈕選擇背景圖片，點擊“確定”，如圖②。插入水印在“頁面布局”選項卡“頁面背景”組中單擊“水印”。如右圖所示：

2.2使用表格控制排版插入表格

在要插入表格的位置單擊，“插入

表格

插入表格”拖動鼠標選擇行列數(shù)。設置表格格式

創(chuàng)建表格后，可使用“表格樣式”來設置表格的格式。

在要設置的表格內(nèi)單擊

表格工具

設計

“表格樣式”組中，選擇。表頭的設定

斜線表頭是我們?nèi)粘＠L制表格時常見的需求，在Word可以使用“繪制斜線表頭”功能。1.將光標置于需繪制斜線

表頭的單元格中2.布局

表

繪制斜線表頭3.表頭樣式選擇需要的樣式

4.行標題、列標題中填寫標題的內(nèi)容5.字體大小中選擇字體6.單擊確定

轉換A文本轉換為表格

選擇文字，插入

表格

文本轉換為表格B表格轉換為文本

選擇表格，布局

數(shù)據(jù)

表格轉換為文本

3.1插入書簽方便定位書簽在文檔中起到定位的作用，例如，在瀏覽長文檔時，用于標記瀏覽到的位置。①將鼠標光標置于需插入書簽的位置②在“插入”選項卡里單擊“書簽”③在“書簽名”位置輸入該書簽名，不能以數(shù)字或符號開頭④點擊“添加”當關閉文檔后，重新尋回書簽標記處位置的方法是：①按“Ctrl+G”打開定位窗格②在“定位目標”欄中選擇“書簽”③在“書簽名稱”列表中選擇需定位的書簽名④點擊“定位”，即可跳轉到相應位置第三章常用的文檔輔助功能3.2插入超級鏈接插入超級鏈接的方法是，在“插入”選項卡的“鏈接”中，單擊“超鏈接”，允許使用的鏈接類型有：

原有的文件：本文檔之外的其他文件網(wǎng)頁：輸入網(wǎng)址后，點擊打開網(wǎng)頁郵件地址：點擊打開新建郵件，并將預設好的郵件地址直接輸入新郵件本文檔中的位置：實現(xiàn)在文檔內(nèi)部的跳轉3.3使用自動更正快速錄入“自動更正”功能主要作用是幫助文檔書寫者自動修正錯誤，例如常見的單詞拼寫錯誤，大小寫習慣，成語錯別字等，或利用簡單的輸入內(nèi)容替換為特殊符號。點擊“Office”按鈕下的“Word”選項，選擇“校對”中的“自動更正選項”，可以查看所有可以做自動更正的內(nèi)容：3.4插入可更新的日期和時間

在“插入”選項卡的“文本”組中，單擊“日期和時間”，在打開的“日期和時間”的對話框中，勾選“自動更新”。第四章常用商業(yè)文檔的規(guī)范制作4.1郵件合并批量制作商業(yè)信函

郵件合并的功能分為三個步驟：創(chuàng)建主文檔：表明使用郵件合并的類型獲取數(shù)據(jù)源：指明合并的數(shù)據(jù)信息所在位置插入合并域：確定使用的數(shù)據(jù)信息的具體位置和內(nèi)容在任何郵件合并中，將會處理三種不同元素：①從其開始的主文檔②收件人信息③完成文檔，包括主文檔中的信息以及各個收件人的唯一信息

批量信函的制作利用“客戶名單表”中的客戶名稱，制作針對每個客戶的培訓邀請函。要求在邀請函的開頭出現(xiàn)“尊敬的：XXX公司XXX先生”或者“尊敬的：XXX公司XXX小姐”的稱呼。4.2制作長篇商業(yè)文檔

使用樣式輕松統(tǒng)一的格式在“開始”選項卡上的“樣式”組中使用樣式：①快速樣式是一些現(xiàn)成的專業(yè)水準的樣式，快捷方便；②單擊此按鈕可看到另外幾個現(xiàn)成的快速樣式；③單擊對話框啟動器可打開“樣式”窗格。修改樣式要修改的樣式點擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“修改”，可修改樣式的字體、段落等格式。為標題添加編號在“開始”選項卡的“段落”中，單擊多次編號，展開多級編號，選擇帶標題的多級編號頁眉頁腳的制作A.插入頁碼

要添加頁碼，需要執(zhí)行以下操作：①在“插入”選項卡上的“頁眉和頁腳”組中，單擊“頁碼”。②選擇頁面中號碼所處位置，如頂端或底端。③然后從相應的庫中選擇頁碼樣式。

頁碼會自動應用到整篇文檔。此外，這些號碼被設置為在您添加或刪除文檔內(nèi)容時自動重新編碼B.頁眉和頁腳

可以在文檔正文中插入分節(jié)符，但不能再頁眉和頁腳區(qū)域中的任何位置插入。因此在操作前需關閉頁眉和頁腳工作區(qū)：①將光標置于所需新節(jié)的開頭。②在功能區(qū)上，單擊“頁面布局”選項卡，單擊“分隔符”，單擊“下一頁”。Word將在光標位置之前創(chuàng)建分節(jié)符。“文檔結構圖”是一個獨立的窗格，能顯示文檔的標題列表。使用“文檔結構圖”可以對整個文檔快速進行瀏覽，同時還能跟蹤文檔中的位置。在“視圖”選項中勾選“文檔結構圖”。在“文檔結構圖”中單擊一個要瀏覽的標題，文檔中的插入點將會移到選定的標題。使用“文檔結構圖”瀏覽文檔1.單擊要插入目錄的位置，通常在文檔的開始處。2.在“引用”選項卡上的“目錄”組中單擊“目錄”3.選擇“插入目錄……”，可設置目錄的顯示級別。4.如果更改了文檔內(nèi)容，目錄需要手動刷新一次。在目錄文字內(nèi)的任何位置，點擊鼠標右鍵，選擇“更新域”，在如圖所示的對話框中，根據(jù)實際需要，選擇“只更新頁碼”或“更新整個目錄”。5.在“引用”選項卡上的“目錄”組中，單擊“更新目錄”。6.單擊“只更新頁碼”或“更新整個目錄”。自動生成目錄在功能選項里選擇“插入”選項卡，單擊“封面”可選擇各種封面類型。插入封面制作完成的文檔，需進行相應的保護措施，才能保證文檔所有者的權利。開發(fā)工具

保護

保護文檔，選擇“限制格式和編輯”。文檔的保護分為兩個類別：格式設置限制與編輯限制

修訂：允許用戶以修