酒店會(huì)議部管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保酒店會(huì)議部各項(xiàng)工作高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量與成效，制定本管理制度。本制度遵循公開(kāi)、透明、高效、參與的原則，旨在規(guī)范會(huì)議組織、召開(kāi)、記錄及跟蹤流程，保障酒店決策的科學(xué)性、合理性。

二、適用范圍

本管理制度適用于酒店會(huì)議部組織的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于部門(mén)例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、專(zhuān)題研討會(huì)等。

三、會(huì)議類(lèi)型

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定時(shí)間、周期召開(kāi)的會(huì)議，如每周一次的部門(mén)例會(huì)；

2.臨時(shí)會(huì)議：因工作需要臨時(shí)召集的會(huì)議，如項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、專(zhuān)題研討會(huì)；

3.常規(guī)會(huì)議：按照酒店運(yùn)營(yíng)需求定期召開(kāi)的會(huì)議，如月度總結(jié)會(huì)、年度計(jì)劃會(huì)。

四、會(huì)議組織與參與

1.會(huì)議組織：會(huì)議部負(fù)責(zé)組織、安排、通知各類(lèi)會(huì)議，確保會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等事宜提前通知參會(huì)人員；

2.參會(huì)人員：參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各類(lèi)會(huì)議，因故不能參加者需提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假，并盡可能提供書(shū)面請(qǐng)假材料；

3.會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)提前制定會(huì)議議程，明確會(huì)議主題、討論事項(xiàng)、預(yù)期目標(biāo)等，并于會(huì)議前通知參會(huì)人員。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，不得隨意離席、喧嘩；

2.會(huì)議發(fā)言應(yīng)圍繞會(huì)議主題，言簡(jiǎn)意賅，尊重他人意見(jiàn)；

3.會(huì)議資料、紀(jì)要等文件應(yīng)妥善保管，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。

六、本管理制度的解釋權(quán)歸酒店會(huì)議部所有，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)闡述會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容，以確保酒店會(huì)議部管理工作的規(guī)范化、制度化。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)酒店運(yùn)營(yíng)需求及工作計(jì)劃，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)清晰；

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題，制定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論事項(xiàng)、預(yù)期成果等；

3.通知參會(huì)人員：會(huì)議組織者需提前將會(huì)議議程通知參會(huì)人員，確保參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備；

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者應(yīng)收集、整理與會(huì)議主題相關(guān)的資料，編制會(huì)議材料，并在會(huì)議前分發(fā)至參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)簽到，確保參會(huì)人員到場(chǎng)；

2.會(huì)議主持人：由會(huì)議組織者指定一名主持人，負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議有序進(jìn)行；

3.會(huì)議發(fā)言：會(huì)議主持人按照議程安排，邀請(qǐng)參會(huì)人員發(fā)言，發(fā)言?xún)?nèi)容應(yīng)圍繞會(huì)議主題，避免跑題；

4.會(huì)議討論：針對(duì)會(huì)議議題，參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，展開(kāi)討論，形成共識(shí)；

5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議成果，對(duì)未解決的問(wèn)題提出解決方案或下一步工作計(jì)劃。

三、會(huì)議決策

1.決策制定：根據(jù)會(huì)議討論情況，由會(huì)議主持人或指定人員提出決策方案；

2.表決通過(guò)：會(huì)議主持人組織參會(huì)人員進(jìn)行表決，表決通過(guò)決策方案；

3.決策實(shí)施：會(huì)議結(jié)束后，由相關(guān)人員負(fù)責(zé)落實(shí)決策方案，并及時(shí)反饋實(shí)施情況。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議組織者指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，形成會(huì)議紀(jì)要；

2.紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

3.紀(jì)要分發(fā)：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議組織者審核通過(guò)后，分發(fā)給參會(huì)人員，以便跟蹤落實(shí)。

五、會(huì)議跟蹤

1.跟蹤落實(shí)：會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查會(huì)議決策的落實(shí)情況，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行催辦；

2.反饋與評(píng)估：參會(huì)人員需對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行反饋，會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，為后續(xù)會(huì)議提供改進(jìn)方向。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.紀(jì)要編制：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和討論結(jié)果，及時(shí)編制會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確；

2.紀(jì)要審核：會(huì)議紀(jì)要編制完成后，由會(huì)議組織者進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容無(wú)誤，并對(duì)關(guān)鍵決策和任務(wù)進(jìn)行強(qiáng)調(diào)；

3.紀(jì)要發(fā)布：審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以書(shū)面形式發(fā)布，通過(guò)郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式分發(fā)給所有參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門(mén)。

二、會(huì)議決策任務(wù)的分解與分配

1.任務(wù)分解：會(huì)議紀(jì)要中明確的決策和行動(dòng)計(jì)劃應(yīng)分解為具體的任務(wù)，明確任務(wù)責(zé)任人、完成標(biāo)準(zhǔn)和截止日期；

2.任務(wù)分配：根據(jù)任務(wù)性質(zhì)和責(zé)任人能力，合理分配任務(wù)，確保每項(xiàng)任務(wù)都有明確的責(zé)任人負(fù)責(zé)執(zhí)行；

3.任務(wù)確認(rèn)：責(zé)任人收到任務(wù)分配后，需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)任務(wù)接收，并對(duì)任務(wù)完成計(jì)劃進(jìn)行反饋。

三、會(huì)議決策任務(wù)的跟蹤與監(jiān)督

1.定期跟蹤：會(huì)議組織者應(yīng)建立跟蹤機(jī)制，定期檢查會(huì)議決策任務(wù)的執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)滯后任務(wù)進(jìn)行催辦；

2.責(zé)任人匯報(bào)：責(zé)任人需定期向會(huì)議組織者匯報(bào)任務(wù)進(jìn)展情況，遇到問(wèn)題及時(shí)溝通解決；

3.問(wèn)題協(xié)調(diào)：對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，會(huì)議組織者應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)和人員，提供必要支持，確保任務(wù)順利完成。

四、會(huì)議決策結(jié)果的評(píng)估與反饋

1.結(jié)果評(píng)估：任務(wù)完成后，會(huì)議組織者應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)決策結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；

2.反饋機(jī)制：建立反饋機(jī)制，鼓勵(lì)參會(huì)人員和執(zhí)行部門(mén)提出意見(jiàn)和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議決策和執(zhí)行過(guò)程；

3.改進(jìn)措施：根據(jù)評(píng)估結(jié)果和反饋意見(jiàn)，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，提高會(huì)議決策的質(zhì)量和執(zhí)行效率。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.紀(jì)要?dú)w檔：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，便于日后查閱；

2.查閱權(quán)限：會(huì)議紀(jì)要有一定的機(jī)密性，應(yīng)設(shè)置查閱權(quán)限，確保信息安全；

3.持續(xù)改進(jìn)：通過(guò)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的查閱和分析，持續(xù)改進(jìn)會(huì)議管理制度，提升酒店會(huì)議部的管理水平。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：酒店各部門(mén)需提前向會(huì)議部提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，填寫(xiě)預(yù)訂表格，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息；

2.預(yù)訂確認(rèn)：會(huì)議部收到預(yù)訂申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，如有沖突，協(xié)調(diào)解決或提供替代方案；

3.預(yù)訂變更：如需變更會(huì)議時(shí)間或取消會(huì)議，預(yù)訂部門(mén)應(yīng)提前通知會(huì)議部，以便及時(shí)調(diào)整會(huì)議室安排。

二、會(huì)議室布置與服務(wù)

1.布置要求：會(huì)議部根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和參會(huì)人數(shù)，負(fù)責(zé)會(huì)議室的布置，包括座位安排、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等；

2.服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議期間，會(huì)議部應(yīng)提供專(zhuān)業(yè)的會(huì)務(wù)服務(wù)，包括茶水服務(wù)、投影設(shè)備操作、會(huì)議記錄等；

3.安全保障：確保會(huì)議室內(nèi)的消防安全、信息安全，會(huì)議期間，嚴(yán)禁攜帶易燃易爆物品，遵守保密制度。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.設(shè)備維護(hù)：定期對(duì)會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

2.設(shè)備使用：會(huì)議前，由會(huì)議部工作人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，會(huì)議期間，指導(dǎo)參會(huì)人員正確使用設(shè)備；

3.設(shè)備更新：根據(jù)會(huì)議室使用需求，適時(shí)更新設(shè)備，提升會(huì)議效果。

四、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.清潔標(biāo)準(zhǔn)：制定會(huì)議室清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，定期進(jìn)行清潔、消毒；

2.環(huán)境保護(hù)：會(huì)議室應(yīng)保持空氣流通，控制室內(nèi)溫度、濕度，營(yíng)造舒適的會(huì)議環(huán)境；

3.綠色會(huì)議：鼓勵(lì)使用環(huán)保材料，減少一次性用品的使用，提高環(huán)保意識(shí)。

五、會(huì)議室使用規(guī)范

1.使用原則：會(huì)議室優(yōu)先滿(mǎn)足酒店內(nèi)部會(huì)議需求，如有剩余資源，可對(duì)外開(kāi)放；

2.使用監(jiān)督：會(huì)議部負(fù)責(zé)監(jiān)督會(huì)議室的使用情況，確保會(huì)議資源合理分配，避免浪費(fèi)；

3.使用反饋：收集會(huì)議室使用過(guò)程中的意見(jiàn)和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理規(guī)定，提升服務(wù)水平。